Til: Chefforum Fra: LH, OBP Revideret: 6/ Version: DGI IT-brugerorganisation 2016 BAGGRUND

Transkript

1 Direktionsmøde den 15. juni 2016 Bilag 10.1 Til: Chefforum Fra: LH, OBP Revideret: 6/ Version: 1.03 DGI IT-brugerorganisation 2016 BAGGRUND Den i 2013 og 2015 gennemførte kulturanalyse viser at den samlede værdi af DGI IT- systemer skal styrkes. DGI s IT-brugerorganisation er central i bestræbelserne på at sikre maksimal værdi af DGI s investering i IT. IT brugerorganisationens hovedopgave er, at øge forståelse af DGI s IT-systemer for dermed at sikre, at flest mulig arbejdsopgaver løses effektivt ved understøttelse af IT-systemer, for derved at opnå størst mulig værdi af DGI s IT-systemer = gevinstrealisering. ORGANISERING IT brugerorganisationen er organiseret så der tilstræbes størst muligt lokalt engagement (som superbruger i landsdele og afdelinger) for derved at give størst muligt ejerskab, kendskab og motivation for brugen af DGI s IT-systemer. Organiseringen sikrer at alle systemer har én tydelig ejer og et passende antal superbrugere. Dette ud fra en antagelse af at: ejerskab => ansvar = forsikring af vore værdi(er) Ressourcer til systemejere og superbrugere ~1,7 årsværk. MANDAT DGI IT har ansvar for at udforme, motivere og implementere IT-brugerorganisation. DGI IT rekrutterer system-ejere og superbrugere og afklarer at de har tid til opgaver i IT-brugerorganisationen med deres nærmeste leder og evt. anbefale at arbejdet om nødvendigt tilføjes i superbrugerens stillingsbeskrivelse. Med nedlæggelse af administrativ ledelse øges IT brugerorganisationens beslutningsrum. Det er derfor centralt at personerne i IT brugerorganisationen har betydelig indsigt i daglig administrativ praksis på de berørte arbejdsområder. De enkelte superbrugergrupper med system-ejere har beføjelse til, sammen med DGI IT at drive systemet. Beslutninger med væsentlig konsekvens for hele DGI, som systemejer ikke selv kan/bør tage, indstilles med begrundet anbefaling til beslutning i Chefforum. 1

2 LOKAL GENEREL IT-SUPERBRUGER Hvert landsdelskontor har en generel IT-superbruger, som er generalist på ITområdet og som f.eks. kan hjælpe med at etablere en ny IT arbejdsplads, tjekke kabler, og hjælpe nye kolleger i gang med brugen af DGI s IT-systemer. Afdelinger på DGI s landskontor opfordres til også at have en generel IT-superbruger. KOMPETENCEPROFIL OG FORPLIGTELSER: Godt og opdateret kendskab til DGI s IT-politikker, hardware og softwarepakker som er end del af DGI s samlede IT-infrastruktur og understøttes af DGI IT. Den generelle IT-superbruger er kontakt til DGI IT-support. Eksempler på opgaver for en lokal generel IT-superbruger: Etablere en ny IT-arbejdsplads i samarbejde med DGI IT-support Hjælpe en ny medarbejder i gang (sidemandsoplæring) med login, kernesystemer og basissystemer (f.eks. Office, Skype for Business) og gennemgå IT-politikker Bidrage til at gennemføre det oplæringsforløb, som den nye medarbejders chef har lavet Side 2

