Jan Donde JD Administrationen / referent

Transkript

1 Torben V. Andersen TVA Hans Græsvig HG Mødeleder Ole Kristensen OK Leif Hansen LH Søren Larsson SL Afbud Martin Guldager MG Afbud Kurt Gaundorf KG Brøndby, / Jan Donde JD Administrationen / referent Dagsorden bestyrelsesmøde lørdag den 11. november 2017 kl Mødet afholdes i Løvvang Bowling Center 1 Godkendelse af dagsorden R E F E R A T Orienteringspunkt 17 vedrørende jubilæumsaktiviteter, løftes til beslutningspunkt. Politiske drøftelser / beslutninger 2 Budgetbehandling På baggrund af beslutning om budgetprocessen på bestyrelsesmødet den 7. oktober, indledes nu reelle forhandlinger om revideret budget 2018 og budget Bestyrelsen skal endvidere drøfte forslag om ændring af den nuværende budgetlovgivning der foreskriver, at repræsentantskabet skal godkende revideret budget for indeværende regnskabsår og budget for de to efterfølgende regnskabsår. Forslaget går på fremlæggelse af revideret budget for indeværende regnskabsår, budget for kommende regnskabsår og budgetprognose for det efterfølgende regnskabsår. JD har fremsendt oplæg til budgetkriterier. Bl.a. med afsæt i bestyrelsens ønske om at arbejde med et fast grundbeløb samt et beløb pr. medlem, for de fire aktivitetsrelaterede udvalg. (DBwF Vest, DBwF Øst, ungdomsudvalget og landsaktivitetsudvalget). De respektive udvalg skal herefter fremægge detajlbudget indenfor udvalgets fastsatte ramme. Bestyrelsen tilsluttede sig principperne med en grundsats og en sats pr. medlem, således medlemstallene afspejles i budgetterne.

2 I grundsatsen er indeholdt udgifter til drift, møder, transport m.v. I henhold til tidslinjen for budgetprocessen indbydes DBwF Øst, DBwF Vest, Landsaktivitetsudvalget og ungdomsudvalget til budgetdrøftelser. 3 Club People, status på udviklingsopgaver Bowling Portalen (HG) TVA ønsker at få afprøvet, hvorvidt der fortsat er flertal i bestyrelsen for, at videreudvikle i samarbejde med Club People, som besluttet TVA har ikke tillid til Club Peoples arbejde og forretningsmetoder, og mener ikke Club Peoples produkt løser de behov og udfordringer vi har. HG og JD deler ikke TVA s opfattelse og gør endvidere gældende, at ved at stoppe udviklingsprocessen med Club People, kan den hidtidige investering betragtes som spildte penge. TVA ønsker ikke at anvende flere udviklingspenge. HG ser imidlertid gerne, at det afdækkes hvor meget yderligere det skal koste for at få Club People til at udvikle, så det matcher vores behov. Efter en længere intens dialog besluttede en flertalsafstemning i bestyrelsen, at ændre bestyrelsesbeslutningen fra LH og HG stemte for, at videreudvikle med Club People. OK og TVA stemte imod og KG undlod at stemme. Formandens stemme var hermed udslagsgivende for den endelige beslutning. Ændringen betyder: - Udviklingsprocessen med Club People sættes i stå - Hovedaftalen med Club People opretholdes dog i resten af kontraktperioden (2 år) - Bestyrelsen er klar til, at forholde sig til alternative udbydere, der kan indgå som kontrahent efter den nuværende Club People aftales udløb JD meddeler Club People, at udviklingsprocessen sættes i stå. 4 Ny administrativ organisering (JD) For at understøtte DBwF s strategiske masterplan , gennemføres ny administrativ organisering. Bestyrelsen skal i den forbindelse drøfte/beslutte ungdomsudvalgets organisering, rolle, ansvar og kompetencer i forbindelse med strategisporet fastholdelse og rekruttering af børn og unge. Bestyrelsen tilsluttede sig ny administrativ organisering. Ungdomsudvalget indkaldes til møde i forbindelse med bestyrelsesmødet den 13. januar.

