EJERFORENINGERNE VEJLESØPARKEN Grundejerforeningen og Ejerforeningerne matr. nr. 1 dt og 1 dy

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 17. december 2012 Sted: Vejlesøparken Deltagere fra bestyrelserne: Marianne Ringgren ((G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) (referent) Erik Fæster (G/F og 1 dt) Ingelise Hatting (1 dy) Holger Dock (1 dt) Per Grønborg (G/F og 1 dy) Øvrige deltagere: Solveig Rannje, SEB- Ejendomme Hans Kramer Carl Andersen, EKAS Bemærk, -at beslutninger er markeret med * - at alt der skal følges op på/udføres er markeret med kursiv- tekst. 1. Godkendelse af tilrettede af årsregnskaber 2011/2012 Erik Fæster og Marianne Ringgren har gennemgået de reviderede udkast og sikret, at de er i overensstemmelse med de rettelser, der blev aftalt på sidste møde. Der udestår kun et spørgsmål om formuleringen omkring Peter Merings udtrædelse af bestyrelsen. Det afgør Datea sammen med revisor. 2. Godkendelse af budgetter 2012/2013 Erik Fæster og Marianne Ringgren har gennemgået de reviderede udkast og sikret, at de er i overensstemmelse med de rettelser, der blev aftalt på sidste møde. Herudover har Fæster og Kramer justeret lidt på nogle af diverse posterne, således at budgetterne er så realistiske som mulige. Der er også nogle malerarbejder, der er blevet udsat til 2013/2014. Carl Andersen oplyste, at arbejderne med renovering af altankonsollerne bør gennemføres på én gang, og at arbejderne ikke bør udskydes, hvilket bestyrelsen tog til efterretning. Der vil blive sat en lift op, så man kan gennemgå alle altanerne og danne et overblik over og registrere, hvor meget der skal indhentes pris på. De priser, der fremgår af budgettet for 2012/2013 er altså skønnede priser. Side

2 3. Planlægning af generalforsamlingen d. 30. januar Indgangspartier Bestyrelsen diskuterede projektet for vedligeholdelse af indgangspartierne. Solveig Rannje nævnte, at SEB nu har overvejet deres stilling til projektet. SEB s umiddelbare holdning er indgangspartierne som udgangspunkt skal have en up- shining, men at SEB mener, at det bør begrænses til den nødvendige vedligeholdelse uden udskiftning af dør partierne, som er den store udgift i det nuværende projektforslag. Det er SEB s opfattelse, at dør partierne er vedligeholdte, og at de kan holde mange år endnu. SEB synes derfor, at det er vigtigere at bruge omkostningerne på at energiforbedre ejendommen. Carl Andersen bekræftede, at dør partierne kan holde mange år endnu, og at dørene kan vedligeholdes løbende uden de store løbende udgifter. Fordelen ved at udskifte dør partierne ligger derfor på den korte bane udelukkende i at ruderne vil blive udskiftet til nye mere energivenlige ruder (ifølge energimærkningsrapporten tiltag 11, vil en montering af forsatsruder med 2 lags energiruder have en tilbagebetalingstid på 11,8 år,. Bestyrelsen diskuterede SEB s indstilling, og der var enighed om at bede Carl Andersen om at se på, hvordan flg. tiltag kan gennemføres og til hvilke priser: -nye lofter i vindfang og uden for vindfanget med ny belysning -reparation og polering af terrazzo gulve -fjernelse af lameller ved indgange og ny overflade af beton/eternit i stedet -evt. maling af indgangspartierne Carl Andersen sender et oplæg til bestyrelserne herpå. Der var også enighed i bestyrelserne om, at disse arbejder bør køre over den almindelige løbende vedligeholdelse og fordeles over fx 3 år med start i 2013/ Vedtægter Bestyrelsen har på mail aftalt at sende forslag til vedtægter ud og flytte generalforsamlingen til. 30. januar Vedtægtsforslagene er også sendt ud sammen med indkaldelse. Solveig Rannje påpegede, at der i Grundejerforeningens vedtægter er en fejl i 16, hvor der henvises til ikke eksisterende stk. 3 og 4. Datea har også modtaget flere ændringsforslag til vedtægterne. Side

