Udbudsbetingelser (begrænset udbud) Rammeaftale Tele- og datakommunikation

Transkript

1 (begrænset udbud) Rammeaftale Tele- og datakommunikation

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Formål og baggrund Udbuddets indhold Kundernes tildeling Ved leverandørens misligholdelse i kontraktens løbetid Rammeaftalens sortiment Obligatorisk og frivilligt sortiment Basis- og opdateringssortiment Tidsplan for udbudsforretningen Tilbudsafgivelse Generelt Tilbuddets indhold Elektronisk tilbudsafgivelse Evaluering og tildeling Tildelingskriterier Evaluering Pris Sortiment Tildeling Forbehold og mindstekrav Øvrige vilkår for tilbudsafgivelse Alternative tilbud Overdragelse Skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Side 2 af 25

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Morten Kure Ringgård adresse: mri@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 3 af 25

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2014/S Ud over udbudsbekendtgørelsen består udbudsmaterialet af: Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag A - Liste over SKI s Kunder Bilag B - Retningslinjer for Direkte tildeling og Miniudbud o Bilag B1 Opfordringsskrivelse o Bilag B2 Miniudbudsbetingelser o Bilag B3 Dokumentation for afløftning af udbudspligt Bilag C - Leveringsaftale o Bilag C1 - Implementering (migrering og portering) Bilag C1.1 Liste over oplysninger til brug for implementering o Bilag C2 - Drift af teleløsning o Bilag C3 Bestillingsark (Er ikke offentliggjort bilaget, der skal anvendes af kunderne til at foretage bestilling, vil indgå i Rammeaftalen, når denne er indgået.) Bilag D - Leverandørens rapportering til SKI Bilag E - Kravspecifikation o Bilag E1 - Leverandørens priser Bilag F - Opdatering af sortiment Bilag G - Regulering af priser Bilag H - CSR Bilag I - E-katalog Øvrige dokumenter (skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelse) Side 4 af 25

5 Revisorerklæring Tro og loveerklæring om gæld til det offentlige. Side 5 af 25

6 3. Formål og baggrund SKI udbyder en rammeaftale vedrørende fastnettelefoni, mobiltelefoni, mobilt bredbånd, mobiltelefoner, mobilt tilbehør, mobile modemmer, teknisk bistand og tilknyttede serviceydelser. Formålet med udbuddet er at sikre SKI s kunder en rammeaftale, som lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov. Markedet for telefoniydelser og -produkter er karakteriseret ved en hurtig teknologisk udvikling, der medfører, at telefoniydelser og særligt telefoniprodukter forældes særdeles hurtigt. En rammeaftale med få produkter og/eller standardløsninger vil derfor ikke imødekomme kundernes forretningsmæssige, sikkerhedsmæssige, økonomiske og driftsmæssige behov. Dertil kommer, at SKI s kunder har meget forskellige behov som følge af deres forskellige forretningsområder og virke. Dette er årsagen til, at nærværende udbud er udformet på en måde, der tager højde for den teknologiske udvikling samt kundernes forskellige behov ved bl.a. at: Undlade at kravspecificere alle produkter ned til mindste detalje, men i højere grad beskrive funktionaliteten. Stille krav om at ydelser og produkter svarer til markedsudviklingen. Udbyde tomme varelinjer, der giver mulighed for at tilføje nye og forbedrede mobiltelefoner i rammeaftalens løbetid. Stille krav om, at produkter og ydelser lever op til gældende sikkerhedsstandarder. Give mulighed for at genåbne konkurrencen med henblik på at forbedre dækningen for mobiltelefoni og/eller for at tage højde for skifteomkostninger. Indgå rammeaftale med en relativ kort varighed, dog med mulighed for forlængelser. Side 6 af 25

