KOMMUNERNES IT MAGASIN

Transkript

1 KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 03 juni 09 ISSN TEMA : Drift: Din, min og vores Ballerup indfører interaktive skoletavler KMD fastholder sit jerngreb UNDERSØGELSE: Økonomisystemer Nr.03_ juni09_ side 1

2 e Økonomisystemer Af Flemming Kjærsdam ERP-systemer dominerer i kommunernes direktioner På bare tre år er der sket mere end en tredobling i anskaffelsen af ERP-systemer i landets kommuner. Det viser en undersøgelse, konsulentfirmaet Herbert Nathan & Co har gennemført i kommunerne. I 2006, da en lignende analyse blev foretaget, var der i alt 17 kommuner der brugte ERP-systemer til økonomistyring, i dag tre år senere, er antallet oppe på 58 kommuner. Det svarer til, at de kommunale topledere i 60 procent af landets kommuner kører, eller i nær fremtid vil køre, på et ERPsystem. I alt 58 kommuner har besluttet sig for at basere deres ERP-løsninger på KMD Opus fra SAP eller Fujitsus Prisme fra Microsoft. Dermed er det verdens to største leverandører af økonomisystemer, som udkæmper en kamp om at få størst mulig markedsandel blandt landets kommuner. De fleste kommuner har efter kommunalreformen været i udbud med deres it-systemer, og kravet fra de nye topledere er, at systemerne på de forskellige områder skal snakke samme sprog. Det giver nemlig langt bedre muligheder for at hive relevant ledelsesinformation ud og praktisere god økonomistyring. Og det er blevet vigtigere efter, at vi har fået større kommuner, at kommunens økonomisystem og fagsystemer skal kunne samarbejde. Derfor ser vi investeringerne i ERPsystemer som et led i en naturlig udvikling, siger chefkonsulent Morten Mandøe, KL s økonomiske sekretariat. Koncerner Herbert Nathan & Co gennemførte i samarbejde med Kit-Magasinet en analyse af kommuner og regioners anvendelse af koncernsystemer i april Nu er en tilsvarende undersøgelse gennemført tre år efter. I 2006 fokuserede undersøgelsen på økonomistyring. Denne gang fokuserer den i højere grad på ERP-systemer de brede forretningssystemer - og Best-of-Breed de smalle forretningssystemer, der for eksempel dækker løn, indkøb, eller økonomi. Trenden er klar ved at sammenligne udviklingen i de 98 kommuner: Kommunernes direktioner vælger i høj grad de brede forretningssystemer. Ud af de i alt 58 kommuner, der har valgt ERP-systemer, har 41 i dag valgt KMD Opus, mens 17 har valgt Fujitsu Prisme. Det handler ikke kun om, at der skal være interaktion mellem økonomisystemet og fagsystemerne. Det handler også om, at der skabes bedre muligheder for at prioritere på tværs af områderne. Man kan sige, at økonomisystemet kommer til at fungere som en slags overligger for de forskellige fagsystemer. Det har eksempelvis ikke altid været lige nemt at få lønsystem og økonomisystem til at snakke sammen. Med de nye økonomisystemer på markedet er de to typer systemer fuldt integrerede. Det peger alt sammen i retning af at kommunerne i langt højere grad tænker som egentlige koncerner, siger Morten Mandøe. Dermed investerer landets kommuner i præcis de samme ERP-systemer som private virksomheder. Udover at ledelser i landets kommuner investerer i ERP-systemer, ses lignende tendenser i landets regioner. Her har to ud af fem regioner investeret i ERP-systemer. De fleste kommuner har efter kommunalreformen været i udbud med deres it-systemer, og kravet fra de nye topledere er, at systemerne på de forskellige områder skal snakke samme sprog. Morten Mandøe Nr.03_ juni09_ side 13

