Følgende sager behandles på mødet

Transkript

1 Teknik- og Miljøudvalget Referat fra ekstraordinært møde Ekstraordinært TMU-møde Torsdag kl. 9:15 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Side Udskillelse af vand- og spildevandsforsyningen - generelle rammer 2 Selskabets stiftelse 6 Selskabets navn 8 Selskabets ledelse 9 Selskabets personale 11 Ombygning Usserød Renseanlæg 13 Selskabets økonomisystem m.m. 15 Den kommunale organisation efter udskillelsen 17 Selskabets forhold til vej- og vandløbsområdet 20 Fraværende Bemærkninger til dagsorden Mødet afholdes sammen med Økonomiudvalget

2 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 68 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU Fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Udskillelse af vand- og spildevandsforsyningen - generelle rammer Resume En overordnet redegørelse for rammer for og konsekvenser af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen. Forslag Til orientering. Sagsfremstilling Alle partier i Folketinget pånær de radikale har indgået forlig om den fremtidige vandsektor. I forliget indgår, at de kommunale vand- og spildevandsforsyninger skal udskilles fra de kommunale forvaltninger og være selvstændige selskaber. Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 31. marts 2008, at kommunen forbereder sig på de kommende regler ved at etablere et anpartsselskab (ApS) pr. 1. januar På de efterfølgende dagsordenspunkter er der lagt op til en lang række konkrete beslutninger om udskillelsen. I dette punkt søges givet en overordnet beskrivelse af rammer for og konsekvenser af udskillelsen. Selskabet (den ny vand- og spildevandsforsyning) Selskabet vil være 100% ejet af kommunen. Selskabet skal varetage de opgaver, der efter Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 2

3 lovgivningen hører under henholdsvis vandforsyning og spildevandforsyning. Kommunes indflydelse over selskabet vil være delt mellem myndighedsrollen og ejerrollen. Som myndighed skal kommunen udarbejde og vedtage vandforsyningsplan og spildevandsplan, der fastlægger de overordnede rammer for udbygningen af forsyningsvirksomhederne. Endvidere skal kommunalbestyrelsen årligt godkende taksterne, og gennem denne godkendelse kan kommunen som myndighed foretage en temmelig nøje styring af selskabets økonomi. Endelig skal kommunen som myndighed fastsætte nærmere regler for leveringsbetingelserne mellem virksomheden og forbrugerne gennem regulativer/vedtægter efter henholdsvis vandforsyningsloven og lov om betalingsregler for spildevandsanlæg. Som ejer af selskabet skal Kommunalbestyrelsen fastlægge de overordnede principper for selskabets drift i vedtægten og andre ledelsesdokumenter som for eksempel direktørkontrakten. Hertil kommer, at Kommunalbestyrelsen skal lade sig repræsentere på den årlige generalforsamling, der bl.a. tager stilling til budget og regnskab efter de almindelige selskabsretlige regler. Kommunalbestyrelsen har som ejer ikke adgang til umiddelbart at blande sig i selskabets daglige drift. Skulle selskabets ledelse imidlertid træffe beslutninger, som Kommunalbestyrelsen er imod, kan Kommunalbestyrelsen altid indkalde til en ekstraordinær generalforsamling og der træffe den beslutning, som Kommunalbestyrelsen måtte ønske. Det er også på generalforsamlingen, kommunalbestyrelsen udpeger (udskifter) selskabets ledelse, og altså direktøren, hvis der ikke vælges en bestyrelse. Det foreslås, at Teknik- og Miljøudvalget som det tidligere fagudvalg skal føre en løbende dialog med selskabet, og at udvalget skal varetage de praktiske funktioner vedr. styring af selskabet, herunder forberedelse af ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. Heri ligger navnlig beslutninger om tidspunkt og dagsorden for generalforsamlingen, og som et særskilt punkt forberedelse af direktøransættelser. Selskabet vil få en årlig omsætning i størrelsesordnen 60 mil. kr. og 18 medarbejdere. Selskabet skal organiseres således, at det vil være i stand til at løfte opgaven med driften af vand- og spildevandsforsyningerne. Der skal etableres en skarp adskillelse mellem kommunens og selskabets økonomi. Selskabet skal aflægge regnskab efter årsregnskabsloven, d.v.s. som private virksomheder. Alle forsyningsvirksomhedernes aktiver vil blive overført til selskabet. Selskabet skal have eget forretningssted, og det foreslås at etablere selskabet på Usserød Renseanlæg. Det foreslås, at nuværende personale overflyttes til selskabet, og at der udpeges en direktør og ansættes en særlig regnskabskyndig, der kan bistå med den række nye opgaver, som vand- og spildevandsforsyningen skal løse. Det drejer sig navnlig om økonomistyring og regnskabsaflæggelse, men selskabet vil også skulle finde egne løsninger vedr. telefon, web-løsninger og anden kommunikation med forbrugere og andre, egne forsikringer m.v. I en overgangsperiode tænkes selskabet at købe ydelser af kommunen til markedspris, herunder IT- og personaleadministration, men på sigt og i hvert fald når eller hvis selskabet omdannes til et AmbA skal selskabet stå på egne ben i enhver henseende uafhængigt af den kommunale virksomhed. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 3

