Udbudsmateriale Annoncering af generel og lovpligtig borgerinformation Skanderborg Kommune

Transkript

1 Marts 2014 Udbudsmateriale Annoncering af generel og lovpligtig borgerinformation Skanderborg Kommune J.nr. 14/9940 Dok.nr

2 1) Indledning og baggrund ) Situationsbeskrivelse ) Organisering ) Nuværende annonceringspraksis ) Procedurer og konkurrencevilkår ) Vilkår for deltagelse i tilbudsgivningen (udvælgelseskriterier) ) Vilkår for afgivelse af tilbud ) Formkrav ) Tilbudsfrist ) Tilbudsbehandling ) Spørgsmål ) Kravspecifikation ) Omfang ) Krav til ydelsen ) Praktisk gennemførelse af ugentlig annoncering ) Kontraktperiode ) Omsætning ) Prisregulering i aftaleperioden ) Bonusgebyrer m.v ) Fakturering og betaling ) Korrektur og ansvar for fejl og mangler ) Statistik ) Misligholdelse ) Tildeling af kontrakten ) Tildelingskriterier ) Tilbudsdisposition ) Generelle formkrav ) Disposition for tilbuddet ) Tidsfrister og kontaktpersoner ) Tidsfrister ) Kontaktpersoner Bilag 1 Tro og love erklæring 2

3 1) Indledning og baggrund Økonomiudvalget i Skanderborg Kommune besluttede den 24. oktober 2007, at kommunens generelle og lovpligtige borgerinformation skal samles i en enslydende annoncering og at opgaven konkurrenceudsættes. Den fremtidige leverandør, der er valgt på baggrund af nærværende udbudsmateriale, bliver Skanderborg Kommunes primære leverandør til annoncering af generel og lovpligtig information. Skanderborg Kommune fastholder dog retten til at annoncere i andre medier efter en konkret vurdering, uden at det dog får betydning for mængden af annoncer i tilbudsgivers medie. Ligeledes vil Skanderborg Kommune fortsat kunne benytte andre partnere til grafisk produktion. 2) Situationsbeskrivelse Skanderborg Kommune har godt indbyggere, som er potentielle modtagere af kommunens generelle og lovpligtige information. 2.1) Organisering Skanderborg Kommune er opdelt i 4 stabe og 4 fagsekretariater: - Staben Byråds- og Direktionssekretariatet Sekretariatsbetjening af det politiske niveau, jura, køb og salg af fast ejendom, hegnssyn beboerklagenævn, kommunikation, valg m.v. - Staben for Økonomi, IT & Innovation Budget, regnskab, økonomistyring, bogholderi, prognoser, finans, IT-udvikling, borger- og brugerundersøgelser, indkøb og udbud m.v. - Staben for HR/Personale & Løn Løn, personale, uddannelse, kompetenceudvikling, personalepolitik, forsikring, arbejdsmiljø m.v. - Staben for Borgere, Kultur & Planlægning Kommuneplan, byfornyelse, landdistriktspolitik, agenda 21, EU, kultur, folkeoplysning, biblioteksvæsen, musik, frivillige foreninger, fritids- og idrætsanlæg, børnetilskud, boligtilskud, pas og kørekørt, borgerservice m.v. - Fagsekretariatet for Børn & Unge Sundhedspleje, dagpleje, daginstitutioner, skoler, familiebehandling m.v. 3

4 - Fagsekretariatet for Ældre & Handicap Ældre- og plejeboliger, praktisk bistand, sygepleje, genoptræning, madleverancer, aktivitetstilbud, døgn- og dagtilbud, tilsyn, værksteder, ledsageordninger, hjælpemidler, lokalpsykiatri m.v. - Fagsekretariatet for Beskæftigelse og Sundhed Arbejdsformidling, ledighedsydelser, førtidspension, integration, sygedagpenge, forebyggelse og sundhed m.v. - Fagsekretariatet for Teknik og Miljø Kort, veje, kollektiv trafik, lokalplaner, landzonesager, kloak og vand, byggesager, ejendomme, miljø, beredskab m.v. 2.2) Nuværende annonceringspraksis Den generelle og lovpligtige borgerinformation i Skanderborg Kommunen varetages centralt af et kommunikationsteam i Byråds- og Direktionssekretariatet. I dag annoncerer Skanderborg Kommune i et medie hver uge. Den nuværende samarbejdspartner sætter annoncerne op i en fast designskabelon. 3) Procedurer og konkurrencevilkår 3.1) Vilkår for deltagelse i tilbudsgivningen (udvælgelseskriterier) Tilbudsgiver skal fremsende følgende dokumentation: 1. Tro- og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Erklæringen følger som bilag, 2. Oplysning om selskabsform, 3. Kopi af seneste årsrapport, og 4. Referenceliste over sammenlignelige kunder inden for de seneste 3 år. Punkt 1 skal udfyldes og sendes med tilbudet se bilag 1. Punkterne 3 og 4 gælder ikke for nystiftede tilbudsgivere. 3.2) Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform: Annonceringen gennemføres i henhold til lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om tilbud på visse offentlige og offentlige støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a-d. Alternative bud: Der kan ikke afgives alternative bud. 4