3 e Økonomisystemer Af Flemming Kjærsdam KMD fastholder sit jerngreb KMD fastholder sit jerngreb indenfor økonomistyring- og ERP-systemer her godt to år efter kommunalreformen. Virksomheden har mistet fem kommuner inden for ERP og økonomistyring på tre år. Herbert Nathan & Co har gennemført en undersøgelse af kommunernes valg af økonomistyring- og ERP-systemer. Sammenlignes denne undersøgelse med den tilsvarende undersøgelse for tre år siden (bragt i Kit-magasinet april 2006), går KMD ØS ganske vist tilbage, men KMD formår i stor stil at "flytte" kommunerne med over på KMD-Opus, virksomhedens SAP-platform. Så den korte version er, at KMD i vid udstrækning fastholder sin "monopolagtige" position på kommunemarkedet. Kommuner KMD Opus 41 5 KMD ØS *) Prisme ØSIndsigt 8 8 Oracle inkl. *) Kompas Ifølge undersøgelsen har KMD Opus 16 kommuner som kunder i dag. Herudover kommer 11 kommuner, der er ved at få implementeret KMD Opus og yderligere 14 kommuner, der har skrevet kontrakt. I alt 41. For tre år siden havde KMD blot fem kunder på Opus. Det er en nettotilgang på 36 kunder efter kommunalreformen. I samme periode er KMD ØS ved at miste (inkl. KMD Kompas/Navision red.) 41 kommuner. De kommuner som er ved at implementere Opus eller som har tegnet kontrakt om Opus, kører i skrivende stund på KMD ØS. Disse kommuner vil komme fra en smal platform over på en bredere ERP-løsning. Bundlinjen er, at KMD netto har mistet fem kommuner i løbet af tre år. Til gengæld sidder de tungere på de tilbageværende med en SAP-løsning. De fem kommuner, som KMD netto har tabt, har i stedet valgt Prisme fra Fujitsu, som er en Microsoft platform. Det er også et bredt ERP-system. Lægges KMD s og Fujitsus tal sammen, kan det siges, at danske kommuner altovervejende vælger et ERP-system fra SAP eller Microsoft. Dermed har analytikerne i en tilsvarende undersøgelse for tre år siden reelt fået ret i deres antagelser: At kommunerne som konsekvens af kommunalreformen ville investere i standard ERP-systemer til at styre økonomi, rekruttering, løn og administration. Det er præcis den samme udvikling, der er sket i det private erhvervsliv. Der vil, når de kommuner som har valgt KMD Opus også er blevet flyttet over på den nye platform, være 31 kommuner, som har KMD ØS, og som ikke længere udvikles og markedsføres af KMD. Dermed vil næsten hver tredje danske kommune indenfor de følgende år skulle i udbud om valg af et nyt økonomistyringssystem. Bundlinjen er, at KMD netto har mistet fem kommuner i løbet af tre år. Til gengæld sidder de tungere på de tilbageværende med en SAP-løsning. Nr.03_ juni09_ side 14

4 e Økonomisystemer Af Torben Storgaard, Kai-Morten Rosendahl og Herbert Nathan, HerbertNathan & Co For tre år siden gennemførte Herbert Nathan & Co en undersøgelse markedet for Økonomisystemer eksklusivt for Kit-Magasinet. En række kommuner og regioner har anvendt den tidligere undersøgelse til at skabe overblik i forbindelse med investering i nye systemer. Efter flere opfordringer har vi nu valgt at gentage analysen. For tre år siden var det Økonomisystemer. Denne gang er temaet ERP-suiter (brede forretningssystemer) og udvalgte Best-of- Breed (BoB) (smalle forretningssystemer). Det skyldes, at en række kommuner vælger ERP, andre vælger at kombinere forskellige punktløsninger i én samlet systemportefølje. Analysen er gennemført i perioden marts-maj Kriterierne for at deltage som leverandør i undersøgelsen: Har en stor markedsandel i kommuner og/eller regioner. Er specifikt tilpasset til at dække behovene i en kommune eller region. Dækker en eller flere af nedenstående forretningsprocesser Økonomi Debitorer Indkøb og logistik Løn Personale Projekter Nr.03_ juni09_ side 16