4 Rådhusadministrationen. Miljø- og Forsyningsafdelingen Vand- og kloakforsyningen har hidtil været en del af Miljø- og Forsyningsafdelingen. I forbindelse med udskillelsen har afdelingens fremtid som selvstændig afdeling været overvejet. Administrationen finder, at der både nationalt og lokalt i Hørsholm er så stor fokus på miljø, at det vil være vigtigt for Hørsholm Kommune at opretholde en selvstændig miljøafdeling. Blandt aktuelle fokuspunkter udgør klimatilpasningsstrategier en klasse for sig. Det drejer sig dels om at forebygge klimaændringer f.eks. ved projekter, hvis formål er at reducere CO2-udledningerne. Dels drejer det sig om at kunne forudse, hvor det kommer til at gøre mest ondt og sætte ind med afhjælpende foranstaltninger, når det kommer til at regne mere, og temperaturen stiger. Ved Aprilkonferencen vedtog Kommunalbestyrelsen, at der i den kommende budgetproces skal fokuseres på udarbejdelse sådanne strategier, som ikke skal stå alene, men være en del af en klima-, miljø- og energipolitik, der kan sætte rammerne for de kommende års projekter. En lang række fokusområder herunder vil naturligt høre hjemme i en miljøafdeling. Vandrammedirektivet kommer ligeledes til at få stor indflydelse. Til efteråret kommer Miljøcentrenes første bud på en vandplan i høring, som skal danne udgangspunkt for de kommunale handleplaner, der skal sikre god økologisk tilstand i vandområderne senest år 2015 ligeledes en opgave, der bør løftes af en miljøafdeling. Det foreslås, at afdelingen fortsætter som en selvstændig miljøafdeling. Øvrige afdelinger For andre afdelinger end Miljø- og Forsyning gælder det, at bortfald af servicering af vandog spildevandsforsyningen næppe får nogen mærkbar indflydelse på afdelingernes daglige drift, da opgaverne for vand- og spildevandsforsyningen kun har fyldt meget lidt i forhold til, hvad afdelingerne ellers håndterer. Administrationen finder ikke anledning til på dette grundlag at foreslå ændringer i den kommunale administration Økonomisk oversigt Det helt overordnede udgangspunkt er, at vand- og spildevandsforsyningsopgaverne fortsætter uændret, og at udskillelsen af virksomhederne for så vidt er udgiftsneutral. Der er to områder, hvor der alligevel sker en vis forskydning eller ændring i de økonomiske forhold. Det ene hovedområde er der, hvor kloakforsyningen pr. tradition har afholdt udgifter, der måske mere korrekt hører under det skattefinancierede område. Da der er et stort sammenfald mellem forbrugere og skatteydere, og da der er tale om begrænsede udgifter, påvirker en opretning af disse forhold for så vidt ikke den enkelte borger. Det andet hovedområde udgøres af, at vand- og spildevandsforsyningerne hidtil har købt en række serviceydelser fra kommunen og betalt herfor til kommunekassen. I en række tilfælde er selskabet nødt til fremover at skaffe sig ydelsen på anden vis. Kommunekassen mister denne indtægt uden at kunne påvise en tilsvarende besparelse. Det gælder f.eks. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 4

