Referat fra DLM den 18. december 2014 kl På Bones Skalborg på Nibevej, Aalborg sv Birgitte booker bord incl kaffe.

Transkript

1 Referat fra DLM den 18. december 2014 kl På Bones Skalborg på Nibevej, Aalborg sv Birgitte booker bord incl kaffe. Mødedeltagelse af: Kirsten, Morten, Niels, Elis, Henrik, Lars, og Birgitte. Afbud: Mark og Anita (Anita er ny fra Jørgen Skytte) Referent: Birgitte. Godkendelse af referat: Referat fra DLM den 10. november godkendes. Blev ikke godkendt da der var nogle små rettelser, som ikke alle havde modtaget, jeg skriver dem ind med rødt, så alle ved hvor der er ændret se referat fra den 10. Nov også. Forklaring til dagsorden Punkt med alm. tekst = kopi af dagsorden. Kursiv = Beslutningen/referatet Punkt 1: Divisionsrådsmødet har givet Divisionsledelsen lov til at tage flere DLM ind. Men hvordan gør vi rent praktisk dette. Skal alle I DL kunne være med i beslutningen..? Skal de godkendes på et dl-møde på en dagsorden inden, eller skal det være uden for dagsorden og referat.? Kan det være på mail, så de der evt. har nogle indsigelser, kan kontakte Kirsten.? Alle beslutninger af fx nye i DL, skal de/det på en dagsorden, som vendes på det næst kommende møde til godkendelse hvis ikke enighed skal der stemmes. Stemme berettige er dem som er valgt ind på Divisionsgrupperådsmødet af grupperne. Punkt 2: Kanoer flydeprøvet. Karsten og Mick vil lave flydeprøverne i januar i et udendørsbassin de laver underskrift af papirer mm med Kirsten. Punkt 3: Betaling over hj siden. Mht. kort betaling. Så er det en mulighed til divisionens arrangementer at oprette en betaling på vores egen hjemmeside. Således har vi tilmeldinger og betaling et centralt sted. Og således at man ikke skal stå med en masse kontanter som arrangører, eller forældre/ledere skal døje med bankoverførsler. Dette system er baseret på "Bilet net" systemet. Og DDS vil stå som sælger af en "bilet" til fx. Kurakas. Og pengene vil så blive betalt via kreditkort og pengene vil gå ind på den, af den økonomi ansvarlig, angiven konto. Men det er den samme konto hver gang. Elis har fået linket og kikker lidt på det. Spørgsmålet er så om vi skal betale gebyr eller ej. Eller om vi overhovedet skal prøve os med dette. Elis/Holm vil kikke på det til næste møde, men vil låse systemet således at man ikke som enkelt person fx kan tilmelde sig Parchaka, men som gruppevis. (Punkt d 26. Januar) Punkt 4: Hjertestarter..? Elis vil lige tjekke trygfonden mm..?

2 Elis fortalte at de havde vendt det på sidste Kølhøjhus møde, og de vil prøve om de kunne fremskaffe en, enten via Trygfonden eller lign Jess blev tovholder. De vender tilbage når der er fundet en løsning. Punkt 5: Ny projektor til Kølhøjhus.? Så er den tredje projekter forsvundet fra Divisionsrummet, som kun divisionen, håndlangerne og udlejer har nøgle til rummet burde være låst ellers Der blev vendt om vi skulle bruge penge på endnu en projekter vi var ikke enige, da der var en del der kunne låne en med til div. arrangementer - så der blev stemt, Kirsten, Holm, Niels og Elis stemte for indkøb af endnu en projekter. Alle var dog enige om at så skulle den boldes fast i loftet, så den ikke også forsvandt. Henrik indkøber en ny, samt beslag. Henrik, Niels og Morten sætter den op. Punkt 6: Birgitte ny RSD folder, der fortæller om hvad der er af arrangementer, i de forskellige grene og hvem DL består af og billeder af os. Alle da-grene skriver til Birgitte hvad de godt vil have stående under deres aktivitet så samler Birgitte det efterfølgende. Er der kommet indslag fra de forskellige grene.? Der er desværre intet kommet fra Da-erne, så der vil lige blive sendt en reminder ud og hvilke faste arrangementer de vil have stående og med en forklarende tekst, så også nye kan se om det er et arrangement der passer til deres alders gruppe. Kirsten sender brev ud til familie-spejd, da de ikke er på mail og en rykker ud til da-erne. Når Birgitte har alle gren indslag, vil hun samle det i en inter-aktiv-folder som vil ligge på hjemmesiden, så alle kan læse med derinde og hun vil så opdatere den når der et nyt. Fx for Junior, vil der fx kunne stå at der er Kurakas og det afholdes typist i weekenden i uge 43 og derefter vil der være en beskrivelse af det er et PA/PL kursus mm Punkt 7: Rene Nygaard har været formand for Kommunikation i DDS i 6 år. Rene Nygaard vil komme og inspirere os i forhold til vores udviklingsplan. Vi har rigtig mange gode punkter på og de skal skæres ned til det, vi synes er vores vigtigste fokus punkter, som vi vil arbejde med i Rold Skov Division i 2015 Bilag Der vil blive afholdt møde d. 12. Januar kl i Mariager. Det var ikke alle der havde modtaget bilaget, så det er vedhæftet dette referat til gennemlæsning. Der er desværre allerede afbud fra Henrik og Birgitte pga arbejde og fra Elis. Morten, Niels, Kirsten, Anita og Holm vil tage en snak med Rene og høre hans bud på en udviklingsplan, som så vil være punkt på det næste DL møde d 26. Januar Punkt 7: Grej som kan lånes, Henrik spørger Gitte om hun ville stå for det vi har ikke afklaring - Mark fanger hende lige.

