UDBDSBETINGELSER. for. udvikling af koncernfælles designlinje for on- og offline medier. til Forsvarsministeriets myndighedsområde

Transkript

1 UDBDSBETINGELSER for udvikling af koncernfælles designlinje for on- og offline medier til Forsvarsministeriets myndighedsområde Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Forsvarsministeriet Holmens Kanal København K Hjemmeside: Kontaktperson: Helene Rasmussen

2 Indhold 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED INDLEDNING UDBUDSMATERIALET UDARBEJDELSE AF TILBUD ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD VERIFICERING AF OPLYSNINGER I DET FÆLLES EUROPÆISKE UDBUDSDOKUMENT TILDELING AF KONTRAKT AFLYSNING

3 2. INDLEDNING Forsvarsministeriet udbyder hermed kontrakt om udvikling af en koncernfælles designlinje for onog offline medier til Forsvarsministeriets myndighedsområde, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S , i offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven, lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56, hvilket betyder, at enhver, der ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 135 og 136, eller befinder sig i en udelukkelsesgrund omfattet af 137, stk. 1, nr. 2 (frivillig udelukkelsesgrund) og opfylder minimumskravene til egnethed, jf. udbudsbetingelsernes afsnit nedenfor, kan afgive tilbud. Dette afsnit har til formål kort at gennemgå de enkelte stadier i udbuddet. Det er vigtigt, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne (og det øvrige udbudsmateriale) inden udarbejdelsen af tilbud. Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgivers eget ansvar, at tilbuddet opfylder alle krav, vilkår og betingelser i udbudsmaterialet. Eventuelle fejl i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan resultere i, at Forsvarsministeriet ikke alene er berettiget, men også forpligtet, til at se bort fra det pågældende tilbud. Det bemærkes, at der efter udsendelse af dette udbudsmateriale vil kunne forekomme rettelser til materialet, f.eks. foranlediget af tilbudsgivers spørgsmål under den skriftlige spørgsmål/svarprocedure, jf. afsnit 4.4. Sådanne eventuelle rettelser vil også udgøre en del af udbudsmaterialet. Udbuddet omfatter følger stadier: Udarbejdelse af tilbud tilbudsgiver udarbejder sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at overholde den anførte tilbudsfrist, jf. afsnit Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver har mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. de i afsnit 4.4 angivne frister. Tilbudsgivers personlige forhold efter tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene, hvorefter ordregiver som det første vurderer, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbudsdokument, og hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet ordregiver vurderer herefter, hvorvidt tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver opfylder de i afsnit stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet. Vurdering af tilbuddene ordregiver påbegynder vurderingen af tilbuddene fra de tilbudsgivere, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. ovenfor, og som opfylder minimumskravene til egnethed, jf. afsnit Vurderingen af tilbuddene foretages i overensstemmelse med det i afsnit 5.6 angivne tildelingskriterium. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger 3

4 dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), (hvis denne ikke er fremlagt tidligere). Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om denne beslutning, jf. afsnit 7. Kontrakten underskrives efter udløbet af en standstill-periode på 10 (ti) dage. Bemærk at ordregiver ikke anser udbuddet for afsluttet før offentliggørelse af en bekendtgørelse om indgåede kontrakter på TED. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier i udbuddet. 3. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består foruden udbudsbekendtgørelsen af: Nærværende udbudsbetingelser, som bl.a. indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene og kriterier for vurderingen af tilbuddene. Bilag 1 og 2 til udbudsbetingelserne: Bilag 1: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver bedes benytte ved afgivelsen af sit tilbud. Bilag 2: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), der skal udfyldes elektronisk på følgende hjemmeside: Udkast til kontrakt om udvikling af koncernfælles designlinje for on- og offline medier for Forsvarsministeriets myndighedsområde. Udkast til kontraktens bilag 1-5: Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 2 Oversigt over myndigheder Kontraktbilag 3 Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 4 Priser Kontraktbilag 5 Spørgsmål/svar fra udbudsprocessen samt eventuelle rettelsesblade 4. UDARBEJDELSE AF TILBUD 4.1 Indledning Tilbudsgiver opfordres til at sætte sig grundigt ind i udbudsbetingelserne (og det øvrige udbudsmateriale) inden udarbejdelsen af tilbud. Det er udelukkende tilbudsgivers eget ansvar, at 4

