Udbudsspecifikation vedr. udførelse af serviceeftersyn af køle/fryserum

Transkript

1 Udbudsspecifikation vedr. udførelse af serviceeftersyn af køle/fryserum Kolding Kommune udbyder herved en aftale på det årlige serviceeftersyn af køle/fryserum ved Kolding Kommunes plejecentre og kantinerne på Koldings Rådhus og By- og Udviklingsforvaltning. 1 Leverancens omfang og beskrivelse (kravspecifikation) Ordregiver ønsker at indgå en aftale med én virksomhed. Den indgåede aftale vil være gældende i perioden fra d til , med mulighed for forlængelse af aftalen yderligere 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede ydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Serviceaftalen omfatter det årlige lovpligtige serviceeftersyn af de nærmere anviste køle/fryserum. Det forventes at Ordregiver også vil anvende den vindende tilbudsgiver til eventuelle reparationer efterfølgende. Reparation og udskiftning af defekte dele, må dog kun finde sted efter nærmere aftale med kontaktpersonen på det enkelte sted. Besøg skal aftales telefonisk forud. Tilbudslisten indeholder en oversigt over det inventar der skal laves eftersyn på, samt adresseoplysninger. Der tages forbehold for, at der kan være flere adresser med inventar, hvor der skal fortages eftersyn. Der tages forbehold for, at der på noget af det nævnte inventar ikke ønskes afholdt udgifter på eventuel vedligeholdelse, da inventaret enten kan være i dårlig stand eller at det ikke anvendes tilstrækkeligt, eller kan være omfattet af garantiordninger. Nærmere aftaler herom laves altid med køkkenlederen på det enkelte sted. Derudover tages der forbehold for organisatoriske ændringer, såsom udliciteringer af driften af køkkener mv., hvilket kan betyde en reducering af serviceeftersyn. 1

2 2 Miljøkrav Ved serviceeftersynet skal der anvendes varebiler, der som minimum lever op til kravene i EURO IV. Montøren der er anvendt ved eftersynet skal have gennemgået kursus i energieffektiv/miljø-kørsel, eller der skal være en plan herfor. 3 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger. 4 Betalingsbetingelser 30 dage fra modtagelse af korrekt e-faktura. 5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes til mailadressen: indkoeb@kolding.dk senest d kl , hvor mailen skal være mærket Spørgsmål til udbud af serviceeftersyn på køle/fryserum. Svar på spørgsmål vil løbende fremgå af hjemmesiden/aktuelle udbud. Alle spørgsmål vil forventeligt blive besvaret senest d Tilbudsfrist Tilbud skal fremsendes til mailadressen: indkoeb@kolding.dk senest d kl I emnefeltet anføres Tilbud på serviceeftersyn af køle/fryserum. Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbudsgiver vil modtage besked herom. Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, hvorfor tilbuddet afvises og tilbudsgiver vil modtage besked herom. 7 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb, og kan accepteres af Kommunen ved afsendelse af accept inden tilbuddets vedståelsesfrist udløber. 8 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. 2

3 Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. 8.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag Teknisk og/eller faglig formåen Liste over de tre betydeligste tilsvarende eller lignende tjenesteydelser, tilbudsgiver har udført (referenceliste). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3. Tilbudsgiver skal være ISO9001 certificeret og montørerne der udfører arbejdet, skal være certificeret køletekniker med Kategori II-certificering. Der bedes vedlagt relevante certifikater. 9 Tildelingskriterier Aftalen vil blive givet til den leverandør der for kommunen afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der vil fra Ordregivers side valgt følgende delkriterier: Vægtning: 1. Pris 60 % 2. Service 40 % Delkriterium 1 Pris Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Der ønskes tilbudt en fast pris, inkl. kørsel på serviceeftersyn én gang pr. år på hver afdeling. Til vurderingen vil der blive kigget på den samlede tilbudssum af alle priser på serviceeftersyn. Til vurderingen af pris vil der også blive kigget på hvilken timepris som tilbudsgiver kan tilbyde på eventuelle øvrige reparationer. Tilbudsgiver bedes derfor oplyse en fast timepris og en fast pris på kørsel. Derudover bedes oplyst prisen for ekstraordinært tilkald ved driftstop. Tilbud skal afgives ved udfyldning af relevante felter på tilbudslisten (Bilag 3). Såfremt der tilbydes rabatter på reservedele skal dette således oplyses. 3

