Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 18. november 2015, kl i fælleshuset, Vesterparken 50, 5750 Ringe.

Transkript

1 Boligforeningen Faaborg-Midtfyn Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 18. november 2015, kl i fælleshuset, Vesterparken 50, 5750 Ringe. Fra bestyrelsen: Boligkontoret Danmark: Gæst: Danmark Edel Andersen, Diana Fjeldstad, Ulla Søgaard, Connie Hald, Bent Johansen, Karina Rasmussen og Frans Steenholdt. Conny Bruun og Jørgen Slangerup Forvaltningskonsulent, Adam Andersen, Boligkontoret Dagsorden: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af Dagsorden, Referat fra bestyrelsesmødet 7. oktober Revisionsprotokol der er intet til behandling. 4. Oplæg om E-syn, v. Adam Andersen Boligkontoret Danmark 5. Meddelelser fra formanden og administrationen. 6. Afdelingerne. 7. Økonomi, a) Lånedokumenter lån fra dispositionsfonden 8. Status på udlejning. 9. Beboerudvalget. 10. Åbent punkt. 11. Eventuelt. Ad 1 Velkomst og indledning v/formanden. Formanden bød velkommen, og en særlig velkommen til Adam Andersen, der skal informere om E-syn. Ad 2 Godkendelse af dagsorden samt referat fra bestyrelsesmødet den 7. oktober 2015 Bent gjorde opmærksom på til referatet, under pkt. 5, afdelingerne, - afdeling 3, at Damhusvej 7 endnu ikke har fået opsat tørrestativ. Der arbejdes pt. på at få priser på flisearbejdet der følger med opsætningen. Dagsordenen blev godkendt. Referat fra 7. oktober 2015 blev godkendt med tilføjelserne som hhv. lukket og åbent punkt. Protokol underskrevet. Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde d , udsendes snarest, v. Jørgen. Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Side 1 af 7

2 Ad 4 Oplæg om E-syn v. Adam Andersen Adam fremlage oplægget om E-syn ved demonstration fra selve E-syns modulet, der er taget i brug i bl.a. Midtjysk Boligselskab, der også administreres af Boligkontoret Danmark. Under demonstrationen kom Adam ind på hvad E-syn er, hvilket forudsætninger systemet kræver, funktionaliteten og anvendelse, herunder: E-syn, er elektronisk driftsværktøj til afvikling af ind- og fraflytningssyn, og man gør derved op med papirarbejdet. E-syn er også effektiv arkivering af synsrapporter og foto dokumentation E-syn er også et værktøj til udbud og rekvirering af håndværkerydelser i flytteboligerne E-syn giver en bedre mulighed for kontrol af priser og arbejde Forudsætningen for at kunne anvende E-syn er, at alle boligforeningens boliger opmåles og registreres med alle væsentlige ting, der har betydning for gennemførelsen af et indeller fraflytningssyn. De 10 gode grunde til at vælge E-syn i kombination med udbud af håndværkerydelser er: 1. I sparer penge (boligafdelingerne og dermed beboerne). 2. Jeres fraflyttere sparer penge, og eventuelle tab mindskes. 3. Jeres medarbejdere sparer tid. 4. I sikrer overholdelse af tidsfrister i forbindelse med synet. 5. Større tryghed for fraflytter ved en færdig opgjort flytteregning ved synet. 6. Mindre papirarbejde for jeres medarbejdere. 7. Klare og gennemsigtige aftaler med håndværkere og leverandører. 8. Sikkerhed for korrekt arkivering og dokumentation i klagesager. 9. Større arbejdsglæde for jeres medarbejdere. 10. Let adgang til at sikrer bevisbyrde ved fotodokumentation af mislighold. Der foreligger tilbud om indførelse af E-syn i Boligforeningen Faaborg-Midtfyn. Tilbuddet udsendes sammen med referat fra mødet. Af tilbuddet fremgår, ud over investeringen i kroner, også beregninger i forhold til den besparelse, indførelsen af E-syn umiddelbart kan give. Den samlede pris for opmåling, implementering og uddannelse, men undtagelse af udstyr beløber sig til kr ,00 inkl. moms. Bestyrelsen tager introduktionen til E-syn til efterretning og melder tilbage, såfremt man vil gøre brug af tilbuddet fra Boligkontoret Danmark. Side 2 af 7

