EU-UDBUD. Specialkørsler. Vesthimmerlands Kommune. Udbudsbetingelser

Transkript

1 EU-UDBUD Specialkørsler i Vesthimmerlands Kommune Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser_vers Side 1 af 8

2 Indholdsfortegnelse 1. Beskrivelse af udbuddet Udbuddets omfang Udbudsform og udbudsansvarlig Hvem kan byde? Formkrav Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Konsortier Alternative bud Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Serviceattest Erhvervsforsikring Forventet tidsplan Krav og ønsker til tilbuddets udformning Udformning af tilbud... 7 Udbudsbetingelser_vers Side 2 af 8

3 1. Beskrivelse af udbuddet Vesthimmerlands Kommune i det følgende betegnet udbyder - udbyder kontrakt på levering af specialkørsler i Vesthimmerlands Kommune i form af kørsel af: Borgere til og fra specialskoler Børn til og fra specialinstitution/børnehave Borgere til og fra dagcenter og daghjem Med udgangspunkt i destinationerne for ovennævnte kørsel er udbuddet opdelt i en række delaftaler, som er beskrevet i kravspecifikationen, bilag 1. Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser Kravspecifikation Bilag 1 Kontraktudkast Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Tro og love erklæring Bilag 4 Forbeholdsliste Bilag 5 2. Udbuddets omfang Udbyder ønsker at indgå kontrakt med én leverandør pr. delaftale. Samme leverandør kan byde på og vinde flere delaftaler. Udbyder forpligter sig til at købe de omfattede ydelser hos den valgte leverandør. På delaftale A, B, C, D køres der ca. 200 hverdage om året. På delaftale E, F, G, H, I, J køres der 5 hverdage i 51 uger. Kørselsvolumenet er estimeret på baggrund af den faktuelle kørsel de seneste 12 måneder og er udelukkende vejledende for, hvordan kørselsbehovet kan være inden for hver delaftale: Delaftale A: CKU Himmerland, Aars afdeling km Delaftale B: CKU Himmerland, Arden afdeling km Delaftale C: Børnehaven Mejsevej, Aars km Delaftale D: Skolegården Løgstør km Delaftale E: Dagcenter Aaglimt, Aalestrup km Delaftale F: Dagcenter Solvang, Aars km Delaftale G: Dagcenter Bøgely, Løgstør km Delaftale H: Daghjem Tingstedet, Ranum, Løgstør km Delaftale I: Daghjem Østermarken, Aars km Delaftale J: Dagcenter Højgården, Farsø km 3. Udbudsform og udbudsansvarlig Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Vesthimmerlands Kommune v/indkøbs- og udbudskonsulent Charlotte Schjødt Jensen er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. 4. Hvem kan byde? Aftale om kørsel kan indgås med såvel enkeltpersoner som et selskab eller en anden juridisk person. Vedkommende skal dog eje eller repræsentere en virksomhed, der er registreret i det centrale virksomhedsregister (CVR). Den udførte kørsel vil være almindelig rutekørsel og kan udføres med såvel større vogne som mindre vogne. Udbudsbetingelser_vers Side 3 af 8

