Notat. 19. januar Børn, skole og kultur. 1. Indledning.

Transkript

1 Notat Forvaltning: Børn, skole og kultur Dato: J.nr.: 19. januar 2012 Br.nr.: Udfærdiget af: Bo Skovgaard Vedrørende: Kanalstrategi for Børn, skole og kultur Notatet sendes/sendt til: Chefgruppen og Ulrik Fynbo 1. Indledning. Dette notat indeholder en opstilling af, hvilke initiativer forvaltningen har valgt at arbejde med i 2012 i henhold til Randers kommunes kanalstrategi, hvor målet er dels at digitalisere en stadig større grad af kommunens kommunikation med borgerne og dels, at borgerne i højere grad benytter sig af kommunens selvbetjeningsløsninger. Børn, skole og kultur har mange forskellig rettede opgaver i forhold til borgerne, idet forvaltningen både har ansvaret for mange af de store serviceydelser i forhold til borgerne, som f.eks dagtilbud, skole og biblioteksbetjening, men også udøver en vigtig myndighedsopgave overfor borgerne med direkte kommunikation til de berørte borgere, idet ansvaret for udsatte børn og unge området også er placeret i forvaltningen. De forskellige områder i forvaltningen er på et forskelligt stadie i forhold til at udnytte de digitale muligheder for kommunikation med borgerne, hvor f.eks biblioteket i mange år har fungeret med en stor grad af selvbetjening fra borgernes side, og også et andet serviceområde, som folkeskolen, har i mange år arbejdet med udbredelse af elev- og forældreintra som kommunikationskanal. I modsætning hertil benytter familieområdet i dag i meget ringe grad de digitale kanaler og arbejder f.eks stadig med papirjournaler, og al kommunikation med borgerne foregår i dag via personlig samtale eller almindelig brevpost. For forvaltningen har det ved udarbejdelsen af kanalstrategien været vigtigt, at der i strategien for forvaltningen er fokus både de områder, der er langt i udnyttelse af de digitale muligheder, og de områder, der ikke er så langt.

2 Mål og konkrete målsætninger for a) APPs. Den digitale kommunikation har udviklet sig fra udelukkende at foregå via en stationær PC er til at blive mobil i større og større udstrækning således, at megen kommunikation i dag er flyttet til smart- og i-phones. At igangsætte udvikling af APPs i forvaltningen. Arbejdet med udvikling af APPs starter på biblioteket, hvor målsætningen for 2012 er at udvikle en APP, der gør det muligt for borgere at benytte faciliteterne på bibliotekets hjemmeside via smart- og i-phone. b) Foreningsportalen. I 2010 startede udviklingen af en foreningsportal i Randers kommune. Formålet med denne portal var at flytte kommunikationen med kommunens foreninger fra de traditionelle medier (telefon, brevpost) til en digital portal. At udbygge den digitale kommunikation med foreningerne (korrespondance, betalinger bookinger m.v.) At al kommunikation med foreningerne i Randers kommune ved udgangen af 2012 foregår digitalt med udgangspunkt i foreningsportalen. c) DUBU. Familieafdelingen har besluttet at anvende socialstyrelsens elektroniske sagsbehandlingsværktøj DUBU, som i 2011 har været afprøvet i 6 pilotkommuner. Ca. halvdelen af landets kommuner har tilmeldt sig dette elektroniske værktøj, der sikrer, at sagsbehandleren anvender en række på forhånd opstillede sagsgangen og værktøjer i sagsbehandlingen. DUBU forventes taget i anvendelse i Randers kommune i At sikre en god implementering af DUBU som et elektronisk sagsbehandlingsværktøj i alle 3 socialdistrikter. Ved udgangen af 2012 er DUBU det socialfaglige værktøj for alle sagsbehandlere i

3 - 3 - familieafdelingen. d) EDH. Randers kommune anvender for øjeblikket ikke et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem på personsagsområdet, men gennemfører et udbud i 2012 på dette område. Et sådant system giver foruden en elektronisk personjournal mulighed for at kommunikere digitalt med borgerne. At indføre EDH i sagsbehandlingen i familieafdelingen. I forbindelse med implementeringen af EDH lægges der ligeledes vægt på mulighederne for digital kommunikation med borgerne. At sagsbehandlerne i familieafdelingen ved udgangen af 2012 kommunikerer digitalt med de borger, der er tilmeldt digital post. e) Børne-intra. Daginstitutionerne har hidtil kommunikeret med forældrene ved mundtlige og skriftlige beskeder i forbindelse med aflevering og afhentning af barnet og har haft manuelle kartoteker vedr. børnene f.eks med telefonnumre på forældrene, hvis barnet bliver syg og oversigt over, hvem der må hente barnet. Ved at gøre denne kommunikation elektronisk på samme måde som på skoleområdet, vil der kunne flyttes ressourcer til den primære opgave omkring børns udvikling. At arbejde med udbredelse og udvikling af digital kommunikation med forældre i daginstitutioner, hvor der for øjeblikket foretages forsøg i 7 daginstitutioner med værktøjet Nembørn til digital kommunikation. Forsøget i de 7 daginstitutioner afsluttes i 2012 og målsætningen er, at afprøve mulighederne for at anvende digital kommunikation med forældre i daginstitutioner samt at sikre at muligheden for digital kommunikation med forældrene inden udgangen af 2012 er til stede i alle daginstitutioner i Randers kommune. f) Skoleintra. Skolerne i Randers kommune har igennem flere år arbejdet med skoleintra som værktøj til elektronisk kommunikation med elver og forældre. Anvendelsen af skoleintra til dette

4 - 4 - formål er dog på forskelligt niveau på de enkelte skoler, og der er fortsat skoler i Randers, der bruger skriftlige noter til eleverne som den p.t. foretrukne kommunikationskanal til forældrene. Fortsat at arbejde med udbredelsen af skoleintra, som redskabet til kommunikation mellem skole og elever/forældre. At alle skoler i Randers kommune udelukkende anvender skoleintra som redskab til kommunikation mellem skolen og elever/forældre. g) Digital indskrivning i skole. Forældre til børn, der skal starte i 0. kl. har siden skoleåret 2010/2011 haft mulighed for at indskrive deres barn digitalt til start i folkeskolen. Der er dog fortsat mulighed for at indskrive barnet på den traditionelle facon ved manuel indskrivning på distriktsskolen. Lidt over halvdelen af forældrene anvendte ved sidste skoleindskrivning den digitale kanal, men det vurderes at der stadig er mulighed for at forøge denne andel. At øge anvendelsen af digital indskrivning til skole blandt forældrene i Randers kommune. Andelen af digital indskrivning til skole i skoleåret 2012/2013 var på 63% mod 49% til skoleåret 2011/2012. For 2012 er målsætningen ved en intensiv indsats fra forvaltningens side at udvide andelen til 80% ved indskrivningen til skoleåret 2013/ Opfølgning på de opstillede målsætninger. Som det fremgår af afsnit 2 er der i forvaltningens kanalstrategi opstillet konkrete målsætninger inden for hver af fagchefernes område i forvaltningen. Børnechef: e), Familiechef: c), d), Skolechef: f), g), Fritidschef: b), Bibliotekschef: a). Det er således den pågældende fagchefs ansvar at følge op på, at målsætningen for 2012 opnås. Herudover vil den samlede chefgruppe i forvaltningen lave opfølgning på kanalstrategien 2 gange om året, og denne opfølgning vil denne baggrund for den fremadrettede

5 - 5 - justering af kanalstrategien og udpegning af nye konkrete målsætninger i årene fremover.