EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

Transkript

1 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

2 EMAS EU s forordning om miljøledelse EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) blev vedtaget i 1993, og formålet med forordningen er at få virksomheder og andre organisationer til frivilligt at arbejde systematisk og struktureret med miljøforbedringer. Godkender en uafhængig tredje part, en miljøverifikator, at I opfylder alle kravene, kan I blive registreret og markedsføre jer som en miljømæssig troværdig leverandør og samarbejdspartner og anvende EMAS logoet. EMAS er åben for alle I 2001 er der kommet en revideret udgave af EMAS forordningen. Hvor EMAS tidligere kun var åben for virksomheder med industrielle aktiviteter, er den nu åben for alle typer organisationer, der har væsentlige miljøpåvirkninger og ønsker at forbedre miljøindsatsen. Kriteriet for at være med i EMAS II er således ikke længere afhængigt af, hvilken type organisation I er, men at organisationen har en række væsentlige miljøpåvirkninger, som I kan forbedre år for år. I 1996 lancerede ISO (International Standard Organisation) en miljøledelsesstandard, ISO 14001, som organisationer over hele verden bruger, og som på mange måder minder om EMAS, men blot ikke er så omfattende i sine krav. I EMAS II er ISO 14001's krav til miljøledelsessystemet (ISO 14001's kapitel 4) blevet indarbejdet, hvilket hjælper organisationer, der ønsker at opfylde både EMAS og ISO EMAS kendetegn Miljøledelse efter EMAS har en række kendetegn. Det kræver, at I: gennemfører en indledende miljøgennemgang år for år gennemfører miljøforbedringer ud over lovgivningens krav selv fastsætter et miljømæssigt ambitionsniveau i form af en miljøpolitik, -målsætninger og mål offentliggør en årlig miljøredegørelse, som beskriver virksomhedens miljøforhold og miljøarbejde i form af miljøledelsessystemet og de aktiviteter, der indgår i jeres handlingsplaner aktivt inddrager medarbejderne i miljøarbejdet. EMAS opstiller rammer for miljøledelsen, men anviser ikke et specifikt niveau for miljøpræstationen. Den erstatter ikke anden miljølovgivning eller tekniske standarder. Disse skal I som minimum stadig opfylde. EMAS omfatter ikke arbejdsmiljøforhold, men langt over halvdelen af de danske virksomheder, der allerede har miljøledelse, tager arbejdsmiljøforholdene med og styrer det gennem fælles handlingsplaner og konkrete instruktioner. Det skyldes bl.a., at miljø og arbejdsmiljø ofte er to sider af samme sag, og at medarbejderne gerne vil have arbejdsmiljøet med i miljøledelsen. Ved at leve op til kravene i EMAS II får I opbygget et certificerbart miljøledelsessystem efter DS/EN ISO EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

3 Forskelle mellem ISO og EMAS ISO og EMAS har mange lighedspunkter, men er dog også forskellige på et par centrale områder. Det er vigtigt at gøre sig forskellen klart, så I vælger den standard, der passer bedst til jeres formål, behov og virksomhedskultur. Herved opnår I de miljømæssige og markedsmæssige bedste resultater. Forskellene mellem ISO og EMAS er, at: EMAS kræver, at I gennemfører en indledende miljøgennemgang det er kun en anbefaling i ISO EMAS kræver en offentlig miljøredegørelse den indgår ikke i ISO EMAS kræver, at den faktiske miljøpræstation vurderes ved både intern miljørevision og ledelsens gennemgang. ISO kræver, at I vurderer om systemet fungerer. EMAS kræver, at I sikrer, at leverandører og de, der arbejder på jeres vegne, overholder jeres miljøpolitik i relation til deres kontrakt. ISO kræver kun, at leverandører har kendskab til jeres miljøpolitik. EMAS kræver, at målbare miljømæssige forbedringer skal kunne fremvises år for år, mens ISO "blot" kræver løbende miljøforbedringer og forebyggelse af forurening. Væsentlige ændringer fra EMAS I til EMAS II EMAS tager ikke længere udgangspunkt i den geografiske afgrænsning af anlægsområdet, men i begrebet organisation. Den mindste enhed, som kan opnå registrering, er som udgangspunkt stadig et anlægsområde ISO 14001's kapitel 4 er indarbejdet i EMAS II I skal kortlægge og påvirke de indirekte miljøforhold, som organisationen har indflydelse på I skal nu fremvise målbare miljømæssige forbedringer år for år Det er nu præciseret, at et middel til at opnå en miljømålsætning ikke kan være en målsætning i sig selv Kriterier for vurdering af om miljøforhold er væsentlige skal nu være offentligt tilgængelige I skal nu inddrage medarbejderne aktivt i den løbende forbedring af miljøindsatsen I skal bevise, at I har en åben dialog med offentligheden og andre interessenter I skal opdatere miljøredegørelsen og få den verificeret årligt. Den skal være offentligt tilgængelig, men ikke nødvendigvis i rapportform gerne elektronisk I kan nu udarbejde særlig verificeret miljøinformation til specifikke målgrupper på baggrund af miljøredegørelsen Miljøredegørelsen skal udkomme i rapportform minimum hvert 3. år EMAS har sit eget logo, som I kan anvende fleksibelt i miljøinformationen 3 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