4 For taxaer skal tilbudsgiver i det omfang det er nødvendigt for lovligt at kunne udføre ordren, opfylde kvalifikationskravene i lov om taxakørsel, lovbekendtgørelse nr af 8. oktober 2009 med ændringer. Der skal foreligge de nødvendige tilladelser/bevillinger efter taxilovens 1. For køretøjer indregistreret til højst 9 personer (inkl. fører) skal tilbudsgiver i det omfang det er nødvendigt for lovligt at kunne udføre ordren, enten opfylde kvalifikationskravene i lov om buskørsel, jf. lovbekendtgørelse nr af 8. september 2010 med ændringer eller opfylde kvalifikationskravene i lov om taxakørsel, lovbekendtgørelse nr af 8. oktober 2009 med ændringer. Der skal derfor enten foreligge de nødvendige tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring efter buslovens 1 eller de nødvendige tilladelser til offentlig servicetrafik efter taxalovens 1. Alternativt hertil skal der foreligge et forhåndstilsagn fra Trafikstyrelsen (bemærk at det er nødvendigt udtrykkeligt at søge om forhåndsgodkendelse for at opnå et tilsagn fra Trafikstyrelsen før en eventuel aftale/kontrakt indgås med Vesthimmerlands Kommune). For busser og minibusser indregistreret til flere end 9 personer (inkl. fører) skal tilbudsgiver i det omfang det er nødvendigt for lovligt at kunne udføre ordren, opfylde kvalifikationskravene i lov om buskørsel, jf. lovbekendtgørelse nr af 8. september 2010 med ændringer. Der skal enten foreligge den nødvendige tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring efter buslovens 1 samt tilladelse for det nødvendige antal busser eller alternativt et forhåndstilsagn fra trafikstyrelsen (bemærk det er nødvendigt udtrykkeligt at søge om forhåndsgodkendelse for at opnå et tilsagn fra Trafikstyrelsen for en eventuel aftale/kontrakt indgås med Vesthimmerlands Kommune). Tilbudsgiver skal på forlangende til enhver tid kunne fremsende dokumentation for de nødvendige tilladelser. 5. Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes i 3 skriftlige eksemplarer samt 3 eksemplarer på Cd-rom eller USB. Bilag 3 - Tilbudslisten på CD-Rom eller USB skal fremsendes i redigerbart excel-format. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke. Ved uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale, er det det skriftlige materiale, der er gældende. Vedr. tilbuddets udformning henvises til punkt 22 og 23 Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 6. Ejendomsret Tilbudsmateriale med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 7. Spørgsmål til udbudsmaterialet Der kan stilles uddybende og afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet eller bilagene som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige for udbyder, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål herom. I sådanne tilfælde bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer/ændringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Udbyder vil herefter konkret tage stilling om, om de foreslåede ændringer skal indarbejdes i udbudsmaterialet. Der vil kun blive foretaget ændringer af væsentlig karakter. Evt. ændringer vil samtidig blive meddelt alle tilbudsgivere som har fået udbudsmaterialet tilsendt. Alle spørgsmål skal skriftligt rettes til indkøbs- og udbudskonsulent Charlotte Schjødt Jensen pr. chsj@vesthimmerland.dk med emnet Spørgsmål EU-udbud på Specialkørsler i Vesthimmerlands Kommune senest den kl Udbudsbetingelser_vers Side 4 af 8

5 Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende i anonymiseret form fremgå af udbyders hjemmeside på adressen Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside. 8. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den kl på følgende adresse: Vesthimmerlands Kommune Indkøbsenheden Att. Indkøbs- og udbudskonsulent Charlotte Schjødt Jensen Himmerlandsgade 27 Postboks Aars Tilbuddet skal være mærket EU-udbud Specialkørsler i Vesthimmerlands Kommune må kun åbnes af Indkøbsenheden. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive åbnet og tilbudsgiver vil blive informeret om, at tilbuddet ikke er nået rettidigt frem. 9. Åbning af indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud. 10. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være gældende til Aftalegrundlag Kontrakten indgås på grundlag af vedlagte Kontraktudkast, bilag 2. Kontrakten med tilhørende bilag fastlægger de forpligtigelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne. Kontrakt forventes indgået for perioden til Der er option på forlængelse 2 x 1 år ( til og til ). Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos udbyders institutioner/enheder. 12. Delaftaler Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle de udbudte delaftaler. Udbyder indgår kontrakt med én leverandør på hver delaftale. 13. Konsortier Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå med hvilken tilbudsgiver, udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets deltagere. 14. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Udbudsbetingelser_vers Side 5 af 8

