Vejledning til statusrapportering

Transkript

1 Vejledning til statusrapportering

2 INDHOLD FORORD INDLEDNING PROCES FOR STATUSRAPPORTERING PROCES FOR ANALYSE OG SAGSBEHANDLING PROCES FOR DEN POLITISKE BEHANDLING PROJEKTAFSLUTNING OG GEVINSTREALISERING TIDLIGERE UDGIVNE STATUSRAPPORTER BILAG....15

3 1. FORORD Vejledning til statusrapportering er udarbejdet af sekretariatet for It-projektrådet. Den henvender sig primært til projektledere, men også koordinatorer, og orienterer dels om processen for statusrapporteringen og statusrapporten, og dels om den tekniske anvendelse af it-systemet Focal Point, der anvendes i forbindelse med statusrapporteringen. Vejledningen er udarbejdet og testet i samarbejde med projektledere og koordinatorer. Formålet med denne vejledning er at hjælpe projektledere og koordinatorer i statslige institutioner med at forstå processen for statusrapporteringen og statusrapportens tilblivelse, så de ved, hvad der forventes af dem under statusrapporteringen. I forbindelse med statusrapporteringen vil projektledere (og koordinatorer) kunne tilgå følgende to hjemmesider for videre afklaringer: It-projektrådets hjemmeside ( It-projektrådets hjemmeside giver projektledere og koordinatorer et overordnet overblik samt indsigt i processen for statusrapporteringen. Herudover giver hjemmesiden et overblik over et it-projekts levetid hos It-projektrådet. Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside ( Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside giver projektledere og koordinatorer et detaljeret overblik og viden over metode og produkter i forbindelse med fx risikovurdering, projektafslutning og gevinstrealisering. 3

4 2. INDLEDNING Når et it-projekt er blevet risikovurderet af It-projektrådet, har fået sit anbefalingsbrev og indsendt baseline, indgår it-projektet i statusrapportering. Formålet med statusrapporteringen er, at skabe et overblik på tværs af statens it-projekter, kunne belyse situationen så tidligt i forløbet som muligt og give Regeringens økonomiudvalg (ØU) en status for statens store it-projekter. Figur 1 illustrerer, den overordnede proces fra en myndighed indmelder sit it-projekt til risikovurdering og til myndigheden indsender gevinstrealiseringsrapport. Denne vejledning beskæftiger sig med processen for statusrapporteringen. For information om risikovurderingen henvises til It-projektrådets Vejledning til risikovurdering, der kan hentes på hjemmesiden Figur 1 Et it-projekts levetid hos It-projektrådet Før statusrapportering Primo januar Efter statusrapportering Risikovurdering Baseline Status-rapportering Projektafslutning Gevinstrealisering Primo august Risikovurdering afsluttes med anbefalingsbrev Baseline indmeldes senest 4 uger efter risikovurdering To gange årlig statusrapportering Data om projektafslutning indsendes med sidste statusrapportering Data om gevinster indsendes et år efter projektafslutning Figur 2 illustrerer den overordnede proces for statusrapporteringen, samt hvor i vejledningen man kan læse nærmere om de enkelte processer. Figur 2 Sekretariatets proces for statusrapporten Kap. 3 Kap. 4 Kap. 5 Statusrapportering Analyse og sagsbehandling Den politiske behandling Primo jan./aug. Ultimo jan./aug. Medio feb./sep. Medio mar./ okt. Statusrapporteringen indkaldes af It-projektrådet to gange årligt for alle risikovurderede it-projekter og programmer igangsat efter 2011 med samlede projektudgifter på 10 mio. kr. eller derover. Processen involverer flere aktører både i institution og departement og varer ca. tre uger fra bestillingen udsendes primo januar og primo august. Processen er beskrevet i kap 3. Proces for statusrapportering. 4

5 Når alle it-projekter og programmer har indrapporteret deres status, konsoliderer sekretariatet for It-projektrådet de indrapporterede projektdata, der bruges til trafiklysvurdering af It-projektrådet. Når trafiklysene er vurderet udarbejder sekretariatet for It-projektrådet statusrapporten. Processen er beskrevet i kap. 4 Proces for analyse og sagsbehandling. Herefter igangsættes den politiske proces, der indeholder orientering af ØU, samt den endelige offentliggørelse af statusrapporten. Denne proces er beskrevet i kap. 5 Proces for den politiske behandling. 5

