Spr g p litik. Ballerup Kommune

Transkript

1 Spr g p litik Ballerup Kommune

2 Sprogpolitik Ballerup Kommune Indhold Husk det gode sprog... 2 Hvem er modtageren?... 3 Start med det vigtigste... 3 Overskrift giver overblik... 3 Brug punktopstillinger... 3 Brug almindelige ord og skriv konkret... 4 Brug korte ord i stedet for lange ord... 4 Brug nutidige ord i stedet for støvede ord... 4 Aktivt klart sprog... 4 Skriv kort og undgå indskudte sætninger... 5 Skriv positivt... 5 Undgå bagvendt ordstilling... 5 Brug udsagnsord i stedet for navneord... 5 Tiltaleformer... 6 Korrekt sprog og komma... 6 Det med stort og det med småt... 7 Forkortelser... 8 Tal i tekster Hjemmeside- og -adresser

3 Husk det gode sprog I Ballerup Kommune kommunikerer vi meget på skrift med både borgere, virksomheder og andre. Det sker i form af s, tekster på hjemmesiden, breve, foldere og meget andet. Denne kommunikation er vores ansigt udadtil, derfor er det vigtigt, at vi altid gør os umage. Vi skal skrive så fejlfrit, korrekt og forståeligt, som det overhovedet er muligt. Vores budskaber skal være rettet mod modtagerne. Hver gang. På de følgende sider vil du kunne finde regler og gode råd, som du skal holde dig til, når du sætter dig til tasterne som repræsentant for Ballerup Kommune. Alle regler stammer fra Dansk Sprognævn. Hvis du vil vide endnu mere om, hvordan du skriver korrekt, kan du læse alt om regler for retskrivning, kommaer og prøve din kunnen af på Dansk Sprognævn og Det Danske Sprog- og Litteraturselskabs hjemmeside: Marts

4 Hvem er modtageren? Før du overhovedet begynder, skal du have gjort dig klart, hvem det er, du skriver til, og hvilke forudsætninger din modtager har. Det er afgørende for den sprogstil, du skal vælge. Hvis du skriver til en borger, skal du altid vælge et mindre formelt sprog, end hvis du skriver til en myndighed. Du skal med andre ord sætte dig i modtagerens sted, og du skal altid skrive så klart, at selv din gamle mormor ville kunne forstå det. Hvis du skriver et svar på en skriftlig henvendelse, så læg mærke til stilen og hold selv samme tone. Men husk at vi ikke bruger slangudtryk i vores kommunikation. Start med det vigtigste Sørg altid for at vigtigste budskab er placeret i starten af teksten. Du skal gøre det let for læseren at finde de vigtigste oplysninger. Vær klar over, at de fleste ikke læser en hel tekst til ende, og derfor skal konklusionen stå øverst i teksten. Dernæst kan du fylde detaljer på. Som hovedregel skal de første seks linjer fortælle både hvem, hvad, hvor og hvornår. Derefter fylder du på med hvorfor og hvordan. Overskrift giver overblik Gør det let for din læser at overskue teksten, og lav en god overskrift. Den skal være: Præcis Dækkende Interessant Kort det vil sige højst otte ord Der må ikke være tegn i Læseren skal kunne se konklusionen/budskabet ud af overskriften. Nede i teksten kan du benytte dig af samme fif. Lav korte afsnit og brug gerne overskrifter til afsnittene, så det er hurtigt for læseren at skimme teksten. Et afsnit bør ikke fylde mere end ti linjer, og hvert afsnit skal være adskilt med en blank linje. Brug punktopstillinger Hvis du skal remse en række forskellige ting op, er det godt at bruge punktopstillinger. Det gør teksten lettere at læse og overskue. Husk at ved punktopstillinger starter sætningen med stort, og der er punktum efter sidste punkt. Eksempel: Undervisning i rygestop: Afhængighed af nikotin Værktøjer til hvordan man holder op 3

5 Brug af Nikotin-hjælpemidler. Sæt kun punktum efter hvert punkt, hvis et eller flere af punkterne består af fuldstændige helsætninger eller i forvejen indeholder et punktum. Brug almindelige ord og skriv konkret Skriv dansk. Brug almindelige ord og undgå fagudtryk. Selv om det er dagligdag for dig, så kan du ikke være sikker på, at alle forstår fagudtryk. Hvis dine læsere ikke forstår de ord, du bruger, så gider de ikke læse videre. På den måde kan vigtige budskaber gå tabt. Hvis du ikke kan undgå at bruge fagudtryk, så skal du forklare dem. Brug de mest konkrete og præcise ord. Det er de ord, læseren har nemmest ved at forstå og huske. Skriv fx motorcykel og ikke motorkøretøj eller befordringsmiddel, hvis det drejer sig om en motorcykel. Brug korte ord i stedet for lange ord Det er lettere at læse en tekst med flere, korte ord end en tekst med få, lange ord. Omskriv de lange ord til noget, der er til at forstå. For eksempel kan du skrive økonomiudvalgsmødereferat om til Referat af møde i Økonomiudvalget. Husk at alle lange ord kan omsættes til flere korte ord, der er lettere at fordøje. Du skal bare være kreativ. Brug nutidige ord i stedet for støvede ord Ord kan afskrække, og ord kan indbyde til forståelse. Brug derfor nutidige og enkle ord. For eksempel: Skriv ikke: Angående Afholde Hvorledes Nærværende Samtlige Undertegnede Således Såfremt Fornøden Skriv i stedet: Om Betale Hvordan Denne Alle Jeg eller mig Derfor/på den måde Hvis Nødvendig Aktivt klart sprog Vær præcis med dine ord, og lad være med at skrive noget, som modtageren skal fortolke. Din læser har krav på klar tale. Derfor skal du også skrive aktivt i stedet for passivt. En passiv sætning er gumpetung, og ingen gider læse den slags. 4

