ERFARING MED DIGITALISERING I KOMMUNERNE

Transkript

1 ERFARING MED DIGITALISERING I KOMMUNERNE 10. MAJ 2017 V/ KRISTIAN BUHL HANSEN, CHEF FOR STRATEGI OG UDVIKLING, IT & DIGITALISERING, BORGMESTERFORVALTNINGEN

2 AGENDA Lidt om mig selv Rammesætning for kommunal digitalisering Digitalisering i relation til Byrådets effektmål Digitaliseringsgrundlaget og forretningsplan som strategisk ramme Organisering og styring Juraen som med- og modspiller 2

3 DIGITALISERING I RELATION TIL KERNEOPGAVEN Teknologi Arbejds proces Lovgivning og metode Ledelse og organisering

4 TYPER AF DIGITALISERING Eksempler Offentlige samarbejder Fællesoffentlige, Fælleskommunale (KL/KOMBIT), Tværsektorielle samarbejder m.v. Forretningsbehov Digitaliseringsbehov, der udspringer direkte af den daglige opgaveløsning Centrale indsatser i Odense Kommune Tværgående digitalisering, der pushes ud til hele Odense Kommune Digital Post og NemID SAPA-projektet Integrated Care OS2-projekter, Brugerportals initiativer Smart City Fagsystemer (FASIT, CARE) App til ejendomsadm. Selvbetjeningsløsninger én Plan Effektstyring, LIS Office 365, ESDH Økonomisystem Odense.dk Eksterne drivere Digitalisering drevet af teknologiske, samfundsmæssige, kommercielle trends Sociale medier Windows 10 Sikkerhedsprojekter Netværksopgradering 4

5 DIGITAL LEDELSE Digitalisering er en del af ledelsesopgaven At tage ansvar for forretningen, indebærer at tage ansvar for digitaliseringen, både den strategiske og den daglige. Digitalisering skal tænkes ind i budgetter, processer, arbejdsgange, mål og gevinstrealisering Digitaliseringskompetence er en del af ledelsesrollen Digital ledelse foregår på alle niveauer fra den enkelte arbejdsplads til det fælles nationale 5

6 DIGITALISERING I RELATION TIL BYRÅDETS EFFEKTMÅL

7 MASTERPLANEN OG DE 8 ODENSE MÅL

8

9 DIGITALISERING UNDERSTØTTER DE 8 ODENSE MÅL Vi holder f.eks. øje med kronikere og genindlæggelser og sætter ind, hvor det batter Både fysisk og digitalt Bl.a. fordi vi kan målrette indsatsen gennem bedre styring og prioritering baseret på driftsnær ledelsesinformation Ved at analysere på, hvilke erhvervsudviklings-tiltag, der faktisk har effekt og fokusere på dem, kan vi bedre stimulere væksten Vi kan monitorere, hvordan forskellige borgersegmenter udvikler sig og fokusere Den rehabiliterende tilgang understøttes af brugervenlige digitale værktøjer for optimal effekt Målrettet og differentieret læring ved brug af pædagogisk udvalgte digitale læremidler Digitalisering åbner nye muligheder for kulturelle oplevelser

10 SAMMENHÆNG MED NATIONALE STRATEGIER Fællesoffentlig digitaliseringsstrategier Fælleskommunal digitaliseringsstrategier Effektstyring og Byrådets effektmål Odense Kommunes digitaliseringsgrundlag Sektorspecifikke strategier Forvaltningers og Forvaltningers og sektorers Forvaltningers strategier og sektorers strategier og handleplaner Forvaltninger sektorers strategier og handleplaner strategier og og handleplaner handleplaner 10

11 DIGITALISERINGSGRUNDLAGET Digitaliseringsgrundlaget er det fælles grundlag, som Odense Kommune har besluttet at gennemføre sin digitalisering på. Digitaliseringsgrundlaget revideres ca. 1 gang om året af IT-Forum. Større ændringer godkendes af Stabschefforum. 11

