BRUGERKLUB. SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 1 af 12

Transkript

1 BRUGERKLUB Indledning...2 Værdier for brugerklubben...2 Krav/forventninger til medlemsorganisationerne...3 Organisation...3 Generalforsamlingen...4 Den daglige ledelse...4 Forretningsudvalget i den daglige ledelse...5 Prioriteringsgruppen...5 Ad hoc grupperne...7 Sekretæren...7 Økonomi...9 Information og kommunikation Hyldevarer Opgaver, der varetages af eller i samarbejde med udviklingsleverandørerne. 12 SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 1 af 12

2 SBSYS Brugerklub Indledning Brugerklubben SBSYS (i det følgende kaldet Brugerklubben) er en forening, hvor medlemsorganisationerne i fællesskab udvikler og vedligeholder ESDH-systemet SBSYS og tilgrænsende ydelser. Brugerklubben opererer inden for de rammer, der udstikkes af medlemsorganisationerne, og der er således ikke tale om, at medlemsorganisationerne afgiver kompetence til foreningen. Se vedtægterne for en nærmere uddybning af dette. Målet med dette notat er, at - få Brugerklubben til at fremstå velorganiseret og tilstrækkeligt ressourcestærk i forhold til eksterne samarbejdspartnere - sikre medlemsorganisationerne maksimal indflydelse på udviklingen - kunne modtage nye organisationer med et tilbud om assistance - have adgang til fleksible ressourcer - sikre at alle interessenters interesser behandles ens. Formålet med at styrke organiseringen er at støtte medlemsorganisationerne i at bruge SBSYS og at sikre videreudvikling af SBSYS, samt at udbrede brugen af SBSYS. Det gøres ved at: - sikre kvaliteten i Brugerklubbens beslutninger - sikre styring af samarbejdet med udviklingsfirmaer, som arbejder for Brugerklubben - arrangere og koordinere det interne udviklingsarbejde mellem brugerorganisationerne - koordinere testforløb - udarbejde uddannelsesmateriale og uddannelsestilbud - repræsentere Brugerklubbens interesser i forhold til eksterne samarbejde - repræsentere SBSYS over for nye interessenter Værdier for brugerklubben Vær mod andre, som du vil have andre skal være mod dig Dette betyder i praksis, at opretholde klubånden og den gode samarbejdskultur ved at levere proaktiv sparring og god service over for hinanden, og være hinandens gode og konstruktive samarbejdspartnere. Skabe udvikling inden for digital forvaltning Dette indebærer bl.a. at udvikle og bevare netværk, tiltrække og fastholde ildsjæle og opretholde produktiviteten på mange fronter Gøre SBSYS til det bedste ESDH system i Danmark gennem brugerdrevet innovation Dette er muligt ved at have kort vej fra idé til handling fra bruger til udvikler. og prioritere fælles idéudvikling og temadage mellem brugerne og udviklerne Samarbejdsprincipper i brugerklubben er stærkt inspireret af agile manifesto SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 2 af 12

3 Idet vi erkender værdierne i højre side, værdsætter vi punkterne i venstre side højere. Mennesker og interaktion højere end processer og værktøjer Fungerende software højere end detaljeret dokumentation Samarbejde højere end kontraktforhandling At reagere på forandringer højere end at følge en plan Krav/forventninger til medlemsorganisationerne Brugerklubben stiller som krav over for nye medlemmer, at de træder ind i brugerklubben med en projektleder i egen organisation som bindeled til brugerklubben. - For at den nye medlemsorganisation kan følge med i udviklingen af SBSYS, er det vigtigt at koordineringen i egen organisation kan varetages af egen projektleder. - Medlemsorganisation IT-driftsfolk skal sættes ind i den tekniske side af SBSYS evt. via udviklingsleverandøren. - Kernemedlemsorganisation skal bidrager til den økonomiske del i henhold til fordelingsnøglen, der er defineret af generalforsamlingen. - Brugermedlemmer bidrager med engangsbetaling/kontingent efter forhandling. - Det forventes, at nye medlemsorganisationer lever op til brugerklubbens værdigrundlag. Organisation Generalforsamling Den daglige ledelse Leverandører Forretningsudvalg 1 formand Sekretær 4 medlemmer Øvrige kernemedlemmer Forum på nettet Prioriteringsudvalg Ad hocgruppe Ad hocgruppe Ad hocgruppe... SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 3 af 12

