VIRUM GYMNASIUM/ BESTYRELSEN

Transkript

1 Der indkaldes til bestyrelsesmøde onsdag den 11. september 2013 klokken på Virum Gymnasium. Mødested: lærerværelset. Dagsorden: 1. Kommentarer til dagsordenen 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 3. Tema : strategi for grundskolerne i Lyngby-Taarbæk Kommune Orientering fra Ulla Agerskov 4. Drøftelse af og beslutning om resultatlønskontrakt for rektor Mette Kynemund, Mette Kynemund og Kjeld Møllgård (Under oplæg: "Drøftelse af og beslutning om resultatlønskontrakt for rektor Mette Kynemund. Jf. bilag") 5. Drøftelse af budgetopfølgning på pr. ultimo juli 2013 (Under oplæg: "Gennemgang af vicerektor Mads Pedersen. Jf. bilag" ) 6. Orientering fra rektor Mette Kynemund (Under oplæg: Kommunikationsstrategi for Virum Gymnasium Ansættelse af bibliotekar Det nye skoleår 7. Orientering fra Bestyrelsesformand Kjeld Møllgård 8. Orientering fra øvrig bestyrelse 9. Eventuelt 1

2 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 1 Kommentarer til dagsordenen Oplæg: Beslutning: Referat: 2

3 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 2 Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Oplæg: Referatet fra bestyrelsesmødet 6. juni blev sendt til bestyrelsen 25. juni. Referatet skal godkendes og underskrives. På mødet foreligger et eksemplar af referatet til underskrift. Beslutning: Referat: 3

4 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 3 Tema: Strategi for grundskolerne i lyngby-taarbæk Kommune Oplæg: Orientering fra Ulla Agerskov, Beslutning: Referat: 4

5 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 4 Drøftelse af og beslutning om resultatlønskontrakt for rektor Mette Kynemund Oplæg: Drøftelse af og beslutning om resultatlønskontrakt for rektor Mette Kynemund. Jf. bilag Beslutning: Referat: 5

6 Bestyrelser for Institutioner for erhvervsrettet uddannelse Almene gymnasier, Private gymnasier, studenterkurser m.v.voksenuddannelsescentre tjg MINISTERIET FOR BØRN OG UNDERVISNING Bemyndigelse til at indgå resultatkontrakter med institutionens øverste leder og øvrige ledere, samt retningslinjer herfor Ministeriet for Børn og Undervisning bemyndiger med dette brev bestyrelsen til at indgå resultatkontrakt med institutionens øverste leder. Ministeriet for Børn og Undervisning bemyndiger desuden bestyrelsen til at udbetale engangsvederlag for merarbejde og en særlig indsats. Denne bemyndigelse ophæver tidligere givne bemyndigelser til at anvende resultatkontrakter og engangsvederlag for merarbejde og en særlig indsats. Bemyndigelsen fastlægger de nærmere retningslinjer, rammer og vilkår, inden for hvilke bestyrelsen uden forudgående godkendelse fra ministeriet kan indgå aftaler om resultatkontrakter og enga ngsvederlag for merarbejde og en særlig indsats. Retningslinjerne indebærer en høj grad af lokal dispositionsadgang for den enkelte bestyrelse. Det er bestyrelsen, der beslutter, om den vil benytte både basis- og ekstrarammen eller kun basisrammen. Bestyrelsen kan også beslutte ikke at indgå resultatkontrakt med øverste leder. Forholdet mellem basisrammen og en ekstrarammen er justeret en smule i forhold til tidligere. Dette skyldes, at ministeriet ønsker at inspirere til at bestyrelserne bruger resultatkontrakten til drage nytte af, at aftalebindingerne på lærernes arbejdstid er væk. Bestyrelsen bemyndiges ligeledes til at indgå resultatkontakt og udbetale engangsvederlag for merarbejde/ særlig indsats med institutionens øvrige ledere. Bestyrelsen beslutter, hvilken model for resultatløn for øvrige ledere der er mest hensigtsmæssig for institutionen. Bestyrelsen kan således beslutte sig for samme model til øvrige ledere, som benyttes for øverste leder. Dette er dog ikke obligatorisk. Ledere af grundskoleafdelinger er ikke omfattet af denne bemyndigelse. 1. Formål med resultatkontrakten Resultatkontrakten med den øverste leder skal tjene følgende overordnede formål: Den skal fungere som et styringsredskab for bestyrelsen 6

