Udbudsmateriale. Beskrivelser og betingelser vedr. udbud af taxikørsel i Ærø Kommune

Transkript

1 Udbudsmateriale Offentligt udbud Beskrivelser og betingelser vedr. udbud af taxikørsel i Ærø Kommune Kontraktperiode: XX.XX Kontraktbetegnelse: Taxikørsel i Ærø Kommune 7. marts

2 Indhold 1. Udbyder Udbudsmaterialet Den udbudte kørsel Aftaleperiode Option på forlængelse Kontrakt Genforhandling af kontrakten Beskrivelse af udbuddet Omfang Option på udvidelse af kørselsomfanget Kørsel til sidste færgeankomst Forsøgsordning med fælleskørsel mellem Ommel og Marstal Køretøj Erstatningskøretøj Chauffører Ansvar og forsikring Kørselskontorets virksomhed Miljøkrav, herunder arbejdsmiljø Betaling og afregning Taxi-kundernes betaling Regulering af timeprisen Kommunikation mellem kørselskontor og udbyder Klager Tidsplan for udbud og indgåelse af kontrakt (2018) Tilbud Dokumentation som skal fremsendes sammen med tilbuddet Tildelingskriterier

3 1. Udbyder Navn og adresse Ærø Kommune Statene Ærøskøbing DK CVR-nr Kontaktperson: Kirsten Johansen kjo@aeroekommune.dk overordnet internetadresse: Spørgsmål til nærværende udbudsmateriale skal stiles skriftligt til ovennævnte kontaktperson senest onsdag d. 14. marts kl Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af nærværende beskrivelser og betingelse, bilagt Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for de fynske kommuner. Alt materiale, spørgsmål til udbudsmaterialet, svar på spørgsmål m.v. vil blive lagt offentligt tilgængeligt på kommunens hjemmeside under Udbud. Køreplanen for buskørsel i Ærø Kommune, som der refereres til i materialet, kan ses på 2. Den udbudte kørsel Den udbudte kørsel omfatter taxikørsel i Ærø Kommune. Ved taxikørsel forstås salg af kørsel med taxi via et godkendt kørselskontor. Kontrakten omfatter ikke: Patientbefordring for en Region Individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede i Ærø Kommune Flexkørsel for en Region Kommunal visiteret kørsel eller specialkørsel 2.1 Aftaleperiode Kontrakten ønskes tiltrådt med hurtigst mulig entreprisestart og gælder frem til , hvor den udløber uden videre varsel. Kontrakten er uopsigelig for parterne i kontraktperioden. Til tilbudsgivers orientering gennemføres udbud i 2018/2019 på den samlede specialiserede og visiterede kørsel for regionen og kommunen, med kontrakttiltrædelse pr Den almindelige taxikørsel under nærværende kontrakt indarbejdes i det kommende udbudsmateriale. 2.2 Option på forlængelse Der er option på forlængelse af kontrakten med op til 6 måneder. Forlængelse sker på uændrede vilkår. 3

4 2.3 Kontrakt Kontrakten indgås i medfør af Taxilovens 29 om kommunale kontrakter med et kørselskontor om at stille en eller flere taxier til rådighed i kommunen i et givent tidsrum. Der er tale om en tjenesteydelse, og kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Kontrakten kan ikke overdrages i kontraktperioden, uden udbyders forudgående skriftlige accept. Overdragelse af kontrakten vil kun blive accepteret, hvis overdragelsen kan ske uden vilkårsændringer. For forhold som ikke er direkte beskrevet i udbudsmaterialet gælder ABService Genforhandling af kontrakten Under henvisning til Taxilovens intentioner om liberalisering af taxiområdet, kan udbyder ikke garantere, at kørselskontoret, som udbyder skriver kontrakt med, vil være eneleverandør af taxiydelser i Ærø Kommune i kontraktperioden. Udbyder eller kørselskontoret kan anmode om at der optages forhandling om kontraktens betingelser, efter kontraktens indgåelse, hvis ønsket om forhandling er begrundet med, at konkurrencesituationen har ændret sig. Ændringer af kontraktens betingelser kan træde i kraft med 30 dages virkning, såfremt udbyder såvel som kørselskontor er enige herom. 3. Beskrivelse af udbuddet 3.1 Omfang Kørselskontoret skal sikre, at der kan rekvireres taxikørsel i Ærø Kommune i kontraktperioden i følgende tidsrum: mandag-tirsdag-onsdag-torsdag fra kl til (Ensbetydende med, at der ikke kan rekvireres taxikørsel under nærværende kontrakt fra kl de pågældende dage). Kørsel, der er bestilt til udførelse indtil kl de pågældende fire dage, skal udføres selv om tidspunktet for kørslens afslutning overskrider midnat. I perioden fredag-lørdag-søndag skal taxidækningen sikres i alle døgnets 24 timer. Der foreligger ikke erfaringstal for den forventede kørsel. 3.2 Option på udvidelse af kørselsomfanget Der er option på udvidelse af kørselsomfanget, så taxidækningen sikres i alle ugens dage, 24 timer i døgnet. Optionen baseres alene på prisen. 3.3 Kørsel til sidste færgeankomst Kørselskontoret skal sikre, at Ærøfærgerne kan rekvirere taxi til en fælleskørsel af færgepassagerer, som kommer i land ved færgelejet på Ærøskøbing Havn kl , på alle ugens dage. Der er ingen busafgang på det pågældende tidspunkt. Færgens personale kontakter kørselskontoret kl. ca og meddeler, hvor mange personer, der skal med taxien. Er der ingen bestillinger den pågældende aften, vil dette blive oplyst. Færgens personale udsteder en billet til taxien, som adgangsgivende bevis for kørslen. 4