4 Hvorfor EMAS? De virksomheder, der i dag har indført EMAS, har opnået interne fordele af arbejdet og nye eksterne muligheder. Der er flere fordele for en virksomhed eller organisation ved at indføre EMAS - men det afhænger af de specifikke forhold hos den enkelte, og det er derfor vigtigt, at I selv vurderer, hvilke fordele I konkret kan få ud af arbejdet med EMAS, og hvad I vil bruge dem til. Miljøredegørelsen og dialogen med både kunder, leverandører og offentlighed har for mange betydet en forbedret markedsposition og generelt set et bedre omdømme. Det, at virksomheden indfører miljøledelse og får en uvildig til at godkende arbejdet, giver troværdighed, som kan bruges både over for kunder, leverandører, naboer og myndigheder. Internt er der store muligheder for lavere produktionsomkostninger ved en bedre ressourceudnyttelse, og samtidig har flere virksomheder også erfaret, at EMAS med sine ledelsesprincipper har været en anledning til at optimere eksisterende ledelsessystemer. Direktør for bæredygtig udvikling Anna Lise Mortensen, Brødrene Hartmann A/S: "Der er ingen vej udenom, at industrien skal tage et miljøansvar. Det er forretningsmæssigt afgørende. Derfor ser vi snarere miljøledelse, som en investering end som en omkostning." HR-chef Jeanette Hounsgaard, Saint- Gobain Isover a/s: "Et af vores gode delresultater er, at vi kan meddele os til omverdenen på en klar og sober måde og besvare eventuelle spørgsmål om baggrunden for vores beslutninger. Og det er et stærkt træk, som aftvinger respekt og giver troværdighed." Vicekoncernchef Poul Vesterbæk, Grundfos: "Miljøledelse hvem har råd til at la være?" "Jeg er overbevist om, at kunderne i fremtiden vil lægge megen vægt på, hvordan virksomhederne agerer miljømæssigt. I yderste konsekvens kan virksomhedens miljøpræstation gå hen og blive en forudsætning for overhovedet at agere på et stærkt konkurrencebetonet marked." Kvalitets- og Miljøchef Mette Gottlieb, Unimerco: "Vi vil ikke være miljøreligiøse, og vi har lige fra starten besluttet, at vores miljøindsats skal handle om fornuftige, reelle og relevante projekter. Men selv om vi altid har arbejdet for et godt miljø, så har vi opnået forbedringer, som også har givet økonomiske besparelser." Miljøchef Carsten Sølyst, Gladsaxe Kommune: "At føre tilsyn med en EMAS-virksomhed er ofte mere frugtbart og positivt. Dialogen kan føres på et bedre grundlag, når virksomheden har en velfungerende miljøorganisation, relevante miljødata er registreret, og har gjort sig overvejelser om fremtidige initiativer." 4EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