7 Den skal understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om fastsættelse og gennemførsel af væsentlige lang- og kortsigte målsætninger Den skal skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater. 2. Basisramme og ekstraramme Der er mulighed for at indgå resultatkontrakt indenfor to økonomiske rammer: En basisramme og en ekstraramme. Det er et generelt krav, at målene i resultatkontrakten forudsætter en ekstra indsats af den pågældende leder. Ligeledes er det et krav, at resultatkontraktens indsatsområder vedrører institutionens væsentlige og aktuelle udfordringer. For de aftalte indsatsområder skal kontrakten indeholde konkrete mål for lederens indsats. Målene skal være formuleret præcist og gennemskueligt, så det er tydeligt og forståeligt, også for tredjemand, hvorledes mål- opfyldelse af kontrakten evalueres. Det skal nedfældes i kontrakten, hvordan hvert enkelt indsatsområde vil blive målt efter endt kontraktperiode. Det skal kunne konstateres objektivt og målbart om et mål er opfyldt, delvist opfyldt eller slet ikke opfyldt. Det vil ofte være vanskeligt at dokumentere målopfyldelse, hvis ikke der er taget stilling til evalueringsmetoderne i kontrakten Det er bestyrelsens ansvar, at kontrakten formuleres, således at målene kan evalueres. Der er knyttet følgende retningslinjer og krav til brugen af de to økonomiske rammer. 2.1 Basisrammen: Bestyrelsen bestemmer, hvilke indsatsområder der skal indgå i basisrammen. Indsatsområderne skal afspejle institutionens udfordringer, kortsigtede som langsigtede, jf. ovenfor. 2.2 Ekstrarammen: Til ekstrarammen er der knyttet tre krav: Indsatsområderne skal indeholde krav om markante resultater, som fører til synlige ændringer for institutionen. Blandt indsatsområderne i ekstrarammen skal indgå målsætninger om Et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid sammen med eleverne ved undervisning eller andre læ ri ngsa ktivitete r. En målrettet indsats mod frafald. Begge indsatsområder skal indgå i kontrakter, hvori ekstrarammen benyttes. 7

8 Bestyrelsen bestemmer indsatsområderne efter dialog og aftale med lederen. Det er bestyrelsens ansvar at vurdere, hvilke opgaver, udover de nævnte, som egner sig til ekstrarammen. 3. Økonomiske rammer Bestyrelsen kan indgå resultatkontrakt indenfor nedenstående økonomiske rammer. Beløbene er alle i aktuelt niveau og skal ikke fremskrives. Antal årselever Basisramme Ekstraramme I alt < Den maksimale udbetaling af resultatløn må ikke overstige 25 pct. af lederens samlede faste løn (grundløn +varige tillæg}. Institutionen skal afholde udgifterne til resultatløn inden for institutionens normale budget. Der følger således ikke yderligere tilskud med bemyndigelsen til at anvende resultatløn. 3.1 Specielt for institutioner, som udbyder AMU, hf-enkeltfag, FVU, AVU og ord blindeundervisning. For at tage højde for den større administrative ledelsesopgave, der er forbundet med håndtering af årselever, der består af flere cpr-numre, kan institutioner med aktive udbud af AMU, hf-e nkeltfag, FVU, AVU og ord blindeundervisning vægte årselever fra disse uddannelser, jf. nedenstående skema. Øvrige elever vægter med 1. Udbud Vægtning AMU 4 Hf-enkeltfag 1,5 FVU 3 AVU 1,5 Ord bl indeundervisning 3 8

