Kommunikation er nødvendig for forandring Tine Skov Madsen Director HR & Organisation Development, SDC

Transkript

1 2015 tidsskrift om personaleledelse I udgivet af DANSK HR 4 TEMA At kommunikere HR Tal som kommunikationsmiddel side 18 Sådan kommunikerer vi visioner og mål læs direktørernes svar side 40 Har du styr på social sikring, når medarbejderne rejser ud også på korte ture? side 58 Kommunikation er nødvendig for forandring Tine Skov Madsen Director HR & Organisation Development, SDC side 33

2 Mød os på Træfpunkt HR 30/9-1/10 Fundamentet for værdiskabende HR Epos er det optimale fundament for dit HR-arbejde og styrker din virksomhed med effektive processer, øget produktivitet og mere tilfredsstillende arbejds gange. Øg kvaliteten af din HR-indsats og skab værdi i hele organisationen. Med Epos får du alt, hvad du har brug for i dit HR-arbejde, herunder naturlige workflows, rekruttering, personaleadministration, udvikling, lønbehandling, ledelsesrapportering og APV. Kom nemt og hurtigt i gang Ring til os på tlf eller besøg os på Epos er modulopbygget, så du kan få et system, der passer præcist til din virksomhed, uanset størrelsen på din organisation og kompleksi teten i dit HR-arbejde. Epos er vejen til en nemmere hverdag med HR og løn. PBJ A/S Telefon BRØNDBY Kornmarksvej Brøndby AARHUS Sindalsvej Risskov

3 ER DET TILFÆLDIGT...? LEDEREN Er det tilfældigt, at vi har TO øjne og kun EN mund? HR-folk er traditionelt gode til at lytte og det er helt nødvendigt, at vi kan det, for kun ved at lytte får vi viden om forretningen og bliver dermed i stand til at understøtte arbejdet heri I har sikkert alle stødt på overskriften, som jo antyder, at det er en formålstjenesteligt at lytte mere end at tale. Og det er en god ide, for når vi lytter, så får vi mange informationer og megen viden, hvilket gavner os i vores arbejde og i vores relationer. HR-folk er traditionelt gode til at lytte vi lytter til ledernes ønsker og behov, vi lægger ører til medarbejdernes krav, og vi er opmærksomme på de strømninger og visioner, der udsendes fra topledelsen. Det er helt nødvendigt, at vi kan det, for kun ved at lytte får vi viden om forretningen og bliver dermed i stand til at understøtte arbejdet heri. lederne, hvad de kan hjælpe dem med. De skal fortælle topledelsen, hvad de ved om HR, så de menneskelige ressourcer bruges mest optimalt for forretningen, og de skal lave klare aftaler og forventningsafstemning med medarbejderne. I dette nummer af HR-chefen skal vi tale. Temaet handler nemlig om at kommunikere HR. Et kæmpe emne for kommunikation har så mange vinkler. Du vil derfor finde artikler om intern og ekstern kommunikation. Der vil være gode cases om kommunikation i skrift og i tale, og der vil være relevante input til, hvordan man kan kommunikere i sprog, med tal, gennem værdier og andet. Vi håber, at vi med temaet kan give brugbare råd til HRkommunikation, for når vi er gode til at kommunikere, får vi lov til at formidle viden, og det er gennem det og ved at deltage i de afgørende samtaler i virksomheden, at vi er med at træffe de rette beslutninger til fordel for forretning. Så fortsæt endelige med at lytte, men husk også at bruge mund Selv om man er god til at lytte, og det er godt, så skal man dog også huske at tale. HR skal fortælle Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, DANSK HR Kommende nummer af HR-chefen se årets temaer på HR chefen I AUGUST 2015 side 3

