Indkaldelse til GF 2014

Transkript

1 Indkaldelse til GF 2014 Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling i Ejerlejlighedsforeningen Flakholmen 7-13, der afholdes søndag den 27. april 2014 kl i lejlighed nr.9, 1. th. hos Birger Wilhelmsen. Dagsorden for den ordinære generalforsamling: 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne regnskabsår, se bilag Forelæggelse til godkendelse af årsregnskabet med påtegninger af revisor, se bilag Forelæggelse af godkendelse af budget for næste regnskabsår, se bilag 3 (Budget for 2014) og bilag 4 (Kloakprojekt). 5. Valg af formand. a. Andreas H. Sørensen er valgt for en 2-årig periode ved GF 2013 og er ikke på valg. 6. Valg af medlemmer. a. Michael Schack er valgt for en 2-årig periode ved GF 2013 og er ikke på valg. b. Birger Wilhelmsen og Connie Henriksen er på valg efter udløb af deres valgperiode. Begge modtager gerne genvalg. c. Der er en ledig medlemspost. Bestyrelsen består pt. af 3 medlemmer og 1 formand, og da foreningen kan have op til 4 medlemmer og 1 formand, er der plads til endnu et medlem. 7. Valg af suppleanter. a. Bjørn Johansen er valgt for en 2-årig periode ved GF 2013 og er ikke på valg. b. Annemette Fredslund er på valg efter udløb af den 2-årige valgperiode. Annemette modtager gerne genvalg. 8. Valg af revisor. a. Maria Schack er på valg efter udløb af den 1-årige valgperiode. Maria modtager gerne genvalg, og bestyrelsen indstiller til genvalg. 9. Indkomne forslag fra bestyrelsen eller medlemmer. 10. Eventuelt a. Generelt om indkomne forslag til generalforsamling, se bilag 5. b. Forslag fra Jayakumar og Sasitha (7, 2.th.), se bilag 6. c. Haveforslag fra Lotte (13, 1.tv.), se bilag 7. d. Haveforslag fra Lisbeth (7, 1.th.) og Anette (13, st.th.), se bilag

2 Bilag 1. Årsberetning for 2013 Fokus på drift og likviditet. Drift af ejendommen var nøgleordet for 2013, hvor det var almindelig vedligehold af ejendommen og styring af økonomien, der var i fokus. Der blev ikke igangsat større initiativer eller projekter som fx i 2012 med faldstamme- og vandrørs entreprisen. Til gengæld var et af målene for 2013 at styrke foreningens likviditet og egenkapital med et halvt øje rettet mod 2014 og det kommende kloakprojekt. Kloakprojekt. Ejendommens kloakker har en del mangler og skader med stor risiko for læk og skader. Dette blev konstateret ved den TV-inspektion, som bestyrelsen fik foretaget i forbindelse med faldstamme- og vandrørs entreprisen i Bestyrelsen indhentede vurderinger og tilbud fra to entreprenører baseret på rapporten for TV-inspektion, og på den baggrund udarbejdede bestyrelsen en handlingsplan for at reparere kloakkerne under hensyn til risici ved rørenes tilstand og foreningens likviditet. Formålet med budgetforslaget for 2013 var bl.a. at få likviditet til at gennemføre kloakprojektet i 2014 uden at hæve fællesudgifterne. Formandsskifte. Ingen undgår forandring, og det er også sandt for vores forening. Bjørn Johansen, tovholder for bestyrelsen og formand af flere omgange igennem to årtier, valgte at trække sig fra formandsposten. TAK FOR DE MANGE ÅRS INDSATS! PS. Det er heldigvis svært at lære en gammel hund nye tricks, så når der er tid til det, deltager Bjørn fortsat i bestyrelsesarbejde som suppleant. Fællesdage og fælles middag. Beboerne har ydet en stor indsats på fællesdagene. Vedligehold af ejendommens gårdmiljø og have, oprydning og rengøring af fællesarealer i kælderen, og udsmidning af storskrald, er blandt mange ting blevet klaret på fællesdage. Vores ejendom bliver derved holdt pæn og ren ved fælles indsats, og bidrager til at holde vores udgifter på vedligehold nede. Indsatsenblev markeret med en fælles middag for alle beboerne. Hjemmeside. Foreningen får sin egen hjemmeside: Information til ejere, beboere og gæster (fx ejendomsmæglere) vil fremover kunne findes på denne side. Formålet er bl.a. at indkaldelser til fællesdage, generalforsamlinger og andre begivenheder, vil blive offentliggjort på hjemmesiden som supplement til opslagstavlerne i opgangene. Med venlig hilsen, Andreas Sørensen, Bestyrelsesformand Connie Henriksen, Bestyrelsesmedlem Annemette Frederiksen, Suppleant Birger Wilhelmsen, Bestyrelsesmedlem Michael Schack, Bestyrelsesmedlem Bjørn Johansen, Suppleant 2 12