5 Fordele ved EMAS Mulige eksterne fordele: Større troværdighed over for kunder pga. tredje parts verifikationen Signal om at I er på forkant med udviklingen og fremsynede Forbedret omdømme og image Forbedret markedsposition og fastholdelse af eksisterende kunder Adgang til andre og nye kundegrupper Øget samarbejde med leverandører og kunder Bedre dokumentation af opnåede miljøresultater Forbedret samarbejde med myndighederne Lavere tilsynsgebyr til miljømyndigheden Mulige interne fordele: Bedre styring af forbrug af energi og råvarer Færre udgifter til affaldsbortskaffelse, spildevandsafledning, miljøafgifter og oprydninger efter uheld Sammenhængende strategi for miljømæssige udfordringer Mulighed for koordination med APV-arbejdet og andre arbejdsmiljøtiltag Øget mulighed for at engagere og involvere medarbejderne gennem fælles miljøprojekter Tiltrækning af medarbejdere med en positiv indstilling til udvikling og forandring Mulighed for et forbedret arbejdsmiljø og færre udgifter til sygedage 5 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

6 Hvordan EMAS? Elementer i EMAS I bør tage udgangspunkt i jeres eksisterende traditioner for at fastlægge politikker. Ledelsen skal vedtage politikken, og I kan med for- Miljøredegørelse Løbende forbedring Miljøgennemgang Ledelsens gennemgang Miljøpolitik Kontrol og korrigerende handlinger Planlægning Iværksættelse og drift Nedenstående 6 trin skal I udarbejde, indføre og vedligeholde, for at I kan opfylde kravene i EMAS. 1) Indledende miljøgennemgang I miljøgennemgangen skal I arbejde med fem punkter: skabe overblik over lovkrav og andre bestemmelser på miljøområdet, som I skal overholde identificere (kvantitativt og kvalitativt) alle miljøforhold, som har væsentlige miljøpåvirkninger fastlægge og beskrive kriterier for vurdering af, om miljøforholdene er væsentlige kriterierne skal være offentligt tilgængelige gennemgå alle eksisterende rutiner og procedurer, som vedrører miljøledelse vurdere tilbagemeldinger på tidligere uheld Kan I på anden måde vise, at I allerede har gennemført de 5 punkter, skal I ikke gennemføre dem igen. I kan begynde med at lave en input/output figur for på et overordnet niveau at få overblik over det ressourceforbrug og de udledninger, I har. Hvis I er en produktionsvirksomhed, kan det være hensigtsmæssigt at udarbejde et flowdiagram, hvor forbrug og udledninger knyttes til delprocesserne. Er I en servicevirksomhed, kan det være mere hensigtsmæssigt at opliste jeres aktiviteter og knytte forbrug og udledninger til dem. Identifikationen af miljøforhold skal både omfatte direkte og indirekte forhold af aktiviteter, produkter og services. De indirekte forhold er dem, som I ikke har fuld kontrol over, fx produktrelaterede forhold såsom transport, brug og bortskaffelse samt miljøpræstationen hos leverandører. Her skal I overveje, hvor stor indflydelse I har på disse miljøforhold, og hvordan I kan deltage i minimeringen af dem. 2) Miljøpolitik Det er i miljøpolitikken, I beskriver holdninger, mål og prioriteringer i relation til miljøspørgsmål. Miljøpolitikken skal forpligte jer til årlig forbedring af miljøforholdene, til at overholde gældende lovgivning og til at sikre en aktiv involvering og fornuftig træning af de ansatte. 6 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

