Referat af ordinær generalforsamling den 12. marts 2016 i Ejby-Hallen, Halvej 5, 5592 Ejby, kl

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Referat af ordinær generalforsamling den 12. marts 2016 i Ejby-Hallen, Halvej 5, 5592 Ejby, kl Tilstede: Antal medlemmer: 95 stemmeberettigede medlemmer (190 stemmer) samt 2 medlemmer Viceværterne, Alex Gren og gæst Klaus Bentzen Administrationen: Jan Olrik (JO), Torben Hansen (TH), Michael Pedersen (MIP), Mads Carstensen (MD) og Helle Duus Andresen (HEA). Dagsorden: Pkt. 01 Valg af dirigent. Pkt. 02 Valg af referent. Pkt. 03 Valg af stemmetællere. Pkt. 04 Bestyrelsens årsberetning. Pkt. 05 Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab for 2015 for Boligselskabet af 1945 i Strib og Middelfart Andelsboligforening samt årsregnskab 2014/15 for Nordvestfyns Boligforening med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. Pkt. 06 Behandling af eventuelt indkomne forslag. Pkt. 07 Delegering af kompetence til organisationsbestyrelsen ved erhvervelse eller salg af ejendomme samt ved iværksættelse af nybyggeri. Pkt. 08 Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer blandt beboerne, hvor: 2 vælges fra det tidligere Nordvestfyns Boligforening (På valg er Lone Thorup og Lis Frankfurth, modtager genvalg) 2 vælges fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening (På valg er Lis Sørensen og Inga Kristiansen, modtager genvalg) 1 vælges fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib (På valg er Mogens K. Hansen, modtager genvalg). Pkt. 09 Valg af suppleanter. Pkt. 10 Valg af revisor. Pkt. 11 Eventuelt. Formanden for Nordvestfyns Boligforening Alex Gren bød velkommen til generalforsamlingen og meddelte, at formand for Bogense Boligforening Klaus Bentzen var inviteret til generalforsamlingen. Ad 01. Valg af dirigent Klaus Bentzen blev valgt som dirigent. Han takkede for valget. Dirigenten meddelte, at generalforsamlingen i henhold til vedtægterne skal afholdes inden udgangen af marts 2016, og derfor er afholdt rettidigt. 1

2 Indkaldelse skal ske ved brev til samtlige beboere og ved bekendtgørelse på boligforeningens hjemmeside samt i lokale aviser, hvilket også er sket rettidigt. Derefter gennemgik dirigenten dagsordenen for generalforsamlingen. Generalforsamlingen konstateredes for lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtigt. Dagsorden blev gennemgået og godkendt. Ad 02. Valg af referent. Valg af referent blev Helle Duus Andresen. Ad 03. Valg af stemmetællere. Valg af stemmetællere blev følgende: Steen Andersen Bo Jensen Stig Hermansen Jan Olrik Torben Hansen Mads Carstensen Ruth Christensen, Middelfart Erik Jensen, Middelfart Ad 04. Bestyrelsens beretning Formanden Alex Gren indledte sin beretning med at nævne, at regnskaberne der bliver gennemgået tager afsæt i de 3 tidligere boligorganisationerne. Formanden nævnte, at i de 36 år han har været formand, har der ikke været så stor fokus på den almene sektor fra statens side. Der er fokus på, at der skal spares ca. 20% på driftsudgifterne. Hvis ikke vi driftsoptimerer, så vil finansministeriet gøre det. Vi gør det allerede i boligforeningen og vi er godt på vej. Boligkontoret Danmark er i gang med Task Force, hvor der arbejdes målrettet for at sikre den bedste service til den billigst mulige husleje. Boligforeningen arbejder målrettet efter anvisningerne, ligesom der arbejdes efter egenkontrollen, der er udarbejdet for boligforeningen. Vi har allerede set på boligforeningens organisering, hvor vi for at optimere har nedlagt en række kontorer i Nr. Aaby, Ejby, Middelfart og Strib. Der er lejet