4 Generalforsamlingen Generalforsamlingens opgave er, at - træffe Brugerklubbens strategiske beslutninger, herunder langsigtede udviklingstiltag. - vedtage Brugerklubbens samarbejdsaftale for det kommende år i form af et budget - godkende Brugerklubbens regnskab. - behandle problemstillinger, der løftes op af Den daglige ledelse og Forretningsudvalg. Fra hver medlemsorganisation udpeges 2 repræsentanter til generalforsamlingen. Kun kernemedlemmer har stemmeret. Den daglige ledelse kan vælge at sætte lukkede punkter på dagsordenen der alene vedrører kernemedlemmer. Kernemedlemmernes repræsentanter skal være bemyndiget til at kunne træffe økonomiske og strategiske beslutninger vedr. brugerklubben inden for de af kernemedlemsorganisationerne udstukne rammer. Det anbefales at det ene medlem er medlemsorganisationens repræsentant i den daglige ledelse. Generalforsamlingen vælger en formand i henhold til vedtægter. Der afholdes årligt strategiseminar for kernemedlemmer i maj. Der afholdes årligt generalforsamling i oktober måned. Den daglige ledelse Den daglige ledelse er brugerklubbens taktiske forum, der varetager den overordnede styring af brugerklubbens aktiviteter mellem generalforsamlinger. Den daglige ledelse har ansvaret for, at brugerklubben følger det strategiske spor, der fastlægges på generalforsamlingen. Den daglige ledelses konkrete opgaver er blandt andet: - Sikre et løbende fokus på det strategiske og taktiske niveau - Forberedelse og gennemførelse af generalforsamling Opgaven er at sikre, at generalforsamlingen har det fornødne materiale til sin rådighed for at kunne træffe de beslutninger, som vedtægterne foreskriver. Der skal således fremlægges et regnskab med udspecificering af større udviklingsopgaver, et budgetoplæg, en opgørelse over udviklingsopgaverne siden sidste generalforsamling, nye medlemmer og nye samarbejdspartnere m.m. - Forberede og gennemføre strategimøde for kernemedlemmer i maj Dette indebærer bl.a. udarbejdelse af forslag til prioritering af større, langsigtede udviklingstiltag inklusive økonomiske overvejelser vedrørende dette - Opsøgende arbejde Der kan foregå opsøgende arbejde ved aktivt at tage kontakt til de organisationer, der skønnes som potentielle brugerorganisationer. SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 4 af 12