5 udgifter til ledelse, økonomisystem eller lokaler, hvor der fremover skal være dobbeltdækning som følge af udskillelsen og selskabsgørelsen. Det skønnes at den samlede påvirkning af forsyningsvirksomhederne indebærer, at taksterne alt andet lige ville kunne reduceres med i størrelsesordnen 2 mil.kr. Skematisk oversigt Skemaet viser de væsentligste forskydninger i den samlede økonomi. Tallene i skemaet er udtryk for skøn, men angiver en realistisk størrelsesorden. Tallene er nærmere behandlet i de følgende dagsordenspunkter. (- foran tallet er udtryk for indtægt eller mindreudgift, intet fortegn er udtryk for udgift eller mindreindtægt) For kommunen Stiftelse af selskab Bortfald af overførsler fra vand- og kloak ( Rådhusbidrag ) Salg af ydelser til selskabet (IT, Personaleadministratio n m.m.) Sugning af vejbrønde Opgaver vedr. vandløb I alt For forsyningerne Ombygning af Usserød Renseanlæg * Nyt økonomisystem* Sparet rådhusbidrag Køb af ydelser på rådhuset (IT, Personaleadministratio n m.m.) Ledelse og regnskabsfunktion Revision og anden administration som følge af selskabsgørelsen Vejbrønde, sparede udgifter Vandløb, sparede Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 5

6 udgifter Porto og telefon I alt * Financieres af forsyningernes anlægsmidler (reduktion af ledningsrenovering). Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 6

7 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 69 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU Fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Selskabets stiftelse Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal der etableres et nyt anpartsselskab (ApS). Forslag Administrationen foreslår overfor Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse, at der gives en tillægsbevilling på kr. i 2008 til kontantindskud i det nye ApS. Beløbet søges finansieret af kommunekassen. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der foreløbig etableres et anpartsselskab for vand- og spildevandsforsyningen til opfyldelse af de kommende lovkrav om udskillelse og selskabsgørelse af de to forsyningsvirksomheder. Anpartsselskabet vil senere kunne omdannes til et andelsselskab med begrænset ansvar (AmbA). Denne omdannelse er ret enkel at foretage, når og hvis kommunalbestyrelsen måtte ønske det. Der er i princippet 2 forskellige fremgangsmåder ved etableringen af et ApS: a) stifte selskabet ved indskud af kr. kontant eller b) stifte selskabet ved indskud af vandog spildevandsforsyningens aktiver. Indskud af vand- og spildevandsforsyningens aktiver som selskabskapital (apportindskud) kan først foretages, når der er udarbejdet en åbningsbalance og vurderingsberetning. Disse dokumenter kan først udarbejdes i løbet af foråret 2009, når bl.a. kommunens regnskab for Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 7

8 2008 er endeligt afsluttet. Hvis selskabet skal stiftes på denne måde, vil det først kunne stiftes i løbet af forsommeren Selskabet kan formelt oprettes med op til 6 måneders tilbagevirkende kraft. Denne metode forudsætter et større administrativt oprydningsarbejde, f.eks. regnskabsmæssige omposteringer m.v. for hele denne periode. Alternativt kan kommunen stifte et selskab for kr. i kontantindskud i løbet af efteråret 2008, og få foretaget de nødvendige registreringer med CVR-nummer m.m., således at selskabet har retsevne allerede fra den 1. januar Hermed spares et omfattende administrativt dobbeltarbejde både i selskabet, i kommunen og hos advokat og revisor. Forbrugerne og aftaleparter vil fra dag 1 opleve, at det ny selskab er indtrådt som forsyningsvirksomhed. Stiftelsesudgifterne i størrelsesordnen ca kr. kan afholdes af kontantindskuddet på de kr. Administrationen foreslår på den baggrund, at der stiftes et selskab i efteråret som gives retsevne som forsyningsselskab med virkning fra den 1. januar Økonomi/personale Bevillingsskema Tillægsbevilling Politikområde 82 finansiering: Indskud i Hørsholm Vand ApS Politikområde: Drift/anlæg m.v Indeværende år Drift Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 I alt Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: I alt Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt, dog således, at det undersøges om indskudskapitalen på kr. eventuelt kan tilbageføres til det skattefinansierede område. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 8

9 Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 9

10 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 70 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Selskabets navn Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal det ny selskab have et navn. Forslag Det foreslås, at det ny selskab kaldes Hørsholm Vand ApS. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. Anpartsselskabet skal både af formelle og praktiske grunde have et eget navn. Administrationen finder, at det er afgørende, at navnet bliver kort, beskrivende og nemt at huske. I navnet skal indgå at der er tale om et anpartsselskab (Aps). Administrationen foreslår på den baggrund navnet Hørsholm Vand ApS. Det forudsættes, at selskabet selv udformer sit logo eller forretningsmærke. Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 10