5 De fem leverandører: Med udgangspunkt har vi udvalgt 5 løsninger. Alle leverandører er blevet spurgt om deltagelse og alle har svaret ja. Produkter og leverandører i alfabetisk orden efter produktnavn: Produktnavn Leverandør Produkt kategori EG Indsigt EG Best-of-breed Økonomi ILS Logica Best-of-breed Indkøb/lager KMD Opus KMD ERP Prisme Fujitsu ERP Silkeborg Løn Silkeborg Data Best-of-breed - Løn Der findes også andre systemer og leverandører som har leveret systemer til det offentlige marked. Oracle har leveret Økonomisystem til Københavns Kommune, men Oracle er ikke med på grund af begrænset markedsandel. Analysen er gennemført ved, at vi har aflagt hver leverandør et besøg, hvor vi har gennemgået mere end 100 forskellige evalueringsparametre herunder leverandørforhold, produktinformationer, proces understøtning, teknologi, priser, kundeinformationer, fremtidsvisioner mm ERP-strategi/kontra BoB ERP-begrebet er i dag synonymt med administrative it-systemer, der understøtter virksomheders forretningsprocesser inden for salg, indkøb, logistik, produktion, økonomi, personale med mere. Karakteristisk for de traditionelle ERP-systemer er, at de understøtter en bred vifte af forretningsprocesser, og at data registreret ét sted har umiddelbar virkning andre relevante steder i systemet. Systemerne er typisk modulopbyggede, så man kan tage dele af systemet i brug gradvis, efterhånden som behovet opstår. Andre karakteristika er, at systemerne ofte indeholder en samlet og ensartet datamodel, så virksomhederne bliver i stand til at understøtte arbejdsprocesser på tværs af organisatoriske skel. Kundetilgang pct fordeling Som modstykke til ERP-systemerne finder vi BoB-systemerne (Best-of-Breed). Som navnet antyder, satser leverandørerne af BoB på at udvikle systemer, der kun understøtter et begrænset antal forretningsprocesser, eksempelvis løn, personale eller indkøb. Systemerne indeholder ofte en høj grad af funktionalitet i mange tilfælde højere end ERP-systemet inden for samme område. BoBsystemerne kan enten fungere som fritstående løsninger (stand alone-løsninger) eller kan integreres til andre ERP- eller BoB-systemer. KMD Opus ILS ØS Indsigt Prisme Silkeborg Løn Indenfor seneste 2 år 75% 5% 0% 25% 40% Mellem 2 og 5 år 25% 0% 0% 25% 10% Mellem 5 og 10 år 0% 0% 15% 50% 10% Mere end 10 år 0% 95% 85% 0% 40% - mere på de næste sider Nr.03_ juni09_ side 17

6 De fem leverandører: Fujitsu Prisme: Microsoft Dynamics AX til kommuner og regioner KMD Opus: Den bredsporede SAP løsning Prisme er en branche tilpasset løsning baseret på det markedsledende ERP-system Microsoft Dynamics AX (tidl Axapta). Dynamics AX findes hos mere end kunder på verdensplan og anvendes af mere end danske private og offentlige virksomheder. Dynamics AX udvikles i sin basis af Microsoft og sælges i Danmark af mere end 30 forskellige forhandlere. En række af disse forhandlere har udviklet særlige løsninger ovenpå Dynamics, enten til udvalgte brancher eller andre tværgående løsningskomponenter. En af disse forhandlere er Fujitsu, som i 1999 begyndte at udvikle en kommuneløsning baseret på et standardsystem. Derved fik leverandøren grundfunktionaliteten forærende og kan koncentrere sig om at udvikle de komponenter som gør løsningen særlig egnet til en Kommune eller Region. Året efter fik Fujitsu den første kunde på løsningen og i dag anvender 17 kommuner løsningen, eksempelvis Esbjerg og Allerød kommuner. Herudover anvendes løsningen i to af regionerne, i Region Sjælland og SydDanmark. Dynamics AX understøtter i sin grundbasis en lang række af processer, eksempelvis Økonomi, Debitorer, Projektstyring, Personale, Indkøb, Logistik mm., men også en lang række processer som ikke er relevante i det offentlige, eksempelvis Produktion, Marketing og Salg. Derfor er Dynamics AX og herunder Prisme løsningen en meget bred løsning, som kan udbygges på mange områder. Et område, som ikke kan understøttes, er offentlig løn. Her har Fujitsu indgået et strategisk samarbejde med Silkeborg Data, hvor de sammen kan levere en integreret Økonomi- og Lønløsning udviklingstimer Fujitsu har anvendt et sted imellem timer på at udvikle add ons til det kommunale/regionale marked. Disse