Statusnotat. Organisationsudviklingsproces i Team Byggeri. Dato 3. december Økonomiudvalget

Transkript

1 Statusnotat Sag Organisationsudviklingsproces i Team Byggeri Dato 3. december 2007 Til Fra Økonomiudvalget Styregruppen: Winnie Mogensen Susanne Grum Preben Skiffard Jørgen Høgstrup Preben Juul Sørensen Brian Sloth Birthe Knude Anja Sørensen (Rambøll Management) Berit Christiansen (Rambøll Management) Organisationsudviklingsproces i Team Byggeri I september 2007 blev der igangsat en organisationsudviklingsproces i Team Byggeri med Rambøll Management tilknyttet som eksterne konsulenter. Projektet har til formål at gennemarbejde processerne med henblik på at sikre en sagsbehandling af byggesager af høj kvalitet og med kort sagsbehandlingstid. Hele forløbet er dokumenteret i notater vedrørende processen og referater fra møder d. 24. september, d. 22. oktober, d. 13. november og d. 28. november. Herudover blev der d. 20. november 2007 afholdt arbejdsmøde med repræsentanter for Ebeltoft Håndværker-, Industri- og Borgerforening. Herunder gives en status på forløbet, hvor de overordnede konklusioner opsummeres. Opdeling i fagområder Processerne er analyseret indledningsvist på et overordnet niveau. På baggrund af denne analyse er arbejdsopgaverne delt op i tre fagområder: Modtagelse, screening, kvitteringsbreve, telefonbesvarelse (i daglig tale: Celle 1 ) Sagsbehandling af byggesager Sagsbehandling af landzonesager Flere af medarbejderne arbejder med mere end et fagområde, for at sikre fleksibilitet, kvalitet og effektiv sagsbehandling.

2 De tre fagområder er blevet analyseret individuelt og en lang række tiltag er igangsat. Herunder gives et par eksempler på tiltag, der alle har til formål at sikre hurtig sagsbehandling af en høj kvalitet. Side 2 Celle 1: Modtagelse m.v. Arbejdsgangene er analyseret og på den baggrund ændret radikalt. Medarbejderne arbejder tæt sammen omkring gennemgang og ekspedition af den daglige post, herunder byggeansøgninger. Dette har resulteret i et fald i gennemløbstiden fra ca. 15 arbejdsdage til ca. 3 arbejdsdage Tidligere blev et eksternt konsulentfirma anvendt til screeningen denne opgave er taget ind i huset og varetages i Celle 1 i samarbejde med en byggesagsbehandler Byggesagsbehandling Byggesagsbehandlernes arbejdsopgaver er gennemgået med henblik på at skabe mere struktur og arbejdsro, hvilket skal fremme hastigheden i sagsbehandlingen. Tidligere blev torsdag formiddag brugt på gennemgang af sager. Formiddagen er nu gjort til aktiv sagsbehandlingstid, da der for tre definerede sagstyper er fastsat en struktur for, hvem der løser hvilke sager. Sagstyperne er: Naboklager Dispensationsansøgnigner Særligt komplicerede sager Det er desuden fastlagt, hvilke personer, der tager sig af anmeldelsessager (kræver svar inden 14 dage) samt hvem der hjælper i Celle 1 med screening. Landzonesager Processen for landzonesager er gennemgået med henblik på at identificere problemstillingerne i processen og efterfølgende få inddraget flere ressourcer i relation til at sikre hurtigere sagsbehandlingstid. Screeningen af landzonesager varetages ikke længere af et eksternt firma, men af medarbejderne. Yderligere ressourcer er tilført fra andre opgaver i Team Byggeri, med henblik på at opnå hurtigere behandlingstider på landzoneområdet. Generelle udfordringer inden for alle tre fagområder: Inden for alle tre fagområder er der arbejdspukler, der dels stammer fra de fire gamle kommuner og som er oparbejdet grundet arbejdspresset ved sammenlægningen i 2006 og i indeværende år. Indsatsen i forhold til at få nedbragt arbejdspuklerne er en balancegang mellem løsning af påtrængende opgaver og langsigtet indsats for bedre flow i opgaverne og bedre borgerservice. Der arbejdes løbende med denne prioritering, gennem optimal anvendelse af Team Byggeris ressourcer samt eksternt tilknyttede firmaer.