12 VISION Digitalisering i Odense Kommune skal udvikle, effektivisere og understøtte kommunens kerneydelser til borgere og virksomheder og herunder fremme opnåelsen af Odenses effektmål Kilde: Odense Kommunes Digitaliseringsgrundlag

13 KERNEOPGAVE IT & Digitalisering leverer drift og udvikling, og medvirker til løsning og effektivisering af Odense Kommunes kerneopgaver IT & Digitaliserings kerneopgave

14 DIGITALISERINGSGRUNDLAGETS RAMMER Digitaliseringsprincipper 1) Vi inddrager altid brugerne, når vi digitaliserer 2) Tænk stort start småt 3) Sæt det rigtige hold fra starten 4) Alle løsninger er brugervenlige og sikre 5) I al digitalisering er der styr på drift og support 6) Digitalisering skal kunne betale sig Strategier På forvaltnings- fag- eller sektorniveau, kan der desuden udarbejdes digitaliseringsstrategier for de faglige og organisatoriske målsætninger på digitaliseringsområdet

15 PRINCIP 1 VI INDDRAGER ALTID BRUGERNE, NÅR VI DIGITALISERER Forklaring: Brugerne er de borgere, virksomheder og medarbejdere, der påvirkes af digitaliseringen og/eller skal bruge de digitale løsninger. Princippet siger, at vi altid skal inddrage repræsentanter for brugerne undervejs i udviklingen. Begrundelse: De brugere (borgere, virksomheder, medarbejdere), der skal bruge de digitale løsninger har vigtig viden om, hvordan løsningerne skal fungere og skal derfor altid inddrages, så vi sikrer, at løsningen rammer plet. Konsekvens: Der findes digitale løsninger, der overholder alle de stillede specifikationer, men som alligevel ikke rammer brugernes behov. Det er spild af tid og penge, og derfor skal brugerne altid inddrages i udviklingen. Eksempel: Forud for anskaffelse og udrulning af trykfølsomme skærme til plejecentre i blev der gjort forsøg i praksis for at sikre, at beboere og medarbejdere havde glæde af teknologien. Udrulningen skete trinvist med overtagelses- og pilotprøve efterfulgt af endelig implementering.

16 PRINCIP 2 TÆNK STORT START SMÅT Forklaring: Hold altid visionen for øje, men tag små overskuelige og konkrete skridt imod den - og vær klar til at ændre retning. Lav pilotprojekter, hvor der er mulighed for det. Afprøv antagelser og formodninger i praksis og eliminer usikkerhed gennem erfaringer. Digitalisering handler om praksislæring, ikke om teori. Hav en exit-strategi ved økonomiske dispositioner. Begrundelse: Digitalisering er ofte forbundet med stor usikkerhed - der er forskel på teori og praksis. Det er bedre at arbejde mere prøvende og først udvide, når man er på mere sikker grund. Store beslutninger bør udskydes, til man har større viden. Det er lettere at ændre retning på et lille projekt, og fejler man, er det bedst at fejle hurtigt og småt - og lære af det. Konsekvens: Også i Odense Kommune er der eksempler på store digitaliseringsprojekter, hvor vi for hurtigt fik investeret for meget i en digital løsning, der ikke var behov for, eller ikke gav den ønskede værdi. Det kan undgås, hvis vi bruger mere tid på at verificere, om vi er på rette spor og accepterer, at det er OK at fejle men bedst at fejle tidligt. Eksempel: Da vi i nov skulle skifte /kalendersystem til Office 365, var det uholdbart at køre med to systemer i lang tid. Omvendt var risikoen for et uforberedt big bang alt for stor. Derfor blev der gennemført flere konverteringer, med gradvist flere brugere, og med både konkret læring og en specifik exit-strategi for hver konvertering.

