Referat af forbundsbestyrelsesmøde den 11. juli 2014

Transkript

1 Referat af forbundsbestyrelsesmøde den 11. juli 2014 Mødet afholdtes i Aarhus og startede kl Deltagere: Per Henriksen (PH), Torben V. Andersen (TVA), Jette Bergendorff (JB), Tom Hedegaard (TH) Leif Hansen (LH), Jan Donde (JD), og Birgitte V. Andersen (BVA). 1. Velkomst ved formanden PH bød velkommen til mødet. 2. Action punkter fra seneste FB-referat a. KBU s love TVA har sendt Forbundsbestyrelsens bemærkninger til KBU, og herefter ingen reaktioner, så punktet formodes afsluttet. b. Ordensudvalgets afgørelser Forbundsbestyrelsen lægger fremover ordensudvalgets afgørelser på DBwF s hjemmeside. c. Bowlingportalen Bowlingportalen er blevet rettet til, så den er klar til ny turneringsform med både 4 og 6 serier. Inden den 30. august 2014 skal JD have færdigforhandlet unionernes driftsandel til bowlingportalen 2014 (kr ) d. Ordensudvalget Intet nyt vedrørende sagen omkring LBC. Sagen betragtes som afsluttet. e. Kampafgifter Opkrævning på kampafgifter er sendt ud og er også ved at blive indbetalt. f. Frivillige ressourcer Jette Eliassen, Viborg, har tilbudt sin hjælp til DBwF, og hun er allerede i gang med at sammensætte et kommunikationsudvalg og et uddannelsesudvalg, samt udarbejde en plan for en fremadrettet uddannelsesstrategi. g. Fondene Forbundsbestyrelsen gør ikke mere ved fondene. Fondene forbliver, og når fondenes kasse er tomme, bliver fondene lukket.

2 h. Sponsoraftaler DBwF har i øjeblikket ingen sponsoraftaler, heller ikke med hverken Nike og Scandic. Der er en samarbejdsaftale med Scandic omkring billigere hotelværelser. i. Forretningsorden PH sender forretningsordenen rundt til FB. j. Matchfixing JD arbejder videre med et dokument vedrørende matchfixing til offentliggørelse på hjemmesiden. DIF forventer, at det udarbejdes. k. Frivillighedsstrategi JD arbejder videre med en frivillighedsstrategi. 3. Budgetopfølgning pr. 30. juni 2014 Balance pr. 30. juni 2014 har været sendt rundt til Forbundsbestyrelsen, og den blev gennemgået af PH. Rapporten udviser gennemførte besparelser og estimatet for resten af 2014 tyder på yderligere reducering af udgiftsniveauet. Fremover bliver balancen sendt rundt til FB, så alle har den, så vidt mulig, i god tid inden møderne. Herudover sender PH det regneark til Forbundsbestyrelsen, som bruges i dag. Der arbejdes på at få budgetterne lagt ind periodiserede (kvartalvis), da det vil give mere retvisende billede af økonomien, da der f.eks. i 2014 er en stor udgift i slutningen af året vedrørende VM for herrer. Der blev også talt om problematikken med, at man som almindelig bowler kan have svært ved at se, at der rent faktisk bliver betalt af på gælden til DIF. Herunder blev der talt om, hvordan vi kan synliggøre dette, så alle kan se, at der bliver betalt af på gælden, og at der er fremgang, samt at der er sat en prop i hullet. 4. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 30. august 2014 i Fredericia a. Dagsorden p.t Repræsentanternes prøvelse Valg af dirigent Orientering fra Forbundsbestyrelsen Forslag til behandling (muligvis) Budget 2015 Valg af formand og bestyrelsesmedlem (Rikke afgår) Orientering om strukturprocessen

