Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud af Stemning og vedligehold af flygler og klaverer for Det Kongelige Danske Musikkonservatorium

Transkript

1 til offentligt EU-udbud af Stemning og vedligehold af flygler og klaverer for Det Kongelige Danske Musikkonservatorium

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Den ordregivende myndighed Tilbudsfrist Mærkning af tilbud Åbning af tilbud Vedståelsesfrist Udbudsmaterialets bestanddele Spørgsmål og rettelser Informations- og spørgemøde Sprog Beskrivelse af opgaven Kravspecifikation Aftalegrundlag Delaftaler Tilbudsafgivning på delaftalerne Tildeling af delaftaler Alternative tilbud Kontraktperiode Udbudsforretningen Udbudsform Forventet tidsplan for udbudsforretningen Forbehold og mindstekrav Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Udvælgelse Oplysninger om den økonomiske aktør og udelukkelsesgrunde Teknisk og faglig formåen Tildelingsvurdering Tilbuddets indhold og beskrivelse af underkriterier og delkriterier Tildeling af kontrakt Forhandlingsforbud Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Underretning og standstill-periode Tjekliste

3 1 Indledning Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr af 15/12/2015 (Udbudsloven) og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 ( udbudsdirektivet ). Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af projektet i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU's udbudsregler, herunder, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres og efterleves under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfulde. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsreglerne. 1.1 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Det Kongelige Danske Musikkonservatorium Rosenørns Allé Frederiksberg C. Danmark I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt Ordregiver. Kontaktperson: administrationschef Carsten Ruby adresse: carsten.ruby@dkdm.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være skrevet på dansk Opstår der uoverensstemmelser mellem Ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, har de skriftlige angivelser til enhver tid forrang og vil være gældende. 1.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest den 9. maj 2017 kl. 12:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal afleveres elektronisk pr. til følgende adresse: carsten.ruby@dkdm.dk 1.3 Mærkning af tilbud Tilbud bedes mærket TILBUD KLAVERSTEMNING DELAFTALE [Leverandøren skriver delaftalens nummer (1,2 eller 3)] MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTION i emnefeltet. 1.4 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 1.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen udløb. 3

4 Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Uanset om kontrakten tildeles til en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesperioden angivet ovenfor. 1.6 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele: - Udbudsbekendtgørelse - - Kontrakt - Bilag 1: Kravspecifikation - Bilag 2: Instrumentgruppe Bilag 3: Prisbilag - Bilag 4: Allokerede medarbejdere - Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) delaftale 1 - Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) delaftale 2 - Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) delaftale 3 Tilbudsgiver har pligt til at sikre, at det ovenfor angivne materiale er modtaget i sin helhed. 1.7 Spørgsmål og rettelser Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt pr. til følgende adresse: carsten.ruby@dkdm.dk. I emnefeltet skrives Spørgsmål klaverstemningsudbud. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og vedrører ikke væsentlige elementer ved opgaven. Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil blive offentliggjort på Det Kongelige Danske Musikkonservatoriums hjemmeside: DKDM/Udbud/Udbudsmateriale. 1.8 Informations- og spørgemøde Der afholdes informations- og spørgemøde d. 18. april kl på Det Kongelige Danske Musikkonservatorium. Alle interesserede leverandører kan møde op. Det kræver ikke forudgående tilmelding at deltage. 1.9 Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skriftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være skrevet på dansk. 2 Beskrivelse af opgaven Det Kongelige Danske Musikkonservatorium udbyder en kontrakt vedrørende planlagte- og ikkeplanlagte stemninger samt vedligehold af flygler og klaverer. 4