11 Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 11

12 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 71 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Selskabets ledelse Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal der træffes beslutninger om det ny selskabs ledelse. Forslag Det foreslås, at det ny selskab etableres uden bestyrelse, og at selskabets ledelse alene udgøres af en direktør, der på sin side forpligtes til at afgive kvartårlige redegørelser om virksomhedens forhold overfor Teknik- og Miljøudvalget på 1. møde i hvert kvartal at spørgsmål om ansættelse og vilkårene herfor henlægges til Teknik- og Miljøudvalget efter indstilling fra den kommunale administration, og at Styrelsesvedtægten ændres i overensstemmelse hermed, og at Teknik- og Miljøudvalget fungerer som "ansættelsesudvalg" med henblik på at udvalget indstiller direktørbesættelsen til generalforsamlingen, der jo tager endelig stilling til spørgsmålet. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 12

13 Undervejs i processen drøftedes en række selskabsmæssige forhold, og beslutningen om et anpartsselskab afspejlede et ønske om nu at gøre tingene så simpelt som muligt, inden en evt. beslutning om at omdanne selskabet til et AmbA. På den baggrund blev det tilkendegivet, at der ikke aktuelt var ønske om at etablere en bestyrelse. Herved undgås også de habilitetsproblemer og spørgsmål om aflønning m.v., som udpegning af f.eks. Teknik- og Miljøudvalget som bestyrelse kunne føre til. Administrationen foreslår derfor, at selskabet etableres uden bestyrelse, men at direktøren i sin ansættelseskontrakt forpligtes til at afgive kvartårlige redegørelser om virksomhedens forhold overfor Teknik- og Miljøudvalget på 1. møde i hvert kvartal. Kommunalbestyrelsen kan til enhver tid vælge at få ændret selskabets vedtægter med henblik på at der udpeges en bestyrelse for selskabet. Administrationen foreslår, at stillingen besættes på vilkår efter cheflønaftalen, og at løniveauet sættes til ca kr. brutto, d.v.s. incl. pension. Enten skal alle spørgsmål vedr. ansættelse være afklaret inden den stiftende generalforsamling, der jo skal udpege en direktør, jfr. andet punkt på denne dagsorden om selskabets stiftelse. Rekrutteringen bør i så fald indledes over sommeren. Det foreslås samtidig, at rekrutteringen sker uden bistand udefra. Eller også skal man i forbindelse med stiftelsen udpege en midlertidig direktør og efterfølgende tage sig god tid til at rekruttere den endelige direktør. Administrationen foreslår endvidere, at Teknik- og Miljøudvalget udpeges som "ansættelsesudvalg". Udvalget indstiller ansættelse af direktøren til generalforsamlingen, der endeligt foretager udpegningen. Økonomi/personale Beløbet til rekrutering af den nye direktør vil blive afholdt af det eksisterende driftsbudget, og betales med halvdelen fra henholdsvis vandforsyningen og kloakforsyningen. Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Vedtaget at anpartsselskabet skal have en bestyrelse. Administrationen anmodet om at arbejde efter en bestyrelse på 5 medlemmer, heraf 3 medlemmer fra kommunalbestyrelsen, samt 2 medlemmer "udefra". Bestyrelsen vil så herefter tage stilling til ansættelse af direktør. Ligeledes vedtaget at Økonomiudvalget repræsenterer ejeren på generalforsamlingen. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 13

14 Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 14

15 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 72 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Selskabets personale Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal der træffes beslutning om overførelse af personale til selskabet. Forslag Det foreslås, at vand- og spildevandsforsyningens administrative personale såvel som det udførende personale i spildevandsforsyningen, herunder 2 mand på slamsugeren, overføres pr. 1. januar 2009 til ansættelse i selskabet, og at personalet omfattes af de kommunale overenskomster i det mindste frem til 31. december Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. I den forbindelse foreslår administrationen, at vand- og spildevandsforsyningens administrative personale såvel som det udførende personale, herunder 2 mand på slamsugeren, overføres pr. 1. januar 2009 til ansættelse i selskabet. Beslutningen berører i alt 16 personer. Begrundelsen for forslaget er navnlig, at det findes mest hensigtsmæssigt og i tråd med den kommende vandsektorlovs intentioner, at selskabets ledelse får direkte instruktionsbeføjelser og det fulde arbejdsgiveransvar over for personalet. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 15

16 Overførslen er omfattet af reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven. Lovens hovedregler er i korthed, at personalet er pligtigt til at respektere den ny arbejdsgiver, og at personalet har krav på at fortsætte under hidtidige overenskomstforhold til næste overenskomstfornyelse, konkret frem til 31. marts Administrationen foreslår, at selskabets personale fortsat omfattes af de kommunale overenskomster i det mindste til 31. december I forbindelse med udskillelsen af vand- og spildevandsforsyningen bliver selskabet omfattet af bl.a. reglerne i årsregnskabsloven, jfr. andet punkt på denne dagsorden om nyt økonomisystem. Administrationen skønner, at det bliver bydende nødvendigt at tilføre selskabet regnskabsmæssige kompetencer, som ikke er tilgængelige på Rådhuset. Det antages derfor, at det bliver nødvendigt at ansætte en regnskabskyndig medarbejder. Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 16