5 tilbuddet afgives inden udløbet af tilbudsfristen, er komplet og overholder de fastsatte retningslinjer, samt opfylder alle krav, vilkår og betingelser i udbudsmaterialet. 4.2 Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. jf. udbudsbekendtgørelsens afsnit II.2.10). Tilbudsgiver kan alene afgive ét (1) tilbud Personlige forhold Som en del af sit tilbud skal tilbudsgiver udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af de nedenfor anførte oplysninger. Om udfyldelsen af ESPD, se nærmere i nærværende udbudsbetingelsers afsnit Ordregiver skal udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbuddet, hvis disse befinder sig i en udelukkelsesgrund omfattet af udbudslovens (obligatoriske udelukkelsesgrunde). Ordregiver vil endvidere udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis disse befinder sig i en udelukkelsesgrund omfattet af 137, stk. 1, nr. 2 (frivillig udelukkelsesgrund). Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: Serviceattest, erklæring under ed eller erklæring på tro og love Som bevis for at tilbudsgiver eller visse personer, der er tilknyttet tilbudsgiver, jf. 135, stk. 2, ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2: 1) Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i 135, stk. 1. 2) Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 3, og i 137, stk. 1, nr. 2. For så vidt angår danske tilbudsgivere, kan beviset bestå i en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen. Udsteder det land, hvori tilbudsgiver er hjemmehørende, ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de i 135, stk. 1 og 3, og 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens 153, stk. 2. Self-cleaning Ordregiver kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens samt 137, stk. 1, nr. 2 såfremt denne har 5

6 fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 138. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at iværksætte en procedure om self-cleaning, hvis dette måtte være relevant, jf. udbudslovens Krav til tilbudsgiverens egnethed Som en del af sit tilbud skal tilbudsgiver udfylde det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af de nedenfor anførte oplysninger vedrørende økonomisk og teknisk kapacitet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysningerne afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. Om udfyldelsen af ESPD, se nærmere herom nedenfor i afsnit Økonomisk og finansiel formåen Følgende dokumentation for økonomisk kapacitet skal fremlægges, såfremt ordregiver anmoder herom: Tilbudsgivers årsregnskab eller uddrag heraf for det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret eller anden dokumentation for tilbudsgivers egenkapital. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne angives for hver af de deltagende og/eller støttende virksomheder. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiveren vurderer passende, hvis tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som ordregiver forlanger. Tilbudsgiver har adgang til at henvise ordregiver til selv at indhente dokumenter fra offentlige nationale databaser, eksempelvis cvr.dk, jf. udbudslovens 151, stk. 5. Som minimumskrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer: En positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal de deltagende virksomheder opfylde mindstekravet til sammen. Teknisk og faglig formåen Følgende dokumentation for teknisk kapacitet skal fremlægges, såfremt ordregiver anmoder herom: Tilbudsgivers referencer for udførelse af lignende opgaver bestående af udvikling af en designlinje til både on- og offline medier inden for de seneste tre år. Oplysningerne skal indeholde en beskrivelse af referencerne og en angivelse af beløb, tidspunkter og modtager. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne angives for hver af de deltagende og/eller støttende virksomheder. Som minimumskrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer: At der foreligger referencer fra udførelse af mindst tre lignende opgaver. 6

7 Ved en sammenslutning af virksomheder skal de deltagende virksomheder opfylde mindstekravet tilsammen Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde en støtteerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske formåen Det fælles europæiske udbudsdokument Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder de krav, som stilles til dennes personlige forhold og egnethed, jf. afsnit og Det fælles europæiske udbudsdokument skal udfyldes elektronisk på hjemmesiden: Tilbudsgiver bedes printe det udfyldte fælles europæiske udbudsdokument og aflevere dette som en del af tilbuddet i såvel papirform som i elektronisk form som pdf-fil på USB. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside indeholder nærmere vejledning i den elektroniske udfyldelse af det fælles europæiske udbudsdokument på følgende side: Forbehold og mindstekrav Tilbudsgiver kan ikke udforme sit tilbud, således at de fastsatte vilkår for afgivelsen af tilbud i nærværende udbudsbetingelser fraviges. Fraviges de fastsatte vilkår for afgivelsen af tilbud i nærværende udbudsbetingelser, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Mindstekrav er krav, der ubetinget skal overholdes. Tilbudsgiver må ikke tage forbehold over for mindstekrav i udbudsmaterialet. Nedenfor er det angivet nærmere, hvilke dele af udbudsmaterialet der er mindstekrav. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold for mindstekrav, vil tilbudsgivers tilbud blive afvist som ikke konditionsmæssigt. Kontrakten og kontraktbilagene 2-5 udgør mindstekrav. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiver særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for bestemmelser i kontrakten og kontraktbilagene 2-5. Kontraktbilag 1 (Kravspecifikation) indeholder 62 mindstekrav og 6 konkurrenceprægede krav til den tilbudte løsning. Mindstekravene er markeret Mindstekrav og løber fra nr og for så vidt angår Option 1) -3) fra nr De konkurrenceprægede krav er markeret krav/ønsker og 7

