Referat HB-møde den 9. august 2015 Idrættens Hus, Brøndby

Transkript

1 Mødestart: Mødeslut: (Jesper til kl ) Deltagere: Jan-Erik, Erik, Søren Herlev Jørgensen(SHJ), David, Mikael, Jan, Tarik, Jesper og Søren(SHK)(referent). Gennemgang af forretningsorden. Forretningsorden blev gennemgået. Revideres ved næste møde. Hvad vil/ønsker vores klubber/repræsentantskabet(shk) SHK ønsker, at det skal være udgangspunktet i vores arbejdes. Nemlig at følge repræsentantskabets ønsker Vigtigt at vi hele tiden har følerne ude ved stævner og lignende. Information og Kommunikation (obs. Tarik problemer med mail. Vi skal være obs på dette frem til det bliver løst) Hjemmeside opdatering, Facebook mail til klubber og udvalg(alle). Alle er ansvarlige for at der hele tiden kommer noget på hjemmeside og FB Alle skal kigge DTaF s hjemmeside og finde døde link og rettelser/utidssvarende dokumenter. Oplysninger sendes til Jesper, som får dem ændret. Jesper laver aftale med Jan Jørgensen om vedligeholdelse af Taekwondo.dk Pt. Er det kun Jesper, Jan, Søren Dahl og Dorthe der kan ændre på DTaF delen. European Masters(Tarik og Mikael): HB siger ja til at bevillige tøj købt ved BudoXperten til holdet Tarik giver besked til Lennart Theilgaard Jan-Erik er fremadrettet kontaktperson til BudoXperten. Jan Erik kontakter BudoXperten. Økonomi (Jan-Erik) Status: i kassen hvoraf der er lånt fra DIF. Planlagte udgifter: o Jesper: IT o Tarik: 3 udviklingscentre ikke fået økonomi. VM kadet. U21 + EM (OL kval). o Jan: Ikke noget for nu. o Mikael: 5000,- kr. til LHS samlingen o David: WCTT, DM + GP i Moskva + Tyrkiet + Litauen(junior EM). o SHJ: IT + Lønninger o Erik: Æresnåle + pins Vi satser på at nå et resultat på kr. Budgetoverholdelse og vigtigheden heraf. ALLE i HB har ansvaret for at være proaktive. Jan-Erik udsender Finansrapport månedlig til HB Afregninger skal afvikles/konteres hurtigere

2 Vi må erkende at folk ikke er gode nok til at kontere. HB er ansvarlig for kontere fremadrettet. Afregningsskema blev gennemgået Dommer fortsætter i tilrettet model. Jan-Erik udsender nye skemaer samt takstskema samt konteringsvejledning. Hvis der skal ekstra formåls kontier på skal de indsendes til Jan-Erik inden udgangen af august. GAL/GOL skal betales af den enkelte Der vil blive krævet tilbagebetaling fra personer, hvis DTaF ikke har modtaget indbetaling. Sparrerunde: Vi kan se at indtægten ikke holder vedr. licenser: Dommerseminar flyttes 2016 = kr. HB + udvalg kørsel: Alene 2,05 kr. Sammen 3,70 kr. = 5000,- kr. Teknik: Aflyst VM = i budget. Kamp: o Udviklingscenterkoordinator, Dan Bjergvang fortsætter uændret, - SKAL KLART MELDES UD TIL Dan Refererer til Mikael, som kontakter Dan ASAP. o HB kan ikke se noget budget, men der er allerede forbrugt kr. o Stig betales af DTaF til Kadet VM o Egenbetaling til alle inkl. trænere. DTaF betaler for Head of Team. o Retningslinjer udtagelse til EM følges: Udtagning udskydes, så udøvere har mulighed for at tilmelde sig Udviklingscenter. Stævner/Hans M mm(jan, Erik og David): Referat fra møde den 6.august 2015 udsendes snarest. Der skal findes en fremtidssikret løsning pr. 1.januar Jan Rudebeck, Erik, David får til opgave at komme med forskellige løsninger/systemer til næste møde. Hvad gør andre lande? Alle i HB undersøger deres kontakter. NM: Mikael og Erik er ansvarlig. Det er et DTaF arrangement. Dato mm skal findes WCTT er et internationalt stævne og derfor er det ikke tilladt med vejning i andre lande. HB er enige i dette, men ønsker ikke at et skal gælde ved stævnet i 2015, da alt er planlagt. SHK tager den med de internationale forbund, hvis der kommer en klage. Jan-Erik deltog ikke i punkt vedr. WCTT Der skal findes en holdbar fremtidssikret løsning vedr. decentral vejning. Problemer omkring stævneafvikling vedr. afregning klub og DTaF imellem. HB følger op dette. Jan R. får et regnskab fra Hans omkring afvikling WCTT til brug for fremtidige kontrakter mellem klubberne og DTaF.

