ØDUP Brugervejledning

Transkript

1 ØDUP Brugervejledning Version 1.3 Moderniseringstyrelsen oktober 2017 Side 1 af 22

2 1 Indhold 1 Indhold Rettelser Indledning Hvad er ØDUP Målgruppe Afgrænsning ØDUP version ØDUP overblik Hvordan kommer jeg ind i ØDUP? Web brugergrænsefalden Adgang via SOAP/Webservice Funktioner i ØDUP webgrænseflade Dokumenter i ØDUP Metadata Metadata Statuslog Serverlog Status Arbejdsgange Hvordan afleveres et dokument til ØDUP? Mit dokument afvises og kommer i fejllisten! Hvordan læses en fejlmeddelelse fra modtager? Hvordan ændres dokumentstatus? Hvordan opsættes notifikationer oktober 2017 Side 2 af 22

3 2 Rettelser Dato Foretaget Af September 2017 Fjernelse af FTP JESBO Rettelser af korrektur Maj 2010 Diverse korrektur CAB September 2009 Link til hhv. Produktions- og IMK Kundetestmiljø på side 5 Juli 2004 Diverse korrektur Opdateringer vedrørende ØDUP v1.5 hotfix 01 PAH JTN Juni 2004 Gennemskrivning i forbindelse med ØDUP v1.5 PAH 3 Indledning 3.1 Hvad er ØDUP ØDUP står for Økonomi DataUdvekslingsPunkt. ØDUP er Moderniseringsstyrelsens fælles grænseflade til integration mellem lokale systemer i institutionerne og centrale systemer i Økonomistyrelsen. ØDUP en række funktioner til rådighed som understøtter denne opgave, f.eks. syntaxvalidering, notifikation, adgangskontrol mv. til rådighed. Grundbegrebet i ØDUP er en partneraftale. Alle brugere i ØDUP er tilknyttet en eller flere partneraftaler. En partneraftale kan betragtes som en konto og det er via partneraftalerne at data kan afleveres og modtages. 3.2 Målgruppe Brugere der beskæftiger sig med aflevering og modtagelse af data fra Moderniseringstyrelsens centrale systemer (SKS og SLS). 3.3 Afgrænsning Den vejledning beskæftiger sig primært med den webbaserede brugergrænseflade til ØDUP. Vejledningen beskriver ikke indholdet i enkelte datastrømme i ØDUP. 3.4 ØDUP version Denne vejledning er skrevet til ØDUP version 1.5, men er med enkelte undtagelser også gyldig på tidligere og senere versioner. oktober 2017 Side 3 af 22

4 4 ØDUP overblik ØDUP er et system til understøttelse af dataudveksling mellem forskellige parter. Indgangen til ØDUP er en partneraftale. En partneraftale er at sammenligne med en konto. Alle dokumenter, der kommer ind i ØDUP er afleveret via en partneraftale og sendt til en anden partneraftale. Det kræver derfor adgang til en partneraftale at kunne afsende og/eller modtage dokumenter. Alle institutioner er tildelt en partneraftale. En partneraftale har en ind- og en udboks. I indboksen ligger alle de dokumenter, der er sendt til partneraftalen (institutionen) og i udboksen ligger tilsvarende de dokumenter, der er sendt fra partneraftalen. På samme måde som en institution kan være ansvarlig for flere forskellige regnskabsmæssige enheder kan der til en partneraftale være tildelt et flere alias. Et alias er f.eks. en specifik bogføringskreds eller en SLS løngruppe. En partneraftale kan være tilknyttet flere forskellige alias, hvis institutionen er ansvarlig for flere bogføringskredse og løngrupper. I Figur 1, herunder fremgår hvordan to tilfældige styrelser er tildelt partneraftaler med tilhørende alias. I eksemplet er partneraftale tildelt Kuvertstyrelsen med de to bogføringskredse og Partneraftale har dermed to Bogføringskreds-alias og to Løngruppe-alias. Partneraftale (SKS) Alias - System: SKS Indbox Udbox XML Validering Transforma tion Indbox Udbox Indbox Udbox Indbox Udbox Figur 1, Principiel oversigt over partneraftaler og alias i ØDUP. Partneraftale (Kuvertstyrelsen) Alias - Bogføringskreds: Bogføringskreds: Løngruppe: Løngruppe: Partneraftale (Konvolutstyrelsen) Alias - Bogføringskreds: Løngruppe: I forhold til aflevering af regnskabsdata har de aktuelle værdier af bogføringskreds alias betydning for hvilke data, der kan afleveres. I eksemplet i Figur 1 vil der via partneraftale kun kunne afleveres regnskabsdata, der vedrører bogføringskreds og Data vedrørende andre bogføringskredse vil blive afvist, hvis de afleveres i denne partneraftale. ØDUP foretager en validering af alle dokumenter, der afleveres til systemet. Et dokument skal kunne identificeres i forhold til en datastrøm. En datastrøm er kendetegnet ved et bestemt format og indhold. Når dokumentet er identificeret i forhold til en datastrøm validerer ØDUP dokumentet i forhold til f.eks. en XML-specifikation (XML-schema). Undervejs gennem ØDUP kan et dokument have forskellige status. Via dokument status kan afsender følge med i om modtageren har hentet dokumentet og foretaget videre behandling. Statusbegrebet er beskrevet yderligere i afsnit 7.2. oktober 2017 Side 4 af 22

