Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 14. juni 2016 kl i fælleshuset Blommegrenen, Ejby.

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Bestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 14. juni 2016 kl i fælleshuset Blommegrenen, Ejby. Til stede var: Alex Gren (AG), Karin Gregersen (KG), Paw Nielsen (PW), Lis Frankfurth (LF), Lene Jensen (L J) Lis Sørensen (LS), Mogens K. Hansen (MH), Finn Graversen (FG), Ruth Christensen (RC), Margrethe Hansen (MH) og Birte Just (BJ) Fraværende: Fra Boligkontoret Danmark: Ingen Jan Olrik og Helle Duus Andresen Referent: Helle Duus Andresen Mødet hævet kl.: 20:15 Velkomst ved organisationsbestyrelsesformand Alex Gren 1. Godkendelse af dagsorden af mødet den og referat af mødet den : Dagsorden af mødet den og referat af mødet den blev godkendt. 2. Beslutnings- og aktivitetsoversigt Beslutnings- og aktivitetsoversigten var fremsendt med referatet af : Beslutnings- og aktivitetsoversigten blev taget til efterretning. 3. Orientering ved formanden Formanden orienterede om: Boligforeningen Lillebælts indestående i fællesforvaltningen i Boligkontoret Danmark pr : 1

2 kr. AKTIVER Indestående i pengeinstitutter Værdipapirer optaget til kursværdi (nom kr., anskaffelsessum pr : kr.) Tilgodehavende pengeinstitut- og obligationsrenter Udlån til medlemmer Andre tilgodehavender PASSIVER Boligorganisationernes samlede tilgodehavender Gæld til kreditorer Igangværende REPO-handler Gæld til pengeinstitutter Boligforeningen Lillebælts indestående i fællesforvaltning udgør pr andel af urealiseret kursavance/-tab pr ikke tilskrevne renter 1. kvt Indestående i alt Vi kan oplyse, at den samlede rente (realiseret og urealiseret) i 1. kvartal 2016 udgør 0,36 % (ikke pr. år men for de 3 måneder) : Orienteringerne blev taget til efterretning. 4. Nybyggeri Formanden orienterede om: Seniorboliger i Føns og Strib Skrillinge. Der har været afholdt møde i Byggeudvalget, der har besluttet at vælge totalentreprise ved opførelse af boligerne. Planen er, at der skal bygges max. 48 boliger. Status på sagen er, at der er ved at blive lavet skema A. 2

3 Taxagrunden. Der er forhandlet en betinget købsaftale om den gamle Taxagrund på plads. Aftalen er betinget af kommunal godkendelse af det almene nybyggeri. Der vil formentlig blive opført omkring stk. familieboliger på omkring m2. Processen med arkitekt og rådgiver er sat i værk og næste skridt er at blive enige med kommunen om lokalplanen, som forventes forhåbentlig godkendt primo 2017 sammen med skema A for selve byggeriet. Fyens Stiftstidende har kontaktet os, at de gerne vil skrive om Taxagrunden. På boligforeningens hjemmeside, under Nyt fra boligforeningen, kan artiklerne fra avisen læses : Orienteringerne blev taget til efterretning. Bestyrelsen besluttede og godkendte at opføre max. 48 boliger i Skrillinge og tilsluttede sig Byggeudvalgets beslutning om at vælge totalentreprise ved opførelse af boligerne. 5. Orientering ved administrationen Helle Duus Andresen orienterede om: Nærmere orientering vedr. møder omkring seniorbofællesskab i Føns på Føns Skole den 31. maj kl Skrivelse til beboerne i Solgården om perment genhusning. Skrivelse til beboerne i Strib om, at Jan Olrik nu også er driftschef i Strib og dermed hele Boligforeningen Lillebælt. Ny bestyrelsesoversigt fremsendt pr. mail. Ny udvalgsoversigt fremsendt pr mail den