8 løber fra nr Alle andre dele af Kontraktbilag 1 (Kravspecifikation) udgør mindstekrav, som tilbudsgiver ikke må tage forbehold for. Mindstekrav nr. 52 og 53 skal besvares i tilbuddet. Besvares mindstekrav nr. 52 og 53 ikke i tilbuddet, medfører det, at tilbuddet anses for ikke konditionsmæssigt. De konkurrenceprægede krav angår forhold, som tilbudsgiver kan besvare i sit tilbud. På baggrund af tilbudsgivers besvarelse af de konkurrenceprægede krav, vil ordregiver vurdere tilbuddets opfyldelse af kravene under stadiet Vurdering af tilbuddene, jf. afsnit 2 ovenfor. Såfremt tilbudsgiver i sit tilbud anfører forhold, som ordregiver umiddelbart anser for et forbehold (afvigelse) fra et mindstekrav, henledes opmærksomheden på, at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiver bør i sit tilbud i øvrigt være opmærksom på at anvende et sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke egnet til at bære retlige forpligtelser Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A-E umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/ anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag 1 til udbudsbetingelserne. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. I tilbudsbrevet bedes anført et kort resumé af tilbuddet, der kan give ordregiver et samlet overblik. Endvidere angives det, hvilke dele af tilbuddet, der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. afsnit i nærværende udbudsbetingelser. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. B. Det fælles europæiske udbudsdokument Tilbudsgiver skal elektronisk udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument til foreløbig opfyldelse af ordregivers krav til økonomisk og teknisk kapacitet og i forhold til udelukkelsesgrundene. C. Udkast til kontrakt Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed et mindstekrav, og der må således ikke tages forbehold over for kontrakten, jf. afsnit

9 D. Udkast til kontraktbilag Ordregiver har udformet udkast til kontraktens bilag. Tilbudsgiver bedes udfylde/færdiggøre følgende bilag: Kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelse). Kontraktbilag 4 (Priser). Vedrørende Kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelse) I en vejledende tekst til Kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelsen) er det for overskuelighedens skyld forklaret, hvordan Kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelse) bedes udfyldt. Den vejledende tekst (tilbudsgivervejledning) vil udgå, når kontrakten færdiggøres. Vedrørende Kontraktbilag 4 (Priser) I en vejledende tekst til Kontraktbilag 4 (Priser) er det for overskuelighedens skyld forklaret, hvordan Kontraktbilag 4 (Priser) bedes udfyldt. Den vejledende tekst (tilbudsgivervejledning) vil udgå, når kontrakten færdiggøres. E. Øvrige oplysninger I dette afsnit i tilbudsbrevet kan tilbudsgiver angive eventuelle øvrige oplysninger m.v., som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under A-D ovenfor. Disse oplysninger vil ikke indgå i den endelige aftale, men tjener alene til ordregivers orientering Fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbuddet, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud og afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om tilbudsgiver, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og præcist har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor tydeligt angive dette i sit tilbud (tilbudsbrevet) med en begrundelse for, hvorfor tilbudsgiver mener, at oplysningerne skal undtages fra aktindsigt. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven. 9