3 IT(Jesper): Jesper gennemgik opsagt IT projekt til dato. Herunder hvad leverandør forskelle mellem hvad leverandør mere færdiggjort og hvad der rent faktisk er sket. Der blev diskuteret forskellige løsningsmuligheder. HB er af den klare overbevisning at der kun er lavet arbejde for kr. inkl. moms. 3 løsningsmuligheder blev diskuteret. Alle var enige om nedenstående løsningsforslag HB har givet SHK et enstemmigt mandat til at tage et møde med IT leverandør, SHJ laver udkast til brev, som SHK efterfølgende tilretter og sender til Martin pr. mail hvor SHK fremlægger HB s vurdeing af sagen. Efterskrift: Mødet afholdes den Vi mister de få ting, som er lavet, men det er helt normalt ved opsigelse af en kontrakt Ny mailserver etableres ASAP. Jesper finder den bedste løsning. Alle i HB var enige. Jesper arbejder videre med ny IT-løsning og indkalder folk til en drøftelse. Jesper undersøger marked for IT-løsning(etablerede systemer fra andre idrætsgrene) her og nu til udviklingscentrene. HB ønsker et standardløsningssystem. Henvendelse fra Carsten Stigers(Erik): Sekretariat (SHJ: Carsten Stigers er i øjeblikket i gang med at redigere og uploade diverse avisartikler. Erik tager kontakt til Carsten omkring gamle video og avisartikler samt om nyt projekt: Hvem Er hvem. HB bevilliger Carsten de 2500,- til 2 stk. eksterne hardiske a 3TB. En mere hensigtsmæssig udnyttelse af sekretariatet. Øvelsen kommer til at gå ud på at lette arbejdet for Sekretariat og Økonomi = besparelse i udgifter til KUF og DIF Økonomi Møde med KUF-leder Helge på torsdag. Ejnar Mikkelsen er stadig indtil videre bestyrelsesformand for KUF. Hvis vi(shj) ikke kan sidde med ved bestyrelsesmøder tages det op til overvejelse om Ejnar skal være DTaF s repræsentant i KUF bestyrelsen. Dyrt arbejde 300 kr. i timen. + en masse faste udgifter. Der skal laves en kort beskrivelse af KUF(Kontor for Udvikling og Fællesskab) Beskrivelsen udsendes til klubberne. Dette for at klubber har mulighed for at få en forståelse for, hvad KUF kan og ikke kan.

4 Pas og Licenser er den største tidsrøver, så det skal der på sigt også kigges på Diskussion vedr. forlængelse af udviklingskonsulent Christian Hansens kontrakt da Udviklingskonsulent, Mia Bergsbo har ønsket at få sin barsel forlænget. Dette afklares endeligt på torsdag den Denne dag er der aftalt møde med Helge Mogensen(Daglig leder af KUF), som har den daglige ledelse af DTaF s konsulenter. Lige nu sendes alle mails til SHK og jeg fordeler dem med AKTION XXX. Dette skulle gøre arbejdet lettere for sekretariat og en ny HB. = besparelse af tid= økonomi. Elite/Talent (Mikael og Tarik): Mikael og Tarik arbejder sammen om både kamp og teknik. Udviklingscenterkoordinator, Dan Bjergvang referer dog direkte til Mikael(dette for at gøre kommandovejen lettere og tydelig) Diverse udvalg nedlægges of reetableres jf. kommissorium. Skive Udviklingscenter Teknik. HB godkender aftalen forudsat af at aftalen bliver gennemgået med Tarik, Mikael af Udviklingskoordinator Dan. Der undersøges omkring et elitecenter kamp mere i Jylland. Tarik og Mikael havde en masse forslag for fremtidige tiltag, Dette skal drøftes med Dan og de nyetablerede udvalg. HB har vedtaget at landshold udtaget 10.juli(dagen før rep.mødet) er annulleret. Tarik giver de udtagne udøvere og klubberne besked. HB kan under ingen omstændigheder acceptere satellit aftale kamp. Skive Udviklingscenter Teknik. HB godkender aftalen forudsat af at aftalen bliver gennemgået med Tarik, Mikael af Dan. Udtagelse til EM U21 og EM junior foretages efter gældende regler(se under økonomi.). Para-Taekwondo (SHK): WTF støtter stævnedeltagelse til Para-VM via Reform Fond DTaF giver det i tilskud man får fra WTF. Resten er egenbetaling DTaF betaler for Head of Team

5 Eksklusioner pga. af manglende tilbagebetaling(jan-erik og SHK): HB har overtaget 2 gamle sager vedr. manglende tilbagebetaling af penge. En klub skylder DTaF ,50 kr. Klubben kontaktes for tilbagebetaling inden Sker dette ikke ser HB sig nødsaget til at ekskludere klubben af DTaF. HB er ligeledes i en situation, hvor et tidligere HB-medlem ikke har leverest dokumentation for a conto beløb på 6000,- kr. Medlemmet vil blive ekskluderet af DTaF, hvis ikke penge eller pc ikke er tilbage tilbagebetalt inden Æresnåle og pins(erik) Indstilling af 7 fra Esbjerg til overrækkelse ved deres jubilæum. Vi skal have bestilt nogen ved Jydsk Emblem Fabrik, da lager er i bund. Erik undersøger pris og bestiller passende antal. Pins: SHK hører LINDA vedr. PINS lager og giver videre til Erik som evt. bestiller. Brev fra Per(SHK): HB har modtaget en klage fra Per Holdt Madsen vedr. udtalelser på det Ekstraordinære Repræsentantskabsmøde den HB kan ikke på nogen måde se at der på nogen måde er kommet udtalelser, som ikke er ok. SHK sender svar til Per Holdt Madsen. Tarik og Søren Herlev Jørgensen deltog ikke i behandling af dette punkt. Sponsorkontrakt(Jan-Erik) Jan-Erik tager kontakt til BudoXperten i forhold til kontrakten(udløber ved udgangen af 2015) Næste møder(shk): HB-møde 27.september HB møde 31. oktober +1 november i Odense(DM)