Der er mange former og navne for tilbagevendende udviklingssamtaler mellem ledere og medarbejdere - MUS, PUS, UPS, LUS, GRUS osv.

Transkript

1 emus et online system til virksomhedens udviklingssamtaler Der er mange former og navne for tilbagevendende udviklingssamtaler mellem ledere og medarbejdere - MUS, PUS, UPS, LUS, GRUS osv. De fleste virksomheder gennemfører samtaleprocessen manuelt hvert hele eller halve år. Leder og medarbejder følger op på aftalerne fra sidste og sætter nye mål. Det hele forberedes og gemmes lokalt i faste skemaer. emus giver din virksomhed en række nye muligheder: - Sikker opbevaring af aftaleskemaer - Samlet overblik og enkel koordinering af hele samtaleprocessen - Systematisk indsamling af ønsker til kompetenceudvikling - Effektvurdering af iværksat træning og uddannelse - Kortlægning af lokalt prioriterede mål og aktiviteter - Stærk kobling til virksomhedens strategiske proces

2 emus giver nyt liv til jeres gode, gamle samtaleproces Det er efterhånden et par tiår siden, at de fleste virksomheder indførte faste samtaleprocesser. Man så det som et middel til at sikre, at der regelmæssigt blev fulgt op på medarbejdernes trivsel og udvikling i jobbet. Desuden så man det som en mulighed for at få virksomhedens strategiske mål ført helt ud i lokale mål og aftaler mellem leder og medarbejder. I mange virksomheder gik det bare ikke sådan. Formen og processen blev bibeholdt, men indhold og idé fordampede lige så stille, af mange grunde. Vi hører f.eks. ofte, at udviklingssamtalerne er blevet en tidskrævende pligt, der bare skal overstås. Når skemaerne fra sidste samtale hives frem, kan leder og medarbejder konstatere, at mål og aftaler er endt i glemmebogen. Vi hører også om tilfælde, hvor skemaerne fra sidst er kommet på afveje. Ofte medfører lederskift, at tidligere mål og aftaler bliver nulstillet enten fordi afløseren ikke kan tyde forgængerens kragetæer eller har en anden fortolkning af medarbejderens opgaver og udviklingsbehov. Vi er overbevist om at det ikke skyldes mangel på vilje og evne, når gode, gamle samtaleprocesser går i stå og mister betydning. Den vigtigste grund er, at processens form ikke svarer til indholdet og idéen! Det kræver store mængder tid og lønkroner at få en manuel proces med aftaleskemaer på papir koblet til virksomhedens strategiske mål og kompetenceudvikling. Med emus er det legende let at koordinere processen og skabe overblik over lokale aftaler, mål og udviklingsbehov.

3 Fra klassisk MUS til målrettede performancesamtaler Mange klassiske MUS samtaler opfattes med rette som løse, fordi de ikke indeholder særlig konkrete vurderinger af medarbejderens performance og ikke munder ud i målbare aftaler for udvikling og præstation. Flere og flere virksomheder efterspørger en stærkere kobling mellem lokale resultat- og udviklingsmål og virksomhedens strategiske proces. Mange har taget første skridt i denne retning ved at indføre udviklings- og performancesamtaler (UPS). Aftaleskemaerne til UPS er langt mere systematisk opbygget end klassiske samtaleskemaer. Aftalerne fra en samtalerunde udgør tilsammen et landkort over hvad der er højt prioriterede aktiviteter og mål i virksomheden her og nu. Men hvis alle lokale aftaler kun foreligger i form af papirskemaer er landkortet dyrt og besværligt at synliggøre. Koblingen til den strategiske proces er én-vejs. emus gør det let for virksomheden at kortlægge de lokale aftaler og vurdere hvor godt dette billede matcher de globale strategiske mål. For første gang kan samtaleprocessen effektivt kobles tilbage til strategiprocessen. Det giver samtaleprocessen en helt ny, dynamisk rolle i virksomhedens udvikling. Vi er selv meget fascineret af disse nye muligheder og hjælper meget gerne vore kunder med at gøre dem til virkelighed!