6 En passiv sætning er enten med udsagnsord, der slutter på s eller, hvor vendingen vil blive indgår. Når du bruger passive sætninger, kan læseren ikke altid gennemskue, hvem der gør hvad. Brug et direkte sprog. Eksempel: Der skal indhentes tilladelse fra kommunen. Du skal have tilladelse fra kommunen. Din sag vurderes af Statsamtet. Statsamtet vurderer din sag. Skriv kort og undgå indskudte sætninger En sætning bør maksimalt være på ord. Lange sætninger med mange indskudte sætninger er svære at læse. Skriv positivt Det er vigtigt at give læseren en oplevelse af, at Ballerup Kommune er imødekommende og serviceorienteret. Derfor skal du være positiv i dit sprog, hvis det overhovedet er muligt. Eksempel: Det er forbudt ikke at melde dig som arbejdssøgende. Det er meget vigtigt, at du melder dig som arbejdssøgende, for på den måde får du ret til Undgå bagvendt ordstilling Specielt når vi kommunikerer på skrift, kan vores sætninger blive bagvendte. Husk altid at placere grundleddet først i sætningen. Skriv ikke: Efter at have drøftet sagen besluttede udvalget at give tilladelse. Skriv i stedet: Udvalget besluttede at give tilladelse, efter det havde drøftet sagen Brug udsagnsord i stedet for navneord Nogle udsagnsord vil så gerne blive til navneord. Det er de ord, der slutter på -ing, -ion eller -else. 5

7 At drøfte bliver til drøftelse, at henvende bliver til en henvendelse osv. Skriv dem om, så de igen bliver udsagnsord. På den måde får du et aktivt sprog. Skriv ikke: Med henblik på en drøftelse Kommunens madudbringning til de ældre Ved lukning af institutionen Skriv i stedet: For at drøfte Når kommunen bringer mad ud til de ældre Når institutionen lukker Tiltaleformer Når vi kommunikerer med borgerne, bruger vi altid tiltaleformen du. Hvis en borger henvender sig med tiltaleformen De, så svarer du naturligvis tilbage på samme måde. I skriftlig kommunikation er det korrekt nok at bruge ordet man, når du fortæller om regler, der gælder for borgere i kommunen. Men prøv at undgå man mest muligt, for det kommer let til at lyde upersonligt og svævende. Et godt trick er at forestille dig, at du sidder overfor den borger, som skal modtage budskabet. Du vil opdage at man uden problemer kan erstattes af du i de fleste tilfælde. Som bonusgevinst bliver dit budskab langt mere konkret og vedkommende. Korrekt sprog og komma Kun en tåbe frygter ikke kommaer. Men kommaer bruges til at gøre din tekst lettere at forstå og lettere at læse. Til gengæld er det vigtigt, hvor du placerer kommaet: Henrettes ej, benådes. Henrettes, ej benådes. Ballerup Kommune følger Dansk Sprognævns regler for dansk retskrivning og grammatik. Det vil sige, at vi bruger det grammatiske komma. Vi sætter komma foran ledsætninger. Det vil sige sætninger, der blandt andet kan starte med: og at som der hv-ord Læs altid korrektur på det, du skriver, og få også en anden til at gøre det for dig. Hvis din tekst er fuld af stavefejl og kommafejl, så bliver din tekst utroværdig. Det er 6