et større kontor i Nr. Aaby, hvor vi fremover selv skal stå for reparationer af vores maskinpark. I forbindelse med renoveringen af Melfarparken i Middelfart, er der lavet et nyt viceværtskontor, Dråben, hvor flere viceværter samles. Endvidere er der lavet et Grønt Team af viceværter, der udfører det grønne arbejde ude i afdelingerne, og viceværterne har udarbejdet plejeplaner for hver enkel afdeling. I de 3 boligorganisationer er der samlet set lønudgifter på omkring kr. 12 millioner, og udgifterne er varierende i de 3 tidligere boligorganisationer, ligesom henlæggelser til planlagt og periodisk vedligehold også er varierende. I Bøgeparken har der tidligere været for få henlæggelser 2

3 samtidig med, at afdelingen havde et stort underskud. Efter blot 4 år er det nu blevet vendt til et positivt resultat. For at vi kan nå vores mål skal vi finde måder at optimere driften. Det er udfordring, som kræver jeres opbakning og input fra jer undervejs, som vi nok skal lykkes med, uden at vi forringer servicen. Der blev i årsberetningen nævnt mange af de tiltag, der har været fokus på i årets løb i afdelingerne. Derudover nævnte formanden blandt andet følgende tiltag, der er sket: Markedsføringsstrategi Skilte i afdelingerne Bolig- og Livsstilsmesse i Middelfart Facebook Heldagsmøde med viceværterne Vagtordning Polygon Der har i det forgangne år været afholdt mange møder. Både bestyrelsesmøder 8 møder i alt i hver af de 3 boligorganisationer, 12 fusionsmøder, flere repræsentantskabsmøder, generalforsamlinger og ekstraordinære generalforsamlinger. Vi har i bestyrelsen et rigtig godt samarbejde. Vi er som bestyrelse er privilegeret, da vi sidder i både lokalrådsbestyrelsen, Kommunikations- og Beboerdemokratiudvalg i BDK samt bestyrelsen i Boligkontoret Danmark. Vi vil i boligforeningen gerne bygge flere boliger og har også kontakt til interessegrupper, der er interesseret i at bygge seniorboliger i Strib og Føns. Vi vil gerne renovere vores boliger og øge vores fokus på kommunikationen til vores beboere. Til slut rettede formanden en stor tak til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen for det gode samarbejde, og udtrykte glæde for, at så mange afdelingsformænd deltager aktivt i de fælles formandsmøder, der afholdes. Efter beretningen blev der nævnt fra en beboer på Hjørnet i Nr. Aaby, at varmt vands beholderen er rådnet, og at der ikke sker noget. Hertil svarede Alex Gren, at driftschef Jan Olrik vil undersøge dette nærmere og give en tilbagemelding på næste beboermøde. En beboer fra Brovejen i Middelfart nævnte, at ét af viceværtskontorerne ikke blev nævnt i beretningen, og at det bekymrer beboerne, at viceværterne bruger unødig tid på kørsel fra Strib til viceværtskontoret i Middelfart. Fordelingsnøglerne der er udarbejdet skaber ligeledes bekymring hos beboeren, ligesom det undrer beboeren, at der kan gå 3 måneder, før en bolig er lejet ud. Til disse spørgsmål svarede Alex Gren, at der i dag er i alt 4 viceværtskontorer. Det er vigtigt, at viceværterne planlægger deres arbejde og eksempelvis laver deres administrative arbejde om morgenen. Det er ikke på kontoret, at viceværterne skal bruge deres primære tid, det er ude ved jer beboere. Formanden understregede, at han havde fuld tillid til den fordelingsnøgle, der er udarbejdet i forhold til viceværternes fordeling. Det er rigtigt, at der er nogle lejligheder, der har stået tomme. Det lejemål der henvises til må være taget ud til renovering. 3

