Rejsen mod strategisk HR rapportering

Transkript

1 2014 tidsskrift om personaleledelse I udgivet af Dansk HR 1 Sæt tal på forretning få masser af tip side 18 Tre gode grunde til at arbejde med work-life-balance side 36 Må man afskedige en medarbejder, fordi hun er enlig mor? Læs Højesterets afgørelse side 60 TEMA HR i tal Rejsen mod strategisk HR rapportering HR Director Ditte Marstrand Wulf, Codan/Trygg-Hansa side 6

2 Sådan går du hele HR-vejen Danmarks mest brugervenlige Hr- og lønløsning Med Epos fra PBJ gør du HR til en synlig og konkret del af hverdagen i din virksomhed til glæde for både medarbejdere, ledere og bundlinje. Epos består af moduler inden for HR og løn og er blandt Danmarks mest fleksible og brugervenlige løsninger inden for sit felt. Få mere information på eller ring til os på telefon Vi tilbyder et gratis HR- og løneftersyn samt en demonstration af vores løsninger. PBJ A/S har i mere end 25 år leveret HR-løsninger til danske virksomheder og offentlige institutioner. Vi hjælper vores kunder med at gøre HR til en synlig og konkret del af deres hverdag. Det gør vi bedst ved at fungere som en aktiv sparringspartner både før, under og efter implementering. Selv er vi først tilfredse, når vores kunder har oplevet synlige resultater. PBJ BrøndBy Kornmarksvej Brøndby PBJ aarhus Sindalsvej Risskov

3 kan man sætte tal på mennesker? Lederen Kan man sætte tal på mennesker? HR handler om mennesker, så hvorfor skal vi så beskæftige os med tal? Dette spørgsmål har man nok stillet sig selv i mange HR-afdelinger gennem årene, men de fleste har vel i dag fået en forståelse for, at det faktisk kan give rigtig god mening at sætte tal på HR. For det første giver tal et godt beslutningsgrundlag, og for det andet giver tal en mere kvalificeret dialog i virksomheden, blandt andet med andre linjeledere og topledelsen om kommende aktiviteter. I HR har vi ofte haft alle de rigtige argumenter, når vi har fremlagt nye HRinitiativer, men vi har til tider talt for døve øre, fordi vi ikke har snakket det samme sprog som de andre i ledergruppen vi har talt HR-sprog, og de har snakket tal-sprog. Det er ved at være slut nu. Ikke dermed sagt, at vi ikke skal holde fast i vores faglighed og de gode HR-argumenter, for det skal vi selvfølgelig, men vi skal præsentere nye tiltag og forklare allerede opståede situationer i et sprog, som alle forstår. På den baggrund har vi endnu en gang valgt at sætte fokus på HR i tal, og vi vil i dette årets første nummer give et bud på, hvorfor vi skal måle, hvad vi allerede har af mål for HR samt derudover give en række bud på, hvad og ikke mindst hvordan vi helt konkret kan måle. Hold fast i fagligheden og de gode HR-argumenter, men præsenter nye tiltag i et sprog alle forstår Det bliver ikke sidste gang i år, at temaet handler om tal. I et senere nummer i år sætter vi fokus datadreven HR. Tanken bag dette er, at der for alle virksomheder bliver et øget fokus på data, og at det bliver de data, der kommer til at danne baggrunden for fremtidige beslutninger. Datadreven HR vil derfor ikke kun ændre det, at vi skal kunne tal der bliver også brug for, at vi kan ændre vores mindset, således at vi automatisk gør data til baggrund for vores beslutningsgrundlag. Så lad dig inspirere af dette nummer, øv dig i at sætte tal på, og glæd dig så til oktober-udgaven af HR-chefen, hvor du får endnu en vinkel på dette vigtige emne. God læselyst. Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, Dansk HR Kommende nummer af HR-chefen se årets temaer på hr chefen I Februar 2014 side 3

