Retsinformation Brugervejledning df text 2003 Side 1 af 58

Transkript

1 df text 2003 Side 1 af DF TEXT VERSIONER OPSTART AF DF TEXT OPRETTELSE AF ET NYT DOKUMENT RETOP-FUNKTIONEN (ÅBNING AF DOKUMENTER MED HENBLIK PÅ REDIGERING) KLARGØRING AF DOKUMENTER TIL INDLÆSNING I LEX DANIA KLIENTEN SKRIVNING AF BRØDTEKST GENERELT OPSTART AF EN SKABELON RETSINFO-MENUEN SÆRLIGT VEDRØRENDE OPRETTELSE AF EN LOV TYPOGRAFIER Undertitel Indledning Tekstoverskrift Afsnit Kapitel Paragraf Stk Nummerering Litrering Noter (Fod- og slutnoter samt bilagsnoter) Fod- og slutnoter Bilagsnoter Tabelnoter Bilag Hypertekstreference Ændringcentreret paragraf Ændringspunkt Ændret bestemmelse Citat Ikrafttrædelse og overgangsbestemmelser i lovebekendtgørelser Resumé Autotekst FOLKETINGETS DOKUMENTER, SÆRLIGE FUNKTIONER VED OPRETTELSE AF DOKUMENTER Valg af lovtype, hoved- eller ændringslov Beslutningsforslag som fremsat, valg af type Beslutningsforslag som vedtaget, valg af type Udvalg Fremsætter FOLKETINGETS DOKUMENTER, INDRAPPORTERING AF STYRINGSDATA Indrapportering af styringsdata Indrapportering af styringsdata på dokumenttypen skriftlig fremsættelse FOLKETINGETS DOKUMENTER, AUTOTEKST Lovforslag som fremsat Beslutningsforslag som fremsat Lovforslag som vedtaget Beslutningsforslag som vedtaget Betænkning over lovforslag Tillægsbetænkning over lovforslag Ændringsforslag til 2. behandling af lovforslag Ændringsforslag til 3. behandling af lovforslag Betænkning over beslutningsforslag Ændringsforslag til 2. behandling af beslutningsforslag Beretning over lovforslag... 41

2 df text 2003 Side 2 af Beretning over beslutningsforslag Beretninger under almindelig del FOLKETINGETS DOKUMENTER, TYPOGRAFIER Tekst Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser Pind Henvendelse Venstrestillet tekstoverskrift Tekst til bemærkninger Bemærkninger til kapitel Bemærkninger til paragraf Bemærkninger til nr. eller stk Skriftlig fremsættelse Fremsat lovforslag Fremsat beslutningsforslag Forslagsstillere Ændringsforslag Af Bemærkninger Principalt Subsidiært Nummerering ) eller Til titlen Ny paragraf Underskriver Ændret beretningstype Ny ændringsforslagstype Udvalgsmedlemmer Konverter til 2. behandling og til vedtaget GRAFIK, TABELLER OG STANDARDFACILITETER I WORD Tabeller Grafik Standardfunktioner i Word OPMÆRKNING AF DOKUMENTER... 57

3 df text 2003 Side 3 af Df text Df text er et skabeloninterface uden dokumenthåndtering udviklet som en makro i Word Versioner Df-text, version 5.0 til Word Opstart af df text Opstart af Df-text sker i Word. I menubjælken vælges Filer, derefter vælges Ny i menuen og herefter Skabeloner På denne computer. Herefter vises nedenstående billede: Billedet er et standard Windows billede til brug for valg af skabeloner. Her markeres filen $$$$$$$$ / $$$$$$$$.dot og der trykkes OK. Alternativt dobbeltklikkes på filen. Herefter vises Df-texts hovedbillede til valg af dokumenttype, der ser ud som vist herunder:

4 df text 2003 Side 4 af 58

5 df text 2003 Side 5 af Oprettelse af et nyt dokument I hovedbilledet åbnes drop-down boksen Område og i listen vælges den overordnede dokumenttype, f.eks. forskrifter. Ved markering af en dokumenttype åbnes en listboks med aktuelle dokumenttyper.

6 df text 2003 Side 6 af 58 I listen markeres den ønskede dokumenttype og der trykkes på OK. Alternativt dobbeltklikkes på dokumenttypen. Herefter åbnes følgende billede: I billedet, som er et standard Windows billede, angives det filnavn, hvorunder dokumentet skal gemmes, og biblioteket, som dokumentet skal gemmes i, udpeges. Det anbefales at oprette et fast bibliotek til dokumenter oprettet i df-text, f.eks. benævnt Igang. I billedet vil altid være udpeget et konkret bibliotek. Denne instilling bestemmes af Word og kan ændres under Indstillinger i menuen Funktioner. Når de ønskede oplysninger er angivet trykkes OK. Herefter åbner et nyt dokument i Word med den valgte skabelon. Indskrivning af brødtekst kan nu foretages i skabelonen. Anvendelse af skabelonerne er beskrevet i afsnit 2. Når dokumentet skal lukkes med henblik på yderligere redigering på et senere tidspunkt, lukkes og gemmes dokumentet efter normal fremgangsmåde i Word Retop-funktionen (Åbning af dokumenter med henblik på redigering) Såfremt teksten i et df-text dokument, senere skal ændres/tilrettes, er det vigtigt at tilknytte df-text skabelonerne til dokumentet. Dette gøres på følgende måde: Det ønskede dokument åbnes i Word på samme måde som alle andre Worddokumenter.