9 3.2 Pension Der er mulighed for at aftale lokalt, at resultatlønnen og/eller engangsvederlaget for merarbejde/ særlig indsats skal være pensionsgivende. I så fald reduceres beløbet til udmøntning af resultatkontraktens ramme og engangsvederlaget for merarbejde/særlig indsats med pensionsprocenten. Nedenstående eksempel illustrerer forholdet udmøntning og pensionsprocent. Udmøntning Pensions pct. Resultatløn ex. Pension , Pensionsbidrag Øvrige rammer, vilkår og anbefalinger 4.1 Revisors opgaver Institutionens revisor skal påse, at nærværende retningslinjer overholdes. Dette gælder både udbetalinger og øvrige regler. Eksempelvis skal revisor påse, at kravene til indgåelse af resultatkontrakt indenfor ekstrarammen, opfyldes. Revisors opgaver i relation til resultatkontrakten er indføjet på ministeriets revisor-tjeckliste. 4.2 Offentliggørelseskrav Ministeriet for Børn og Undervisning ønsker mest mulig inddragelse af medarbejdere og offentlighed omkring arbejdet med resultatkontrakter. Følgende elementer af resultatkontrakter skal derfor offentliggøres på institutionens hjemmeside: Kontraktens indsatsområder, herunder mål Bestyrelsens vurdering af målopfyldelsen af de enkelte mål Den endelige udmøntning af resultatkontrakten udtrykt i procent. 4.3 Bestyrelsens opgaver i forbindelse med kontrakten Det er bestyrelsen, der bemyndiges til at indgå resultatkontrakt med den øverste leder og til at indgå aftaler med institutionens øvrige ledere. Det forventes dog, at bemyndigelsen til at indgå resultatkontrakt med institutionens øvrige ledere viderede lege res til institutionens øverste leder, med mindre særlige lokale forhold taler væsentligt herimod. Ved kontraktindgåelse med den øverste leder fastlægger bestyrelsen efter aftale med lederen både aftalens økonomiske ramme, indsatsområder og mål for lederens indsats. 9

10 Efter endt periode drøftes det forgangne års resultatopfyldelse i bestyrelsen efter dialog med lederen. Den samlede bestyrelse træffer derpå uden lederens tilstedeværelse beslutning om størrelsen af den endelige udbetaling på baggrund af målopfyldelsen. Beslutningen herom er alene bestyrelsens. Det forudsættes, at bestyrelsen selvstændigt skal vurdere og begrunde gradenafmålopfyldelse, og at en tilfredsstillende præstation ikke nødvendigvis skal medføre en maksimal udbetalingsgrad. En udbetalingsgra d på 100 pct. forventes således kun i ganske særlige tilfælde. Fo r skoler med høje udbetalingsprocenter forventer ministeriet, at der er progression i det følgende års målfastsættelse, således at ambitionsniveauet hæves. 4.4 Krav om dokumentation Ministeriet prioriterer højt, at bestyrelserne har en høj grad af lokal di positionsadgang. Med denne frihed følger ansvaret for, at bestyrelsens arbejde følger retningslinjerne i øvrigt, og at dette arbejde er veldokumenteret. Således skal bestyrelsens beslutninger i relation til kontrakten og den efterfølgende evaluering kunne dokumenteres i form af bestyrelsesreferater. Eksempelvis skal det kunne dokumenteres, hvorfor et mål er opfyldt, delvist opfyldt eller ikke opfyldt. 5. Indberetning til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Det er Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, som fører tilsyn med bemyndigelsens og retningslinjernes overholdelse. Til brug for tilsynet skal institutionerne indberette følgende oplysninger om resultatkontraktens udmøntning til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen: Institutionsnavn, institutionsnummer og institutionstype Antal årselever fordelt på uddannelser, jf. afsnit 3.1 Basisrammens kontraktbeløb Basisrammens udbetalingsprocent Ekstrarammens kontraktbeløb Ekstrarammens udbetalingsprocent Frister for indberetning: Senest 15. oktober for institutioner, hvor kontrakten følger skoleåret Senest 15. marts for institutioner, hvor kontrakten følger kalenderåret 5.1 Ny procedure for indberetning til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Hidtil er ovennævnte oplysninger blevet indberettet til styrelsen pr. mail. Som noget nyt skal oplysningerne fremover indberettes på et elektronisk indberetningsskema. 10