5 - Eskaleringsforum for prioriteringsudvalget Såfremt der er uenighed i prioriteringsudvalget løftes problemstillingen til den daglige ledelse for så vidt angår principielle spørgsmål - Opdyrkning af strategiske partnerskaber Der vil være et konstant behov for at have velfungerende netværk med potentielle udviklingsfirmaer, og der vil være et behov for at opdyrke strategiske partnerskaber med firmaer og organisationer - Understøtte dialogen om den strategiske udvikling Der er behov for at sikre en vedholdende dialog om digital forvaltning for at kunne sikre, at SBSYS kan fastholde en værdiskabende strategisk udviklingsretning Den daglige ledelse består af én person fra hvert af kernemedlemmerne. Den daglige ledelse kan benytte sig af strategiske sparringspartnere. De strategiske sparringpartnere er nødvendige for at sikre kvaliteten i brugerklubbens arbejde og bidrage med inspiration i forhold til fx strategi og fremtidig udviklingsretning. Den daglige ledelse refererer til generalforsamlingen. Mødefrekvens er 4 gange om året. Forretningsudvalget i den daglige ledelse Den daglige ledelses forretningsudvalg træffer de daglige beslutninger i forhold til brugerklubbens virke. Forretningsudvalget vil i høj grad komme til at tegne brugerklubben både udadtil og indadtil i det daglige, og derfor er det meget vigtigt at medlemmerne er ildsjæle der brænder for at drive udviklingen og udbredelsen af SBSYS. Forretningsudvalgets konkrete opgaver er blandt andet: - Udarbejde arbejdsoplæg til den daglige ledelse I forhold til Generalforsamlingen, men også i det øvrige arbejde. - Kontraktstyring med udviklere Der skal laves aftaler og kontrakter med de eksterne samarbejdspartnere, som Brugerklubbens medlemmer bruger i forbindelse med brugen og videreudviklingen af SBSYS. Det skal sikres, at kontrakterne har den ønskede kvalitet, og at aftalen honoreres. - Prioritering af ønsker Ønsker kommer ad flere spor. Spor 1: Ønsker der er opstået blandt brugerne i medlemsorganisationerne, og vurderet af prioriteringsudvalget. Spor 2: Ønsker til større fælles udviklingsopgaver Spor 3: Ønsker der kommer direkte fra medlemsorganisationerne og finansieres af disse uden om brugerklubben. Ønsker til alle spor skal indgå i den samlede prioritering af hensyn til de samlede ressourcer og øvrige brugerklubmedlemmer. Alle ønsker skal igennem forretningsudvalget. Såfremt ønskerne ikke ligger inden for brugerklubbens økonomiske rammer, er det forretningsudvalgets opgave at foretage en prioritering og eventuelt fremlægge forslag, til budgetudvidelse for generalforsamlingens kernemedlemmer SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 5 af 12

6 - Demo hos interessenter Der gives normalt den demonstration af SBSYS, som nye interessenter ønsker. For at sikre kontinuiteten i arbejdet, skal sekretariatet koordinere dette arbejde. I dette arbejde er det ønskeligt at der også deltager medlemmer fra den øvrige daglige ledelse - Tilbyde medlemsorganisationer dialog om implementering For at sikre en fælles forståelse for de udfordringer, som organisationer står over for ved implementering af SBSYS - Udvikling af hyldevarer hyldevarer defineres som tilbud til medlemsorganisationerne om hjælp til implementering og daglig drift - Tegne brugerklubben i det daglige Der kan være repræsentative arrangementer, hvor det er ønskeligt, at brugerklubben er repræsenteret. Denne repræsentation kan varetages af Forretningsudvalget - PR for SBSYS Der vil være et behov for at profilere SBSYS samarbejdet gennem aktiv brug af medierne. Dette kan både være ved at sikre pressemeddelelser og besvare henvendelser fra pressen, eller det kan være ved at udbrede kendskabet til SBSYS og arbejdsfaconen gennem kronikker eller lignende. Der vil endvidere være behov for vedligehold af hjemmesiden og udarbejdelse af andet pr-materiale og - aktiviteter - Deltagelse i eksterne arbejdsgrupper Der eksisterer et antal arbejdsgrupper inden for standardiseringsarbejde og digitalisering af den offentlige sektor. Den daglige ledelse kan deltage i dette arbejde på vegne af Brugerklubben - Arrangere brugerstormøder Varetage brugerstormøder samt andre arrangementer der sammenkobler brugere og skaber bedre udviklingsmiljø Forretningsudvalg består af max 5 personer der vælges fra den daglige ledelse. Forretningsudvalget vælges på førstkommende møde i den daglige ledelse efter generalforsamlingen. Såfremt der opstilles mere end 5 personer til forretningsudvalget sker udvælgelsen ved åben afstemning. Hver kernemedlemsorganisation kan afgive 5 stemmer. Der må kun afgives én stemme på samme person. De kandidater, der opnår flest stemmer indtræder i Forretningsudvalget. Ved stemmelighed om de(n) sidste plads(er) afgiver hver medlemsorganisation én stemme på en af de personer, der har opnået stemmelighed. Er der fortsat stemmelighed er stemmen fra den organisation, der varetager formandsposten i Brugerklubben, afgørende. Følgende roller skal fordeles i forretningsudvalget: - Formand (sekretariatsleder) - Næstformand - Økonomiansvarlig (kasserer) Den daglige ledelse kan udpege nye medlemmer til Forretningsudvalget løbende, såfremt Forretningsudvalget på et givent tidspunkt består af mindre end 5 medlemmer. Forretningudvalget kan efter behov invitere personer uden for Forretningsudvalget til at deltage i Forretningsudvalgets møder. SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 6 af 12