17 PRINCIP 3 SÆT DET RIGTIGE HOLD FRA STARTEN Forklaring: Digitalisering kræver, at ledelsen går forrest. Fagforvaltningen kan bidrage med viden om forretningsstrategi, ressourcer og økonomi. BMF kan hjælpe med analyse af behov og arbejdsgange, afklaring af kontrakt- og udbudsforhold, test samt rådgivning om IT-sikkerhed og IT-arkitektur. Dette gælder både for udvikling og drift. Begrundelse: For nogen er et digitaliseringsprojekt en undtagelse for andre er det hverdag. Odense Kommune råder over (har investeret i opbygning af) professionelle specialistfunktioner, som kan rådgive og hjælpe digitaliseringen godt på vej (eller henvise til eksterne) hvis de inddrages. Konsekvens: Der har været eksempler på, at digitaliseringsprojekter kørte af sporet, eller måtte reddes på stregen, fordi den nødvendige (og tilgængelige) ekspertise ikke blev inddraget i tide. Eksempel: ÆHF-projektet Én Plan er bemandet med kompetencer inden for både forretningskendskab, faglig metode, implementering, Scrum-projektledelse, fagsystemer, test, IT-arkitektur, IT-sikkerhed, programmering m.v. Herved tilstræbes det, at man skaber et helstøbt kvalitetsprodukt, der ikke har blinde vinkler som følge af manglende kompetencer.

18 PRINCIP 4 ALLE LØSNINGER ER BRUGERVENLIGE OG SIKRE Forklaring: Når vi digitaliserer, skal vi huske at tænke brugervenlighed og sikkerhed med fra starten. Løsningerne skal være nemme at betjene, og de skal bidrage til, at vi passer godt på de data, vi har ansvaret for. Begrundelse: Det er bedst og billigst, hvis brugervenlighed og sikkerhed tænkes ind så tidligt som muligt i processen. Man kan stille mange krav til en digital løsning, men brugervenlighed og sikkerhed er noget af det mest fundamentale. Konsekvens: Løsninger, der ikke er brugervenlige, er ikke effektive. Det koster dyrebar tid, giver fejl og stresser brugerne. Løsninger, der ikke er sikre, kan skabe risiko for, at data kommer i forkerte hænder, hvilket kan betyde uoprettelig skade for borgere. For kommunen kan det føre til bøder og tab af anseelse. Eksempel: Nyhedsapp en med nyheder fra OK! er både hurtig og let at finde rundt i. Det er IT, der ikke kræver et kursus. App en er afprøvet af brugere inden idriftsættelse. Samtidig har der været foretaget en formel IT-sikkerhedsvurdering, og der er taget højde for, at fortrolige data ikke kommer i forkerte hænder.

19 PRINCIP 5 I AL DIGITALISERING ER DER STYR PÅ DRIFT OG SUPPORT Forklaring: Vi skal se helhedsorienteret på digitalisering. Udvikling er en uadskillelig del af digitalisering. Men det er i den efterfølgende drift, at gevinsterne høstes. Derfor bør man så tidligt som muligt planlægge drift og support. Gevinsten afhænger af, at ansvar, kontrakter, aftaler og tekniske forudsætninger for drift og support er på plads. Begrundelse: I sidste ende fører al digitalisering til IT-drift, og det er derfor vigtigt, at der er etableret et sikkert, stabilt og opdateret driftsmiljø inkl. pc'ere, netværk, smartphones, servere og anden infrastruktur. Der er desuden et rationale i, at digitaliseringen sker i et ensartet og standardiseret driftsmiljø med effektive og strukturerede processer. Konsekvens: Uden et gevinstfokus kan man forsømme at udnytte de eksisterende ITløsninger optimalt eller man overser nye muligheder. Manglende gevinstfokus kan også resultere i, at man ikke får styret sine IT-kontrakter, så man får tilstrækkeligt udbytte af investeringen. Eksempel: I forbindelse med indførelse af ESDH-systemet SBSYS har der været planlagt betydelige aktiviteter for sikre, at systemet reagerer hurtigt over for brugerne, at brugerne kan få support og information om brugen, at der er tilrettelagt en driftsorganisation, og at systemet kører på en stabil teknisk platform.

