DIREKTIONSMØDE. Referat. Tid: Onsdag den 3. februar 2016 kl Sted: SB s kontor. Nr. 1

Transkript

1 DIREKTIONSMØDE Referat Tid: Onsdag den 3. februar 2016 kl Sted: SB s kontor. Nr. 1 Deltagere: Kopi til: Søren Brixen (SB), Karen Friis Nielsen (KFN), Birgit Gjøl Nielsen (BGN), Troels Rasmussen (TR) og Steen Tinning (ST). Peter Mortensen (PM) deltog i behandlingen af punkt 3 og 4. Afbud fra Ole B. Poulsen (OBP) på grund af sygdom. Øvrige ledere på landskontoret. DGI ledelsessekretariat 0) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. 1) Opfølgning på hovedbestyrelsesmødet den 27. januar min. Direktionen skal følge op på hovedbestyrelsesmødet den 27. januar 2016 og herunder drøfte det videre arbejde med strategiske programområder. Det indstilles, at direktionen i øvrigt noterer sig følgende: Budget 2017 behandles som selvstændigt dagsordenspunkt på næstkommende hovedbestyrelsesmøde. SB og OBP. Annette Vilhelmsen og Per Frost Henriksen er bemyndiget til at nedsætte arbejdsgruppen om demokrati og involvering. ST. HB vil på sit møde den 11. marts 2016 følge op på fællesmødet mellem HB og landsudvalg den 8. februar ST. Der skal udarbejdes et endeligt forslag til indstilling fra hovedbestyrelsen til landsledelsen vedrørende honorering af hovedbestyrelsesmedlemmer og andre folkevalgte i DGI. ST. HB vil på et senere møde drøfte Good Governance i DGI. ST. HB besluttede at forhøje garantistillelsen for DGI-byens kreditfacilitet i Nykredit med 2 mio. kr. med virkning frem til udgangen af 2017 under en række nærmere angivne forudsætninger. ST. HB besluttede at annullere det tidligere tilsagn til Foreningen af DGI-huse om en kredit på 2 mio. kr. for perioden HB besluttede, at punktet Lånefonden. Drøftelse af udlånspraksis 2016 behandles på næstkommende hovedbestyrelsesmøde. ST. HB besluttede at indstille til DGI s årsmøde 2016, at DGI s hjælpefond nedlægges. ST. DGI blev stiftet 31. oktober 1992 og har således 25 års fødselsdag i HB vil på et senere møde drøfte forslag til idrætspolitisk markering af fødselsdagen. ST. Bilag: 1.1 Referat DGI Vingsted Skovvej Bredsten Tlf CVR: info@dgi.dk

2 Det er uklart, om hovedbestyrelsen ønsker en generel drøftelse af arbejdet med strategiske programområder. ST undersøger. SB og ST håndterer emnet om Good Governance i fællesskab. Indstillingen blev i øvrigt godkendt. 2) Opfølgning på møde i visionsgruppen for BDFL 28. januar min. Direktionen skal følge op på mødet i visionsgruppen for Bevæg dig for livet 28. januar SB og TR indleder punktet. TR orienterede om møde i visionsgruppen for BDFL 28. januar TR orienterede om efterfølgende møde vedrørende fitness, og SB orienterede om efterfølgende møde vedrørende kommunesamarbejde. TR blev udpeget som medlem af styregruppen for fodbold. Direktionen drøftede, hvilke administrative vilkår som er gældende, hvis en af de øvrige idrætter udpeges som en idræt, hvor det skal undersøges, om der er grundlag for at indgå en visionsaftale. Dette er aktuelt for volleyball. Emnet drøftes på næstkommende direktionsmøde med henblik på efterfølgende behandling i HB web-lokalet. KFN og ST. 3) Opsamling af DGI Lederseminar den februar min. Direktionen skal følge op på lederseminaret den februar Direktionen oplevede et lederseminar, som var præget af en åben og bredt involverende dialog. Seminaret nåede hurtigt frem til drøftelse af de emner, deltagerne var optaget af. Et godt og veltilrettelagt seminar med højt energiniveau det meste af vejen og mange gode og konstruktive indspil. Direktionen gennemgik de otte moduler på seminaret og drøftede, hvem der har ansvar for opfølgning. Modul 1: Velkommen til det nye år. Ledelse og kompetenceudvikling. Søren Brixen. Et modul som ikke i sig selv giver grundlag for særlig opfølgning, da flere af temaerne blev behandlet i efterfølgende moduler. SB præsenterede blandt andet følgende hovedsynspunkter: Sæt medarbejderne fri Rammerne for arbejdet i DGI er tydelige. Vi har en strategi med to visioner og et værdigrundlag, som er godt forankret. DGI har derudover vedtaget, at alle skal arbejde med de aktiviteter, som er indeholdt i SPOTA og Bevæg dig for livet. Inden for denne ramme kan lederne i DGI med fordel skubbe nogle flere beslutninger ud til medarbejderne og de frivillige. Der, hvor DGI s ambition rammer det som giver mening for den enkelte, udløses der rigtig mange ressourcer. Der skabes motivation og ejerskab. Lederen skal leve med mindre kontrol og acceptere, at løsningerne måske kun er 80 procent løsninger for lederen og tro på, at det til gengæld er løsninger, som er tilfredsstillende for medlemmet/brugeren/kunden. Dette kan samtidig frigøre mere tid hos lederen til sparring og dialog med medarbejderne og frivillige. Konkret bør vi spørge vores 400 medarbejdere: Inden for rammen af SPOTA og Bevæg dig for livet hvor synes du, at du Side 2

