Mødet startede med en kort præsentation af det Ddip ved Driftschef Jan Larsen. Organisationsbestyrelsesmøde d kl. 16.

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde d kl Referat nr. 7/2017 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet onsdag den 1. november 2017 Mødet afholdelses i administrationsbygningen Vestermarken 16 a, 3060 Espergærde. Sendt til E-dagsorden den 25. oktober 2017 Organisationsbestyrelsen: Palle Wørmann, Inge-Lise Danielsen, Lars Andreasen, Johnny Christiansen, Anne-Marie Høberg, John Jensen, Ove Bramstrup, Orla Olsen Jan Petersen. Herudover Advokat Erik Larsson Fra Boligkontoret Danmark: Jan Larsen Torben Hangaard (referent) Palle Wørmann (mødeleder) Inge-Lise Danielsen (dirigent) Udsendt den: 8. november 2017 Ad 1 Godkendelse af referat...2 Ad 2 Revisionsprotokol...2 Ad 3 Markedsanalyse efterspørgsel af fleksible basisboliger...2 Ad 4 Bygningsgennemgang og energioptimering i afdelingerne...3 Ad 5 Meddelelser fra formanden, udvalg bestyrelser og BL....4 Ad 6 Meddelelser fra afdelingerne...4 Ad 7 Meddelelser fra administrationen...4 Ad 8 Byggesager samt større renoveringer...5 Ad 9 Vedr. tilskud til projekter iværksat af Fællesrådets medlemsvirksomheder...7 Ad 10 Ny fælles drift...7 Ad 11 De næste møder og arrangementer...7 Ad 12 Forslag til møderækken Ad 13 Årshjul Ad 14 Eventuelt...9 Mødet startede med en kort præsentation af det Ddip ved Driftschef Jan Larsen side 1/9

2 Der var spørgsmål fra bestyrelsen i forhold til om medarbejderne er utrygge ved det nye system. Tillidsmanden forklaret at der ikke var utryghed blandt medarbejderne men alle skal lige lære at bruge systemet, men alle er godt i gang. Ad 1 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 25. september 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne godkender og underskriver referatet fra organisationsbestyrelsesmøde d. 25. september referat fra organisationsbestyrelsesmøde september 2017 Bestyrelsen godkendte referatet fra september måned Ad 2 Revisionsprotokol Der er ikke indført bemærkninger i revisionsprotokollen siden sidste møde. Administrationen kunne oplyse at der på nuværende tidspunkt pågår regnskabsafslutningen, og revisor deltager både i regnskabsmødet den 16. januar 2018 samt til repræsentantskabsmødet den 21. februar Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 3 Markedsanalyse efterspørgsel af fleksible basisboliger I forbindelse med Boligselskabet Nordkystens markedsanalyse Undersøgelse af ventelistens efterspørgsel, er der blevet udarbejdet en specifik analyse af Boligselskabet Nordkystens ventelistemedlemmers efterspørgsel efter billige fleksible basisboliger. Markedsanalysen er en supplementsanalyse til markedsanalysen Undersøgelse af ventelistens efterspørgsel. Der henvises til denne markedsanalyse i forbindelse med befolkningsprognose, udlejningsstatistik og ventelistemedlemmernes generelle efterspørgsel. Analysen er baseret på en spørgeskemaundersøgelse, der blev udarbejdet i forbindelse med den overordnede undersøgelse af ventelistemedlemmernes efterspørgsel. I denne undersøgelse blev der spurgt specifikt ind til hvorledes Boligselskabet Nordkystens ventelistemedlemmer har interesse i, ønske om og til, samt behov for at flytte i en fleksibel basisbolig. Ud over at inddrage ventelistemedlemmernes fremtidige efterspørgsel, indeholder analysen en beskrivelse af den nuværende beboersammensætning i de 3 boligområder Borupgård I, Borupgård II og Hovparken. Beboersammensætningen beskrives ud fra KÅS-tal. Analysen indeholder ligeledes en Desk research af konkurrencen i boligmarkedet. side 2/9

