Status for arbejdet med PURE i efteråret 2008 og foråret 2009

Transkript

1 Status for arbejdet med PURE i efteråret 2008 og foråret 2009 Arbejdet med PURE har i efteråret 2008 og foråret 2009 stået i skyggen af Forsknings- og Innovationsstyrelsens lancering af den bibliometriske forskningsindikator. Indikatoren betød mindre men ret substantielle ændringer i den måde publikationer indtastes på i PURE. Det var en større opgave for Informationskontoret i efteråret 2008 at sikre kendskabet til disse ændringer blandt de mange medarbejdere, der registrerer publikationer. En anden stor opgave var at sikre en tilfredsstillende kommunikation om selve processen til de mange personer, der bruger tid på forskningsregistrering og til medlemmerne af PURE-udvalget. Lanceringen af den bibliometriske indikator har betydet, at der er kommet et meget stort fokus på publikationsregistreringer fra ledelsen på alle niveauer i organisationen. Et resultat af dette er at nøgletallene for 2008 må anses for at være de mest nøjagtige, der endnu er produceret på Aarhus Universitet. Det store fokus på publikationsregistreringer har selvfølgeligt også medført et større fokus på at gøre PURE til et effektivt redskab for forskere og andre brugere. Informationskontoret har arbejdet med denne udfordring, ved, gennem den nationale PURE-arbejdsgruppe, at få PURE s brugergrænseflade udviklet, så den bliver mere tilgængeligt for den almindelige bruger. Vi har desuden arbejdet på at forbedre de datamodeller, der understøtter indtastning i PURE og vi har arbejdet på at gøre præsentationen af data fra PURE på universitetets hjemmeside mere indbydende end hidtil. Dette arbejde har ført til en del resultater, der alle vil blive gjort synlige for de almindelige brugere med den næste større opdatering af PURE (PURE 4.0). Lanceringen af PURE 4.0 var i første omgang planlagt til at finde sted i foråret I marts måned udskød leverandøren af PURE imidlertid lanceringen til 1. september. I juni måned blev lanceringen udskudt yderligere, således at PURE 4 tidligst vil være tilgængelig fra leverandøren den 1. december. Informationskontoret har efterfølgende, i samråd med PURE-udvalget, valgt at udskyde lanceringen af PURE 4.0 på Aarhus Universitet til april 2010, når registreringen af publikationer for 2009 må forventes at være afsluttet. Nedenfor følger en oversigt over udviklings- og driftsopgaver vedrørende PURE, som Informationskontoret har løftet i efteråret 2008 og foråret Steffen Longfors Områdeleder Informationskontoret

2 Udviklingsopgaver Hvilke udviklingsopgaver, der igangsættes fastlægges i PURE-udvalget. I efteråret 2008 og foråret 2009 blev der taget fat på følgende opgaver: Afsluttede opgaver 1. Tilkøb af PURE s importmodul 2. Afholdelse af seminar for superbrugere 3. Brugerundersøgelse af PURE 4. Revision af emneordlisten bag Find en forsker 5. Tilgang til data fra eksterne kilder 6. Udtræk af data fra Web of Science til kvalitetssikring 7. Udarbejdelse af retningslinjer for registreringen 8. Udarbejdelse af forslag til ny metamodel inkl. definitioner 9. Udarbejdelse af forslag til obligatoriske/ikke obligatoriske kategorier Delvist afsluttede opgaver 10. Indkøb af CV modul 11. Udvikling af modul til registrering af konferencedeltagelse Ikke afsluttede opgaver 12. Samarbejdet med universitetshospitalet om brugen af PURE 13. Ibrugtagning af PURE s studenterafhandlingsmodul Ad 1) Tilkøb af PURE s importmodul Importmodulet blev taget i brug den 18. november, og det har gjort det muligt for den enkelte forsker, at importere data i formaterne refman, pubmed og bibtex. Modulet vil blive udvidet efterhånden som nye behov viser sig. Efterfølgende udvidelser vil ikke medføre omkostninger for universitetet. Ad 2+3) Brugerundersøgelse af PURE samt afholdelse af seminar for superbrugere Informationskontoret gennemførte i efteråret 2008 en brugerundersøgelse om PURE blandt redaktører og validatorer. I foråret 2009 blev afholdt et seminar for de såkaldte superbrugere. I både spørgeskemaet og på seminaret var fokus på redaktører og validatorers roller og deres ønsker til PURE. På baggrund af brugerundersøgelsen og seminaret har Informationskontoret lavet et lille