11 Institutionen vil modtage en mail med link til det elektroniske indberetningsskema, hvori de nævnte oplysninger skal indtastes. Mailen med linket til indberetningsskemaet vil blive sendt til institutionens hovedmailadresse hhv. d. 20. august og d. 20. januar. 6. Tilsyn Som led i det almindelige tilsyn og med henblik på fortsat forbedring af resultatkontrakterne, vil Kvalitetsog Tilsynsstyrelsen bede et antal institutioner om deres resultatkontrakter samt anden dokumentation for deres anvendelse af resultatløn efter kontraktperioden. På den baggrund vurderes det, hvorvidt resultatkontrakten anvendes efter sit formål, og i øvrigt overholder retningslinjerne. Ved konstatering af særlig mangelfuld eller uhensigtsmæssig anvendelse af resultatlønskonceptet vil konsekvensen være, at styrelsen tilbagekalder institutionens bemyndigelse til at indgå resultatkontrakter. 7. Varighed og frister for indgåelse af resultatkontrakter Resultatkontraktens indgåelse: Senest 1. november for kontrakter der følger skoleåret 2013/14. Fristen for de følgende skoleår er 1. oktober Senest 1. marts for institutioner, hvor kontrakten følger kalenderåret En resultatkontrakt løber almindeligvis i 12 måneder. Afvigelse fra dette kræver godkendelse fra Kvalitetsog Tilsynsstyrelsen. 8. Engangsvederlag for merarbejde/ særlig indsats Bestyrelsen kan udbetale engangsvederlag for eventuelt merarbejde/ en særlig indsats. Det er bestyrelsen, som tager stilling til omfanget og honoreringen af eventuelt merarbejde og den særlige indsats. Bestyrelsen kan udbetale op til kr. årligt til ledere for merarbejde/ særlig indsats (aktuelt niveau). Bestyrelsen kan ikke udbetale beløb som overstiger dette uden forudgående godkendelse fra ministeriet. Der er tale om et værktøj, som kan bruges til at belønne varetagelsen af uforudsete opgaver eller opnåelse af ekstraordinære resultater. Denne bemyndigelse kan således ikke bruges som belønning for almindelig veludført arbejde. Ligeledes kan bemyndigelsen ikke bruges til at udligne lønmæssige forskelle internt i organisationen. Det forudsættes, at det normalt er institutionens øverste leder, som tager stilling til eventuel honorering af merarbejde eller en særlig indsats for institutionens øvrige ledere. 11

12 9. Resultatkontrakter for øvrige ledere Det anbefales generelt at anvende resultatkontrakter for hele institutionen for yderligere at understøtte formålene. Resultatlønsordningen begrænser ikke mulighederne for at anvende resultatbaseret løn i hele organisationen, såfremt det ønskes. Der er ikke fastsat økonomiske rammer for øvrige lederes resultatløn, men niveauet skal dog afspejle institutionens hierarki og målenes karakter. Det gælder i denne forbindelse, at udbetaling af resultatløn ikke må overstige 25 pct. af pågældende leders faste løn (grundløn plus faste tillæg). 10. YDERLIGERE INFORMATION OG KONTAKTOPLYSNINGER Yderligere oplysninger og eventuelle aktuelle oplysninger vil fremgå af ministeriets hjemmeside: Generelt kan henvises til Finansministeriets vejledning om resultatløn i publikationen" Ansvar for styring - vejledning om styring fra koncern til institution", februar Kontaktpersoner Spørgsmål vedrørende retningslinjerne og rammerne kan rettes til specialkonsulent Michael Rosenørn de la Motte tlf , michael.rosenoern.de.la.motte@uvm.dk Spørgsmål vedrørende tilsyn og indberetninger kan rettes til fuldmægtig Lars Held tlf , lars.held@ktst.dk Med venlig hilsen Michael Rosenørn de la Motte Specialkonsulent Direkte tlf Michael.Rosenoern.de.la.Motte@uvm.dk 12