5 Brugerne kan blive kørt til et af de stoppesteder, der er medtaget i buskøreplanen. Der køres først mod den destination, der er flest kunder til, hvilket i praksis vil være enten mod Søby eller mod Marstal. Er der flere passagerer end der er plads til i bilen, samles kunderne først til den ene destination, hvorefter taxien returnerer til Ærøskøbing Havn og afhenter kunderne til den anden destination. Indtil Ærøfærgerne har givet meddelelse om der er kunder til afhentning efter sidste færgeankomst, eller der ingen kunder er den pågældende aften, skal taxituren betragtes som forudbestilt. Erfaringsmæssigt kan der forventes at skulle foretages kørsel ca. 200 gange pr. år. Søndag aften og aftenen før helligdage, ferier m.v. vil der typisk være kunder til en stor bil. Kørslen gennemføres i henhold til de almindelige takster for taxikørsel på det pågældende tidspunkt og med den pågældende bilstørrelse. Regningen for taxikørslen sendes digitalt til Ærøfærgerne med benyttelse af EAN-nr. 3.4 Forsøgsordning med fælleskørsel mellem Ommel og Marstal Udbyder arbejder med etablering af en forsøgsordning for fælleskørsel mellem Ommel og Marstal, til erstatning for manglende busdækning. Scenariet er, at der kan bestilles kørsel via kørselskontoret på følgende betingelser: Opsamling sker ved busstoppestederne på Krovejen og på Kærvejen i Ommel. Herfra kan brugerne blive kørt til busstoppestedet på Vestergade i Marstal. Kørslen skal ses som en mulighed for, at brugerne fra Ommel kan opnå busforbindelse videre til Ærøskøbing. Kørslen fra Ommel mod Marstal kan bestilles i tidsrummet alle ugens dage. Ligeledes kan bestilles kørsel fra busstoppestedet på Vestergade i Marstal til busstoppestederne på Krovejen og på Kærvejen i Ommel. Kørslen skal ses som en mulighed for, at brugerne kan komme videre mod Ommel, når bussen fra Ærøskøbing er ankommet til Marstal. Kørslen fra Marstal mod Ommel kan bestilles i tidsrummet alle ugens dage. Bestilling af kørslen har ikke forrang for andre bestillinger. Der planlægges opkrævet en egenbetaling med en takst fastsat af udbyder. Chaufføren skal alene modtage den pågældende betaling fra brugeren. Regningen for taxikørslen sendes digitalt til Ærøfærgerne med benyttelse af EAN-nr. Kørslen gennemføres i henhold til de almindelige takster for taxikørsel på det pågældende tidspunkt og med den pågældende bilstørrelse. Der foreligger ikke erfaringstal for den forventede kørsel, men kørselsbehovet skønnes at være af et mindre omfang. Forsøgsordningen er ikke endelig beskrevet og politisk godkendt, men en ordning må forventes at træde i kraft hurtigst muligt efter kontraktens indgåelse, og skal indgå i tilbudsgivers beregning af en timepris. Udbyder forbeholder sig ret til at evaluere forsøgsordningen efter 6 måneder, og i den forbindelse ændre på betingelserne eller lade ordningen ophøre. Ændring af betingelser eller ophør af ordningen vil i så fald ske med et behørigt varsel på 30 dage. 5