7 df text 2003 Side 7 af 58 I menubjælken vælges Filer, derefter vælges Ny i menuen og herefter Skabeloner På denne computer. Følgende skærmbillede vises: Her markeres filen $RETOP.DOT og der trykkes OK. Alternativt dobbeltklikkes på filen Dokumentet vil herved få tilknyttet de nødvendige makroer for videre redigering.

8 df text 2003 Side 8 af Klargøring af dokumenter til indlæsning i Lex Dania klienten Når dokumentet er færdigredigeret og skal indlæses i Lex Dania klienten, gemmes dokumentet i et bibliotek benævnt Central ved hjælp af funktionen Gem som i fil menuen i Words værktøjsbjælke. Biblioteket kan oprettes en vilkårligt sted, og kan angives i Lex Dania klienten, og er samtidig det bibliotek, hvorfra nye dokumenter indlæses i Lex Dania klienten. Vigtigt: Det færdigredigerede dokument skal gemmes og lukkes fra Word i biblioteket Central. Overførsel af dokumentet til Central må ikke ske ved brug af Stifinder eller på lignende måde. Biblioteksnavnet Central må ikke ændres. Endeligt skal dokumentet gemmes i Word 2003-format. Følges denne procedure ikke, vil vigtige styringsdata ikke blive overført til Lex Dania klienten.

9 df text 2003 Side 9 af Skrivning af brødtekst 2.1. Generelt Indskrivning af brødtekst foregår i tekstbehandling i Microsoft Word ved hjælp af et sæt specialudviklede skabeloner til alle dokumenttyper, hvilket gør det nemt for brugeren at producere dokumentet med alle de specialkrav til opstilling og formattering, der gælder for den pågældende dokumenttype. I skabelonerne er der adgang til at benytte de typografier, der knytter sig til den valgte dokumenttype. Typografierne afspejler de gældende retningsliner der følges ved trykning af dokumentet, samt ved visning af dokumentet i Retsinformations brugersystem. Det er yderst vigtigt, at der bruges de korrekte typografier og den korrekte systematik i df-text dokumentet. Gøres dette ikke, vil dokumentet ikke kunne valideres og dermed ikke indlæses i LexDania-klient m.h.p. optagelse i Lovtidende Opstart af en skabelon Når den rette skabelon er startet op (jf. ovenfor afsnit. 1), vil man i Word have fået åbnet et dokument med den for dokumenttypen korrekte start på titlen, samt en blokmarkering omkring ordet Titel som vist herunder.

10 df text 2003 Side 10 af 58 Ordet Titel er registreret med den rette typografi, og man kan derfor uden at ændre blokmarkeringen indtaste dokumentets titel, hvorved den titel, der indtastes, vil erstatte ordet Titel og vil blive registreret i den rette typografi, jf. følgende eksempel: Produktion af dokumentets tekst sker herefter ved hjælp af Retsinfo-menuen, der er sat ind i Words menulinie øverst i billedet i forbindelse med opstarten af Df-text Retsinfo-menuen Indtastning af brødtekst foregår ved brug af menuen Retsinfo, som er placeret i menubjælken. Fra denne menu vælges typografierne til de forskellige tekstafsnit, tekstoverskrifter osv., som indgår i dokumentet. Retsinfo-menuens punkter er forskellige alt efter hvilken dokumenttype, den knytter sig til. Nedenfor er vist menuen til en bekendtgørelse.

11 df text 2003 Side 11 af 58 Brug af Retsinfo-menuen medfører, at afsnit, kapitler og paragraffer m.m. lagres i dokumentet med de rette typografier. Dette sikrer, at man på grundlag af det færdige Word dokumentet kan danne et XML-dokument, der opfylder alle de specialkrav til opstilling og formattering, som gælder for den pågældende dokumenttype, samt at dokumentet bliver vist korrekt i html-format på og i pdfformat på BEMÆRK: Det er vigtigt, at man ikke anvender returtasten på sit keyboard. Systemet indsætter automatisk linieskift og den rette mængde luft mellem de forskellige tekstelementer, efterhånden som man vælger nye typografier/tekstelementer fra Retsinfomenuen Særligt vedrørende oprettelse af en lov Ved oprettelse af en lov præsenteres brugeren for nedenstående meddelelse i toppen af dokumentet. Meddelelsen er en vejledning i, hvorledes man indsætter et vedtaget lovforslag i en lov-skabelon. En lov skabes på baggrund af et vedtaget lovforslag. Nedenfor De skal er indsætte valgt kommandoen det vedtagne Indsæt/Fil. lovforslag i dette dokument. Det gøres på følgende måde: 1. Udfør kommandoen: Indsæt/Dokument. (og udpeg det ønskede lovforslag) 2. Udfør kommandoen: Retsinfo/Konverter Lovforslag til lov

12 df text 2003 Side 12 af 58 Herefter udpeges det ønskede dokument, som vist herunder.

13 df text 2003 Side 13 af 58 I Retsinfo-menuen vælges dernæst Konverter lovforslag til lov. Herefter konverteres lovforslaget, jf. nedenfor Typografier Nedenfor er de typografier, der forekommer i menuerne (jf. ovenfor afsnit 2.3) beskrevet. Der kan fra koncipistens side være ønske om at benytte andre typografier end dem, der stilles til rådighed i Retsinfo-menuen. Dette er ikke hensigtsmæssigt, da systemet er opbygget til at understøtte de lovtekniske regler, der er fastsat af Justitsministeriet og Folketinget. Dvs. hvis der benyttes andre typografier end dem fra Retsinfo-menuen, er der risiko for, at dokumentet ikke kan valideres og dermed ikke indlæse i LexDaniaklient m.h.p. offentliggørelse Undertitel Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Indtast her dokumentets undertitel uden parenteser og tryk OK.