5 Vedståelsesfrist: Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 4 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. Forbehold: Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at Skanderborg Kommune skal se bort fra tilbuddet. Forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, giver Skanderborg Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge at få sat pris på forbeholdet. Tilbudsgivere skal prissætte eventuelle forbehold. Det betyder dog ikke, at Skanderborg Kommune derved forpligter sig til at tage tilbuddet i betragtning. Tilbudsgivere opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille skriftlige spørgsmål se afsnit På den måde kan forbehold undgås. Ejendomsret til udbudsmaterialet: Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er Skanderborg Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres eller bruges i andre sammenhænge uden Skanderborg Kommunes skriftlige tilladelse. Hvis Skanderborg Kommune kræver det, skal udbudsmaterialet og andet udleveret materiale destrueres efter udbudsforretningens afslutning. Vederlag: Der ydes ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivning. 3.3) Formkrav Tilbuddet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil opfylde de betingelser, der er stillet i kravspecifikationen, som det fremgår af afsnit 4. Tilbudsgiver skal oplyse om eventuelle underleverandører. Uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt til Skanderborg Kommune. Spørgsmålene besvares skriftligt og bliver sendt til alle tilbudsgivere i anonymiseret form. Se afsnit 3.6 og ) Tilbudsfrist Se afsnit ) Tilbudsbehandling Alle tilbud, der er modtaget rettidigt, bliver registreret efterhånden, som de modtages. Tilbudsgiver vil få en kvittering for modtagelse. Når der foreligger en afgørelse, bliver alle tilbudsgivere underrettet om valg af leverandør. 5

6 Tilbudsgiveres omkostninger i forbindelse med dette udbud er Skanderborg Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 3.6) Spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Susan Hasfeldt, pr. susan.hasfeldt@skanderborg.dk, med emnet: "Spørgsmål - Udbud af annoncering af generel og lovpligtig borgerinformation senest den 4. april 2014 kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Udbyders hjemmeside på adressen 4) Kravspecifikation 4.1) Omfang Udbuddet omfatter generelle og lovpligtige annoncer, der udgår fra Kommunikationsteamet i Byråds- og Direktionssekretariatet og dækker stabe, fagsekretariater og institutioner under Skanderborg Kommune. Udbuddet omfatter en mulighed for profil- og henvisningsannoncering i selvstændigt design til forskellige markedsføringsformål. Skanderborg Kommune leverer design. Derudover omfatter udbuddet en option på to årlige indstik på minimum 4 sider. Skanderborg Kommune leverer færdigt og trykklart materiale (pdf) efter nærmere aftale med den valgte leverandør. Det er et krav, at mediet ikke indeholder andre indstik i de udgivelser, hvor Skanderborg Kommune har indstik med. Udbuddet omfatter ikke stillingsannoncer. 4.2) Krav til ydelsen - Annonceringen skal være enslydende i hele kommunen og udgives på tryk i et medie eller i samarbejdende medier - Mediet skal være gratis for modtager - Mediet skal garantere omdeling til hver eneste husstand i Skanderborg Kommune dog med respekt for nej tak til gratisaviser - Mediet skal udkomme på en fastsat ugedag og omdeles over en eller to dage - Mediet skal kunne medtage annoncer fra Skanderborg Kommune hver uge i hele året svarende til 52 uger 6