17 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 73 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Ombygning Usserød Renseanlæg Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal det ny selskab have et eget kontor/forretningssted. Forslag Administrationen foreslår overfor Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse, at der gives en tillægsbevilling på kr. til ombygning af Usserød Renseanlæg. Beløbet der samtidig søges frigivet, finansieres af rådighedsbeløbet til renovering af kloakledninger. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. Anpartsselskabets kontor- og forretningssted findes hensigtsmæssigt at kunne placeres i Pagoden på Usserød Renseanlæg. I bygningen skal der skaffes plads til 3 personer fra Rådhuset, samt en direktør og formentlig en økonomimedarbejder. Herudover vil der være behov for plads til forskelligt teknisk udstyr. Det skønnes, at den nødvendige ombygning vil kunne afholdes inden for en ramme af kr. Beløbet forudsættes afholdt af kloakforsyningens anlægskonto. Vandforsyningen forudsættes at skulle betale en husleje svarende til forsyningens andel af driftsudgifterne på Pagoden. Ombygningen vil betyde, at det store mødelokale nedlægges og inddrages til kontor m.v. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 17

18 Det store mødelokale vil således ikke længere være til rådighed for andre kommunale aktiviteter. I forbindelse med ombygningsplanerne er det konstateret, at der er væsentlige problemer med brandsikkerheden efter ombygningen i Det skønnes foreløbigt, at lovliggørelsen vil kunne udføres inden for en ramme på kr. Økonomi/personale Bevillingsskema Tillægsbevilling Politikområde 12: Renovering af kloakledninger Politikområde 12: Ombygning af Usserød Renseanlæg Drift/anlæg m.v Indeværende år Anlæg Anlæg Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 I alt Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde12: Ombygning af Usserød Renseanlæg Anlæg Politikområde: I alt Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Bilag - Ombygning Usserød Renseanlæg Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 18

19 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 74 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Selskabets økonomisystem m.m. Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal det ny selskab aflægge regnskab efter privatretlige virksomhedsregler. Kommunens nuværende økonomisystem er ikke egnet til opgaven og der skal derfor anskaffes eget økonomisystem. Forslag Det foreslås, at der anskaffes et egnet økonomisystem til idriftsættelse ultimo Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. Selskabet bliver omfattet af bl.a. årsregnskabslovens regler. Selskabet vil komme til at ligge i kategorien C, mellemstor, med deraf følgende krav. Der skal udarbejdes takstregnskab efter vandforsyningsloven og lov om betalingsregler for spildevandsanlæg for henholdvis - vandforsyningen - kloakforsyningen - tømningsordningen for bundfældningstanke m.v. og - tømningsordningen for fedtudskillere. Endvidere skal der udarbejdes - årsregnskab for selskabet og - skatteregnskab for selskabet. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 19

20 Endelig må det imødeses, at staten i medfør af den kommende vandsektorlov vil stille krav om særlige kontoplaner for lettelse af kontrollen med overholdelse af de kommende regler om benchmarking og prisloft. Det nuværende kommunale regnskabssystem kan ikke opfylde de ændrede krav. Administrationen foreslår derfor, at der anskaffes et egnet økonomisystem til idriftssættelse ultimo Ved egnet økonomisystem forstås, at systemet kan danne de forskellige regnskaber på baggrund af den daglige bogføring, således at data kun skal indlæses/tastes een gang. Anskaffelse og implementering af systemet skønnes at koste ca kr. Beløbet forudsættes afholdt af vand- og spildevandsforsyningens anlægskonti med halvdelen til hver. Systemet forudsættes indtil videre serviceret og hosted af leverandøren, og vil derfor ikke belaste kommunens IT-afdeling. Økonomi/personale Bevillingsskema Tillægsbevilling Politikområde 12: Renovering af kloakledninger Drift/anlæg m.v Indeværende år Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Anlæg Politikområde 12, Vandplan Anlæg Politikområde 12, Køb af nyt økonomisystem Drift I alt Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: Overslagsår 3 I alt Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 20