7 4. Udbuddets indhold Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Der er tale om et begrænset udbud af en frivillig rammeaftale. At rammeaftalen er frivillig indebærer, at SKI s kunder ikke har nogen pligt til at anvende rammeaftalen til at foretage indkøb af de i rammeaftalen omfattede varer og ydelser. Rammeaftalens varighed er 2 år fra aftalens indgåelse, med mulighed for forlængelse 2 gange á 12 måneder. Der påtænkes indgået rammeaftale med 3 leverandører. Tildelingen vil ske på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som er angivet under punkt 7. Kundernes efterfølgende tildelinger vil ske på baggrund af direkte tildeling eller miniudbud, jf. punkt Kundernes tildeling SKI vil tildele rammeaftalen til leverandør 1 (herefter kaldet Hovedleverandør), og to øvrige leverandører (herefter kaldet Leverandør 2 og Leverandør 3). Når kunderne efterfølgende skal foretage indkøb på rammeaftalen, er der ikke frit valg mellem de 3 leverandører på rammeaftalen. Kunderne vil som udgangspunkt være forpligtet til at foretage en direkte tildeling til Hovedleverandøren, når de skal foretage indkøb på rammeaftalen. Hovedleverandøren har ret og pligt til at modtage kundernes bestillinger og levere de af rammeaftalen omfattede varer og ydelser. Kunderne kan dog foretage miniudbud i to tilfælde og dermed genåbne konkurrencen. Leverandør 2 og Leverandør 3 kommer kun i spil i forbindelse med genåbning af konkurrencen. Ved en genåbning af konkurrencen skal alle tre leverandører på rammeaftalen afgive tilbud. Det ene tilfælde, hvor kunderne skal genåbne konkurrencen, er, såfremt Kundens lokationer eller dele heraf er geografisk placeret på steder, hvor Hovedleverandøren på tildelingstidspunktet ikke har udendørsdækning eller har en udendørsdækning, der ikke lever op til kravene i Bilag E om GSM samt 3G (UMTS) tale og data, og Kunden har behov for en bedre udendørsdækning. Det andet tilfælde hvor kunderne skal genåbne konkurrencen, er, såfremt kunden har behov for at inddrage skifteaktiviteter, der ikke er omfattet af Bilag C1. Side 7 af 25

8 Tildelingskriteriet ved miniudbud afhænger af, på hvilken baggrund kunderne gennemfører et miniudbud. Hvis konkurrencen genåbnes for at opnå bedre dækning, er tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved genåbning af konkurrencen som følge af skifteaktiviteter, er tildelingskriteriet laveste pris. Såfremt Kunden både konkurrenceudsætter bedre dækning og inddrager skifteaktiviteter, er tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. For nærmere oplysninger om, hvornår og hvordan kunderne foretager direkte tildeling og miniudbud, henvises der til Bilag B (Retningslinjer for gennemførelse af direkte tildeling og miniudbud) Ved leverandørens misligholdelse i kontraktens løbetid Såfremt Kunden på baggrund af en Direkte tildeling har indgået Leveringsaftale med Hovedleverandøren, og såfremt Kunden ophæver Leveringsaftalen i kontraktens løbetid som følge af Hovedleverandørens misligholdelse, skal Kunden foretage en Direkte tildeling til Leverandør nr. 2, medmindre betingelserne for Miniudbud er opfyldt. Såfremt Kunden herefter på baggrund af en Direkte tildeling til Leverandør 2 ophæver Leveringsaftalen som følge af Leverandør 2 s misligholdelse, skal Kunden foretage en Direkte tildeling til Leverandør nr. 3, medmindre betingelserne for Miniudbud er opfyldt. Har Kunden foretaget en tildeling på baggrund af et Miniudbud, finder første og andet afsnit i nærværende punkt ikke anvendelse. Kunden skal i dette tilfælde foretage en tildeling i henhold til bestemmelserne i punkt 4.1. Der kan i øvrigt henvises til Bilag B for uddybning af kundernes tildeling Rammeaftalens sortiment Rammeaftalen omfatter følgende varer-/ydelser: fastnettelefoni, mobiltelefoni, mobilt bredbånd, mobiltelefoner, mobiltilbehør, mobile modemmer, teknisk bistand og tilknyttede serviceydelser Obligatorisk og frivilligt sortiment Sortimentet er opdelt på et obligatorisk sortiment og et frivilligt sortiment. På baggrund af SKI s markedsanalyse, herunder historiske data, forventer SKI, at størstedelen af kundernes indkøb vil blive foretaget inden for det obligatoriske sortiment. Tilbudsgiverne er forpligtet til at tilbyde alle varer og ydelser inden for det obligatoriske sortiment. Det er frivilligt, om tilbudsgiverne vil tilbyde varer og ydelser inden for det frivillige sortiment, men da antallet af varer/ydelser på det frivillige sortiment indgår i tilbudsevalueringen, jf. punkt 7, opfordres tilbudsgiverne til at tilbyde det størst mulige antal varer/ydelser under det frivillige sortiment. Et overblik over de Rammeaftalens varer og ydelser fremgår af nedenstående skema: Side 8 af 25