3 Bestyrelsesmødet flyttes fra Brøndby til Odense. JD går dog i dialog med ungdomsleder Allan Rasmussen snarest. 5 Henvendelse fra Odense Bowlinghal Odense Bowlinghal har rettet henvendelse til den administrative og politiske ledelse. Hallen er frustreret over organisationens håndtering af beslutningsprocesser m.m. i forbindelse med placering af aktiviteter i hallen. Bestyrelsen anerkender, at vi som organisation skal være skarpere i vores samarbejdsaftaler og, at ændringer skal ske skriftligt. I det konkrete tilfælde bekræfter bestyrelsen, at DM udvalget har kompetence til at foretage ændringer på forbundets vegne når det drejer sig om DM aktiviteter. Formalia skal naturligvis overholdes. Alle aftaler/kontrakter skal underskrives af administrationen. 6 Manglende opdatering af bestemmelser for udpegning af årets ungdomsatlet og årets fairplay atlet TVA ønsker bestyrelsesbeslutning om konsekvenser for den manglende opdatering. Bestyrelsen har med stor tilfredshed nu modtaget de ønskede dokumenter. Der er således ikke behov for at behandle punktet. 7 Lederseminar lørdag den 26. august i Fredericia Evaluering / opfølgning Arbejdsgruppen minimumskrav til bowlingcentre har på et møde fulgt op på input fra seminaret. Processen fortsætter, bl.a. med høring hos bowlingcentrene. Kravene implementeres i den nye kontraktskabelon. Deltagerne på seminaret kastede sig konstruktivt over opgaverne, ikke mindst i forbindelse med den strategiske masterplan. Det bør overvejes, at anvende Øst/Vest årsmøderne til, at skabe ejerskab til den strategiske masterplan. Eventuelt ved hjælp af DIF konsulent. 8 Sanktioner ved for sen indberetning af resultater fra holdturnering, Bowlingportalen Alle resultater skal være indberettet senest søndag aften for ugens kampe. I Vest følges det til dørs af bl.a. Ebbe Dauer.

4 Øst har ikke samme formaliserede procedure ift. opfølgning. Ansvaret ligger hos aktivitetskoordinatoren, der selv følger op med mellemrum. Bestyrelsen besluttede, at sætte fokus på reglerne via hjemmesiden, samt meddele klubberne, at overtrædelse medfører advarsel første gang. Herefter udstedes bøde på og efterfølgende udstedes bøder a HG laver udtræk hver mandag morgen og sender info til administrationen, der udskriver de nødvendige fakturaer. Konsekvenserne træder i kraft pr. 1. januar Drøftelse/beslutning vedrørende forslag om ny mesterskabsaktivitet for ungdom OK redegjorde for initiativerne. Ny aktivitet UDM Mix afholdes i Grøndal. Ny vest aktivitet VEST Mix Ungdom afholdes i Herning. Bestyrelsen tilsluttede sig propositioner og økonomi for de to aktiviteter (nulløsning). TVA præciserede dog, at propositioner fremover skal være godkendt senest 1. september. 10 Opfølgning fra bestyrelsesmødet den 5. august 2017 vedrørende dommerordning Citat fra referatet: TVA ser gerne at dommerordningen gennemanalyseres fra A til Z. Hvad er behovet reelt for at opretholde dommerordningen? Hvad er konsekvensen ved ikke, at have dommere? HG ser gerne at Øst og Vest udvalgene involveres, således vi får skabt et nuanceret overblik over behovet for dommerordningen. MG og KG følger op i henholdsvis Øst og Vest. Emnet forfølges på bestyrelsesmødet i Aalborg. På Aalborg mødet træffes beslutning om den videre beslutningsproces. På grund af afbud fra MG kendes ikke opfølgning fra Øst. Vest drøfter emnet på førstkommende møde i udvalget. Øst og Vest udarbejder notat om fordele og ulemper ved den nuværende dommerordning og sender til TVA. Herefter nedsættes arbejdsgruppe med henblik på eventuelt, at udarbejde ændringsforslag til repræsentantskabsmødet.