6 15. Udbyders forbehold Det estimerede kørsels omfang er cirkatal på baggrund af faktuel kørsel skoleåret (delaftale A, B, C, D) / kalenderåret 2012 (delaftale E, F, G, H, I J) og omfanget er på ingen måde bindende for udbyder. Udbyder tager forbehold for omfanget af den udbudte kørsel, idet udbudsgrundlaget kan ændre sig i løbet af kontraktperioden som følge af forhold såsom ændringer i lovgivning, serviceniveau, demografi samt oprettelse/nedlæggelse af institutioner, tilbud m.v. Udbyder tager desuden forbehold for ændringer i ringe- og mødetider, antallet af passagerer, antallet af afhentnings- og afleveringsadresser samt adresseændringer. Ved tilkomst af nye destinationer er det udbyder som fastsætter, om der skal oprettes en ny delaftale, eller destinationen skal inkluderes i en eksisterende delaftale. Udbyder tager forbehold for, at grundlaget for dette udbud kan ændres væsentligt ved administrative eller politiske beslutninger, såsom hvis bevilling til område bortfalder eller skoler/institutioner/centre lukkes. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dette kan medføre, at hele eller dele af delaftalerne bortfalder. Borgerne er ikke forpligtede til at benytte kommunens tilbud men kan til enhver tid vælge andre måder at blive transporteret på for egen regning. 16. Tilbudsgivers forbehold Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil bevirke, at udbyder har pligt til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt, idet udbyder ellers vil indgå kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. Ved forbehold over for mindstekrav i kravspecifikationen, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang dette skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold, idet et sådant indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsevalueringen. Faglige forbehold, så som branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Eventuelle forbehold overfor grundlæggende elementer eller forbehold for mindstekrav i kravspecifikationen skal udtrykkeligt fremgå af en særlig forbeholdsliste. Bilag 5 Forbeholdsliste skal anvendes. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 7 Spørgsmål til udbudsmaterialet. 17. Udvælgelseskriterier Følgende dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis dokumentationen ikke medsendes, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og tages ikke i betragtning. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet Tro- og loveerklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt Øvrige udelukkelsesforhold jf. direktiv 2004/18/EF artikel 45 stk. 1 og 2. Gæld må max beløbe sig til kr. Bilag 4 skal anvendes. Økonomisk og finansiel formåen Dokumentation for tilbudsgivers egenkapital i henhold til senest godkendte årsregnskab. Der kræves som minimum positiv egenkapital. Dokumentation kan vedlægges eksempelvis i form af kopi af seneste årsregnskab, ledelseserklæring eller revisorerklæring. Udbudsbetingelser_vers Side 6 af 8

7 18. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste pris. Prisen opgøres som prisen for løsning af den enkelte delaftale pr. år opgjort ud fra den af tilbudsgiveren tilbudte pris pr. kilometer multipliceret med det af tilbudsgiveren forventede antal anvendte kilometer anslået ud fra udbudsmaterialets oplysninger om kørselsbehov. Bilag 3 Tilbudsliste skal anvendes. 19. Serviceattest Den vindende tilbudsgiver skal inden kontraktunderskrivelse fremsende en serviceattest (evt. kopi af denne) fra Erhvervs- og selskabsstyrelsen, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må max. være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. 20. Erhvervsforsikring Den vindende tilbudsgiver skal inden kontraktunderskrivelse fremsende dokumentation for gyldig erhvervsforsikring med forsikringssum på: Tingskade min kr. og Personskade min kr. 21. Forventet tidsplan Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan frem til underskrift af kontrakt: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet Sidste udsendelse af svar på spørgsmål Frist for aflevering af tilbud Afklarende spørgsmål/svar til tilbudsgivere Uge 45 og 46 Evaluering af indkomne tilbud afsluttet Uge 46 Valg af leverandør Uge 46 Standstill periode - 10 dage efter meddelelse om valg af leverandør Uge 47 og 48 Forventet underskrift af kontrakt Krav og ønsker til tilbuddets udformning Tilbuddet skal bestå af de i punkt 23 anførte dokumenter, og skal placeres i samme orden som anført i punkt 23. Baggrunden herfor er, at tilbuddet i så stor udstrækning som muligt kan genbruges direkte som bilag til kontrakten. 23. Udformning af tilbud Nærværende udbudsmateriale er tilgængeligt i elektronisk form på De fleste af dokumenterne kræver en aktiv stillingtagen fra tilbudsgiver. Følgende struktur kan anvendes ved tilbudsgivers udformning af tilbud, herunder skal følgende bilag/oplysninger være indeholdt i tilbuddet: Udbudsbetingelser_vers Side 7 af 8

8 1. Tilbudsliste: Udfyldt Tilbudsliste bilag 3 skal vedlægges tilbuddet, herunder skal arket Virksomhedsopl og arket Tilbudsliste udfyldes. Vejledning til udfyldelse fremgår af arket Indledning. 2. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt Tro og love erklæring bilag 4 skal vedlægges tilbuddet. 3. Økonomisk og finansiel formåen Dokumentation for tilbudsgivers egenkapital i henhold til senest godkendte årsregnskab skal vedlægges tilbuddet i form af enten seneste årsregnskab, revisorerklæring eller ledelseserklæring. 4. Forbeholdsliste Såfremt tilbudsgiver har forbehold, jf. punkt 16, skal disse anføres på forbeholdsliste bilag 5 og vedlægges tilbuddet. Har tilbudsgiver ingen forbehold, skal forbeholdslisten ikke afleveres. Udbudsbetingelser_vers Side 8 af 8