9 Obligatorisk sortiment Hovedkategori Underkategori Fastnettelefoni 11 Abonnementer Forbrugsafregning Fastnettelefoni Fastnettelefoni Fastnettelefoni Fastnettelefoni Fastnettelefoni Fastnettelefoni Fastnettelefoni 11 Abonnementer - Flatrate Forbrugsafregnede priser - Opkalds/minutpriser ved fastnet til fastnet opkald i Danmark Forbrugsafregnede priser - Opkalds/minutpriser ved fastnet til mobil opkald i Danmark Forbrugsafregnede priser opkalds/minutpriser i ved fastnet i DK til fastnettelefon i udland Forbrugsafregnede priser - opkald ved fastnet i DK til mobiltelefon i udland 7 Tillægsabonnementer Ring gratis nummer 15 Abonnementer (10 flatrate- og 5 forbrugsafregnede abonnementer) Forbrugsafregnede priser - Mobildata ved forbrugsafregnet abonnement uden datapakke (abonnement 11) Forbrugsafregnede priser - Opkalds/minutpriser fra kundes mobil til ekstern mobil/fastnet Forbrugsafregnede priser - i DK til fastnettelefon i udland Forbrugsafregnede priser - i DK til mobiltelefon i udland 9 tillægsabonnementer Lokalnummergruppe Mobilt omstillingsbord SMS-gateway Webinterface til SMS gateway Mindre dækningsanlæg Større dækningsanlæg Side 9 af 25

10 Mobilt bredbånd Mobilt bredbånd Mobilt bredbånd Mobiltelefoner Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobile modemmer Telemetri og alarmnet - mobilabonnementer til brug for telemetri til alarm mv. Telemetri og alarmnet - Installation af SIM-kort i tekniske terminaler til pumper, kedler, mv. 10 Abonnementer 1 tillægsabonnement Forbrugsafregnede priser - roaming i udland (datatrafik foretaget i udlandet) 19 smartphones og 3 featurephones 1 klargøringstjeneste (online klargøringstjeneste) Device management enhedsadministration Gravering Tyverisikring 2 mobile modemmer Teknisk bistand - Systemartikekt - Teknisk projektleder - Systemtekniker - Tekniker - Kursustime Side 10 af 25

11 Frivilligt sortiment Hovedkategori Underkategori Loft (maksimalt antal der kan tilbydes) Fastnettelefoni Internationalt ring gratis nummer 1 Fastnettelefoni Hosted IP- telefoni - standard 1 Fastnettelefoni Hosted IP-telefoni avanceret 1 Fastnettelefoni Hosted IP- telefoni ydelse - PC omstillingsfunktion 1 Brugerprofiler 1 Integration imellem SMSgateway og kundens mailserver 1 Mobiltelefoner Smartphones 8 Mobiltelefoner Featurephones 2 Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Mobiltelefoner tilknyttede serviceydelser Klargøringstjeneste - Konfiguration af kundespecifikt image Klargøringstjeneste - Ændring af kundespecifikt image Klargøringstjeneste - Installation af kundespecifikt image Klargøringstjeneste - Installation af kundespecifikt image Klargøringstjeneste - Brugerspecifikke kontaktdata indlæst/synkroniseret Mobilt tilbehør Standard trådløst headset 3 Mobilt tilbehør Avanceret trådløst headset 3 Mobilt tilbehør Opladere 12 Volt til bil 5 Mobilt tilbehør Hukommelseskort til mobiltelefoner 9 Mobilt tilbehør Bilmonteringssæt 3 Mobilt tilbehør Dockingstation 5 Mobilt tilbehør Covers 20 Side 11 af 25