21 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 75 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Den kommunale organisation efter udskillelsen Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal en række opgaver ikke længere løses af den kommunale organisation, eller dog løses på et nyt grundlag. Forslag Det foreslås at godkende til indarbejdelse i budget 2009 og fremefter, at en række indtægter til kommunen fra vand- og spildevandsforsyningen bortfalder, at administrationen i stedet indgår aftale om levering af visse ydelser til selskabet på markedsvilkår, at der i øvrigt ikke foretages ændringer i den kommunale organisation, samt at der skabes bevillingsmæssigt grundlag for at miljøafdelingen fortsætter som selvstændig afdeling med en afdelingsleder på fuld tid. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. Vand- og spildevandsforsyningen har hidtil fungeret som selvstændige økonomiske enheder Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 21

22 i den kommunale forvaltning. Forsyningerne har bidraget til udgifter som husleje, el, varme, telefon, personaleadministration, økonomistyring m.m. med et beregnet bidrag på ca. 2.4 mil.kr. Hertil kommer, at forsyningerne har bidraget med i alt knap 0,6 mil.kr. til dækning af virksomhedernes andel af GIS-arbejdet og halvdelen af lønudgiften til afdelingslederen i Miljø- og Forsyningsafdelingen. Det følger af selskabsgørelsen, at forsyningerne ikke fra 2009 skal bidrage med disse beløb, men i stedet afholde væsentlige udgifter til egne løsninger i selskabet. I det mindste for en periode fremover får selskabet imidlertid behov for at købe visse ydelser af kommunen. Aftalerne skal ske på markedsvilkår. Administrationen er i færd med at afklare behov og muligheder, men det skønnes på nuværende tidspunkt, at værdien af disse købsaftaler vil udgøre i størrelsesordnen kr. Det drejer sig konkret om personale- og lønadministration, en række ydelser på IT-området og måske visse opgaver vedr. inddrivelse. I årene fremover vil kommunen således mangle i størrelsesordnen 2,25 mil.kr. netto i forhold til i dag. For andre afdelinger end Miljø- og Forsyning gælder det, at bortfald af servicering af vandog spildevandsforsyningen næppe får nogen mærkbar indflydelse på afdelingernes daglige drift, da opgaverne for vand- og spildevandsforsyningen kun har fyldt meget lidt i forhold til, hvad afdelingerne ellers håndterer. Administrationen finder ikke anledning til på dette grundlag at foreslå ændringer i den kommunale administration. For Miljø- og Forsyningsafdelingen gælder det, at udskillelsen vil betyde ændringer i afdelingens drift, og afdelingens fremtid som selvstændig afdeling har været overvejet. Administrationen finder, at der både nationalt og lokalt i Hørsholm er så stor fokus på miljø, at det vil være vigtigt for Hørsholm Kommune at opretholde en selvstændig miljøafdeling. Som nævnt i det indledende punkt om de generelle rammer for udskillelsen står miljøafdelingen over for store og nye udfordringer inden for en række områder: - klimastrategier - opgaver i forbindelse med miljømålsloven - implementering af kvalitetssikringsordningen. Det foreslås derfor, at afdelingen fortsætter som en selvstændig miljøafdeling og at der træffes beslutning om fortsat financiering af en afdelingslederstilling på fuld tid, selvom vand- og spildevandsforsyningens hidtidige bidrag til lønnen bortfalder pr. 1. januar Efter en gammel aftale betaler Vandforsyningen svarende til ca. 4 mand løn som udførende på vandforsyningens opgaver. Reelt bruges 8-9 personer med deres forskellige kompetencer vedr. rørarbejde, maskinfører, asfaltarbejde m.v. Alle disse personer er i dag ansat på Materielgården. Personerne udfører i større eller mindre grad andre opgaver end de, der bestilles af vandforsyningen. Derfor er der ikke lagt op til at overføre noget udførende personale på vandforsyningen til ansættelse i selskabet. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 22

23 Administrationen foreslår i stedet, at den nuværende ordning opretholdes, således at vandforsyningen skal ordre opgaver på Materielgården svarende til den hidtidige minimumsforudsætning om 4 personaler, eller ca. 1,4 mill. kr. årligt. Af hensyn til det nuværende personale og Materielgårdens planlægningsmuligheder foreslås, at ordningen kun kan opsiges med 1 års varsel til en 1. januar, og tidligst til den 1. januar Endvidere forudsættes at teknikervagtordningen fortsætter uændret, d.v.s. at udkald til vand- eller spildevandsforsyningens akutte driftsproblemer faktureres til den pågældende forsyning efter gældende takster. Økonomi/personale Bevillingsskema Tillægsbevilling Politikområde:80 Administration og planlægning, mindreindtægt fra overførsel forsyningsvirksomheder Politikområde: Drift/anlæg m.v Indeværende år Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 Drift I alt Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: I alt Da man på nuværende tidspunkt ikke har udarbejdet de endelige aftaler med kommunen for køb af ydelser, er det anslåede tal. Når aftalerne er indgået, vil budgettet blive endeligt tilrettet ved førstkomne budgetrevision. Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 23

