Vejledning til eksterne projekter i Workzone

Transkript

1 Side 1/25 Vejledning til eksterne projekter i Workzone Denne vejledning beskriver, hvordan eksterne projekter håndteres i sags- og dokumentationshåndteringssystemet Workzone i Økonomiafdelingerne på fakulteterne og i Økonomisekretariatet. Vejledningen erstatter ikke den generelle vejledning til Workzone, men fokuserer i stedet på de processer der bruges i forhold til projekt- og opgavehåndteringen. Workzone anvendes som journaliseringssystem, hvor relevante og lovpligtige dokumenter arkiveres. Lovpligtige dokumenter er alle dokumenter, som er en del af den administrative sagsbehandling, og Workzone er således godkendt til håndtering af personfølsomme oplysninger. Workzone har også den fordel, at det kan anvendes i den daglige opgaveløsning vedrørende projektcontrolling for den enkelte medarbejder, og lettere skabe overblik og struktur i håndteringen af eksterne projekter. Du kan altid finde hjælp i Workzone ved at trykke på hjælp-knappen nedenfor. Herunder findes også genvejstaster. Se desuden link og generelle kvikguides til Workzone her. Økonomisekretariatet Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: Fax: budget@au.dk Web:

2 Side 2/25 Indhold 1. Opsætning af Workzone Benyt som standardklient Stifinder-funktion 3 2. Oprettelse af sager i Workzone Påmindelser Oprettelse af påmindelse på en sag: 7 4. Sagsstruktur Sagsstruktur på større projekter Oprettelse af undersager Krav til titel mv. på undersager Henvisning til andre sager Hvad skal du journalisere på sagen og navngivning heraf Oprettelse af dokumenter Arkivér dokument Journaliser mail Tilknyt sagen inden mailen afsendes Gem på sagen efter mailen er afsendt Proces for oprettelse af (nye) eksterne projekter i Navision med Workzone Opret sag i Navision Ændring af eksterne projekter Lukning af eksterne projekter Indblik / Læseadgang Journalisering i Workzone via stifinder Søgefunktion i Workzone Appendix: Oprettelse af sager på eksisterende projekter (Projekter som er oprettet i Navision) Appendix: EU-projekter...25

3 Side 3/25 1. Opsætning af Workzone For at komme godt i gang med Workzone er det vigtigt, at systemet er opsat korrekt. Følg nedenstående trin for korrekt opsætning. 1.1 Benyt som standardklient Standardklienten skal aktiveres, så Outlook forbindes med Workzone. Vælg indstillinger i menuen på dit dashboard og herefter Benyt som standardklient. 1.2 Stifinder-funktion For at få Workzone integreret i Windows stifinder skal funktionen tilføjes. Stifinderfunktionen tilføjes ved at højreklikke på Netværk i Stifinder vælg tilknyt netværksdrev. Herefter skrives følgende i mappe-feltet nedenfor: \\workzone.uni.au.dk\explorer.

4 Side 4/25 Vælg Udfør og drevet Explorer vil være synligt. TIP: Flyt Åbne sager op i hurtigadgang i Windows stifinder. På den måde skal du kun trykke én gang for at få adgang til mappen, når den er installeret. Du kan hurtigt flytte mapper og filer fra f.eks. fællesdrev over i Workzone via stifinder. Se afsnit 14, Journalisering i Workzone via Stifinder, for en beskrivelse af hvordan du gør.

5 Side 5/25 2. Oprettelse af sager i Workzone Nedenstående figur viser de forskellige trin omkring oprettelsen af et nyt eksternt projekt. De orange kasser viser de led af processen som projektøkonom / controller er ansvarlig for, og de grønne viser de trin Projektenheden varetager. Økonomi har fået oprettet en særlig sagsskabelon, som skal anvendes ved oprettelse af projekter i Workzone. Sagsskabelonen er navngivet Eksternt projekt. Skabelonen/sagskortet består primært af felter fra oprettelsesfilen anvendt til projektoprettelser i Navision. F.eks. felterne administrator, bevillingsgruppe og debitor. Årsagen er, at det på sigt er muligt at oprette projekter direkte fra Workzone til Navision, hvis alle de nødvendige felter er udfyldt. KMD skal udvikle en løsning, hvor det bliver muligt at synkronisere data fra Eksternt projekt-sagsskabelonen over i Excel. Felterne i sagsskabelonen, som ikke er taget fra oprettelsesfilen, er primært tænkt som en hjælp i forhold til projektcontrolling for den enkelte projektøkonom / controller. Desuden kan felterne også bruges til at lave opfølgning på institut/afdelingsniveau. Eksempler på felter til controlling er økonomisk afrapportering og seneste status til bevillingshaver. Indtil integrationen med Excel/Navision bliver mulig, skal du kun udfylde nedenstående felter i Workzone. Resten skal udfyldes i Excel-fil til sagsoprettelse. Link til Excel-fil til sagsoprettelse i Navision og vejledninger hertil ses her.