4 En beboer fra Ved Skoven i Ejby spurgte til, om stolperne ved boligerne i afdelingen skal pakkes ind, og at der er en lejlighed, hvor der gror græs. Svaret fra Alex Gren var hertil, at der arbejdes på løsninger på problemet, der ikke belaster afdelingen så meget, da huslejen i afdelingen er relativ høj. Fra Solvænget i Nr. Aaby nævnte en beboer, om besparelserne på 20% af driftsudgifterne betyder en nedsættelse af huslejen. Der skal spares på driftsomkostninger uden serviceforringelser for beboerne sagde Alex Gren. Vi er nødt til at se på, hvordan vi kan finde besparelser. Hvorvidt det giver en nedsættelse af huslejen, kan jeg ikke svare på, da pengene i stedet for eventuelt kan blive anvendt til renoveringer af boligerne. Der blev nævnt fra en beboer fra Bøgeparken, at han synes, at det skulle nævnes, at det nye viceværtskontor i Nr. Aaby ligger ved tanken / Søndergade i Nr. Aaby. I forlængelse heraf blev der spurgt om, hvad det koster at leje viceværtskontoret. Herpå blev der svaret, at der er besparelser ved nedlæggelse af de tidligere kontorer, og det nye lokale koster kr moms pr. md. at leje. En beboer kommenterede på, om bestyrelsen var opmærksom på at markere 70 års fødselsdagen af Nr. Aaby Andelsboligforening. Alex Gren nævnte, at det havde bestyrelsen ikke været opmærksom på. En beboer fra Ved Skoven i Ejby nævnte, at seniorbofællesskabet Ved Skoven har den højeste husleje, da de har et stort fælleshus, som de betaler ca. kr til pr. md. Beretningen blev enstemmigt godkendt. Ad 05. Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab for 2015 for Boligselskabet af 1945 i Strib og Middelfart Andelsboligforening samt årsregnskab 2014/15 for Nordvestfyns Boligforening med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. Økonomi- og regnskabschef Michael Pedersen fra Boligkontoret Danmark fremlagde årsregnskabet for 2015 for Boligselskabet af 1945 i Strib og Middelfart Andelsboligforening samt årsregnskab 2014/15 for Nordvestfyns Boligforening med tilhørende revisionsprotokol samt forelæggelse af budget. Der blev spurgt til, hvorfor der er bogført kr til lokaleudgifter i selskabet. Michael Pedersen svarede hertil, at alle underskud på selskabslokaler dækkes af boligorganisationen. Indtægterne bliver indtægtsført i afdelingerne. Beslutningen om at boligorganisationen dækker underskuddene på selskabslokaler er besluttet ud fra, at alle har mulighed for at leje selskabslokalerne. 4

5 Der blev spurgt til, hvorfor boligorganisationen har færre udgifter til møder og driftsmidler. Hertil blev der svaret, at der var budgetsat kr til driftsmidler, men der var ingen aktuelle udgifter. Afdelingsformanden for Solvænget i Nr. Aaby nævnte, at regnskabet for Nordvestfyns Boligforening udelukkende kan godkendes, hvis de vil få en gennemgang af alle bilag for deres antenneregnskab og få blåstemplet gennemgangen af revisionen. Der har netop været afholdt møde med Michael Demsitz, Lars Lehmann og Helle Duus Andresen, hvor der er blevet lovet en tilbagemelding og på baggrund af dette godkendes regnskabet. Michael Pedersen tilføjede, at Boligkontoret Danmark netop er i gang med at gennemgang regnskabet og belyse sagen. I den forbindelse blev der spurgt til, om de øvrige antenneregnskaber i Nr. Aaby bliver gennemgået. Hertil svarede Michael Pedersen, at regnskabet i afdeling 001 ikke kan gennemgås, uden at alle afdelingen bliver gennemgået i Nr. Aaby, da der er en samlet regning fra Stofa. Forsamlingen godkendte ved håndsoprækning årsregnskabet for 2015 for Boligselskabet af 1945 i Strib og Middelfart Andelsboligforening samt årsregnskab 2014/15 for Nordvestfyns Boligforening med tilhørende revisionsprotokol samt forelæggelse af budget. Ad 06 Behandling af eventuelt