14 df text 2003 Side 14 af 58 Herved placeres undertitlen lige under dokumentets titel, og vises på følgende måde. Parentesen tilføjes automatisk: (Ny karakterskala) Indledning Forinden valg af menupunktet Indledning skal markøren placeres efter det sidste bogstav i dokumentets titel. Ved valg af menupunktet flyttes markøren ned på en ny linie, hvorefter indledning vil kunne indtastes i den rette typografi (henholdsvis Indledning og Indledning2 afhængigt af dokumenttypen. Det indtastede vil blive vist i dokumentet på følgende måde. I medfør af 8 stk. 2, 5 og 7 i lov om Tekstoverskrift Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes tekstoverskriften og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Almindelige bestemmelser Afsnit Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes afsnittets nummer. Bemærk at nummer 1-50 automatisk konverteres til romertal. Endvidere indtastes afsnitsoverskriften og der trykkes OK.

15 df text 2003 Side 15 af 58 Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Afsnit I Særlige bestemmelser Kapitel Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes kapitlets nummer og kapiteloverskriften og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Kapitel 2 Lokalplaner Paragraf Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes paragraffens nummer og der trykkes OK.

16 df text 2003 Side 16 af 58 Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: 4. Markøren vil være placeret efter paragrafnummeret på det sted, hvor paragrafteksten skal starte. Den tekst, der indtastes her vil automatisk få den rette typografi, nemlig Paragraftekst og vil, i modsætning til paragrafnummeret, ikke være i fed format Stk. Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes stk. nummer og der trykkes OK. Ved forsøg på at indtaste 1 i forbindelse med en almindelig (venstrestillet) paragraf, giver systemet følgende meddelelse. Dette skyldes, at man aldrig skal skrive stk. 1. i en almindelig (venstrestillet) paragraf, idet stk. 1-angivelsen her er underforstået i paragrafangivelsen. Det indtastede stk. nummer indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Stk. 2.

17 df text 2003 Side 17 af 58 Markøren vil være placeret efter stk. nummeret på det sted, hvor teksten skal starte, og selve stykkets tekst vil ved indtastningen blive formateret med almindelige typer med typografien Stk. i modsætning til stk-nummeret, der står med kursiv Nummerering Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes det ønskede nummer og der trykkes OK. Det indtastede nummer indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Markøren vil være placeret efter nummeret på det sted, hvor teksten skal starte. Man 1) skal være opmærksom på, at nummerere fortløbende, da systemet ikke selv kontrollerer dette. Det samme gælder ved litreringer Litrering Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes litra og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: a) Markøren vil være placeret efter nummeret på det sted, hvor teksten skal starte. Bemærk, at litreringer vil være indrykket mod højre i forhold til nummerering, i overensstemmelse med den korrekte fremgangsmåde ved underinddeling med nummere-

18 df text 2003 Side 18 af 58 ring og litrering. Nummerering skal altid anvendes først og så derefter underinddele numrene med litrering, som vist herunder: 5. Statsrådet består af: 1) dronningen, 2) samtlige ministre, dvs. a) arbejdsministeren, b) justitsministeren, c) statsministeren, (o.s.v.) Noter (Fod- og slutnoter samt bilagsnoter) Når man skal lave noter til et dokument i df text skal man som udgangspunkt anvende Words standardfunktionalitet Fod- og slutnoter I df text gælder visse begrænsninger for anvendelse af fod- og slutnoter: Fodnoten må alene anvendes til oprettelse af en eventuel titelnote nederst på forskriftens side et og titelnoten indeholder oplysninger vedrørende forholdet til EUforskrifter. Slutnoter anvendes ved oprettelse af alle andre noter til dokumentet (se dog nedenfor angående noter til bilag og tabeller). Alle noter skal nummereres fortløbende og ved brug af funktionen specialtegn i word - der må ikke anvendes automatisk nummerering. (Noter i bilag nummereres dog i selvstændig rækkefølge, jf. nedenfor afsnit ). Nummereringen skal se ud som følgende: 1) 2)... osv. Noter indsættes ved i menubjælken at vælge Indsæt, Reference og Fodnote i menuen.

19 df text 2003 Side 19 af 58 Herefter ses følgende dialogboks, der i ex. 1 er udfyldt, som den skal se ud ved oprettelse af en titelnote EU-note), og i ex. 2 er udfyldt, som den skal se ud ved oprettelse af slutnoter (alle andre noter til selve dokumentet). Bemærk: Noter bør altid nummereres med tallet efterfulgt af en højreparentes som vist i EX 1 og 2.

20 df text 2003 Side 20 af 58 Eks. 1 Eks Bilagsnoter Bilagsnoter skal oprettes som slutnoter, der nummereres selvstændigt med specialtegn. Om oprettelse af slutnoter se ovenfor afsnit Tabelnoter Tabelnoter skal oprettes som fodnoter, der nummereres selvstændigt med specialtegn. Om oprettelse af fodnoter se ovenfor afsnit Bilag Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes bilagets nummer og eventuelt titel og der trykkes OK. Bemærk: Bilag bør altid nummereres, også selv om dokumentet kun indeholder et bilag, blandt andet af hensyn til muligheden for senere at tilføje nye bilag.