tilføjelser omfatter eksempelvis områder som kontoplan (Velfærdsministeriets), budgetposter i flere dimensioner, prisregister med fremskrivninger. Særlige momsregler, bogføring på ydelses CPR, interfaces blandt andet til KMD systemer, integrationer til NemKonto, debitorfakturering og CPR/CVR nr. integration til KMD systemer Teknologisk baserer Prisme sig på Microsoft værktøjer, herunder også Microsofts infrastruktur produkter, som portal (Sharepoint) og integrationsværktøj (Bizztalk). Endvidere er løsningen baseret på, at det er nemt at udveksle data med office produkterne Word og Excel. Ligeledes går Dynamics AX i retning af, at brugergrænsefladen langt hen ad vejen ligner Outlook, så brugere, som er vant til at anvende Outlook, finder det nemt at komme i gang med AX. Vælger man Prisme løsningen skal man være opmærksom på, at man ikke altid nødvendigvis er på den helt nyeste version af Dynamics AX, idet Fujitsu ofte skal anvende et år på at overføre Prisme Add-ons til den nyeste AX løsningen. Derved opstår der et års efterslæb for at få løsningen tilpasset. I skrivende stund er eksempelvis Prisme på Dynamics AX version 4.0. Hvis den købes på markedet uden de kommunale/regionale tilpasninger, hedder det version 5.0 (version 2009). Prisme på den nyeste version vil derfor blive frigivet i efteråret Planerne er også at udvikle yderligere funktionalitet til at dække såvel kommunernes og regionernes behov samt at gøre brug af samt integrere - til endnu flere Microsoft værktøjer. Prisme er derfor en meget relevant løsning til kommuner/regioner som har valgt at basere sig på Microsoft produkter og som kan se visionen i at lægge sig i baghjulet på en af de største ERP-leverandører til mid-markedet. KMD har siden etableringen i 1972 været den mest toneangivende IT-leverandør til danske kommuner. Det har primært været ved hjælp af egetudviklede løsninger til såvel de personale-, løn-, økonomistyring- som borgerrettede områder. I slutningen af 90 erne tog KMD de første skridt til at levere løsninger baseret på andre standardsystemer og leverede den første SAP HR løsning til en kunde. I 2005 formaliserede KMD samarbejdet med SAP og tog dermed initiativet til det som i dag er SAPs Opus løsning. Udvikling af KMD Opus er KMDs største enkeltstående initiativ og vurderes, at være en helt afgørende årsag til, at EQT har købt KMD. At KMD Opus initiativet er så stor en satsning understreges af antallet af medarbejdere, som KMD har dedikeret til udvikling af løsningen. Over 300 SAP-udviklere er involveret i omlægning fra KMD s gamle løsninger til SAP, hvilket med et slag har gjort KMD til en af Nordens største SAP huse. Tanken med Opus er, at det skal dække meget bredere end Økonomi og Personale. Opus skal på sigt erstatte alle KMD s egne løsninger i en samlet integreret suite. På samme måde som mange store private virksomheder har implementeret brede ERP suiter, ser KMD muligheden for at udvikle integrerede løsninger til kommuner og regioner med en og samme datamodel. Funktioner KMD Opus er således opdelt i en række områder. Administrativ Styring dækker over Økonomi, Personale, Løn, Debitorer, Projekter, Indkøb mm. Herudover er det tanken at også Myndigheds og Service produktion (udover den administrative styring) eksempelvis dække løsningsbehov indenfor social området. På toppen af alle løsninger er det tanken at man skal kunne udtrække ledelsesinformation på kryds og tværs samt tilgå løsningen enten som medarbejder eller borger via en web grænseflade. KMD valgte SAP fordi SAP er verdens største ERP leverandør og anvendes af tusinder af virksomheder i hele verden indenfor mange forskellige brancher. SAP dækker alle mulige og umulige processer, alt fra økonomi over personale, løn, økonomi, salg, logistik, produktion mm. På toppen af SAPs