3 Sagsopgørelse Sagstyperne er jf. den faglige opdeling overordnet set delt i landzonesager og byggesager. Denne opdeling fastholdes også i relation til opgørelser, idet sagsbehandlingen foregår efter vidt forskellige lovgivninger, med forskellige fastlagte høringsfrister m.v. Side 3 Der er brugt ressourcer på at danne et komplet overblik over antallet af verserende sager i Team Byggeri. Disse ressourcer har været nødvendige at anvende, idet især datakvaliteten og datadisciplinen i de fire gamle kommuner ikke har været tilstrækkelig. Samtidig er der nogle mangler i programopsætningen der gør at afgjorte sager, der er andet end tilladelser, ikke bliver registreret som afgjorte. Endvidere var ikke alle sager fra de gamle kommuner registreret IT-mæssigt. Problemer omkring anvendelse af forskellige IT-systemer og forskellige koder i de fire gamle kommuner har givet mange udfordringer i forhold til overførsel af data til et samlet system. De mængdeopgørelser, som dannede baggrund for de første samt senere angivelser i notater fra afdelingen i starten af året, har i løbet af efteråret vist sig ikke at være valide tal. Der er i sammenhæng med opgørelse af de tal, der opgives nedenfor i afsnittet om Status på verserende sager foretaget en grundig gennemgang, hvor samtlige sager er gennemgået i forskellige registrer, dokumenter m.v. D. 29. november 2007 blev der afholdt kursus i IT-systemet KMD Byg og i december skal der ske en ensretning i datadisciplinen, som giver den nødvendige datakvalitet fremadrettet. Datadisciplinen skal også sikre, at det kan identificeres, om en sag afventer Team Byggeri eller borgeren, hvilket er en vigtig sondring i relation til opgørelse af sagsbehandlingstid. På baggrund heraf vil der fra årsskiftet rapporteres enkelt og præcist inden for følgende områder: Indkomne sager Afgjorte sager Sager i Team Byggeri (sager under behandling og sager, der afventer behandling) Sager som afventer materiale fra ansøger Sager som afventer afgørelse fra anden myndighed

4 Status på verserende sager Status på verserende sager er opgjort herunder ud fra de punkter, der vil blive brugt til afrapportering fra 1. januar Side 4 Indkomne sager: Til d. 14. november er der sager, der enten er indgået i 2007 eller videreført fra 2006 Afgjorte sager: Af disse er 785 afgjort, enten med tilladelser eller afslag Sager i Team Byggeri eller anden myndighed: 178 sager Sager som afventer materiale fra ansøger: 325 sager 61 % af sagerne er behandlet, 26 % af sagerne afventer supplerende materiale fra ansøgeren og 13 % af sagerne er i Team Byggeri eller hos anden myndighed. Blandt sagerne i Team Byggeri er der sager fra 2006, der ikke er afsluttet. Det skal præciseres, at der i øjeblikket gøres en ekstraordinær indsats for at få nedbragt antallet så hurtigt som muligt. Der er udpeget medarbejdere, der særligt tager sig af dette. Det er tidligere opgjort, at der blev overført ca. 580 sager fra 2006 til indeværende år. Efter grundig gennemgang af sagerne kan det konstateres, at dette tal er for højt grundet IT-problemer og usikkerhed om opgørelser i de gamle kommuner. Efter den seneste registrering kan det konstateres, at godt halvdelen af disse sager er afsluttet, men ikke registreret korrekt i systemet. På nævnte grundlag bliver der således overensstemmelse mellem de ovenfor nævnte opgørelser. Sammenligning med tidligere opgørelser Opgørelsen er hidtil foretaget ud fra antallet af indgående og behandlede sager, jf. nedenstående figur som offentliggøres på Figur 1: Indgående og behandlede sager Indgående/behandlede sager til og med uge 45 Team Byggeri, Syddjurs Kommune Sager Uger I uge 45 er status, at der er indgået sager i 2007 og at der er behandlet 645 sager. Disse tal kan ikke direkte sammenlignes med tallene angivet herover, hvilket der redegøres for herunder.