13 Resultatlønskontrakt for rektor Mette Kynemund, jan dec Baggrund for kontrakten. Bestyrelsen for Virum Gymnasium drøftede i løbet af foråret og sommeren 2012 indholdet i rektors resultatlønskontrakt. På grund af rektorskifte - og konstituering i efteråret 2012 blev det besluttet at substansen i den præliminære resultatlønskontrakt skulle indgå som fokuspunkter i stillingsopslaget til rektorstillingen på Virum Gymnasium. Alt i alt betød det at forarbejdet med resultatlønskontrakten herunder input fra bestyrelsesrepræsentanterne kunne anvendes direkte, dels i forbindelse med ansættelsen af ny rektor pr 1. januar 2013 og dels som udgangspunkt for resultatlønskontrakten for kalenderåret Efter en mundtlig orientering på årets første bestyrelsesmøde om rektor Mette Kynemunds planer og visioner, som var helt i tråd med bestyrelsens ønsker, besluttede en enig bestyrelse på næstfølgende bestyrelsesmøde den 6. juni 2013 under dagsordenens punkt 5 at give bemyndigelse til at det specifikke indhold i rektors resultatlønskontrakt for 2012/2013 præciseres af formand for bestyrelsen Kjeld Møllgård og rektor Mette Kynemund. Desuden fastlagde bestyrelsen den økonomiske ramme. Parter og gyldighedsperiode. Kontrakten er følgelig indgået mellem bestyrelsesformand Kjeld Møllgård og rektor Mette Kynemund. Kontrakten er gældende i perioden fra 1. januar december Formålet med kontrakten: Formålet er at understøtte den lokale proces mellem bestyrelse og institutionens daglige ledelse på Virum Gymnasium om, hvilke væsentlige målsætninger og prioriteringer der i dette skoleårs arbejde, skal have særlig opmærksomhed. Resultatlønskontrakten skal være medvirkende til at skabe øget synlighed og gennemskuelighed for kalenderåret 2013, samt lægge spor ud for de kommende års udvikling af Virum Gymnasium. Resultatløn: Beløbsrammen i kalenderåret 2013 er kr., da Virum Gymnasium er en skole med over 1000 elever. Resultatlønskontrakten er inddelt i en basisramme og en ekstraramme. Imidlertid modtog bestyrelsesformanden og rektor en uges t id efter udfærdigelsen og underskriften af resultatlønskontrakten en ny bemyndigelse. Derfor ser den endelige kontrakt med j usteringer nu ud som følger:

14 Aftalen omfatter følgende områder: Basisrammen: 1. Opgradering af skolens: Personalepolitik Lønpolitik Stresspolitik Studie- og ordensregler Ovenstående politikker ændres i henhold t il Virum Gymnasiums placering som stxuddannelse i Dvs. der foretages ændringer, således at retningslinjerne bliver tids- og indholdssvarende. 2. Opgradering af bestyrelsens forretningsorden 3. Iværksættelse og efterfølgende implementering af kommunikationsstrategi for VG Virum Gymnasium har ikke haft en formuleret kommunikationsstrategi og en plan for implementeringen af Lectio. En sådan udarbejdes og iværksættes med klare rammer for ansvarsfordeling for de forskellige kommunikationsveje. Ekstrarammen: På baggrund af den nye overenskomst og rektor Mette Kynemunds langsigtede strategier for skolen, vil ekstrarammen udgøre delmål af mere omfattende ændringer på Virum Gymnasium. Der vil således blive iværksat flere strategiske tiltag, som ikke afsluttes i 2013, men sættes i gang. 1. Gradvis implementering af overenskomsten i foråret 2013 og efteråret 2013 Lærernes nye arbejdstidsregler, herunder planlægning af lærernes skoleår gennem nye styringsindsatser, således at de tilbringer mere tid sammen med eleverne Der arbejdes med at gøre åbenhed, samarbejde og tillid til en grundlæggende adfærd i arbejdet med OK13. Det gør sig gældende i f.h.t. opgavefordelingen for lærerne i form af større informations- og dialogmøder, samt i individuelle evalueringssamtaler med lærerne. Ydermere vil et tidsregistreringssystem blive præsenteret. Optakt til ændret ledelses- og administrationsstruktur. Der er annonceret ændringer i ledelsen til sommeren 2014, således at Virum Gymnasium fremadrettet kan få en pædagogisk ledelse som kan håndtere konsekvenserne af OK2013 og kravene til en moderne arbejdsplads. Derfor iværksættes tiltag til at sikre og forankre den store viden ledelsen i dag besidder samt hente midlertidig hjælp fra to lærere, som ansættes i en etårig projektledersstilling og i en stabsfunktion.

15 2. Et fortsatfokus på at forhindre frafald a. Fokus på elevernes udbytte og et ændret undervisningsbegreb tilpasset VG. Der iværksættes i skoleåret forskellige udviklingsprojekter og forsøg, som undersøger og understøtter udviklingen af den enkelte elevs kompetencer, hvorledes lærernes øgede samarbejde påvirker elevernes udbytte samt forsøg med uddelegering og arbejdstidstilrettelæggelse. Der vil fortsat være fokus på Talentudvikling på Virum Gymnasium, ligesom kontakterne ud af huset styrkes gennem samarbejdet med Young Enterprice om innovation. Der søges om økonomisk t ilskud til dele af udviklingsprojekterne. b. Udvikling af en samlet progressions- og kompetenceplan for elevernes uddannelsesforløb (færdig juni 2014). Ovennævnte udvikles for at skabe et samlet overblik, fælles forståelse og et fælles sprog for lærerne. Det vil kunne belyse elevens samlede uddannelse med et større helhedsblik. c. Ydermere ansættelsen af en bibliotekar. Bibliotekaren kan bl.a. vejlede eleverne i informationssøgning og etik i forbindelse med større skriftlige opgaver, og dermed understøttes fokus på at fastholde det lave frafald.