3 Ad 5 Meddelelse fra formand og administrationen Administrationen orienterede om følgende: 5a) lukket punkt 5b) lukket punkt: 5c) Oplæg om Aktuel Boligpolitik Boligkontorets kommunikationsafdeling har efterlyst flere deltagere til direktør Michael Demsitz oplæg om den aktuelle boligpolitiske situation mv. den 12. januar 2016, kl i Odense. Ulla Søgaard og Connie Hald tilmeldes til arrangementet. Edel er i forvejen tilmeldt. 5d) Møde med nyt malerfirma Jørgen oplyste, at der er aftalt møde med det nye malerfirma Boris Christensen. Mødet er den , hvor det aftales nærmere omkring samarbejdet, herunder procedure og kontaktperson. Der ligges op til en aftale, hvor malerfirmaet må opbevare maling i et af kælderrummene i afdeling 3, men dette aftales nærmere med afdelingsformanden. Formanden orienterede om følgende: 5e) Takkekort modtaget fra Knud Kingo Christensen, i forbindelse med sin afskedsreception, som formand for Boligselskabet af 1945 i Strib. 5f) Ejendomsfunktionær Peder Ravn har 10-års jubilæum d Det foreslås at dagen markeres med morgenbord for bestyrelsen og ejendomsfunktionærer. Dagen markeres d. 4. januar 2016, kl , i Fælleshuset i Gislev. Karina booker lokalet. Edel og Karina sørger for traktementet Jørgen inviterer ejendomsfunktionærer hurtigst muligt. 5g) - Ejendomsfunktionærerne har den på kontoret i Odense, deltaget i orienteringsmøde om Task-Force. 5h) - Der er indkaldt til fællesmøde for organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse om Task-Force. Mødet er den , på kontoret i Odense. 5i) - Modtaget invitation fra kommunen til fællesmøde med de øvrige boligorganisationer, om bosætning af flygtninge. Mødet er d , kl på Rådhuet. Side 3 af 7

4 Edel og Karina deltager, sammen med Conny fra Boligkontoret. 5j) - Modtaget oplæg fra Bolignet Århus med mulighed for at etablere kollektivt bolignet med internet og tv. Det vurderes, at der ikke er behov for etablering af kollektive anlæg, så der takkes nej til Bolignet Århus. 5k) - Modtaget opfølgning fra JS/Danmark på den annonce finansieret profilbrochure. Der er ikke annoncer nok til en 8-siders brochure som aftalt, kun en 4-siders. Ønsker vi 4 sider ekstra er prisen kr ,- Der takkes nej til at få ekstra 4-sider. Det aftales med JS/Danmark at få den 4- siders brochure, der er fuldt annonce finansieret. 5l) lukket punkt Ad 6 Afdelingerne Generel Orientering: Jørgen informerede om, at trods travlhed og at vi mangler 1 mand hos ejendomsfunktionærerne, er stemningen god. De piber ikke. De er godt med, med udførelse af de planlagte opgaver. Den nye praktikant er faldet godt til og udviser engagement og flid. Efter Ulriks fratrædelse har vi foretaget en rokade af de primære ejendomsfunktionærer således: o Hanne er primært i Kværndrup o Peder er primært Øst for motorvejen og i afdeling 16 o Klaus er primært i Ringe by Afdeling 1: Afdeling 2: Afdeling 3: Hurra! - der er nu igen udendørslys efter 3 måneder. Kollektiv antenneordning ophører til nytår, så beboerne er i gang med individuelle aftale med antenneudbyder. Jørgen og Bent ser fortsat på egnet lokale der kunne tjene som ny gildestue mv. Test af solfangeranlæg med termostatreguleret luftskifte, der indblæser varmt luft i kælderen, til forbedring af indeklima. Ejendomsfunktionærerne kan selv montere og den koster i indkøb ca. kr ,00. Anlægget monteres i løbet af december måned. Der er monteret nye vaskemaskiner i fællesvaskeriet i nr som aftalt. Beboerne i opgang er varslet montering af nye entredøre. Tømrer Ulrik Fyrsterling kontakter beboerne enkeltvis forud for monteringen. Side 4 af 7

