Statistiske værktøjer til kvalificering af bibliotekernes licensindkøb

Transkript

1 Statistiske værktøjer til kvalificering af bibliotekernes licensindkøb Et DEFF projekt (journal nr.: ), januar 2010-maj 2011 Deltagere i projektet: AUB, CBSB, DTIC, KUBIS, RUb, SB og SDUB. Formål med projektet: At skabe bedre beslutningsgrundlag for tidsskriftsaccession (licensindkøb) til støtte for forskning og udvikling ved de danske universiteter. Det har været ønsket at frembringe et dokumenterbart statistisk materiale omkring de danske universitetsforskeres publicerings- og citationsmønstre i videnskabelige tidsskrifter, som udover den eksisterende brugsstatistik vil kunne støtte universitetsbibliotekerne i valget mellem licenser. Projektet har i sin ansøgning opstillet en række mål for ønskede resultater: Løsningskoncept: Projektet vil kunne bidrage til at afdække om materialevalget er fyldestgørende i forhold til forskernes publiceringsadfærd. En analyse af de indhentede data vil kunne medvirke til at skabe klarhed over, hvilke tidsskrifter og licenser universitetsbibliotekerne bør prioritere højest på deres indkøbslister. Projektet vil kunne danne grundlag for senere fælles tiltag på områder som SFX/KnowledgeBase og ERMS. Projektets resultater kan anvendes i tæt sammenhæng med den Bibliometriske Forskningsindikator og vil kunne kobles til evt. fremtidige analyser af særlige og hotte forskningsområder og indsatser. Med udgangspunkt i data gældende for 2008 etableres et værktøj, kaldet STOLA Statistical Tool for License Acquisition med en tilhørende database, hvis indhold består af: Løbende tidsskrifter baseret på Den Bibliometriske Forskningsindikators (BFI) hjælpedatabase for tidsskrifter (Ulrich s). Udtræk fra Thomson Reuters Web of Science og Elsevier Scopus over alle tidsskrifter, hvori hvert universitets forskere/publikationer citeres og alle tidsskrifter, som hvert universitets forskere refererer til i deres referencelister. Ranking informationer med impact faktorer fra Thomson Reuters Journal Impact Factors og fra Scopus Impact Factors samt Den Bibliometriske Forskningsindikators niveauinddeling af tidsskrifter. 1

2 Så vidt muligt impact faktorer fra MESUR-projektets Usage Impact Factors (MEtrics from Scholarly Usage of Resources). Dette har ikke kunne lade sig gøre. Løsningskonceptet er undervejs i projektet blevet suppleret med yderligere data i den tilhørende database: Bibliotekernes/universiteternes løbende tidsskriftshold Så vidt muligt lister fra bibliotekernes bibliotekssystemer over tidsskrifter, som er indlånt fra andre biblioteker. Alle disse data flettes og skulle dermed kunne give det enkelte bibliotek mulighed for at lave en række overlapsanalyser, fx: 1. Har biblioteket abonnement på de tidsskrifter, som universitetets forskere publicerer i? 2. Har biblioteket abonnement på de tidsskrifter, som universitetets forskere refererer til 3. Har biblioteket abonnement på de tidsskrifter, som universitetets forskere bliver refereret i? 4. Hvilket BFI-niveau og hvilken impact factor har de tidsskrifter, som universitetets forskere skriver i? 5. Hvilket BFI-niveau og hvilken impact factor har de tidsskrifter, som universitetets forskere refererer til? 6. Hvilke tidsskrifter, som universitetets forskere skriver i, har biblioteket været nødt til at indlåne? Projektforløb: Oprindelig projektperiode oktober 2009-november Endeligt tilsagn til projektet afventede deltagelse fra Københavns Universitetsbibliotek og blev først givet 11. november Revideret projektstart blev herefter fastsat til januar 2010 med forventet afslutning marts Tidsplanen blev pga. sygdom, ekstraordinært mange afklaringsproblemer i forhold til datakvaliteten i projektet samt nødvendige justeringer i datagrundlaget senere ændret til endelig afslutning maj 2011 med senere præsentation ved diverse arrangementer. Projektets kick-off møde afholdtes 20. januar 2010, hvor projektets tidsplan samt design og systemfunktionalitet blev drøftet og efterfølgende fastlagt (se diverse bilag). Fastsættelse af definitioner, udtræk fra centrale databaser og specifikke arbejdsprocesser, februar Kravspecifikation og system-mockup (se bilag), samt valg af ekstern systemleverandør (STOLAsystemet udviklet som open source web applikation) fastlagt marts Projektet præsenteret på Danmarks Forskningsbiblioteksforenings temadag om Sikker adgang til e- ressourcer, 4. marts 2010 (powerpoint vedlagt som bilag). 2