6 3. PROCES FOR STATUSRAPPORTERING Bestillingen til statusrapporteringen udsendes hvert år primo januar og primo august. Myndigheden og ministeriet har fra bestillingen udsendes ca. tre uger til at indsende statusrapporteringen til rådet. Figur 3 illustrerer statusrapporteringsprocessen, herunder hvilke aktører der er involveret. Figur 3 Proces for statusrapportering Udsender bestilling om statusrapportering Modtager bestillingen. Videresender bestillingen til projektleder via Focal Point Udfylder statusrapporteringen i Focal Point og får den godkendt internt i styrelsen Modtager statusrapporteringen. Ansvarlig for at validere, at statusrapporteringen er godkendt i styrelsen. Indsender statusrapporten til It-projektrådet Trafiklysvurdering og udarbejdelse af statusrapport It-projektrådet Koordinator for ministerområdet Projektleder i myndighed 3.1. Roller og ansvar Processen for statusrapporteringen har tre centrale aktører: Projektlederen hos myndigheden, Koordinatoren for ministerområdet og It-projektrådet. Herunder er skitseret hvilke roller og ansvar de tre aktører har jf. figur 3 i forbindelse med statusrapporteringen. It-projektrådet It-projektrådet har ansvar for trafiklysvurdering og for halvårligt at levere et statusoverblik over it-projekter og programmer til ØU. Sekretariatet for It-projektrådet udsender bestillingen om statusrapporteringen til koordinatorerne i ministerierne og står til rådighed for spørgsmål og teknisk bistand under hele rapporteringsprocessen. Koordinatoren Hvert ministerområde har udpeget en it-koordinator, der skal sikre, at deadlines overholdes og validere, at projektlederen har fået godkendt statusrapporteringerne af de ansvarlige direktører i styrelserne. Koordinatoren er typisk placeret i departementet. Koordinatoren modtager bestillingen fra sekretariatet fra It-projektrådet og har ansvar for at videresende bestillingen til projektlederen, samt at statusrapporteringerne indsendes rettidigt til It-projektrådet. Det er også koordinatorens opgave i forbindelse med statusrapporteringen at oplyse, når der skiftes projektleder eller ansvarlig direktør, så bestillingen af statusrapporteringen tilgår de rigtige personer. 6

7 Projektlederen Projektlederen i myndigheden modtager bestillingen fra koordinatoren og har ansvar for at levere data om it-projektet gennem it-systemet Focal Point, sikre at oplysningerne i Focal Point er internt godkendt af den ansvarlige direktør i styrelsen, samt sende statusrapporteringen retur til koordinatoren inden for den aftalte deadline. 7

8 4. PROCES FOR ANALYSE OG SAGSBEHANDLING Når statusrapporteringen er indhentet ultimo januar/august, begynder sekretariatet for It-projektrådet at behandle og analysere de indhentede oplysninger om it-projekterne og programmerne. Trafiklyset gives ud fra It-projektrådets helhedsvurdering af det konkrete it-projekt eller program og nogle grundlæggende retningslinjer, som It-projektrådet har vedtaget og som følger kriterierne ved forelæggelser for Finansudvalget. Retningslinjer for trafiklysvurdering Fire målbare parametre er interessante i forbindelse med trafiklysvurderingen: forventede samlede projektudgifter; forventet tidsplan; forventet realisering af effektiviserings - og kvalitetsløftsgevinster. Disse fire parametre vurderes for hvert enkelt projekt på baggrund af nedenstående kriterier. Figur 4 Retningslinjer for trafiklysvurdering SAMLEDE PROJEKTUDGIFTER mere end 10 % eller 6 mio. kr. højere end baseline. op til 10 % og 6 mio. kr. højere end baseline. ingen overskridelser. TIDSPLAN forsinket mere end 3 måneder ift. baseline. forsinket 1 til 3 måneder ift. baseline. forsinket op til 1 måned ift. baseline. EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER 1 plansættes til at blive mindre end 90 % af baseline. plansættes til at blive % af baseline. plansættes til at blive mindst 95 % af baseline. KVALITETSLØFTSGEVINSTER en eller flere af de primære gevinster plansættes til at blive mindre end 90 % af baseline. en eller flere af de primære gevinster plansættes til at blive % af baseline, og ingen primære gevinster plansættes til at blive mindre end 90 % af baseline. alle primære gevinster plansættes til at blive mindst 95 % af baseline. Det understreges, at den samlede status for it-projektet, som indikeret i rapporten, er en faglig vurdering fra It-projektrådet, der bygger på flere faktorer. 1 Beregnes som it-projektets nettonutidsværdi, dvs. it-projektets fremtidige udgifter og økonomiske gevinster tilbagediskonteret til nutidsværdien. It-projektet er økonomisk rentabelt ved en nettonutidsværdi over 0. 8