6 Side 6/25 Sådan oprettes sagen i Workzone: Klik på Sag på båndet og vælg Eksternt projekt. Herefter udfyldes følgende felter: i. Titel: Da man ikke kender projektnummeret, udfylder man titlen ved at skrive: Projekt Projekt [titel] Eksempelvis Projekt LUNA Center Når PE har oprettet projektet i Navision, vil de slette projekt og indtaste projektnummeret i stedet. Det er ligeledes vigtigt, at projekttitel er den samme som i Navision oprettelsen. ii. Forventet slutdato: Angiv Forventet slutdato (samme slutdato som i Navision) iii. Stedkode: Skriv projektets stedkode (Den stedkode som projektet bliver oprettet under i Navision) iv. Sagsbehandler: Den vil automatisk angive dig, men opretter du projekter for andre, skal dette rettes til den relevante medarbejder. Sagsbehandler er det samme som administrator i Navision. v. Økonomisk afrapportering: Udfyld økonomisk afrapportering. Her angives om der er økonomisk afrapportering på projektet eller ej. vi. Delregnskab: Udfyld delregnskab. Her skrives det delregnskab-nummer, som projektet bliver oprettet under i Navision. vii. Resterende felter: Udfyldes, hvis din lokale afdeling har yderligere krav til udfyldelse af parametre. viii. Tryk gem og sagen oprettes (der dukker et sagsnummer op øverst i venstre hjørne), og du kan finde sagen i listen Åbne sager.

7 Side 7/25 Vær opmærksom på, at sagsgruppen 621 er default oprettet med indblik til Økonomiafdelingerne, Økonomisekretariatet, Projektenheden og Forskningsstøtteenheden. Såfremt der er behov for yderligere indblik, skal dette påføres. Se mere herom i afsnit 14 om Indblik / Læseadgang. TIP: Hovedbåndet findes altid i toppen af skærmen. Her ses sager på en gul, dokumenter på en blå og parter på en grøn fane. Såfremt titlen på fanen er rød, skyldes det at du mangler at gemme på den aktuelle sag eller dokument. 3. Påmindelser Påmindelser bruges som et nyttigt værktøj i projektcontrollingen. Du kan angive relevante deadlines for det enkelte projekt, hvilket gør det nemt for dig og andre at bevare overblikket over det eksterne projekt. Opret påmindelser på frister eksempelvis årsregnskaber, rapporter, fakturering og andre opgaver, som du skal huske. Minimumskrav for påmindelser er: - Frist for regnskabsaflæggelse. (S, Svarfrist) - Frist for faktureringer, eksempelvis ved anmodning om udbetaling. (BEH, Til behandling). Du skal IKKE påføre en påmindelse, hvis udbetaling sker automatisk. Opret eventuelt flere påmindelser efter behov. Brug påmindelsestype E, Erindringer hertil. 3.1 Oprettelse af påmindelse på en sag: Find fanen Påmindelser og vælg Tilføj:

8 Side 8/25 Herefter kommer nedenstående vindue frem: - Påfør den korrekte Dato for påmindelsen - eksempelvis fristen for indsendelse af slutregnskab. - Påfør en modtager af påmindelsen under Påmindelse til. Dette vil oftest være den ansvarlige projektøkonom eller forretningscontroller. Her kan du enten eller dit navn. - Vælg en af følgende påmindelsestyper: o S, Svarfrist ved regnskabsaflæggelse o BEH, Til behandling ved faktureringer o E, Erindringer ved anden opfølgning eller ting man skal huske - Skriv herefter en kort tekst i Påmindelsestekst - eksempelvis slut- eller årsregnskab. Når du har udført den opgave, som påmindelsen omhandler, skal påmindelsen slettes. Dette gøres ved at markere påmindelsen og trykke på Fjern :