3 Bilag 2. Årsregnskab for 2013 Bestyrelse Andreas H. Sørensen (Formand) BirgerWilhelmsen Connie Henriksen Michael Schack Revisor Maria Schack Administrator P.G. Administration A/S Bestyrelsen indstiller til, at årsregnskabet for 2013 godkendes på generalforsamlingen. Årsregnskab for 2013 er opdelt i resultatopgørelse og balance. Dette fremgår af de næste fire sider. 3 12

4 Resultatopgørelse Indtægter Note Opkrævede fællesudgifter Indtægt fra vaskeanlæg El-tilskud Indtægt vedr. arbejdsdage Indtægter i alt Omkostninger Skatter og afgifter m.m. Grundskyld (Flakholmen 7, kld.) Affaldsgebyr Vand Øvrige ejendomsudgifter: Vicevært og renholdelse Ejendomsforsikring og kontingent El Drift af kælderlokale Falck-abonnement ( mdr.) Vedligeholdelse: Låseservice Blikkenslager Elektriker Murer/maler/tømrer Vedl. Gårdanlæg Vaskeri Varmeanlæg Småanskaffelser Kloak/brønd Tagarbejde 155 Isolering af loft/kælder -933 Diverse Resultatopgørelse fortsættes på næste side 4 12

5 Resultatopgørelse Note Administration: Administration Varmeregnskab Revision- og regnskabsassistance Generalforsamling Dataløn Møder/havefest/arbejdsdage Diverse Omkostninger i alt Finansielle poster: Netto renteindtægter Årets resultat Drift af kælderlokale Ejerforeningen overtog i 1994 et kælderlokale fra et tidligere foreningsmedlem. Kælderlokalets andel af a conto fællesomkostninger er driftsført under posten: "Drift af kælderlokale" For 2013 er der betalt Balance med aktiver opgøres på næste side 5 12

6 Balance Note Aktiver Grundfondskonto Mellemregning PG-Administration Tilgode vaskepenge Tilgode Købstædernes Varmeregnskab Tilgode varmeregnskab 2013/2014: Afholdte udgifter Indbetalt af ejere Tilgode varmeregnskab 2012/2013: Afholdte udgifter Indbetalt af ejere Tilgode varmeregnskab 2011/2012 Afholdte udgifter Indbetalt af ejere Tilgodehavende hos ejerne vedr. renovering af faldst./rør Likvide midler Bank Kasse Nordea Aktiver i alt Balance med passiver opgøres på næste side 6 12

7 Passiver Grundfondskonto Kreditorer Skyldig revisor Skyldig forsikring Forudbetalt fællesudg Skyldig faldstammerenovering Nordea byggelån Egenkapital Resultat overført fra tidl. År Årets resultat Hensat til kloakreparation Passiver i alt Grundfondskonto Bevægelser på Ejerforeningens grundfonds- og aftalekonto kan specificeres således: Saldo pr. 1. januar Indgående: Indbetalt i regnskabsåret Forrentning grundfondskonto 18 Saldo pr. 31. december Tilgodehavende vedr. faldstammer/rør Saldo pr. 1. januar Andel af lån indfriet af ejere Afdrag Fradragsberettigede renter (se særskilt opgørelse) Saldo pr Grundfondskonto Bevægelser på Ejerforeningens grundfondskonto kan specificeres således: Saldo pr. 1. januar Indgående Henlæggelse (Indbetalt i regnskabsåret 2013) Forrentning grundfondskonto 18 Saldo pr. 31. december