3 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter markedsanalysen og vurdere nødvendigheden for at udarbejder en boligstrategiplan. Boligstrategiplanen bør som minimum både tager hånd om de nye små boliger, de nye boligformer som vinder frem samt indeholde en plan for hvorledes Nordkystens ejendomsportefølje i fremtiden kan/skal tilpasses, det aktuelle boligmarked således at Nordkysten kan være på forkant med større ændringer/udsving i både lokalsamfundet som samfundet generelt. 2. Markedsanalyse Bestyrelsen besluttede at der skal afholdes et dagsseminar til januar/februar 2018 hvor formålet er at udarbejde en boligstrategiplan for Nordkysten som helhed. Planen skal indeholde et tidsperspektiv på år frem i tiden. Bestyrelsen bad administrationen om at find nogle foredragsholdere som fremtidsforskere, byplanlægger, arkitekter som kan komme og fortælle omkring udvikling i samfundet. Bestyrelsen forslog at man kunne invitere enten Borgmesteren eller et byrådsmedlem til seminaret, og bad administrationen om at forhører sig om dette på Borgmesterkontoret når der foreligger en dato for seminaret. Bestyrelsen besluttede endvidere at når der er udarbejdet og godkendt en boligstrategiplan for Nordkysten skal den følges op en gang om året. Ad 4 Bygningsgennemgang og energioptimering i afdelingerne Der er i september udarbejdet en bygningsgennemgang samt energioptimeringsforslag på afdeling 93 Fredensvej I forbindelse med salg af tandlægeklinikken bør der foretages en bygningsgennemgang af Administrationsbygningen. Prisen for en bygningsgennemgang af administrationsbygningen vil koste kr. ex. Moms Det indstilles, at OB tager orienteringen til efterretning, og at bestyrelsen godkender at der alene udføres en bygningsgennemgang på administrationsbygningen med en samlet ramme på kr ex. Moms. 3. Tilstands- og energiforbedringsplan for afdeling 93 Fredensvej Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bad administrationen om at der indarbejdes en udskiftning af vinduer og sålbænke i den kommende planlægning af klimaskærmen i afdeling 93 med henblik på at der snarest kan igangsættes en udskiftning af vinduer og sålbænke. Bestyrelsen besluttede at fremrykke bygningsgennemgangen af administrtationsbygningen. Afdeling 86 Borgen Bestyrelsen havde spørgsmål til vedligeholdelsesstanden på afdeling 86 Borgen hvor der er lange udsigter til en ombygning til seniorboliger. Afdeling 86 Borgen har fået udskudt flere større vedligeholdelsesopgaver idet man har afventet en politisk behandling af en ombygning af Borgen til seniorboliger. Bestyrelsen besluttede at driften skal undersøge hvad der er nødvendigt at udfører af vedligeholdelse på Borgen jf. bygningsgennemgangen og at de mest nødvendige opgave udføres idet der er lange udsigter til en ombygning til seniorboliger. side 3/9

4 Ad 5 Meddelelser fra formanden, udvalg bestyrelser og BL. Mundtlig orientering fra formanden, herunder orientering fra øvrige udvalg, bestyrelser, BL. Mv. Formanden kunne orientere om at afdeling 1. Skovparkens udearealer snart er færdige, og at det forventes at afdeling 6 Tibberupparken endeligt afleveres december Omkring sygehusgrunden forslog formanden at der tages kontakt til Freja ejendomme med henblik på et møde omkring mulighederne for at bygge almene boliger på den tidligere sygehusgrund i Helsingør. Udvalg: Formandsmøder Mv. herunder information (Lars Andreasen) Lars Andreasen bad administrationen om at udsende liste over mentorordningen til alle afdelingsformænd samt referatet fra formandsmødet. I forhold til fremlæggelser på kommende beboermøder hvor der f.eks. skal foretages en renovering skal der udarbejdes en FAQ således at de mest gængse spørgsmål er besvaret i forbindelse med indkaldelsen til et beboermøde hvori der skal foretages en renovering. Organisationsbestyrelsen skal fremadrettet have alle indkaldelser til beboermøder tilsendt pr. mail. Udvalg: Udvikling af driften (Palle Wørmann) Behandles under punkt 10. Boligkontoret Danmarks bestyrelse: (Inge-Lise Danielsen) Kreds 2. BL (Anne-Marie) Intet nyt fra kreds 2. Kommunikationsudvalget(Anne-Marie og Lars) Der udsendes en indbydelse til alle beboer i Nordkysten vedrørende en juleindkøbstur til Tyskland den 2. december 2017 hvor turen går til Lubeck. Der afholdes julefrokost for bestyrelen den 24. november 2017 på Comwell i Snekkersten. Ad 6 Meddelelser fra afdelingerne Administrationen orienterer på mødet om hvad der sker ude i afdelingerne. Afdeling 6 Tibberupparken Der har været afholdt møde med afdeling 6 Tibberupparkens bestyrelse vedrørende afslag på at ansætte en deltidsmedarbejder til fælleshuset i afdeling 6 Tibberupparken. Der er fundet en løsning hvorpå driften i samarbejde med tovholder for fælleshuset for koordineret og løst opgaverne i fællesskab. Afdeling 87 Borupgård II I Borupgård II pågår der en udskiftning af eksisterende udebelysningen til LED, og der er flere afdelinger som har vist interesse for projektet. Administrationen vil forsøge at få en omtale af projekte med i det kommende nydhedsbrev. Ad 7 Meddelelser fra administrationen Administration orienterer på mødet. Ny formand til Boligkontoret Danmark til juni 2018 Boligkontorets formand gennem 15 år Lisbet Riis har meddelt at hun ikke genopstiller som formand på det ordinære repræsentantskabsmøde i juni Ligeledes har næstformand Hans Christian Andersen meddelt, at han efter næsten 30 år i Boligkontoret Danmarks bestyrelse ønsker at trække sig fra bestyrelsesarbejdet og genopstiller derfor ikke ved næste valg. side 4/9