7 - Mediet skal efter et fuldt kalenderår dokumentere læsertal og dækningsprocent i henhold til IndexDK, Dansk Oplagskontrol eller tilsvarende valid revision - Mediet skal udfylde eventuelt tomme felter på annoncen med korte, generelle informationstekster, der er udarbejdet af Skanderborg Kommune - Mediet skal præstere en logisk og læsevenlig opsætning under henvisning til Skanderborg Kommunes designlinie 4.3) Praktisk gennemførelse af ugentlig annoncering - Annoncerne sættes op efter Skanderborg Kommunes designmanual efter nærmere aftale - Profilannoncer og henvisningsannoncer sættes op i eget, selvstændigt design efter nærmere aftale - Grafisk opsætning udføres som hovedregel af mediet - Skanderborg Kommune har ret til at udnytte en annonce, der er opsat at mediet, i andre medier uden beregning - Udveksling af annoncefiler foregår elektronisk typisk med filformaterne doc, pdf og jpg - Mediet skal i særlige tilfælde kunne modtage annoncen som en færdig fil i et aftalt filformat eller som en færdig fil opsat af en anden grafiker eller et andet bureau - Korrektur sendes som en pdf fil til en aftalt medarbejder fra Skanderborg Kommune - Ingen annoncer indrykkes, før der foreligger en godkendelse fra den kommunale medarbejder. Den praktiske gennemførelse omkring distribution af to årlige indstik aftales nærmere 4.4) Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. juni 2014 til og med 31. maj Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 1 år. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i hele kontraktperioden inklusiv eventuelle forlængelser. Ordregiver er dog berettiget til at opsige kontrakten med 3 mdr s skriftligt varsel, såfremt Klagenævnet For Udbud måtte erklære kontrakten for uden virkning. 4.5) Omsætning Omsætning forventes at svare til gennemsnitlig et opslag, hvor en side udgør 6 spalter x 360 mm pr. gang set over 52 uger. Tilbudsgiver skal kunne acceptere, at omsætningen 7

8 kan blive større eller mindre i aftaleperioden. Skanderborg Kommune er ikke forpligtet til en minimumsomsætning. 4.6) Prisregulering i aftaleperioden Priserne skal være faste det første år efter kontraktstart. Almindelig prisregulering kan således tidligst finde sted pr. 1. juni 2015 på baggrund af indekstal fra april 2014 april Næste almindelige prisregulering kan finde sted 1. juni 2016 på baggrund af indekstal fra april 2015 april 2016 og så fremdeles. Den almindelige prisregulering sker på baggrund af Danmarks Statistiks nettoprisindeks ( ). Almindelig prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Almindelige prisreguleringer skal varsles skriftligt over for Ordregiver med minimum 30 dage. 4.7) Bonusgebyrer m.v. Omsætningen efter den indgåede aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonusgebyrer eller lignende fra tredjemand. 4.8) Fakturering og betaling Betalingsbetingelse er 30 dage. Afregning sker elektronisk. Elektroniske fakturaer skal sendes til Byråds- og Direktionssekretariatet med angivelse af EAN Fakturaer skal indeholde følgende: - Indrykningsdato/-uge - Annoncestørrelse (mm-antal) og placering i medie - Rabat eller godtgørelse, hvis Skanderborg Kommune leverer en færdig opsat annonce 4.9) Korrektur og ansvar for fejl og mangler Leverandøren og Skanderborg Kommune arbejder sammen og supplerer hinanden i forhold til korrekturlæsning. 8

9 Ved fejl og mangler i offentliggjorte annoncer, som skyldes leverandørens forhold, kan Skanderborg Kommune vælge en dekort eller en ny offentliggørelse uden beregning. Dette gælder også, hvis forhold hos leverandøren forhindrer, at annoncerne bringes rettidigt. 4.10) Statistik Ved udgangen af hvert halve år skal der sendes en opgørelse over omsætningen til Skanderborg Kommune. 4.11) Misligholdelse Ved parternes misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. 5) Tildeling af kontrakten Tilbudsgiver skal angive: - Nettopris efter fratrukket rabat - Evt. tillæg for farver - Evt. tillæg for (særlig) placering - Rabat i forhold til listepris - Materialegodtgørelse, hvis Skanderborg Kommune leverer en færdig opsat annonce 5.1) Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Skanderborg Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud prioriteret i forhold til følgende delkriterier: 1. Pris vægter 60% 2. Kvalitet vægter 25% 3. Service vægter 15% Ved pris forstås en samlet vurdering af milimeterpris på optagelse af trykbare annoncer, opsat som en samlet/flere samlede side(r), pris for farve, rabat og materialegodtgørelse. Samlet vurdering af pris skal forstås som en ren mm.pris inkl. tillæg for farve og evt. tillæg for placering. Skal angives som nævnt i punkt 5. Tillæg angives som et fast beløb. Ved kvalitet forstås beskrivelsen af det tilbudte produkt, læsertal, dækningsprocent, frister for indlevering af annonce, placering af annoncen, mulighed for alternativ placering af en enkelt annonce og stabilitet. Mediet må gerne indeholde redaktionelt stof om livet i Skanderborg Kommune, men det er ikke et absolut krav. Det tillægges dog nogen vægt, at mediet dækker hele kommunen 9