12 Mobilt tilbehør Film til skærmbeskyttelse (Screen protection) 3 Mobilt tilbehør Batteriladere 20 Mobilt tilbehør Batterier 10 Mobile modemmer Øvrige mobile modemmer 2 De tilbudte varer og ydelser i det obligatoriske og frivillige sortiment skal opfylde kravene i kravspecifikationen i Bilag E Basis- og opdateringssortiment Når rammeaftalen er i drift, vil sortimentet i praksis være opdelt i et basis- og opdateringssortiment. Basissortimentet består af det obligatoriske og frivillige sortiment, som Leverandøren har tilbudt i forbindelse med afgivelse af tilbud på Rammeaftalen. Opdateringssortimentet består på udbudstidspunktet af et antal tomme varelinjer, som leverandøren i Rammeaftalens varighed er forpligtet til løbende at fylde ud ved at tilbyde nye og opdaterede versioner af de mobiltelefoner, der er omfattet af basissortimentet. Forpligtelsen indtræder først efter Rammeaftalens indgåelse, og først når Leverandøren begynder at markedsføre en nyere og forbedret version af en mobiltelefon, som indgår i basissortimentet. Der er et loft på 3 tomme varelinjer pr. mobiltelefon i basissortimentet. Leverandøren kan således maksimalt tilbyde 3 forbedrede udgaver pr. mobiltelefon i det obligatoriske og frivillige sortiment. Dvs. hvis Leverandøren har tilbudt 32 mobiltelefoner ved tilbudsafgivelse (Rammeaftalens basissortiment), kan Leverandøren herefter maksimalt tilbyde yderligere (32x3) 96 mobiltelefoner i Rammeaftalens løbetid, og Rammeaftalen kan således samlet set maksimalt omfatte 128 mobiltelefoner i Rammeaftalens varighed. Formålet med at have et opdateringssortiment er at sikre, at mobiltelefonerne på Rammeaftalen følger med den teknologiske udvikling. De nærmere regler om udvidelse af sortimentet for mobiltelefoner via tomme varelinjer er beskrevet i Bilag F. Side 12 af 25

13 5. Tidsplan for udbudsforretningen Fredag d. 9. maj 2014 Offentliggørelse af udbudsmaterialet for de prækvalificerede ansøgere Fredag d. 6. juni 2014 Vejledende spørgefrist, jf. punkt 10 Torsdag d. 19. juni 2014 kl Tirsdag d. 1. juli 2014 Tilbudsfrist Forventet ordretildeling Tirsdag d. 15. juli 2014 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 13 af 25

14 6. Tilbudsafgivelse 6.1. Generelt Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 10. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med tilhørende bilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Tilbud afgives ved at udfylde de dokumenter, som er angivet under punkt 6.2. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (fx standardvilkår) som en del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mellem leverandøren og kunderne eller mellem leverandøren og SKI. Tilbuddet skal udformes på dansk. Ved afgivelse af tilbud erklærer Leverandøren, at alle tilbudte varer og ydelser lever op til mindstekravene i Bilag E (Kravspecifikation) Tilbuddets indhold Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende følgende dokumenter: Bilag E1 Leverandørens priser Bilag C1.1 Liste over oplysninger til brug for implementering Revisorerklæring Tro og loveerklæring om gæld til det offentlige Følgebrev. Dokumenterne findes på udbudssiden Ethics, jf. nærmere herom under punkt 6.3. Nedenfor er det uddybet, hvordan tilbuddets dokumenter skal udfyldes. Bilag E1 - Leverandørens tilbud Tilbudsgiver skal i Bilag E1 udfylde priser for alle de varer og ydelser, der indgår i det obligatoriske sortiment. Priserne vil indgå i evalueringen af underkriteriet pris, jf. punkt 7. Det er tilladt at udfylde priserne i det obligatoriske sortiment med værdien 0. Side 14 af 25