6 3.5 Køretøj Kørselskontoret skal sikre, at der indenfor de tidsrum, som der indgås kontrakt på, til stadighed er én godkendt taxi i drift i Ærø Kommune. Køretøjet skal kunne overholde Taxilovens krav til taxikøretøjer. Der stilles i udbudsmaterialet ikke krav til bilens størrelse og det antal personer, som køretøjet skal kunne befordre. Det skal imidlertid af tilbuddet fremgå om prisen pr. time gælder personbefordring i en lille bil med max. 5 sæder incl. føreren eller en stor bil med max. 9 sæder incl. føreren. Det forudsættes, at der kan bestilles medtagning af en cykel, en sammenklappelig barnevogn, en sammenklappelig kørestol o.l. Udbyder forbeholder sig ret til frit at vælge om kontrakten indgås på baggrund af en lille bil, en stor bil, eller et mix af bilstørrelser. 3.6 Erstatningskøretøj Kørselskontoret er forpligtet til at kunne stille med et erstatningskøretøj indenfor max. 4 timer ved havari eller lign. Sene aftentimer og nattetimer, hvor det ikke er muligt at få et erstatningskøretøjer med færgen, indregnes ikke i de 4 timer. 3.7 Chauffører Kørselskontoret er forpligtet til at sikre, at taxivognmænd, som indgår i varetagelsen af nærværende entreprise, har gyldige tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring, ligesom chauffører skal være i besiddelse af gyldige chaufførkort. I forbindelse med indgåelse af Kontrakt om taxikørsel i Ærø Kommune, skal Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for de fynske kommuner underskrives. Klausulen medfører kædeansvar for kørselskontorets underentreprenører. 3.8 Ansvar og forsikring Kørselskontoret har det fulde ansvar for, at alle køretøjer, vognmænd og chauffører, som indgår i varetagelsen af nærværende entreprise, er behørigt ansvarsforsikret. Kørselskontoret er ansvarligt for personskade, og anden skade på miljø eller materiel, som forårsages af underentreprenørers og deres personales ansvarspådragende adfærd. 3.9 Kørselskontorets virksomhed Kørselskontoret leder og driver selvstændig virksomhed. Personaleforhold afgøres af kørselskontoret og virksomhedens underentreprenører. Udbyder stiller ikke krav om, at det af køretøjer eller chaufførers beklædning fremgår, at taxi en kører for Ærø Kommune. Såfremt det måtte vise sig hensigtsmæssigt at oplyse om kontraktforholdet, skal udbyder og kørselskontor i fællesskab finde en løsning på, hvorledes informationen formidles i taxi en Miljøkrav, herunder arbejdsmiljø Kørselskontoret bærer det fulde ansvar for overholdelse af miljølovgivning og arbejdsmiljølovgivning. 4. Betaling og afregning Der afregnes månedsvis bagud. 6

7 Afregning opgøres på baggrund af den tilbudte timepris fratrukket den dokumenterede aktuelle indtjening til ordinær pris i det pågældende døgn. Jf. pkt Herunder også brugerbetaling modtaget under pkt Merindtjening pr. døgn tilfalder kørselskontoret. Timer, hvor taxi en ikke har været tilgængelig pga. havari eller andre forhold, der ikke kan betegnes som force majeure, skal fratrækkes regningen. Det skal fremgå af fakturaen eller bilag til fakturaen, hvorledes afregningsbeløbet pr. døgn er fremkommet. Udskriftsstatistik fra taxameter bilagt log over antal befordrede personer under pkt. 3.4 vil være dækkende dokumentation. Regning fremsendes digitalt til udbyder ved benyttelse af EAN-nr. 4.1 Taxi-kundernes betaling I henhold til Taxilovens 29 stk. 3 skal kørselskontoret udføre taxikørslen til samme pris, som gælder kørselskontores øvrige kørsel. Ordinær taxikørsel afregnes taxi-kunderne i henhold til kørselskontorets gældende takster. 4.2 Regulering af timeprisen Der foretages ikke regulering af timeprisen i kontraktperioden. Det står kørselskontoret frit, at foretage regulering af sit taksblad pr. 1. januar Kommunikation mellem kørselskontor og udbyder Kørselskontoret udpeger en kontaktperson, der med bindende virkning for kørselskontoret kan indgå alle aftaler vedrørende den løbende opfyldelse af kontrakten. Udbyder udpeger en kontaktperson i Ærø Kommune for kørselskontoret. Al kommunikation mellem kørselskontoret og udbyder skal foregå på dansk. Kørselskontoret er eneansvarlig overfor udbyder og har det fulde ansvar for arbejde, der udføres af taxivognmænd og chauffører, som underentreprenører. Kørselskontoret skal løbende holde udbyder orienteret om: - hvilke vognmænd, der benyttes som underentreprenører - kørslen har været indstillet pga. havari eller lign. - ansættelsesretlige konflikter af generel betydning for varetagelsen af kontrakten 5.1 Klager Såfremt udbyder modtager en klage fra en kunde over forhold omkring kørslen, vil kørselskontoret blive anmodet om en redegørelse, før udbyder besvarer klagen. Kørselskontorets skriftlige redegørelse skal fremsendes til udbyder senest tre hverdage efter, at kørselskontoret har modtaget anmodningen. Opmærksomheden henledes på, at der med Taxilovens vedtagelse oprettes et uafhængigt klagenævn, som fremadrettet skal behandle kundernes klager, såfremt de går den vej. 7