21 df text 2003 Side 21 af 58 I bunden af dokumentet dannes herved en ekstra side til bilaget og de indtastede oplysninger indsættes automatisk og vises i dokumentet på følgende måde: Markøren vil være placeret på en ny linie efter den indsatte tekst og teksten, der skrives her, vil automatisk stå med typografien Bilagstekst Hypertekstreference Menupunktet anvendes til i brødteksten at etablere en hypertekstreference til et andet dokument i Retsinformation. Forinden menupunktet vælges skal man blokmarkere den tekst, hvorfra referencen skal etableres. Herefter vælges menupunktet og nedenstående dialogboks vises. I det første felt indtastes accessionsnavnet på det dokument, der refereres til. Accessionsnavnet er dokumentets entydige identifikation i Retsinformation, og det skal tastes i formen (bogstav (A, B eller C) + årstal 4 karakterer + nummer 5 karakterer + dokumenttype 2 karakterer.) Accessionsnummeret kan findes i Retsinformations brugersystem. Når det ønskede dokument er åbnet, trykkes på vis mere i højre side af billedet, hvorefter accessionsnummeret fremgår.

22 df text 2003 Side 22 af 58 Endvidere kan indtastes afsnits-, kapitel-, paragraf- eller bilagsnummer, hvis man ønsker, at forskriften skal åbne på et bestemt sted, når der klikkes på linket. Bemærk: Accessionsnavn skal angives, medens det er valgfrit om man vil indtaste resten af oplysningerne. Efter tryk på OK registreres hypertekstreferencen. Teksten, som blev blokmarkeret, vil blive vist i dokumentet med blå tekst på følgende måde: Bekendtgørelse af lov om social pension nr. 22 af 14. januar 1998 Når dokumentet bliver lagt i Retsinformation, vil brugerne få mulighed for at springe til det dokument, hvortil hypertekstreferencen refererer. Det er ikke muligt at teste hypertekstreferencen fra df text dokumentet. Den bliver først aktiv, når dokumentet overføres til Retsinformation Ændringcentreret paragraf Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes paragrafnummer og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: 8 Dette menupunkt bruges i ændringsforskrifter ved indsættelse af paragraffer, der indeholder ændringspunkter Ikraftcentreret paragraf Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes paragrafnummer og der trykkes OK.

23 df text 2003 Side 23 af 58 Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: 8 Dette menupunkt bruges i ændringsforskrifter ved indsættelse af paragraffer, der indeholder ikrafttrædelsesbestemmelser Ændringspunkt Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes ændringspunkt og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: 1. Markøren vil være placeret efter ændringspunktet på det sted, hvor teksten skal starte. Den tekst, der indtastes vil stå med typografien Aendringspunkt, men vil i modsætning til ændringspunktet ikke være i fed format Ændret bestemmelse Forinden anvendelse af menupunktet skal den bestemmelse, der ændres, markeres. Dvs. først skrives hele ændringpsunktet, og herefter markeres den bestemmelse, der ændres. Menupunktet Ændret bestemmelse vælges, og det markerede vil blive vist i dokumentet i kursiv med typografien AendretBestemmelse jf. eksemplet nedenfor. 8 stk. 4.

24 df text 2003 Side 24 af 58 Det er yderst vigtigt, at typografien AendretBestemmelse benyttes og at der ikke bare vælges kursiv, da dokumentet i så fald ikke vil kunne valideres m.h.p. indlæsning i LexDania-klient Citat Forinden anvendelse af menupunktet skal den tekst, der ønskes sat i citationstegn, markeres. Herefter vælges menupunktet Citat og det markerede vil blive vist i dokumentet i citationstegn jf. eksemplet nedenfor.»for børn under 6 år« Ikrafttrædelse og overgangsbestemmelser i lovbekendtgørelser Ved valg af menupunktet Ikrafttrædelse og overgangsbestemmelser flyttes markøren 2 linier ned, hvorefter Ikrafttrædelses og overgangsbestemmelser kan indtastes i den rette typografi. Angivelsen af hvilken lov, ikrafttrædelsesbestemmelserne kommer fra, skrives med typografien NormalInd. Herefter vælges menupunktet Ikraftcentreret paragraf til at indsætte selve ikrafttrædelsesbestemmelserne. Bemærk: I dokumentet registreres, at der skal placeres en vandret streg før de indtastede bestemmelser. Denne streg kan ikke ses i Word, men vil kunne ses i pdf-udgaven på Det indtastede vil blive vist i dokumentet på følgende måde. Lov nr. 452 af 14. juni 2006 indeholder følgende ikrafttrædelsesbestemmelser: 5 Loven træder i kraft den 1. august Resumé Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende: Resumé Sagen omfatter. Markøren vil være placeret på en ny linie efter Resumé i det grå felt på det sted, hvor teksten skal starte, og man kan nu indtaste afgørelsens resumé. Ønsker man at indsætte et resumé, som man har modtaget i elektronisk form i resuméfeltet, kan dette ske ved hjælp af Words standardfunktionalitet Rediger, Indsæt speci-

