19. udbud. Pendlerrute Silkeborg-Århus N Prækvalifikationsbetingelser

Transkript

1 19. udbud Pendlerrute Silkeborg-Århus N 2010 Prækvalifikationsbetingelser

2 1. Prækvalifikationsbetingelser 1.1 Indledning 1.2 Ordregiver 1.3 Kontakt og spørgsmål 1.4 Tidsplan og frister mv. 1.5 Informationsmateriale 1.6 Særlige forhold 1.7 Annullation 1.8 Omkostninger ved deltagelse 1.9 Udbuddet omfatter 1.10 Anmodningens udformning mv Udbudsproceduren 1.12 Teknisk kapacitet 1.13 Økonomisk og finansiel kapacitet 1.14 Følgebrev Bilag 1: Virksomhedsbeskrivelse Bilag 2: Gældserklæring Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

3 1.1 Indledning Midttrafik inviterer hermed interesserede busselskaber til at ansøge om deltagelse i udbud af en ny X-bus rute, der skal køre mellem Silkeborg og Århus Nord. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter reglerne i Forsyningsvirksomhedsdirektivet 1. Trafikstyrelsen bevilligede i sommeren 2009 penge til et forprojekt (forberedelse og analyse) vedrørende oprettelse af en pendlerrute mellem Silkeborg og Århus Nord. Formålet med rutens oprettelse er at tiltrække nye kundegrupper til den kollektive trafik ved at give pendlere et hurtigt og direkte transportalternativ af høj kvalitet, med bus uden omstigninger mellem hjem og arbejde. 1.2 Ordregiver Ordregiver i nærværende udbud er: Midttrafik Søren Nymarks Vej Højbjerg Midttrafik er oprettet i henhold til lov nr. 582 af 24. juni 2005 om trafikselskaber som et fælleskommunalt selskab. Midttrafik varetager offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for bevægelseshæmmede inden for Region Midtjylland. Herudover kan Midttrafik efter aftale med en kommune eller region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Midttrafik varetager disse opgaver via kontrakter med busselskaber efter afholdelse af udbud. Kommunerne og regionen bestiller den ønskede kørsel hos Midttrafik. Bestilleren i dette udbud er Region Midtjylland. 1 Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/17/EF af 31. marts Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

4 1.3 Kontakt og spørgsmål Alle henvendelser forud for prækvalifikationen skal rettes til: Midttrafik Søren Nymarks Vej Højbjerg Att.: Maria Lotte Christensen MLC@midttrafik.dk Fremsendte s skal sendes med kopi til busudbud@midttrafik.dk Alle henvendelser skal være skriftlige og på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem Midttrafiks skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. Alle svar på spørgsmål, som efter Midttrafiks vurdering kan have generel interesse for øvrige bydere, vil blive anført i et rettelsesblad, der offentliggøres på Midttrafiks hjemmeside Det anføres ikke, hvem der har stillet spørgsmålet. Spørgsmål og svar er en del af prækvalifikationsmaterialet. Interesserede bydere kan ved henvendelse til Midttrafik blive opført på en mailudsendelsesliste. Alle på listen vil få direkte besked, når et nyt rettelsesblad bliver lagt på hjemmesiden. Alle spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før fristen for modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation, kan ikke forventes besvaret. Der vil ikke blive udsendt svar senere end 5 dage før fristens udløb. 1.4 Tidsplan og frister mv. Anmodning om prækvalifikation skal være Midttrafik i hænde senest den 26. januar 2010, kl Anmodninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret. Midttrafik giver senest tirsdag den 2. februar 2010 direkte besked til alle ansøgere, der ønsker kvalifikation, om hvorvidt de er antaget til afgivelse af tilbud eller ikke. Udbudsmaterialet udsendes/er tilgængeligt senest fra tirsdag den 9. marts Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

5 Tilbud skal være Midttrafik i hænde senest tirsdag den 27. april 2010, kl på ovennævnte adresse. Forhandlingsrunderne afvikles i løbet af maj/juni/juli Midttrafik bestyrelse forventes at træffe beslutning om tildeling af kontrakt i august Fastsættelsen af tidspunktet for driftsstart er et forhandlingsspørgsmål, men det forventes tidligst at blive 3. januar Midttrafik forbeholder sig ret til at ændre på ovenstående frister. Fristerne skal derfor betragtes som vejledende. 1.5 Informationsmøde Midttrafik afholder et informationsmøde onsdag den 6. januar 2010, kl Mødet afholdes hos Midttrafik, Søren Nymarks Vej 3, 8270 Højbjerg. Midttrafik vil her give en præsentation af udbuddet og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Informationsmødet vil have fokus på udbudsprocessen og formaliteterne i forhold til tilbudsafgivelsen i form af ansøgningen til prækvalifikation. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest mandag den 4. januar 2010 til en af de under punkt 1.3 anførte kontaktpersoner. Referat af informationsmødet vil blive offentliggjort på Særlige forhold Den udbudte rute vil blive oprettet som et forsøg. Det forventes at ruten bliver selvfinansierende efter fire år. Kontraktperioden kan blive op til 8 år med mulighed for at Midttrafik kan forlænge i et år og derefter efter aftale mellem parterne. Rutens økonomi vil løbende blive vurderet. Ved nedlæggelse af ruten vil Midttrafik yde kompensation efter regler, der fastsættes nærmere i udbudsbetingelserne eller under udbudsforhandlingerne. 1.7 Annullation Midttrafik forbeholder sig, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, ret til at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. Den endelige oprettelse af ruten afhænger af, hvorvidt Trafikstyrelsen bevilger puljemidler til finansiering af driften. Midttrafik får først efter den 1. marts 2010 besked om, hvorvidt der Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