16 Ved fratræden i kontraktperioden vurderer bestyrelsen efter indstilling fra rektor i hvilken udstrækning, at målene er opnået eller ville kunne opnås med henblik på en forholdsmæssig udbetaling. Ved længerevarende sygdom vurderer bestyrelsen ved periodens udløb resultatkontraktens opfyldelsesgrad. Kontraktændringer. Genforhandling eller justering af kontrakten kan finde sted ved væsentlige ændringer af det grundlag, hvorpå kontrakten er indgået og når parterne er enige herom. Begge parter kan tage initiativ til en genforhandling/justering af kontrakten. Virum, den 19. juni 2013 Revideret den 23. august 2013 kp t( Ivr ~ ~( Bestyrelsesform an Cl Kjeld Møllgård Mette Kynemund

17 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 5 Drøftelse af budgetopfølgning pr. ultimo juli 2013 Oplæg: Gennemgang af vicerektor Mads Pedersen. Jf. bilag Beslutning: Referat: 17

18 Bilag 1 - budgetopf 2013 funktionsopdelt Budget kr. kr. Taxametertilskud Andre indtægter : særlige tilskud kr kr. kr. Indtægter i alt kr. kr. Undervisningens gennemførelse Markedsføring kr kr Ledelse og administration kr kr Lokaleomkostninger kr kr Af- og nedskrivninger kr kr kr. kr. Driftso m kostn i nge r Driftsresultat kr kr Forventet realiseret pr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Finansielle indtægter -kr kr Finasielle omkostninger kr kr Finansielle poster kr kr kr kr kr kr kr kr Periodens resultat I kr I kr kr

19 Bu<lgetbemærkninger, jf. excelark me<l diverse tal til budgetopfølgning 1. Indtægter Qf. ark tilskudsforudsætninger) a. I forhold til budgettet er der oprettet 13 i stedet for 12 1 g klasser. Det giver en tilvækst på 28 elever. Til gengæld er elevtallet i 2g og 3g noget lavere end forudset. Det skyldes bl.a. en vis afgang fra klasserne af elever, der har fået plads på andre gymnasier. Det er i sig selv beklageligt og giver anledning til forskellige overvejelser, men skal også ses i lyset af, at der på årgangen blev optaget ca. 50 elever, der ikke havde Virum Gymnasium som deres primære ønske. Dermed er der elever med bopæl i betydelig afstand fra Virum og ønske om andre gymnasier. b. Endvidere har skolen i sidste skoleår ført en mere konsekvent politik med hensyn til opfølgning af fravær og svagt fagligt standpunkt, hvilket har resulteret i udmeldelse af elever med stort fravær og utilstrækkeligt fagligt standpunkt. Skolens fokus er naturligvis fortsat at forhindre frafald, men dette skal også ske ved at styrke elevernes motivation og gøre dem klart, at det har konsekvenser at tilsidesætte mødepligten. c. Alt i alt er indtægtsgrundlaget som forudset. 2. Udgifter a. Undervisning i. Lærerløn er den altdominerende udgiftspost. ii. Antallet aflærere er primært afhængigt af klasseantal og ikke elevtal. Det lidt mindre elevantal i 2g giver dermed ikke mulighed for væsentlige besparelser på lærerløn. Til gengæld kræver det forhold, at der er oprettet 13 nye klasser over for 10 af gangsklasser i sommeren 2013 et antal ekstra lærerstillinger, typisk 3 pr. klasse, altså 9 ialt. Imidlertid er antallet af lærerårsværk pr kun steget med 5 i forhold til sidste skoleår - der er således tale om en rationalisering svarende til 4 lærerårsværk, rundt regnet til en værdi af 1,5-2 mio. kr. på årsbasis. iii. Rationaliseringer har været nødvendige i lyset af de væsentlige lønstigninger i Overenskomst 2013, som slår igennem pr En første foreløbig beregning på baggrund af augustlønnen viser, at merudgiften er ca kr. pr. måned, svarende til ca. 2,2 mio. kr. på årsbasis. iv. Isoleret set er målet om, at lønstigningerne skulle finansieres inden for det givne budget, altså stort set opfyldt, men udsving i elevtal og forventede taxameternedskæringer i 2014 vil fortsat kræve stram udgiftsstyring. Her kommer den anden afgørende fase i forbindelse med OK 13, nemlig forventningen om, at det merarbejde, som måtte opstå i 19