9 Side 9/25 TIP: I Workzone kan du abonnere en liste over alle påmindelser med frist i eksempelvis november på den måde får du overblik over dine frister: Oprettelse af abonnement på påmindelser: 1. Du skal gå ud på dashbordet 2. Gå til fanen andre 3. Mine lister 4. Marker listen du vil abonnere på 5. Tryk på abonner 6. Vælg hvor tit du vil have abonnementet

10 Side 10/25 4. Sagsstruktur Minimumskravet til projekter i Workzone er: én sag i Workzone per projekt i Navision. Dog kan undersager med fordel oprettes, så det bliver lettere at organisere og strukturere materialet på projektet. Ved mindre projekter såsom bogudgivelser, rejselegater osv. giver det dog ikke mening at oprette undersager. Se afsnit 4.1 Sagsstruktur på større projekter og afsnit 5 om Oprettelse af undersager nedenfor. 4.1 Sagsstruktur på større projekter Følgende undersager kan eksempelvis oprettes: Bevillingsmateriale - Journalisering af bevillingsbrev/tilsagn, ansøgning, oprettelsesfil, forlængelser osv. Regnskaber - Journalisering af indrapporterede regnskaber til bevillingsgiver, og regnskaber fra partnere, hvis relevant. Timesedler - Hvis timesedler er et krav fra bevillingsgiver, så skal disse journaliseres i Workzone Budgetter - Journalisering af oprindeligt budget og senere godkendte budgetter. Dette er vigtigt for at kunne følge udviklingen i projektets budget. Udover ovenstående undersager kan det være relevant at oprette: - Hjemskrivning - Videreforsendelse - Omposteringer - Ansættelser - Korrespondance 5. Oprettelse af undersager Undersager anvendes til at strukturere det samlede materiale på et projekt. For eksempel hvis man ønsker at samle regnskabsmateriale på en sag og budgetter på en anden. Disse undersager kobles herefter op på oversagen. 5.1 Krav til titel mv. på undersager Sager, som skal være undersager, skal i første omgang oprettes som en hovedsag (se afsnit 2 Oprettelse af sager). Det er dog kun nødvendigt at angive sagstitel.

11 Side 11/25 Undersager skal navngives med Titel på hovedsagen + = (Lig med) undersagstitel. F.eks LUNA Center = Regnskaber Eksempel på sagsstruktur på større projekter ses nedenfor. Herefter tilknyttes undersagerne hovedsagen på følgende måde: i. Gå ind på hovedsagen. ii. Vælg fanen Undersager. iii. Tryk på ikonet. iv. Fremsøg sager som skal laves til undersager. v. Marker de ønskede sager og flyt disse over i højre kolonne ved at trykke på pilen. Slut handlingen af med at trykke gem.

12 Side 12/25 TIP: Man kan også stå på en undersag og tilknytte en oversag ved at bruge fanen Oversager. Undersager kan med fordel oprettes via Stifinder i Windows. Husk at overholde ovenstående omkring navngivningen af undersagen. 6. Henvisning til andre sager Sagshenvisninger kan bruges som redskab til koble relevante sager sammen. En sagshenvisning kan være relevante i tilfælde, hvor instituttet har en sag for det eksterne projekt. Sagshenvisningen laves inde på sagen under fanen Sagshenvisninger. i. Vælg tilføj ved at trykke på ikonet ii. Under fritekst fremsøges den/de sager, man ønsker at lave sagshenvisning til. iii. Herefter markeres de ønskede sager og flyttes over i højre kolonne ved at trykke på pilen. iv. Slut handlingen af med at trykke gem.