4 HR CHEFEN INDHOLD TEMA ARTIKLER 06 HR S EVNE TIL AT SKABE FORSTÅELSE, INDSIGT OG LÆRING ER TÆT FORBUNDET MED KOMMUNIKATION Læs om hvordan to virksomheder bevidst bruger kommunikation som et vigtigt værktøj i deres arbejde med HR. 12 ØVRIGT INDHOLD INTERNE SLÅSKAMPE OM AT FÅ ANSVARET FOR EMPLOYER BRANDING Hvem skal kommunikere virksomhedens værdier og holdninger til potentielle kandidater. Se resultaterne af Universums internationale 2020 outlook-undersøgelse og undgå de værste faldgruber. 18 SYV VIGTIGE BØGER SOM FREMMER DIN KOMMUNIKATION MED HR DATA Data, statistik og analyse i HR er nødvendigt, hvis HR skal tages alvorligt, og hvis kommunikationen omkring HR skal forbedres. Få inspiration til hvordan du kan læse dig klogere på datadrevet HR FORREST PÅ DEN DIGITALE BØLGE OG DET VIRKER Hvem havde lige troet, at en af de arbejdspladser, der er længst fremme inden for digitalisering, hedder Center for Sundhedsfremme og ligger i Varde Kommune? Læs hvad de gør. HR ORGANISERING TÆT PÅ KUNDERNE Hos PBJ er HR, branding, markedsføring og kommunikation samlet i én afdeling, som også er ansvarlig for kundenetværket samt måling af kundetilfredshed. KOMMUNIKATION ER NØDVENDIG FOR FORANDRING En forandringsrejse gjorde det nødvendigt at ændre overenskomst og dermed indføre andre processer. Et nyt it-system blev et væsentligt kommunikationsmiddel på vejen. 03 Leder 04 Indhold 36 Artikel: Giv os brugbare trivselsmålinger NU! 40 Artikel: Fem gode råd: HR: Sådan leder vi det ud Klumme: Tre guldkorn til at blive talenternes førstevalg 48 HR-portræt: Thomas Thorsøe Når dagen er omme handler det om, hvad vi har præsteret 52 EAPM: Godt nok! / Sæt medarbejderne i første række / Lederen skal få kulturen til at vokse 55 Artikel: Indsigtsfuld ledelse skaber bedre medarbejdere 58 PWC: Skat & HR 60 Advokaterne Aktuelt 62 Survey & Support: Danskernes arbejdslyst er kortlagt 66 DANSK HR Medlemsservice 2015 tidsskrift om personaleledelse I udgivet af DANSK HR 4 TEMA At kommunikere HR Tal som kommunikationsmiddel side 18 Sådan kommunikerer vi visioner og mål læs direktørernes svar side 40 Har du styr på social sikring, når medarbejderne rejser ud også på korte ture? side 58 Kommunikation er nødvendig for forandring Tine Skov Madsen Director HR & Organisation Development, SDC side 33 Udgiver DANSK HR Brunbjergvej 10A 8240 Risskov Tlf.: Fax: [email protected] Medlemskab Kr. 3420,- plus moms om året. Kan tegnes på tlf.: HR-chefen udkommer seks gange årligt Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA [email protected] Marketing Manager Mona Tjørnelund Hansen Cand.ling.merc. [email protected] Financial Controller Irene Knudsen [email protected] Psychologist Kirsten Ørbæk Cand.psych. Editor Chief of Staff Mette Nørlem Cand.jur. [email protected] Sales Manager Anne Kjeldgaard HD (A) [email protected] Coordinator Marianne Jensen [email protected] Netværkschef Vivi Bay [email protected] Communication Manager Marie Korsgaard MA corp.comm [email protected] Graphic Designer Dorethe Nielsen Grafiker [email protected] Tryk VIBLA Tlf.: ISSN: Foto: BB Studio side 4 HR chefen l AUGUST 2015 Ansvarshavende redaktør: Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA Redaktør: Mette Nørlem Danish Representative of EAPM (European Association for people Management)

5 Billeder fra en typisk arbejdsdag Medarbejder eller leder, der repræsenterer virksomheden og jobbet Citater, der understøtter jobbet Interview af medarbejder eller leder Skil dig ud fra mængden Brug en Jobindex Reportageannonce, når du skal rekruttere Nogle job er notorisk svære at besætte. Men sådan behøver det ikke at være. Med en Reportageannonce hos Jobindex kan du få de helt rette kandidater til at identificere sig med jobbet, jeres medarbejdere og jeres kultur. Så er du på rette vej mod din næste gode medarbejder. Ring til os på , og hør nærmere om Reportageannoncen, og hvad du kan bruge os til. Jobindex A/S Holger Danskes Vej 91 2TV 2000 Frederiksberg Tlf