3 Diverse aftaler med dataleverandører indgået (Elsevier Scopus, Thomson Reuters ISI Web of Science + Journal Impact Factors, Proquest Ulrich s), herunder også adgang til data for ikkeabonnerende universiteter til intern brug, marts-april Universiteterne danner sig overblik over løbende tidsskriftshold og matchregler for data fastlægges, marts-maj Vers. 1 af STOLA-system udviklet pr De deltagende biblioteker kortlægger og udarbejder lister over de i projektet fastlagte tidsskrifts- og licensporteføljer m.v., august-oktober Datagrundlag ændres, da det oprindelige datagrundlag (BFI-databasen, Ulrich s) giver for mange no-match ved indlæsning af lokale poster, november Data fra Journal Impact Factors, Scopus Impact Factors og Den Bibliometriske Forskningsindikator indlæses som tilføjelser til eksisterende data fra bibliotekerne pr. december Up-load af endelige projektdata pr Vers. 2 af STOLA-system med ændringer i grænseflade samt muligheder for søgning i underliggende database og avancerede overlapsanalyser udviklet januar Der har undervejs i projektet været afholdt 5 fælles møder for projektdeltagerne. Datagrundlag: Der har været store problemer med datagrundlaget i projektet. Det var nødvendigt undervejs at ændre datagrundlag i STOLA-databasen, således at Ulrichs data (den anvendte mængde i Forsknings- og Innovationsstyrelsens BFI-projekt) skulle suppleres med universiteternes egne beholdninger over tidsskrifter, således som de indlæses ved indrapportering i regneark fra bibliotekerne. Databasen indeholdt oprindeligt titler (BFI), men er ved supplering af universitetsbibliotekernes beholdninger (fra no-match i forhold BFI-titlerne) udvidet til titler. Den derved opståede meget store mængde no-match -poster fra hvert enkelt bibliotek vil således ukritisk indgå i det samlede datagrundlag for projektet efterfølgende. Det har naturligvis minimeret brugbarheden af data i meget stor grad. No-match -problematikken skyldes dels dårlige data fra bibliotekerne (forventeligt, om end bekymrende) og dels dårlige data fra Ulrich s (overraskende og særdeles irriterende) og fra Web of Science (tidsskriftsforkortelser). Det ville være forbundet med meget stort arbejde at få ryddet op i fejl og mangler på ISSN i de lokale kataloger og man har derfor måttet acceptere, at der ikke vil kunne opnås 100 % nøjagtighed i resultaterne af dette projekt. Det har voldt endog meget store problemer at opklare og indlæse Ref -data, pga. mange uigennemskuelige forkortelser i Web of Science. Der er i den forbindelse udviklet en mindre database på Statsbiblioteket, som med skiftende held i matching har kunnet overføre i det mindste nogle forkortelser til fulde tidsskriftstitler. 3