5 5 Hvordan kommer jeg ind i ØDUP? ØDUP tilbyder tre muligheder (protokoller) for integration. De to protokoller er web via en browser eller Webservice via SOAP. Det er op til institutionen at vælge hvilken af de to muligheder de vil anvende. Der kan skiftes mellem de tre protokoller. Institutionen er således ikke bundet til at anvende den samme til alle formål. Alle former for login i ØDUP kræver en bruger med adgang til systemet. For oprettelse af SKS/ØDUP brugere henvises til Økonomistyrelsens hjemmeside. Figur 2, Kommunikation med ØDUP 5.1 Web brugergrænsefalden Du finder ØDUP via den fælles webportal for SKS og ØDUP på: SKS/ØDUP Produktionsmiljø Efter login i portalen vil hovedmenupunktet ØDUP (Bruger) fremgå under SKS hovedmenupunktet i portalens venstre side. Efter klik på ØDUP (Bruger) vælges undermenupunktet ØDUP, hvorefter ØDUP Webgrænsefladen starter. 5.2 Adgang via SOAP/Webservice ØDUP kan også tilgås som en webservice via en protokol der hedder SOAP 1. Denne protokol kan anvendes hvis institutionen ønsker at etablere automatisk integration til ØDUP. Det kræver en særlig systembruger at anvende SOAP. For en beskrivelse af SOAP/Webservice henvises til særskilt vejledning 6 Funktioner i ØDUP webgrænseflade I Figur 3, herunder, fremgår hovedmenuen i ØDUP. 1 SOAP - Simple Object Access Protocol. oktober 2017 Side 5 af 22

6 Figur 3, Hovedmenuen i ØDUP I ØDUP hovedmenu er følgende funktioner er til rådighed: Funktion Indboks Udboks Beskrivelse I indboksen vil alle de dokumenter som er modtaget fra andre partneraftaler (f.eks. SKS) fremgå. Dokumenterne er fordelt efter den status som de aktuelt har: - afleveret - modtaget - godkendt - betinget - afvist - lukket I afsnit 7.2, er betydning af de respektive statusser beskrevet. I udboksen vil alle de dokumenter som er sendt til institutionen/ partneraftalen fremgå. Dokumenterne er fordelt på status på samme måde som i indboksen. Et dokument kan kun optræde i udboksen, hvis har et format der er kendt i ØDUP og partneraftalen har tilladelse til at sende det. De regnskabsdata som en institution har sent via sin partneraftale til SKS vil fremgå med en status i udboksen. Aktuel status afhænger af hvor i valideringsprocessen dokumentet befinder sig. oktober 2017 Side 6 af 22