indkomne forslag Der var indkommet 1 forslag. Anders Kristensen havde indsendt et forslag, som forslagsstilleren fremførte: I forslaget fremgik det, at generalforsamlingen pålægger bestyrelsen straks at stoppe at nedlægge viceværtskontorerne i afdelingerne og åbne viceværtskontoret i Strib. Begrundelse herfor er at fastholde nærhedsprincippet. Endvidere ønsker forslagsstilleren bedre information til beboerne. Generalforsamlingen pålægger bestyrelsen i Boligforeningen Lillebælt at oplyse alle beboere om nye tiltag i Boligforeningen og ikke kun til afdelingsbestyrelsesformændene. Begrundelse herfor er, at ingen har hørt om Grønt Team, før det er gennemført. Alex Gren fik ordet og meddelte, at i forbindelse med nedlæggelse af viceværtskontorerne er der også set på, hvor det er hensigtsmæssigt at have kontorerne placeret. Når viceværterne skal lave kontorarbejde kan det eksempelvis klares om morgenen. Som tidligere nævnt bliver vi nødt til at se på udgifterne i boligforeningen. Hvis Strib ønsker et viceværtskontor ønsker de måske også et i Harndrup, sagde formanden. Hvis generalforsamlingen siger ja til forslaget, mister organisationsbestyrelsen den daglige ledelse, som i henhold til driftsbekendtgørelsen og vedtægterne for boligforeningen varetages af 5

6 organisationsbestyrelsen. Hvis generalforsamlingen er enig i forslaget, trækker jeg mig som formand for Boligforeningen Lillebælt, meddelte Alex Gren. Der var mange kommentarer til det fremførte forslag som blandt andet: Det fungerer rigtig fint, at vi kan ringe til Bo og Bjarne (viceværter) jeg synes, at vi skal stemme nej til forslaget. Det er en underkendelse af vores bestyrelse, hvis vi stemmer for forslaget. Vi har selv valgt bestyrelsen. Vi skal ikke underkende, hvad en velfungerede bestyrelse laver. Vi skal stemme nej til forslaget. Der er noget der hedder velfærdsforanstaltning i forhold til viceværterne. Jeg vil nødig se viceværterne drikke kaffe og spise frokost i bilen. Hvor mange biler er der indkøbt? Vi har 9 biler i alt, hvoraf flere er leaset. Lige nu har vi fordelen af, at når viceværterne kører ud, er de med det samme på arbejde. I Strib har de sikkert lige så god en vicevært, som vi har. Er det ok i forhold til Arbejdstilsynet, at man kun har en bil og ikke et toilet. Der er en masse lovkrav, når man vælger at have et kontor. Jo færre kontorer, des mindre udgifter. Der blev spurgt til, om de 20% besparelse på driften er i forhold til det nuværende niveau eller når staten beslutter det. Der er ikke meldt noget ud endnu, så det kan vi desværre ikke svare på, blev der svaret. På Tåruplundvej har vi i mange år ikke haft viceværtskontor, så Strib overlever også. Vi stikker vores bestyrelse fremadrettet, hvis vi stemmer for forslaget. Det vil være uoverskueligt fremadrettet for bestyrelsen, hvis de ikke kan træffe sådanne beslutninger. Forslagsstilleren afsluttede talerækken med at promovere forsamlingen til at stemme for forslaget, hvorefter Alex Gren fik ordet. Vi bliver begrænset, hvis generalforsamlingen stemmer for det stillede forslag. I Damgården i Middelfart har vi alene sparet kr på ren husleje. I Strib er der besparelse på edb-opkobling af viceværtens computer. Der er et fælleshus i Strib, hvor viceværten kan gå på toilet. I det nye viceværtslokale i Nr. Aaby er der lavet miljøundersøgelse af faciliteterne sluttede Alex Gren. Anders Kristensens andet forslag om bedre information til beboere, herunder at oplyse alle beboere om nye tiltag i Boligforeningen. Alex Gren fik ordret og meddelte, at organisationsbestyrelsen ikke kan orientere beboeren, før der bliver truffet en beslutning. Det vil hæmme demokratiet væsentligt. Umiddelbart efter, at bestyrelsen traf beslutningen om et Grønt Team i boligforeningen, blev viceværterne orienteret, herefter afdelingsbestyrelsesformændene og derefter blev beboerne orienteret ved en skrivelse, der blev omdelt til beboerne. Alex Gren nævnte, at boligforeningen har fokus på at øge informationen til beboerne. Herefter trak forslagsstiller Anders Kristensen sit forslag. 6