6 TEMA AT KOMMUNIKERE HR HR s evne til at skabe forståelse, indsigt og læring er tæt forbundet med kommunikation Ordene kommer fra Sikke Næsheim, Vice President for HR i TINE, der med sine ansatte er en af Norges største virksomheder. Af Janne Lejbølle Sonnenborg, Country manager Denmark, Dossier Solutions I TINE er HR og Kommunikation tæt forbundne gennem fælles projekter som lancering af nyt intranet, employer branding og i forhold til forankringen af store forandringer. Kommunikation tilfører HR meget, når det gælder formidling af budskaber. Begge afdelinger er optagede af, hvordan vi arbejder helhedsorienteret. Vi får sammen bedre greb om formidlingen af TINE som arbejdsgiver hvad enten det gælder ekstern profilering eller opbygning af stolthed og loyalitet internt i virksomheden, siger Sikke Næsheim. TINE definerer sig selv som en kompetencevirksomhed og har valgt at bruge en løsning fra Dossier til at styre kompetenceudviklingen blandt medarbejderne. Hos Dossier er vi involveret i mange forskellige virksomheders arbejde med kompetenceudvikling og medarbejderopfølgning. Vi ser, at mange organisationer har flere kompetencer til rådighed, end de er klar over. De oplever et kompetenceunderskud, som de investerer mange ressourcer i at kompensere for. Denne modsætning har (mindst) tre årsager: 1) Medarbejderne har ikke de RIGTIGE kompetencer. 2) Medarbejderne har de rigtige kompetencer, men ledelsen ved ikke, hvor de ER. 3) Medarbejderne har den rigtige viden, men kan ikke komme til at mobilisere deres viden i PRAKSIS. I alle tre tilfælde er der mere tale om et styringsproblem end om et kompetenceproblem 1. Når vi hævder styring er et problem mere end mangel på kompetence, så handler det både om den direkte styring som planlægning af arbejdsopgaver og vidensdeling, men også om styring i forhold til kultur og italesættelse af, hvordan medarbejderne tænker om og oplever sammenhængen mellem det, de forventes at gøre, og de kompetencer, de besidder. side 6 HR chefen l AUGUST 2015

7 AT KOMMUNIKERE HR TEMA Har medarbejdere dårligere forandringsevne? I en analyse fra Center for Ledelse 2 vurderer de adspurgte ledere, at selvom forandringsvilligheden blandt medarbejderne er steget de seneste år, så er evnerne til ændret adfærd på retur. 60 % af lederne mener, at forandringsvilligheden er blevet større. 12 % af lederne har en høj grad af tiltro til medarbejdernes evner på området mod i gennemsnit 27 % for tre år siden. I samme analyse peger 91 % af lederne på, at vejen til mere forandringsevne er involvering. Helt afgørende for graden af involvering er muligheden for at se sin egen rolle og muligheden for at bidrage. For at kunne det som medarbejder skal du have adgang til eller præsenteres for relevant og forståelig kommunikation om forandringen og dens formål. På den baggrund giver det mening at hævde, at det snarere er ledernes evne til at kommunikere end medarbejdernes evne til forandring, som er problemet. Forandringskommunikation er afgørende for HR I Stavanger Kommune, som har ansatte, siger HRrådgiver Torbjørg Skaustein: God kommunikation er helt afgørende i alle HR-processer. Både når det gælder planlægning, gennemførelse og evaluering. Stavanger Kommune har fornylig gennemført et stort projekt med fokus på effektivisering, forenkling og målrettet kompetencestyring i omsorgssektoren. Projektets formål er at digitalisere alle rutiner i forbindelse med oplæring i lægemiddelhåndtering, Dossier har leveret en løsning til kompetence- og medarbejderopfølgning, hvori Stavanger Kommune kan styre oplæringsforløb, der indeholder både e-learning, opfølgning på praktisk øvelse, kurser samt dokumentation og certifikater. 1) Se også: Mastersyken (Linda Lai, 2013) og Kompetence er der masser af (Pia Bramming, 2003) 2) CfL s INDIKATOR om Mobilisering af forandringer (2014) HR chefen I AUGUST 2015 side 7