3 Dagsordenen blev gennemgået. Punkt 4 skal specificeres med hvilke paragraffer, som ønskes behandlet, hvis vi ønsker nogle forslag behandlet. Hvis vi ikke ønsker nogle forslag behandlet, bortfalder pkt. 4. b. Økonomi Der udbetales ikke kørselstilskud til klubberne i forbindelse med ekstraordinært repræsentantskabsmøde, så eneste udgift bliver lejen til lokalerne og kaffe/vand. Dette er meldt ud til unionerne. Dirigenten skal, så vidt muligt, også være frivillig, så udgiften hertil er minimal. c. Lokation, praktik og distribution Fredericia Idrætscenter, lounge, kl Tilmelding sker via DBwF s hjemmeside, og tilmelding er kun for at sikre, at der er nok stemmeberettigede til stede, så repræsentantskabet er beslutningsdygtig, da Forbundsbestyrelsen ikke ønsker at spilde medlemmernes tid og penge på transport. d. FB-strategi/forberedelse/formandsprofil og rekrutteringsproces Der skal findes et formandsemne, og Forbundsbestyrelsen tog en brainstorm uden dog at der på dette møde var mulighed for at sætte navn på en ny formand. Der er udarbejdet et stillingsopslag, som JD sørger for bliver offentliggjort på hjemmesiden og Facebook. 5. Budget 2015 JD orienterede om budgetprocessen for budget 2015, herunder orientering omkring afholdelse af møde med unionerne den 7. juli Alle unionerne var mødt med formand og kasserer, JBwU dog med næstformanden. I det reviderede budget 2015, som blev forelagt unionerne, er der sparet kr på talent og elite. Unionernes tilbagemelding var, at de mente, at der skal spares yderligere på talent og elite. FB talte om at fremlægge en 5-årsplan for økonomien, med faste parametre for f.eks. hvor stor en procentandel lønninger må udgøre, og hvor stor en andel som talent- og elitearbejdet må udgøre. Det er dog ikke sikkert, at vi når dette inden mødet, men de generelle idéer kan evt. fremlægges.

4 6. Administrationens tidsprioritering og opgaveporteføjle KBU har i mail af opfordret unionerne til at hjælpe med tilskud i 2014, således JD kan fortsætte på fuld tid, også efter 1. august. På denne baggrund og med afsæt i bogførte indtægter og udgifter pr. 30. juni 2014 og forventningerne til resten af 2014, estimeres overskud i 2014, Forbundsbestyrelsen besluttede derfor at JD ikke skal på nedsat tid, men kan fortsætte på fuld tid. Derfor er der pt. ikke behov for at gennemgå JD s arbejdsopgaver. 7. Opfølgning revisionsprotokollat 2013 Revisionsprotokollat for 2013 blev gennemgået, og for god ordens skyld undersøger JD i banken, hvem der har fuldmagt til forbundets konti. For så vidt angår kreditkort, er det kun sportschefen, der har et kreditkort, som hun kun må bruge i forbindelse med rejseaktiviteter. Øvrige udgifter skal dækkes via afregningsbilag, ligesom alle andre får dækket deres udgifter.. Formanden skal fremover ikke have et kreditkort. Der står også i protokollatet, at der mangler procedurer for godkendelse af udgifter. Det er der rettet op på, så formanden godkender alle bestyrelsesmedlemmers afregninger, og næstformand samt yderligere et FB-medlem godkender formandens afregninger. Der har i 1. kvartal 2013 været huller i bilagsrækkefølgen, men dette er sket i den periode, hvor der blev skiftet regnskabssystem. I dag er det DIF, der bogfører alt, og derfor sker det ikke igen. 8. Samarbejdsaftale med Dansk Handicap Idræts-Forbund (DHIF) JD orienterede om, at det har været et netværksarbejde mellem Jesper Mikkelsen og DHIF, og at der nu er udarbejdet en samarbejdsaftale mellem DBwF og Dansk Handicap Idræts-Forbund. Formålet er at forsøge at integrere handicappede i dansk bowling, med mulighed for at deltage i stævner, eventuelt med en separat start kun for handicappede. Forbundsbestyrelsen støtter dette tiltag, og gav accept til, at der kunne arbejdes videre på dette arbejde, herunder at aftalegrundlaget blev gennemgået endnu engang, med henblik på yderligere specifikation af enkelte punkter i aftalen.