5 En detaljeret beskrivelse af opgaven fremgår af Bilag 1: Kravspecifikation og af Bilag 2: Instrumentgruppe Kravspecifikation Opgaven skal udføres i overensstemmelse med Bilag 1: Kravspecifikation. Kravsspecifikationen skal som helhed anskues som mindstekrav. 2.2 Aftalegrundlag Aftalegrundlaget mellem vinderne af delkontrakterne i dette udbud og Det Kongelige Danske Musikkonservatorium, er vedlagte udkast til kontrakten med tilhørende bilag. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 2.3 Delaftaler Udbuddet er opdelt i 3 delaftaler. Delaftalerne er opdelt efter de 3 instrumentgrupper i Bilag 2: Instrumentgruppe 1-3. Hver delaftale omfatter én instrumentgruppe. Delaftalerne fremgår nedenfor: Delaftale 1: Instrumentgruppe 1 Delaftale 2: Instrumentgruppe 2 Delaftale 3: Instrumentgruppe Tilbudsafgivning på delaftalerne Det er muligt for leverandører at afgive tilbud på alle 3 delaftaler. En leverandør kan ikke afgive et samlet tilbud på delaftalerne, men skal udarbejde særskilte tilbud på hver af de delaftaler, som leverandøren ønske at byde på. Tilbudsgivers tilbud skal, for delaftale der bydes på, bestå af følgende: - Udfyldt Bilag 3: Prisbilag. Skal udfylde samtlige faner, som vedrører de delaftaler som tilbudsgiver ønsker at byde på de findes i samme excel ark. - Udfyldt Bilag 4: Allokerede medarbejdere. Skal udfyldes for hver delaftale, som tilbudsgiver ønsker at byde på. - CV er for de medarbejdere, som allokeres til opgaven jf. Bilag 4: Allokerede medarbejdere. For hver delaftale tilbudsgiver byder på. - Udfyldt Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) for hver delaftale, som leverandøren ønsker at byde på. - Udarbejdet besvarelse af de 3 delkriterier, som der i vurderingen af underkriteriet kvalitet lægges vægt på jf. pkt. 5.1 Besvarelsen af delkriterier jf. pkt. 5.1, skal foretages for hver delaftale som tilbudsgiver ønsker at byde på - Referenceliste jf. pkt For hver delaftale som tilbudsgiver byder på. Hver leverandør kan maksimalt tildeles 2 delaftaler. Tilbudsgiver kan ikke binde tilbud sammen således, at et tilbud på en delaftale kun kan accepteres af ordregiver, såfremt et tilbud på en anden delaftale ligeledes accepteres. 2.5 Tildeling af delaftaler Leverandørernes tilbud på de enkelte delaftaler evalueres og tildeles efter tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5. 5

6 Afgiver én leverandør tilbud på alle 3 delaftaler, og opnår denne leverandør det højeste vægtede antal point på samtlige 3 delaftaler, da vil leverandøren blive tildelt de 2 delaftaler, hvor leverandøren ud af sine 3 afgivne tilbud, har opnået det højeste antal vægtede point. 2.6 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 2.7 Kontraktperiode Kontraktperioden er 1. august 2017 til og med 31. juli 2022, og kan efterfølgende forlænges med 2 år, 1 år ad gangen. 3 Udbudsforretningen 3.1 Udbudsform Ordregiver gennemfører dette EU-udbud som et offentligt udbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgiveres generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i punkt 4 Udvælgelse. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt hver af de 3 delaftaler. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af pkt. 5 Tildelingsvurdering. 3.2 Forventet tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato og eventuelt klokkeslæt Indsender udbudsbekendtgørelse til TED 7. april 2017 Offentliggørelse af udbudsmateriale 10. april 2017 Informations- og spørgemøde 18. april kl Tilbudsgivers frist for at stille spørgsmål 28. april 2017 Ordregivers frist for besvarelse af spørgsmål 3. maj 2017 Tilbudsgivers frist for afgivelse af tilbud 9. maj 2017 kl Indhentelse af dokumentation 17. maj 2017 Tilbudsgivers frist for at indsende dokumentation 7. juni 2017 kl Underretning om tildeling og afslag 14. juni 2017 Udløb af stand-still periode 26. juni 2017 kl Kontrakt kan underskrives fra 27. juni 2017 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Afvigelser vil blive offentliggjort på Det er leverandørernes eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelle forskydninger i tidsplanen. 6