5 11 Godkendelse af stævner TVA ønsker en revurdering af tidligere beslutning. Leif Makhom har tilbudt, på bestyrelsens vegne, at godkende stævner. Opgaven overføres til Leif Makholm fra administrationen. Mesterskaber godkendes fortsat af bestyrelsen. 12 Beslutning vedrørende jubilæumsaktiviteter JD anbefalede på jubilæumsgruppens vegne, at jubilæumsaktiviteterne aflyses på grund af manglende tilslutning. Der er p.t. 136 doubler tilmeldt og 44 tilmeldte til jubilæumsfesten. Bestyrelsen besluttede at aflyse jubilæumsfesten, hvorimod den sportslige aktivitet opretholdes. Det overvejes at afholde en reception for samarbejdspartnere i forbindelse med DM single/double i april 2018 Sagsbehandling Ingen sager til behandling Orientering 13 Orientering fra bestyrelsens medlemmer Referat fra Nordisk møde er udsendt til bestyrelsen. Mødet blev afholdt forud for ETBF s kongres i Wien. Det nordiske møde blev afholdt i en væsentligt anden og mere konstruktiv ånd end det seneste møde. Der ligger bl.a. flere ideer til udvikling på ungdomsmesterskabsniveau og ungdomslejrniveau. OK er udpeget som DBwF s kontaktperson til ungdomsinitiativerne på nordisk niveau. JD meddeler det svenske forbund, at OK nu er kontaktperson. HG har modtaget henvendelse om en mulig anerkendelse af et klubmedlem, der har været medlem, og haft licens, i samtlige 50 år. Indstillingen behandles af bestyrelsen i forbindelse med behandlingen af øvrige nåle forud for repræsentantskabsmødet.

6 Bestyrelsen besluttede, at indstifte en 50-års nål. Nålen kan uddeles ved fremsendelse af dokumentation (sandsynliggørelse) for medlemskab i minimum 50 år. Bestyrelsen arbejder med den lovmæssige formulering. HG orienterede fra møde med webmaster Nils Jensen, hvor rollefordeling blev afstemt. Webmaster er ikke redaktør, men udelukkende webmaster. De enkelte udvalg skal udpege person, der gøres ansvarlig for, at ligge nyheder op på hjemmesiden, på vegne af udvalget. Webmaster arbejder dog med at samle nyheder til nyhedsmails. TVA, HG og JD har deltaget i DIF informationsmøde vedrørende persondataforordningen. DBwF har en klar opgave frem mod forordningens ikrafttræden maj Vi har en del praktisk håndtering, der skal retænkes for at være i overensstemmelse med lovgivningen. Søren Larsson er udtrådt af bestyrelsen af personlige årsager. Beslutningen meldes ud i organisationen. 14 Øst / Vest årsmøder / DBwF repræsentantskabsmøde 2018 Der er foretaget reservation i Fredericia Idrætscenter. Øst og Vest årsmøder afholdes om formiddagen i T. Hansen Lounge på stadion ved siden af Fredericia Idrætscenter. 15 Budgetopfølgning pr JD gennemgik budgetafvigelser pr Alt peger fortsat på, at budgetbundlinjen på årsniveau, stort set, kan efterleves. 16 Orientering fra administrationen Planlægningen af Skole OL er i fuld gang. Der arbejdes på at sætte møder op med 20 lokaldestinationer samt finaledestination Aarhus. P.t. undersøges muligheder for et bankskifte, idet nuværende samarbejdspartner Sydbank pr. 1. januar 2018 har varslet rente af indestående. Der arbejdes med etablering af et kommunikationsteam, således flere ressourcer involveres i arbejdet og vi på sigt bedre kan understøtte dels den interne kommunikation, pressen og de strategiske spor.

7 I forbindelse med de work shops der er beskrevet i strategiaftalen, arbejdes på at skabe en site event i form af en bestyrelsesturnering for klubberne. Henholdsvis Øst og Vest. Aktiviteten skal bl.a. anerkende det frivillige arbejde, der foregår i klubberne, samt skabe vidensdeling og ejerskab til de strategiske spor. Der er indbudt til en række dommerkurser. Dommerhåndbogen opdateret med hjælp fra TVA. JD har indkaldt repræsentanter fra KIF Trekanten til møde primo december 17 Orientering fra den sportslige organisation Afslutning Masterplanen 2018 (Team Danmark) blev behandlet på et styregruppemøde den11/ , og er herefter sendt videre til godkendelse hos TD s bestyrelse, der holder møde den 04/ I grove træk er masterplanen for 2018 næsten identisk med masterplanen 2017, hvilket skyldes, at vi i 2017 allerede har arbejdet meget med: Kulturændring (træne mere og bedre VIND MED VILJE), Forandringsledelse (hvordan kan vi påvirke atleterne til at ville mere) Udvikling af trænerkompetencer (fra udviklingstræner til landstræner) Disse tiltag kan man ikke forbedre tilfredsstillende på ét år, og derfor bygger vi videre i 2018 på det vi har startet op i VM 2017 står for døren det er med stor spænding, truppen atter tager af sted til et mesterskab. 18 Mødeafrunding og evaluering