4 Status på fraflytterne i perioden til Der har i alt været 107 fraflytninger, der fordeler sig således: Afdeling Antal fraflytninger Fraflytninger i % af antal boliger i afdelingen 001: 15 11,36% 002: 7 8,6% 003: 11 10,19 004: 18 19,15% 005: 10 13,51% 006: 6 8,70% 007: 3 2,61% 008: 1 10% 011: 16 15,09% 013: 3 3,23% 014: 4 6,15% 015: 1 4,55% 016: 2 8,33% 018: 3 15% 021: 1 6,67% 022: 1 2,63% 023: 4 12,5% 027: 1 5,88% : Orienteringerne blev taget til efterretning. Bestyrelsen ønsker at se tilbagemeldingerne fra de fraflyttere i boligforeningen, der udfylder fraflytterundersøgelsen. Endvidere ønsker boligforeningen, at der tages telefonisk kontakt til de fraflyttere, der flytter fra boligforeningen. 6. Udlejning Status på boliger i tomgang pr. 2. juni 2016 (21. april 2016) 1 ledig bolig Margaardvej udlejet pr (1) ledige boliger Svalevej 1 (1) ledig bolig Østergade 1 ledig bolig Klyngerne 0 (2) ledige boliger Nygade 0 (1) ledige boliger Knorreløkken 0 (1) ledige boliger Fredensgade 0 (1) ledige boliger Kirsebærhaven 1 ledig bolig Brovejen 4 (7) ledige boliger i alt 4

5 : Orienteringerne blev taget til efterretning. 7. Dispositionsfond og trækningsret Bestyrelsen blev orienteret om boligforeningens dispositionsfond, trækningsret samt gældsbreve : Orienteringerne blev taget til efterretning. Der blev besluttet, at der skal udarbejdes et oplæg til, hvordan dispositionsfondsmidler kan anvendes på bedste vis. 8. Økonomi Udviklingsafdelingen i Boligkontoret Danmark har udarbejdet to fondsansøgninger til Middelfarts Industri Fond samt Nordea Fonden til forskønnelse af udearealer i Bøgeparken, afdeling 002, i Boligforeningen Lillebælt. De udarbejdede fondsansøgninger koster kr ,00. Der er ikke midler i LAR-projektet til fondsansøgningerne. Byggeafdelingen har indhentet tilbud på at få udarbejdet tilstandsrapporter til Landsbyggefondsansøgningen i afdeling 021 og 022 i Strib. Bestyrelsen har tidligere bevilliget en række lån fra dispositionsfonden. Der er udarbejdet gældsbreve for følgende afdelinger, der blev underskrevet. Afdeling 001 kr Prøvehus i afdelingen Afdeling 002 kr Udskiftning af vandmålere Afdeling 003 kr Opsamlet underskud i afdelingen Afdeling 004 kr Oprindelig finansiering Afdeling 005 kr Opsamlet underskud Afdeling 006 kr Opsamlet underskud Afdeling 007 kr Opsamlet underskud Afdeling 011 kr El- og VVs-installationer, inddækninger, asfaltbelægninger mv. Afdeling 018 kr Oprindelig finansiering Afdeling 022 kr Driftsstøtte Afdeling 003 har et banklån (Altaner), hvor der er en restgæld på kr Den årlige ydelse er på kr hvoraf kr var renter sidste år. Lånet står til at være færdigbetalt tidligt i Afdelingens indestående p.t. kr : Bestyrelsen besluttede at give afdeling 002, Bøgeparken et tilskud på kr fra dispositionsfonden til dækning af fondsansøgningerne. Formand og næstformand underskrev gældsbrevene for de tidligere bevilligede dispositionsfondslån fra afdelingerne. 5