7 del hente inspiration fra andre virksomheders miljøpolitik, men de kan ikke kopieres. Jeres miljøpolitik skal tage udgangspunkt i jeres konkrete produktions- og miljøforhold og de produkter, I markedsfører. 3) Målsætninger, mål og handlingsprogram I opstiller herefter konkrete miljømålsætninger og -mål for de miljøforbedringer, I ønsker at opnå, udfra de væsentlige miljøforhold. I skal afgrænse jer til nogle udvalgte indsatsområder og opstille målbare mål for miljøforbedringen inden for et bestemt tidsinterval. I bør også vælge indikatorer, så I kan følge op på, om I når målene. Målene bør være ambitiøse, men samtidig realistiske, forståelige, motiverende og inspirerende. Miljøhandlingsprogrammet er så køreplanen, der sætter miljøforbedringsprojekter i gang, og som sikrer, at I opfylder jeres miljømål. Her udpeger I, hvem der er ansvarlig for, at projekterne bliver gennemført til en fastsat tidsfrist. 4) Iværksættelse og drift I skal udarbejde en miljøhåndbog med procedurer og instruktioner, som sikrer, at I har fastlagte retningslinier for, hvordan miljøarbejdet skal gennemføres, og at alle får de rette informationer og kender deres opgaver i systemet. Procedurer og instruktioner sikrer, at der sker en fordeling af ansvar i forbindelse med miljøopgaverne i dagligdagen, og at det er beskrevet, hvordan I udfører opgaverne. Procedurerne handler fx om overholdelse af lovkrav, uddannelse af medarbejdere, ekstern kommunikation og miljømålinger. Procedurerne skal gøre miljøarbejdet til en del af den daglige drift og til en fortløbende proces, hvor alle er med. Kun en del af procedurerne vil være relevante for alle medarbejderne og står eventuelt beskrevet i en lille folder. I skal opfatte ledelsessystemet som et redskab, I bruger til at opfylde miljøpolitikken, og det skal skræddersyes til jeres virksomhed. Spørg jer selv: 1. Hvordan arbejder vi i dag? 2. Ønsker vi at gøre sådan fremover? 3. Opfylder vi kravene i EMAS? 4. Kan vi dokumentere det er rutinerne skrevet ned? 5. Hvad vil vi eventuelt ændre? Har I allerede velfungerende rutiner, som lever op til kravene, skal I ikke begynde forfra. 5) Kontrol, korrigerende handlinger og ledelsens gennemgang I skal sikre, at I løbende overvåger miljøforholdene gennem målinger af nøgleværdier, og have rutiner for, hvad I skal gøre, hvis der sker uregelmæssigheder eller fejl. Herudover skal I jævnligt gennemføre en miljørevision, som kontrollerer, at det samlede miljøledelsessystem fungerer. Her undersøger I selv, om jeres miljømål bliver opfyldt, og I kontrollerer, at de driftsopgaver og projekter, der er sat i gang, kører planmæssigt. Og om de ledelsesmæssige opgaver og ansvar fungerer hensigtsmæssigt. En god forberedelse, træning og tjeklister letter arbejdet med miljørevision. Det kan være en god idé at indhente erfaringer fra andre typer intern revision, hvorfra I kan overføre erfaringer om revisors rolle og metoder. Miljørevisorerne er nøglepersoner for miljøledelsessystemet, og I bør vælge dem med omhu. Typisk en gang om året skal den øverste ledelse i virksomheden gennemgå miljøledelsessystemet for at vurdere, om systemet stadig fungerer hensigtsmæssigt for virksomheden, eller om I skal rette nogle ting til. 6) Miljøredegørelse Miljøredegørelsen er jeres offentligt tilgængelige miljørapport. Heri skal I beskrive miljøpolitikken og miljømålene, de væsentligste miljøpåvirkninger, hvilken indsats I gør for at mindske miljøpåvirkningerne, de resultater I har opnået, og hvordan miljøarbejdet er organiseret. Miljøredegørelsen er en udvidet form for Grønt Regnskab. 7 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