20 PRINCIP 6 DIGITALISERING SKAL KUNNE BETALE SIG Forklaring: Digitalisering skal give gevinster, både økonomisk og kvalitativt. Investeringen vurderes mht. risiko og anlægs- og driftsudgifter, så beslutningen om at digitalisere sker på et så oplyst grundlag som muligt. For innovative projekter må man acceptere en vis risiko. Der skal digitaliseres i bund og udpeges en gevinstansvarlig typisk en leder/ chef fra et af de berørte driftsområder. Begrundelse: Det koster mange ressourcer at digitalisere arbejdstid, mistet produktivitet mens arbejdet står på samt hårde udgifter til software, hardware og evt. konsulentbistand. Derfor skal indtægtssiden og de kvalitative forbedringer i form af eksempelvis optimerede arbejdsgange kunne opveje investeringen. Desuden er ressourcerne knappe, så en positiv business case er ikke altid nok i sig selv for hvilke alternative investeringer kunne man ellers have foretaget? Konsekvens: Uden et gevinstfokus kan man forsømme at udnytte de eksisterende ITløsninger optimalt eller man overser nye muligheder. Manglende gevinstfokus kan også resultere i, at man ikke får styret sine IT-kontrakter, så man får tilstrækkeligt udbytte af investeringen. Eksempel: Indførelsen af Digital Post har sparet kommunen for betydelige portoudgifter. Dertil kommer, at sagsbehandlerne i kraft af dyb integration imellem fagsystemer og digital post har kunnet opnå mere effektive og hurtigere arbejdsgange mht. kommunikationen med borgere og virksomheder.

21 IT & DIGITALISERING FORRETNINGSPLAN 2017

22 EFFEKTFULD DIGITALISERING Vores fokus i 2017 er EFFEKTFULD DIGITALISERING. Digitalisering er i dag et væsentligt værktøj til udvikling af den offentlige sektor og vigtig for den måde, vi møder borgere og virksomheder på. Digitalisering skal medvirke til, at borgeren i alle livets faser oplever en større effekt i kontakten til og i samarbejdet med Odense Kommune. Vi vil gennemføre vores fokus på effektfuld digitalisering via 3 strategiske indsatser: 1. Bedre velfærd med digitalisering 2. Skabe udvikling og effekt gennem digital ledelse 3. IT-sikkerhed EFFEKTFULD DIGITALISERING Bedre velfærd med digitalisering Skabe udvikling og effekt gennem digital ledelse IT-sikkerhed Kultur og samarbejdsværktøjer Fællesunderstøttende projekter

23 ORGANISERING OG STYRING Ansvarsområder og fora i Odense Kommunes digitalisering 23

24 OVERORDNET DIGITAL STYRING Byråd, Økonomiudvalg og fagudvalg Direktørgruppen Stabschefforum IT-Forum Forvaltningens digitaliseringsfora Forvaltningskonsulenter Ledende forvaltningsrepræsentanter (niv.2) med mandat til at forpligte forvaltningerne ressourcemæssigt ITD og forvaltningernes digitaliseringsledere (niv. 3) Forvaltningens digitaliseringsleder og digitaliseringskonsulenter Konsulenter fra IT & Digitalisering tilknyttet hver af fagforvaltningerne 24

25 ORGANISERING AF IT-SIKKERHED Stabschefforum Overordnet ansvarlig for IT-sikkerhed IT Forum Udførende beslutningsorgan vedr. IT-sikkerhed IT-sikkerhedsleder Dagligt ansvarlig for IT-sikkerhed IT-Systemansvarlig Ansvar for, at det enkelte system overholder Odense Kommunes retningslinjer for IT-sikkerhed (systemansvar vender vi tilbage til i det efterfølgende oplæg) 25