10 journalistisk, og at mediet indeholder fællesstof, der samler kommunen. Det tillægges derimod ikke nogen vægt, at mediet er førende med artikler på nettet. Ved service forstås beskrivelsen af den tilbudte service overfor Skanderborg Kommune. Beskrivelsen skal indeholde skitsering af processen fra leverandøren har modtaget materialet, til borgeren sidder med produktet i hånden. Samarbejdsviljen skal beskrives således, at den ugentlige annoncering kan køre problemfrit, og således at leverandøren hurtigt kan efterkomme konkrete, enkeltstående ønsker eller indgå konkrete, enkeltstående aftaler. Fleksibiliteten skal beskrives, således at Skanderborg Kommune på forhånd kan vurdere leverandørens villighed og evne til at modtage nye idéer eller selv tage nye initiativer. Skanderborg Kommune agter at indgå aftale om samarbejde med en leverandør baseret på en objektiv vurdering funderet i princippet om det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Skanderborg Kommune forbeholder sig ret til at afvise alle indkomne tilbud. 6) Tilbudsdisposition 6.1) Generelle formkrav Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for besvarelsen af de spørgsmål m.v., som tilbudsgiverne skal besvare i forbindelse med afgivelse af tilbud. Tilbudsdispositionen skal følges. Alle punkter skal udfyldes. Formålet er at sikre sammenlignelighed i tilbuddene og sikre, at alle relevante forhold er behandlet i tilbuddet. Relevant information og dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Eventuel uddybende dokumentation skal sendes efter anmodning. Eventuelle forbehold skal samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 6.2, 3. pkt. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. 6.2) Disposition for tilbuddet AFSNIT INDHOLD 1 Generelle oplysninger Afsnittet skal indeholde oplysninger om tilbudsgivers navn, selskabsform, adresse, CVR.nr., telefon, , telefax og kontaktpersoner (herunder og direkte telefon). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås i 4 måneder fra Skanderborg Kommunes modtagelse heraf. 2 Resumé Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 10

11 3 Eventuelle forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold i forhold til de krav, der stilles i udbudsmaterialet. Se pkt Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal efter anmodning kunne sende dokumentation til brug for vurdering af tilbudsgivers egnethed. Tilbudsgiver skal underskrive en erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (vedlagt). Se pkt Pris Tilbudsgiver skal oplyse om prisen under hensyn til kravene i afsnit 4 og tildelingskriterierne i afsnit 5. 6 Kvalitet Tilbudsgiver skal beskrive kvaliteten under hensyn til kravene i afsnit 4 og tildelingskriterierne i afsnit 5. 7 Service Tilbudsgiver skal gøre rede for den service, der kan ydes, under hensyn til kravene i afsnit 4 og tildelingskriterierne i afsnit 5. 7) Tidsfrister og kontaktpersoner 7.1) Tidsfrister Frist for modtagelse af uddybende, skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet er den 4. april 2014, kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på hjemmeside Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. Tilbudsfrist Tilbud skal være Skanderborg Kommune i hænde senest den 2. maj 2014, kl Tilbud skal sendes til: Skanderborg Kommune Postboks Skanderborg Att.: Kommunikationsteamet eller afleveres personligt til Skanderborg Kommune i receptionen på Adelgade 44, 8660 Skanderborg. MÆRK kuverten: J.nr. 14/

12 7.2) Kontaktpersoner Kommunikationskonsulent Thomas Larsen Direkte telefon: Konsulent Susan Hasfeldt Direkte telefon:

13 Bilag 1 Skanderborg Kommune Udbud vedrørende Annoncering af generel og lovpligtig information i Skanderborg Kommune Bilag 1 Tro og love erklæring Oplysninger om gæld til det offentlige Erklæring herunder skal udfyldes under henvisning til 1 i lov nr af den 21. december 1994 (lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), som omhandler begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Navn/firmanavn: CPR-nr./SE-nr.: Adresse: Postnr./by: erklærer på tro og love og under strafansvar: Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over DKr. Underskrift Dato: Virksomhedens ledelses underskrift: OBS! Erklæringen kan kun godkendes, såfremt der er afsat kryds og underskrift. Bilag skal udfyldes, underskrives og medsendes tilbuddet! Har Tilbudsgiver ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over DKr., kan tilbud ikke tages i betragtning.