3 katalog over udfordringer og problemer. Kataloget kan tjene som grundlag for det videre arbejde med PURE. Kataloget findes som bilag til denne statusskrivelse. Ad 4) Revision af emneordlisten bag Find en forsker Revisionen blev desværre stærkt forsinket, da Informationskontorets arbejde med listen i perioden blev nedprioriteret som følge af arbejdet med at implementere AU s nye design. I foråret 2009 blev arbejdet med emneordslisten flyttet til Handelshøjskolens Biblioteket, som sikrede en sammenskrivning af de forslag, der indkom fra hovedområderne samt en oversættelse af listen. Det forventes, at listen implementeres på de 4 PURE installationer i august/september Ad 5) Tilgang af data fra eksterne kilder I foråret 2009 blev alle universitetets enheder tilbudt en webapplikation, der gør det muligt at udstille publikationer og aktiviteter på enhedernes hjemmesider. Applikationen virker i alle CMS er og er blevet godt modtaget. Ad 6) Udtræk af data fra Web of Science til kvalitetssikring Informationskontoret indgik i foråret 2009 en aftale med Statsbiblioteket om at Statsbiblioteket skulle udsøge alle data om publikationer fra PubMed, Web of Science samt Scopus mhp. at undersøge, hvor stor en del af disse, der allerede var registreret i PURE. Materialet fra Statsbiblioteket kom desværre ret sent i forhold til deadline for inddateringer, men udtrækket fra PubMed alene afslørede ca. 100 publikationer, der manglede i PURE. Ad 7) Udarbejdelse af forslag retningslinjer for registreringen Den faglige koordinationsgruppe har udarbejdet et forslag til retningslinjer for registreringer af publikationer. Retningslinjerne blev godkendt af rektoratet på et møde i januar 2009 og er efterfølgende blevet forelagt den nationale PURE-arbejdsgruppe, der har bedt om at de forelægges styregruppen for indikatorprojektet, med henblik på at de skal gælde som nationale retningslinjer. Dette er endnu ikke sket. Ad 8) Udarbejdelse af forslag til ny metamodel inkl. defintioner Det faglige koordinationsgruppe afsluttede i efteråret 2008 arbejdet med en ny kategorisering af publikationerne i PURE (en ny metamodel). Den nye metamodel er ikke markant anderledes, men tager højde for nogle af de uhensigtsmæssigheder, der blev konstateret i den gamle model. Den nye model er blevet fremlagt for den nationale PURE-arbejdsgruppe, der har arbejdet videre med forslaget og er nået frem til en løsning, der implementeres med PURE 4.0. Der er endnu ikke på nationalt plan opnået enighed om de foreslåede definitioner. Ad 9) Udarbejdelse af forslag til obligatoriske/ikke obligatoriske kategorier Med henblik på at lette registreringerne for forskere og andre brugere, har koordinationsgruppen stillet forslag om, at det ikke er obligatorisk at indtaste i alle publikations- og aktivitetskategorier i den

4 nuværende metamodel. Forslaget er blevet imødekommet af ledelsen er for aktiviteternes vedkommende allerede implementeret. For publikationernes vedkommende vil forslaget blive implementeret i løbet af efteråret Ad 10+11) Indkøb af CV modul og modul til registrering af konferencedeltagelse Modulerne er kravspecificerede og vil blive taget i brug, når PURE 4 stilles til rådighed i foråret Med modulerne løses to af de væsentligste barrierer for udnyttelse af PURE. Med CV-modulet vil forskerne opnå en fleksibilitet i udformningen af deres hjemmeside, der vil gøre det mere attraktivt at bruge PURE til at udforme og vedligeholde personlige hjemmesider. Med konferencemodulet vil en stor portion uhensigtsmæssigt dobbeltarbejde kunne undgås for de sekretærer der indtaster informationer i PURE på vegne af forskerne. Ad 12) Samarbejdet med universitetshospitalet om brugen af PURE Informationskontoret afholdt i efteråret 2008 på foranledning af universitetsdirektør Nils Højbjerg et møde med it-chefen på Aarhus Kommunehospital om et evt. samarbejde om PURE. Mødet førte ikke til et resultat, da it-chefen ikke havde interesse i projektet. Informationskontoret vil i stedet tage kontakt til kommunikationschefen på Aarhus Universitetshospital og diskutere perspektiverne i et samarbejde med ham. Ad 13) Ibrugtagning af PURE s studenterafhandlingsmodul Informationskontoret har fået ledelsens opbakning til at tage PURE s studenterafhandlingsmodul i brug. Anvendelsen skal være frivillig for hovedområderne. Informationskontoret har endnu ikke kravspecificeret den tekniske løsning til håndtering af studenterafhandlinger. Driftsopgaver Informationskontoret har i perioden løst nedenstående driftsopgaver vedr. PURE: 1. deltagelse i den nationale styregruppe og den nationale arbejdsgruppe om PURE 2. varetagelse af sekretariatsfunktion for PURE-udvalget og Den faglige koordinationsgruppe 3. kursusafholdelse for almindelige brugere og superbrugere 4. support af superbrugerne vedrørende brugeroprettelse 5. support af superbrugerne vedrørende registrering af aktiviteter og publikationer 6. vedligeholdelse af hjemmeside, udsendelse af nyhedsbrev og udfærdigelse af hjælpetekster 7. løbende udvikling af medarbejdernes personlige hjemmesider 8. løbende teknisk implementering af systemopdateringer og nye funktionaliteter i PURE 9. vedligeholdelse af data om forslag og tidsskrifter i PURE s database 10. udarbejdelse af nøgletal for publikationsproduktion