4 Delkriterium 2 - Service Ved bedømmelsen af service vil der blive lagt vægt på den responstid som det tager tilbudsgiver at nå frem til et udkald. Tilbudsgiver bedes derfor oplyse en samlet gennemsnitlig responstid ud fra de angivne adresser. Der vil også blive lagt vægt på om tilbudsgiver har tilkaldevagt og om tilbudsgiver har reservedele på lager i tilfælde af hurtig reparation. Disse ting bedes oplyst sidst på tilbudslisten. Derudover vil det blive lagt vægt på om tilbudsgiver kan tilbyde at udarbejde en rapport efter hvert besøg til de enkelte afdelinger omkring hvad der er blevet lavet. Samlet vurdering: Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige. 10 Krav til tilbuddets indhold Tilbud afgives ved udfyldelse og fremsendelse af tilbudsliste (Bilag 3), og en beskrivelse af hvordan det ovenfor beskrevne vil blive opfyldt. Tilbudsgiver bedes lave en generel beskrivelse af, hvad det lovpligtige serviceeftersyn omfatter. Endvidere er det et krav at: Tilbuddet skal affattes på dansk og al korrespondance og øvrig kontakt skal foregå på dansk. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Kommunen kan på ingen måde gøres ansvarlig for disse omkostninger uanset udfaldet af udbudsforretningen. Det modtagne tilbud returneres ikke. Kommunen har ejendomsret til tilbuddet med tilhørende bilag. De tilbudte priser skal indeholde alle med ydelsen forbundne omkostninger. Der kan ikke tages forbehold til krav i udbudsmaterialet. Mindre forbehold af uvæsentlig karakter prissættes af Kommunen. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som kontraktansvarlig over for Kommunen. 11 Bestilling Serviceeftersynene aftales med den enkelte afdeling. 4

5 12 Aftalemæssige forhold Aftalen vil blive indgået for perioden fra og frem til , med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Kommunen skal give besked senest 3 måneder før aftalens ophør, såfremt forlængelse ønskes. Aftalen kan opsiges med 3 måneders varsel. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 13 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Nettoprisindekset. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Varsel om prisreguleringer skal sendes til mailadressen: indkoeb@kolding.dk. 14 Kommunens forbehold Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud, såfremt der er saglig begrundelse herfor. Som saglig begrundelse anses f.eks. manglende politisk bevilling af midler. 15 Aftaleindgåelse I tilfælde af aftaleindgåelse vil Bilag 4 blive benyttet. Aftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. 16 Huskeliste til afgivelse af tilbud Tilbuddet skal indeholde: - Virksomhedsoplysninger, herunder hvem der er kontaktperson og hans kontaktoplysninger. - En beskrivelse af hvorvidt miljøkravene er overholdt. - Oplysning af gennemsnitlig responstid. - Oplyse om der kan laves en rapport efter hvert besøg. - En beskrivelse af hvad det lovpligtige serviceeftersyn indeholder. - Kopi af relevante certifikater. - En udfyldt og underskrevet Erklæring (Bilag 1). - En udfyldt referenceliste (Bilag 2). - En udfyldt tilbudsliste, hvor priserne er angivet i danske kroner ekskl. moms, men inkl. kørsel (Bilag 3). 5

6 Bilag 1 ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og samtykkeerklæring I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Som forfalden gæld betragtes: Skyldig personlig skat, skyldig moms, skyldig A-skat, skyldig selskabsskat, skyldig ejendomsskat, skyldig forbrugsafgift og andre restancer til stat og kommune. Virksomhedens navn og adresse (stempel): Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift Med min underskrift giver jeg samtidig lov til at oplysningerne må kontrolleres via fælleskommunale og centrale registre. Samtykket er gældende i forbindelse med det konkrete tilbud. Samtykkende tilbudsgivers SE/CVR-nr: CPR-nr.: 6

7 Bilag 2 - Referenceliste Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Opdragsgiver Kontaktperson - navn Kontaktperson tlf. Kontraktsum (kr. ekskl. moms) Tidsperiode Beskrivelse af opgaven Reference 1 Opdragsgiver Kontaktperson - navn Kontaktperson tlf. Kontraktsum (kr. ekskl. moms) Tidsperiode Beskrivelse af opgaven Reference 2 7

8 Opdragsgiver Kontaktperson - navn Kontaktperson tlf. Kontraktsum (kr. ekskl. moms) Tidsperiode Beskrivelse af opgaven Reference 3 8