administrative moduler har KMD foretaget en række branchemæssige tilretninger indenfor eksempelvis Offentlig moms, Budgettering, Kontoplan, Integrationer samt danske standarder for indkøb. KMD har i dag 16 kommuner på KMD Opus platformen og er ved at implementere i 11 kommuner. I alt har KMD skrevet kontrakt med 41 kommuner. Den eneste region, som anvender løsningen i dag, er Region Sjælland på Løn og HR området. Alle kunderne anvender Økonomi-, og Personaledelen og cirka halvdelen også Indkøbsfunktionerne. På Løn anvender kun en kunde SAP, mens resten anvender KMD s gamle løn løsning. Interessant er også at KMD Opus udelukkende kan erhverves som en service løsning, hvor man betaler en årlig afgift for såvel licens leje, drift som vedligeholdelse KMD Opus er langt fra færdig. Der er masser af planer for videreudvikling indenfor løn, økonomistyring, projektstyring, indkøb, tidsstyring, portaler mm. Der er således ingen tvivl om, at det skib, som KMD har søsat, er en stor damper. Man er nået et stykke, men der er fortsat lang vej til at skibet er helt i havn. Nr.03_ juni09_ side 18

7 EG ØS Indsigt: Den kundestyrede økonomiløsning ILS: Målrettet Indkøb- og Lagerløsning til sygehuse Silkeborg Data: Løn til det offentlige Danmark ØS Indsigt (tidligere ØS 2000) er en anderledes løsning end man normalt ser på markedet. Løsningen er nemlig ejet af en kreds af brugere og ikke som normalt af en IT-leverandør. Ejerkredsen omfatter i alt 13 kunder, opdelt på 11 kommuner og 2 regioner. Eksempler på kunder (og ejere) er Gladsaxe, Hørsholm, Odense, Vejle, Herning, Region Midt og Region Nord. Ejerkredsen og dens fastsatte bestyrelse mødes to gange om året og fastlægger produktudviklings strategien for produktet. Hver kunde har i den forbindelse en stemme. EG`s (tidligere EDB Gruppen) rolle er at varetage den praktiske udvikling af produktet samt varetage løbende support. Herudover har EG ansvaret for at sælge løsningen til nye kunder. Brugerne betaler i den forbindelse en årlig afgift for at være medlem, der dækker de omkostninger som EG har til salg og udvikling. Der er således tale om en relativ billig løsning sammenholdt med de mere kommercielle løsninger. Produktstrategien er at levere et økonomisystem med mulighed for at kunne etablere snitflader til omkringliggende systemer, såvel modtage data fra subsystemer som at kunne levere data til LIS systemer. Der er således ikke planen at levere et system som dækker alle tænkelige systembehov indenfor det administrative område, men udelukkende fokusere på Økonomistyring. Løsningens historie går tilbage til I 1998 blev løsningen overtaget fra daværende Dac-Data og har siden hen gennemgået en teknologisk ansigtsløftning, herunder omlægning til Java så der er i dag er tale om en relativ moderne løsning, som kan køre med web baseret brugeradgang. Dette bevidner de to største installationer, Odense kommune og Region Midt om med hver cirka brugere, og hvor størstedelen af dem er decentrale. ØS Indsigt dækker Økonomi, regnskab og debitorer. Modulerne omfatter eksempelvis E-bilag Regningsdebitorer, Aktiver, Budget, Rapporter, Bogføring, Udbetaling, Central og decentral kontoplan. Herudover forefindes diverse tillægsmoduler fra EG eller eksterne partnere. Herudover er der integrationer til en række systemer fra samarbejdspartnere, eksempelvis Silkeborg Løn og SAP indenfor Indkøbsområdet. Herudover er der naturligvis integration til diverse KMD systemer, idet løsningen som altid vil skulle co-eksistere med en række KMD løsninger. Løsningen er smal idet den udelukkende dækker økonomiområdet, men udmærker sig på en række områder eksempelvis med deres workflow tilgang, adviseringer, decentrale kontoplan samt rapporteringsskabeloner som følger Kommunernes Revisions vejledning. Den seneste ansigtsløftning