25 df text 2003 Side 25 af 58 el... Indsæt ikke formateret tekst. Det tekststykke, der sættes ind, må dog ikke indeholde afsnitstegn Autotekst df text indsætter visse standardformuleringer automatisk. dette gælder blandt andet i indledningen til en lov eller en ændringslov, hvor df text ved anvendelse af funktionen konverter lovforslag til lov indsætter nedenstående hymne: VI MARGRETHE DEN ANDEN, af Guds Nåde Danmarks Dronning, gør vitterligt: Folketinget har vedtaget og Vi ved Vort samtykke stadfæstet følgende lov: 2.6. Folketingets dokumenter, Særlige funktioner ved oprettelse af dokumenter. På Folketingets dokumenter skal en række oplysninger anføres, inden dokumentet åbner. Oplysningerne indrapporteres via dialogbokse, der vil blive vist, når en af Folketingets dokumenttyper er valgt (se ovenfor, afsnit 1.3). De via dialogboksene indrapporterede oplysninger indsættes i dokumentet på de korrekte steder, ofte i kombination med autotekst. Nedenfor er de pågældende funktioner beskrevet. I afsnit 2.9 er vist eksempler på samtlige Folketingets dokumenttyper med oplysninger indsat via nedenstående dialogbokse og med den tilhørende autotekst Valg af lovtype, hoved- eller ændringslov I nedenstående dialogboks vælges, om dokumentet skal være et lovforslag til hovedlov eller til ændringslov. Valget har betydning for, hvilke typografier der kan vælges i Retsinfo-menuen og dermed for, om dokumentet kan blive valideret med henblik på indlæsning i LexDania-klienten Beslutningsforslag som fremsat, valg af type I nedenstående dialogboks vælges den type beslutningsforslag (som fremsat), der skal oprettes. Valget har betydning for, hvilke typografier der kan vælges i Retsinfo-

26 df text 2003 Side 26 af 58 menuen og dermed for, om dokumentet kan blive valideret med henblik på indlæsning i LexDania-klienten Beslutningsforslag som vedtaget, valg af type I nedenstående dialogboks vælges den type beslutningsforslag (som vedtaget), der skal oprettes. Valget har betydning for, hvilke typografier der kan vælges i Retsinfomenuen og dermed for, om dokumentet kan blive valideret med henblik på indlæsning i LexDania-klienten Udvalg I nedenstående dialogboks indtastes udvalgsnavn.

27 df text 2003 Side 27 af Fremsætter Ved oprettelse af selvstændige skriftlige fremsættelser til lov- eller beslutningsforslag indtastes i nedenstående dialogboks oplysninger om fremsætter anført som minister eller parti, samt (ved lov- eller beslutningsforslag hidrørende fra en minister) ministerens navn. Ved oprettelse af lov- eller beslutningsforslag som fremsat indtastes i nedenstående dialogboks ministerbetegnelse (Ministernavn) eller medlemsnavn (Parti) ved private lovforslag Folketingets dokumenter, indrapportering af styringsdata Indrapportering af styringsdata I forbindelse med indlæggelse af dokumenter i Retsinformation, skal der indrapporteres diverse styringsdata, f.eks. oplysninger om dokumenternes numre og år for udstedelsen. Mens indrapportering af styringsdata til retsforskrifter og afgørelser foregår i Lex Dania klient, sker indrapportering af styringsdata for Folketingets dokumenter i skabelonerne i df text. Vigtigt at bemærke i denne forbindelse er, at indlæsning af et Folketingsdokument i Lex Dania klient forudsætter, at styringsdata er indrapporteret allerede i df text. Når styringsdata til Folketingets dokumenter skal indrapporteres i skabelonen vælges punktet Dokumenthoved (Styringsdata) i Retsinfo-menuen, jf. nedenfor.

28 df text 2003 Side 28 af 58 Herefter vises følgende billede: I dialogboksens første felt anføres nummeret på det pågældende dokument. I dette eksempel anføres lovforslagets nummer. I næste felt har skabelonen automatisk anført folketingssamling på formen år (4 cifre), samling (1 ciffer). Man skal så blot sikre sig, at de anførte oplysninger er korrekte, og rette eventuelle uoverensstemmelser. Rettelse vil typisk (kun) være nødvendig, hvis der har været afholdt folketingsvalg i løbet af en folketingssamling.

29 df text 2003 Side 29 af 58 Herefter anføres dato for fremsættelse, afgivelse eller vedtagelse i formen ååååmmdd. Afhængig af dokumenttypen vil i dialogboksen være angivet, hvilken type dato, der skal anføres. Nedenfor er vist dialogbokse til indrapportering af styringsdata, hvor henholdsvis afgivelsesdato og vedtagelsesdato skal anføres. Eksempel 1) er en beretning over lovforslag. Eksempel 2) er et beslutningsforslag som vedtaget. Eksempel 1) Eksempel 2) Endelig er det muligt at markere, om dokumentet skal omtrykkes, samt eventuelt årsag hertil.

30 df text 2003 Side 30 af 58 Nedenfor er de omtalte felter udfyldt. Ved tryk på OK vil eventuelle oplysninger om omtryk samt den angivne årsag, sammen med de øvrige oplysninger, der er indrapporteret blive indsat i dokumenthovedet på såvel Word-dokumentet i df text som i den trykkeklare fil i forbindelse med konverteringen til trykkeformat i df frame til brug i Folketingstidende. (For så vidt angår styringsdata på dokumenttypen skriftlige fremsættelser, se også afsnit 2.7.3).