3 godt kan træffe flere beslutninger vedrørende dit arbejde? Er der ikke områder, hvor du med fordel kan påtage dig større ansvar? Sæt det bedste hold Vi bør som ledelse være meget bevidste om, hvilke forventninger vi kan have til hver enkelt af de 400 jobfunktioner i DGI. Ledelsen kan i samarbejde med medarbejderne opstille de fem vigtigste succeskriterier for hver medarbejder. Vi bør sammen med medarbejderen have megen fokus på, om medarbejderen leverer på succeskriterierne? Hvis der ikke leveres, må lederen træde til med tilbud om den nødvendige opkvalificering eller ændre på holdopstillingen. En drøftelse med bestyrelsen kan være en god idé, før der eventuelt skal træffes svære beslutninger. Ledelsesopgave ift. frivillige, medarbejdere og folkevalgte Både frivillige, medarbejdere og folkevalgte har afgørende betydning i forhold til at realisere vores strategi, vision, værdier, brandværdier m.v. Da vi som administrative ledere har + 37 timer til at arbejde med DGI, har vi et særligt ansvar for at lede både opad, ud til siden og ned ad i organisationen. Som administrative ledere har vi ansvaret for ledelsen ned ad og ud til siden, hvorimod ledelsen op ad ikke er en del af ansvarsområdet. Det betyder ikke, at denne opgave ikke er vigtig ift. om DGI lykkes med sin strategi. Folkevalgte har to sider af ledelsesopgaven. Dels skal de udøve indflydelse på beslutningerne, og dels skal de sikre udførelsen af opgaverne. I den administrative ledelses sagsfremstilling til møderne med folkevalgte har vi bl.a. et særligt ansvar for at sikre, at de folkevalgte har tilstrækkeligt fokus på udførelsesdelen. Den administrative ledelse skal tage et større ansvar for at fravælge Som administrativ ledelse bør vi tage et særligt ansvar for at sikre, at opgavemængden er i balance med DGI s ressourcer. DGI kan med fordel fokusere mere på at få større succes med færre produkter/ydelser. Det kræver dog, at DGI bliver bedre til at droppe eksisterende produkter/ydelser, som giver meget lidt nytteværdi, og at DGI bliver mere præcis og selektiv i udvælgelsen af nye produkter/ydelser. Modul 2: Bevæg dig for livet. Debatten pegede på, at der skal arbejdes videre med tre temaer: En samlet masterplan for arbejdet med Bevæg dig for livet Beslutningsveje når der træffes beslutninger om Bevæg dig for livet. Hvornår starter og stopper diskussionerne? Hvem træffer beslutningerne? Ressourcer tid og økonomi til arbejdet med Bevæg dig for livet. I hvor høj grad skal vi acceptere at give køb på indtjeningsmuligheder for at nå til enighed med DIF og specialforbund? Hvordan sikrer vi, at de mange forskellige indsatser hænger fornuftigt sammen, og at vi f.eks. ikke bruger ressourcer på at gøre de samme ting to gange? SB, TR og Søren Riiskjær følger op på alle tre temaer med henblik på mødet i DGI Chefforum den 17. marts Modul 3: Nødvendig prioritering og dermed fravalg af opgaver. Inge Karlshøj og Lau Frøkjær fortalte om et konkret prioriteringsforløb i DGI Nordsjælland. Side 3