4 emus er let at bruge og let at indføre i virksomheden Alt kører via mails og links Hver medarbejder skal have sin egen mail-adresse. Leder og medarbejder modtager en mail, når det er deres tur til at gøre noget. I mailen er der links til en webside med adgang til de skemaer, der skal bruges. Hvis der brug for lidt vejledning, findes den i mailen eller på websiden. Punktum. Det er alt! Kære <lederens navn> Du får hermed link til det skema, du skal bruge til at opsummere aftaler og resultater fra din samtale med <medarbejderens navn>. Vær opmærksom på at gemme dette link, da det skal bruges fremadrettet, når jeres samtale er gennemført. Med venlig hilsen HR Eksempel på en mail fra emus. I kan selvfølgelig selv redigere mail-teksterne Startopsætning Vi hjælper med de indledende øvelser: Upload af personaledata (lønnr., navn, mail, nærmeste leder) i Excel format Valg af skemaer og evt. upload af andet materiale i pdf udgave Fastlæggelse af procesforløb (hvem der skal modtage mails hvornår) Redigering af mailtekster Gruppeinddeling I kan definere grupper svarende til afdelinger, teams, osv. Hver gruppe kan have sin helt egen opsætning, hvilket giver meget stor fleksibilitet. Løbende administration Virksomhedens proces administreres af en supervisor, typisk en medarbejder fra HR. Supervisor vedligeholder personaledata (til- og fratrædelse, lederskift osv), trækker statusrapporter og rapporter fra udvalgte dele af skemaerne. Vi sætter supervisor ind i systemet og giver løbende support efter behov.

5 Fuld fleksibilitet i jeres valg af samtaleskemaer Ingen begrænsninger emus tvinger jer ikke til at gennemføre samtaler efter et bestemt skema eller med et bestemt indhold. I skal ikke tilpasse jer til emus emus tilpassser sig jeres måde at gøre tingene på. Standardskemaer emus tilbyder gratis standardskemaer. Vi udbygger gradvis udvalget. Hvis vi har et passende skema, kan I benytte det som I har lyst til. Byg-selv skemaer emus har et indbygget værktøj som gør det muligt at bygge sit eget skema og ændre det. Lav felter, checkbokse osv så skemaet bliver som I vil have det. Det er gratis at benytte værktøjet og de selvbyggede skemaer. Skræddersyede skemaer Hvis jeres skema har et særligt grafisk layout eller figurer, diagrammer o.lign. kan vi tilbyde at programmere det som jeres helt eget skema. Vi ser på skemaet og giver et uforbindende tilbud. Eksempel på et emus standardskema (UPS1) Overførsel af data mellem samtalerunder Ofte begynder en ny samtalerunde med et tilbageblik på aftalerne fra forrige runde. I kan få overført data automatisk, så de relevante felter på forhånd er udfyldt med aftaler osv fra sidst.

6 Fast grundforløb men fuldstændig frie hænder Trin i samtaleprocessen emus strukturerer samtaleprocessen i en logisk rækkefølge af trin. I vælger hvad og hvor meget emus skal gøre på hvert enkelt trin. Hvert trin afsluttes med et klik på et link eller en knap, hvilket starter næste trin. På hvert trin kan sendes indtil 3 mails (start-info, påmindelse, afslutningkvittering). I bestemmmer selv, hvor mange af dem der skal sendes og til hvem (leder eller medarbejder) Start Mail til samtalerundens deltagere med info om datoer m.v. Planlægning Lederne aftaler samtaletidspunkt med medarbejderne Forberedelse Alle modtager links til forberedelsesskema Samtale Lederen klikker et link, når samtalen er afholdt Aftaleskema Lederen sender med et klik skemaet til medarbejden Godkendelse og afslutning Medarbejderen godkender aftaleskema, evt med rettelser Resultatrapportering til øverste ledelse og HR Oversigt over aftalte præstationsmål og kompetenceudvikling Statusrapport Supervisor kan ved hjælp af farvekoder hele tiden se, hvor langt hver enkelt medarbejder er kommet eller downloade en rapport, der foruden status for hvert samtalepar også giver oversigt over hvor langt hver enkelt leder er kommet i alle sine samtaler.

