Alko-holdet. Vedtægter revideret 29. september 2010

Transkript

1 Alko-holdet Vedtægter revideret 29. september 2010

2 Alko-holdet Vedtægter 2010 Indhold Afsnitsnr. Indledning 1 Kontingent og betaling 2 Arrangementer 3 Omkostninger / udlæg m.v. 4 Arrangører 5 Disponering og ansvar 6 Tidsfrister 7 Nye medlemmer 8 Udmeldelse 9 Forslag til indkøb, arrangementer m.v. 10 Det med småt 11 Indledning 1 A league of extra ordinary, well dressed and noble gentlemen who puts the A in Awesome. Folk er flyttet i forskellige retninger, og nu er det på tide at vi igen får samling på gemytterne. Vi skal ud og have det sjovt, vi skal have en drink eller to og vi skal lave aktiviteter som vi tidligere alt for sjældent har gjort. Kontingent og betaling 2 Kontingentet er fastsat til DKK 200, der indbetales den første i hver måned til følgende konto: reg kt Overførslen SKAL køre automatisk og i overførselsteksten skal indbetaler navn fremgå. Arrangementer 3 Der tilstræbes afholdelse af 6 arrangementer pr år, og herudover eventuelle arrangementer hvis nogle gode ideer eller muligheder opstår. Arrangementerne skal ikke nødvendigvis afholdes i jævne intervaller. Der kan eksempelvis holdes 2 sommerarrangementer med kort tid imellem. Arrangementer SKAL udmeldes i god tid. Jo tidligere et arrangement opslås jo bedre. Udmeldingen behøver ikke bestå af detaljeret info, men blot mødested, dato og tid. Følgende arrangementer er obligatoriske: påskefrokost og julefrokost. 1

3 Arrangementer kan være alle typer af sammenkomster, eksempelvis: Aktivitet som paintball, gocart, ATV, teambuilding, konkurrencer, 3kamp, kano osv. Jo mere innovativt jo mere kærkommen. Hygge som gril, solbadning, hyggesport, shopping, cafe/restaurant osv. Abe-fester You name it Omkostninger / udlæg m.v. 4 Der vil blive udleveret et hævekort til de pågældende arrangører kortet går altså på rundtur, og de tidligere arrangører aflevere dette direkte til de nyvalgte (Obs! det er IKKE ET DANKORT). Hæve kan benyttes i samtlige af handelsbankens automater (KUN her). Alternativt føres omkostninger i forbindelse med arrangementet som udlæg, og pengene overføres efterfølgende af kasseren. Som tidligere nævnt skal det tilstræbes at budgettet for det pågældende arrangement overholdes. VIGTIGT VIGTIGT: For hvert enkelt arrangement SKAL der udarbejdes et mini regnskab jf. den excel skabelon der er udarbejdet til formålet. ALLE bilag skal endvidere vedhæftes regnskabet således at der er præcis overblik og kontrol over samtlige omkostninger der har været. Hvis der er spørgsmål til udfyldelse af det udarbejdede miniregnskab bedes i kontakte Mads. Skabelonen til regnskabet vil være at finde gennem klubbens facebook side. Arrangører 5 Arrangørtjansen går på runde, og til hvert arrangement forventes der to aktive arrangører. Der vil blive trukket tilfældigt lod, med mindre nogle er fast besluttet for at forestå et bestemt arrangement. Sammensætningen af arrangører vil ligeledes blive tilfældig vha. lodtrækning. Det forventes altså at alle deltager i planlægningen af mindst 1 arrangement om året. Disponering og ansvar 6 Det er som hovedregel de to arrangører der alene disponere over penge i forbindelse med et arrangement. Arrangørerne skal tilstræbe at holde sig inden for budgettets grænser (hvis der afholdes 6 arrangementer er budgettet således 400 kr. pr. deltager pr. arrangement). Pengene kan således bruges til ALT i forbindelse med arrangementet, dette være sig: Mad, drikke, rekvisitter, team-tøj, aktiviteten, hat og briller. 2