5 Bestyrelsen har i september konstitueret sig med ny næstformand, Klaus Bentzen, fra Bogense Boligforening, og man har drøftet de nye muligheder omkring formandsskiftet, som jo ikke er en daglig begivenhed i Boligkontoret. I denne forbindelse har en enig bestyrelse besluttet at bakke op omkring Klaus Bentzen som bestyrelsens kandidat til ny formand i Boligkontoret Danmark. Medlemmerne vil i den kommende tid have lejlighed til at drøfte formandsskiftet på efterårets lokalrådsmøder og på lokalrådsmøderne til foråret før repræsentantskabsmødet. Salg af bolig Der er aftalt møde med to ejendomsmæglere torsdag den 2. november 2017 vedrørende eventuel salg af bolig. Udbetaling af honorar og tilskud Der udbetales honorar til formanden. De øvrige organisationsbestyrelsens medlemmer for udbetalt telefontilskud ultimo november Personalekonference 2017 Afdelingskontoret har været på personalekonference den 26-27, oktober 2017 med Boligkontoret Danmark. Årets tema omhandlede fremtiden og udviklingen i den almene sektor. Juleafslutning for mændene Den 20. december 2017 afholder vi juleafslutning for de ansatte i samtlige selskaber, afslutningen afholdes i Borupgårds fælleshus. Nyhedsbrev december 2017 Nyhedsbrev til december primo uge 51 indhold: Fælles driften Nyt fra bestyrelsen Ny lovgivning Renoveringssager og nybyggeri Julehilsen fra bestyrelsen Formandsmødet Møderækken for 2018 Orientering omkring bygningsgennemgange Bestyrelsen godkendte indholdet i nyhedsbrevet og at det senest udsendes primo uge 51. Ad 8 Byggesager samt større renoveringer Byggeudvalgsmedlemmer og administrationen orientere omkring stade på de byggesager som er i gang herunder de større renoveringssager som snart skal igangsættes. Fleksible basisboliger Status ved administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Afdeling 18 Centerboligerne side 5/9

