Opgavefelt: 1. Administrative støttefunktioner

Transkript

1 Opgavefelt: 1. Administrative støttefunktioner Administrative støttefunktioner er de funktioner, som understøtter den primære drift og myndighedsudøvelse i kommunen. Personaleadministration: - Indberetning af flexskemaer, herunder ferie og sygefravær - Nyansættelser, herunder udarbejdelse af stillingsopslag og gennemførelse af samtaler - Personaleændringer, herunder udfyldelse af skemaer ved ansættelse, afskedigelse, ændring af arbejdstider, mv. Økonomistyring: - Kontrol, kontering og betaling af regninger - Budgetopfølgning - Udbud It-opgaver: - Support og superbrugerfunktion - Oplæring og introduktion af nye medarbejdere - Deltagelse i digitaliseringsgruppen - Bestilling, registrering og udlevering af IT, mobiltelefoner, mv. Diverse: - Journalisering, udarbejdelse af regningslinjer for afdelingens journaliserings- og arkiveringsopgaver - Håndtering af daglig post - Telefon og personlig betjening af henvendelser, herunder råd og vejledning samt omstilling til rette kolleger - Deltagelse i arbejds- og sikkerhedsmøder samt kurser og workshop - Drift og leasing af kommunens kopimaskiner - Salg af leasede biler efter leasingperiodens udløb Anvendte årsværk 1,39 Lønudgifter

2 Opgavefelt: HR Opbygge og udvikle kommunen som en attraktiv arbejdsplads med gode muligheder for at rekruttere og fastholde kvalificeret arbejdskraft. Sikre løbende kompetenceudvikling af medarbejderne. Konsulentydelser (kan opgave): - Projektarbejde/deltagelse i kommunens afdelinger, HOU, chefteam/direktion, projektledelse, deltagelse i procesarbejde for afdelinger, institutioner, HOU og chefteam/direktion - Udarbejdelse af strategier, politikker mv. udvikling og implementering - Organisationsudvikling Anvendte årsværk 1,71 Lønudgifter Opgavefelt: Trykkeri Intern produktion af rapporter, analyser m.m. Trykkerifunktion (kan opgave): - Produktion af kommunens egne politikker, rapporter, notater, analyser m.v. med et begrænset oplag. - Trykning af opgaver i grafisk værksted - Trykning af markedsføringsmateriale - Skilte produktion og opsætning Administration: - Løbende dialog med forvaltninger om forventede opgaver, oplag og layout for de enkelte opgaver. - Løbende dialog med private trykkerier og efterfølgende administration i forbindelse med større kommunale trykkeopgaver eller specialopgaver. Anvendte årsværk 1,8 Lønudgifter

3 Opgavefelt: Køb og salg samt jordforsyning Sikre udviklingen og tilpasningen af kommunen gennem køb og salg af kommunale ejendomme, kommunale udstykninger m.v. Projektering samt gennemførelse af byggemodning (skal opgave): - Sikre, at kommunen løbende har et varieret udbud af byggemodnede grunde til privat og erhvervsmæssigt formål. - Varetagelse af forhandlinger, fastlæggelse af grundpris, salgstilbud, økonomi, salg og markedsføring af byggegrunde, herunder ekspropriation. - Udarbejdelse af købsaftaler for hhv. erhvervsjord og byggegrunde. Køb og salg af bygninger (skal opgave): - Varetagelse af forhandlinger, udbud og gennemførelse af køb og salg af kommunale bygninger. Tinglysning, mv. (skal opgave): - Registrering af adkomst m.v. hos de relevante myndigheder. Anvendte årsværk 1,89 Lønudgifter Opgavefelt: Formidling og kommunikation internt Sikring af den interne formidling af den kommunale virksomhed. Præsentationer, mv. (kan opgave): - Intern formidling af skabeloner m.v. til brug for organisationens interne præsentations- og kursusmateriale. - Udarbejdelse af grafisk arbejde for afdelinger og institutioner - Fotografering Intranet (kan opgave): - Udvikle og vedligeholde intranettet (webmaster) - Udarbejde og informere om fælles designmanual og føre tilsyn med anvendelsen af designmanualen. - Afholder kurser/workshop Designmanual (kan opgave): 3