9 Rådet anvender trafiklysvurderingen til at orientere ØU om status på statens it-projekter og til at udvælge, hvilke it-projekter, som har behov for sparring fra It-projektrådet. Myndigheder med gule trafiklys modtager en fra It-projektrådet med oplysninger omkring, hvorfor it-projektet er vurderet i gult og tilbydes i samme forbindelse sparring fra It-projektrådet. Myndigheder med et rødt trafiklys får et genbesøg af det rådsmedlem, der var ansvarlig for risikovurderingen. Genbesøg Formålet med genbesøget er at støtte myndigheden i at beslutte, hvilke korrigerende handlinger, der skal foretages. Der er tre mulige udfald for et it-projekt ved et genbesøg: 1) tilbage på sporet, 2) replanlægning eller 3) lukning. I overordnede træk kan handlemuligheder og udfaldsrum ved et genbesøg forstås ud fra figur 5: Figur 5 Handlingsmuligheder og udfaldsrum ved et genbesøg Et genbesøg indledes Lukning Vurderer direktionen, at it-projektet stadig er fornuftigt? Nej It-projektet lukkes. It-projektet får ingen baseline Ja Replanlægning Vurderer direktionen, at det er nødvendigt, at ændre it-projektets scope? Ja It-projektet replanlægges i regi af It-projektrådet. It-projektet får ny baseline Nej Tilbage på sporet It-projektet bringes tilbage på sporet. It-projektet fortsætter med den oprindelige baseline 1) Tilbage på sporet It-projektrådet vil drøfte med den ansvarlige direktør, om det er muligt at omprioritere inden for it-projektet, så der eventuelt prioriteres anderledes i leverancerne inden for den aftalte økonomi og tidsplan. Årsagerne til overskridelserne drøftes og der træffes beslutning om korrigerende handlinger. Et it-projekt kan godt fortsætte med tidsmæssige 9

10 overskridelser mellem faseovergange, hvis årsagen er kendt, og der samtidigt omprioriteres, så tidsplanen kan indhentes. Den oprindelige baseline fastholdes. 2) Replanlægning Der kan ske større ændringer undervejs i et it-projekt. Det kan medføre, at scopet ikke længere er det samme, som da it-projektet blev risikovurderet og baseline fastlåst. I de tilfælde kan rådsmedlemmet og direktøren drøfte, om it-projektet bør replanlægges, så It-projektrådet får kendskab til de nye projektplaner og den nye risikoprofil. Gennemføres en replanlægning i regi af It-projektrådet, vil der blive fastlagt en ny baseline, som vil danne grundlaget for de efterfølgende statusrapporteringer. Den første baseline vil følge it-projektets historik, så det er synligt, hvornår og hvorfor it-projektet er replanlagt. 3) Lukning Har et it-projekt massive udfordringer, og har eksterne forhold eller it-projektet fjernet sig markant fra udgangspunktet, kan det i nogen tilfælde være bedst at lukke it-projektet. Det er direktørens beslutning, men It-projektrådet bidrager gerne til direktørens afvejning af fordele og ulemper. Det betyder, at it-projektet lukkes uden realisering, til gengæld kan omkostningerne begrænses, og en potentiel it-skandale bremses i god tid. 10