5

6 9. Orientering strukturproces Der har været afholdt møde i struktur styringsgruppen den 30. juni Der vil på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde i august 2014 blive orienteret om, hvad arbejdet har været indtil da. Der arbejdes i øjeblikket på nedsættelse af faggrupper inden for økonomi, jura & lovgivning, kommunikation, og sportslige aktiviteter. Flere har allerede tilkendegivet, at de gerne vil være en del af faggrupperne. 10. Orientering fra udvalgenes kontaktpersoner a. Ungdomsudvalget (JB) Der har ikke været afholdt møde i ungdomsudvalget siden sidste møde i Forbundsbestyrelsen, og derfor intet nyt. b. DT-Udvalget (TVA) Der arbejdes rundt omkring i Danmark for at få det sidste på plads. Der har allerede været forespørgsler omkring flytning af søndagskampe i Ligaen. Forbundsbestyrelsens fastholder, at der skal holdes fast i de weekender, der er fastlagt til Ligakampe, da disse er fastlagt i aktivitetsplanen. Klubberne kan efterfølgende selv få flyttet kampene efter gældende regler. Forbundsbestyrelsen besluttede tillige, at Liga og 1. division spiller på samme måde med skift af banesæt efter hver serie, hvilket meldes ud til unionerne. TVA var ikke enig i denne beslutning. Dog afsættes der 3 timer til Ligakampe og 2½ time til 1. divisions kampe, da erfaringen viser, at 1. divisionsspillere er noget hurtigere end Ligaspillerne. PH laver propositionerne for DT, så de kan blive offentliggjort snarest. c. DM-udvalget (PH) Da Nils Jensen fra 1. januar 2015 ønsker at trække sig fra DM-Udvalget, har Forbundsbestyrelsen besluttet at overdrage ansvaret til Kim T. Andersen for samtlige mesterskaber i Danmarks Bowling Forbunds regi, hvilket Kim har accepteret. Kim udpeger selv et medlem mere i udvalget. Der vil inden den 1. januar 2015 også blive udpeget en suppleant, således at kontinuiteten kan bibeholdes i fremtiden.

7 d. I-Bowl (TVA) Unionerne ønsker, at I-Bowl fortsætter og foreslår, at øst og vest skiftes til at stå for afviklingen. Det er dog stadig DBwF, der har ejerskabet. Der er udarbejdet budget af arrangøren, og Forbundsbestyrelsen drøftede dette. Forbundsbestyrelsen ønsker følgende ændringer til propositionerne: - Snit ændres fra 180 til 190, Prisen skal være 10 kr. eller 20 kr. pr. slagseddel, og der skal ikke tilgå noget beløb til klubben, og Unge under 15 år skal have lov til at spille. TVA giver en tilbagemelding til KBU. Det materiale, der skal sendes til klubberne, kredse og unioner, sendes til JB til korrekturlæsning, før det sendes ud. 11. Tilbagemelding om status på talentchefen/landstrænernes opfyldning af forpligtelser på deltagelse og besøg af talentcentre FB havde modtaget skrivelse fra talentchefen vedr. status på forpligtelser. Dette drøftes yderligere på kommende møder. 12. Status på den sportslige sektor (herunder træneransættelser og opfølgning på handleplan og optimering af information til FB) Forbundsbestyrelsen skal fremover holdes løbende orienteret omkring den sportslige sektor. Ikke for at kommentere på det, blot for at være orienteret. Det blev besluttet, at sportschefen skal deltage i et kommende møde i Forbundsbestyrelsen, så både hendes og Forbundsbestyrelsens forventninger kan blive afstemt. 13. Opdatering af FB/administration på bowlingportalen Dette punkt tages med på et senere møde. 14. Udvalg besætning af vakante poster Der blev talt om mulige emner til udvalg, hvor der er ledige poster. Herudover orienterede PH omkring personer til registreringsudvalget.

8 PH sørger for, at DT-Udvalget opdateres på hjemmesiden. Der mangler fortsat en formand for DT-Udvalget og Disciplinærudvalget, og dette blev drøftet. 15. Årshjul FB-møder Næste møde i Forbundsbestyrelsen holdes tirsdag den 19. august 2014 kl i Odense Bowlinghal. Mødet slut kl. 21:15. Referent Birgitte V. Andersen