har også bevirket, at brugergrænsefladen er blevet mere tilgængelig og indeholder også muligheder for at tilpasse brugergrænsefladen af brugeren til egne behov. Løsningens prismodel er som nævnt væsentlig anderledes sammenholdt med de andre løsninger på markedet. Man betaler et indmeldelsesgebyr, når man starter og herudover betales en årlig vedligeholdelses afgift afhængig af størrelse af Kommune eller Region. En kommune med ca borgere betaler i størrelsesordenen under 1 mio. kr. om året. Prisen inkluderer den årlige brugsret samt retten til nye versioner. Ønsker man en dedikeret økonomistyringsløsning er ØS Indsigt således et godt og billigt alternativ og hvor der er meget stor mulighed for selv at præge udviklingen sammen med de øvrige brugere. ILS rækker tilbage til Løsningen blev oprindeligt udviklet af B-data i Århus i tæt samarbejde imellem sygehusfolk og tidligere KMD ansatte. Der var tale om en dos baseret version, som fik sin første kunde i I 1996 omlagdes løsningen til Windows og siden dengang er der løbende blev foretaget diverse forbedringer af produktet. I 2004 overtog WM-Data løsningen og for et par år siden Logica, da WM-Data blev lagt ind i Logica koncernen. I dag indgår løsningen i Logicas Healthcare gruppe, hvor der også leveres systemer indenfor EPJ, Laboratorier, Blodbank, Landspatientregisteret, Udlån af hjælpemidler mm. I alt otte personer er beskæftiget med løsningen heraf varetager seks personer videreudvikling. Strategien med systemet er at levere indkøb og logistik til sygehuse i DK. Der arbejdes også på at gøre mere for kommunerne. Et centralt element er, at videreudvikling er meget behovsdrevet, hvor man samler kunderne to gange om året. Med henblik på at få kunderne til at køre samme vej. Tæt kontakt til kunderne. Det er således hensigten at løse sygehusenes indkøbs- og logistik behov på en enkel måde. Funktioner Systemet leveres i et antal moduler som dækker kernesystemet inklusive on-line rekvireringsmodel. Hertil kommer Udbudsmodul (fælles indkøb), Rapporter/statistik, Budget, Projekt og Avance modul. De specifikke opgaver, som der er behov for på et sygehus, omfatter Operationspakker, sterilproduktion (miniproduktion), Integration til autoklave system, Ultranem rekvirering for sygepleje personale, Elektroniske ordrer til leverandører, Udløbsdatoer og batchnumre. Systemet dækker således rigtig godt behovene på et sygehus men indeholder også en række udviklingsområder, eksempelvis et bedre on-line brugerinterface, integration til warehouse management system, forbedret enhedshåndtering, transportlogistik samt håndtering af fakturaer fra udlandet. Systemets næsten monopolagtige rolle i det danske sygehusvæsen dokumenteres af mængden af kunder. I alt 30 sygehuse anvender løsningen, hvilket dækker alle de fem regioner. Dog er systemet ved at blive udfaset i Region Midt og flere af de andre regioner er på vej i udbud på en række af deres systemer herunder på Indkøb. Udover sygehusene forefindes ikke andre kunder. Antallet af brugere er af Logica anslået til ca Systemets teknologiske basis er baseret på en Progress database, hvilket ikke hører til den mest anvendte database teknologi. ILS sælges på normale licens vilkår, hvor man betaler for antallet af samtidige brugere, fordelt på centrale ILS brugere og on-line brugere. Endvidere skal der tillægges en årlig vedligeholdelses- og supportpris på procent. Der er ingen tvivl om, at ILS er en meget fokuseret løsning som dækker et helt specifikt behov for indkøbs- og lagersystem på sygehuse. Løsningen har mange år på bagen og indeholder rigtig god funktionalitet og dækker målgruppens behov fint. Det store spørgsmål er om ILS i lyset af den store udvikling der er set i andre indkøbsløsninger og den relative lille udviklingsgruppe - kan beholde den