24 Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 76 Acadre sagsnr.: 07/1300 Journalnr.: Sagsforløb: A01 TMU - ØU fællesmøde - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Jännes Larsen Selskabets forhold til vej- og vandløbsområdet Resume I anledning af udskillelsen og selskabsgørelsen af vand- og spildevandsforsyningen skal der tages stilling til en række spørgsmål om serviceniveau og financiering vedr. sugning af vejbrønde og vedligeholdelse af vandløb. Forslag Det foreslås, at udgifter til sugning af vejbrønde på offentlige veje med kr. og på private fællesveje med kr årligt indarbejdes i den videre budgetlægning for 2009 og frem, og at vandløbsmyndighedens driftsbudget forhøjes fra 2009 med kr. og fra 2010 og frem med kr. årligt vedr. offentlige vandløb, og at samme forhøjes med kr. årligt fra 2009 og frem vedr. private vandløb. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 31. marts 2008, at der etableres et anpartsselskab for fremtidig varetagelse af vand- og spildevandsforsyningen. Som nævnt i det pågældende dagsordenspunkts indledende bemærkninger er der tale om, at kloakforsyningen pr. tradition og kulance har afholdt udgifter, som egentlig hører under den skattefinancierede del af kommunes økonomi. 1. Vejområdet. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 24

25 a. Offentlige veje. Opgaven med bortskaffelse af vand fra de offentlige veje deles efter gældende ret mellem vejbestyrelsen og kloakforsyningen. Skillelinien har her i kommunen været fastlagt som liggende umiddelbart efter vandlåsen på vejbrønden. Opstrøms er det vejbestyrelsen, der har ansvaret, og nedstrøms er det kloakforsyningen. I nogle kommuner er besluttet at skillelinien går ved grenrøret på hovedledningen. Det foreslås at beholde den hidtidige ordning med skillelinien umiddelbart efter vandlåsen på vejbrønden. Kloakforsyningen er således pligtig til at modtage og bortskaffe vand fra vejen. Problemet opstår, fordi der sammen med vejvandet tilledes grus, småsten, bladrester og alt muligt andet til afvandingssystemet. Vejbrøndene er udformet således, at de tilbageholder det meste af disse materialer. Når vejbrøndene er fyldt op over en vis mængde, fortsætter materialerne ind i kloakforsyningen systemer. Det giver risiko for propper i rørene med opstuvning til følge. Vejbrønde fyldt med disse faste materialer kan også i sig selv give anledning til oversvømmelser på vejen (og tilstødende arealer) med de risici som følger heraf for trafikanter og grundejere. Derfor er det nødvendigt at suge vejbrøndene tomme for de faste materialer med jævne mellemrum. Sugning af vejbrøndene har været forestået og financieret af kloakforsyningen med den begrundelse, at kloakforsyningen har interesse i at undgå faste materialer i ledningerne. Det har også spillet ind, at denne del af vejdriften så ikke har belastet det skattefinancierede område. I forbindelse med udskillelsen af kloakforsyningen er det en forudsætning, at forsyningen fremover alene skal varetage de opgaver, som efter gældende regler kan pålægges forsyningen. Det vil være åbenbart, når og hvis der etableres et AmbA, at selskabet ikke kan pålægges at suge vejbrønde. Denne opgave hører klart under vejbestyrelsens administration af de offentlige veje. Vejbestyrelsen må aflede vand til kloakken, ikke alle mulige andre materialer. Vejbestyrelsen har da også gennem etablering af de små renseanlæg, som vejbrøndene udgør, søgt at leve op til alene at udlede vand. Vedligeholdelsen af brøndene herunder tømningen er en vejdriftsopgave. Administrationen foreslår derfor, at sugning af vejbrønde på de offentlige veje overføres til det skattefinancierede område fra 2009 med kr. b. Private fællesveje Problemstillingen er for så vidt den samme, at vejbrøndene skal suges tomme for faste materialer med mellemrum. Den ansvarlige er imidlertid ikke kommunen som vejmyndighed, men de grundejere, som efter privatvejslovens regler har vedligeholdelsespligten til vejen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 25