6 Byggeregnskabet for centerboligerne ligger nu klar og der er en overskridelse i forhold til det oprindelige budget på kr Byggesagen omhandlede både fugtsikring og stabilitet. Regnskabsafdelingen har udarbejdet et finansieringsforslag til under regnskabet, hvori det forslås at der tages kr på konto 401(langtidsplanlægningen.) Lånet medfører ikke lejeforhøjelse, idet selskabets bestyrelse yder et årligt tilskud på kr fra dispositionsfonden. At bestyrelsen godkender byggeregnskabet og det forslående finansieringsforslag. 4. Byggeregnskab Centerboligerne. Bestyrelsen godkendte byggeregnskabet og der dertilhørende finansieringsløsning. Hovparken Status ved administrationen 5. Skrivelse fra Helsingør Kommune Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Borupgård II Bestyrelsen behandlede på august mødet sagen omkring ombygning af 1-2 boligblokke hvor man forslår nedlæggelse af de små boliger og ombygning af de eksisterende 3 rumsboliger. Bestyrelsen tog sagen af notam og at man vil afvente sagens videre forløb, set i forhold til eventuel opførsel af de fleksible basisboliger. Der foreligger nu en økonomioversigt for projektet i forhold til ombygning af en boligblok, og bestyrelsen bør drøfte om man vil igangsætte projektet nu eller man vil afvente endelig godkendelse af lokalplanforslagene for de fleksible basisboliger. Endvidere bør bestyrelsen drøfte et eventuelt tilskud eller lån til byggeprojektet fra dispositionsfonden. 6. Økonomioversigt for en boliggruppe. 7. Plantegninger Bestyrelsen besluttede at fastholde tidligere beslutning om at afvente sagens videre forløb, set i forhold til eventuel opførsel af fleksible basisboliger. Der forventes en Byrådsbeslutning på opførsel af fleksible basisboliger til december Tibberupparken Byggesagen nærmere sig sin afslutning, der pågår stadigvæk etablering af udearealer, og de sidste fejl og mangler er i gang med at blive afklaret og ordnet. Der er indkaldt til beboermøde mandag den 6. november 2017 hvor der orienteres omkring byggesagen samt de to delopgaver containergården/mandskabsfaciliteter samt rørudskiftning. Rørudskiftningen forventes at være endeligt afsluttet til juni 2018, og containergården forventes at være afsluttet til august Der er konstateret større udfordringer med eksisterende varmerør mellem blokkene, driften arbejder på en etapeløsning på dette problem. Varmerørene var ikke en del af byggesagen og derfor skal udgiften tages fra henlæggelserne. side 6/9

7 Ad 9 Vedr. tilskud til projekter iværksat af Fællesrådets medlemsvirksomheder Administrationen er i samarbejde med Energi og Miljøafdelingen i gang med at udarbejde en ansøgning omkring et energiprojekt med opsætning af LED-belysning i en eller flere afdelinger. Det forventes at der ligger et udkast klar medio november 2017, således det kan behandles på organisationsbestyrelsesmødet til december Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og forslog at man eventuelt kunne gennemfører projektet i Borupgård I. Ad 10 Ny fælles drift Administrationen orienterer omkring status på fællesdriften for 1 kvartal Status på fællesdriften er at det nye beboerindberetningsskema fungere godt og beboerne har taget systemet til sig. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 11 De næste møder og arrangementer 24. november 2017 Julefrokost Kl Comwell Borupgaard 7. december 2017 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde Ad 12 Forslag til møderækken januar 2018 OB-møde (regnskaber) 21. februar 2018 Repræsentantskabsmøde 22. marts 2018 OB-møde Konstituering bestyrelsen Kl Kl Kl Vestermarken 16 a Espergærde Fokken 109 Snekkersten Vestermarken 16 a Espergærde 12. april 2018 formandsmøde Kl Fokken 109 Snekkersten side 7/9

8 3. maj 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 30. maj 2018 besigtigelsestur Kl Vestermarken 16 a Espergærde 7. maj Lokalrådsmøde Kl Fokken 109 Snekkersten 7. juni 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 23. august 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 13. september 2018 formandsmøde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 20. september 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 4. oktober 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 8. november 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde 23. november 2018 julefrokost Kl Comwell Borupgaard 13. december 2018 OB-møde Kl Vestermarken 16 a Espergærde Ad 13 Årshjul 2018 Oplæg til årshjul for 2017/2018 At bestyrelsen drøfter oplægget til nyt årshjul for 2017/ Årshjul 2017/2018 Bestyrelen godkendte årshjulet og bad administrationen om at indskrive besigtigelsens turen således at den ligeledes fremgår af årshjulet fremadrettet. side 8/9

9 Ad 14 Eventuelt Punktet hvor alt kan diskuteres, men intet besluttes. Referent Torben Hangaard Bestyrelsens underskrifter: Palle Wørmann Inge-Lise Danielsen Lars Andreasen Formand Næstformand Johnny Christensen Anne-Marie Høberg Orla Olsen Jan Petersen Ove Brandstrup-Andersen John Jensen side 9/9