Dagsorden og referat Møde i ITS Samarbejdsudvalg 26/

Transkript

1 Dato: 26/ Mødedeltagere: Afbud: Tid: Sted: SLV 300 lokale Forbered: Læs udsendte bilag Referent: Jesper Togsverd Larsen Per Hejgaard (PH) (Fmd.) Birthe Riis Kennedy (BRK) (Næstfmd.) Hans Ove Manøe (HOM) Merete Lyngdrup Madsen (MLM) Morten Binderup-Ernstsen (MBE) Peter Nørkjær (PN) Michael Collin (MC) Poul Grønkjær (PG) Dagsorden Referat Pkt. Type Tid Dagsorden Ansvarlig Beslutning Deadline (B/D/ O) 1. B Godkendelse af dagsorden PH Godkendt 2. B Godkendelse af referat Dagsorden og referat SU-møde (se bilag 1) PH Tillidsmand rettes til tillidsrepræsentanter. 3. O/B FORTROLIGT punkt (se bilag 2 som eftersendes) MC I afsnittet omkring outsourcing ændres dette til indsatser. Behandlet som fortroligt punkt særskilt referat udsendt til SU. 4. O Økonomi Budget 2016 (se bilag 3) PN Budgetttet for 2016 giver cirka ITS de samme rammer som i Der er sket nogle flytninger af udgifter ud af ITS, og indtægten er derfor tilpasset tilsvarende. Budgettet er skåret med de 3 mio. kr., der blev aftalt med Antonino i sensommeren; derudover har der ikke været budgetæn- 1

2 dringer oppe fra. Budgettet er endnu ikke påvirket af finansloven for Der er afsat et beløb svarende til 1,25% til lønforhandling. Medarbejdersiden bad om at se budgetter for de enkelte teams; men sådanne findes ikke. Der er budgetter pr. afdeling, ikke teams. Afdelingsbudgetter vil blive vist for SU ifm. månedsopfølgningerne. En medarbejder der tidligere har været ansat i en midlertidig stilling, er fortsat i ITS som konsulent. PH og BRK tager dialog 5. O Meddelelser fra ledelsen PH It-strategisk råd (ISR) er afhængige af en stor sekretariatsbistand. ISR vil med tiden flyttes fra ITS og ud i universitetet. På nuværende tidspunkt bruges store ressourcer i ITS sekretaritatet på at bistå ISR. Derfor forsøges der ansat en medarbejder i en 6 måneder stilling, til at styrke arbejdet med ISR. 6. O Meddelelser fra medarbejdere Er der organisationsændringer på vej? Der mangler oplysning /afpudsning til ledere og medarbejdere om reglerne o Overarbejde (beordret / ikke beordret) o Udbetaling eller afspadsering (efter eget valg) o Overtidsbetaling (forskellige overenskom- Medarbejderne Pr. 1/12 flyttes en medarbejder fra Servicescenteret til Supply teamet i Support Services arbejdsopgaver forbliver de samme. MC: alt overarbejde i Support Services vil på nuværende tidspunkt blive udbetalt da overarbejdet benyttes for at at styrke indsatsen i Supporten. MC og JTL sikrer at der laves skiftligt materiale om dette. Information om at medarbejderne kan kontakte deres tillidsrepræsentant for yderligere information tilføjes udsendel- 2

3 o o Pause ster) Månedsnorm (højeste arbejdstid) Arbejdstid (11 timers reglen) 8. D Drøftelse om KKC MLM,PG, MBE sen. PG fremlægger hvordan arbejdsgruppen har arbejdet med emnet. Fair proces var grundlaget for den afholdte su-workshop. Denne førte til at arbejdsgruppen opstartede arbejdet med Kurs, koordinering og commitment (KKC). Se vedhæftede billeder. Fair proces: Afsættet er en ide eller udfordring. Denne udsættes for en fair proces, hvor der indhentes viden fra medarbejderne. Denne nye viden drøftes i lederskabet. Pointen er at store beslutninger skal omkring SU, hvor det blandt andet skal drøftes hvordan det formidles til organisationen. KKC: Indeholder en række lavpraktiske medtoder til hvordan ledelse kan foretages. Stjernerne i vedhæftede billeder markerer hvor KKC kan inddrages i Fair Proces. Arbejdsgruppen har taget udgangspunkt i samarbejdsaftalen. Derefter er der analysereret på hvad Samarbejdsudvalgets dagsordener har indeholdt, og stiller der- 3

4 9. B Skal SU inddrages i APV-arbejdet MC for spørgsmålstegn ved, om SU har brugt tiden på de rigtige spørgsmål. Su skal styre samarbejdet så kommunikationslatenstiden minimeres i ITS. Se vedlagte slides. 10 D Rekruttering og ansættelse Opfølgning på drøftelsen fra SU-mødet d. 7/5. PN Derunder liste over antal studentermedhjælpere. (se bilag 4) Sekretariatet har plan for praktiske gøremål i forbindelse med ansættelser. Kladen vedhæftes til orientering (se bilag 5) 11 O/B Status på leverancer fra SU Status på: Overarbejde (MC) Drøftelse om emnet. (Resten af punktet foreslås udsat til næste møde) Elever: Camilla inviteres til at udtale sig på elevudvalgets vegne. Dertil skal den overordnede formålsbeskrivelse vedlægges (se bilag 6) Dokumentation vedr. elever vedlægges som bilag disse omfatter: Eksempel på uddanneslseplan (se bilag 7) Introbeskrivelse (se bilag 8) Skabelon til 3 måneders evaluering (se bilag 9) MC JTL /CGLA Flekstid: laves ikke før vi har rammerne 4

5 Arbejdspapir til brug ved ansættelse (se bilag 10) Flekstid for elever: Det nuværende udmeldte med 7 timer er tjekket ved Helle Manøe fra HR og er godkendt. Der vil senere komme standardregler på området hvor netop 7 timer forslåes. Vagtordning: Per Bach skriver følgende: Bilag til lokalaftale om rådighedstjeneste Bilag udarbejdes fra gang til gang her er et eksempel Beredskabsplanen indeholder de systemer der kan komme på tale ifbm. denne aftale. JTL Vagtinstruks og timeseddel er vedlagt se. (se bilag 11-14) Flekstid: HR er ved at udarbejde et regelsæt, der kommer i løbet af Der laves derfor ikke særregler i ITS på nuværende tidspunkt DRAM, m.m: Udsættes til næste møde Receptioner, m.m. (JTL) Der er udarbejdet en liste med praktisk oplysninger i forbindelse med receptioner. (Se bilag 15) JTL Intet nyt fra; Kompetencestrategi Emnet er p.t. i dvale (PN). 12 D (Foreslås udsat til næste møde) Kommunikation: hvordan er ITS udfordret? 5

6 På baggrund af det fælles SU-og AMiU-møde drøftes hvorledes ITS er udfordret på kommunikationen. 13 D Evt. Kan medarbejdermødet 11/12 strækkes til 15.15? 14 B Gennemgang af referat Det er ikke muligt at forlænge arbejdstiden. De der ikke har mulighed for at blive må gå kl 15. 6