11 5. PROCES FOR DEN POLITISKE BEHANDLING Efter indhentning af data og vurdering af trafiklys udarbejdes statusrapporten. ØU bliver orienteret før statusrapporten kan offentliggøres Regeringsorientering Statusrapporten forelægges ØU. På vej til forelæggelsen behandles statusrapporten af styregruppen til ØU (STG-møde). Her har finansministeriets departementschef bestemt, at departementschefer med it-projekter vurderet til et rødt trafiklys inviteres med til styregruppens behandling af statusrapporten, se figur 6. Hensigten med at invitere departementscheferne med til drøftelsen er, at sikre forankring af problemerne hos topledelsen og dermed styrke muligheden for at der handles i tide. Efter STG har behandlet statusrapporten forelægges den ØU. Figur 6 Proces for regeringsorientering af statusrapport Orienterer koordinatoren om at ØU-sagen sendes til Finansministeriet. Udarbejder en samlet statusrapport inkl. trafiklys til ØU. Sender til styregruppen/øu. Modtager statusrapporten. Inviterer departementschefer med røde projekter til STG-møde. Koordinator modtager oversigt med trafiklys indenfor eget ministerområde. Departementschefer med røde trafiklys klædes på til STG-mødet. STG-møde Forelæggelse af statusrapport. Departementschefer med røde trafiklys forklarer baggrunden for det røde trafiklys. It-projektrådet Koordinator for ministerområdet Styregruppe/ØU 5.2. Offentliggørelse Efter ØU-behandlingen er statusrapporten klar til offentliggørelse. Sekretariatet for It-projektrådet orienterer projektledere og koordinatorerne, om tidspunktet for offentliggørelsen og om, at de er ansvarlige for at udarbejde beredskab til brug for presseomtale. Det er i den forbindelse vigtigt, at koordinatoren også orienterer sin departementschef om it-projekter, der har fået grønt trafiklys. Herefter bliver statusrapporten lagt på It-projektrådets hjemmeside, se figur 7. Hvis der er taget initiativ til presseomtale, så vil sekretariatet for It-projektrådet oplyse det til både projektledere og koordinatorer. 11

12 Figur 7 Proces for offentliggørelse af statusrapport STG-møde Forelæggelse af statusrapport. Departementschefer med røde trafiklys forklarer baggrunden for det røde trafiklys. ØU-møde. Forelæggelse af statusrapport. Orientering af relevante parter om offentliggørelse af statusrapport. Statusrapport og trafiklys offentliggøres på It-projektrådets hjemmeside. It-projektrådet Styregruppe/ØU Der går typisk to uger med regeringsorientering og offentliggørelse. 12

13 6. PROJEKTAFSLUTNING OG GEVINSTREALISERING Projektafslutning Når et it-projekt eller program afsluttes, sker det i forbindelse med statusrapporteringen, hvor myndigheden indsender en projektafslutningsrapport til It-projektrådet som led i it-projektets eller programmets sidste statusrapportering. Når projektafslutningsrapporten er modtaget i sekretariatet for It-projektrådet inviteres projektleder, det ansvarlige direktionsmedlem og koordinatoren til en evaluering af projektafslutning med det rådsmedlem, som risikovurderede it-projektet Læs mere om projektafslutning eller programevaluering på It-projektrådets hjemmeside. Gevinstrealisering Et år efter projektafslutning skal myndigheden indsende gevinstrealiseringsrapport. It-projektrådet indkalder status på gevinstrealiseringen og processen involverer gevinstejere. Læs mere om gevinstrealisering på It-projektrådets hjemmeside. 13

14 7. TIDLIGERE UDGIVNE STATUSRAPPORTER It-projektrådet har udgivet tre statusrapporter. De seneste statusrapporter kan hentes på It-projektrådets hjemmeside. Statusrapport 2. halvår 2013 Statusrapport 1. halvår 2013 Statusrapport 2. halvår

15 Bilag vejledning til statusrapportering

16 BILAG BILAG 1: STATUSRAPPORTERING I FOCAL POINT BILAG 2: OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL....25