8 TEMA AT KOMMUNIKERE HR Vi brugte mange forskellige kanaler til at kommunikere og motivere. Vi har haft en what s in it for me -tilgang til kommunikationen og lagt vægt på, hvilke gevinster det nye system ville give med hensyn til besparelser i tid og på ressourcer samtidig med en forbedring af kvalitet og dokumentation 7,5 times fleksibelt og modulbaseret e-learning har erstattet to dages kursus-undervisning for 400 medarbejdere om året. Desuden spares betydelig tid ved at f.eks. dokumentation og tilladelser, som tidligere var papirbaserede, nu findes elektronisk. Kommunikation har været en vigtig faktor i hele implementeringsprocessen. Vi brugte mange forskellige kanaler til at kommunikere og motivere. Vi har haft en what s in it for me -tilgang til kommunikationen og lagt vægt på, hvilke gevinster det nye system ville give med hensyn til besparelser i tid og på ressourcer samtidig med en forbedring af kvalitet og dokumentation, fortæller Torbjørg. Hun fortæller videre, at det har været meget vigtigt, at alle i HR tog ansvar for at kommunikere løsningens nytteværdi, og at løsningen kunne bygges op, så de enkelte kunne genkende sig selv. Fremadrettet mener Torbjørg, at kompetenceløsningen fra Dossier vil styrke kommunikationen mellem leder og medarbejder, fordi relevant information af både generel og individuel betydning er nemt tilgængeligt. Hun siger: Digital kommunikation gør det enklere at være proaktiv i sin egen udvikling, blandt andet fordi man hele tiden har arbejdsmål og aftaler umiddelbart tilgængelige. Det giver tydeligere rammer for medarbejderne, hvilket skaber positive synergier. side 8 HR chefen l AUGUST 2015 Janne Lejbølle Sonnenborg, Country manager Denmark, Dossier Solutions Høj grad af involvering og kommunikation gør strategi til handling TINE indledte i 2014 et forbedringsprogram kaldet STYRK TINE, som skal sikre virksomhedens konkurrencekraft i årene fremover. STYRK har to formål: 1. At realisere resultatforbedrende tiltag på 600 mio. dkr. inden udgangen af At udvikle en mere markeds- og ændringsorienteret kultur Om at komme fra beslutningen om så stort et projekt til konkret ændret adfærd hos medarbejderne siger Sikke Næsheim: Jeg vil påstå, at vi ikke har nogle medarbejdere i vores organisation, som ikke kender til STYRK som forbedringsprojekt.