7 Der var 4 stemmer for forslaget og 186 imod forslaget om at stoppe at nedlægge viceværtskontoret i Strib Forslaget om ikke at nedlægge viceværtskontoret i Strib blev ikke vedtaget. Anders Kristensen trak sit forslag om bedre information til beboerne. Ad 07 Delegering af kompetence til organisationsbestyrelsen ved grundkøb, erhvervelse eller salg af ejendomme samt ved iværksættelse af nybyggeri Dirigent Klaus Bentzen meddelte, at bestyrelsen ønskede generalforsamlingens delegering af kompetence til organisationsbestyrelsen ved grundkøb, erhvervelse eller salg af ejendomme samt ved iværksættelse af nybyggeri. Der var enstemmigt flertal for at delegere kompetencen til organisationsbestyrelsen. Ad 08 Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer blandt beboere, hvor 2 vælges af det tidligere Nordvestfyns Boligforening (På valg er Lone Thorup og Lis Frankfurth, modtager genvalg) 2 vælges fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening (På valg er Lis Sørensen og Inga Kristiansen, modtager genvalg) 1 vælges fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib (På valg er Mogens K. Hansen, modtager genvalg) Dirigenten oplyste, at Lone Thorup fra det tidligere Nordvestfyns Boligforening og Inga Kristiansen fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening umiddelbart op til generalforsamlingen havde meddelt, at de ønskede at trække sig som opstillede kandidater til generalforsamlingen. Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen fra det tidligere Nordvestfyns Boligforening for en 2- årig periode. Lis Frankfurth ønskede at genopstille. Grete Hansen ønskede at opstille Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening for en 2- årig periode. Lis Sørensen ønskede at genopstille 7

8 Da der ikke var var nok opstillede kandidater, valgte dirigenten at gå videre til valg af medlemmer fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib. Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib for en 2- årig periode. Mogens K. Hansen ønskede at genopstille. Alle stemmeberettigede beboere havde nu mulighed for at opstille som kandidat for Middelfart Andelsboligforening. Ole Frankfurth fra det tidligere Nordvestfyns Boligforening ønskede at opstille Ruth Christensen fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening blev foreslået som kandidat Helle Froberg fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib ønskede at opstille som kandidat Birthe Just fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib ønskede at opstille som kandidat Arthur Holkenberg fra det tidligere Nordvestfyns Boligforening ønskede at opstille som kandidat. Ole Frankfurth trak sig som kandidat, da der var en opstillet kandidat fra Middelfart Andelsboligforening. Da der var en opstillet kandidat fra Middelfart Andelsboligforening blev Ruth Christensen valgt fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening. Næstformand Knud Erik Bødker ønskede ordet og meddelte, at hvis Ruth Christensen blev valgt som organisationsbestyrelsesmedlem, trak han sig som medlem af organisationsbestyrelsen. Alex Gren kommenterede herefter, at han var ked af den måde proceduren