17 BILAG 1: STATUSRAPPORTERING I FOCAL POINT Statusrapporteringen foregår i it-systemet Focal Point fra IBM rational, som er det system sekretariatet for It-projektrådet anvender til porteføljestyring af myndighedernes it-projekter. Link til login til it-systemet Focal Point: Ved login-problemer eller andre tekniske udfordringer, se Bilag 2: Ofte stillede spørgsmål. Både koordinatoren og projektlederen skal gennemgå enkelte dele af statusrapporteringen, som angivet i figur 3 i kap. 3. En opdeling for hhv. koordinator og projektleder, følger i de to næstfølgende afsnit. Koordinator Det statusrapporterende it-projekt vil fremgå af forsiden under Igangværende statusrapporteringer under departementet (Ny proces), som koordinatoren kan tilgå (se figur 1). Koordinatoren skal klikke på hvert it-projekt for at igangsætte statusrapporteringen. Dette gøres ved at klikke på den statusrapporterende periode under Bestilling udsendt, fx 1. halvår Figur 8 Forsidebilledet i Focal Point koordinatorens visning It-projekter vises under Igangværende statusrapporteringer under departementet (Ny proces) Koordinatoren skal klikke på hvert it-projekt her. Et nyt vindue åbnes og koordinatoren skal trykke på knappen Send statusrapporteringen til projektleder (figur 2). Focal Point sender herefter en til projektlederen, at denne nu kan gå i gang med statusrapporteringen på sit it-projekt. 17

18 Figur 9 Statusrapportering sendes til projektlederen Koordinatoren skal trykke på knappen Send statusrapporteringen til projektleder Når koordinatoren har sendt statusrapporteringen videre til projektlederen, vises figur 3. Koordinatoren skal nu lukke billedet, medmindre der er flere nye it-projekter, der skal statusrapportere og dermed sendes til de respektive projektledere. I så fald gentages processen jf. figur 1-3. Herefter bør koordinatoren logge ud af Focal Point. Figur 10 Statusrapporteringen er sendt til projektlederen Når koordinatoren har sendt statusrapporteringen til projektlederen, vises dette vindue. Koordinatoren skal nu lukke vinduet og logge ud af Focal Point, medmindre der er flere NYE projekter der skal statusrapportere og dermed sendes til de respektive projektledere Så snart statusrapporteringen er sendt til projektlederen, modtager projektlederen en , at denne nu kan statusrapportere. Når alle it-projekter er sendt videre til projektlederne, skal koordinatoren ikke foretage sig yderligere, før projektlederen sender statusrapporteringen retur til koordinatoren. Koordinatoren får automatisk en herom. Når statusrapporteringen er sendt retur til koordinatoren, skal denne nu godkende den eller de udfyldte statusrapporteringer, som nu ligger klar under Statusrapporteringer til godkendelse og indsendelse til It-projektrådet (Ny proces) (figur 4). 18

19 Ved at trykke på linket for den pågældende rapporteringsperiode, kan koordinatoren godkende og indsende statusrapporteringen til It-projektrådet. Figur 11 Forsidebilledet i Focal Point koordinatorens visning efter at projektleder har sendt statusrapporteringen retur Den udfyldte statusrapportering ligger nu under Statusrapporteringer til godkendelse og indsendelse til It-projektrådet (Ny proces) Ved at trykke på linket, kan koordinatoren godkende og indsende statusrapporteringerne til It-projektrådet Et nyt vindue åbnes, og koordinatoren ser nu det samlede overblik over statusrapporteringen, som projektlederen har udfyldt (figur 5), og skal nu trykke på Indsend statusrapporteringen til It-projektrådet for endelig godkendelse. 19

20 Figur 12 Koordinatoren godkender statusrapporteringen og indsender den til It-projektrådet Koordinatoren trykker her for at godkende og indsende til It-projektrådet Koordinatoren validerer, at projektlederen har fået godkendt statusrapporteringen af den ansvarlige direktør i styrelsen og godkender dernæst selv statusrapporteringen, se figur 6. Herefter klikkes OK. Så snart dette er gjort, er statusrapporteringen sendt retur til It-projektrådet. 20

21 Figur 13 Selve godkendelsessiden som koordinatoren ser den Koordinatoren validerer at direktionen har godkendt og godkender i departementet. Herefter trykkes på OK. Projektleder Når projektlederen logger ind i Focal Point vil de it-projekter, der skal statusrapportere fremgå af forsiden under Mine igangværende statusrapporteringer (Ny proces), som projektlederen kan tilgå (se figur 7). Figur 13 Forsidebilledet i Focal Point projektlederens visning Statusrapporteringerne vises hos projektlederen under Mine igangværende statusrapporteringer (Ny proces) 21