5 Afdeling 4: Ønske om etablering af b.la. bålsted, drøftes med personalet ved markvandring Afdeling 7: Afdeling 14: Afdeling 16: Afdeling 18: Afdeling 24: Kurt Pedersen er udtrådt af afdelingsbestyrelsen. Suppleanten er indkaldt. Formanden har meddelt at han ønsker at udtræde af afdelingsbestyrelsen, men fortsætter indtil ordinært afdelingsmøde til marts Ny opdagelse for nogen af beboerne, at boligerne på Søgårdsvej har lille kartoffelkælder i spisekammer/bryggers. Afmontering af antenneanlæg i Kroggyden og Birkevænget er i gang. Ejerforeningen har finansieret vinduesudskiftningen, der netop er udført. Rengøringen af fællesarealer er med i driftsbudgettet, og det har vist sig at nuværende leverandør er meget billig, sammenlignet med andre kendte leverandører. Der er derfor afsat betydeligt mere i budget end forventet. Der er det særlige forhold at tage hensyn til, at det er vigtigt for denne gruppe af beboere, at rengøringspersonalet er de samme kendte personer, og at rengøringspersonalet kan takle beboerne. Derfor fortsættes med samme leverandør. Informationerne taget til efterretning. Ad 7 Økonomi Ad 7a) Der er konstateret lånedokumenter, - lån af dispositionsfonden, der ikke er underskrevet af bestyrelsen, hhv. - Afdeling 4: indfrielse af banklån (oprindelig finansiering) kr ,00 - Afdeling 10: medfinansiering af udskiftning af installationer, køkken og renovering af bad, Kr ,00 Regnskabsafdelingen og Conny tjekker op i forbindelse med den igangværende regnskabsafslutning om der skulle være flere lånedokumenter der mangler, eller mangler underskrift. Svært at forholde sig til, da det har været en anden bestyrelse der i sin tid har besluttet at yde lån. Ad 7b) I henhold til tidligere beslutning om budgetkontrol for selskabet, udsendes til mødet d , budgetkontrol for oktober kvt Lånedokumenter underskrevet af formanden. Der er ikke afdelingsbestyrelser i afdeling 4 og 10. Side 5 af 7

6 Ad 8 Status på udlejningen. Der er pt. 14 ledige boliger. Fokus på kommende tomgange. Orienteringerne blev taget til efterretning. Ad 9 Beboerudvalg Nyt fra: Markedstingsudvalget: Diana oplyste, at tilgangen af nye medlemmer siden den er på 4 %. Kampagnen, Gang i Fyn fortsætter året ud. Herefter evalueres med Karina fra Marketingsafdelingen i BDK. Målsætningsudvalget: Arbejdet fortsætter, næste møde er den IT-udvalget: Der sker løbende opdateringer på hjemmesiden. Karina og Diana deltager i Facebook kursus hos Boligkontoret på Havneholmen i København d Generalforsamlingsudvalget: Bent vil gerne indtræde såfremt Frans ikke har interesse i at fortsætte udvalgsarbejdet. Bent kontakter selv Frans. Der skal aftales nyt møde. Husordensudvalget: Da der mangler en person i udvalget, vil Connie Hald gerne indtræde. Ad 10 Åbent punkt Intet blev meddelt. Ad 11 Eventuelt Der skal udarbejdes ny vagtplan for 2016 til kontoret. Der indkøbes julegaver som vi plejer. Julefrokosten er den , i Vestparken, hvor der efter bestyrelsesmødet holdes fælles frokost med ejendomsfunktionærerne kl Edel bestiller juleplatter hos slagteren. Der er aftalt følgende møderække 18. december 2015 kl julefrokost med ejendomsfunktionærer kl Side 6 af 7

7 13. januar 2016 kl februar 2016 kl februar 2016 kl Fælles budgetmøde 14. marts 2016 kl marts 2016 kl Generalforsamling Referat udsendes til organisationsbestyrelsesmedlemmerne og Boligkontoret Danmark. Referent: Conny Bruun Odense d Bestyrelsens underskrift: Edel Andersen Karina Rasmussen Frans Steenholdt Diana Fjeldstad Ulla Søgaard Connie Hald Bent Johansen Side 7 af 7