8 Bilag 3. Budget for 2014 Bestyrelsen indstiller til, at Budget for 2014 godkendes på generalforsamling. Budget 2014 Regnskab 2013 Ordinære omkostninger Skatter og afgifter, grundskyld Affaldsgebyr, renovation Vand kr kr Vicevært (Fejekosten) og renholdelse kr kr Ejendomsforsikring og kontingent kr kr Falck-abonnement kr kr Administration (P.G. Administrator) kr kr El kr kr Varmeregnskab kr kr Revision / regnskab kr kr Drift af kælderlokale kr kr Vedligeholdelse kr kr Øvrige omkostninger, arbejdsdage mv. kr kr note 1 kr kr Ekstraordinære omkostninger Kloakprojekt kr note 2 Renter til byggekredit - kr kr kr Ordinære indtægter Opkrævede fællesudgifter kr kr note 3 Vaskemønter fra vaskeanlæg kr kr El-tilskud kr kr kr kr Samlet budget kr kr note 4 1. Udgifter til øvrige omkostninger forventes at stige pga. forbedring af ejendommen, bl.a. ved en forårsklargøring af haven ved havemand i april og generelt større fokus på haven. 2. Se bilag 4 om Kloakprojektet. Bestyrelsen forventer, at kloakprojektet vil koste foreningen ca kr. i entreprenørarbejde og ca kr. i rente- og etableringsudgifter til lån/kassekredit. 3. Ejernes betaling af fællesudgifter fastholdes på samme niveau som de forudgående år. 4. Budgetunderskud forventes at kunne finansieres delvist af foreningens egenkapital, der udgør kr. pga. overført overskud fra 2012 og 2013, og delvist ved optagelse af lån/kassekredit på ca kr. til kloakprojektet. Lån/kassekredit forventes nedskrevet over få år ved overskud på budget. 8 12

9 Bilag 4.Kloakprojekt TV-inspektion udarbejdet af Borup Byg ApS udmøntede sig i en 124 siders rapport om foreningens kloakker. Nedenstående udvalgte billedmateriale fra rapporten viser dele af kloakkenstilstand og skader: Bestyrelsen har udleveret rapporten til to entreprenører, henholdsvis entreprenør Haslev-Hansen VVS & Kloak ApS og entreprenør &aut. Kloakmester Mogens Grymer. Begge entreprenører har vurderet materialet og givet anbefalinger til nødvendige reparationer, samt tilbud herpå. Bestyrelsen har modtaget tilbud på kr. inkl. moms for reparation af de mest kritiske og nødvendige skader på kloakkerne. Dertil skal der normalt tillægges ca. 10 % til uforudsete udgifter. I alt forventes udgifter til entreprenøren at udgøre op til kr. inkl. moms. 9 12

10 Det er bestyrelsen mål at holde udgifter til reparation af kloakker indenfor budgettet for 2014 uden at hæve fællesudgifterne. Dertil vil de løbendeindbetalinger fra ejerne betyde, at der ikke nødvendigvis er likviditet i første halvår, som der fremgår af budgettet, til at betale den fulde entreprise. Det erderfor nødvendigt at oprette et byggelån i form af en kassekredit (konto med overtræksret), der forventes at være relativt kortvarigt og nedskrives over få år ved overskud på driftsbudgettet for næste regnskabsår.lån/kassekredit skal være på ca kr. for at kunne betale for kloakreparationerne i Udgifter til etablering af lån/kassekredit og renter heraf forventes at udgøre op til kr. Samlet vil kloakprojekter dermed koste foreningen ca kr. Reparation af kloakkerne indebærer bl.a. en strømpeforing af kloakrøret under ejendommen og af ledningen ud for nr. 7 (den grønne streg på tegning), samt opgravning og udskiftning af ledningen ud for nr.13 (den blå streg på tegning). Grunden til, at der vælges strømpeforing ved nr. 7 og udskiftning ved nr. 13 er, at ledning ved nr.7 ligger meget dybt og derfor vil være meget dyr at skifte, imens ledningen ved nr. 13 der ligger højt. Dertil vil der ske strømpeforing af demindre stikledninger til hovedledningen, hvor der ved TV-inspektionen er dokumenteret skader