6 endeligt bevilliges penge. Såfremt Trafikstyrelsen ikke bevilliger penge til idriftsættelse af ruten, forbeholder Midttrafik sig ret til at annullere udbuddet, idet ovennævnte må ses som en saglig begrundelse. 1.8 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for ansøgers egen regning og risiko. Omkostninger eller tab, som ansøger måtte pådrage sig i forbindelse med udbudsforretningen, er Midttrafik uvedkommende. Dette gælder også, såfremt Midttrafik vælger at annullere udbuddet, jf. ovenfor. 1.9 Udbuddet omfatter Midttrafik forventer, at udbuddet vil omfatte ca. 2-3 kontraktbusser og ca køreplantimer årligt. Kontraktbusserne forventes at blive højkvalitetsbusser med særlige krav til udstyr. Busserne forventes kun at køre mandag - fredag i myldretiden, idet der er tale om en pendlerrute. Busserne forventes stationeret i Silkeborg Anmodningens udformning mv. Anmodning om prækvalifikation skal sendes eller indleveres i lukket kuvert til: Midttrafik Søren Nymarks Vej Højbjerg Att.: Maria Lotte Christensen Kuverten mærkes: 19. Udbud, Pendlerrute, Silkeborg - Århus Nord og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Kuverter, der afleveres personligt, skal afleveres i receptionen. Anmodningen skal indeholde de nødvendige bilag og dokumenter som beskrevet i udbudsannoncen og i nærværende prækvalifikationsmateriale. Anmodningen med tilhørende bilag skal være på dansk. Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

7 1.11 Udbudsproceduren Nærværende udbud gennemføres som et udbud med forhandling. I prækvalifikationsrunden foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem ansøgere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i de nedenstående afsnit. Ligeledes vil Midttrafik lægge vægt på, hvilke busselskaber der ud fra erfaring og kapacitet anses for bedte egnede til at løse opgaven. Ansøgere, der ikke afgiver nedenstående oplysninger, vil IKKE komme i betragtning. Blandt de egnede og konditionsmæssige ansøgninger vil Midttrafik udvælge minimum 3 og maksimalt 5 virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud. Selvom antallet af ansøgere, der opfylder betingelserne for deltagelse og udvælgelseskriterierne, er lavere end minimumsantallet, kan Midttrafik alligevel gå videre med proceduren Teknisk kapacitet Ansøger skal indsende følgende: 1. Oplysninger om ansøgers organisation, antal ansatte, kapacitet mv. i form af en Virksomhedsbeskrivelse jf. bilag 1 2. Referenceliste i form af oplysninger om de betydeligste tilsvarende opgaver inden for de seneste 3 år. Midttrafik forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for nærmere oplysninger om disses erfaring med ansøgers virksomhed. 3. Tilladelse efter Buslovens 1, stk. 1 (grundtilladelse) og tilladelse for det nødvendige antal busser eller et forhåndstilsagn fra Færdselsstyrelsen Økonomisk og finansiel kapacitet 1. Ansøger skal indsende attestation for: - at ansøger ikke er under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs; ikke i betalingsstandsning; ikke har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation, Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

8 - at ansøger ikke er begæret taget under konkurs; under behandling med henblik likvidation; tvangsakkord uden for konkurs; betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling, - at ansøger ikke ved en retskraftig dom i henhold til lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om ansøgers faglige hæderlighed, - at ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivning, og - at ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivning. Denne attestation kan ske ved indsendelse af en Serviceattest, udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelse eller af tilsvarende fra en kompetent myndighed fra ansøgers hjemland, hvis dette ikke er Danmark. Attestationen skal være udstedt tidligst 4 måneder før prækvalifikationsfristen. 2. Tro- og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige ifølge lov 336 af 13. maj 1997, jf. bilag Følgebrev Ligeledes indsendes et underskrevet følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning, der afgiver anmodning. Vær opmærksom på, at anmodningen først er konditionsmæssig, når virksomheden har fremsendt et underskrevet følgebrev inden udløbet af anmodningsfristen. Ansøgeren er i hele perioden forpligtet til straks at underrette Midttrafik, hvis der sker ændringer i de oplysninger og forhold, der ligger til grund for ansøgerens kvalifikationer. Det være sig tekniske, økonomiske og finansielle forhold eller andet relevant. Underretningen af Midttrafik kan ske ved, at der indsendes dokumenter, der viser ændringer i de afgivne oplysninger, samt et nyt signeret følgebrev jf. ovenfor. Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