7 Funktion Søg Send fil Beskrivelse Status på dokumenter i udboksen sættes af modtageren. I både ind- og udboksen er der mulighed for at søge efter dokumenter der er sendt fra eller modtaget i partneraftalen. Med Send fil kan et dokument (XML-fil, KOKO-fil mv.) sendes til en anden partneraftale. Der kan kun sendes dokumenter som partneraftalen har rettigheder til at sende. Rettigheder kan ses i hovedmenupunktet Datastrømme. Se endvidere afsnit 8.1 om aflevering af dokumenter. Fejlliste I fejlliste vil fejlbehæftede filer, der er forsøgt afsendt fremgå. Et dokument vil havne i fejllisten hvis formatet er forkert, partneraftalen ikke har korrekte rettigheder eller lignende. Der kan ligge optil 50 fejl i fejllisten, herefter slettes de. Datastrømme Under datastrømme vil partneraftalens rettigheder i forhold i forhold til afsendelse og modtagelse af datastrømme fremgå. En datastrøm er f.eks. et dokument med regnskabsposter i XML- eller KOKO-format. De dokumenter der sendes gennem ØDUP skal altid kunne genkendes i forhold til en datastrøm. En datastrøm er kendetegnet ved et specielt format. Notifikationer Med notifikationer kan brugeren automatisk (via ) blive gjort opmærksom på om der er: - nye dokumenter i udboksen. - om eksisterende dokumenter har ændret status. Der kan indlægges notifikationer til mere end en modtager. Se endvidere afsnit 8.5 om opsætning af notifikationer. Alias Under alias fremgår hvilke alias, der er gyldige for en given partneraftale. De værdier der fremgår under alias har betydning for hvilke data i forhold til f.eks. SKS og SLS, der kan modtages og afsendes fra partneraftalen. Bemærk endvidere, at der kun kan afleveres regnskabsdata for bogføringskredse, der fremgår i alias listen under menupunktet alias. Ved fejl i alias-listen kontaktes Økonomistyrelsen, da institutionerne ikke selv kan rette i alias listen. Der findes i udgangspunktet 5 forskellige alias-typer: oktober 2017 Side 7 af 22

8 Funktion Beskrivelse Aliastype BOGFOERINGSKREDS LOEN_BOGFOERINGSKREDS TMP_BOGFORINGSKREDS LOENGRP SYSTEM Betydning Anvendes af SKS. Partneraftalen er gyldig for de bogføringskredsnumre, der er oprettet med denne alias-type. Oprettet med henblik op anvendelse af bogføringskredsbegrebet over for SLS. Anvendes pt. ikke og har ikke betydning for institutionen. Anvendes internt af Økonomistyrelsen, og har ikke betydning for institutionen. Anvendes af SLS. Partneraftalen er gyldig for de SLS løngrupper, der er oprettes med denne alias-type. Aliastype for Økonomistyrelsens interne systemer som f.eks. SKS eller SLS. Hjælp Logud Online hjælp i ØDUP er ikke tilgængelig. Der henvises til dette dokument. Forlader ØDUP og logger ud. oktober 2017 Side 8 af 22

9 7 Dokumenter i ØDUP Et dokument i ØDUP er altid knyttet til en datastrøm. En datastrøm kan f.eks. være regnskabsposter. Når et dokument kommer ind i ØDUP registreres en række metadata. Metadata kan ses ved at klikke på dokumenterne i dokumentoversigten i ind- eller udboksen. 7.1 Metadata Alle dokumenter i ØDUP er registreret med en lang række metadata. I Figur 4, herunder, er valgt visning af metadata for et dokument i udboksen. Metadata vises ved at klikke på de enkelte dokument-ikonet i oversigterne i ind- og udboksen. Figur 4, Visning af dokument Metadata, Statuslog og Serverlog for dokument i udboksen. oktober 2017 Side 9 af 22