4 Rammen for forløbet var blandt andet en fælles forståelse af, hvad det vil sige at være professionel medarbejder i DGI Nordsjælland: DGI ansatte er professionelle embedsmænd i en politisk styret organisation. Modsat frivillige, folkevalgte og instruktører skal vi derfor ikke blot arbejde med de opgaver, vi selv brænder allermest for. Det er professionelt, at vi Er kritiske over for kvaliteten af vores aktiviteter og opgaveløsning. Stiller spørgsmål til vores arbejdsopgaver og den rækkefølge, vi løser dem i. Stiller krav om overblik og realistisk opgavemængde til vores administrative samt politiske ledelse. Yder god service i et rimeligt omfang over for medlemmer, kunder og samarbejdspartnere. Kender forventningen til vores arbejdsopgaver og ved, hvornår vi er i mål. Arbejder foreningsudviklende frem for aktivitetsudviklende. Formålet med forløbet var at skabe rum, overblik og tid til at løse prioriterede opgaver på tværs af teams ved at sige farvel til en række opgaver, aktiviteter og koncepter, der ikke skaber nok værdi for foreningerne eller DGI, men fylder hos medarbejderne enten mentalt eller i tidsforbrug. Konkret foregik det ved, at den enkelte medarbejder nominerede opgaver til udsmidning eller til gavekassen. Gavekassen er en kasse, hvor opgaven bliver givet videre til en anden, f.eks. en medlemsforening. Alle opgaver var i spil, og medmindre der var væsentlige indvendinger blev den enkelte medarbejders indstilling fulgt. Inge Karlshøj og Lau Frøkjær fremhævede blandt andet følgende, som de havde lært af processen: Fraprioritering tager tid og kræver fokus. En åben proces er opslidende, men nødvendig. Gavekassen er en oplagt gave til alle i DGI. Trods stort (erkendt) behov er det en svær øvelse for mange. Sæt ikke barren for højt. Husk at fokusere på dit skrivebord og det, du har indflydelse på. Det er direktionens forventning, at direktørerne for landsdelsforeningerne vil overveje, om der er inspiration at hente fra processen i DGI Nordsjælland. Emnet vil også blive drøftet i Forum for Idrættens Afdelingsledere. KFN. Modul 4: Organisation og samarbejde. På baggrund af debatten vil direktionen udarbejde forslag til ændring af de nuværende fire ledelsesfora: DGI Administrativ Ledelse, DGI Chefforum, DGI Projektchefforum og Forum for idrættens afdelingsledere. Direktionen drøftede følgende afsæt for arbejdet: DGI Administrativ Ledelse nedlægges. Antallet af møder for DGI Chefforum sættes op, og halvdelen afvikles som Skypemøder. Ved fysiske møder arbejdes med mere fokus på ledelse og strategi, og møderne vil i højere grad være et forum til gensidig inspiration. Spørgsmål af administrativ karakter håndteres på Skype-møder på baggrund af indstillinger fra brugergrupper, netværksgrupper og direktionen. SB, ST og OBP arbejder videre med dette. Side 4

5 Projektchefforum og Forum for idrættens afdelingsledere slås sammen. Spørgsmål af overvejende administrativ karakter behandles andetsteds. KFN og TR arbejder videre med dette. Medarbejdernetværk og IT-brugerorganisation tilføres mere ansvar for håndtering af administrative arbejdsgange og processer og understøttes i at udøve den formelle beslutningskompetence de allerede har. Medarbejdernetværk og IT-brugerorganisation suppleres med administrative netværk efter behov. SB, OBP og ST arbejder videre med dette. Direktionen understregede, at der er tale om et afsæt for arbejdet, og at et endeligt forslag til ny organisering af de forskellige ledelsesfora kan komme til at se anderledes ud. Modul 5: Ledersparring en mulighed. Det forløb fint. Der er ikke grundlag for særlig opfølgning. Modul 6: Arbejdsgange og intern kommunikation. Emnet arbejdsgange behandles på næstkommende direktionsmøde. Den interne kommunikation vil blandt andet blive forbedret gennem et forstærket fokus på de ledelsesmæssige konsekvenser af drøftelserne i DGI Chefforum. SB. Modul 7: Ledelse gennem ledere formelle og uformelle. Oplægsholderen præsenterede blandt andet begrebet LUFPA = Ledere uden formelt ledelsesmæssigt ansvar. Direktionen konkluderede, at der er mange LUFPA er i DGI, herunder forskellige projektledere og de idrætskonsulenter på landsplan, som har ansvar for de enkelte idrætter. DGI HR vil tage emnet op og give bud på, hvordan vi giver LUFPA erne de bedste muligheder for at løse deres opgaver i DGI. PM. Modul 8: Kan man blive for alvorlig? Intet særligt behov for opfølgning. 4) Forberedelse af møde i DGI Administrativ Ledelse den 11. februar min. Direktionen skal forberede dagsorden til møde i DGI Administrativ Ledelse den 11. februar Bilag: 5.1 Udkast til dagsorden Direktionen drøftede udkastet til dagsorden for mødet i DGI Administrativ Ledelse den 11. februar Udkastet justeres på baggrund af drøftelsen og udsendes til mødedeltagerne. PM. 5) Næste møde: Onsdag den 10. februar 2016 kl min. Opfølgning møde mellem idrætterne og HB den 8. februar Opfølgning på møde i arbejdsmiljøudvalget den 9. februar En øvrig idræt som mulig visionsidræt Forberedelse af landsledelsesmøde marts Side 5

6 Lederseminar. Opfølgning vedrørende arbejdsgange Tidsrammen for mødet ændres til ) Eventuelt. 5 min. BGN oplyste, at afdelingen holder afdelingsseminar den marts EMNER TIL DRØFTELSE I DIREKTIONEN PÅ ET SENERE TIDSPUNKT. LØBENDE. Placering af politikker og meningspapirer i strategihierarkiet. Hvordan arbejde med styrket politisk ledelse af målopfølgningen? Retningslinjer for støtte fra lånefonden. Yderligere konkretisering? Eventuelle spørgsmål til referatet kan rettes til direktionen. Venlig hilsen DGI Steen Tinning Side 6