8 Kom godt i gang med EMAS Når I skal arbejde med EMAS, er det en god idé at forberede det grundigt. En del af forberedelsen er bl.a. at få svar på, hvilke fordele og resultater I kan forvente. Nedenfor er beskrevet nogle overvejelser, som er væsentlige at gå igennem for at komme godt i gang med EMAS. Hvilket resultat ønsker vi at opnå med EMAS? Det er en ledelsesopgave at beslutte, hvorfor I ønsker at arbejde med EMAS, og hvilke resultater I vil opnå. Det kan I diskutere på et ledelsesmøde eller seminar, hvor I åbent debatterer fordele og ulemper, gevinster, muligheder og usikkerheder. Overvej hvad de største betænkeligheder er, og hvad de største problemer kan blive. Skriv formålet og det ønskede resultat ned. Det er en god idé at forsøge at kvantificere de ønskede resultater det letter jeres vurdering af, om det lykkes og gør arbejdet lettere at styre. Salgsdirektør Dennis Nielsen, Phønix Trykkeriet: "Det, der før var en fordel, er i dag en forudsætning. Vi kan slet ikke undvære vores EMAS i dag. Vi byder på mange licitationer, hvor et dokumenteret miljøledelsessystem er et stort fortrin". dag, og om det fungerer tilfredsstillende. Har I i dag en nedskrevet miljøpolitik? Har I en person, som er ansvarlig for jeres miljøforhold? Ved I, om gældende miljølovgivning overholdes? Og har I dokumentation for jeres miljøforhold? Det er nogle af de spørgsmål, I kan stille jer for at afklare stærke og svage sider ved jeres miljøarbejde. For at identificere muligheder og trusler for jeres organisation kan I arbejde med spørgsmål såsom: Hvilke miljømæssige muligheder kan virksomheden udnytte forretningsmæssigt? Hvilke fremtidige miljøpolitiske prioriteringer vil berøre virksomheden, og hvordan? Produktionsdirektør Bent H. Christensen, KOMPAN: "Vi ønsker at signalere, at vi arbejder aktivt med miljøledelse og påtager os et ansvar udover, hvad loven forpligter os til." Hvilke forventninger har omverdenen til os? Hvilke forventninger har jeres kunder, leverandører, ejere mv. til jer på miljøområdet? Og har nogle af jeres interessenter selv indført EMAS? Det er vigtigt at indhente interessenternes forventninger som et led i beslutningen om at indføre EMAS og det er et krav, at I senere har en dialog om miljø med dem. Efterspørger de information om jeres miljøarbejde i dag og hvordan kan de eventuelt bidrage til jeres miljøarbejde? Hvad er status for vores miljøarbejde? Før I sætter en EMAS i gang, bør I gøre jer klart, hvad status for jeres miljøarbejde er i Miljø- og energistyringsmedarbejder Søren Birch, Miljøforvaltningen, Albertslund Kommune: "Før vi tog fat på EMAS, arbejdede vi også meget med miljøspørgsmål. Tankegangen og meget af arbejdet har vi "genbrugt" i EMAS, der til gengæld synliggør forvaltningens miljøarbejde, bl.a. i miljøredegørelsen." Hvad mangler vi for at kunne opnå en EMAS-registrering? Indhent yderligere viden om EMAS og vurder, hvad I mangler for at kunne opnå en registrering. Hvor langt er jeres miljøarbejde fra et certificerbart miljøledelsessystem? Lav en checkliste over alle arbejdsopgaverne, hvor I løbende kan krydse opgaverne af efterhånden, som de bliver løst. Hvor lang tid vil det tage, og hvad vil det koste os? Præcis hvor lang tid det tager, og hvor meget det koster, vil variere fra virksomhed til virksomhed. I lægger selv rammerne og vælger ambitionsniveau. For at undgå overraskelser 8 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