10 Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 4.3 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbud Frist for afgivelse af tilbud er tirsdag den 22. november 2016, kl Tilbud, der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bærer alene ansvaret for, at tilbuddet indleveres rettidigt, er komplet og læsbart Adresse, antal eksemplarer m.v. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Forsvarsministeriet Att.: Helene Rasmussen Holmens Kanal København K Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse. Tilbud må ikke indsendes pr. mail. Tilbuddet skal være skriftligt og affattet på dansk. Tilbudsgiver opfordres til at benytte tilbudsbrevet ved afgivelsen af tilbud. Tilbuddet skal indeholde det fælleseuropæiske udbudsdokument, kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelse) og en udfyldt version af kontraktbilag 4 (Priser) samt eventuelle øvrige oplysninger. Forsvarsministeriet ser i øvrigt gerne, at tilbudsgiver ikke indleverer udbudsmaterialets kontrakt samt de kontraktbilag som ikke forudsættes udarbejdet/udfyldt af tilbudsgiver. Disse dele af udbudsmaterialet anses som accepteret af tilbudsgiver, medmindre tilbudsgiver eksplicit angiver i sit tilbud, at tilbudsgiver tager forbehold herfor (forbehold overfor mindstekrav medfører ukonditionsmæssighed). Tilbuddet skal afleveres i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse mærket "Forsvarsministeriets udbud af koncernfælles designlinje. Må ikke åbnes af postfunktionen". I kuverten skal tilbuddet endvidere være vedlagt i elektronisk form på USB. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang Vedståelsesfrist 10

11 Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks måneder fra tilbudsfristens udløb. 4.4 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille eventuelle spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles pr. til følgende -adresse: hra@fmn.dk Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på: http;// Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest fredag den 11. november Spørgsmål modtaget senere end denne dato kan ikke forventes besvaret. Svar på spørgsmål vil blive meddelt senest tirsdag den 16. november ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 5.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 5.2 Formelle fejl og mangler og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver først vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet, forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 5.3 Tilbudsgivers personlige forhold Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument er udfyldt som påkrævet, og indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. 11

12 5.4 Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de krævede oplysninger vedrørende økonomisk og teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de opstillede minimumskrav. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de stillede krav til økonomisk og/eller teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist og ordregiver vil ikke tage tilbuddet i betragtning. 5.5 Vurdering af forbehold Ordregiver vil endvidere foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene måtte indeholde forbehold over for mindstekrav i udbudsmaterialet, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke konditionsmæssigt, jf. afsnit Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil tildele kontrakten på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1. Pris 40 % 2. Kvalitet 45 % 3. Leveringstid 15 % Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. 5.7 Evalueringsmodel De relevante priser og/eller oplysninger til brug for evalueringen findes i følgende bilag: Kontraktbilag 1 (Kravspecifikation) Kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelse) Kontraktbilag 4 (Priser) Pointskalaen er følgende: Point 5 Særdeles tilfredsstillende 4 Meget tilfredsstillende 3 Tilfredsstillende 12

13 2 Mindre tilfredsstillende 1 Ikke tilfredsstillende Underkriterierne Pris, Kvalitet og Leveringstid vurderes således på en pointskala fra 1-5, hvor den særdeles tilfredsstillende besvarelse gives 5 point, mens en ikke tilfredsstillende besvarelse gives 1 point. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag Beregningsmodel for Pris Point for underkriteriet Pris vil blive tildelt ud fra én af nedenstående metoder i prioriteret rækkefølge, afhængig af Priserne i de modtagne og konditionsmæssige tilbud. Såfremt ordregiver vurderer, ud fra saglig og objektiv betragtning, at den primære metode er konkret uegnet til at vurdere de tilbudte Priser, vil ordregiver anvende den sekundære metode til evalueringen. Primær metode: Den laveste tilbudte Pris tildeles 5 point. Den højeste tilbudte Pris tildeles 1 point. Priser, der ligger i spændet mellem den laveste tilbudte Pris og den højeste tilbudte Pris, tildeles point ud fra en lineær skala mellem den laveste og den højeste tilbudte Pris. Sekundær metode: Den laveste tilbudte Pris tildeles 5 point. Alle øvrige Priser tildeles point ud fra en lineær skala mellem den laveste tilbudte Pris og den laveste tilbudte Pris + 15 %. Beregning af Tilbuddets Pris Tilbuddets Pris beregnes ud fra de tilbudte priser i Kontraktbilag 4 (Priser). Ved beregningen af den samlede pris for Option 3 lægges den fulde udnyttelse af Option 3 til grund, dvs. 75 stk. logofiler. Priserne for delleverancerne a-c og de 3 optioner vægtes forskelligt ved at multiplicere med hver sin faktor. Den samlede pris for delleverancerne a-c multipliceres med en faktor på 1,0. Den samlede pris for de 3 optioner multipliceres med en faktor på 0,30. Tilbuddets Pris beregnes dernæst som summen af de vægtede priser for delleverancerne a-c og de 3 optioner Beregningsmodel for kvalitet og leveringstid Evalueringen af underkriterierne Kvalitet og Leveringstid vil ske på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af kravene/ønskerne i kontraktbilag 3 (Løsningsbeskrivelsen). Pointgivningen vil ske i overensstemmelse med ovenstående pointskala. 13