7 Forretningsudvalget refererer til Den daglige ledelse. Mødefrekvensen er en gang om måneden. Deltagere i Forretningsudvalget stilles til rådighed af den pågældende organisation, svarende til én fuldtidsstilling fordelt på max 5 personer. Som udgangspunkt fordeles timerne ligeligt mellem forretningsudvalget medlemmer, afvigelser fra dette kan aftales i forretningsudvalget. Organisationerne kompenseres økonomisk for denne tid. Forretningsudvalgets månedlige møder er ikke omfattet af ovenstående aftale. Tid herudover stilles ad hoc til rådighed i forhold til organisationernes formåen. Prioriteringsgruppen Det er prioriteringsgruppens opgave at prioritere og vurdere de ønsker der kommer fra medlemmerne, dvs. spor 1 og spor 2 jf. ovenfor. Prioriteringen vurderes med lav, mellem og høj. Prioriteringsgruppen kan nedsætte ad hos grupper vedr. specifikke funktionalitetsområder, der kræver nærmere udredning. Prioriteringsgruppen er således sagsforberedende i forhold til Forretningsudvalget og har ikke selvstændig kompetence til at igangsætte arbejde hos leverandører. Deltagere i prioriteringsgruppen skal have indgående kendskab til funktionaliteterne og hvordan systemet anvendes i egen organisation og hvordan brugerklubben fungerer. Max 1 person fra hver medlemsorganisation deltager. Prioriteringsgruppen refererer til Forretningsudvalget. Mødefrekvens er 4 gange om året. Ad hoc grupperne Det er ad hoc gruppernes opgave: - at gennemarbejde, vurdere og komme med løsningsforslag på specifikke funktionalitetsområder i forhold til videreudvikling af SBSYS. Deltagerne i grupperne skal have interesse, ekspertise inden for området og ressourcemæssige muligheder. Grupperne nedsættes af prioriteringsudvalget eller den daglige ledelse, det aftales for den enkelte ad hoc gruppe hvem de refererer til. Sekretæren Sekretæren assisterer den daglige ledelse og forretningsudvalget, samt koordinerer brugerklubbens aktiviteter. Sekretærens konkrete opgaver er blandt andet: - Varetagelse af de praktiske økonomi-opgaver Det drejer sig blandt andet om betaling af regninger, udsendelse af fakturaer, SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 7 af 12