13 Side 13/25 TIP: Sagshenvisninger giver ikke automatisk indblik / læseadgang til en sag. Du skal derfor først påføre et indblik til denne person. Se afsnit 14 om Indblik / Læseadgang. 7. Hvad skal du journalisere på sagen og navngivning heraf Hvad skal gemmes? Excel-fil til oprettelse kvitteringsfil fra Projektenheden Bevillingsskrivelse Ændringsdok. til kontrakter Opstartsbudget Godkendelse/underskrift - Institutleder - Bevillingshaver Løbende budgetopfølgning/re-budgettering + mailkorrespondance/accept Navngivning TI 4 x Kvitteringsfil: x Bevillingsbrev, tilsagn, samarbejdsaftale, kontrakt, aftalegrundlag osv. [Ændringen] Budget [dato] - Godkendelse/OK fra Institutleder - Godkendelse/OK fra bevillingshaver - Budget(opfølgning) [dato] - Budgetgodkendelse [dato]

14 Side 14/25 Lukkemateriale Timesedler - underskrevne Afrapporteringer/Regnskab fra eventuelle partnere Ansøgning Godkendelse af regnskab Samarbejdsaftaler med underpartnere Revisorerklæring Alle afsendte regnskaber/afrapporteringer + godkendelse heraf Lukning af projekt Timeseddel, [periode], ([person]) Afrapportering/Regnskab, [periode], [partner] Ansøgning Godkendelse af regnskab Samarbejdsaftaler med [X] Revisorerklæring [periode] [periode] Regnskab Yderligere relevant korrespondance gemmes selvfølgelig også. OBS: Alt materiale som fremgår af minimumskravene ovenfor skal gemmes som hoveddokumenter. Vær opmærksom på, at der kan være særlige regler/undtagelser for dit Økonomicenter her. 8. Oprettelse af dokumenter Det er muligt at oprette dokumenter direkte fra Workzone. På denne måde er det nemmere og hurtigere at journalisere arbejdsdokumenter m.m. i. Start med at vise den sag, dokumentet skal oprettes på i Workzone Client. ii. Klik på Word på båndet iii. Vælg den relevante skabelon i dialogboksen iv. Herefter udfyldes Titel og Dokumenttype i panelet dokumentregistrering i Word

15 Side 15/25 v. Udfyld eventuelt andre relevante felter, og skriv hvad der er behov for i dokumentet vi. Klik på Gem nederst i panelet vii. Luk dokumentet i Word TIP: Såfremt du vil oprette en Excel-fil eller PowerPoint fra Workzone vælges i stedet Dokument og herefter ønskede dokumenttype. TIP: Hvis du gemmer uden at tilknytte en sag Hver bruger har en såkaldt skrivebordssag. Hvis du opretter dokumenter uden med det samme at tilknytte dem til en sag, knyttes de automatisk til skrivebordssagen. Du kan derefter arkivere dokumenter direkte på den korrekte sag. Marker ikonen nedenfor og tryk Flyt til sag. Fremsøg herefter den korrekte sag i vindue og tryk OK. 9. Arkivér dokument Det er vigtigt at arkivere alle dokumenter på en sag, da det er et lovkrav. Når et dokument er arkiveret, kan man ikke redigere yderligere i dokumentet. OBS: Såfremt dokumentet er et arbejdsdokument, skal du ikke arkivere dokumentet før sagen lukkes. Sæt hak i boksen ud for dokumentet og vælg Arkivér i detalje-båndet. Dokumentet er nu arkiveret og har fået seneste aktnummer på sagen.

16 Side 16/ Journaliser mail Der er to muligheder i forbindelse med journalisering af mails. Tilknyt sagen inden mailen afsendes eller gem på sagen efter mailen er afsendt Tilknyt sagen inden mailen afsendes. I mailen vælges ikonet Vælg sag for at journalisere. Her er der mulighed for at fremsøge sager, oprette en sag direkte (hvis sagen ikke allerede er oprettet), og samtidig vises de seneste anvendte sager. For at journalisere mailen vælges en af de tre muligheder. Når sagen er valgt bliver ikonet Send og gem markeret blåt. Når mailen er klar til afsendelse trykkes der send som sædvanligt. Efterfølgende fremkommer nedenstående skærmbillede:

17 Side 17/25 Her er det muligt at ændre teksten i feltet titel. Det er ligeledes muligt at vælge hvilket dokument, der skal optræde som hoveddokument ved at markere og trykke vælg som hoveddokument. Alternativt kan man vælge, at alle dokumenter er hoveddokumenter ved at markere feltet Gem alle som hoveddokumenter. Et dokument kan være knyttet til én sag som hoveddokument. Et hoveddokument er et dokument, der har et eller flere bilag tilknyttet. Journaliseringen afsluttes ved at trykke gem Gem på sagen efter mailen er afsendt. Det er ligeledes muligt at gemme en mail, som ligger i mailboksen. i. Marker den ønskede mail ii. Tryk på ikonet Gem elementet under handlingsbåndet Hjem a. iii. Herefter fremkommer samme tre muligheder for journalisering (fremsøg sag, opret en sag direkte eller senest anvendte sag).