11 Bilag 5. Generelt om indkomne forslag til generalforsamling Forslag som vil være omkostningskrævende for ejerforeningen, skal indeholde en beskrivelse af omkostningen, fx et tilbud eller budget. Hvis forslaget ikke beskriver omkostningen, kan forslaget ikke vedtages på generalforsamlingen. Det skyldes, at vedtagelse af et forslag på generalforsamlingen vil være et tillæg til det godkendte budget for året. En vedtagelse af et omkostningskrævende forslag kan dermed betyde stigning i de opkrævede fællesudgifter for året. Bilag 6. Forslag fra Jayakumar og Sasitha Forslag til kommende evt. udbedringer i flakholmen: Nedenfor oplistes forslag med rækkefølge prioritering. 1. Automatisk (sensor) belysning i opgangen og kælder, da vi betaler unødvendige penge til el, ved at lyset et tændt 24/7. (Vi ser det som penge direkte ud af vinduet.) 2. Renovering af sidedør ved nr. 7 ind til kælderrum (den lukker ikke af sig selv). 3. Udskiftning af hoveddør ind til hver ejendom, herunder håndtag, som er ret slappe. 4. Renover opgangen. Måske er det noget vi selv kan lave evt. male? Jeg vil meget gerne være med til at indhente billigt tilbud, såfremt det bliver nødvendigt. Bilag 7. Forslag fra Lotte Jeg vil gerne foreslå, at der nedsættes en havegruppe, af de ejere der ønsker at gøre noget ved haven. Jeg foreslår at gruppen får et acontobeløb på kr. Der afregnes løbende med bestyrelsen, og fornyes efter aftale med bestyrelsen. Klausulen kan eventuelt være, at der skal være to eller flere fra havegruppen til at beslutte indkøb. Hvis alle småting skal gennem bestyrelsen, mister man som aktiv gruppe momentum. Eksempel: 4-5 frivillige arbejder i haven i en weekend og vil plante et par nye planter. Hvis de har et rådighedsbeløb kan de fører ideen ud i livet samme dag. Hvis der først skal ansøges hos bestyrelsen og godkendes, går der hurtigt en uge eller to og momentummet forpasses. Det er erfaringen indtil nu fra de par stykker der gerne vil bruge tid på at arbejde i haven

12 Bilag 8. Forslag fra Lisbeth og Anette Forslag 1 Vi foreslår at omlægge bedet med bærbuske, sådan at dette bliver pænere og nemmere at holde rent for ukrudt. Vi har haft en gartner til at kigge på bedet. Han foreslår at fjerne krydderurterne, evt. sætte dem i krukker eller kasser (i stil med dem de har i nr 1-5), og lade buskene og paradisæbletræet stå selv. Man kan lægge en ukrudtsdug ned og barkflis henover, som gør bedet nemmere at holde pænt. Desuden foreslår han at fjerne fliserne og så græs helt hen til kanten. Den brostenskant, som flugter med græsplænen, lægges langs med bedet. Vi har fået to forskellige tilbud på dette, som er på ca kr. Det er muligt at vi selv kan klare en del af arbejdet på en havearbejdsdag og derved spare på udgifterne. Derudover kan Fejekosten muligvis gøre det billigere. Forslag 2 Aflukning af området: Vi foreslår at lukke haven af med et hegn med porte, som naboejendommen. Haven bliver lidt mere privat og vi undgår at fremmede hunde, knallerter osv. ender i haven. Vi har fået et tilbud på kr., som nok skal genindhentes, når og hvis forslaget gennemføres. (vi har fået at vide at det ikke bliver i indeværende år, pga. kloakrenovering. ) Vi skal selvfølgelig have to tilbud mere, hvis det bliver aktuelt