7 3.3 Forbehold og mindstekrav Der kan ikke tages forbehold for hverken grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Selvom tilbudsgiverne vedlægger deres generelle forretningsbetingelser, vil disse ikke indgå som en del af tilbuddet. Tilbudsgiver skal i sit tilbud anføre, om der er taget forbehold for mindstekrav eller grundlæggende elementer. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer- eller mindstekrav i udbudsmaterialet, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige 3.4 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet om tilbuddene er konditionsmæssige. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4 Udvælgelse Tilbudsgivere skal udfylde og vedlægge det Fælles Europæiske Udbudsdokument (ESPD), der virker som midlertidig dokumentation for egnethed. Tilbudsgiver skal på Ordregivers anmodning fremlægge uddybende dokumentation for egnethed. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et modereller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde og vedlægge støtteerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet Oplysninger om den økonomiske aktør og udelukkelsesgrunde Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), for hver delaftale som der tilbudsgiveren afgiver tilbud på. Tilbudsgiver kan vælge at udfylde ESPD elektronisk eller at udfylde ESPD i hånden med kuglepen, indscanne udfyldt ESPD og vedlægge tilbuddet. Tilbudsgiver skal an- 7

8 vende følgende link, hvis tilbudsgiver ønsker at udfylde ESPD elektronisk Følgende skal, i forbindelse med oplysninger om den økonomiske aktør samt udelukkelsesgrunde, udfyldes i ESPD: 1. Oplysninger om den økonomiske aktørs identitet samt generelle oplysninger om den økonomiske aktør, oplyses i ESPD del ll, Punkt A 2. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter, oplyses i ESPD del ll, Punkt B 3. Oplysninger om den økonomiske aktør baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfyldeudvælgelseskriterierne, oplyses i ESPD del ll, Punkt C 4. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1, oplyses i ESPD del lll, punkt A. 5. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den obligatirske udelukkelsesgrundvedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens 135, stk. 3 eller den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 7, oplyses i ESPD del III, punkt B 6. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde, som nationalt er gjort obligatoriske i udbudslovens 136, oplyses i ESPD del lll, punkt C. 7. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling eller tvangsakkord i udbudslovens 137. stk. 1, nr. 2, oplyses i ESPD del III, punkt C. Der gøres opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7 vil ordregiver udelukke tilbudsgiver fra deltagelse i udbuddet. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument om korrekt udfyldelse af formularen. Vejledningen kan tilgås ved at følge linket nedenfor. 0virker%20det%20version%202.pdf. Følgende uddybende dokumentation skal forelægges: 1. Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i udbudslovens 135, stk. 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde. 3. Udsteder det pågældende land ikke de ovennævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. Tilbudsgiveren skal være opmærksom på, at ordregiveren i henhold til udbudsloven ikke kan tildele kontrakten, inden den udvalgte tilbudsgiver har fremlagt dokumentation for de i udbudsbekendtgørelsens oplistede betingelser for deltagelse. En gældende serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen anses for tilstrækkelig dokumentation. Det skal forventes, at det tager ca. to uger at indhente serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. 8