26 Kloakforsyningen har forestået og financieret sugning af vejbrøndene også på de private fællesveje. Det er bl.a. sket i forlængelse af det serviceniveau, som kommunen har ydet på private fællesveje med financiering af belysning, fejning, og stedvis vintertjeneste. På samme måde som ved de offentlige veje kan den udskilte spildevandsforsyning ikke pålægges at foretage sugning af vejbrønde på de private fællesveje. Hvis de vedligeholdelsespligtige ikke sørger for sugningen, kan kommunen som vejmyndighed påbyde sugningen gennemført overfor den vedligeholdelsespligtige, hvis den tilstoppede vejbrønd giver fare for trafikafviklingen. Processen er lang og administrativt krævende. Sugning af vejbrønde på de private fællesveje skønnes at koste ca kr. årligt. Administrationen foreslår at opretholde uændret serviceniveau ved at udgifter til sugning af vejbrønde på de private fællesveje overføres til det skattefinancierede område fra 2009 med kr. 2. Vandløbsområdet a. Offentlige vandløb. Kloakforsyningen har uden beregning ydet kommunen som vandløbsmyndighed praktisk bistand på en række områder. Det gælder f.eks. nødvendige tilkald af slamsuger og vedligeholdelse af ålepas. Værdien heraf skønnes at være henholdsvis kr. og kr. årligt. Hertil kommer, at kloakforsyningen er blevet belastet med udgifter til teknikervagtudkald vedr. offentlige vandløb i størrelsesordnen kr. årligt. Endelig har kloakforsyningen afholdt Hørsholm Kommunes del af udgifterne til å-måleprogrammet vedr. Usserød Å og styring af slusen ved Sjælsø. I 2009 forventes disse udgifter at beløbe sig til ca kr., og de følgende år ca kr. årligt. Heller ikke disse udgifter kan pålægges spildevandsforsyningen efter gældende ret. Administrationen foreslår derfor, at vandløbsmyndighedens bevillinger (skattefinancieret) forhøjes fra 2009 med kr. og fra 2010 og fremefter med kr.. b. Private vandløb Kloakforsyningen har i en årrække pr. kulance bistået private grundejere primært med slamsugeren og uden beregning når der har været problemer med stoppede rør i rørlagte private vandløb. Det gælder i særlig grad afvandingssystemet i Gøgevangskvarteret, der har status som et privat vandløb. Det skønnes, at værdien af disse udkald udgør ca kr. Heller ikke denne udgift kan pålægges spildevandsforsyningen efter gældende ret. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 26

27 Disse opgaver har været drøftet med Hørsholm Sølaug siden laugets stiftelse i (Se evt. mere om Hørsholm Sølaug på laugets hjemmeside På det seneste møde med Sølauget i april 2008 blev det tilkendegivet, at den nuværende praksis fortsætter året ud. Samtidig blev det tilkendegivet, at sagen ville blive forelagt til politisk drøftelse i forbindelse med udskillelsen af vand- og kloakforsyningen med henblik på en stillingtagen til, om kommunen vil opretholde det hidtidige serviceniveau, hvilket vil forudsætte en forhøjelse af vandløbsmyndighedens driftsbevilling fra 2009 på kr. + ca kr. i udgifter til udkald af teknikervagt. Henset til, at der ikke er en åbenlys logik i, hvilke vandløb i byområdet, der er offentlige, og hvilke, der er private, foreslår administrationen, at der sker en forhøjelse af vandløbsmyndighedens driftsbevilling fra 2009 på kr. På sigt kunne det formentlig være hensigtsmæssigt at overveje en ændret klassificering af en række vandløb i kommunen. Økonomi/personale Bevillingsskema Tillægsbevilling Politikområde 11: Offentlige vejbrønde Politikområde 11: Private vejbrønde Politikområde 12: Offentlige vandløb Politikområde 12: Private vandløb Drift/anlæg m.v Indeværende år Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 Drift Drift Drift Drift I alt Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: I alt Konsekvenserne bedes indarbejdet i den videre budgetlægning for 2009 og frem. Sagens tidligere behandling KB den , pkt. TMU-36 Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Godkendt. Punktet oversendes til kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 27

28 Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 28

29 Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 29

30 Teknik- og Miljøudvalgets møde Anders Borgen (C) Formand Jesper Sperling (V) Næstformand Birger Bøgeblad (V) Medlem Ove Petersen (V) Medlem Peter Antonsen (T) Medlem Teknik- og Miljøudvalget Torsdag den Side 30