9 undervejs er det en god idé at udarbejde et budget og føre regnskab med timerne. Opdel arbejdet med EMAS i mindre opgaver og lav et budget for hver, når I fordeler opgaver og lægger tidsplaner. Miljø- og kvalitetschef Kirsten Henriksen, R98: "Det kan ikke betale sig at lade være med at inddrage medarbejderne." Bogtrykker Peter Vestergaard, Vestergaard Bogtrykkeri: "Det blev ikke dyrere, end vi regnede med, og det var det hele værd." Hvordan skal vi informere og motivere organisationen? For at EMAS bliver en proces, som fortsætter og får det resultat, I ønsker, kræver det, at virksomhedens ledere og medarbejdere bakker op omkring arbejdet og er motiveret for at deltage i løsningen af opgaverne. En forudsætning er, at I fortæller om EMAS arbejdet, allerede inden arbejdet går i gang. Informer hele organisationen om, hvorfor I går i gang, og hvad I forventer at opnå. Og følg denne information op løbende som arbejdsopgaver bliver løst, og I nærmer jer en registrering. Hvem skal lave arbejdet, og hvordan lærer de det? Ingen virksomheder kan indføre miljøledelse uden medarbejderne og nu er det også et krav i EMAS. Alle medarbejdere vil blive involveret nogle meget og andre mindre. Medarbejderdeltagelse kræver forberedelse af både ledelse og medarbejdere. Informationsmøder og kurser om miljø og EMAS er en god idé for de involverede medarbejdere. Men information og debat om, hvordan den enkelte kan bidrage, og at EMAS kan føre til forandringer i den måde, I arbejder i dag, er mindst lige så vigtig. I behøver ikke at være alene om arbejdet. Mange andre aktører står parat i kulissen med gode råd og tid, som de gerne vil bidrage med. Og det behøver ikke at være dyrt. Mange organisationer og firmaer kan gratis eller relativt billigt hjælpe jer fx brancheforeninger, TIC-centre, BST, miljømyndigheden og den lokale energirådgivning. Andre rådgivere som fx konsulenter skal have almindeligt honorar. Efter verifikationen og registreringen fortsætter arbejdet med miljøledelse og skifter karakter fra at være et særligt projekt til at blive en integreret del af den daglige drift. En af de nye arbejdsopgaver bliver at ajourføre og vedligeholde systemet, så det bliver ved med at være et aktivt værktøj, der kan bruges til miljøforbedringer og understøtte den udvikling, der foregår på virksomheden i øvrigt. Det betyder, at der fremover ligger oplevelser og udfordringer i arbejdet med EMAS men også faldgruber, som I kan forberede jer på og udnytte konstruktivt. Fx vil det kræve en målrettet indsats og et samarbejde med jeres salgs- og markedsføringsafdeling at få formuleret EMAS-registreringen som gode argumenter og fordele for kunderne. Kun herved bliver EMAS til en konkret markedsfordel. Marketingchef Pia Madsen, Bondo Gravesen A/S: "Mit samarbejde med vores miljøchef gør, at jeg har flere og nye argumenter i mit salgs- og markedsføringsarbejde." En anden udfordring er introduktionen af nye medarbejdere til miljøledelsessystemet. Se deres kommentarer og spørgsmål som input fra personer, som ikke har været med i opbygningen af systemet, og som nu med nye øjne kan komme med forbedringer. Og endelig det er svært at blive ved med at få nye idéer til miljøforbedringer, når I har arbejdet med EMAS i et par år. Det er en god idé at sætte idégenereringen i system, så I skaber rammerne for kreativitet i forhold til forbedring af jeres miljøpræstation. Inddrag gerne eksterne parter såsom leverandører og kunder i den proces. 9 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

10 Miljøredegørelsen Det er et krav i EMAS, at I skal udarbejde en offentligt tilgængelig miljøredegørelse, der giver omverdenen et troværdigt og dækkende billede af jeres faktiske miljøpræstation og ambitioner for miljøarbejdet. At lave en miljøredegørelse er en mulighed for at fortælle omverdenen, hvilke fremskridt I har gjort miljømæssigt, og hvad I planlægger fremover. Men husk det forpligter også. Inden I begynder på miljøredegørelsen, bør I nøje overveje, hvilken målgruppe I skriver til. For at sikre en målrettet kommunikation skal I beslutte, hvem målgruppen er, og udvælge de oplysninger, de primært er interesserede i, samt beskrive dem i en form, som de forstår. Når I skal kommunikere om miljø, er det ikke tilstrækkeligt at have styr på det interne miljøarbejde. I skal også kunne omsætte dokumentationen til budskaber og pointer, som omverdenen kan forstå. Og I skal formidle budskaberne i en form, der er interessant og vedkommende for de interessenter, der er målet. Det stiller krav om, at I formidler budskaberne, så de ikke alene bliver modtaget, men også accepteret. Hvis I vil have en markedseffekt af jeres miljøarbejde, kræver det, at I aktivt bruger det i dialogen med kunderne. Effekten kommer ikke af sig selv. Miljøredegørelsen skal som minimum indeholde følgende elementer: a) En klar beskrivelse af jeres virksomhed, dens aktiviteter, produkter og services b) Miljøpolitikken og en kort beskrivelse af miljøledelsessystemet c) En beskrivelse af alle væsentlige direkte og indirekte miljøforhold og de dertil hørende miljøpåvirkninger d) En beskrivelse af miljømålsætninger og -mål e) Et resumé af tilgængelige data om miljøpræstationen, incl. udledninger af forurenende stoffer, affaldsfrembringelse, forbrug af råmaterialer, energi, vand og støj m.v. Data skal give mulighed for en sammenligning fra år til år f) Andre faktorer som vedrører indsatsen på miljøområdet, fx overholdelse af lovgivning g) Navnet på den akkrediterede miljøverifikator og dato for verifikationen I skal udarbejde den første miljøredegørelse i forbindelse med den første verifikation, og den skal I lave som en trykt rapport. Den trykte udgave skal udkomme hvert 3. år. Derudover skal I opdatere data og information til miljøredegørelsen hvert år og fremsende det til verifikator til godkendelse. Opdateringen skal også være offentligt tilgængelig, men ikke nødvendigvis i rapportform. EMAS II opfordrer nu til, at man bruger alle de kommunikationsmidler, der er tilgængelige, fx hjemmesider. I de efterfølgende redegørelser er det specielt vigtigt at gøre opmærksom på væsentlige ændringer, der er sket siden den foregående redegørelse. 10 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