8 tilvejebringelse af økonomiske nøgletal til den økonomiansvarlige og Forretningsudvalget. - Udarbejdelse og vedligeholdelse at mødekalender - Indkaldelse til møder I forbindelse med generalforsamlingen, møder i den daglige ledelse, forretningsudvalget og prioriteringsgruppen er det sekretærens opgave at stå for de praktiske opgaver ved mødearrangeringen, herunder udsendelse af dagsorden og indkaldelse af forslag til dagsordenen. - Sekretærfunktioner ved møder For at sikre ensartet kvalitet af referaterne fra møderne og den efterfølgende kommunikationsopgave med at sikre flow et af viden blandt interessenter og brugerorganisationerne skal sekretæren varetage disse opgaver. - Deltagelse i prioriteringsgruppen og koordinering af ad hoc gruppen Prioriteringsgruppen er afgørende for brugernes oplevelse af SBSYS som brugervenligt, idet man her behandler og prioriterer alle ændringsønsker, uanset om de forudgående er blevet modnet i en ad hoc gruppe, eller om de er opstået uden om disse. Prioriteringsgruppen har behov for overblik over alle initiativer og informationer om strategiske initiativer. Der er behov for ekstra høj kvalitet i serviceringen af denne gruppe. Det interne udviklingsarbejde vil have behov for et antal ad hoc grupper, som arbejder med mindre afgrænsede udviklingsopgaver. Disse ad hoc-grupper skal kunne serviceres med såvel praktiske tiltag, som input om strategiske eller andre forhold. - Deltagelse i udarbejdelse af uddannelsesmateriale Der skal til hver større release laves uddannelsesmateriale, som svarer til de nye funktionaliteter. Det kan være både organisationerne selv, udviklingsfirmaerne eller sekretariatet, som udarbejder uddannelsesmaterialet. Det er sekretærens opgave at koordinere udarbejdelsen af materialet. - Koordinering af opdatering af uddannelsesmateriale Der skal være en samlet version af uddannelsesmaterialet, som stilles til rådighed for brugerorganisationerne. - Opdatering af ESDH.DK og projekt web Hjemmesiden skal indeholde en opdateret version af uddannelsesmaterialet, således at det nyeste materiale er til rådighed for organisationerne. Sekretæren har rettigheder til at redigere, tilføje og slette ønsker, krav og ideer på projekt web på hjemmesiden. - Dialog med udviklingsfirma om test Når SBSYS har fået nye faciliteter, skal der foretages en test af funktionalitet og organisationens anvendelse. Her skal der aftales tidspunkt for test, samt hvad det er, der skal testes, og hvordan eventuelle fejl rettes og gentestes. - Koordinering af test i organisationerne Brugerorganisationer stiller testere til rådighed for at sikre, at de funktioner, der er i den seneste release, svarer til de ønsker, der har været i organisationen. Testernes indsats skal koordineres, uanset om de mødes fysisk, eller om testen foregår flere steder inden for det samme tidsrum. - Udarbejdelse af testmateriale Der skal udarbejdes testmateriale i samarbejde med udviklingsfirmaet, og testmaterialet skal formidles til testerne. Testresultaterne skal indsamles og behandles. SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 8 af 12