18 Side 18/25 iv. Herefter er fremgangsmåden den samme, som beskrevet under punkt 1. Tilknyt sagen inden mailen afsendes. 11. Proces for oprettelse af (nye) eksterne projekter i Navision med Workzone Når man har oprettet sagen i Workzone, er man nu klar til at få den oprettet i Navision. Før man gør dette, skal nedenstående dokumenter dog være journaliseret i Workzone (Husk korrekt navngivning for dokumenterne, se evt. punkt 7): o o o o Oprettelsesfil Bevillingsbrev OK fra Bevillingshaver OK fra Institutleder Disse journaliseres i undersagen (hvis undersager er nødvendige) under Bevillingsmateriale. Hvis dokumentationen allerede er journaliseret på en anden sag i Workzone, kan der i stedet laves en sags- eller dokumenthenvisning i økonomisagen. Dette noteres i mailen til PE så de gøres opmærksomme på, at de skal kigge i sagshenvisningsfanen Opret sag i Navision Send mail til Projektenheden med Workzone link til sagen. PE opretter sagen i Navision. PE angiver projektnummer i Workzone sagen, og journaliserer kvitteringsfilen på WZ sagen. Derefter giver Projektenheden besked til PØ om, at projektet er oprettet i Navision. Sagen er nu oprettet i Navision og Workzone sagen har nu den komplette titel med projektnummer og navn. 12. Ændring af eksterne projekter Nedenstående figur viser de forskellige trin for ændringer i et eksternt projekts stamdata f.eks. ny slutdato, rådighedsbeløb osv. De orange kasser viser de trin, projektøkonomen / controller er ansvarlig for, og de grønne de trin Projektenheden er ansvarlig for.

19 Side 19/25 Når man har fået kendskab til en ændring på det eksterne projekt, gøres følgende: - Journaliser dokumentationen for ændringen på sagen. Skal journaliseres i undersagen Bevillingsmateriale, hvis undersagen er oprettet på sagen. - Send orientering til Projektenheden på mail, med Workzone-link til dokumentet. Her er det vigtigt, at man ikke linker til sagen, der skal laves link til selve dokumentet, så Projektenheden ikke skal lede efter det rigtige dokument i sagen! - Projektenheden laver rettelse i Navision og sender returmail, hvorefter projektøkonom / controller retter ændringen i Workzonesagen. 13. Lukning af eksterne projekter Nedenstående figur viser de forskellige trin ved lukning af et eksternt projekt. De orange kasser viser de trin, projektøkonom / controller er ansvarlig for, og de grønne de trin Projektenheden er ansvarlig for. Når projektet er klar til lukning, gøres følgende: - Journaliser en R rapport fra AURAP på sagen (anvend undersagen Bevillingsmateriale hvis den er oprettet på projektet) - Send herefter mail til Projektenheden med Workzone-link til R rapporten. - Projektenheden lukker projektet i Navision, og sender en samlet lukkekvittering til Økonomicentrene en gang om måneden. - Projektøkonom afslutter sagen i Workzone o HUSK, at alle dokumenter skal være arkiveret ved lukningen. Se afsnit 9 Arkivér dokument. o Sagen afsluttes ved at trykke Afslut i handlingsbåndet. Sagen er nu afsluttet/lukket i Workzone. Herefter vil genåbn sagen blive markeret øverst.