4 - Udarbejdelse af skabeloner til præsentationer, formidling, skiltning m.v., herunder udarbejdelse af blå bog for medarbejdere. Grafisk selvbetjening (kan opgave): - Drift, vedligehold og udvikling af selvbetjeningsløsningen - Kundebetjening Anvendte årsværk 2,26 Lønudgifter Opgavefelt: Sagsfremstilling og udvalgsbetjening, mv. Skabe forudsætninger for varetagelse af den kommunalpolitiske og demokratiske funktion. Udvalgsbetjening og fremstilling af dagsordenspunkter (skal opgave): - Fremstilling af dagsordener m.v. til byrådet, de politiske udvalg og samarbejdsudvalg. - Oprettelse af sager, indhentelse af oplysninger, økonomiske konsekvenser, finansiering mv. I samarbejde med Intern Service udarbejde breve og svar til borgere virksomheder mv. efter politisk behandling - Projektledelse i forbindelse med udarbejdelse af temaplaner Mødedeltagelse (skal opgave): - Deltagelse i møder i de politiske udvalg, landdistriktsudvalg, formandsmøder og andre forberedende møder med henblik på fremlæggelse af politiske sager og referering af beslutninger. - Samarbejde med lokalrådene Anvendte årsværk 1,5 Lønudgifter Opgavefelt: Formidling og kommunikation Sikring af den eksterne formidling af den kommunale virksomhed. Formidling (kan opgave): - Løbende formidling af beslutninger, initiativer m.v. i forbindelse med den kommunale virksomhed, herunder sikre den 4

5 lovpligtige information om borgernes frit-valg muligheder i kommunen. Annoncer (kan opgave): - Indsamling af bidrag til opsætning af info-annoncer, stillingsannoncer m.v. Håndtering af presse (kan opgave): - Udarbejdelse af kommunikations- og pressestrategi. - Udarbejdelse af pressemeddelelser. - Konsulentbistand til forvaltningerne med henblik på løbende håndtering af pressen. Internet (kan opgave): - Udvikling og vedligeholdelse af hjemmesiden, herunder udarbejdelse af vejviser, billeddokumentation, billedbehandling m.v. - Udarbejde og informere om fælles designmanual og føre tilsyn med anvendelsen af designmanualen. - Afholde kurser og workshops Branding af kommunen (kan opgave): - Sikre koordineringen af kommunikationsmæssige tiltag, der styrker kendskabet til kommunens aktiviteter og tiltag. - Iværksættelse af diverse kampagner og bevidst søge at håndtere pressen, så det medvirker til at brande kommunen. Anvendte årsværk 1,70 Lønudgifter Opgavefelt: Mellemkommunalt og internationalt samarbejde Vedligeholde og udvikle det mellemkommunale og internationale samarbejde. Mellemkommunalt samarbejde (kan opgave): - Udforme samarbejdsaftaler og vedligeholde samarbejde mellem flere kommuner. F.eks. afholdelse af fælles temamøder og borgmestermøder med udvikling og udveksling af viden. - Udformning af fælles regionale udviklingsstrategier m.m. - Deltage i Trekantsamarbejdet, herunder deltagelse i administrative og politiske styregrupper, arbejdsgrupper mv. 5

6 Internationalt samarbejde (kan opgave): - Deltagelse i internationale projekter og erfaringsudvekslings seminarer. - Planlægge og arrangere internationale besøg for politikere, ledere og medarbejdere, hvor der kan indhentes ny viden af særlig interesse. - Planlægge og arrangere faglige besøg for internationale delegationer. Anvendte årsværk 0,75 Lønudgifter Opgavefelt: Kommune-, lokal-, by- og øvrig fysisk planlægning At udarbejde kommune- og lokalplaner samt øvrige planer som spildevandsplan, affaldsplan, vandforsyningsplan m.v. Konsulentopgaver (skal opgave): - Deltage i drøftelser i diverse arbejdsgrupper, der vedrører den fysiske planlægning af kommunen. Udarbejdelse af planer (skal opgave): - Varetagelse udarbejdelsen af kommuneplaner. - Varetagelse af sagsbehandlingen og udarbejdelsen af forslag til planstrategi, hvor byrådet i løbet af første halvår af hver valgperiode skal tage stilling til, om den gældende kommuneplan skal genvedtages eller revideres. Høring (skal opgave): - Udsendelse af forslag i offentlig høring i henhold til lovens bestemmelser. - Varetage planlægningen og gennemførelsen af dialogbaserede arrangementer, hvor brugerne høres og har mulighed for at stille forslag i forhold til kommuneplanlægningen og den øvrige fysiske planlægning. Sagsbehandling (skal opgave): - Udarbejdelse af oplæg til politisk behandling og godkendelse. - Sagsfremstilling til politiske afgørelser. Anvendte årsværk 1,86 Lønudgifter