store markedsandel i de danske sygehuse. Silkeborg Løn udvikles af Silkeborg Data, som er et 100 procent ejet datterselskab i Jyske Bank. I alt arbejder 140 personer med salg, implementering, support og udvikling af løsningen. Løsningen har været på markedet siden 1970, da virksomheden første gang ønskede at levere et lønsystem til danske sygehuse. I 1988 kom Vagtplanlægningsdelen til (som blev udviklet af Prolog Development Center for Silkeborg Data) og i 2000 kom webdelen med, som gør det muligt at få decentral adgang til systemet. Strategien er i dag at levere løn- og personalesystemer til hele den offentlige sektor i Danmark. Der er tale om Saas (Software as a service red.) koncept, hvor løsningen lejes og betaler for service og drift. Derved står Silkeborg Data også for vedligeholdelse af overenskomster og sikrer, at kunderne lever op til lovgivningen. Systemets oprindelse til sygehusene gjorde, at kunderne i de første mange år var sygehusene. Først i 2002 kom den første kommune. I dag består kunderne af syv kommuner, eksempelvis Silkeborg, Esbjerg, Høje Tåstrup, Roskilde, Allerød og Sønderborg og fire regioner (alle bortset fra Region Sjælland red.). Herudover findes et større antal kunder blandt gymnasier og plejehjem. Der forefindes brugergrupper for såvel kommuner som regioner og der lægges stor vægt på, at brugerne er involveret i alle udviklingsprojekter. Løsningen Løsningen består af et antal moduler, herunder den centrale lønberegner (overenskomst kartotek, personkartotek, arbejdstider), personale web, vagtplan modul (eneste som er baseret på windows), Min tid (dialogbaseret vagtplanlægning), datawarehouse modul, elektronisk arkiv, budgetlægning, vikar håndtering, tjenestemands pensions modul, akkreditering, kursus administration, effekter og tillidshverv. Herudover er der muligheder for tilkøb af integrationer til ESDH og Økonomi Løsningen dækker specifikt de offentlige krav ved at sikre en løbende overholdelse af lov og overenskomstmæssige forhold, alle former for aftaler såvel lokale som på landsplan samt relevante pensionsforhold. Løsningens fokus er således de administrative processer ved løn, hvorimod de mere udviklingsmæssige processer som rekruttering, kompetencer, performance management, MUS samtaler endnu ikke er en del af løsningen. Silkeborg Data vil gerne videreudvikle løsningen på dette område, men har endnu ikke set den store efterspørgsel efter disse funktioner, som man ofte ser i private virksomheder. En løn- og personale løsning skal altid integreres som mindstemål med økonomisystem og ESDH. Derfor er der udviklet åbne snitflader til omverdenen, så kunden kan vælge andre løsninger. Specifikt er der udviklet integration til Prisme og ØS Indsigt. Løsningen baseres teknologisk på Silkeborg Datas egen løsning og kører på en IBM mainframe hos søsterselskabet JN Data. På grund af den løbende videreudvikling baseres løsningen på tre forskellige databaser, henholdsvis MS SQL, DB2 og Oracle. Dette medfører en vis risiko for redundans af data. Da der fortsat anvendes kode tilbage fra 1970, så har der også igennem et antal år foregået en reudvikling af selve lønkernen mod et mere komponentbaseret system. Sammen med forbedringer af funktionalitet, bedre brugergrænseflade og flere partnerskaber er der ingen tvivl om, at Silkeborg Løn fortsat vil være et alternativ til KMD s Opus løsning. Nr.03_ juni09_ side 19