4 Det er arrangørernes ansvar at lave en fuldstændig planlægning af hele arrangementet og alt dette måtte indebære. Dette være sig aktiviteter, betalinger, tidspunkter, transport (dette bør ikke være problematisk bare sikre jer at der er biler nok), mad, festivitas m.v. Dermed ikke sagt at arrangørerne skal have købt det hele. Der skal blot fremgå af begivenheden hvad denne indeholder og hvad folk evt. selv skal medbringe. (eksempelvis en aktivitetsdag med alt planlagt, hvor der holdes fest om aftenen og hvor folk selv skal medbringe drikkevarer). Tidsfrister 7 Som tidligere nævnt skal udmeldingen af arrangementer ske i god tid. Der forventes til gengæld at også folk er gode til at melde fra i god tid. Såfremt man ikke kan deltage i et arrangement, meldes kommer ikke gennem klubbens facebook side senest 14 dage før arrangementet afholdes. Såfremt folk melder fra i acceptabel tid skal arrangørerne tage hensyn hertil i budgetteringen til arrangementet således at personen der ikke kan deltage ikke betaler noget for arrangementsafholdelsen. Såfremt der sker frafald efter den acceptable frist, forsøges så vidt muligt at begrænse omkostningerne for personen som ikke deltager. Hvis der allerede er brugt penge ud fra betragtningen om personen skulle have deltaget, refunderes disse ikke. Ved bare ET afbud tilstræbes der at blive fundet en ny dato for arrangementet hvor alle således kan deltage. Såfremt der er 3 frafald SKAL arrangementet flyttes. Nye medlemmer 8 Såfremt nogen i gruppen har et ønske om at indlemme et medlem, kan dette indstilles til afstemning. Der skal være enstemmigt beslutning om at optage det nye medlem. Således har medlemmerne VETO-ret. Udmeldelse 9 Såfremt et medlem mod forventning skulle have et ønske om ikke længere at være en del af Alko-holdet, opgøres så præcist som muligt hvor meget personen har indbetalt og hvor mange af disse penge der er forbrugt i forbindelse med arrangementer. Således vil der være mulighed for at få ens restbeløb udbetalt. Forslag til indkøb, arrangementer m.v. 10 Såfremt nogen har forslag til arrangementer bør ideerne opslås på klubbens facebook side, hvorefter der eventuelt vil blive stemt om, om der er stemning for det pågældende arrangement. 3

5 Såfremt nogen har forslag til indkøb af fælles goder kan dette ligeledes opslås på facebook siden, hvorefter der vil blive taget stilling til om der kan bruges penge på det pågældende aktiv. Dette kunne eksempelvis være et fælles crocketspil, en ghettoblaster osv. Når der er tale om deciderede indkøb frem for arrangementer skal der være enstemmighed for at et sådan indkøb foretages. Det med småt 11 Der er lavet følgende aftale med banken: Der er oprettet en bankkonto i Mads s navn. Til kontoen hører et hævekort (IKKE et dankort). Kontoen vil være tilgængelig fra Mads s netbank hvorved der kan ske overførsler, refusion af udlæg m.v. Banken har indvilliget i at oprette konto og et hævekort uden nogen former for gebyrer m.v. Der vil ligeledes ikke blive tilskrevet renter. Altså en konto der giver 0 kr i afkast og som koster 0 kr at holde kørende. Der er IKKE mulighed for overtræk på kontoen, og en hver anden form for misbrug, privat benyttelse m.v. vil ikke blive tolereret. Der vil til en hver tid, af et hvert medlem, kunne kræves et kontoudtog fra Mads. Siderne 1-5 er behandlet af bestyrelsen den 29. september Lars Kvist Sørensen Kasper Reinholt Moeslund Michael Hansen Casper Christensen Mads Kalhøj Jesper Skov Christensen Lasse Skov Kim Hinge Steffan Høj Christiansen Christian Pørtner 4