31 df text 2003 Side 31 af Indrapportering af styringsdata på dokumenttypen skriftlig fremsættelse På skriftlige fremsættelser skal styringsdata først indrapporteres, efter, at der er indsat oplysninger om numrene på det/de fremsatte lov- eller beslutningsforslag. Dette sker ved at vælge Fremsat lovforslag eller fremsat beslutningsforslag fra Retsinfo-menuen, som vist herunder. I den efterfølgende dialogboks indtastes nummeret på det fremsatte lov- eller beslutningsforslag. Bemærk: Omfatter den skriftlige fremsættelse mere end et lov- eller beslutningsforslag, skal deres numre indtastes i hver sin dialogboks (dvs. punktet lovforslag eller beslutningsforslag skal vælges en gang for hvert nyt nummer på et lov- eller et beslutningsforslag) Ved at følge den beskrevne fremgangsmåde sikres det, at opremsningen bliver korrekt (også i skriftlige fremsættelser, der vedrører flere lov- eller beslutningsforslag), idet de

32 df text 2003 Side 32 af 58 oplysninger, der er indtastet i dialogboksen/-boksene, automatisk overføres dels til sidehoved oplysninger/styringsdata, dels til selve dokumentet, som det ses nedenfor: 2.8. Folketingets dokumenter, autotekst Når man vælger at oprette en given dokumenttype fra Folketinget resulterer det ofte i, at der i dokumentet indsættes diverse autotekst. Indholdet af denne tekst afhænger af dokumenttypen. Ligeledes er der i visse af skabelonerne indlagt mulighed for at få indsat en standard autotekst i dokumentet ved hjælp af Retsinfo-menuen.

33 df text 2003 Side 33 af 58 Nedenfor er vist eksempler på samtlige Folketingets dokumenttyper med den autotekst, der indsættes i forbindelse med oprettelse af dokumentet, samt eksempler på den standard autotekst, der via Retsinfo-menuen kan indsættes i de konkrete dokumenttyper. I nogle af autoteksterne er der særlige indskrivningsfelter, som er markeret med <>. Se bl.a. eksemplerne i afsnit og Endvidere indeholder dokumenteksemplerne de oplysninger, der af brugeren er indsat i forbindelse med oprettelse af dokumentet (se afsnit 2.6), samt styringsdata indrapporteret via menupunktet Dokumenthoved (Styringsdata) i Retsinfo-menuen (se afsnit 2.7) Lovforslag som fremsat I skabelonen til lovforslag som fremsat er det muligt via Retsinfo-menuen at vælge en kort standardfremsættelse. Ved valg af menupunktet Skriftlig fremsættelse indsættes autotekst som vist i følgende eksempel:

34 df text 2003 Side 34 af 58 Bemærk at oplysninger om dokumentets titel, lovforslagets nummer og fremsætter (her Justitsministeren) er indsat i teksten. Disse oplysninger er indrapporteret dels i forbindelse med opstart af dokumentskabelonen, dels ved indrapportering af styringsdata (Se herom i afsnit 2.6 og 2.7). Endelig er det muligt at konvertere et lovforslag som fremsat ved første behandlingen til Lovforslag til anden behandling og et lovforslag som fremsat ved anden behandling til Lovforslag som vedtaget. Funktionaliteten findes i Retsinfo-menuen, og i begge situationer resulterer valg af menupunkterne ***Konverter til 2. behandling / vedtaget*** i indsættelse af autotekst som vist nedenfor. (Den nærmere fremgangsmåde er beskrevet i afsnit ).

35 df text 2003 Side 35 af Beslutningsforslag som fremsat I skabelonen til beslutningsforslag som fremsat er det desuden muligt via Retsinfomenuen at vælge en kort standardfremsættelse. Ved valg af menupunktet Skriftlig fremsættelse indsættes autotekst som vist i følgende eksempel:

36 df text 2003 Side 36 af 58 Bemærk at oplysninger om dokumentets titel, beslutningsforslagets nummer og fremsætter (her Justitsministeren) er indsat i teksten. Disse oplysninger er indrapporteret dels i forbindelse med opstart af dokumentskabelonen, dels ved indrapportering af styringsdata (Se herom i afsnit 2.6 og 2.7).

37 df text 2003 Side 37 af Lovforslag som vedtaget

38 df text 2003 Side 38 af Beslutningsforslag som vedtaget Betænkning over lovforslag

39 df text 2003 Side 39 af Tillægsbetænkning over lovforslag Ændringsforslag til 2. behandling af lovforslag

40 df text 2003 Side 40 af Ændringsforslag til 3. behandling af lovforslag Betænkning over beslutningsforslag

41 df text 2003 Side 41 af Ændringsforslag til 2. behandling af beslutningsforslag Beretning over lovforslag

42 df text 2003 Side 42 af Beretning over beslutningsforslag Beretninger under almindelig del

43 df text 2003 Side 43 af Folketingets dokumenter, typografier Specielt vedrørende vejledning i hvordan man opretter en tabel til paralleltekst i et ændringslovforslag henvises til Retsinformations vejledning om oprettelse af tabel til paralleltekst. I Folketingets dokumenter kan anvendes alle de samme typografier, som er beskrevet i afsnit 2.5. Endvidere anvendes en række typografier, som særligt knytter sig til Folketingets dokumenter. Brug af disse typografier sikrer, at der kan produceres dokumenter, som opfylder de specialkrav til opstilling og formattering, som gælder for Folketingets dokumenttyper. Nedenfor er beskrevet de typografier, der særligt knytter sig til Folketingets dokumenter. Typografierne vælges fra Retsinfo-menuen på samme måde, som når man indtaster teksten til retsforskrifter og afgørelser Tekst Valg af menupunktet tekst som vist herunder placeres cursoren på en ny linie og tekst, det herefter indtastes vil blive tilknyttet typografien tekst Bemærkninger til lovforslaget Ved valg af menupunktet indsættes på en ny side følgende tekst.