20 Side 20/25 TIP: Såfremt du får behov for at genåbne sagen, trykker du genåbn sagen og sagen er aktiv igen.

21 Side 21/ Indblik / Læseadgang Sagsgruppen 621, Forskningsprojekter, konkrete er opsat med indblik til HE Økonomi, ST Økonomi, ARTS/BSS Økonomi samt Økonomisekretariatet, Projektenheden og Forskningsstøtteenheden. Ved at påføre indblik på en sag eller et dokument afgrænser du, hvem der har rettigheder til at kunne se sag eller dokumenter. Ved at benytte indblik i feltet læseadgang på stamkortet i Workzone kan du yderligere definere, hvilke personer der må se og redigere sager og dokumenter. OBS: Vær opmærksom på, at der er lokale forbehold i forhold til at påføre indblik for yderligere personer. 15. Journalisering i Workzone via stifinder I de tilfælde hvor der skal journaliseres mere end en enkelt mail eller et dokument, har Workzone en meget nyttig stifinder-funktion. Stifinder-funktionen fremfindes som beskrevet i punkt 1.3 Stifinder-funktion. Når drevet explorer (\\workzone.un.au.dk) er installeret, er det muligt at fremsøge sager i søgefeltet øverst i højre hjørne De enkelte sager åbnes ved at dobbeltklikke på sagen. Herefter er det muligt at drag and drop mails, dokumenter m.v. over på sagen. Når sagen efterfølgende åbnes i Workzone, vil de kopierede filer optræde som ikke-arkiveret, dvs. at det er muligt at ændre i dokumenterne. Derfor skal projektøkonomi/controller efterfølgende gå ind på sagen i Workzone og markere dokumenterne og derefter arkivere dem ved at trykke på ikonet for arkiver.

22 Side 22/25 TIP: På billedet nedenfor kan du se, hvordan flere dokumenter arkiveres på samme tid. 16. Søgefunktion i Workzone Søgefunktionen i Workzone findes på båndet i Workzone Client. Først skal du vælge, om du vil søge på sager, dokumenter eller kontakter (parter). Når du har valgt en søgning, kommer du ind på en ny søgefane. På søgefanen kan du kombinere forskellige søgekriterier efter behov. Feltet titel er et datafelt, hvor der skelnes mellem store og små bogstaver. Du bør derfor anvende søgeoperatoren ^ i dette felt. Se søgeoperatorerne nedenfor.

23 Side 23/25

24 Side 24/ Appendix: Oprettelse af sager på eksisterende projekter (Projekter som er oprettet i Navision) Opret en ny sag i Workzone Følg proceduren i afsnit 2 for oprettelse af nye sager i Workzone og herunder udfyldelse af sagsskabelonen. Overførelse af dokumenter fra fællesdrev til Workzone sagen Den hurtigste og letteste fremgangsmåde, er at forberede sin mappestruktur på fællesdrevet for det projekt, som man ønsker at overføre. Men inden man begynder, er det vigtigt at forstå, at man KUN må overføre ET mappe lag. Årsagen er, at den blå undermappe vil blive oprettet som en undersag til den overførte mappe, hvilket vil betyde, at den blå mappe vil blive en hovedsag, og derved skabe flere hovedsager og give rod i ens egen oversigt over hovedsager. Forberedelse af mapperne på fællesdrevet Flyt dokumenter rundt så alle ønskede dokumenter ligger under én mappe. Navngiv mapperne (dem som bliver undersager) efter retningslinjerne beskrevet i afsnit 5 f.eks.: LUNA Center = Regnskaber LUNA Center = Bevillingsmateriale Hvis man har behov for yderligere mappeopdeling (for mange dokumenter i en undersag), er man nødt til at lave flere undersager, hvor navngivningen giver intuitiv mening (Husk at andre skal kunne overtage sagen og nemt kunne navigere rundt). Et eksempel kunne være: LUNA Center = Regnskaber LUNA Center = Regnskaber LUNA Center = Korrespondance Forsker LUNA Center = Korrespondance Samarbejdspartnere

25 Side 25/25 En anden løsning er, at man navngiver dokumenterne i en undersag så konkret, at man nemt kan danne sig et overblik over dokumenterne under den pågældende undersag. Når man har forberedt mappestrukturen i sine mapper på fællesdrevet, er man klar til direkte at kopiere mapperne fra fællesdrevet over i Workzonesagen via stifinderfunktionen i Windows. Det gøres ved at markere de klargjorte mapper Tryk Ctrl + C åben relevant WZ sag i stifinder funktionen Tryk Ctrl + V. 18. Appendix: EU-projekter Du modtager en mail vedr. oprettelse fra Forskningsstøtteenheden (FSE) med bevillingsmateriale og link til sag i FSE. 1. Gem denne mail på din sag 2. Lav sagshenvisning fra din sag til sag i FSE