9 Bilag 3 Tilbudsliste Alle priser opgives i danske kroner ekskl. moms, inkl. kørsel. Det mørke felt skal ikke udfyldes, da det er usikkert hvilket inventar stedet kommer til at indeholde. Tilbudslisten er også at finde i Excel, hvor det anbefales at den udfyldes, da der automatisk bliver udregnet en samlet tilbudssum. ADRESSE INVENTAR/ FABRIKAT FAST PRIS, INKL. KØRSEL 1 GANG PR. ÅR Birkebo Plejecenter Birkevej Christiansfeld Egebo Aflastning- og Genoptrænings Vesterløkke Bjert Kantinen Social- og Sundhedsforvaltningen Nicolai Plads 6 Kantinen By- og Udviklingsforvaltningen Nytorv 11 1 Viessmann kølerum, 2007 Der forventes nyt fryseskab i slutningen af 2013, som skal med når garantiperioden udløber. 1 kølerum, Gram frostrum, husholdningskøleskab, kølemontre, køleskabe 1 koldjomfru 1 skabsfryser 1 dybfryser 1 Gram køleskab 2 kølerum, skabsfryser, 2013 Kantine Rådhuset Akselstorv 1 1 Gram køleskab 1 Gram frostskab 1 Gram kølebord (8 låger+brønd) 1 Gram køledisk m/flaskebrønd og 6 udtræksskuffer (fælles kompressor) 1 Gram forstskab m/egen kompressor 1 Gram køleskab m/egen kompressor 9

10 Kantinen Seniorforvaltningen Klostergården Klostergade 16 1 Tefcold dbl. Skabsfryser, Elektrolux dbl. Køleskab 2 Zanussi køleskabe 1 Vibocold flaskeskab, 2012 Kongsbjerghjemmet Plejecenter Reinholdts Bakke Lunderskov 1 fryserum (kælder) 1 kølerum (køkken) 1 skabsfryser 1 køleskab i cafe 2 køleskabe (det meste fra 2006) Lindely Plejecenter Lindegade Vamdrup Låsby Genoptræningscenter Nørregade 1 Midtgården Dagcenter Nicolaiplads 10 (ejes af AAB) Munkensdam Plejecenter Tøndervej 102 Teglgårdsparken Plejecenter Sct. Hedvigsvej 5 Toftegården Plejecenter Hovedgaden Jordrup Vesterled Plejecenter Ødis Byvej Vamdrup 1 fryserum (kælder), kølerum (køkken), køleskab (køkken) 1 skabsfryser (køkken), kølemontre (cafe), koldjomfru 1 Gram fryserum, kølerum (på gang) 1 Gram fryseskabe, Showcase Cooler køleskab m/glaslåge, kølerum 1 alm. Køleskab 1 dbl. Køleskab 1 frostrum 2 kølerum 1 disk i cafeteria 1 frostrum, kølerum, Zanussi køleskab, Zanussi frostskab, Gram køleskab, kølebrønd, Tefcold køleskab, 2009/ Cold-line skabsfryser, kølerum (kælder) 1 kølerum (køkken) 10

11 Bertram Knudsens Have Bertram Knudsens Vej Hvor disse findes Tilsluttes serviceaftalen når garantiperioden er udløbet. Køleanlæg i forbindelse med alle cafediske Samlet tilbudssum: Estimeret forbrug: Fast timepris for øvrige reparationer: 50 timer* Fast pris på kørsel ved øvrige reparationer: 10 gange* Pris for ekstraordinært tilkald ved driftstop: 5 gange* Tilkaldevagt: Ja / Nej Reservedele på lager: Ja / Nej * Er et estimeret forbrug der skal bruge til, at regne udregne tildelingskriteriet Pris. Ordregiver er derfor ikke forpligtet af disse estimater. 11

12 Bilag 4 - Aftale på udførelse af serviceeftersyn på køle/fryserum Det bekræftes herved, at aftale er indgået mellem: ORDREGIVER Kolding Kommune Indkøb og Forsikring Bredgade 1 og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] Aftalegrundlag Aftalen er indgået på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale af og Kontrakthavers tilbud af xx.xx.xxxx. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. Aftaleperiode Aftaleperioden er fra den til Aftalen kan opsiges af begge parter med et varsel på 6 måneder. Ordregiver kan forlænge aftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Aftalen kan til enhver tid opsiges med 3 måneders varsel. Fakturering Fakturering sker elektronisk i henhold til gældende lovgivning. Priser og prisregulering Priserne i aftaleperioden er de i Kontrakthavers tilbud af xx.xx.xxxx. I aftaleperioden accepteres kun dokumenterede prisreguleringer og kun efter aftale. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtagelse af korrekt e-faktura. Dato: Dato: Ordregiver Kontrakthaver 12