11 Miljøchef John Tang, Dalum Papir A/S: "Vi oplever, at miljøredegørelsen har stor motiverende værdi for dem, der skal nå målene og handlingsplanerne, fordi de ved det bliver offentliggjort. Derudover gør miljøredegørelsen det nemt at besvare kundeforespørgsler, fordi det hele er samlet på ét sted". I har formentlig forskellige målgrupper, som I gerne vil fortælle om jeres miljøarbejde. Men det er jo tvivlsomt, om disse målgrupper har behov for de samme informationer. Derfor er der i EMAS mulighed for at lave målrettet miljøinformation til specifikke målgrupper, fx kunder eller naboer. EMAS logo Udover at bruge miljøredegørelsen som kommunikationsmiddel overfor omverdenen får I også mulighed for at bruge EMAS logoet. Logoet er et enkelt signal til omverdenen om, at I har et godkendt miljøledelsessystem og dermed har styr på forbrug af råvarer og udledninger til miljøet. Miljøinformationen kan bruge EMAS logoet, hvis indholdet er godkendt af verifikator, og hvis der er en henvisning til den seneste miljøredegørelse. Hvis I er en virksomhed eller organisation med arbejdspladser på flere forskellige adresser, er der mulighed for at udarbejde en samlet koncern miljøredegørelse, blot skal det klart fremgå af redegørelsen, hvilke miljøpåvirkninger der hører til hvilken adresse. Logoet må blive brugt på: Al miljøinformation fra virksomheden, som er godkendt af verifikator Miljøredegørelsen Brevpapir Information som reklamerer for jeres deltagelse i EMAS Reklame for produkter, aktiviteter og services, hvor der ikke er risiko for forveksling med et miljømærke til produkter, og når EU-Kommissionen er færdige med et sæt retningslinier Logoet må ikke bruges direkte på produkter og deres emballage. Denne regel er medtaget for at forebygge den fejlagtige opfattelse, at det er produktet, der er miljømærket, og ikke virksomheden eller organisationen. Logoet må heller ikke bruges i sammenligninger af forskellige produkter og deres miljøfordele. 11 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