7 Opgavefelt: Biblioteker og kultur Drive biblioteksvæsen og yde støtte til kulturelle aktiviteter som museer, lokalhistoriske arkiver, biografer, musikkommunale virksomheder, teatre og andre kulturelle opgaver. Faciliteter (skal opgave): - Udbygge og udvikle faciliteter, der sikrer, at borgernes behov for at have et aktivt fritids- og kulturliv kan tilgodeses bredt. - Projektledelse i forbindelse med byggeprojekter, herunder deltagelse i styregruppemøde og arbejdsgruppemøde - Sikre biblioteksadgang. Tilskud (kan opgave): - Yde tilskud til museer, teaterarrangementer, musikarrangementer (inkl. lokaler) og øvrige kulturelle arrangementer. Konsulentydelser (kan opgave): - Rådgive og vejlede foreninger og grupper i forhold til lovgivning og vedtagne regler, samarbejde med biblioteker og musikkommunale virksomheder om den løbende drift og udvikling. Administration (kan opgave): - Overordnet administration af museer, biografer, musikkommunale virksomheder m.v. - Overordnet ledelse af kommunale kulturinstitutioner, herunder udarbejdelse af drifts- og udviklingsaftaler - Sekretariatsbetjening af Kulturelt Samråd, herunder udarbejdelse af dagsordenspunkter, dagsorden mv. Anvendte årsværk 0,75 Lønudgifter Opgavefelt: Fritid, idræt og folkeoplysning Yde støtte til idræts-, fritids- og folkeoplysende aktiviteter samt sikre, at der er idrætshaller, lokaler og lignende faciliteter til rådighed for borgere. Faciliteter (skal opgave): - Udbygge og udvikle faciliteter, der sikrer, at borgernes behov for at have et aktivt sports- og fritidsliv kan tilgodeses bredt. - Projektledelse i forbindelse med byggeprojekter, herunder deltagelse i styregruppemøder 7

8 Folkeoplysningsudvalg (skal opgave): - Udarbejdelse af forslag til folkeoplysningspolitik og vedtægter. - Sekretariatsbetjening af folkeoplysningsudvalg med udarbejdelse og udsendelse af dagsordener, deltage i møderne og udarbejde referater. - Løbende udsendelse af meddelelser og svarskrivelser til foreninger/borgere. Tilskud (skal opgave): - Yde tilskud i henhold til folkeoplysningsloven til voksenundervisning. - Opkræve mellemkommunale betalinger. - Yde tilskud til frivilligt foreningsarbejde (medlemstilskud, lokaletilskud m.v.). Konsulentydelser (kan opgave): - Rådgive og vejlede foreninger og grupper i forhold til lovgivning og vedtagne regler. Administration (skal opgave): - Administration af idræts- og svømmehaller. - Administration af boldbaner og klubhuse Øvrige opgaver (kan opgave): - Diverse øvrige opgaver på området som f.eks. udarbejdelse af koncept for aktive feriedage til skolebørn, fritidspasordninger og lignende. - Diverse mødevirksomhed med foreningerne - Samarbejde med relevante afdelinger inden for området Anvendte årsværk 1,75 Lønudgifter Opgavefelt: Turisme og erhvervsfremme Styrke erhvervsudviklingen og væksten i kommunen og bidrage til at øge kommunens attraktionsværdi. Tiltrækning af virksomheder (kan opgave): - Markedsføring af Vejen Kommune overfor fødevareindustrien og følgevirksomheder. Vi er et centrum for 8

9 fødevareproduktion. - Opsøgende salg over for fødevarevirksomheder gennem leads fra lokale virksomheder og andre, messedeltagelse, netværk etc. - Udarbejdelse af salgsmateriale målrettet den enkelte virksomhed. - Forhandlinger med virksomhederne. Sagsbehandling (kan opgave): - Udarbejdelse af vækststrategi - Udarbejdelse af samarbejdsaftale med UdviklingVejen - Løbende dialog med kommunalbestyrelsesmedlemmer, erhvervsenheder, iværksættere m.m. - Administration af tilskud til erhvervsfremme og turisme. - Løbende indsats med henblik på tiltrækning af virksomheder, udlægge erhvervsarealer, etablere iværksætterhuse m.v. - Udarbejdelse af rapporter og statusoversigter, som skaber overblik over kommunens erhvervsudvikling, og fremsættelse af ideer til yderligere udvikling inden for erhvervs- og turismeområdet. Anvendte årsværk 2,3 Lønudgifter