10 7.1.1 Metadata ØDUP dokumenter har følgende metadata: Metadata ID Filnavn Mimetype Størrelse Afsendt Afsender Afsender (bruger) Afsender IP Betydning Unikt ID der tildeles alle dokumenter når de afleveres til ØDUP. Dokument filnavn ved aflevering til ØDUP. Filnavnet har ingen praktisk betydning internt i ØDUP. Dokument indpakning ved aflevering. Hvor stort er dokumentet i KB (bytes i parentes). Data og tid for afsendelse til ØDUP. Hvilken partneraftale (nummer) er dokumentet afleveret fra. Navn på den bruger der har afleveret dokumentet. IP nummer som dokumentet er afleveret fra. Afsenderprotokol Angiver gennem hvilken protokol dokumentet er afleveret. Der findes 3 forskellige: web (manuelt), SOAP/webservice og FTP. OBS! FTP er nedlagt i september 2017 det vil ikke længere være muligt, at anvende denne protokol. Modtager Modtager (bruger) Modtager IP Modtagerprotokol Hvilken partneraftale (nummer) er dokumentet afleveret til. Hvilken bruger har hentet dokumentet første gang. Hvilket IP-nummer er anvendt ved første aflevering. Hvilken protokol er anvendt ved første afhentning af dokumentet. Der findes tre muligheder: web (manuelt), webservice og FTP. OBS! FTP er nedlagt i september 2017 det vil ikke længere være muligt, at anvende denne protokol. Datastrøm Modtaget Status Navn på den datastrøm som dokumentet er identificeret som. Heraf udledes hvordan dokumentet skal valideres. Data for hvornår dokumentet er hentet af modtager første gang. Viser aktuel status på et dokument. Status kan antage 6 forskellige værdier: afleveret, modtaget, betinget, oktober 2017 Side 10 af 22

11 Metadata Vedhæftet fil Udløber Betydning afvist, godkendt eller lukket. Se endvidere afsnit 7.2. Hvis modtagen har genereret en fejlmeddelelse ligger den her, som en vedhæftet fil. Filen vises/åbnes ved at klikke på henvisningen. Dato for hvornår dokumentet slettes i ØDUP. Dokumenter i forskellige datastrømme har forskellige levetid i ØDUP. Efter udløbsdatoen vil dokumentet ikke længere være til rådighed i ØDUP Statuslog I boksen statuslog fremgår hvilke brugere, der har ændret status på dokumentet og hvornår. I eksemplet i Figur 4 har dokumentet ændret status 2 gange: Fra Afleveret til Modtaget den 20/6 klokken 16:07 udført af brugeren pah3alt og tilsvarende fra Modtaget til Betinget et minut senere Serverlog Boksen serverlog indeholder intern information om valideringer i ØDUP i forbindelse med modtagelsen af dokumentet. Oplysningerne har almindeligvis kun interesse i forbindelse med fejlsøgning. 7.2 Status Alle dokumenter i ØDUP har en status. Status afspejler hvilket sted i behandlingen det enkelte dokument er lige nu. I Figur 5 fremgår sammenhængen mellem de forskellige status som et dokument kan antage. Et dokument vil altid kun have én status, det betyder at status vil være den samme, hver enten det er afsenderen der ser dokumentet i sin udboks, eller modtageren der ser det i sin indboks. oktober 2017 Side 11 af 22

12 Institution SKS Institution ØDUP Brugervejledning Afleveret Modtaget Validering Godkendt Betinget Afvist Visitering Lukket Figur 5, Sammenhæng mellem forskellige ØDUP dokumentstatus. I skemaet herunder findes en mere detaljeret beskrivelse af de forskellige statusser. Status Afleveret Modtaget Betinget Beskrivelse Dokumentet er modtaget i ØDUP og ligger klar til afhentning hos modtager Modtager har hentet dokumentet og er ved at behandle det. Dokumentet er endnu ikke endeligt godkendt og indført i fagsystem (f.eks. SKS eller SLS). Modtager har godkendt dele af dokumentet eller der er betingelser i forbindelse med godkendelsen. Der kan være en fejltekst fra modtager. Fejlteksten vil ligge som en vedhæftet fil til dokumentet og kan findes i forbindelse med dokumentets metadata. Se afsnit 8.3 om læsning af fejlmeddelelser. Godkendt Afvist Indholdet i dokumentet er godkendt og indført uden betingelser - i bagvedliggende fagsystem. Hele dokumentet er afvist af modtagende fagsystem (f.eks. SLS/SKS). Der kan være flere årsager, se eventuel fejlmeddelelse for yderligere information. Der kan være en fejltekst fra modtager. Se afsnit 8.3 om læsning af oktober 2017 Side 12 af 22

13 Status Lukket Beskrivelse fejlmeddelelser. Tilbagemeldingen fra modtager er visiteret af afsender og behandlet. Status lukket kan bruges af afsender til at parkere dokumenter hvor eventuelle fejl er visiteret og behandlet. oktober 2017 Side 13 af 22