15 Såfremt et felt under det obligatoriske sortiment ikke er udfyldt med en pris, vil SKI ved evalueringen udfylde feltet med værdien 0. Tildeles rammeaftalen til en tilbudsgiver, som ikke har prissat en eller flere varer/ydelser, vil tilbudsgiveren efterfølgende være forpligtet til at levere de ikke-prissatte varer/ydelser til 0 kr. til SKI s kunder. Tilbudsgiver skal derudover i Bilag E1 under det frivillige sortiment angive hvilke varer og ydelser, tilbudsgiver ønsker at tilbyde, samt priserne herfor. Det er frivilligt for tilbudsgiver at tilbyde varer og ydelser under det frivillige sortiment, men antallet af varer/ydelser tilbudt under det frivillige sortiment vil indgå i evalueringen af underkriteriet sortiment, jf. punkt 7. Det er tilladt at udfylde priserne i det frivillige sortiment med værdien 0. Såfremt et felt under det frivillige sortiment ikke er udfyldt med en pris, vil den pågældende vare/ydelse ikke anses for at være tilbudt, og dermed udgå af evalueringen. I forhold til mobiltelefoner, mobiltilbehør og mobile modemmer, som indgår i det obligatoriske og frivillige sortiment, er tilbudsgiver forpligtet til at oplyse (tilbyde) de priser, som udgør de offentligt tilgængelige listepriser den 12. maj 2014 samt afgive en generel rabatsats, der skal gælde i forhold til de offentlige tilgængelige listepriser. Ved evalueringen af pris af det obligatoriske sortiment vil de offentlig tilgængelige listepriser fratrukket rabatsatsen blive lagt til grund i evalueringen. Ved offentligt tilgængelige listepriser forstås den til enhver tid gældende og offentlig tilgængelige listepris, som tilbydes til en bredere skare af privatkunder eller erhvervskunder, og som fremgår af tilbudsgiverens hjemmeside, webshop - uagtet beskyttelse med fx login - fysiske butik uagtet butikken ejes af Leverandøren, eller den er drevet i franchise koncept, forudsat at Leverandøren eller et med Leverandøren koncernforbundet selskab er franchisegiver - o.l. Såfremt der er forskellige offentligt tilgængelige priser, er det den billigste pris, der er gældende. Den offentligt tilgængelige pris skal være en nettopris, dvs. eksklusiv abonnement, terminaltilskud og andre subsidier. I prissætningen af varerne og ydelserne under det obligatoriske og frivillige sortiment skal tilbudsgiver medregne alle eventuelle omkostninger, udgifter og risici, som tilbudsgiver forventer at have, idet tilbudsgiver efterfølgende under kontraktperioden ikke vil være berettiget til at kræve et større vederlag eller vederlag for øvrige ydelser, som tilbudsgiver er forpligtet til at levere vederlagsfrit i henhold til rammeaftalens og leveringsaftalens vilkår. Tilbudsgiver opfordres derfor til at læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem. Tilbudsgiver skal endelig angive en rabatsats, som gælder i rammeaftalens 3. og 4. år, såfremt SKI forlænger rammeaftalen en eller to gange. Rabatsatsen indebærer, at alle priser i Bilag E1 nedreguleres i rammeaftalens 3. år i henhold til den rabatsats, som tilbudsgiver har tilbudt. Dette gælder tilsvarende i rammeaftalens 4. år, hvor den samme rabatsats vil blive anvendt til at nedjustere priserne, som er gældende i år 3. Rabatsatsen indgår i evalueringen af underkriteriet pris, jf. punkt 7. Såfremt tilbudsgiver ikke har udfyldt en rabatsats, vil SKI under evalueringen udfylde rabatsatsen med værdien 0, og denne værdi vil indgå i evalueringen af underkriteriet pris, jf. punkt 7. Side 15 af 25

16 Bilag C1.1 - Liste over oplysninger til brug for implementering I listen skal tilbudsgiver angive de oplysninger, som er nødvendige for, at leverandøren inden for de i Bilag C1 angivne tidsfrister kan gennemføre migreringen/porteringen af kundernes fastnettelefoni, mobiltelefoni og mobilt bredbånd. Disse oplysninger vil ikke indgå i evalueringen, men skal bruges til at forberede kunderne til hurtigere at udlevere oplysningerne til leverandøren. For nærmere oplysning om migreringen og porteringen kan henvises til Bilag C1. Revisorerklæring Tilbudsgivers revisor skal i revisorerklæringen angive på tro og love, at de listepriser, som tilbudsgiver tilbyder for mobiltelefoner, mobiltilbehør og mobile modemmer, afspejler de priser, der er de offentligt tilgængelige priser den 12. maj Tilbudsgiver kan anvende den skabelon, som SKI har udarbejdet, til revisorerklæring eller fremsende anden tilsvarende dokumentation. Tro- og love erklæring Tilbudsgiver skal i tro- og love erklæringen angive, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Følgebrev Følgebrevet generes automatisk i Ethics (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal sendes elektronisk via udbudssiden Ethics. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til den: Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet). Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format samt tilbudslisterne i Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene afgives elektronisk via Ethics. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Side 16 af 25

