Skriv rigtigt - vejledning i at skrive korrekt

Transkript

1 Skriv rigtigt - vejledning i at skrive korrekt

2 Denne skrivevejledning handler om at skrive rigtigt og sikre, at vores skriftlige kommunikation overholder Dansk Sprognævns regler for skriftsproget. Vejledningen er et supplement til Faaborg-Midtfyn Kommunes sprogpolitik. Formålet med sprogpolitikken og denne vejledning er at sikre kvaliteten af den skriftlige formidling og øge den sproglige bevidsthed i Faaborg-Midtfyn Kommune. Sprogpolitikken udstikker rammerne for et godt sprog. Denne vejledning indeholder en række uddybende og mere konkrete anbefalinger, som vil hjælpe dig til at skrive et sprog, som din modtager kan forstå og som sender de rigtige signaler om dig - og kommunen - som afsender. Vælg de rigtige ord Dit ordvalg har stor betydning for, hvor let din tekst er at læse. Vær opmærksom på brugen af: Passiver Som nævnt i sprogpolitikken bør man undgå passiver. Det er udsagnsord, der ender på s eller omskrivninger med blive. De hedder passiver, fordi brugen af dem gør sproget passivt. De skjuler hvem gør hvad eller hvem har ansvar for hvad. Brug aktiv Du kan søge om Kommunalbestyrelsen besluttede Vi gør opmærksom på Jeg/vi sender Udfyld skemaet Vi undersøger sagen De betingelser, der er nævnt i loven De retningslinier, der er beskrevet i ansøgningen i stedet for passiv Der kan søges om Det blev besluttet Der gøres opmærksom på Vedlagt fremsendes Skemaet bedes udfyldt Sagen vil blive undersøgt De i loven nævnte betingelser De i ansøgningen beskrevne retningslinier Ord, der slutter på ing og else (mådeudsagnsord) Navneord lavet af udsagnsord giver ofte en tung formulering. Det er ord, der ender på ion, -ing, -else og ende. Det er ofte ord, der ligger på rygraden, og som vi bruger i flæng, men dit sprog bliver bedre og mere vedkommende, hvis du bruger de aktive udsagnsord. Skriv Vær venlig at ringe til Når du sender bilagene For at bekræfte Overskrider du fristen Vi undersøger Udvalget beslutter Hvis du indbetaler Du kan ringe i stedet for Vær venlig at rette henvendelse til Ved indsendelse af bilagene Til bekræftelse af Ved overskridelse af fristen Vi foretager en undersøgelse Udvalget tager beslutning om Hvis du foretager indbetaling af Du kan rette telefonisk henvendelse Sammensatte ord Du kan med fordel løse sammensatte ord op. Det gør din tekst lettere at læse. Skriv eksempelvis anlæg til at deponere affald i stedet for affaldsdeponeringsanlæg eller vurdere konsekvenserne for miljøet i stedet for miljøkonsekvensberegning. Abstrakte ord Gør dit sprog let forståeligt ved at være konkret. Skriv som du taler. Skriv eksempelvis vuggestuer og børnehaver i stedet for daginstitutioner. Du kan også gøre dit sprog mere konkret ved at bruge eksempler.