14 Ved evalueringen af underkriteriet Kvalitet vil der blive lagt positiv vægt på: I hvor høj grad, at Tilbudsgiver har sandsynliggjort, at interessenthåndteringen vil blive tilrettelagt og foregå på en måde, så alle interessenter involveres, og den kreative proces fremtræder gennemtænkt og velovervejet med henblik på at opnå den fornødne forankring, fleksibilitet samt målgruppeorientering jf. krav nr. 54. Tidlig involvering af relevante interessenter tillægges positiv vægt. I hvor høj grad, at Tilbudsgiver har sandsynliggjort, at Tilbudsgiver er i stand til at forstå og indkredse de ikke-designprofessionelle medarbejderes behov og give konkrete eksempler på, hvordan disses behov bedst kan imødekommes og understøttes, jf. krav nr. 55. I hvor høj grad, at Tilbudsgiver har sandsynliggjort, at Tilbudsgiver kan tilrettelægge uddannelsesforløbet på en måde, så de designansvarlige får forståelse for og selvstændigt kan anvende designlinjens grundlæggende principper, herunder med angivelse af konkrete eksempler på relevante aktiviteter målrettet denne gruppe, jf. krav nr. 56. I hvor høj grad, at Tilbudsgiver har sandsynliggjort, at de tilbudte medarbejdere og nøglepersoner besidder relevant uddannelse og ydelsesspecifik erfaring, herunder hvor megen uddannelse og antal års erfaring medarbejdere og nøglepersoner besidder, jf. krav nr. 57. I hvor høj grad, at Tilbudsgiver har sandsynliggjort, at den tilbudte personalesammensætning til brug for løsningen af opgaven udmønter sig i en høj kvalitet i opgaveløsningen, jf. krav nr. 58. Ved evalueringen af underkriteriet Leveringstid vil der blive lagt positiv vægt på: I hvor høj grad, at Tilbudsgiver har sandsynliggjort, at den overordnede tidsplan for udvikling af designlinjen fremtræder klar, overskuelig og realistisk, jf. krav nr Sammenstilling af pris og kvalitative points ( Kvalitet og Leveringstid ) Tilbudspriserne omregnes liniært til point, jf. ovennævnte pointskala, som dernæst ganges med vægtprocenten 40. Point tildelt for Kvalitet og Leveringstid ganges ligeledes med vægtprocenterne på henholdsvis 45 pct. og 15 pct. Kontrakten tildeles tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore. 6. VERIFICERING AF OPLYSNINGER I DET FÆLLES EUROPÆISKE UDBUDSDOKUMENT Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. 14

15 7. TILDELING AF KONTRAKT Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af de i afsnit 5.6 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber. Tilbudsgivere, der ikke måtte blive tildelt kontrakten, er uagtet bundet af deres tilbud, indtil udbuddet afsluttes eller vedståelsesfristen udløber, jf. afsnit Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Standstill-perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning til tilbudsgiverne. Efter kontrakten er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakter til offentliggørelse på TED. Forsvarsministeriet anser ikke udbuddet for afsluttet, før dette er sket. 8. AFLYSNING Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgang til at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende. Ordregiver er ikke forpligtet at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. 9. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, klokkeslet Aktivitet Den 11. november 2016 Frist for indsendelse af skriftlige spørgsmål, jf. punkt 4.4. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato kan ikke forventes besvaret. Alle spørgsmål skal være på dansk og skal fremsættes skriftligt pr. til Forsvarsministeriets kontaktperson, jf. punkt 1. Den 22. november 2016 Tilbudsfrist. kl Den 22. december 2016 Forventet tildeling af kontrakten. Uge Forventet kontraktindgåelse. Uge Opstart af projekt. Den 1. juli 2017 Designkonceptet inkl. dokumentation mv. forventes godkendt og klart til implementering. 15