22 Projektlederen skal klikke på hvert it-projekt for at igangsætte statusrapporteringen. Dette gøres ved at klikke på den statusrapporterende periode under Bestilling udsendt, fx 1. halvår Selve statusrapporteringen består af otte dele, som følger (figur 8): 1. Stamdata 2. Tidsplan 3. Økonomiske nøgletal 4. Faseopdelte udgifter 5. Ikke-økonomiske gevinster 6. Anbefalinger 7. Aktuelle risici 8. Leverandører Ved at klikke på Transitions kommer projektlederen videre til næste skridt. Figur 14 Startsiden for en statusrapportering. Herfra skal projektlederen udfylde de otte skridt Hvert state gennemgås ved at trykke sig videre i Transitions. De otte states som projektlederen skal igennem og udfylde Efter skridt otte om Leverandører skal projektlederen få godkendt de indberettede data hos den ansvarlige direktør i styrelsen (figur 9). Herefter kan projektlederen sende den udfyldte statusrapportering tilbage til koordinatoren, ved at klikke på OK. 22

23 Figur 15 Den sidste side i statusrapporteringen når projektlederen skal godkende statusrapporteringen Til sidst skal projektlederen sende statusrapporteringen tilbage til koordinatoren. Når projektlederen har sendt statusrapporteringen til koordinatoren, skal projektlederen lukke billedet og logge ud af Focal Point, medmindre der er flere it-projekter, der skal statusrapportere (figur 10). I så fald gentages processen jf. figur

24 Figur 16 Projektlederen har sendt statusrapporteringen retur til koordinatoren Når projektlederen har sendt statusrapporteringen til koordinatoren, vises dette billede. Projektlederen skal nu lukke billedet og logge ud af Focal Point, medmindre der er flere gamle projekter der skal statusrapportere. Så snart statusrapporteringen er sendt tilbage til koordinatoren, modtager koordinatoren en herom. Så snart statusrapporteringen er sendt tilbage til koordinatoren, modtager koordinatoren automatisk en herom. 24

25 BILAG 2: OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL Her finder du typiske spørgsmål, som sekretariatet for It-projektrådet modtager. A. Oplysninger i baseline er ukorrekte eller mangler. Hvad gør jeg? I. Hvis oplysninger i den indmeldte baseline er ukorrekte eller mangler i Focal Point, bedes rette henvendelse til Marie Folke Bruun i sekretariatet for It-projektrådet på mfb@digst.dk eller tlf B. Jeg kan ikke logge ind i Focal Point. Hvad gør jeg? I. Hvis du har glemt dit password til Focal Point, kan du klikke på linket Lost your password? og derefter følge vejledningen i skærmbilledet, der dukker op (se figur 11). II. Hvis du har glemt dit brugernavn (login name), bedes du rette henvendelse til Philip Rohrhuber i sekretariatet for It-projektrådet på phiro@digst.dk eller tlf III. Hvis det er første gang, du anvender Focal Point, er du højst sandsynligt ikke oprettet som bruger endnu. Du bedes derfor rette henvendelse til Philip Rohrhuber i sekretariatet for It-projektrådet på phiro@digst.dk eller tlf Figur 17 Focal Point login C. Jeg har spørgsmål til statusrapporteringen. Hvad gør jeg? Hvis du har spørgsmål, kommentarer, ris/ros vedr. statusrapporteringen, bedes du rette henvendelse til Philip Rohrhuber i sekretariatet for It-projektrådet på phiro@digst.dk eller tlf

26 D. Vi har skiftet projektleder og/eller koordinator. Hvad gør jeg? Du bedes derfor rette henvendelse til Philip Rohrhuber i sekretariatet for It-projektrådet på phiro@digst.dk eller tlf og informere om ændringen. E. Jeg har behov for at printe statusrapporteringen eller gemme den som PDF til fx journalisering. Hvad gør jeg? Du kan printe opsummeringen af statusrapporteringen eller gemme den som PDF ved at klikke på et af de to ikoner som vist i figur 12. Figur 18 Gem eller print opsummeringen af statusrapporteringen Tryk her for at printe opsummeringen af statusrapporteringen Tryk her for at gemme opsummeringen af statusrapporteringen som PDF 26