8 e Økonomisystemer Af Torben Storgaard, Kai-Morten Rosendahl og Herbert Nathan, HerbertNathan & Co Fem gode råd 5 om anskaffelse af systemer indenfor Økonomi, Indkøb, Personale og Løn området. Herbert Nathan 1: Opstil et objektivt beslutningsgrundlag omkring hvilket system og leverandør som passer bedst til organisationen 2: Gennemfør en udbudsproces, hvor der lægges vægt på dialog med leverandørerne. Man køber 50 procent software og 50 procent en samarbejdspartner. Derfor kan systemer ikke anskaffes gennem papir alene. 3: Få dokumenteret de forretningsmæssige behov Men pas på med at gå i dybden, da der er tale om standardsystemer som har en indbygget funktionalitet Om HerbertNathan & Co HerbertNathan & Co er et rådgivningsfirma som har specialiseret sig i rådgivning omkring anskaffelse og implementering af administrative standardsystemer (ERPsystemer, HR-systemer, CRM-systemer mm.). HerbertNathan & Co rådgiver årligt mere end 50 kunder, såvel indenfor kommuner, regioner og private virksomheder. Udover at fungere som rådgiver for en lang række kunder udgiver de også dybdegående publikationer som giver læsere et overblik over markedet for systemer og leverandører. De har udgivet sådanne rapporter indenfor ERP, HR og CRM systemer. HerbertNathan & Co beskæftiger 15 konsulenter fra kontorer i København, Århus og Göteborg. 4: Sørg for at sætte fokus på den forandringsmæssige del af projektet. Et nyt system vil medføre ændrede arbejdsprocesser og ofte tilpasninger til organisation, ansvar og roller. 5: Inddrag ledelse og nøglebrugere i evalueringen. En anskaffelse af nye forretningssystemer kræver involvering af hele forretningen på mange niveauer. Kit-Magasinet vil i den kommende udgave følge op på undersøgelsen gennem interviews med en række kommunale beslutningstagere om grundlaget for deres strategi og anvendelse af Best-of-Breed og ERP-løsninger. Dermed vil brugernes beslutningsgrundlag og erfaringer komme frem i lyset. Nr.03_ juni09_ side 20

9 Billund Kommune køber KMD Opus Billund Kommune vælger KMD OPUS som nyt administrativt styringssystem. Ifølge stabschef Jørgen Rye, Billund Kommune, var KMD Opus bedst og billigst, da Billund Kommune holdt udbud om anskaffelse af et nyt integreret økonomi- og lønsystem til kommunens administrative styring. Leverandørernes it-løsninger blev vurderet efter fem tildelingskriterier, og KMD Opus var det system, der bedst honorerede kravene til et fuldt integreret og fremtidssikret økonomiog lønsystem. Opus-løsningen giver det bedste overblik over økonomi- og personaleressourcerne for vores institutioner. Den enkelte institutionsleder får én brugervenlig indgang til alle informationer om økonomi og løn, siger stabschef for Personale og IT, Thomas Nejmann, Billund Kommune. Kommunen har desuden lagt vægt på, at den nye integrerede løsning er bygget op over én fælles datamodel, som letter økonomistyringen. Det er en stor fordel i dialogen med institutioner og afdelinger, at vi altid har den samme information på skærmen på samme tidspunkt, siger stabschef for økonomi Jørgen Rye. Dermed er KMD angiveligt oppe på 42 kommuner, der har valgt Opus. Foruden KMD var leverandørerne Fujitsu Prisme, EG ØS Indsigt og Silkeborg Data med Lønsystemet også med i udbuddet. Billund Kommune har lagt vægt på, at løsningen mellem økonomistyring og løn skulle være integreret. ØS Indsigt version 1.0 er netop udsendt ØSIndsigtbyggerpået30-årigtapplikationskoncept,der forca.7årsidenblevudgivetsometbrowserbaseretøkonomisystemundernavnetøs2000.øsindsigterudviklet af kommunale fagfolk til kommunale fagfolk, der ønsker at betjenedeøvrigefagforvaltningermedenmodernetilgang tiløkonomiforvaltningietdigitaltperspektiv. ØSIndsigtrummerfaciliteter,derunderbyggerdigitalforvaltning med et avanceret workflowmodul; og med systemets mange muligheder for distribueret rapportering opfyldes ønsker om decentralisering, idet den enkelte institution (fx børnehavecenter) kan opbygge sine egne kontonavne, uden at helheden derved går tabt. IØSIndsigtversion1.0harsystemetfåetetløftmednyt design og en række nye funktioner. Kontakt Tommy Nielsen på telefon eller tommy.nielsen@eg.dk, hvis du vil vide mere. EG Nr.03_ juni09_ side 21