7 NYHED: emus Lederpanel Se demoen på Forenkling og overblik Nu er der adgang til at bruge emus Lederpanel, som gør det endnu lettere for lederen at styre sine samtaleprocesser. Hele processen er synliggjort i dette intuitive procesværktøj. En knap til hvert formål Her er knapper til alt, hvad lederen skal gøre. Her er direkte adgang til al den information, lederen skal bruge. De eneste fejl, det er muligt at lave (f.eks. trykke for tidligt på en knap), rettes med tryk på en knap. Panelet fortæller hele tiden lederen hvad næste skridt er. Statistik på gennemførelsen Lederen kan få at vide, hvor langt hans/hendes team er i processen sammenlignet med resten af virksomheden. Tidligere var det kun supervisor der havde dette overblik. Når hver leder let kan se gennemførelsesgraden giver det langt større medansvar for at overholde tidsfristerne. Desuden kan I her skabe et moment af konkurence, hvis I ønsker. Lederpanelets funktioner Lederen kan bl.a. gøre følgende i panelet: Bekræfte når tidspunkt for samtale er aftalt, og når samtalen er afholdt Give adgang til egne forberedelsesskemaer og aftaleskemaer Gensende links til medarbejder, hvis mailen er bortkommet Skrue processen tilbage trin for trin Hente og læse afstaleskemaer fra tidligere runder Se gennemførelsesgraden for eget team op mod de andre teams i firmaet Hente rapporter for hele teamet fra aftaleskemaerne

8 Personalelister til emus Personaledata kan indtastes manuelt eller uploades automatisk Data på virksomhedens medarbejdere skal ligge på emus. De skal indtastes eller uploades ved oprettelse af virksomheden som emus kunde. Der er mulighed for at taste medarbejderne ind én for én. Dette kan gøres af supervisoren, efter at denne har logget sig ind i kontrolpanelet. Større virksomheder har som regel en personaledatabase, hvorfra oplysningerne kan trækkes ud og uploades automatisk. Formatkrav ved upload 1) Oplysningerne skal ligge i en Excel-fil (Excel version ligegyldig) 2) Regnearkets kolonner og rækker bruges som vist i eksemplet nedenfor Kolonneoverskrifterne kan være nogle andre end vist i eksemplet, og der kan være flere end de viste. Når data indlæses i emus, fastlægges hvilke kolonner der skal læses ind. Som minimum skal disse oplysninger findes: Personale nummer Fornavn Efternavn Leders perso nalenummer XXXXX1 Medarbejder 1 XXXXX2 Medarbejder 2 XXXXX3 o.s.v. Personalenummer bruges i alle virksomheder over en vis størrelse, men kaldes også lønnummer el.lign. Det vigtige er, at hver medarbejder skal have sin kode. Koden skal være unik inden for virksomheden, dvs to medarbejdere må ikke have samme kode. Koden behøver ikke kun bestå af tal, kan også indeholde bogstaver. Hvis virksomheden ikke har personalenumre, tildeler emus en kode til hver. Fornavn, Efternavn og Virksomheden er ansvarlig for at oplysningerne på den enkelte medarbejder er korrekte og opdaterede, ihvertfald mens der er samtalerunder igang. Det gør supervisoren via kontrolpanelets funktioner. Leders personalenummer Hvis virksomheden ikke bruger personalenummer, skal dette felt indeholde lederens navn. Det skal helst klippes-klistres ind for at undgå slagfejl. emus erstatter så navnet med vedkommendes tildelte personalenummer. Grupper Grupper med f.eks. hver sit skema eller procesflow kan også oprettes via Excel-upload. Spørg bare, emus.biz hjælper selvfølgelig med dette.