12 Godkendelsen af EMAS arbejdet Når I har opfyldt alle kravene i EMAS, skal I få en uafhængig tredje part, en miljøverifikator, til at gennemgå jeres miljøledelsessystem, miljøredegørelsen og de miljøforbedringer, I har sat i gang. Herved opnår I: større troværdighed omkring jeres miljøarbejde et bedre udgangspunkt for at profilere jer i offentligheden at blive holdt til ilden mulighed for at blive EMAS-registreret. Miljøverifikatoren vil komme tilbage én gang om året og checke, at I: stadig har orden i jeres system stadig overholder alle krav i EMAS opfylder miljøpolitikken og de mål, I har sat jer stadig sætter jer nye mål og at miljøredegørelsen er i orden. Et møde med en miljøverifikator vil derfor omfatte, at de gennemgår alle jeres procedurer, miljøredegørelsen og anden dokumentation i miljøledelsessystemet, og at de går rundt i virksomheden og interviewer både ledelse og medarbejdere. Kan I ikke opfylde kravene, opnår I ikke verifikationen. Finder miljøverifikatoren på et senere tidspunkt, at I ikke opfylder kravene, vil I miste retten til fortsat at kalde jer en EMAS registreret virksomhed. Når verifikator har afsluttet sit arbejde og indstiller, at I kan registreres, skal I sende miljøredegørelsen, verifikators attest og et ansøgningsskema ind til Miljøstyrelsen, som kontrollerer, at I opfylder forordningens krav. Her vil I blive registreret både på Miljøstyrelsens og EU Kommissionens liste over EMAS registrerede virksomheder. Begge lister er tilgængelige på de respektives hjemmesider. Det koster et mindre gebyr om året at være registreret. Herefter kan I kalde jer en EMAS registreret virksomhed. I får et certifikat og kan anvende EMAS logoet på jeres miljøinformation m.v. Ønsker I i stedet for kun at opfylde kravene i ISO og dermed ikke være underlagt kravene om fx en miljøredegørelse, kan I få en certificering af jeres virksomhed. Certificeringen foregår stort set på samme måde som miljøverifikationen efter EMAS, blot skal de ikke checke helt så mange forhold, og I skal ikke fremsende noget til Miljøstyrelsen efterfølgende. Dermed får I heller ikke jeres navn på deres hjemmeside. Men I får et certifikat på, at I er certificerede efter ISO og kan anvende certificeringen i markedsføringen. Prisen for miljøverifikatorens arbejde afhænger meget af, hvor stor en organisation I er, og hvor komplicerede jeres miljøforhold er. Hos DANAK (under Erhvervsfremme Styrelsen), kan I få en oversigt over de firmaer, som er akkrediterede, dvs. godkendte. Firmaerne arbejder på almindelige konsulenttakster, og I vil altid kunne få et uforpligtende tilbud. 12 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

13 Mere information om EMAS I perioden støttede Miljøstyrelsen og Erhvervsfremme Styrelsen over 100 projekter om miljøledelse efter EMAS og ISO Mange af disse er knyttet til særlige branchespecifikke forhold, mens andre mere tager fat på generelle og tværgående spørgsmål. Miljøstyrelsen og Erhvervsfremme Styrelsen har udgivet en interaktiv cd-rom "Vejen til miljøledelse", der kan fungere som guide til projekter og giver overblik over det store materiale. Tilsvarende giver "Miljønyt nr. 59: Katalog over 66 projekter" et overblik i rapportform. Et andet godt udgangspunkt for mere information er jeres brancheorganisation. Endelig kan I kontakte Miljø- og Energiministeriets "Miljøbutikken", som har en lang række pjecer, manualer og rapporter om, hvordan I kan komme i gang, og hvordan I løser særlige problemstillinger. På Miljøstyrelsens hjemmeside kan I også finde artikler og rapporter. Selve EMAS forordningen og de vejledninger, som EU udgiver sammen med, finder I på dansk på EU's EMAS hjemmeside. Relevante adresser Navn Telefon Hjemmeside Miljøstyrelsen mst@mst.dk Miljøbutikken DANAK, Erhvervsfremme Styrelsen EU Kommissionen comm/environment/emas 13 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave

14 NORDISK MILJØMÆRKNING Udgiver: Miljø- og Energiministeriet Miljøstyrelsen Strandgade 29, 1401 København K Telefon: Fax: Internet Udgivelsesår: 2001 Titel: Tekst: Tryk: Oplag: EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave Valør & Tinge A/S og Deloitte & Touche Phønix-trykkeriet A/S stk. Kan fås i: Miljøbutikken, Læderstræde 1-3, 1201 København K. Telefon Fax: Butik@mem.dk Må citeres med kildeangivelse. Trykt på 100% genbrugspapir Cyclus Tryksag

15

16 EMAS Miljøledelse i en forbedret udgave EU's forordning for miljøledelse og miljørevision EMAS er blevet revideret og foreligger nu i en ny udgave. Denne pjece fortæller generelt om EMAS, om kravene i den ny EMAS og forskellene til den gamle, samt hvordan en virksomhed eller anden organisation kan komme i gang. EMAS er nu åben for alle typer af organisationer og har fået et logo, som virksomheden kan benytte på informationsmateriale om miljø og andet markedsføringsmateriale. Strandgade København K. Tel: mst@mst.dk.