9 Sekretæren refererer i forhold til de opgaver, der løses for Brugerklubben til Forretningsudvalget. Sekretæren er ansat af en af kernemedlemsorganisationerne og refererer personalemæssigt til denne organisation. Organisationen er forpligtet til at sikre, at sekretæropgaven også kan varetages under sygdom, ferie og lignende. Sekretærens stilling er en fuldtidsstilling. Den organisation, sekretæren er udlånt fra kompenseres for lønudgifter. Øvrige udgifter i forbindelse med varetagelse af hvervet som sekretær, indgår i Brugerklubbens budget. Økonomi Dette afsnit beskriver, hvorledes Brugerklubbens økonomi håndteres. Dels i forhold til vedtagelse af budgetter og godkendelse af regnskab, dels i forhold til den løbende opfølgning. Ansvarsforhold: Generalforsamlingen (Kernemedlemmer) er øverste økonomiansvarlig for Brugerklubben, og har dermed det overordnede ansvar for, at budgettet holder sig inden for de rammer, der er udstukket af kernemedlemsorganisationerne. Dagligt økonomiansvar ligger i Forretningsudvalget, der udpeger en økonomiansvarlig/kasserer, der forestår det praktiske arbejde. Ved risiko for væsentlige budgetændringer/overskridelser er det Forretningsudvalgets ansvar, at der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Procedure for vedtagelse af budget og aflæggelse af regnskab: Brugerklubbens budget besluttes af generalforsamlingen. Af hensyn til den kommunale/regionale budgetprocedure afholdes der strategiseminar i maj, hvor rammerne for næste års udviklingstiltag drøftes. Generalforsamling afholdes i oktober måned. Budgetåret følger kalenderåret. Den daglige ledelse udarbejder budgetoplæg indeholdende: - Personaleudgifter (sekretær/forretningsudvalg) - Mødeafholdelse, seminarer og inspirationsdage mv. - Udgifterne til udvikling, fejlrettelser og øvrige justeringer - Orientering om, hvordan udgifterne til udvikling forventes anvendt det følgende budgetår (ikke bindende) - Diverse udgifter Det samlede budgetoplæg skal indeholde forventet fordeling efter den aftalte fordelingsnøgle. Det bør tilstræbes, at budgettet ikke varierer voldsomt mellem budgetårene. Kan det forudses, at der bør ske en udvidelse af budgetrammen i forhold til det normale, bør drøftelsen startes i god tid inden generalforsamlingen. Det endelige regnskab forelægges til godkendelse på generalforsamlingen. Fordelingsnøgle: SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 9 af 12

10 Fordelingsnøglen for brugerklubbens kernemedlemmer tager udgangspunkt i den enkelte kommunes indbyggertal. Regioner sidestilles med den største kommune i brugerklubben og afregner i forhold til denne kommunes indbyggertal. Brugermedlemmer bidrager med engangsbetaling/kontingent efter forhandling. Afregning: Sekretæren udsender faktura til medlemsorganisationerne i januar lydende på det beløb, der er vedtaget på Generalforsamling i henhold til budget og fordelingsnøgle. Organisationer, der stiller en person til rådighed for Forretningsudvalget kompenseres for dette i udgangspunktet for 1924 timer/5 med en standardtimepris på kr Organisationen, der stiller sekretærbistand til rådighed kompenseres for dette med den pågældende persons bruttoløn. Daglig økonomihåndtering: Den daglige økonomihåndtering sker i sekretærens hjemorganisation. Det betyder, at denne organisation er regnskabsførende for Brugerklubben. Der skal være mulighed for at overføre underskud/overskud mellem budgetår. Der gives en månedlig status til forretningsudvalget og den daglige ledelse. Såfremt nye kernemedlemmer optages i løbet af året betaler de efter den vedtagne fordelingsnøgle korrigeret for antallet af brugsmåneder. Information og kommunikation Det er Brugerklubbens hensigt, at opdaterede informationer omkring brugerklubben altid er til rådighed for medlemsorganisationerne, dette sker via Hjemmesiden eller Intranettet. Medlemsorganisationerne er selv forpligtet til at hente oplysningerne, dette kan blandt andet ske via abonnementsfunktionen på Intranettet. Følgende informeres som minimum ud via hjemmesiden til eksterne interessenter ( / - Nyheder - Fremtidsplaner - Udviklingshistorie - Moduler i SBSYS - Integrationer i SBSYS - SBSYS er i drift hos medlemsorganisationer - Udviklingsfirmaet - Informationer om releases (på overskriftsniveau) - Beskrivelse af arkitekturen i SBSYS - Informationer om Brugerklubben for interesserede (KUN beskrivelser på områderne, som tilgodeser interesserede og kommende nye medlemmer) Klubbens historie Ydelser Kontaktpersoner SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 10 af 12