5 Oversigt over de væsentligste udfordringer for redaktører og validatorer i arbejdet med PURE Listen er udarbejdet på baggrund af superbrugerseminar. Samarbejde med det videnskabelige personale De fleste af de avancerede brugere er ansatte som teknisk administrativt personale (ofte som sekretærer). Mange af disse indtaster på vegne af forskerne. I spørgeskemaundersøgelsen gav 102 respondenter udtryk for at de varetog denne opgave. I gennemsnit indtastede disse respondenter på vegne af 15 forskere. 18 af de 102 respondenter indtaster på vegne af mere end 30 forskere. Både spørgeskemaet og de bemærkninger, der kom på seminaret tyder på, at denne gruppe oplever samarbejdet med forskerne som vanskeligt. Undersøgelsen viste fx at mere end 55% af de administrative medarbejdere, der indtaster på vegne af forskere, angiver at det er besværligt eller meget besværligt at få de data, der skal indtastes fra forskerne. Som forklaring på det vanskelige samarbejde blev på seminaret angivet forskernes holdning til PUREarbejdet. Vedligeholdelse af egen hjemmeside, inddatering af publikationer og aktiviteter osv. opfattes af en del VIP er som en irriterende og overflødig arbejdsbelastning. Det er med andre ord svært at motivere VIP erne til at bruge tid på PURE, og systemet trænger til at blive solgt bedre. Ledelsesopbakning Ikke alle de avancerede brugere mener at ledelsen bakker nok op om arbejdet med PURE. Det vurderes imidlertid generelt, at ledelsens interesse og opbakning er blevet forøget i forbindelse med lanceringen af den bibliometriske forskningsindikator. Uklare retningslinjer Det er en tilbagevendende udfordring for de avancerede brugere, der indtaster på vegne af andre forskere, at få placeret publikationer og aktiviteter i de rigtige kategorier. Næsten 40% af de adspurgte brugere oplever ofte eller meget ofte at være i tvivl om hvilken kategori, de skal vælge at indtaste publikationerne i. Problemet synes at være størst i forbindelse med inddatering af aktiviteter. Et utilstrækkeligt rapportmodul Rapportmodulet til PURE bruges til tekstudtræk, publikationsanalyser og bibliometriske analyser. Af de personer, der besvarede spørgeskemaet, angiver 116 at de har brugt rapportmodulet. 103 angiver at have brugt det til tekstudtræk, mens 37 har brugt det til analyse. De fleste bruger rapportmodulet kvartalsvist eller sjældnere. Af de 103 der har brugt det til tekstudtræk angiver kun ca 20% at det har begrænset brugbarhed til formålet. Det samme tal er ca. 10% for de, der har brugt det til analyser. Ca 15% angiver direkte, at de ikke er tilfredse med brugervenligheden i modulet. At der er utilfredshed med rapportmodulet fremgik også af seminaret, hvor der var flere, der fremhævede, at det var svært at få et ordentligt output fra modulet.

6 Manglende værktøjer til udbredelse af PURE Mange af de avancerede brugere vil gerne arbejde på at give PURE et bedre brand. Til denne brug synes de at de mangler redskaber, som fx: 1. En standard PowerPoint, som sekretærerne kan bruge til at holde oplæg for forskerne om PURE 2. En folder som kan udleveres til forskerne 3. Marketingsfilm om den nye brugerflade, hvor systemet virkelig sælges 4. Breve med standardtekster, der kan udsendes til forskerne, hver gang der er en deadline Manglende rapportmuligheder