omkring valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer var sket, og at Knud Erik Bødker ønskede at trække sig fra bestyrelsen og sluttede med at byde Ruth Christensen velkommen i bestyrelsen. Lis Frankfurth og Grethe Hansen blev valgt fra det tidligere Nordvestfyns Boligforening for en 2 årig periode. Lis Sørensen blev valgt fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening. Ruth Christensen blev valgt fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening. Mogens K. Hansen blev valgt fra det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib for en 2-årig periode. 8

9 Ad 09. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Dirigenten spurgte til, om de opstillede kandidater til valget som bestyrelsesmedlem fra det tidligere Middelfart Andelsboligforening ønskede at opstille som kandidater til suppleanter til bestyrelsen. Alle de tidligere opstillede kandidater ønskede at opstille som suppleanter til bestyrelsen, og der blev vedtaget, at alle de opstillede kunne være suppleanter. Følgende kandidater blev valgt som suppleanter med følgende rækkefølge i forhold til suppleantposten i Middelfart Andelsboligforening: 1. Suppleant: Birthe Just 2. Suppleant: Ole Frankfurth 3. Suppleant: Arthur Holkenberg 4. Suppleant: Helle Froberg Derudover blev suppleanterne valgt som suppleanter for de tidligere boligorganisationer: Nordvestfyns Boligforening: Boligselskabet af 1945 i Strib: 1. suppleant Ole Frankfurth 2. suppleant Arthur Holkenberg 1. suppleant Birthe Just 2. suppleant Helle Froberg Bestyrelsen består fremadrettet af: Bestyrelsesformand Alex Gren (valgt i 2015) Bestyrelsesmedlem Paw Nielsen (valgt i 2015) Bestyrelsesmedlem Karin Gregersen (valgt i 2015) Bestyrelsesmedlem Lis Frankfurth (valgt i 2016) Bestyrelsesmedlem Grethe Hansen (valgt i 2016) Bestyrelsesmedlem Lene Jensen (valgt i 2015) Bestyrelsesmedlem Lis Sørensen (valgt i 2016) Bestyrelsesmedlem Ruth Christensen (valgt i 2016) Bestyrelsesmedlem Mogens K. Hansen (valgt i 2016) Bestyrelsesmedlem Finn Graversen (valgt i 2015) Bestyrelsesmedlem Birte Just (valgt i 2015) 9

10 Ad 10. Valg af revisor. Bestyrelsen i Boligforeningen Lillebælt foreslår PWC som revisor. PWC blev valgt som revisor. Ad 11. Eventuelt. Dirigenten meddelte, at ordet var frit. Der blev nævnt fra en beboer på Müntervej i Strib, at afdelingen har de samme vinduer og døre som da afdelingen blev bygget i Hertil svarede Alex *Gren, at der vil blive udarbejdet en liste over alle de arbejder, der skal ske i Strib. En beboer nævnte, at vi som beboere er så heldige, at vi kan vælge tv-pakker uden, at det koster os noget. Der er ved at blive udarbejdet et lovforslag i forhold hertil, nævnte dirigenten. Der var fra en beboer stor ros for en flot afviklet generalforsamling, hvor der blot lige skal huskes, at de opstillede kandidater, skal præsentere sig. Der blev rettet en stor tak til formanden og bestyrelsen og at det gjorde ondt, at der var en forslagsstiller, der ville underkende en bestyrelsesbeslutning. Slutteligt sagde beboeren, at vi har verdens bedste vicevært. Dirigenten kommenterede, at bemærkningerne om præsentation af kandidater skal tilfalde dirigenten, da det fremgår af dirigentvejledningen. Dirigenten takkede for god ro og orden. Og gav ordet til formanden for en afsluttende bemærkning. Formanden afsluttede, og glædede sig over det store fremmøde og takkede dirigenten og organisationsbestyrelsen og glæder sig til det nye samarbejde i bestyrelsen. Mødet sluttede kl Referent: Helle Duus Andresen Øverste myndigheds underskrift: Klaus Bentzen Dirigent Alex Gren Formand 10