3 Marianne Ringgren sørger for at gøre Datea opmærksom på fejlen, så de kan sende en rettelse samt ændringsforslagene ud sammen med næste indkaldelse, der sendes når regnskaber og budgetter er klar. 4. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde 26/11 og godkendelse af referat. Referatet er tidligere blev godkendt på mails. Der var ingen punkter til opfølgning. 5. Gennemgang af 10 års budget/vedligeholdelsesplan (og plan for offentliggørelse) Det første udkast til 10 års vedligeholdelsesbudget indeholdt flere projekter, både dørtelefonanlæg og nogle energiforbedringsprojekter. Solveig Rannje fremlagde forslag (som også var mailet forinden til alle) til 10 årige vedligeholdelsesplaner, der ikke indeholder projekter, idet SEB ikke mener, at ikke vedtagne projekter skal med i vedligeholdelsesplanerne. Bestyrelsen diskuterede herefter budgetterne, og der var enighed om at tage udgangspunkt i versionen uden projekter med følgende tilrettelser: -overskrifterne rettes til vedligeholdelsesplaner -for Grundejerforeningen fjernes afsnit om fællesvaskeri og selskabslokale samt elforbrug og abonnement fra varmecentralen, således at alle driftstal udgår, og der kun er de rene vedligeholdelsestal tilbage -bemærkning nederst om at planerne er lavet på baggrund af eksisterende 5 års budget fjernes -på planen for 1 dt og 1 dy fjernes og forbedringsbudget -yderste kolonne med sammentælling fjernes på alle planerne -11/12 kolonne fjernes på alle planerne Ingelise nævnte, at vedligeholdelsestallene for 1 dy i 2012/2013 ikke stemmer med Vedligeholdelsestallene i 10 års planen. Carl Andersen lovede at kontrollere det og rette inden udsendelse af revideret plan. Carl Andersen retter planerne og udsender til hele bestyrelsen. 6. Tilbagemelding på igangværende og afsluttede opgaver Erik Fæster nævnte, at projektet med ombygning af affaldsskakte er forløbet fint. Lægning af fliser i denne omgang er næsten også afsluttet nu med et meget tilfredsstillende resultat. Ifølge Carl Andersen holder budgetterne, og byggeregnskab vil være klart primo Hans Kramer nævnte dog, at nogle beboere har oplevet lugtgener fra de containere, der blot er gemt bag forhæng. Det skyldes ifølge Hans Kramer, at ventilationssystemet ikke virkede optimalt, når rummet ikke var lukket helt af. Det er derfor besluttet at sætte døre op alle steder, og det har vist sig, at det hjælper på ventilationssystemet og dermed lugtgenerne. Hans Kramer nævnte, at affaldsliftene til blok 1 (begge sider) også er færdige. Side

4 Med hensyn til arbejdsbelastningen i forhold til affald oplyste Hans Kramer, at der stadig er en medarbejder, der hver dag i week- enden tilser containerne i blok 1 samt går en runde i alle blokke for at sikre, at affaldet ikke hober sig op i den ene side af containerne. Tidligere brugte en medarbejder 8 timer hver week end på dette. Nu bruges kun 2 timer. Herudover er der sparet bemanding i forhold til vaskeriet, da der nu er automatisk tænk og sluk. Hans Kramer nævnte også, at der har været utætheder på skjulte rør (under gulvet) i to lejligheder i år. Begge skader er blevet dækket af forsikringen. Der har også været en stor skade på en stikledning (fjernvarmerør). Her har man valgt at udskifte et større stykke ledning end det, der var brudt, hvorfor kun halvdelen af udgiften blev dækket af forsikringen. 7. E.ON Bestyrelsen diskuterede muligheden for alternativ opvarmning af ejendommen (pt. opvarmes ejendommen via LKV- anlægget på ejendommen med kraftvarme fra E.ON). Bestyrelsen har tidligere afvist forslag fra Holte Fjernvarme, da man ikke har ønsket at indgå en uopsigelig kontrakt. Bestyrelsens energikonsulent Carsten Monrad har i en mail til bestyrelsen udtalt, at Vejlesøparkens kedelanlæg (som er ejet af Vejlesøparken i modsætning til LKV- anlægget som er ejet af E.ON) har tilstrækkelig reservekapacitet, hvorfor man i princippet kan forsyne ejendommen med varme fra eget anlæg (vil foregå med naturgasforsyning). Det kan dog kun ske, hvis der udarbejdes et projektforslag, der forelægges kommunalbestyrelsen, som skal give tilladelsen. Der var i bestyrelsen enighed om, at muligheden for at opvarme ejendommen med naturgas ved brug af Vejlesøparkens eget kedelanlæg også bør undersøges, og det blev derfor aftalt, at der skal indhentes et overslag på, hvad et sådant projektforslag vil koste. Marianne Ringgren anmoder Carsten Monrad om et overslag. Solveig Rannje spurgte, hvilket opsigelsesvarsel, der er på den eksisterende kontrakt med E.ON. Kontrakten lyder som følger (er undersøgt efterfølgende): Aftalens varighed Opsigelse Aftalen er indgået for en periode frem til 1. december Aftalen genforhandles senest 1 år inden periodens udløb. Opsigelse skal ske med mindst 3 måneders varsel. Ved aftalens ophør skal NESA (nu E.ON) fjerne de af NESA ejede anlæg og efterlade de arealer og lokaler, som NESA har disponeret over i en for disse faciliteter rimelig stand med deres alder og karakter taget i betragtning. Kunden kan overtage anlægget til en værdi beregnet ved lineær nedskrivning over 25 år regnet fra 1. december 1994 af den samlede investerede kapital med tillæg af akkumulerede dokumenterede Side