26 ORGANISERING AF SYSTEMANSVAR Odense Kommunes IT-system Governancemodel For hver organisatorisk enhed i kommunen, skal der tilknyttet en ITsystemansvarlig og en IT-System Kontaktperson. IT-Systemansvarlig Leder / chef med overordnet forretningsmæssigt ansvar for ITfagsystemets styring og administration IT-System Kontaktperson Person med ansvar for at løse de daglige opgaver vedr. IT-systemer De systemansvarlige understøttes af IT& Digitalisering og Udbud & Kontraktstyring. 26

27 APPLIKATIONSSTRATEGI Principper for vurdering af applikationsbehov: Genbrug Køb Udvikling Har vi noget i forvejen, der kan bruges? Kan vi købe noget færdigt? Skal vi udvikle? Genbrug Køb Udvikling - Flere brugere - Tilkøb funktionalitet - Køb uden udbud - Køb via udbud/ski - Køb i fællesskab - Interne udviklere - Eksterne udviklere - I fællesskab Den systemansvarlige beslutter efter rådgivning fra IT & Digitalisering, hvilken fremgangsmåde der benyttes. Udgifterne til anlæg/anskaffelse/udvikling og drift betales som udgangspunkt af den systemansvarlige afdeling/forvaltning. ITD dækker så vidt muligt de udviklingsudgifter, der er til fælles gavn i Odense Kommune på tværs af forvaltninger.

28 TEKNOLOGIVURDERING Hvordan vurderer vi behov for nye teknologier Magic Quadrant Hypekurve Inspiration fra andre kommuner Markedsafdækning via udbud

29 JURAEN SOM MED- OG MODSPILLER 29

30 JURAEN SOM DIGITALISERINGENS MED- OG MODSPILLER Eksempel 1: Odense Kommune har et Advisory Board for digital kommunikation, der repræsenterer borgere med særlige behov. De ønsker, at det bliver muligt for myndighederne at trække på alle offentlige data. Denne mulighed skal myndighederne bruge til at forud udfylde flest mulige felter i diverse selvbetjeningsløsninger for borgerne, så de blot selv skal rette, tilføje og godkende. Borgerne i Advisory Boardet forstår slet ikke behovet for at have vandtætte skodder mellem forvaltningsmyndigheder og behovet for hele tiden at partshøre og indhente samtykke. "Bare det er transparent, hvilke oplysninger I bruger og hvor I har dem fra, så er vi mere end tilfredse. Altså en oplysningspligt for myndigheder. De nuværende måder at håndtere tingene på, jf. lovgivningen, opfatter de på mange måder som en trussel mod retssikkerheden for borgere med særlige behov. De oplever indtastning af og upload af dokumentation for oplysninger, som det offentlige allerede har, samt partshøringer m.v., som besværlige, frustrerende og helt unødvendige forsinkelser i sagsbehandlingen. For nogle betyder det ligefrem digital eksklusion. Og det ønsker de netop ikke. De foretrækker at deltage aktivt i samfundet på lige fod med øvrige borgere. Derfor stiller de krav til os og til lovgivningen.

31 JURAEN SOM DIGITALISERINGENS MED- OG MODSPILLER Eksempel 2: Objektive versus ikke-objektive vurderingskriterier i en sag. Mange af kommunernes sagstyper med objektive vurderingskriterier er flyttet til Udbetaling Danmark. Tilbage har vi i kommunerne sager, hvor der skal ske en individuel faglig vurdering i hvert konkret tilfælde. Der er i nogle tilfælde åbnet op for, at delelementer i en sådan sagsgang kan ske automatisk dvs. ud fra objektive kriterier men vil man gå hele vejen spænder lovgivningen ben. På flere sagområder ville det være muligt at levere samme kvalitet og retssikkerhed. Hvis det eksempelvis var lovligt at: lade en tekniske løsning automatisk afklare, om en borger er økonomisk berettiget til at ansøge. Hvis ikke, er der nemlig ingen grund til at fortsætte ansøgningsprocessen hverken for borger eller kommune. lade en tekniske løsning automatisk vurdere en ansøgning. Bliver det et ja, iværksætter systemet en indsats. Bliver det et nej, indkaldes borgeren automatisk til en individuel vurdering. lade en teknisk løsning undersøge om den nødvendige dokumentation for ansøgningen er til stede og så automatisk udbetale et tilskud. Én gang om året foretages der så en stikprøvekontrol af 10 % af ansøgningerne.