14 8 Arbejdsgange I dette afsnit finder du vejledninger til de meste normale arbejdsgange i ØDUP. 8.1 Hvordan afleveres et dokument til ØDUP? Et dokument, det kan f.eks. en KOKO eller XML-fil med regnskabsposter til SKS, afleveres til ØDUP (og dermed SKS) ved at vælge funktionen i Send fil i hovedmenuen. Send fil fungerer på samme måde som når man i et webbaseret postprogram skal vedhæfte et dokument. Arbejdsgangen ved afsendelse af en fil via ØDUP: Nr. Handling 1. Hvis det er første gang der afleveres data via ØDUP bør du kontrollere at partneraftalen er sat op med de korrekte aliasser. Gyldige alias for partneraftalen kan ses ved i hovedmenuen at vælge punktet Alias. 2. Vælg menupunktet send fil i hovedmenuen 3. Skriv filnavnet i feltet eller klik på gennemse for at få adgang til at vælge filen fra det lokale filsystem (som i Figur 6). oktober 2017 Side 14 af 22

15 Figur 6, Aflevering af dokument til ØDUP. Brugeren har her netop valgt send fil og klikket på gennemse for at vælge en fil. 4. Klik på send. 5. Dokumentet bliver nu uploadet til ØDUP. Upload tiden er afhængig af dokumentstørrelse og internetforbindelse (båndbredde hastigheden). Obs Hvis dokumentet ikke kan godkendes i ØDUP vil der blive returneret en fejlmeddelelse. 6. Når dokumentet er uploadet til ØDUP vises skærmbilledet i Figur 7. Her fremgår følgende: - Hvilken datastrøm dokumentet tilhører (her REGNSKABSPOSTER) - Filnavn fra det lokale filsystem - Mulige modtagere i ØDUP. oktober 2017 Side 15 af 22

16 Figur 7, Aflevering af dokument til ØDUP. Brugeren har her fundet en fil og trykket send. I skærmbillet fremgår nu hvilken datastrøm dokumentet tilhører, filnavn og et forslag til modtager. Hvis ovenstående er korrekt klikkes på send. 7. ØDUP kvitterer nu med en meddelelse om at dokumentet er sendt (se Figur 8). Figur 8, Dokumentet er nu sendt. 8. Det afsendte dokument kan herefter genfindes i udboksen, hvor de i udgangspunktet vil have status afleveret. 9. Når dokumentet er afhentet af modtaget vil status blive sat til modtaget. Valideringen hos modtageren er nu i gang. 10. Når valideringen hos modtager er slut kan denne sætte status på dokumentet til: betinget, afvist eller godkendt. oktober 2017 Side 16 af 22

17 8.2 Mit dokument afvises og kommer i fejllisten! Hvis et dokument ikke kan genkendes i forhold til en kendt datastrøm eller valideres korrekt i ØDUP vil det havne i fejllisten. Fejllisten findes i hovedmenuen. Der kan være følgende grunde til at et dokument havner i fejllisten: Fejl Beskrivelse Afhjælpning Dataformatet er ukendt ØDUP kan ikke genkende det format der afleveres i. Institutionerne kan aflevere regnskabsdata i KOKO- eller XML-format. Forskellige XMLfejl KOKO-relaterede fejl Dokumenter overholder ikke XML-specifikationen. Typisk er fejlen efterfulgt af en henvisning til hvor i XMLdokumentet fejlen ligger. Den egentlige fejlmeddelelse er målrettet til personer med et vist kendskab til XML. Hvis data afleveres i KOKOformat vil ØDUP konvertere dem til XML inden de videresendes til SKS. Regnskabsposter i XML format skal overholde det XML-skema som er udarbejdet til formålet. Bemærk at f.eks.: - XML-valideringen er casesensitiv (forskel på store/små bogstaver) - XML-elementerne skal komme i korrekt rækkefølge. - alle obligatoriske XMLelementer skal være til stede. - der gælder særlige formater for dato og tid. Manglende registreringsnummer Hvis der I KOKO-filen er brugt registreringsnumre som ikke findes i regnr til bogføringskredsdelregnskab konverteringstabellen vil filen blive afvist. Kontakt Økonomistyrelsen med henblik på afklaring eller oprettelse. Individ antal passer ikke I KOKO-filernes startindivid skal fremgå hvor mange linier der er i filen. Angiv korrekt antal. Debet-kredit passer ikke I KOKO-filernes slutindivid skal summen af debet og kredit posteringer fremgå af slutindividet. Disse kontrolværdier skal passe med de posteringer som filen indeholder. Korriger udtræk så kontrol summen passer med indhold. oktober 2017 Side 17 af 22