20 skoleåret, og som skal honoreres i sommeren 2014, har et helt andet <.. mindre omfang end tidligere ars overarbejde. Vi forventer, at den nye overenskomsts bestemmelser om merarbejde sammenholdt med skolens fordeling af opgaver til lærerne, bl.a. af råderum til løbende uforudsigelige opgaver betyder, at ovenstående mål nås. b. Bygninger i. Investeringsbudgettet udviser p.t. en overskridelse på ca kr. Dette skyldes følgende forhold 1. I forbindelse med byggeriet af et pedeldepot viste der sig uforudsete og helt uforudsigelige myndighedskrav om befæstet opkørsel og faskine m.m. 2. Renoveringen af lærerværelset er blevet væsentligt dyrere end forudset, da der oprindeligt kun var tale om udskiftning af gulv, stole og borde. Ud over disse forhold er der kommet akustik og nye skabe m.m. til. 20

21 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 6 Orientering fra rektor Mette Kynemund Oplæg: Kommunikationsstrategi for Virum Gymnasium. Jf. bilag Ansættelse af bibliotekar Det nye skoleår Beslutning: Referat: 21

22 Kommunikationsstrategi Virum Gymnasium Indledning Kommunikationsstrategien beskriver, hvordan vi kommunikerer - ud fra hvilke principper og med hvilke mål. Kommunikationsstrategien er et redskab, der skal medvirke til at udvikle og styrke kommunikationen på Virum Gymnasium. Kommunikationsstrategien omhandler både den interne og eksterne kommunikation, herunder branding af Virum Gymnasium og VGs aktiviteter. Kommunikationsstrategi og kommunikationsplaner Kommunikationsstrategien anviser mål og principper for kommunikationen og udpeger særlige fokus- og indsatsområder. Kommunikationsplanerne angiver, hvem der kommunikerer med hvem om hvad, hvornår og hvordan. En kommunikationsplan kan omhandle enten generelle forhold eller specifikke processer og projekter. Hvem er omfattet af kommunikationsstrategien? Alle ledere, medarbejdere og elever betragtes som aktører i VGs interne og eksterne kommunikation og er derfor omfattet af såvel rettigheder som ansvar i forhold til kommunikationen på og om VG. Elever og medarbejdere udgør en stærk ressource som ambassadører for Virum Gymnasium. Målgrupper De primære målgrupper for Virum Gymnasiums samlede kommunikation er: Interne målgrupper Ledelse Medarbejdere Elever Bestyrelse Eksterne målgrupper Potentielle elever Tidligere elever Forældre Potentielle medarbejdere Samarbejdspartnere på andre uddannelsesinstitutioner mv. Undervisningsministeriet Beslutningstagere i kommuner, regioner, institutioner mv. Pressen Omverdenen generelt Internationale kontakter 22

23 Formål og mål Det overordnede formål med kommunikationsstrategien er at sikre, at vi kommunikerer i overensstemmelse mellem det, vi siger, og det, vi gør. Overordnede mål for kommunikationen Det er væsentligt, at den interne og eksterne kommunikation ses i sammenhæng. Den eksterne kommunikation skal afspejle, hvad der foregår internt. Internt skal kommunikationen... medvirke til at udvikle og styrke en fælles identitet, så ansatte og elever oplever et tilhørsforhold til VG sikre, at ansatte og elever har kendskab til de centrale faktorer i organisationens mål og vision sikre, at medarbejdere og elever har kendskab t il de forhold, der er relevante for dagligdagen sikre, at medarbejdere og elever har adgang til information om beslutningsgrundlag og -processer samt om VGs udvikling og aktiviteter i øvrigt understøtte videndeling, udvikling og samarbejde på tværs i organisationen understøtte medarbejderes og elevers mulighed for at indgå i dialog om forhold, der vedrører eget arbejde/studium og bidrage til organisationens udvikling understøtte ledelsens mulighed for at inddrage medarbejderes og elevers erfaringer og kompetencer i beslutningsprocesser understøtte medarbejderes og elevers mulighed for at bidrage til ekstern videnformidling og synliggørelse af VGs identitet og dermed agere som ambassadører Eksternt skal kommunikationen... synliggøre VGs identitet (branding} sikre kendskab til VGs uddannelse hos relevante målgrupper tiltrække kvalificerede elever og medarbejdere Åbenhed Kommunikationen bygger på en åbenhed og gennemsigtighed, der fremmer tillid både internt og i forhold til omverdenen. Åbenhed betyder bl.a.: Der er størst mulig gennemsigtighed i beslutninger, beslutningsgrundlag og - processer. Viden produceret i organisationen er tilgængelig for relevante interessenter. Åbenheden gælder både gode og mindre gode historier - under hensyntagen til relevans. Dialog kan foregå i lukkede fora, når det er hensigtsmæssigt, mens der er åbenhed om beslutningerne. Den enkelte medarbejders integritet og tryghed respekteres gennem personlig og fortrolig dialog i personsager. Anerkendelse Vi kommunikerer med respekt for hinandens og omverdenens erfaringer og kompetencer og møder hinanden med tillid og forventning om ansvarlighed. 23