4 tidsskrift om personaleledelse I udgivet af Dansk HR Sæt tal på forretning få masser af tip side 18 Tre gode grunde til at arbejde med work-life-balance side 36 Må man afskedige en medarbejder, fordi hun er enlig mor? Læs Højesterets afgørelse side 60 HR Director Ditte Marstrand Wulf, Codan/Trygg-Hansa side 6 hr chefen indhold TEMA artikler Rejsen mod strategisk HR rapportering Udviklingen i HR går i højere grad i rapporteringen, der dog skal gå fra at være driftsorienteret til at blive strategisk. Læs om Codans HR scorecard der er koblet op på den overordnede strategi. Målbar HR Råd fra praksis Målbar, datadrevet og evidensbaseret HR virkelig gør en forskel i praksis. Læs hvordan HR demonstrerer og optimerer HR s effekt på bundlinjen gennem fire konkrete skridt. Tal, der taler Krav om måling og dokumentationen af effekten af HR er steget. Få masser af inspiration og tips til hvordan du kommer i gang eller bliver endnu bedre til at måle. Skal vi gøre det bedre? For mange HR-afdelinger kan det være svært at dokumentere, hvad de betyder for forretningen, og om de gør det godt nok på udvalgte områder. Derfor leverer vi en række tal, så du kan se, hvor godt I gør det. Målinger giver os fokus Region Hovedstaden etablerede fælles drift og service på HR-området. Fra starten ville man måle resultater og effekter. Læs hvorfor og hvordan Region Hovedstanden har gjort det. Stop guessing start knowing! On the importance of asking the right questions and taking responsibilities. øvrigt INDHOLD 03 Leder 04 Indhold 36 Artikel: Tre gode grunde til work life balance Artikel: Kohberg har munden fuld 44 HR-portræt Vi havde en udfordring og vi løste den 48 EAPM: 11 typer adfærd: For meget af det gode gør dig dårlig 52 Klumme: DANSK HR nu med mere fokus på lokalt HR 54 PWC: Skat & HR 58 HR nyhedsspot 60 Advokaterne Aktuelt 62 Survey & Support: Arbejde kan gøre dig rask! 66 DANSK HR - Medlemsservice TEMa HR i tal Rejsen mod strategisk HR rapportering Forside: Ditte Marstrand Wulf HR Director, Codan/Trygg-Hansa Udgiver Dansk HR Brunbjergvej 10A 8240 Risskov Tlf.: Fax: [email protected] Medlemskab Kr. 3320,- plus moms om året. Kan tegnes på tlf.: HR-chefen udkommer seks gange årligt Foto: Jesper Balleby, Bylines Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA [email protected] Editor Chief of Staff Mette Nørlem Cand.jur. [email protected] Graphic Designer Dorethe Nielsen Grafiker [email protected] HR-Development Manager Marie Brix Cand.merc. [email protected] Communication Manager Marie Korsgaard MA corp.comm [email protected] På barsel Financial Controller Irene Knudsen [email protected] Tryk VIBLA Tlf.: ISSN: Coordinator Marianne Jensen [email protected] Sales Manager Pernille P. Mønsted [email protected] Psychologist Mette Kroier Cand.psych. [email protected] Danish Representative of EAPM (European Association for people Management) DANSK HR støtter: Netværkschef Vivi Bay vb@ danskhr.dk side 4 hr chefen l Februar 2014

5 Din næste sparringspartner? MED DE HELT RIGTIGE FORBINDELSER kan du få den rådgivning, du behøver. Vores over 100 medarbejdere er nu brancheopdelt, så du kan få sparring fra en person, der kender dig, din virksomhed og jeres branche bedre end de fleste. NÅ DINE MÅL med vores brancheorientering. Ved at lade os være din sparringspartner kan du koncentrere dig fuldt ud om at nå dine mål. Vores specialistviden og kompetente rådgivning gør det nemmere for dig at løse dine udfordringer inden for rekruttering og employer branding. Ring til os på , og hør, hvad vi kan gøre for dig allerede i dag. Jobindex A/S Holger Danskes Vej 91 2TV 2000 Frederiksberg Tlf [email protected] HR-chefen 190x indd 1 23/01/