9 Teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver udarbejder en referenceliste over de, maksimalt 4, betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de seneste 3 år, for hver delaftale der bydes på. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af opgaven, opgavens omsætning, tidspunktet for opgavens udførelse samt modtageren af opgaven. Dette oplyses også i ESPD del IV, Punkt C, for hver delaftale. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de af tilbudsgiver angivne referencer med henblik på at få bekræftet oplysningerne. 5 Tildelingsvurdering Det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil på hver delaftale blive udvalgt på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver lægger vægt på følgende underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterium Vægtes Pris 50 % Kvalitet 50 % Kvalitative underkriterier bliver bedømt ud fra følgende absolutte skala: Opfyldelse af underkriteriet Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Utilfredsstillende Tilbuddets indhold og beskrivelse af underkriterier og delkriterier I de følgende afsnit er det angivet, hvad tilbud skal indeholde af oplysninger og dokumentation, samt hvordan tilbuddenes indhold vil blive bedømt i forhold til underkriterierne. 1. Pris 50 % I forbindelse med tilbudsgivers tilbud, skal tilbudsgiver udfylde og vedlægge Bilag 3: Prisbilag. Tilbudsgiver skal alene udfylde de felter, som vedrører enhedspriser for henholdsvis planlagte-ydelser og ikke-planlagte ydelser. Ordregiver har på forhånd udfyldt det årlige antal enheder for henholdsvis planlagte-ydelser og ikke-planlagte ydelser. Antallet af enheder multipliceres med tilbudsgivers anførte priser, hvilket giver evalueringspris 1 og evalueringspris 2. Evalueringspris 1 bliver tilbudsgivers årlige basisvederlag for de planlagte-ydelser, såfremt tilbudsgiver tildeles delaftalen. Ordregivers anførte antal enheder i de ikke-planlagte ydelser er alene anslåede og er ikke bindende under kontrakten. Tilbudsgivers anførte enhedspriser for de ikke-planlagte ydelser er bindende under kontrakten, såfremt tilbudsgiveren tildeles delaftalen. Evalueringspris 2 er således kun til evalueringsteknisk brug. Evalueringspris 1 vægter 40 % af den samlede vægtning og evalueringspris 2 vægter 10 % procent af den samlede vægtning. Samtlige priser i leverandørernes tilbud skal være i DKK og være ekskl. moms. 9

10 Tilbudsgiver skal i Bilag 3: Prisbilag, udfylde de faner, som vedrører de delaftaler, som tilbudsgiver ønsker at byde på. Tilbudsgiver skal udfylde Bilag 3: Prisbilag, under hensynstagen til Bilag 2: Instrumentgrupper 1-3 og Bilag 1: Kravsspecifikationen. Ved underkriteriet pris bliver den, på hver delaftale, tilbudte evalueringspris 1 og evalueringspris 2 bedømt på en skala fra 1 til 5 ud fra følgende formel: Tilbuddets point = 1 + 4( A X A B ) X Tilbudsgivers pris på delaftalen A Højeste tilbudte pris blandt de indkomne tilbud på delaftalen B Højeste tilbudte pris på delaftalen gange 0,8 Såfremt det viser sig, at den laveste tilbudte pris på en delaftale er mindre, end højeste pris gange 0,8 på samme delaftale, da vil B være lig laveste tilbudte pris på den pågældende delaftale. 2. Kvalitet 50 % Til at vurdere underkriteriet kvalitet, har ordregivet oplistet 3 delkriterier som tilbudsgiver skal besvare i sit tilbud: - Det allokerede klaverstemningsteam s samlede kompetencer (Bilag 4: Allokerede medarbejdere) (35 %) o Tilbudsgiver skal i Bilag 4: Allokerede medarbejdere angive samtlige medarbejdere, som allokeres til at løse opgaven samt kort anføre deres kernekompetencer og ydelsesspecifikke erfaringer. Til yderligere at belyse de allokerede medarbejderes kompetencer og erfaringer, skal tilbudsgiver medsende et CV for hver medarbejder, som er anført i Bilag 4. Der lægges særlig positiv vægt på relevante kvalifikationer, uddannelser, certificeringer, konkrete erfaringer i forbindelse med udførelse af ydelser, som er sammenlignelige med ydelserne specificeret i Bilag 1: Kravsspecifikation. Der lægges ligeledes særlig positiv vægt på at medarbejdere har erfaring med at arbejde med at opnå den klassiske musiks klangideal, har udført ydelser på koncertsteder på højt internationalt niveau og på uddannelsesinstitutioner på konservatorieniveau. - Fleksibilitet i opgaveudførslen (7,5 %) o Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive, hvordan man vil imødekomme behov for stor fleksibilitet i opgaveudførelsen, herunder tidspunkter for udførslen af ydelserne, sommereftersynsarbejdet, evt. aften- og weekendarbejde i forbindelse med ad hoc stemninger m.v. Der lægges særlig positiv vægt på en stor fleksibilitet. Derudover lægges der særlig positiv vægt på, at det beskrevne har en karakter som gør at det er muligt at implementere helt eller delvist i praksis. - Optimering af instrumenteres funktionsmæssige niveau (7,5 %) 10