24 Tilgængelighed Vi kommunikerer ad kla rt definerede og let tilgængelige kanaler. Det skal være let at finde den information, der er relevant for den enkelte - i Lectio. Og det skal være let for den enkelte at bidrage t il kommunikationen. Rettidighed og relevans Kommunikationen skal ske på rette tid og sted. Der kommunikeres differentieret til forskellige målgrupper, så kommunikationen har relevans for målgruppen og overflødig information begrænses. Det betyder bl.a.: Budskab, form og valg af kommunikationskanal er tilpasset de enkelte målgrupper. Der skelnes i valg af kommunikationskanal og-form mellem "need to know" og "nice to know". Relevante interne målgrupper orienteres før eksterne. Ansvars- og kompetencefordeling Alle medarbejdere, ledere og elever har ansvar for, at kommunikationen fungerer internt i organisationen. Både ledelsen, medarbejderne og eleverne skal aktivt sørge for at opsøge og dele viden med hinanden og samtidig sikre, at relevant information og viden bliver tilgængelig. Medarbejderne har ansvar for - at holde sig orienteret om forhold, der vedrører eget arbejdsområde og organisationen generelt - at bidrage til både intern og ekstern videndeling, bl.a. gennem deltagelse i relevante samarbejdsfora og gennem åbenhed om arbejdet - så vidt muligt at bidrage til branding af VG, f.eks. ved at optræde som ambassadører for VG i eksterne samarbejdsrelationer. Eleverne har ansvar for at holde sig orienteret om forhold, der vedrører deres skolegang og undervisning. Strategiske fokusområder og indsatser Udvikling og organisering af kommunikationsopgaverne på tværs i organisationen Udvikling af grafisk identitet (fx ppt) Udvikling af kommunikationsmapper for medarbejdere til intern videndeling og samarbejde i Lectio Udvikling af informationssystem til eleverne Intern kommunikation om organisationens udvikling Udarbejdelse af strategi for branding Kommunikationsplaner og politikker Kommunikationsstrategiens overordnede mål samt strategiske fokusområder skal udmøntes i konkrete aktiviteter. Kommunikationsstrategien suppleres derfor af en række handlingsplaner og politikker, der understøtter kommunikationsstrategien inden for udvalgte områder. Overordnet kommunikationsplan Skematisk oversigt over centrale kommunikationsaktiviteter med angivelse af målgruppe og formål. Kommunikationsplanen følges op af mere detaljerede planer for de større aktiviteter. 24

25 Brandingstrategi Beskrivelse af, hvordan vi udvikler og synliggør Virum Gymnasiums identitet, herunder udvikling af materiale til intern og ekstern brug. Designmanual Anvisninger vedr. brug af navn og logo, design på tryksager, publikationer mv. Pressepolitik Beskrivelse af politik og strategi for kontakt til pressen. 25

26 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt : 7 Orientering fra Bestyrelsesformand Kjeld Møllgård Oplæg: Beslutning: Referat: 26

27 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 8 Orientering fra øvrig bestyrelse Oplæg: Beslutning: Referat: 27

28 MØDEGRUNDLAG Dato: 11. september 2013 Pkt: 9 Eventuelt Oplæg: Beslutning: Referat: 28