8 ærgerligt at blive misforstået eller slet ikke læst, bare fordi du ikke har fået læst korrektur. Husk at du har en god hjælp i de it-værktøjer, der er i din computer. Så brug både stavekontrol og grammatikkontrol og læs selv teksten igennem. Derefter kan du lige spørge en kollega. For i alle afdelinger i kommunen gemmer der sig en eller flere personer, der er hajer til komma og stavning. Find dem, og brug dem. Husk også altid at få læst korrektur på indholdet. Den tekst, som er logisk for dig, kan være det rene volapyk for andre. Breve afsluttes altid med et Med venlig hilsen Det med stort og det med småt Nu kommer vi til noget af det rigtig svære. Hvornår skal du skrive med stort begyndelsesbogstav, og hvornår må det slet ikke være med stort? I Ballerup Kommune følger vi de regler, som er fastsat af Dansk Sprognævn. Derfor skriver vi navne på forvaltninger, afdelinger, administrative enheder og stednavne med stort. Eksempelvis: Kommunalbestyrelsen Kultur og Fritid Handicap og Psykiatri Folketinget Ballerup Rådhus Ballerup Kommune Harrestrup Ådal Ballerup Super Arena Kulturhus Måløv Skovlunde Kulturhus Hede-/Magleparken Hold-an Vej Navne og forkortelser på centre og sekretariater på rådhuset skrives sådan: Navne på centre og sekretariater Benævnes i daglig tale Forkortes Forkortes i itsammenhæng Center for Borgerservice Center for By, Kultur og Erhverv Center for Miljø og Teknik Center for Social, Sundhed og Beskæftigelse Borgerservice BOR C-BOR By, Kultur og BKE C-BKE Erhverv Miljø og Teknik MT C-MT Social, Sundhed og Beskæftigelse SSB C-SSB 7

9 Center for Børne og Ungerådgivningen Center for Skoler og Institutioner Center for Økonomi og Personale Center for It og Digitalisering Center for Ejendomme Sekretariat for Udvikling og Kommunikation Sekretariat for Politik og Ledelse Børne og Ungerådgivningen BUR C-BUR Skoler og Institutioner SI C-SI Økonomi og ØP C-ØP Personale It og Digitalisering ITD C-ITD Ejendomme EJD C-EJD Udvikling og Kommunikation UK S-UK Politik og Ledelse PL S-PL Til gengæld skriver vi ikke med stort, når det drejer sig om navneord eller titler. Navneord skrevet med stort begyndelsesbogstav blev afskaffet i Derfor skal du altid huske, at det hedder: rådhuset kommunen borgmesteren kommunaldirektøren udvalgsformanden dronningen (men det hedder Dronning Margrethe) regeringen staten ombudsmanden grundloven direktionen chefgruppen Forkortelser Prøv så vidt muligt at undgå forkortelser i dine tekster. Det er ikke alle, der kender dem. Men hvis du bruger forkortelser, skal det være på den rigtige måde: A-indkomst (og B-indkomst) A-skat a-kasse bl.a. ca. dvs. ekskl. evt. 8

10 fax fx (ikke f.eks.) inkl. kg kl. (klokken) km (køre mere end 24 km dagligt) kr. (2.400 kr.) kwh l (liter skrives helt ud, hvis det ikke står i forbindelse med et tal) m (meter skrives helt ud, hvis det ikke står i forbindelse med et tal) m 2 (kvadratmeter) maks. mia. min. mio. mm (millimeter) mfl. m.m. (med mere) mv. osv. pct. (procent, i talopstillinger kan man også bruge %) pr. pr. år (i stedet for pro anno p.a.) pt. tlf. (undgå helst at bruge forkortelsen, og omskriv i stedet til ring på xxxx xxxx ) tv (lokal-tv, tv-nævn, tv-stationer, tekst-tv) Forkortes ikke decibel hektar jævnfør minutter måned, måneder promille på grund af timer (9 timer pr. uge) ved hjælp af volt for tiden/på nuværende tidspunkt Med venlig hilsen i forbindelse med og lignende eller lignende 9

11 Tal i tekster Du kan skrive tal og telefonnumre på rigtig mange måder. Men der er faktisk også regler for, hvordan du skriver disse oplysninger, når du skriver dem inde i en tekst. Vi skriver tal fra nul til ni med bogstaver: Nul, en, to, tre, fire og ni. Fra 10 og opefter skriver vi med tal: 11, 12, 13, 14 og så videre. Der findes selvfølgelig også en undtagelse: I skemaer eller ved sammensætninger med tal og ord skrives med tal. Hvis to tal står i samme sætning, og det ene er over ni, skriver man begge tal med tal. 1. instans 4. skoleperiode 3-årig + ½- til 2-årige børn + et 2-årigt forløb til 25-årige 9. klasse + efter 9. og 10. klasse + mellem 3 og 12 måneders varighed 10 pct. (højst 50 pct. + tillæg på 7 pct., men: tillægsprocent). Skriv ikke %. Tal med fire cifre eller mere skrives med punktum. Eksempel: Indkomster over Telefonnumre skrives sådan: Hjemmeside- og -adresser Vi skriver hjemmesideadresse med små bogstaver og www foran. Eksempel: I nogle tilfælde kan du undlade at skrive www og nøjes med ballerup.dk, hvis det fungerer bedre visuelt. Hvis en hjemmesideadresse eller -adresse står i slutningen af en sætning, sætter man punktum efter, da de fungerer som almindelige ord. Er det en kort sætning som står for sig selv, skal du dog ikke sætte punktum, da linjeskiftet efter sætningen fungerer som et punktum. Eksempel: Læs mere på Kontakt Sekretariat for Udvikling og Kommunikation, hvis du har spørgsmål int-info@balk.dk Udarbejdet af Sekretariat for Udvikling og Kommunikation, Ballerup Kommune 10