18 Fejl Beskrivelse Afhjælpning Til/fra registreringer SKS understøtter ikke til og fra registreringer på samme måde som SCR. Formatfejl ØDUP understøtter kun et kendt KOKO-format. Dan KOKO-filer uden brug af til og fra registreringer. Kontakt eventuelt Økonomistyrelsen, hvis dette giver problemer. Kontroller i forhold til KOKOspecifikation. Kontakt eventuelt Økonomistyrelsen. 8.3 Hvordan læses en fejlmeddelelse fra modtager? Hvis et dokument ved valideringen hos modtageren har fået status Betinget eller Afvist kan der være en fejlbeskrivelse fra modtageren. Ved aflevering af regnskabsposter til SKS vil der altid komme en fejlbeskrivelse. Fejlbeskrivelse kan findes på følgende måde: Nr. Beskrivelse 1 I hovedmenuen vælges Udboks underpunkt betinget eller afvist for at komme frem til fejlmeddelelsen. Metadata for dokumentet vises ved at klikke på dokument ikonet. oktober 2017 Side 18 af 22

19 Nr. Beskrivelse Figur 9, Dokument med status betinget 2 I boksen Metadata klikkes først på linket udfor punktet vedhæftet fil. Fejlmeddelelsen bliver nu vist i et nyt browser-vindue. Hvis du ønsker at gemme fejlmeddelelsen gør du sådan: 1) Højreklik på linket 2) Vælg Gem destinationen som.. ) 3) Vælg destination i dialog-boksen og tryk Gem 3. Fejlmeddelelsen åbner nu i et nyt vindue. 8.4 Hvordan ændres dokumentstatus? Ændring af et dokuments status gøres på følgende måde. Ændring af dokument status kan bruges når behandlingen af et dokument med status betinget eller afvist er afsluttet. Ved at sætte status til lukket kan brugeren holde styr på hvilke fejl, der er visiteret/behandlet og hvilke der er nye. Nr. Beskrivelse 1 Under dokumentets metadata-boks klikkes på knappen Luk. oktober 2017 Side 19 af 22

20 Nr. Beskrivelse Figur 10, Ændring af status på afsendt dokument til lukket. 2 I den efterfølgende dialogboks klikkes Ok, hvorefter dokumentet får status lukket. 8.5 Hvordan opsættes notifikationer Via hovedmenupunktet notifikationer kan man få besked hver gang der kommer et nyt dokument i en ØDUP partneraftale eller et eksisterende dokument ændre status. Nr. Beskrivelse 1 I hovedmenuen vælges punktet Notifikationer, efterfulgt af klik på knappen Ny Notifikation, se figur Figur 11. oktober 2017 Side 20 af 22

21 Nr. Beskrivelse Figur 11, Hovedmenupunktet Notifikationer 2 Der kan modtages modtages notifikationer ved to typer af hændelser: - nye dokumenter - status skift på eksisterende dokumenter Hvis man ønsker notifikation ved begge hændelsestyper skal de opsættes for begge hændelsestyper. I type kan angives eller webservice. Der skal vælges . Vær omhyggelig med indtastning af -adressen, da ØDUP ikke kontrollerer om -adressen er korrekt. Til sidst klikkes på OK hvorefter notifikationen er oprettet. Fremover vil den nu fremgå i listen over notifikationer i hovedmenuen under Notifikationer. oktober 2017 Side 21 af 22

22 Nr. Beskrivelse Figur 12, Opsætning af notifikation. 3 En notifikation kan slettes eller redigeres ved at vælge den i listen. I menuen, se Figur 13 vælges Slet. Figur 13, Rediger eller slet billedtekst. oktober 2017 Side 22 af 22