6 tema hr i tal Rejsen mod strategisk HR rapportering At definere og få sat mål på de kritiske succeskriterier for HR-leverancen er en proces. I dag er HR-rapporteringen et vigtigt ledelsesværktøj, der bliver brugt fra top til gulv i Codan/Trygg-Hansa. Af Signe Kvistgaard Ledelsens navigationsværktøj Det er ikke nyt, at HR-organisationer følger op på og rapporterer på deres indsats. Men kravene til, hvordan der rapporteres, har ændret sig over de senere år. Hvor det tidligere i høj grad har handlet om, hvad det har været muligt at måle på, er der i dag en klar forventning om, at HR-data og rapportering skal understøtte virksomhedens overordnede strategi. Mængden af data og rapportering er klart blevet større og indsatsen mere krævende i forhold til at kunne forklare data og bruge dem som grundlag for at træffe beslutninger og igangsætte initiativer for at møde målene i strategien. Da Ditte Marstrand Wulf i 2009 satte sig i stolen som nordisk HR direktør for det internationale forsikringsselskab RSA der driver forretning i norden under varemærkerne Codan og Trygg-Hansa var det med ambitionen om at skabe en forretningsorienteret HRorganisation. Den udvikling, som HR som helhed har været igennem de seneste år, viser sig også i rapporteringen, der har flyttet sig fra at være meget driftsorienteret til at blive strategisk. Vores HR scorecard er koblet på vores overordnede strategi. Det er et vigtigt navigationsværktøj, der fortæller os HR og forretningen om vi er på rette vej, og om vores indsats betaler sig, fortæller Ditte Marstrand Wulf. Før du kan score, må du have et mål Det har været lidt af en rejse at komme til, hvor Codan/Trygg-Hansa er i dag. Det er en ting at blive enige om hvilke KPI er, der er de rigtige at måle på. En helt anden udfordring er at blive enige om de præcise definitioner for at kunne benchmarke sine HR-leverancer både internt og eksternt og dele best practice systematisk på tværs af RSA s mange regioner. For i modsætning til finansfunktionerne, der er kendt for at have en rapporteringsstandard, er dette ikke tilfældet for HR. Her har det hjulpet RSAs globale HR-organisation at adoptere PwC Saratogas definitioner. Vi har været ret kritiske i forhold til at investere i diverse systemer til at understøtte vores rapportering. Det giver os den fordel i dag, at det ikke er systemer, der begrænser os i, hvad der er muligt og vi har flek- side 6 hr chefen l Februar 2014

7 HR i tal tema sibiliteten til at kunne måle på det, der er relevant at måle på i forhold til vores strategi. Dette uagtet om den er præget af et mere eksternt ud mod markedet perspektiv eller for eksempel et internt omkostningsfokus. Bagsiden af medaljen bliver selvfølgelig, at det langt hen ad vejen bliver en semi-manuel opgave at skære, præsentere og analyse data på en for forretningen meningsfuld måde, uddyber Preben Bæk Andersen, Head of Workforce Planning & MI. Codan/Trygg-Hansas HR Scorecard bliver brugt som grundlag for en fremadrettet og langsigtet dialog om, hvordan HR kan fortsætte med at forbedre sine leverancer. Scorecardet er bevidst udgjort af en kombination af Lag- og Lead- indikatorer. Lag-indikatorerne fortæller, om organisationen har nået de fastsatte mål mens Lead-indikatorerne fortæller, hvorvidt det overhovedet er sandsynligt at nå målet. Det giver os også muligheden for at handle, hvis vi kan se, at tingene ikke bevæger sig i den rigtige retning. Man kan sige, at vi har bevæget os fra at rapportere på mange ting til i dag at monitorere på toppen med mulighed for at dykke dybere ned i specifikt data og følge op med målrettede indsatser, når vi ser alarmer, der blinker. Det har vi gjort for eksempel på vores brug af vikarer, overarbejde, span of control og sygefravær med gode resultater, fortsætter Ditte. Vores HR scorecard er koblet på vores overordnede strategi. Det er et vigtigt navigationsværktøj, der fortæller os HR og forretningen om vi er på rette vej, og om vores indsats betaler sig Ditte Marstrand Wulf HR rapportering på flere niveauer Der er stor interesse for at følge, hvordan HR præsterer, og hvorvidt HR s indsatser skaber værdi for forretningen. Derfor er HR rapportering også en fuldstændig integreret del af RSAs overordnede rapporteringsstruktur. HR scorecardet bliver gennemgået månedligt med det skandinaviske Senior Executive team, kvartalsvist med Group Executives i forbindelse med et Quarterly Business Review og endelig I 2009 satte Ditte Marstrand Wulf sig i stolen som nordisk HR direktør for det internationale forsikringsselskab RSA der driver forretning i norden under varemærkerne Codan og Trygg-Hansa hr chefen I Februar 2014 side 7