6 Der blev besluttet at indfri banklånet i afdeling 003, og at afdelingen i stedet for får et dispositionslån på kr , som afdelingen løbende afvikler med den nuværende årlige ydelse på kr Det betyder, at gælden vil være færdigafskrevet i ca og at afdelingen sparer renteudgifterne. 9. Landbogården Der var en debat om fremtidig anvendelse af fælleshuset Landbogården i Ejby. Der blev foreslået, at der i forbindelse med ombygning af rådhuset i Ejby kunne tænkes ind, at der kunne bygges et fælleshus. Et andet forslag lød på at fjerne bygningen på Nørregade 49 Landbogården og opføre nye boliger : På organisationsbestyrelsesmødet i september vil punktet blive behandlet igen. 10. Lukket sag 11. Orientering fra afdelingerne og status på viceværterne Jan Olrik orienterede om afdelingerne og viceværterne. Status på afholdte ordinære afdelingsmøder. Opfølgning på markvandring i forhold til drifts- og vedligeholdelsesplanerne er sat i system, ligesom der er noteret, hvilke arbejder fra de sidste 3 år, der ikke er udført. Orientring om LAR-projektet i Bøgeparken Orientering om driftsoptimering, herunder valg af håndværkere. MGO-plader i Melfarparken vil blive udskiftet til efteråret af eleverne er netop blevet udlært. Peter Malling, der oprindelig er uddannet murer, fortsætter og hjælper Bjarne Dybmose i en midlertidig periode. Efterfølgende skal Peter, der er ansat som ejendomsservicetekniker udføre småreparationer på murerarbejder rundt i afdelingerne. Henrik Trøjborg, der er ejendomsservicetekniker har sit ansvarsområde i afdeling 001 og 002. Kasper Schmidt og Nicklas Rabæk er ansat i 3 måneder efter endt elevtid og hjælper grønt team indtil 3. september : Orienteringerne blev taget til efterretning. 12. Nyt fra udvalg Nyt fra følgende udvalg: Forretningsudvalg: Der afholdes møde umiddelbart inden bestyrelsesmødet. 6

7 Bygge- og renoveringsudvalg Der har været afholdt møde om nybyggeri, Landsbyggefondssagerne i Solgården og Strib. Der indkaldes til nyt Byggeudvalgsmøde. Markedsføringsudvalg, herunder nyhedsbrev, hjemmesider og Facebook: Der ønskes oversigt over, hvem der har været på hjemmesidekursus. Bestyrelsen blev opfordret til at Like Facebooksiden. 3. Nyhedsbrev skal nu laves. Deadline for input er fredag formiddag. Aktiviteter der foregår i afdelingerne ønskes i den samlede oversigt over aktiviteter for hele Boligforeningen Lillebælt. Hjemmesiden skal opdateres og rettes til. Der var stor utilfredshed med, at der ikke er kommet styr på alle de spørgsmål, vi har rejst i mail fra 28. april 2016 til Kommunikationsafdelingen. Udvalget har bedt Karina Lauridsen om at få en status på markedsføringsbudgettet, samt en oversigt over, hvor mange der er tilgået ventelisten siden 1. oktober Bestyrelsen blev informeret om, at vi fremover sætter de lejligheder vi ikke kan leje ud til nogle fra ventelisten på Facebook. Udvalget var frustreret over, at fakta ikke var overensstemmende i faktaark og på hjemmesiden. Louise Honoré Pryn fra IT afdelingen fortalt, at der arbejdes med at opdatere faktaarkene. Aktivitets, arrangements- og generalforsamlingsudvalg: Der holdes åbent hus på værkstedet Søndergade 45 i Nr. Aaby den 1. juli kl Visionsudvalg: Næste møde den 30. juni Evt. afholde en seminardag i september, der omhandler boligforeningens visioner. Målsætningsudvalg: Næste møde den 28. juni Flygtningegruppen: Afventer oversættelse af husorden og vedligeholdelsesreglementer ved Middelfart Kommune. Råderetsudvalget: Administrationen udarbejder ansøgningsskema til råderet. Fælleshusudvalget: Udvalget ønsker en oversigt over, hvem der gør rent i de forskellige fælleshuse samt hvor evt. viceværterne gør rent. 7

8 13. Møderække Der er ikke aftalt nye organisationsbestyrelsesmøder efter sommerferie. Når mødeplanen er udarbejdet, vil den blive fremsendt til organisationsbestyrelsen. 14. Eventuelt Bestyrelsens underskrifter: Alex Gren Karin Gregersen Finn Graversen Formand Lene Jensen Paw Nielsen Lis Sørensen Mogens. K. Hansen Lis Frankfurth Ruth Christensen Margrethe Hansen Birte Just Pedersen 8