32 JURAEN SOM DIGITALISERINGENS MED- OG MODSPILLER DEN FÆLLESOFFENTLIGE DIGITALISERINGSSTRATEGI Initiativ 2.1 Klare juridiske rammer for effektiv digital forvaltning indsamler, screener og prioriterer juridiske udfordringer ved digitalisering. arbejder for at stille krav til borgere og virksomheder om digital kommunikation med offentlige myndigheder. kigger bl.a. på partshøringsreglerne, sagsoplysningspligten, gruppering af samtykker m.v.

33 JURAEN SOM DIGITALISERINGENS MED- OG MODSPILLER Regeringens udspil til en Sammenhængsreform Formålet med reformen er: at gøre det let for borgeren at interagere med det offentlige. at gøre det lettere for kommunerne at slippe af med komplicerede arbejdsgange. I udspillet skriver de bl.a.: Der skal ses kritisk på de nuværende regler og gives plads til nye og enklere måder at løse offentlige opgaver på og der skal være mere fokus på resultater. regeringen (vil) give kommunerne større muligheder for at bekæmpe bureaukratiet og dermed større frihed. og helt konkret: Udfordringsret og regelforenklingsforslag Uhensigtsmæssige og komplicerede regler opleves overalt, og den offentlige sektor skal derfor være åben for at blive udfordret på nytten af eksisterende regler. Derfor vil regeringen gøre brug af regelforenklingsforslag og genindføre retten til at udfordre nationale og lokale regler. Udfordringsretten vil blive udvidet i forhold til tidligere, så den også omfatter forslag, der kræver lovændringer.

34 TAK FOR JERES OPMÆRKSOMHED KRISTIAN BUHL HANSEN CHEF FOR STRATEGI OG UDVIKLING, IT & DIGITALISERING, BORGMESTERFORVALTNINGEN MAIL:

35 IT-SIKKERHED Bedre IT-sikkerhed er rammesættende for kommunens digitalisering. Det er helt afgørende for opnåelsen af digitaliseringsgevinster, at borgere og virksomheder har tillid til kommunens databehandling. Dette kommer bl.a. til udtryk i EU s nye dataforordning, der skal implementeres i Odense Kommune med ikrafttrædelse maj Opmærksomhedskampagne om IT-sikkerhed for kommunens medarbejdere Formidling af viden om cyberkriminalitet til byens borgere, herunder ikke mindst skoleelever og ældre EFFEKTFULD DIGITALISERING Implementering af EU s nye dataforordning Bedre velfærd med digitalisering Skabe udvikling og effekt gennem digital ledelse IT-sikkerhed Kultur og samarbejdsværktøjer Fællesunderstøttende projekter

36 OPSAMLING Tænk stort - start småt Tænk udefra og ind Tænk på tværs Optimering af anvendelse af eksisterende digitale værktøjer og systemer Effektiv implementering og forandringsledelse Optimering af arbejdsgange Agilitet under projektudviklingen

37 NØGLETAL 2 hostingcentre brugere brugere og borgere på vores forskellige betværk pr. uge skolepersonale PC ere administrative PC ere tablets telefonienheder (fastnet, smartphones, mobilt bredbånd) 350 fiberforbindelser 600 ADSL er henvendelser til Helpdesk pr. uge 300 personlige henvendelser i StraksService pr. uge Netværk til skoleelever Windows elevmaskiner Chrome Books 800 servere (over 98% virtuelle) Office-365 postkasser Access Points til trådløst netværk