8 tema hr i tal en gang om året som en del af et mere omfattende People Review, som er en strategisk gennemgang af HR-leverancer, største HR-udfordringer og planlagte initiativer for at imødegå disse samt gennemgang af organisationens talenter og successionsplaner. Det årlige People Review gennemføres i de enkelte divisioner i Codan/Trygg-Hansa og for Skandinavien overordnet. Udover at rapportere til topledelsen både regionalt og globalt udarbejder HR månedlige og kvartalsvise rapporter til alle ledere (HR Metrics), så de kan følge udviklingen i deres egne divisioner og om nødvendigt iværksætte målrettede initiativer i samarbejde med deres HR Business Partner. HR Metrics er et vigtigt redskab for os som lederteam, der giver os mulighed for at måle og overvåge vigtige KPI er i forhold til vores medarbejdere og det arbejde, de udfører. Det giver os samtidig et godt overblik over, hvordan vi præsterer i forhold til resten af organisationen, og hvor der er behov for at handle, fortæller Natalie Shaverdian, Operational Change Portfolio Manager. Ditte uddyber: Indsatsen for at nedbringe sygefraværet i vores svenske call center ved at arbejde aktivt for at styrke medarbejderengagementet er et godt og aktuelt eksempel på et initiativ afledt af HR Metrics. Herudover holder vi skarpt øje med andelen af medar- bejdere, der forlader virksomheden indenfor det første i år af deres ansættelse i vores call centre, den såkaldte rookie turnover, for at måle kvaliteten af vores rekrutteringsprocesser, sikre tiltag til fastholdelse o.s.v. i overensstemmelse med vores forretningsmodel. Codan/trygg-Hansas HR rapporteringscyklus side 8 hr chefen l Februar 2014

9 tema hr i tal Tal på strategiske indsatser I de senere år har Codan/Trygg-Hansa haft stort fokus på at tilbyde medarbejderne gode karrieremuligheder både i form af udvikling i eksisterende job og nye jobmuligheder internt. Herved også at øge antallet af åbne stillinger, der besættes af interne kandidater. Derfor følger vi også systematisk op på, hvorvidt alle vores talenter på vores talentprogrammer har fået de rette muligheder hos os eksempelvis i form af øget ansvar i eksisterende rolle, - ligesom vi måler på vores evne til at fastholde talenter. Igennem vores årlige medarbejdertilfredshedsmåling spørger vi alle vores medarbejdere, om de har haft mulighed for at lære nyt og at udvikle sig i løbet af året, og vi måler på antal forfremmelser, der kan tilskrives resultatet af en vellykket successionsplanlægning, forklarer Ditte. Et andet eksempel er Mangfoldighed og Inklusion, der indenfor de seneste år for alvor er kommet på den forretningsstrategiske agenda i RSA globalt og i Codan/ Trygg-Hansa. Vi har formuleret en global ambition for mangfoldighed og inklusion og i det hele taget arbejdet meget med, hvad de to, lidt abstrakte begreber, præcist betyder i RSA. Og for at understrege, at det ikke blot er tomme ord for os, er ambitionen understøttet af globale 2020 mål for vores fem fokusområder i strategien, så vi kan måle fremdrift, siger Ditte. Research peger på, at mange virksomheder lige nu investerer i mangfoldighed, men kun en lille procentdel høster gevinsterne heraf (kilde: McKinsey 2013). Derfor har det også fra starten været afgørende, at der udover de globale mål skulle sættes mål for den Mangfoldighed og Inklusion Vi har formuleret en global ambition for mangfoldighed og inklusion og i det hele taget arbejdet meget med, hvad de to, lidt abstrakte begreber, præcist betyder i RSA. Og for at understrege, at det ikke blot er tomme ord for os, er ambitionen understøttet af globale 2020 mål for vores fem fokusområder i strategien, så vi kan måle fremdrift skandinaviske indsats på området, siger Ditte og fortsætter så både HR og organisationen som helhed sort på hvidt kan se, at vores indsats betaler sig og ved hvornår vi er en succes. Endnu tættere på forretningen Rejsen slutter ikke endnu. Udover at det altid er en god idé at give sit scorecard det årlige servicetjek, vil HR i Codan/Trygg-Hansa bruge 2014 på at lytte endnu mere på lederne og på at integrere deres feedback i arbejdet med HR-rapporteringen fremadrettet. Vi skal hele tiden sikre, at vores leverancer på dette område understøtter forretningens prioriteter og de lovgivningsmæssige krav. Det må aldrig blive tal bare for tallenes skyld, slutter Ditte. Fakta KPI: Forkortelse for key performance indicator og et målepunkt, som fortæller om retning og hastighed for opfyldelsen af de strategiske målsætninger. Scorecard: En samling af KPI er kombineret med fastlagte mål for hver KPI. Lag indikator: Resultat-målepunkt et eksempel kunne være sygefravær Lead indikator: Indsats-målepunkt, der giver en tidlig indikation af hvorvidt strategien implementeres med succes. Lead indikatorer for sygefravær kunne eksempelvis være medarbejderengagement og arbejdsmiljømålinger Ditte Marstrand Wulf side 10 hr chefen l Februar 2014