8 6. Tidsplan for udbud og indgåelse af kontrakt (2018) Offentliggørelse af udbudsmaterialet: onsdag d. 7. marts Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet: onsdag d. 14. marts kl Offentliggørelse af svar på spørgsmål: fredag d. 16. marts Frist for at afgive tilbud: fredag d. 6. april kl Kontrakt indgås snarest muligt herefter, forudsat at det kørselskontor, som har givet det økonomisk mest fordelagtige tilbud har opnået godkendelse fra Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen til at drive kørselskontor på indgåelsestidspunktet. Efter kontraktens indgåelse skal taxikørsel iværksættes indenfor 8 dage. Vedståelsesfrist: fredag d. 15. juni 7. Tilbud Tilbud skal sendes skriftligt til Ærø Kommune og stiles til Erhvervs-, plan- og teknikdirektør Kirsten Johansen på mail: kjo@aeroekommune.dk Tilbuddet skal være modtaget senest fredag d. 6. april 2018, kl Det vil ikke være muligt for tilbudsgiver at overvære åbningen af tilbud. Der kan gives tilbud på: Option: 1. En fast pris pr. time for taxikørsel i Ærø Kommune foretaget med en lille bil. 2. En fast pris pr. time for taxikørsel i Ærø Kommune foretaget med en stor bil. 3. En fast tillægspris pr. time, hvis udbyder ønsker at der køres med en lille bil i nogle dage og en stor bil nogle andre dage. Fx kørsel med en lille bil i hverdagene og med en stor bil fredag og lørdag aften og nat, nytårsaften, påskelørdag o.l. Tilbudsgiver skal angive sine betingelser i øvrigt, hvis der kan indgås en aftale om at anvende et mix af biler. 4. En fast pris pr. time, hvis der på udvalgte nætter ønskes kørt med 2 biler. Det forudsættes her, at der er tale om én lille bil og én stor bil. Hvis tilbudsgiver ikke har mulighed for at indsætte ekstrabiler, skal dette oplyses. 5. En fast pris pr. time for at køre i de 4 nattetimer mandag torsdag, med en lille bil. 6. En fast pris pr. time for at køre i de 4 nattetimer mandag torsdag, med en stor bil. I prisen pr. time skal være indeholdt samtlige af kørselskontorets udgifter, herunder til administration, forsikringer, færgetransport af taxi og chauffører til og fra Ærø. Prisen skal opgives excl. moms. 8

9 Tilbudsgiver afgør selv, om der afgives pris på samtlige poster under Der skal som minimum afgives en pris på post 1 eller post 2. Tilbudsgiver afgør selv, om der afgives pris på begge poster under Der skal som minimum afgives pris på den ene af posterne. Ved afgivelse af en tilbudspris skal det af tilbuddet fremgå, hvilke af ovenstående poster, der refereres til. Alternative tilbud vil ikke blive taget i betragtning. Udbyder forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud. 7.1 Dokumentation som skal fremsendes sammen med tilbuddet Sammen med tilbuddet skal fremsendes: 1. Det takstblad, som taxikørsel i Ærø Kommune vil blive udført i henhold til. 2. Kopi af tilladelse til at drive kørselskontor, alternativt 3. Kopi af ansøgningen til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen om tilladelse til at drive kørselskontor. Ansøgningstidspunktet og dokumentation for, at betingelserne for at kunne opnå tilladelse skal fremgå tydeligt af bilagsmaterialet. 4. En kort beskrivelse af virksomheden, herunder en redegørelse for, hvordan kørselskontoret vil sikre, at der er taxidækning som ønsket på Ærø. Manglende fremsendelse af ovennævnte dokumentation vil medføre, at tilbuddet betragtes ikke at være konditionsmæssigt. 8. Tildelingskriterier Kontrakten tildeles på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vægtning af tilbuddet vil ske på baggrund af følgende kriterier: Opnået tilladelse til at drive kørselskontor 40 % Pris 30 % Fleksibilitet i forhold til tilkøb af bilstørrelse m.v. 30 % Opnået tilladelse til at drive kørselskort vægtes højest, herefter hvornår der er søgt om tilladelse. Prisen beregnes på baggrund af den samlede timepris pr. uge med tillæg for evt. tilkøb. Der foretages ikke fradrag for den forventede indtjening betalt af taxikunderne. Fleksibilitet vurderes i forhold til, om det er muligt at tilkøbe ydelser, veksle mellem bilstørrelsen o.l. Afgivelse af priser på alle 6 punkter beskrevet i ovenstående pkt. 7 Tilbud, vil blive vægtet højest. 9