11 Medlemsorganisationernes politikker og konventioner for anvendelse af SBSYS Sådan arbejder vi Vedtægter Økonomi Møder Ad hoc-grupper Undervisningsmateriale Brugerklub Intranet - Cases - Support/hjælp til programmet Følgende informeres som minimum ud via Intranettet til interne interessenter: - Medlemsorganisationernes kontaktpersoner på relevante områder - Oversigt over personer hos leverandørerne, med kontaktoplysninger og ansvarsområder i forbindelse med SBSYS - Brugerklubbens mødekalender - Faste dagsordenspunkter for de fastlagte møder i Brugerklubben - Detaljeret releasedokument med informationer over hvilke områder/ønsker der er udviklet og klar til den enkelte release - Medlemsorganisationernes tidsplaner for opstart, kursus, installation og interne tests mv. - Genvej til Projektweb - Diskussionsforum for SBSYS - Dokumentation - Undervisningsmateriale - Ad hoc gruppers arbejde Møder Deltagere på møder får fremsendt mail med dagsorden og referat mv., øvrige medlemsinteressenter kan hente oplysningerne på Intranettet evt. via abonnementsfunktionen. Hyldevarer Brugerklubben arbejder henimod, at følgende hyldevare kan tilbydes medlemsorganisationerne i form af konsulentydelser. - Organisatorisk modning Assistance i forbindelse med digitalisering af organisationernes arbejdsgange. - Installationsrådgivning - Implementeringsrådgivning - Uddannelsespakke Der skal udarbejdes en uddannelsespakke, som giver brugerorganisationerne mulighed for at få uddannelse af superbrugere og almindelige brugere, eller som giver mulighed for at få assistance til uddannelse, samt efteruddannelse. - Scanning Diverse løsninger til scanning. - Støtte til brugermedlemmernes projektledere Levering af støtte til at kunne implementere beslutninger i egen organisation. - Tilbud om yderligere dialog ved implementering SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 11 af 12

12 - Supportaftale Supporten overfor medlemsorganisationerne. Opgaver, der varetages af eller i samarbejde med udviklingsleverandørerne Gennemsigtighed og tæt kontakt mellem leverandørerne og medlemsorganisationerne vægtes højt og giver en kort kommandovej. Følgende opgaver varetages af leverandørerne på vegne af brugerklubben, i samarbejde med Den daglige ledelse: - Agere på høringer som vedrører ESDH og SBSYS - Konsekvensanalyser ved lovændringer Opfølgning på ændringer i lovgivning relateret til digital forvaltning indenfor områder, som SBSYS berører, hermed overvågningen af lovændringerne, samt lave forslag til, hvordan SBSYS udvikles i takt med lovgivningen. - Holde kontaktoplysningerne ajour På SBSYSs Intranet findes en oversigt over personer hos leverandørerne, med kontaktoplysninger og ansvarsområder i forbindelse med SBSYS. - Prioritering af henvendelser fra medlemsorganisationer Fejl hos medlemsorganisationerne har 1. prioritet. Alle ønsker skal igennem Forretningsudvalget. - Markstudier hos brugerne Leverandørerne planlægger og foretager markstudier hos brugerne, for den vej igennem at forbedre SBSYS fra brugernes vinkel. - Procedure for nye releases Prioriteringsgruppen og leverandørerne varetager håndtering af ønsker der skal prioriteres til udvikling. Denne prioritering planlægges via sprint. Et sprint indeholder ønsker der forventes udviklet indenfor en bestemt periode. Når perioden er forløbet afholdes prioriteringsmøde på ny for prioritering af næstkommende sprint. Alle opgaver i forbindelse med udvikling af SBSYS findes på projektweb. Den daglige ledelse har afgang til projektweb samt mulighed for inddatering af bemærkninger på opgaverne. Såfremt de forventede udmeldte releases ikke kan overholdes, informeres medlemsorganisationerne straks. - Fejlmeldinger fra SBSYS Leverandørerne varetager elektroniske indrapporteringer af fejl fra SBSYS. - og Websitet driftes af en leverandør og vedligeholdes delvist af leverandøren og sekretæren på vegne af Den daglige ledelse. SF, LT, GF og HB 29. november 2007 Side 12 af 12