3 Opbygning af din tekst Det er ikke kun dit valg af ord, der har betydning for din modtagers evne til at forstå din tekst. Det er også opbygningen af dine sætninger. Du kan fremme din modtagers evne til at forstå din tekst ved at undgå tunge sætninger. Vær derfor opmærksom på din brug af: Sætningsforlængere For at gøre sætningerne kortere skal du være særlig opmærksom på de såkaldte sætningsforlængere. Det drejer sig om ord, som idet, hvilket, hvorfor, hvoraf og ligesom. De kan være nyttige at bruge, men det ender ofte med, at sætningerne bliver lange og tunge. I de fleste tilfælde kan du blot sætte et punktum i stedet for at forlænge sætningen med en sætningsforlænger. Indskud og henvisninger Det er forstyrrende med lange indskudte sætninger, som f.eks.: På baggrund af en række henvendelser, som er kommet Faaborg-Midtfyn Kommune i hænde i forbindelse med det elektroniske debatforum på som led i høringsperioden for lokalplan xx, skal det oplyses at Del sætningen op ved at bruge punktummer: Faaborg-Midtfyn Kommune har fået mange henvendelser på sit debatforum på faaborg-midtfyn.dk. Henvendelserne drejer sig om lokalplan xx og betyder, at. Det samme gælder henvisninger til love, regler, vedtagelser mv. Henvis til disse i særskilte sætninger frem for at bruge lange indskud. Forvægtskonstruktioner Undgå sætninger, hvor det varer længe før udsagnsordet dukker op de såkaldte forvægts-konstruktioner. Sæt i stedet grundled og udsagnsled tæt på hinanden i sætningen og så tidligt i sætningen som muligt. Skriv Kommunen har set på sagen og vurderet i stedet for: Den af kommunen gennemførte vurdering Korrekt sprog Det er vigtigt, at dit sprog overholder de sproglige regler. Dem kan du læse mere om i bl.a. retskrivningsordbogen, som er god at have ved hånden. Her er et par områder, som du bør være opmærksom på: Store og små bogstaver Nogle ord bruges både som del af et navn (f.eks. Kommune i Faaborg-Midtfyn Kommune) og som en generel betegnelse (kommunen). Når ordene optræder som en del af et navn, skal de starte med stort ligesom alle andre egennavne. Står ordene alene skal de med småt: Med stort Faaborg-Midtfyn Kommune Region Syddanmark Ældrerådet Social- og Arbejdsmarked Økonomistaben Kultur- og Fritidsudvalget Søllinge Skole De, Dem, Deres og I med småt kommunen regionen rådet fagsekretariatet staben udvalget skolen jeg, du, vi, jer, jeres og vores Alle titler skrives med småt: borgmester, kommunaldirektør, pædagog. Alle fagområder og institutioner skrives med stort begyndelsesbogstav. Forkortelser Forkortelser skal altid bruges med forsigtighed. Hvis læseren ikke kender dem, virker de som forhindringer. Brug som udgangspunkt så få forkortelser som muligt. Husk desuden, at Faaborg-Midtfyn Kommune altid skrives ud. Vi bruger ikke forkortelse af kommunens navn. Meget brugte forkortelser kan bruges, men skrives korrekt. Eksempler på dette er: bl.a. blandt andet mv. med videre pr. per

4 ca. dvs. f.eks., fx mm. osv. tlf. cirka det vil sige for eksempel med mere og så videre telefon Datoer og tal Datoer skriver du fuldt ud som eksempelvis 1. april Man skriver mio. kr. og mia. kr. og kun ét punktum efter kr. (også selv om det er afslutningen på sætningen). Kr. skrives efter tallet kr. og ikke kr Og så er det meget vigtigt for betydningen om du bruger komma eller punktum i tal der er for eksempel stor forskel på 4,120 mio. kr. (fire millioner et hundrede og tyve tusinde kr.) og mio. kr. (fire milliarder et hundrede og tyve millioner kr.). Undgå de typiske fejl Et ord eller to ord Ord som inden for, uden for og oven for skal nogle gange være i et ord andre gange i to ord. Når de to ord tilsammen styrer noget (det vil sige bruges som forholdsord), skal de i to ord. Når de ikke styrer noget (det vil sige bruges som biord), skal de i et ord. Vi arbejder aldrig indenfor Familien ovenpå har to børn Vi bevæger os inden for lovens rammer Du kan lægge sagen oven på de andre i stakken Hans eller sin? Hovedreglen for, hvornår man bruger sin og hans som ejestedord, er, at sin lægger sig til sætningens grundled, mens hans lægger sig til genstandsleddet. Manden tog sin hat (dvs. manden tog sin egen hat). Manden tog hans hat (dvs. manden tog en anden mands hat). Køre eller kører? En række udsagnsord på dansk har lydligt sammenfald i nutid og navnemåde. Det drejer sig om ord som køre/kører, høre/hører, styre/styrer og ændre/ændrer. Der er to måder, man kan bruge til at afgøre den rigtige form. Metode 1: Udskift udsagnsordet med et udsagnsord, der ikke har lydligt sammenfald (fx prøver, spiser). Han høre altid efter i timerne. Han spise altid efter i timerne lyder forkert, og den rigtige form er derfor: Han hører altid efter i timerne. Metode 2: Prøv at indsætte udsagnsordet i datid. Hvis sætningen lyder rigtigt i datid, skal der sættes r på endelsen i nutid: Chefen er god til at styrer sin afdeling. Chefen er god til at styrede sin afdeling lyder forkert, og den rigtige form er derfor: Chefen er god til at styre sin afdeling. Nogen eller nogle? I talesproget lyder nogen og nogle ens, og det kan derfor være svært at afgøre den rigtige form i skriftsproget. Den nemmeste måde at afgøre forskellen på er at huske på, at nogen hovedsagligt bruges i nægtende, spørgende og betingede sætninger: a. Nægtende: Hun kunne ikke finde nogen oplysninger. b. Spørgende: Har du nogen ideer til, hvordan vi løser problemet? c. Betinget: Du må endelig sige til, hvis du har nogen forslag. Man bruger nogle i alle andre sammenhænge: Vi købte nogle gamle lamper på loppemarkedet. Nogle af politikerne går ind for forslaget. Gennem eller igennem mod eller imod mellem eller imellem? Man bruger formerne igennem, imod og imellem, når disse optræder som biord, dvs. når der ikke står noget efter: Han læste bogen igennem. Han siger mig ofte imod. De skændtes så meget, at chefen måtte lægge sig imellem.