11 o Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive overvejelser som vedrører, hvordan det sikres at instrumenterne, på trods af forskellig belastnings- og anvendelsesgrad, holdes på det højeste funktionsmæssige niveau. Der gives point, jf. den absolutte skala i pkt. 5 i udbudsbetingelserne, for hvert af de ovenforstående 3 delkriterier, som der lægges vægt på i vurderingen af underkriteriet kvalitet. Der er for hvert af de 3 ovenforstående delkriterier angivet, hvor meget de enkelte parametre vægtes ud af den samlede vægtning af underkriteriet kvalitet på 50 %. 6 Tildeling af kontrakt Når Ordregiver har vurderet, hvilke tilbud der på hver af de 3 delaftaler er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, træffer ordregiver beslutning om tildeling af delkontrakterne. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles en af de 3 delaftaler, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår stand still-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakt og forbeholder sig ret til, på baggrund af saglige hensyn- eller begrundelser, at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakt tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 1.5. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at der er indgået kontrakt. Kontrakterne anses først for indgået, når kontrakterne er underskrevet. Kontrakterne kan først underskrives efter udløbet af stand still-perioden, jf. punkt 9. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddene til tilbudsgiverne. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 7 Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 8 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. 11

12 Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne, imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 9 Underretning og standstill-periode Når ordregiver har identificeret de tilbud, der er de økonomisk mest fordelagtige, skal ordregiver underrette alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen sker samtidigt og vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver må først underskrive kontrakter med de valgte tilbudsgivere 10 dage efter, at underretningen er afsendt til samtlige tilbudsgivere pr. . Sendes underretningen pr. brev, er standstill-perioden 15 dage. Beregningen af standstill-perioden regnes fra dagen efter den dag, hvor underretningen er sendt til tilbudsgiverne. Kontrakten kan altså underskrives på 11. eller 16. dagen. Standstill-periodens frister opgøres i kalender-dage. Hvor fristen ender på en lørdag, søndag eller helligdag, forlænges fristen til først kommende hverdag ved midnat. En klage får automatisk midlertidig opsættende virkning, når den er indgivet til Klagenævnet for Udbud inden standstill-periodens udløb, og der må således ikke underskrives kontrakt, før Klagenævnet har haft mulighed for at se på sagen. 10 Tjekliste Følgende tjekliste kan benyttes af tilbudsgiver med henblik på at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold som tilbudsgiver bør være opmærksom på Henvisning Spørge- og informationsmøde d. 18. april kl Pkt. 1.8 Oplyse i tilbud om der tages forbehold for mindstekrav Pkt. 3.3 Sikre at den del af Bilag 3: Prisbilag, som vedrører de delaftaler tilbudsgiver ønsker at byde på, er udfyldt korrekt og sikre at Bilag 4: Allokerede Pkt. 5.1, 2.4, medarbejdere er udfyldt korrekt og for hver delaftale som der bydes på og at der er udarbejdet og vedlagt medarbejder CV er. Sikre at tilbudsgiver på tilfredsstillende vis i sit tilbud besvarer de 3 delkriterier til underkriteriet kvalitet Pkt. 5.1 Sikre at ESPD er udfyldt på korrekt vis, elektronisk eller i hånden, for hver delaftale som tilbudsgiver ønsker at byde på og vedlagt tilbud Pkt. 4, Pkt og Udarbejde og vedlægge referenceliste Pkt Sikre at tilbud på hver delaftale indeholder alle de dele som er påkrævet Pkt. 2.4 Tilbudsfrist d. 09. maj kl. 12. Pkt