44 df text 2003 Side 44 af Almindelige bemærkninger Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Almindelige bemærkninger Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser Pind Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende: Markøren vil være placeret efter den indsatte pind på det sted, hvor teksten skal starte Henvendelse Ved valg af menupunktet vises nedenstående meddelelse. Efter tryk på OK indsættes følgende tekst: Endvidere har udvalget modtaget skriftlige og/eller mundtlige henvendelser fra: Markøren vil være placeret på en ny linie efter den indsatte tekst. Som nævnt i meddelelsen ovenfor, skal anvendes bløde linieskift (skift + retur) imellem de henvendere, der indtastes.

45 df text 2003 Side 45 af Venstrestillet tekstoverskrift Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes tekstoverskriften og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Afgifter Tekst til bemærkninger Valg af menupunktet tekst til bemærkninger som vist herunder placeres cursoren på en ny linie og tekst, det herefter indtastes vil blive tilknyttet typografien tekst til bemærkninger, der ligesom bemærkningerne er 1. pkt. mindre end selve forslagets tekst.

46 df text 2003 Side 46 af Bemærkninger til kapitel Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes kapitelnummer samt eventuelt kapiteloverskrift og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Til kapitel 5 Gebyrer Bemærkninger til paragraf Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes paragrafnummer samt eventuelt paragrafoverskrift og der trykkes OK. Det indtastede indsættes på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Til 8 Krav

47 df text 2003 Side 47 af Bemærkninger til nr. eller stk. Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her vælges om bemærkningen angår et nr. eller et stk. Herefter indtastes nummeret, og der trykkes OK. Vælges Til nr. indsættes det indtastede på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Til nr. 15 Markøren vil være placeret på en ny linie efter nummeret på det sted, hvor teksten skal starte. Vælges Til stk. indsættes det indtastede på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Til stk. 15 Markøren vil være placeret på en ny linie efter nummeret på det sted, hvor teksten skal starte Skriftlig fremsættelse Dette menupunkt findes i lovforslag som fremsat og beslutningsforslag som fremsat. Ved valg af menupunktet indsættes i bunden af dokumentet en autotekst som vist i følgende eksempel, der stammer fra et lovforslag som fremsat.

48 df text 2003 Side 48 af 58 Bemærk at oplysninger om dokumentets titel, forslagets nummer og fremsætter (her Justitsministeren) er indsat i teksten. Disse oplysninger er indrapporteret dels i forbindelse med opstart af dokumentskabelonen, dels ved indrapportering af styringsdata (Se herom i afsnit 2.6 og 2.7) Fremsat lovforslag I selvstændige skriftlige fremsættelser til lovforslag skal det angives, hvilket lovforslag fremsættelsen knytter sig til. Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes nummeret på lovforslaget og der trykkes OK. Herved indsættes det indstastede nummer på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Forslag til lov (Lovforslag nr. L 5) Markøren vil være placeret efter Forslag til lov på det sted, hvor teksten skal starte.

49 df text 2003 Side 49 af Fremsat beslutningsforslag I selvstændige skriftlige fremsættelser til beslutningsforslag skal det angives, hvilket beslutningsforslag fremsættelsen knytter sig til. Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes nummeret på beslutningsforslaget og der trykkes OK. Herved indsættes det indtastede nummer på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Forslag til (Beslutningsforslag nr. B 10). Markøren vil være placeret efter Forslag til på det sted, hvor teksten skal starte Forslagsstillere Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes Forslagsstillere samt partibetegnelse og der trykkes OK. Undertitlen placeres lige under dokumentets titel, og vises på følgende måde: [af Lars-Emil Johansen (SIU))] Ændringsforslag Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Ændringsforslag

50 df text 2003 Side 50 af Af Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Af Markøren vil være placeret efter Af på det sted, hvor teksten skal starte Bemærkninger Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Bemærkninger Principalt Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Principalt: Markøren vil være placeret efter Principalt på det sted, hvor teksten skal starte Subsidiært Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Subsidiært: Markøren vil være placeret efter Subsidiært på det sted, hvor teksten skal starte Nummerering ) eller. Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her vælges nummereringstype. Herefter indtastes nummeret og der trykkes OK.

51 df text 2003 Side 51 af 58 Vælges 1) indsættes det indtastede på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: 5) Markøren vil være placeret på en ny linie efter nummeret på det sted, hvor teksten skal starte. Vælges 1. indsættes det indtastede på en ny linie og vises i dokumentet på følgende måde: Til titlen Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Til titlen Ny paragraf Ved valg af menupunktet indsættes på en ny linie følgende tekst. Her indtastes paragrafnummer samt eventuelt paragrafoverskrift og der trykkes OK. Ny paragraf Underskriver Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks.

52 df text 2003 Side 52 af 58 Det indtastede vises i dokumentet på følgende måde: P. u. v. ANNE BAASTRUP Næstformand Ændret beretningstype Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes ændret titel og der trykkes OK. Herefter ændres dokumentets titel som anført Ny ændringsforslagstype Ved valg af menupunktet vises nedenstående dialogboks. Her indtastes ændret titel og der trykkes OK. Det er således muligt at ændre et Ændringsforslag til 2. behandling til et Ændringsforslag til 3. behandling.