5 Der er valgfrihed, når de bruges som forholdsord, dvs. når der står en styrelse efter: Han faldt gennem/igennem isen. De er mod/imod nedskæringer. Det bliver mellem/imellem os. Ordentlig eller ordentligt? I forbindelse med en række tillægsord, der slutter på -lig, kan der opstå tvivl, om der skal tilføjes et -t. Det drejer sig f.eks. om: ordentlig(t), væsentlig(t), særlig(t), inderlig(t). Hovedreglen er, at hvis et tillægsord bruges som biord, er -t'et valgfrit: Personlig(t) er jeg ligeglad eller resultatet var væsentlig(t) bedre end forventet. Med den vigtige undtagelse, at -t'et er obligatorisk, hvis tillægsordet bruges til at beskrive måden, som en handling udføres på: De hilste høfligt på hinanden eller opfør dig ordentligt! Vær opmærksom på, at enkelte biord af denne type er såkaldte fødte biord og derfor ikke skal have tilføjet - t. Disse ord findes som selvstændige opslagsord i ordbøger. Et eksempel er: Han kommer antagelig i morgen. Af eller ad? I talesproget er der lydligt sammenfald mellem af og ad, og det kan derfor være svært at afgøre den rigtige form i skriftsproget. Man bruger af til at angive: a. En bevægelse væk fra noget - Han bakkede bilen ud af garagen. b. Udtryk, der siger noget om årsag, anledning eller middel - Han var ved at dø af grin. Man bruger ad til at angive: a. En bevægelse langs med, henover eller gennem noget - Han kørte hjem ad motorvejen. Han kigger ud ad vinduet. b. En retning i forbindelse med en position eller beliggenhed - Han hviler sig op ad muren. De læner sig op ad regeringens politik. c. Om målet for en bevægelse, handling eller ytring - Han fløjter ad pigen. Jeg eller mig? Man bruger stedordet jeg ved grundled og stedordet mig i alle andre tilfælde. Hvis et led består af både et stedord og et navn, kan man lytte sig frem til den rigtige form ved at udelade navnet: Han overdrog opgaven til Peter og jeg. Han overdrog opgaven til jeg lyder forkert, og den rigtige form er derfor: Han overdrog opgaven til Peter og mig. Peter og mig går lige en tur op til bageren. Mig går lige en tur op til bageren lyder forkert, og den rigtige form er derfor: Peter og jeg går lige en tur op til bageren. Peters eller Peter s På grund af det engelske sprogs store indflydelse ser man ofte, at der benyttes apostrof ved ejefald i dansk skriftsprog. På dansk benyttes kun apostrof ved: a. Ord, der ender på s, x eller z: Jens far, Bordeaux vine, Schweiz skisportssteder b. Forkortelser, der ikke slutter med forkortelsespunktum, og forkortelser, der ender på s, z eller x USA s præsident, SAS personale, Føtex kundekreds I alle andre tilfælde skal der ikke være apostrof: c. Ord, der ikke ender på s, x eller z: Peters mor, Kommunens ansatte d. Forkortelser, der ender på forkortelsespunktum: En cand. mag.s jobmuligheder, Kbh.s gader Ved forkortelser, der udtales som rigtige ord, er det dog valgfrit, om man vil sætte apostrof: Cd-rommens indhold eller cd-rommen s indhold, UNICEFs julekort eller UNICEF s julekort