5 Overordnet set viser figur 1, at tendensen er vendt, således at der nu behandles flere sager, end der kommer ind. Før igangsættelse af organisationsudviklingsprocessen var tendensen den modsatte, idet der kom flere sager ind, end der blev behandlet. Kurven er nu knækket. Side 5 Indgåede sager: I figur 1 er der i alt registreret sager, mens der i opgørelsen ovenfor fremgår sager. Forskellen skyldes, at opgørelsestidspunktet er forskelligt samt at overførte sager fra 2006 er medtalt i opgørelsen på sager. Behandlede sager: Udtrækket i figur 1 stammer fra dataudtræk fra KMD, hvor sager der er korrekt afsluttet medtælles, hvilket giver 645 sager. Som redegjort for tidligere er der en dårlig datakvalitet og en uhensigtsmæssig registrering, hvilket betyder, at en række sager ikke er korrekt afsluttet i systemet, selvom borgeren har modtaget en afgørelse. Derfor ville en totalopgørelse i uge 45 vise et større antal afgjorte sager end angivet. Frem mod årsskiftet er der igangsat en indsats, der skaber overensstemmelse mellem registreringer og IT-systemerne, således at datakvaliteten sikres. I forhold til det hidtidige registreringsværktøj og det offentligt tilgængelige søjlediagram på hjemmesiden, vil der i forløbet ske en teknisk justering af afgjorte sager, jævnfør statusarbejdet. For ikke at skabe forvirring vedrørende opgørelserne fortsætter opgørelsen indtil udgangen af indeværende år, hvorefter de nye opgørelser træder i kraft. Sagsbehandlingstid Ud fra de registreringer, som er foretaget siden projektet er sat i gang, kan det oplyses, at sagsbehandlingstiderne er faldende, således at målet på uger i december er sikret. Sagsbehandlingstiden på almindelige byggesager uden specielle forhold er i dag nedbragt til ganske få uger. En opgørelse af byggesager, der var klar til sagsbehandling pr. 18. september viser, at der er afsluttet 45 sager over en tre-ugers periode, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var på 3 uger. Variationen i sagsbehandlingstiden var på mellem 0,5 uger og 7 uger. Sagsbehandling for sager klar efter d. 18. september overholder således målet for sagsbehandlingstiden, mens sager, der stammer fra puklen oparbejdet før denne dato, har længere sagsbehandlingstider. Sagsbehandlingstiden vil fremover blive fulgt nøje, således at der sikres den ønskede udvikling i sagsbehandlingstiden. Afsluttende fase for projektet Organisationsudviklingsprojektet blev igangsat i september 2007 og afsluttes ultimo I løbet af december vil der i projektet blive fokuseret på følgende: Optimering af selve byggesagsbehandlingen med fokus på anvendelse af IT-systemer, således at der sikres et validt grundlag for fremtidig styring og opgørelser af sager Opdatering af eksisterende data i KMD-byggesag og Acadre

6 Strukturering og effektivisering af indsats omkring håndtering af den afsluttende del af byggesagen (efter afgørelse) Side 6 Det skal påpeges, at der også i 2008 fortsat vil blive arbejdet med organisationsudvikling herunder forbedring af arbejdsprocesser, sagsgrundlaget, styringsværktøjer, service i forhold til borgeren m.v.(f.eks. hjemmeside, dialogform mm.). I den forbindelse vil der blive udarbejdet en handlingsplan for indsatser i relation til at få normaliseret åbningstiden i Team Byggeri til åbningstiden i øvrige afdelinger, at få udfaset brug af eksterne konsulenter til sagsbehandling samt at få indført Nem indsigt på byggesagsområdet. Målet er at fastholde den opnåede effektivisering i sagsbehandlingen samt at udbygge og skabe grundlaget for yderligere effektivisering i årerne fremover, men også sådan at målet om 6-8 ugers behandlingstid nås i foråret og det politiske mål om højest 4 ugers behandlingstid for byggesager nås i efteråret 2008.