17 7. Evaluering og tildeling SKI forventer at tildele rammeaftalen til 3 leverandører Tildelingskriterier Tildelingen vil ske på baggrund af tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Underkriterierne og vægtningen heraf er følgende: Underkriterium Vægtning Pris 80 % Sortiment 20 % Der vil blive foretaget én evaluering af underkriteriet Pris og én evaluering af underkriteriet Sortiment. Evalueringen udmøntes i én karakter pr. underkriterium. De to karakterer vil indgå med den oplyste vægtning i den samlede evaluering, som afgør hvem der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud Evaluering Pris Evalueringen af underkriteriet Pris vil blive foretaget på baggrund af en beregnet gennemsnitlig vægtet pris pr. år for det obligatoriske sortiment, jf. celle B24 i Bilag E1 under fanebladet Prisevaluering. Den gennemsnitlige vægtede pris pr. år er bergenet ud fra kontraktsummerne pr. år i Rammeaftalens år 1-4 for det obligatoriske sortiment. Kontraktsummerne for Rammeaftalens år 1 og 2 vil hver blive vægtet med 35 % og kontraktsummerne for Rammeaftalens år 3 og 4 vil hver blive vægtet med 15 %. De vægtede kontraktsummer bliver herefter lagt sammen til en gennemsnitlig vægtet pris pr. år. Tilbudsgivers prissætning af de varer og ydelser som fremgår af Bilag E1, er foretaget med udgangspunkt i kundernes samlede forventede forbrug af de enkelte varer og ydelser, som er omfattet af det obligatoriske sortiment. Det forventede forbrug baserer sig til dels på oplysninger om det historiske forbrug fra en bred skare af SKI s kunder. Kundernes samlede forventede forbrug fremgår af tilbudslisten i Bilag E1 ud fra hver enkelt vare og ydelse. Side 17 af 25

18 Sortiment Ved evaluering af sortiment lægges der vægt på antallet varer og ydelser, der er tilbudt inden for det frivillige sortiment, jf. Bilag E1. Det vægter positivt jo flere varer og ydelser tilbudsgiver har tilbudt inden for det frivillige sortiment. Det maksimale antal varer og ydelser, som er muligt at tilbyde inden for det frivillige sortiment, er Tildeling Den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil blive tildelt som Hovedleverandør, jf. nærmere herom under punkt 4.2. De to tilbudsgivere, der har afgivet det næst mest økonomisk fordelagtige tilbud og det tredje mest økonomisk fordelagtige tilbud vil blive tildelt rammeaftalen som Leverandør 2 og Leverandør 3, jf. punkt 4.2. Såfremt der efter tilbudsfristens udløb kun er modtaget to konditionsmæssige tilbud, vil der blive foretaget en tildeling til én Hovedleverandør og én Leverandør 2. Der vil således ikke være nogen Leverandør 3. Modtages der efter tilbudsfristens udløb ét konditionsmæssigt tilbud, vil der blive foretaget en tildeling til én Hovedleverandør. Der vil således ikke være nogen Leverandør 2 eller Leverandør 3, og Kunden vil derfor ikke have mulighed for at gennemføre miniudbud. Såfremt SKI modtager ét eller to tilbud, vil SKI efter Rammeaftalens tildeling, men inden Rammeaftalens indgåelse, konsekvensrette Bilag B og øvrige bilag, således at bilagene afspejler, at der kun er en eller to leverandører på aftalen. Side 18 af 25

19 8. Forbehold og mindstekrav Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 10 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne bedes være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 19 af 25

20 9. Øvrige vilkår for tilbudsafgivelse 9.1. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud Overdragelse Efter ansøgning om prækvalifikation og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at overdrage hverken prækvalifikation eller tilbud til en anden juridisk enhed, og derved lade en anden juridisk enhed indtræde i prækvalifikationen eller tilbud i ansøgers/tilbudsgivers sted. Side 20 af 25

21 10. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via Ethics. Spørgsmål skal stilles via udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Udbudshjemmesiden. Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest 10 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest 4 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 4 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 4 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Side 21 af 25

22 11. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er: torsdag den 19. juni 2014, kl Tilbud, kan ikke modtages efter dette tidspunkt, idet Ethics lukker for muligheden for at indgive tilbud efter tilbudsfristens udløb. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på (der vises online), er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter Ethics efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i Ethics. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftale på hver delaftales område. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 22 af 25