6 Ligge eller lægge? På grund af lydligt sammenfald i talesproget kan der i skriftsproget opstå tvivl om, hvornår man bruger ligger, og hvornår man bruger lægger. Formelt er der tale om to forskellige udsagnsord, der dog betydningsmæssigt ligger meget tæt på hinanden. Ligge er et såkaldt intransitivt udsagnsord, dvs. at det bruges uden genstandsled (objekt). Papirerne ligger på bordet. Papirerne er grundled for ligger, og sætningen har ikke genstandsled. Lægge er omvendt transitivt og efterfølges derfor af et genstandsled. Han lægger papirerne på bordet Papirerne er genstandsled for lægger. Komma eller ej Som offentlig myndighed følger vi Dansk Sprognævns retningslinjer. Det gælder også, når vi sætter komma. Du kan finde de eksisterende kommaregler på sprognævnets hjemmeside Du kan også læse mere om komma i Retskrivningsordbogen En kort version af kommareglerne er følgende du skal bruge komma: ved opremsninger: På markerne blev der dyrket hvede, rug, havre og byg. Bemærk at på dansk, i modsætning til engelsk, sættes der ikke komma mellem næstsidste og sidste led i en opremsning. ved præciserende og forklarende tilføjelser: Attila, hunnernes frygtindgydende anfører, kneb øjnene sammen. mellem helsætninger: Johan lå på sofaen, og Eva læste lektier (2 helsætninger) - Johan lå på sofaen og læste lektier (kun 1 helsætning). mellem sideordnede bisætninger: Hvem han er, og hvad han hedder, aner jeg ikke. Jeg tvivler ikke på at han er trofast, og at han vil forsvare os. efter ledsætninger: Hvis du ikke snart holder op, går jeg min vej. At de er kærester, ved da enhver. før og efter parentetiske relative bisætninger: Firmaets direktør, som ingen havde ventet, stod pludselig i døren. foran men, hvad enten men indleder en sætning eller ej: Han kom ikke i går, men det gør ikke noget. Jeg så godt ham, men ikke hende. Du kan sætte komma foran ledsætninger eller man kan lade være. Jeg tror, at han ved det eller jeg tror at han ved det. før bestemmende relative bisætninger: Den, der ikke sparer, bliver aldrig rig eller Den der ikke sparer, bliver aldrig rig. Korrekt brug af navne og titler Brug altid de officielle navne på fagsekretariater, stabe og institutioner. Det samme gælder titler. De godkendte navne på fagsekretariater og stabe og titlerne på de respektive chefer - er: Fagsekretariat/stab Pleje og Omsorg Social og Arbejdsmarked Dagtilbud - Børn Undervisning Børne- og Ungerådgivning Plan og Kultur Teknik Borgerservice Sundhed og Handicap Cheftitel Ældrechef Social- og arbejdsmarkedschef Børnefagchef Undervisningschef Børne- og ungerådgivningschef Plan- og kulturchef Teknisk chef Borgerservicechef Sundheds- og handicapchef

7 It HR & Innovation Økonomi Fællessekretariat It-chef HR-chef Økonomichef Sekretariatschef Læs mere Retskrivningsordbogen, udgivet af Dansk Sprognævn, 2001 Retskrivningsordbogen har omkring opslagsord, men desuden kan du slå op i retskrivningsreglerne. Og der er også et afsnit om de staveformer, der er blevet ændret siden sidste retskrivningsordbog. Den findes også på nettet på Dansk Sprognævns hjemmeside Håndbog i nudansk, udgivet af Politikens Forlag, 1999 af Henrik Galberg Jacobsen og Peter Stray Jørgensen. Her er der omfangsrige artikler om emner der typisk giver problemer. Nudansk ordbog, udgivet af Politikens Forlag. I modsætning til Retskrivningsordbogen er der her også angivet betydning, og der gives mange eksempler. Danske ord der driller, udgivet af Politikens Forlag. Opslagsordbog med cirka 1900 ord og udtryk, som vi tit kludrer rundt i. Kommaregler, Dansk Sprognævns skrifter 34, Kan downloades på Og uden omsvøb, tak, udgivet af Statens Information, 1998 af Bent Møller og Erik Hansen Ping- og Pampersprog, Reitzels Forlag, 1996 af Erik Hansen Skriv og bliv læst, udgivet af Frydelund af Ellen B. Åndahl og Susanne N. Jacobsen Skriv så det fænger, udgivet af Frydenlund, 1997 af Teddy Petersen Svære ord og lette, udgivet af Statens Information af Jens Martin Eriksen og Bent Møller Tegn og tegnsætning, udgivet af Politikens Forlag af Celine Haastrup og Anne Riber Petersen. Intranettet På Faaborg-Midtfyn Kommunes intranet under kommunikation har du mulighed for at finde værktøjer og inspiration om sprog og kommunikation samlet i én overskuelig indgang. Du kan også finde mere på Dansk Sprognævns hjemmeside Dansk Sprognævn og Det Danske Sprog- og Litteraturselskab: samt andre ordbøger på Har du brug for rådgivning? Hvis du har brug for rådgivning, når sproget driller, er du velkommen til at kontakte kommunikationsafdelingen på eller telefon Lotte Rosgård, tlf , loho@faaborgmidtfyn.dk og Aino Faldborg, tlf , aif@faaborgmidtfyn.dk.