53 df text 2003 Side 53 af 58 Herefter ændres dokumentets titel som anført Udvalgsmedlemmer I betænkninger indtastes medlemmerne af det udvalg, der afgiver betænkningen. I nedenstående dialogboks indtastes medlemsnavn (partibetegnelse) og eventuelt Titel. Herefter trykkes på OK for at indsætte medlemmet. Tryk Annuller når sidste medlem er indsat Konverter til 2. behandling og til vedtaget I skabelonerne til lovforslag som fremsat er der indsat mulighed for at konvertere: 1) Lovforslag som fremsat ved første behandlingen til Lovforslag til anden behandling 2) Lovforslaget som fremsat ved anden behandling til Lovforslag som vedtaget. Dette sker på følgende måde: I Retsinfo-menuen vælges ***Konverter til 2. behandling*** henholdsvis ***Konverter til vedtaget*** som vist herunder.

54 df text 2003 Side 54 af 58 Dette resulterer i indsættelse af en autotekst som vist i nedenstående to eksempler.

55 df text 2003 Side 55 af 58 Der skal herefter indsættes styringsdata i det konverterede dokument. Dette sker ved at vælge menupunktet Dokumenthoved (Styringsdata) fra Retsinfo-menuen, hvorved man præsenteres for en af følgende dialogbokse, der her er udfyldt med de relevante data.

56 df text 2003 Side 56 af Grafik, tabeller og standardfaciliteter i Word Tabeller Ved fremstilling af tabeller, er det vigtigt, at man tager stilling til, om tabellen skal fylde en eller to spalter i bredden, eller om den eventuelt skal være liggende på en hel side i Lovtidende formatet. For at sikre, at tabellen får den rigtige bredde, skabes den ved at man holder ALTtasten nede mens man trykker først på punktum-tasten og derefter på t -tasten. Dette resulterer i nedenstående dialog. Man vælger herefter den tabeltype, man ønsker, og trykker på [OK] knappen. Der bliver herefter indsat en tabel af den ønskede type. Tabellen indeholder initialt 2 rækker med en kolonne. Man kan herefter opdele kolonnen i flere kolonner alt efter behov. Man kan naturligvis også efterfølgende indsætte flere rækker og ændre de ydre og indre rammers tykkelse efter behov. Dette gøres med Words almindelige tabelfunktioner. Man må blot ikke ændre tabellens bredde. Meget lange tabeller bør af hensyn til indlæsningshastigheden af dokumentet i Retsinformation deles op i flere mindre tabelstykker Grafik Grafik indsættes i dokumentet på det ønskede sted som indlejret grafik. Grafik må ikke være indsat i en tekstboks eller lignende. Man skal desuden være opmærksom på, at grafikken skal have den korrekte størrelse inden den indsættes i df-text dokumentet, og at den skal kunne være indenfor én henholdsvis to spalter af Lovtidende formatet. De maksimale mål for grafiske objekter er herefter:

57 df text 2003 Side 57 af 58 Bredde Højde Indenfor 1 spalte 73 mm Indenfor 2 spalter 145 mm Hel side, stående 132 mm 209 mm Hel side, liggende 209 mm 132 mm Det er kun muligt at anvende grafikformaterne GIF og JPG. Hvilket format man vælger vil være afhængigt af grafikkens struktur, herunder om det er en stregtegning, skyggetegning eller grafik af høj opløsning Standardfunktioner i Word En del af Words standardfunktioner kan anvendes uden problemer. Det er dog ikke tilladt at benytte Words auto-funktioner, f.eks. punktopstillinger og autonummereringer af noter. Korrekturmarkering skal fjernes inden indlæsning i Lex Dania klienten Opmærkning af dokumenter For mere udførlig hjælp henvises til Retsinformations typografivejledning. Følgende fremgangsmåde følges, hvis man ønsker en tekst, som ikke er produceret i df text lagt ind i en df-text skabelon (med henblik på indlæggelse i Retsinformation samt eventuel optagelse i Lov- eller Ministerialtidende). 1. Skabelonen for den ønskede dokumenttype startes op (se herom i afsnit 2.2). 2. Teksten fra det dokument, man ønsker lagt ind i skabelonen kopieres over i den nye dokumentskabelon. 3. Teksten tilknyttes de relevante typografier for at sikre, at opstillingen bliver korrekt i Retsinformation og på Lovtidende.dk. Dette sker som nedenfor beskrevet. Den korrekte typografi tilknyttes de enkelte tekstelementer ved, at man først opmarkerer det enkelte tekstelement, og derefter fra typografilisten i Words værktøjslinie vælger den korrekte typografi som vist i nedenstående eksempel, hvor det opmarkerede stykke af dokumentet skal tilknyttes typografien Indledning2.

58 df text 2003 Side 58 af 58 Vejledning til, hvilke typografier, der kan forekomme i en given dokumenttype kan hentes i Retsinfo-menuen, der udgør en liste over de typografier, der er korrekte at anvende i netop denne dokumenttype. Når opmarkeringen er fuldført bør man sikre sig, at der ikke er sat dobbelte linieskift, dobbelte mellemrum og lignende ind i dokumentet, idet sådanne vil bevirke, at der bliver sat for store mellemrum/for meget luft ind i dokumentet på Retsinformation.dk og Lovtidende.dk Ligeledes skal eventuelle underskriftsdatoer, underskriveres navne, journalnumre og lignende redaktionelle oplysninger fjernes, idet disse senere vil blive indrapporteret via Lex Dania klienten.