9 Bilag 1 Virksomhedsbeskrivelse Beskrivelsen skal indeholde konkrete oplysninger om nedenstående emner og forventet resurseforbrug hertil, hvor det er relevant. Den skitserede disposition skal så vidt muligt følges. 1. Beskrivelse af busselskabets organisation 1.1 Beskrivelse af virksomhedsform og ejerforhold. 1.2 Den udførende enheds nuværende organisation beskrives. Evt. organisationsplan vedlægges. 1.3 Det beskrives, hvordan driftsledelsen konkret vil blive organiseret, hvis byderen får den kørsel, der er afgivet tilbud på. 1.4 Det beskrives, hvordan det daglige samarbejde med Midttrafik tilvejebringes. 2. Driftsledelse og driftsovervågning 2.1 Beskrivelse af, hvordan driftsovervågningen vil blive varetaget, såvel inden for normal kontortid som uden for. Der ønskes specielt en beskrivelse af, hvordan chaufførfremmøde uden for normal kontortid overvåges. 2.2 Beskrivelse af beredskabet i tilfælde af sygdom hos chauffører eller andet personale. 2.3 Beskrivelse af hvordan kommunikationen mellem driftsledelse og chaufførerne i busserne vil foregå, både i og uden for kontortiden. 2.4 Beskrivelse af hvordan glemte sager og kundehenvendelser vil blive håndteret. 2.5 Åbningstider for kundehenvendelser. 2.6 Beskrivelse af eventuelle særlige tiltag til sikring af stabil drift. 3. Busmateriellet 3.1 Oplysning om forventede garageringssteder og hvilke faciliteter der forventes etableret de pågældende steder. 3.2 Udgår. 3.3 Oplysning om antal reservebusser m.v. og beskrivelse af beredskab ved nedbrud af bus. 3.4 Oplysning om vedligeholdelses- og rengøringsprogram for busparken. 3.5 Oplysning om evt. planlagt anvendelse af kontraktbusser til andre kørselsopgaver, hvor Midttrafik har tilladt det. Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

10 4. Miljøforhold og arbejdsmiljø 4.1 Beskrivelse af virksomhedens miljøpolitik, herunder særlige miljøforanstaltninger. 4.2 Beskrivelse af virksomhedens planer og løbende opfølgning for at sikrer et godt arbejdsmiljø for medarbejderne. 4.3 Oplysninger om arbejdsmiljøforhold, herunder om virksomheden er certificeret i henhold til arbejdsmiljølovgivningen, samt hvilken klassificering virksomheden har opnået i forbindelse med Arbejdstilsynets tilsyn. 4.4 Beskrivelse af virksomhedens forebyggende indsats i forbindelse med vold og trusler. 4.5 Beskrivelse af kriseberedskab i forbindelse med voldsepisoder. 4.6 Beskrivelse af eventuelle særlige tiltag til fremme af godt arbejdsmiljø. 5. Uddannelse 5.1 Beskrivelse af hvordan nye chauffører oplæres. 5.2 Beskrivelse af hvordan efteruddannelse af chaufførerne vil blive håndteret. 5.3 Beskrivelse af i hvilket omfang der vil blive benyttet faglærte chauffører. 6. Kvalitet 6.1 Oplysning om virksomhedens uniformsprogram. 6.2 Beskrivelse af, hvordan kvaliteten vil blive sikret i forbindelse med udførelsen af kørslen, herunder af et evt. kvalitetssikringssystem. 6.3 Beskrivelse af hvordan det vil blive sikret, at medarbejderne yder god kundeservice. 6.4 Beskrivelse af eventuelle særlige tiltag til sikring af god kundeservice. 7. Kommunikation mellem Midttrafik og busselskabet og busselskabets personale 7.1 Beskrivelse af hvordan det sikres, at information fra Midttrafik bliver tilgængelig og kendt af personalet. 8. Andre oplysninger 8.1 Andet som byderen finder relevant for Midttrafiks vurdering af selskabets tilbud. Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N

11 Bilag 2 Gældserklæring Tro og love erklæring på ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til Lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal en ordregiver, der udbyder tjenesteydelser, kræve, at enhver tilbudsgiver samtidigt med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbudsgiver: erklærer herved på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Dato Tilbudsgivers underskrift samt forretningsstempel I tilfælde af forfalden gæld til det offentlige: Hvor stor er gælden? Tilbudsgiver: erklærer på tro og love kun at have ovenstående beløb som forfalden gæld til det offentlige. Dato Tilbudsgivers underskrift samt forretningsstempel Midttrafiks 19. udbud - Pendlerrute Silkeborg-Århus N