9

10 Vi har gennemført en række delprojekter i produktionen, i logistik og i vores støttefunktioner, netop for at sikre at vi når de to hovedmål. Høj grad af involvering, kontinuerlig information om succeser og udfordringer på vejen har været vigtigt for at nå ud til TINEs medarbejdere og skabe engagement ift. Ændringen. TINE har brugt en kompetence-løsning fra Dossier kaldet TINE Kompetence til at understøtte STYRK. Alle medarbejdere har fået registreret deres CV, hvilket var afgørende for mobiliteten i forhold til medarbejdernes nye roller, der hvor organisationen blev ændret. Samtidig indførte TINE et nyt medarbejdersamtale-system også fra Dossier samt gennemførte en medarbejderanalyse via Dossiers Undersøgelsesmodul. Har det haft betydning for HR s og ledernes kommunikation med medarbejderne? Ja, siger Sikke: For det første tror jeg, at lederne synes, det er praktisk at have mest muligt knyttet til medarbejderopfølgning ét sted. For det andet håber jeg, at det vil bidrage til at udvikle organisationskulturen i den retning, vi ønsker, eksempelvis ved at ledelsespraksis er integreret i konceptet for medarbejderundersøgelse. For medarbejderne håber jeg, at f.eks. medarbejdersamtaler opleves som enklere og mere gennemsigtigt, fordi de via TINE Kompetence kan se f.eks. temaet for samtalerne, finde referater og på en nem måde følge op på egne udviklingsplaner. Topledelsen skal gå forrest! Selvom HR og Kommunikation selvfølgelig er et HR-ansvar, så er topledelsen en afgørende interessant, når det kommer til succesfuld forandring. Topledelsen er ofte ikke interesseret i detaljer eller projektbeskrivelser og har tit også en ganske anden faglighed en HR. De har brug for overordnede relevante data og sikkerhed for, at en given investering bidrager til forretningen. Det skal man have øje for i kommunikationen med dem. Successen blandt lederne afhænger af involvering, brugervenlighed, og at de hurtigt ser nytte af det nye system. Og så hjælper det selvsagt, når man har topledelsens tydelighed på implementeringen, siger Sikke. Både hos TINE og i Stavanger Kommune bidrager HRløsningen til den løbende kommunikation med topledelsen i form af rapporter på f.eks. gennemførte kurser og oplæringsforløb eller oversigter over kompetence-beholdningen i virksomheden. Topledelsen bliver forsikret om, at implementering af nye tiltag sker i organisationen, og at HR rutiner og processer har et helhedsorienteret perspektiv, siger Torbjørg. Et afhængighedsforhold Jeg er afhængig af kommunikationsafdelingen, siger Sikke, og så har man som leder et stort ansvar for, hvordan man kommunikerer med sine medarbejdere. Også her kan Kommunikation være en god rådgiver. HR og Kommunikation er tæt forbundne i et afhængighedsforhold, siger Torbjørg med den begrundelse, at god og overbevisende kommunikation er afgørende for at implementere nye HR-processer og -planer ude i virksomheden. Det vigtig at have for øje at modtagerne af HR s kommunikation er forskellige. Derfor skal valget af både sprog og kommunikationskanaler tage udgangspunkt i at opnå tillid og forståelse. Torbjørg beskriver det som to-vejs relation: Medarbejderne er eksperter på det operationelle, ved hvordan situationen er, og hvilke behov, de har. Det skal man være ydmyg overfor! side 10 HR chefen l AUGUST 2015

11 BESØG TRÆFPUNKT HUMAN RESOURCES Danmarks og Nordens største HR-messe ØKSNEHALLEN I KØBENHAVN DEN 30. SEPTEMBER OG 1. OKTOBER 2015 ÅRETS TEMAER: Morgendagens medarbejdere og HR & Big data Stort konferenceprogram oplev følgende talere: Oplev disse talere onsdag (øverst) Oplev disse talere torsdag (nederst) Niels Lunde Chefredaktør, Børsen Michael Holm HR Manager, Lego Pia Søltoft Lektor, ph.d., Københavns Universitet, Søren Kierkegaard Forskningscenteret Dorthe Dinesen HR Chef, Tivoli A/S Søren Schultz Hansen Selvstændig erhvervsforsker, ekstern lektor på CBS Kim Kristensen Årets Leder i Danmark 2009 Emilia van Hauen Kultursociolog og forfatter Flemming Poulfelt Professor & Vice Dean, CBS Thomas Rasmussen Vice President, HR Data & Analytics, Royal Dutch Shell Nick Holley Visiting professor and director of the Centre for HR Excellence, Henley Business School Birgitte Brix Lead HR Business Partner, Wind Power Operations, DONG Energy Sarah Zobel Psykolog og forfatter David Owe Skuespiller / foredragsholder med BA i psykologi på TIS GRA hr.dk ig d ktmeld fpun Til trae. w ww Besøg Træfpunkt 2015 og få masser af inspiration og netværk Kim Staack Nielsen Chairman, MBA, BA DANSK HR Ordstyrer Jens Gaardbo journalist og studievært, TV2 ALLEREDE TILMELDTE UDSTILLERE PÅ TRÆFPUNKT 2015: BEHANDLINGSCENTER TJELE - Dare to Care S O F T W A R E T I L H R Bliv udstiller find flere informationer på ARRANGØR AF MESSEN MEDIEPARTNERE GULDSPONSORER SØLVSPONSOR