3 REGIONAL SYSTEM SUPERBRUGER Til hvert system/delsystem knyttes 3 regionale superbrugere. (Region nord, syd og Sjælland med øer). For de af DGI s kernesystemer, som også har stor anvendelse på DGI s landskontor er der en 4. superbruger hertil. Der kan være systemer som kræver bemanding med flere end 3 superbrugere. FORPLIGTELSE: Hjælpe egne og nabolandsdelenes kolleger med råd og sparring. Har udfyldt Spørg mig om på sin personprofil og har lyst og tid til at tage mod relevante spørgsmål. Bidrager til 2 4 årlige webinarer á minutter, hvor dele af systemets muligheder præsenteres og hvor best practise på arbejdsprocesser identificeres og udrulles til alle relevante kolleger. Giver input om udviklingsønsker til ejer af system/delsystem (systemejer) og bidrager til videre kvalificering og prioritering af udviklingsønsker. DGI IT varetager udviklingen, enten ved egne udviklere eller via eksterne udviklere. Kan tildeles Servicedesk forespørgsler af ejer af system/delsystem. Forventet tidsforbrug ca. 1 time pr. uge. Forholdsvis jævnt træk. KOMPETENCEPROFIL: Har dybtgående kendskab til det pågældende system/delsystem, og de arbejdsprocesser som dette berører. Superbrugere skal både have gode formidlingskompetencer og evne at formidle udviklingsønsker tilbage, og bidrage til at vurdere ønskernes forretningsværdi. Eksempler på opgaver for en superbruger på CRMs arrangementshåndtering: Lave 1 af 3 årlige webinarer for kolleger f.eks. sådan bruger jeg valg og valglinjer. To andre regionale superbrugere laver også et hver f.eks. den gode og automatiserede tilmeldingsdialog og sådan bliver mit arrangement lækkert på hjemmesiden I kraft af spørg mig om modtage spørgsmål fra kolleger både direkte og via Servicedesk Hvis webinar eller henvendelser giver anledning til et forbedringsønske, skal superbrugeren kunne beskrive dette og vurdere om det er relevant for få eller mange og om det vil give besparelser / forbedringer og sende det til systemejeren. F.eks.: en bruger ønsker at valglinjer kan gøres betingede således at angivelse af køn åbner for valg af tøj til hhv. pige / drenge. Superbrugeren beskriver den ønskede funktionalitet og spørger Side 3

4 rundt blandt kolleger, om der er få / mange, der kan se anvendelsesmuligheder i en sådan funktion. Formidler ønsket til systemejeren SYSTEM / DELSYSTEM-EJER: Der findes 1 ansvarlig ejer for hvert kernesystem/delsystem. FORPLIGTELSE: Har dybtgående kendskab til et system/delsystem og sikrer at regionale superbrugere kan hjælpe kolleger med råd og sparring. Er konstant interesseret i at udforske systemet og agerer som forandringsagent. Drives af at lede og tage ansvar for systemets værdi. Har beføjelse til sammen med DGI IT at drive systemet. Beslutninger med væsentlig konsekvens for hele DGI som systemejer ikke selv kan/bør tage stilling til indstilles med begrundet anbefaling til Chefforum. Iværksætter 2 4 årlige webinarer, á minutter, hvor systemets muligheder præsenteres og hvor best practise på arbejdsprocesser identificeres og udrulles til alle relevante kolleger. Opsamler viden/video/powerpoint og gør disse tilgængeligt som dokumentation og sikrer at dette indgår i udviklingsønsker. Formulerer udviklingsønsker beregner ROI forhandler evt. økonomi til udvikling og varetager gevinstrealisering for det pågældende system/delsystem. Modtager og tildeler Servicedesk forespørgsler vedr. system/delsystem. Forventet tidsforbrug: 100 timer pr. år. Ressourcetræk svinger ifm. med udviklingsopgaver/projektet omkring systemet KOMPETENCEPROFIL: er projektleder og kan lægge en plan for system udrulning til brugerne samt fortsat udvikling og forbedring og gennemføre planen. Eksempler på opgaver for en delsystemejer på CRMs arrangementshåndtering: Laver sammen med de regionale superbrugere en plan for de årlige webinarer for kolleger. Indhold koordineres, undervisning afprøves og der laves aftaler om materialer, f.eks. PowerPoints / video. System ejer har ansvaret for at webinarerne formidles, gennemføres og evalueres Sikrer at materialer fra webinarer er tilgængelige og opdaterede I kraft af spørg mig om modtage spørgsmål fra kolleger både direkte og via Servicedesk. Svarer selv, tildeler til relevant superbruger eller tildeler til IT udvikling Indkomne forbedringsønsker skal analyseres og evt. kvalificeres. DGI IT vurderer fortsat om det er en Servicedesk sag, eller om den skal på projektlisten. Er der brug for at allokere økonomi til løsning af opgaven er det systemejers opgave og dette skal dette ske så den kan optages på projektlisten (Backlog i TFS) Side 4