3 Da Mark er stoppet, vides der ikke om han har spurgt, men Henrik tager lige kontakt til Gitte for en afklaring og hun vil stå for det stadigt. Punkt 8: Trawaxa hvad er status nu.? Niels Er der evt. nogen der ligger inde med et Trawaxa løb af ældre dato som vi kan bruge denne gang. Der har været en del mail/telefon frem og tilbage (Niels, Kirsten og Kongsdal) for at høre om der var noget i gang, eller om der var noget materiale der kunne overleveres til andre. Det var der ikke, der var en invitation, men ikke noget løbsmateriale, som vi troede der var blevet givet udtryk for ved grenmødet som andre kunne overtage. Niels prøver om der kan findes nogle, der kan lave løbet i 2016, da januar 2015 er for tæt på nu. Punkt 9: Førstehjælps dato hvor mange deltagere er der nu.? Datoen som i sidste referat er søndag den 18. Januar kl på spejdergården i Støvring. Der kan deltage to aktive ledere/assistenter fra hver gruppe, som skal tilmeldes via hjemmesiden gruppevis. Er der ledige pladser bliver de fordelt imellem grupperne. Der tilmeldes via hjemmesiden og det er gratis at deltage, pga af fondsmidler vi har fået tildelt fra Trygfonden til dette formål. Der skal lige sendes en reminder ud (Birgitte) Underviseren er godkendt af Dansk Førstehjælpsråd samt Røde Kors. Divisionen vil være vært med kaffe/the og brød, samt en sandwich til frokost. Punkt 10: Ansøgning fra to spejdere fra Nibe til Japan Afslået da vi stort set var enige om at vi ikke ville støtte, da vi så skal støtte alle de andre, der også søger. Jeg henviste til at de kunne søge Skt Georgs gilderne. Ansøgning blev afslået via mail rundt i DL, men næste gang skal det på først kommende dagsorden og ikke via mail rundt, da ikke alle nåede at svare eller var på ferie. Punkt 11: Brevpapir skabelon Birgitte har lovet at komme med forslag til hvordan den kan se ud. Birgitte vil arbejde lidt videre med det kendte brevpapir René havde nogle forslag med som ikke blev godkendt på sidste DL møde. Punkt 12: Kurser nogle der skal på noget..? Birgitte vil gerne deltage på opfølgnings Gilwell kursus og et treperle det er bevilget. Punkt 13: Webansvarlig blåtmedlem