5 driftsunderskud og med tillæg af resultatet af en refusionsopgørelse af løbende aftaler vedrørende LKV- anlægget. 8. You- See Holger Dock har fået et nyt tilbud fra You See, som skal accepteres inden 3 måneder. Der er et krav om minimum 300 tilslutninger. Tilbuddet forudsætter, at ejerforeningerne betaler for grundpakken med kvartårlige betalinger til You See og derefter opkræver månedligt hos de tilsluttede beboere. Det forudsætter altså, at ejerforeningerne kan få Datea skal opkræve betalingen for grundpakken hos de tilsluttede beboere. Bestyrelsen konkluderede, at det skal undersøges i Datea, om en administrativ løsning kan etableres gratis, og om det er muligt at indgå en aftale, hvor fraflyttere og andre ændringer ikke efterlader en betaling fra ejerforeningerne til You See. Det blev derfor aftalt, at Marianne Ringgren spørger Datea: -om Datea vil opkræve betaling for grundpakken hos beboerne, og hvad denne administration i givet fald koster -om der er nogen juridiske problemer ved, at det er ejerforeningen, der hæfter for betalingerne over for You See. Da det er kvartårlige betalinger til You See, og beboerne kan opsige i den mellemliggende periode kan ejerforeningerne komme til at hæfte for tomgange. Det vil sige, at alle ejere betaler herfor og ikke kun de, der deltager i ordningen. 9. Underskrifter på fuldmagt til Hans Kramer Fuldmagten blev underskrevet, og Marianne Ringgren sørger for, at Datea får en kopi som ønsket. 10. Opfølgning på ændringer til hjemmesiden Det er meningen, at 10 års planerne skal publiceres på hjemmesiden, når de er færdigbehandlet og godkendt. 11. Ny konsulent for pleje af skovarealerne og skovplan Det blev aftalt, at der skal holdes et møde med Teri Lønborg fra kommunen om skovplanen. I mødet deltager Hans Kramer, Erik Fæster, Ingelise Hatting og Marianne Ringgren. Marianne Ringgren arrangerer et møde. 12. Eventuelt Bestyrelsen diskuterede en henvendelse fra en ejer, der spørger til bemandingen af ejendommen og mulighederne for udlicitering. Der var enighed i bestyrelsen om at takke for henvendelsen og nævne, at man løbende vurderer mulighederne for en optimering af driften, herunder bemandingen, men at bestyrelsen pt. fortsætter med den nuværende model med egen stab, som man finder giver en stor fleksibilitet, ikke mindst i forhold til snerydningen. Side

6 Det blev samtidig aftalt at sætte spørgsmålet om optimering af driften, herunder bemandingen på dagsordenen for næste møde. Marianne Ringgren undersøger, om Datea har noget statistik, der vise noget om normaludgifter på ejendomme til drift/bemanding. Side