5 Når der tildeles udviklingstid til system-ejers backlog, skal systemejer være til rådighed i udviklingsprocessen og har ansvar for test, implementering / udrulning efter endt udvikling. DGI IT Overordnet ansvarlig for den samlede IT-platform, varetager det helhedssyn som systemejere ikke er forpligtigede til. Overordnet ledelse af IT-brugerorganisationen. Sikrer at den ikke sander til, men vedvarende er velfungerende. FORPLIGTELSER: Sætter og følger op på mål for alle systemer. Afvikler 1-2 årlige møder for systemejere (superbrugere kan deltage, ligesom afdelingsledere med ansvar for administrative arbejdsprocessers implementering kan inviteres). Sikre at der sker registrering af systemudviklingsønsker og at sikre disses prioritering i samarbejde med system-/delsystemejer frem til en kvartalsvis udviklingsplan. Alle udviklingsønsker fastholdes i Team Foundation Server (TFS) Sørger for at alle systemer har en ejer og at denne ved hvori ansvaret består. DGI s IT-chef har således ansvar for rekruttering af system- og delsystemejere, og fungerer som sparring for systemejeres rekruttering af superbrugere. Sørge for synlighed af brugerorganisationen. Denne findes på forsiden af Mimer Kan tilbyde kurser til system-ejere som f.eks. PO (Product Owner) kurser. DGI HR Kan medvirke til at udbyde kurser for superbrugere som styrker deres formidlings- og gennemslagskraft som undervisere. Chefforum I situationer hvor systemejer og DGI IT ikke tilsammen kan tage ansvar for en beslutning der vedrører system og/eller brug af dette i DGI, da føres en indstilling med systemejers anbefaling til chefforum. De beslutninger som nødvendiggør chefforums behandling vurderes i samarbejde med chefen for DGI IT Ledelse i DGI s landsdelsforeninger Skal sikre at superbrugere og system-/delsystemejere gives den fornødne tid til at prioritere deres virke i IT-brugerorganisationen. Afdelingsledere med ansvar for administrative arbejdsprocesser og som ikke er aktive it-brugerorganisationen, deltager i systemejer møder ift. invitaion for at sikre sammenhængende arbejdsprocesser. Side 5

6 Side 6

7 KERNESYSTEMER Oversigt over systemer og delsystemer, organiseret med ejer og superbrugere. System Beskrivelse Ejer Økonomi rapportering Foreningsservice Dynamics AX DGI Events Mimer Grupperum STAP, Foreningsportalen.dgi.dk, Minidraet.dgi.dk, Stævnemodul BI, tal og analyser selvbetjening Rapporter og Excel pivot til rapportering af økonomi Foreningers adgang til Mimer CRM og registrering af egne data og tilmelding til DGI arrangementer DGI's Økonomi systemer. DGI Udbetaling, Fakturaboks og Dynamics AX 2012 Også kendt som OTS (Online Tilmeldings System) Giver mulighed for at tilmelde sig arrangementer DGI's platform for samarbejde, videndeling og genvej til data for medarbejdere og frivillige. Stævne Turnerings Afviklings Program. Indeholder også stævnemodul. Udvikles fra 2014 i partnerskab med Firmaidrætten Katalog med Pivot tabeller - på sigt den samling af statistiske data, der omtales tal til indsigt Tommy Behrens Jensen Lars Houbak Tommy Behrens Jensen og Lotte Tranetoft Annette Kofoed, Helle Holm Thomas Dahl Knud Heilesen / Anders Vedel Steen Tinning DGI.DK DGI's hjemmeside Maria Nielsen Office pakken, mail og Skype for Business Mimer CRM - delsystem relationstyring Standard software for arbejde med dokumenter. Samarbejde, kommunikation og videndeling med mail og Skype for Business Sammenhæng mellem personer og deres relationer til brug for bl.a. markedsføring Ole B. Poulsen Gitte Black Tolstrup (dialogmarkedsføring) Mimer CRM - delsystem målstyring Mimer CRM - delsystem projektrum Mål - dashboards - diagrammer Registrering og overblik over DGI projekter samt Mimer Projektrum Lars Houbak Anders Kragh Jespersen Den samlede liste over alle DGI IT-systemer kan ses i Mimer Grupperum her. Side 7