4 Der har været sendt en mail ud til alle grupper, som de skulle svare retur på at der var hul igennem, desværre var der ikke så mange der svarede i første omgang, så der blev sendt en mail ud igen det tog nogle meget nær at de var blevet rykket, når de nu havde svaret på den første vi beklager at de røg med i en fælles sang. Der var sket en krydsnings fejl mellem Mark og Holms mail, men nu er der hul igennem til næsten alle (Mangler fire grupper) Punkt 14: Elis efterlyste om man ikke kunne få en dagsorden i punkt form, i stedet for en masse løs tekst. Alle var enige om at det var lettere i punktform så det laves for næste gang. Jeg (Birgitte) har givet hvert emne nr, så det er lettere at læse i dette referat. EVT: Der blev besluttet at man ville lave små kort med henvisning til hjemmesiden, Niels og Holm vil opstille lidt grafik og finde en pris udkast til næste møde. Vi ville tage en snak på mødet den 26. Januar om det var ok at holde møde på Bones og om man kunne snakke frit nok der uden af forstyrre andre gæster Hvis der var nogle der havde nogle bilag liggende vedr. divisionen, så skal de over til Elis inden Nytår ellers takker vi for donationen. Punkter til næste DL møde den 26. Januar: 1// Evaluering af mødet d. 18 december på Bones, samt godkendelse af referat. 2// Forslag vedr udviklingsplan til gennemgang fra mødet med Rene (Kirsten) 3// Økonomi Årsregnskab/budget for 2015 (Elis) 3a// Regnskab til underskrivning for 2014 (Elis) 4// Tage nye billeder til hjemmesiden husk uniform. Niels tager kamera med. 5// Hjemmesiden skal være med aktiv men hvad er vores forventninger til denne og hvad er gruppernes behov..? (Kirsten/Holm) 6// Hjemmesiden undervisning på begynder niveau. (Holm) 7// Evaluering af kurser/arrengementer i divisionen fx Kurakas, Pacharka, Store Økssø Rundt både til lands og vands mm 8// Store Økssø Rundt 5/10/20 og 30 km. Vandreplade (Birgitte) 9// Status fra Førstehjælpskurset (Birgitte) 10// Status fra Flydeprøven (Kirsten/Karsten) 11// Status på små huske kort fra Divisionen (Niels/Holm) 12// Status vedr grejbank (Henrik) 13// Status på brevpair (Birgitte) Næste DL Møde er den 26. Januar 2015 på Kølhøjhus. Samt inspirationsmøde med Rene om Udviklingsplan den 12. Januar 2015 i Mariager. Referent 21. Dec Birgitte W Simonsen Bilaget som omtales i punkt 7, var én mail. Jeg har lavet i kopi af teksten se nedenfor.

5 Fra: René Nygaard Emne: Udviklingsplan for Rold Skov Division Dato: 24. nov CET Til: Cc: Fwd: Forslag vedr udviklingsplan til gennemgang fra mødet med Rene (Kirsten) Hej til alle Jeg har lovet at sende en lidt mere detaljeret plan ud for mødet d. 12. januar Det er vigtigt at være opmærksom på, at mødet ikke er et beslutningsmøde, men et udviklingsmøde, derfor er dagsordenen skiftet ud med et program, referatet vil blive et dokument, der indeholder grundsubstansen af en udviklingsplan for Rold Skov Division. Udviklingsplanen skal bestå af nogle elementer: 1. Medlemsudvikling 2. Ledelsesudvikling 3. Børn leder børn og unge leder unge 4. Friluftsliv 5. (Det femte element, som divisionsledelsen synes er vigtigt for Rold Skov Division) Udviklingsplanen skal bruge disse fire-fem elementer til at lave tre-fem fokus- eller indsatsområder, dem finder vi frem til på mødet d. 12. januar Når dokumentet for Rold Skov Divisions udviklingsplan med de tre fem fokuspunkter er godkendt af divisionsledelsen, så vil jeg foreslå, at divisionens ledere inviteres til grenmøde på Kølhøjhus, så de kan være med til at præge selve handlingsplanen med målbare mål og konkrete handlinger. Denne udviklingsplan skal meget gerne blive hele divisionens udviklingsplan. (Det kan evt. også være en del af punkt e.1 forelæggelse af divisionens udviklingsplan på divisionsrådsmødet) Program for d. 12. januar Præsentation af aftenens program Din gode spejderven Kort og Kompas Hvor er vi? Aftensmad Spejder skal gøre indtryk Udviklingsplan Udviklingsplan Udviklingsplan Kaffe Klip og klistre en udviklingsplan for hele divisionen Afslutning Forberedelse til mødet God forberedelse er halvdelen af et godt arbejde. I må meget gerne tænke over de fire elementer, som jeg har listet op. Hvordan skal det gå med medlemsudviklingen i Rold Skov Division? Hvordan skal ledelsesudviklingen være? Hvad gør divisionen for at børn og unge oplever friluftsliv? Osv. Skriv gerne løsninger til hvert element. Det femte element kan du så overveje. Er der noget som bliver overset? Til dem der ikke kan deltage d. 12. januar Alle inputs er vigtige, men de passive inputs har ofte trænge kår. Mit forslag er, at I går elementerne igennem og skriver nogle mål for, hvad I ser som god medlemsudvikling, ledelsesudvikling osv. igennem. Prøv evt. at samle det sammen til et fokusområde med målebare mål og konkrete handlinger. Det kan I sende til Kirsten Kilian inden d. 12. januar, og Kirsten kan bringe jeres bidrag i spil. Som sagt, så er passive inputs svære at drage ind i en udviklingsproces, men de er vigtige at få med! Jeg glæder mig til at se jer igen og håber, at I er friske på at grave lidt, flyve højt og se lidt ind i krystalkuglen. Mvh René Nygaard

6