4 De deltagende universiteter/biblioteker har haft vidt forskellige tilgange til hvilke data, man har ønsket at inddrage og hvor mange ressourcer, man har ønsket at anvende til at oprense disse data. Det har naturligvis vanskeliggjort et fælles billede af, hvad der kan komme ud af at benytte et værktøj som dette. Der har undervejs vist sig forskellige tekniske problemer, som har måttet løses: Projektets resultater: Aflevering og godkendelse af data i UTF8-tegnsæt. Svært at trække ordentlige data ud af en SFX-database. Nødvendigheden af udtræk fra SFX-databasen skyldtes, at det ikke viste sig muligt at få titellister fra DEFF og at der derfor måtte opbygges en ekstra database. Dette var også medvirkende til projektets forsinkelse. Udtræk fra PURE-systemet besværliggøres af udtræksformater, som ikke synes brugbare og derfor har krævet manuel tilretning efterfølgende. Der er udviklet et værktøj, som rent faktisk ud fra det ovennævnte løsningskoncept kan benyttes til at analysere bibliotekernes indkøb af tidsskrifter/licenser på baggrund af en lang række overlapsanalyser. Teknisk set er værktøjet udviklet (baseret på Open Source software) og kan benyttes til at lave de ønskede overlapsanalyser af alle DEFF biblioteker. Desværre må det i projektet konstateres, at de data, som skal analyseres, skal være fuldstændig standardiserede, såfremt man skal kunne lave brugbare overlapsanalyser. Det har ikke været tilfældet i det konkrete projekt, hvilket har påført de deltagende biblioteker, som ønskede at få brugbare resultater af projektet, et større arbejde med at rense og massere data. Brugbarheden/brugsværdien må derfor vurderes lokalt. Det har været ønsket, at projektet vil kunne bidrage til at afdække, om materialevalget på de enkelte biblioteker er fyldestgørende i forhold til forskernes publiceringsadfærd. Dette resultat er nået. Det har endvidere været ønsket, at projektet vil kunne medvirke til at skabe klarhed over, hvilke tidsskrifter og licenser universitetsbibliotekerne bør prioritere højest på deres indkøbslister. Også dette resultat er nået. Som et 3. mål for projektet har det været intentionen, at det har kunnet danne grundlag for senere fælles tiltag på områder som SFX/KnowledgeBase og ERMS (Electronic Ressource Management System). Ved projektstart var der således stadig tale om en mulig national ERMS-løsning. Udviklingen er imidlertid gået anderledes og det har ikke været muligt at etablere et nationalt ERMS, SFX- eller databrøndssamarbejde. Endelig har det også været tænkt, at projektets resultater kan anvendes i tæt sammenhæng med den Bibliometriske Forskningsindikator og efter behov vil kunne kobles til evt. fremtidige analyser af særlige og hotte forskningsområder og indsatser. Dette mål vil kunne nås med det etablerede værktøj, men har endnu ikke været forsøgt. 4

5 Videreførelse af værktøj og samarbejde: Ved projektafslutning er AUB, DTIC og RUb interesseret i at anvende og videreføre STOLA. DTIC har således i praksis anvendt værktøjet i forbindelse med afbestillinger og justeringer i licens- og abonnementsforhold, mens RUb på baggrund af projektet forudser også at ville benytte værktøjet i sådanne processer. KB, SB, SDUB og CBS har ikke ønsket at lægge yderligere ressourcer i en videreførelse, idet de forudser en meget begrænset eller slet ingen brug af værktøjet. Såvel KB og SB som SDUB har dog bedt om fortsat information om et evt. fremtidigt koncept. Arbejdsbyrden med at indsamle og uploade data er det springende punkt ved de fleste af deltagernes fravalg af et fremtidigt brug af værktøjet. Det er umiddelbart meget svært automatisk at skaffe valide data. Efter det afsluttende projektmøde er der ultimo april 2011 afholdt møde mellem DTIC og RUb, hvor et evt. fremtidigt videreudviklingsarbejde og drift blev drøftet. Der var enighed om at arbejde videre med undersøgelser af følgende muligheder: Tilføjelse af antal publikationer i de importerede data (i projektet har der kun været undersøgt, om der har været publikationer, ikke hvor mange). Bedre avanceret søgning samt mulighed for at fremsøge et tidsskrift og få en samlet historisk visning af alt i systemet på denne titel. Eventuel mulighed for at se hinandens abonnementer. Er ISDS-centrets data bedre end Ulrich s data? I så fald kunne det gøre datagrundlaget bedre. Kan STOLA laves til et generisk system, som dermed kan benyttes til at lave vilkårlige overlapsanalyser på diverse typer data? Kan der laves en downloadable DEFF STOLA-pakke in-a-box? Præsentation af projektets resultater: STOLA-projektets resultater vil blive præsenteret på DEFF-Online den 29. september 2011 ved en demonstration af projektet, det udviklede værktøj og de erfaringer og resultater, som projektforløbet har givet. Der skrives en artikel i Danmarks Forskningsbiblioteksforenings tidsskrift Revy. Der arbejdes på nuværende tidspunkt desuden på en præsentation af STOLA på UKSG Conference (United Kingdom Serials Group) den marts 2012 i Glasgow. Der er indsendt synopsis til arrangørerne primo juni Endelig vil der blive forsøgt skabt opmærksomhed om projektet og dets resultater i Knowledge Exchange sammenhæng og i forbindelse med et kommende ICOLC-arrangement (International Coalition of Library Consortia). / Claus Vesterager Pedersen, 1. juni