Tværgående... 2 Hvornår må kommuner slette arkivalier/sager/oplysninger vedrørende Udbetaling Danmarks ydelsesområder... 2

Transkript

1 Information fra Udbetaling Danmark til kommunerne Indhold Tværgående Hvornår må kommuner slette arkivalier/sager/oplysninger vedrørende Udbetaling Danmarks ydelsesområder Barsel Nye muligheder for sorgorlov fra 1. februar Digitaliseret beskæftigelseskrav og beregning nye barselsregler fra 1. juli Til HR/lønkontorer... 7 Boligstøtte Boligstøtte får et nyt system den 27. marts Kontanthjælpsloftet... 9 Idriftsættelse af Direkte reguleringer udskudt til den 10 marts Pension Varmetillægsberegner på borger.dk Den Fælles Dataenhed Hvilke oplysninger kan DFD Udland indhente fra Tyskland? Helhedsorienteret kontrol Opgavesplittet mellem 9 og Status på den midlertidige ordning med en kontaktperson i kontrolenheden til udvalgte kommuner.. 12

2 Tværgående Hvornår må kommuner slette arkivalier/sager/oplysninger vedrørende Udbetaling Danmarks ydelsesområder Vi oplever, at nogle kommuner sletter oplysninger i sager, som Udbetaling Danmark har overtaget behandlingen af. Det kan betyde, at vi må opgive at gøre et krav gældende mod en borger. Vi har fx i en sag truffet afgørelse om, at en borger skal betale enligydelser tilbage, dels fordi hun var gift og ikke adskilt på grund af uoverensstemmelser, og dels fordi hun ved ansøgning om ny ydelse havde oplyst, at hun var ugift. Christina K. G. Hansen-Stavnsbjerg Juridisk Konsulent cks@atp.dk Borgeren klagede og oplyste, at hun i forbindelse med tilkendelse af den ene ydelse havde oplyst til sagsbehandleren i kommunen, at hun var gift med en mand, der boede i udlandet. Sagsbehandlerens tilbagemelding var, at borgeren skulle betragtes som ugift efter danske regler. Ankestyrelsen bad os vurdere sagen igen og indhente relevante journalnotater fra kommunen. Det viste sig, at det ikke var muligt at få tilsendt de relevante journalnotater, da kommunen havde slettet disse. Vi var derfor nødt til at frafalde kravet overfor borgeren. For at undgå tilsvarende sager vil vi gerne minde jer om, hvornår arkivalier i sager, vi har overtaget behandlingen af, må slettes: KMD Sag Sager og tilhørende elektronisk dokumentation fra sager i KMD Sag, KMD Sag Journal og KMD Sag EDH, der ved myndighedsoverdragelsen er kopieret til Udbetaling Danmark, kan kommunen aflevere/kassere efter deres normale procedure til enten Statens Arkiv eller andet offentlig arkiv (til 7-arkiv). 3. partssystemer Kommuner, der anvender 3. partssystemer (dvs. ikke KMD Sag), må ikke aflevere/kassere deres elektroniske sager og tilhørende dokumentation før, de har modtaget en sletteliste fra Udbetaling Danmark. Papirarkivalier Alle kommuner skal afvente slettelister fra Udbetaling Danmark, før de må slette papirarkivalier. Hvornår kan I forvente at modtage den første sletteliste? Som oplyst i Faglig Nyt for maj 2014, bliver slettelister først dannet, når vi afleverer papirarkivalierne til arkiv og afleveringen er accepteret af Statens Arkiver. Vi er gået i gang, og det ser ud til, at I kan forvente at modtage de første slettelister i starten af Side 2

3 Barsel Nye muligheder for sorgorlov fra 1. februar 2018 Den 1. februar 2018 trådte en lovændring i kraft på barselsområdet vedrørende sorgorlov. Ændringen betyder, at en far eller en medmor på lige fod med mor får ret til 14 ugers sorgorlov ved dødfødsel, død eller bortadoption, inden barnet er 32 uger. Desuden giver loven nu samme fraværsret til begge adoptanter, hvis barnet dør inden 32 uger efter modtagelsen. De nye regler gælder for en far eller en medmor til et barn, som den 1. februar 2018 eller senere er dødfødt, dør eller bliver bortadopteret inden den 32. uge efter fødslen. Aneta Dembinska Juridisk Konsulent ade@atp.dk Reglerne gælder også for adoptionssøgende forældre til et adopteret barn, som den 1. februar 2018 eller senere dør inden den 32. uge efter modtagelsen. Hvilke situationer er omfattet af reglerne? Den nye lovændring ændrer ikke på de regler, der hidtil har været gældende for en mor, men udvider blot rettigheden til også at omfatte den anden forælder/ adoptivforælder. Til kommunen som arbejdsgiver Indberetning af sorgorlov for far eller medmor I skal bruge fraværsårsagen Forældreorlov, hvis jeres medarbejder holder sorgorlov. Bemærk, at der ikke er en særskilt fraværsårsag for sorgorlov. Indberetning af sorgorlov for mor Mors orlov skal ikke indberettes igen. Orloven fortsætter med samme fraværsårsag, som I tidligere har anmeldt. OBS Dette afsnit er relevant for kommunens HR-afdeling, hvis I har en medarbejder, der har mistet sit barn. Læs mere Lovændringen er gennemført ved lov nr. 59 af 30/ Den nyeste barselsbekendtgørelse er derefter nr. 73 af 30/ Samtidig er barselsvejledningen nr af 9/ opdateret, se især afsnit 5.2. Side 3

4 Digitaliseret beskæftigelseskrav og beregning nye barselsregler fra 1. juli 2018 Fra 1. juli 2018 bliver reglerne på barselsområdet omkring beskæftigelseskrav og beregning ændret. Ændringerne gælder kun for en lønmodtager i beskæftigelse. Da det nye beskæftigelseskrav omfatter de seneste fire hele kalendermåneder forud for 1. fraværsdag, vil marts 2018 være den første måned, som vil have betydning for vurderingen efter de nye regler. Lovændringen gælder for lønmodtagere, der påbegynder en fraværsperiode den 1. juli 2018 eller senere. Det betyder, at hvis der skal ske omberegning af barselsdagpengene efter den 1. juli 2018, så vil Udbetaling Danmark anvende de nye regler ved beregningen. Tine Krogh Præst Juridisk Konsulent tkp@atp.dk Det nye digitaliserede beskæftigelseskrav Fra 1. juli 2018 har en lønmodtager ret til barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark, når den pågældende: dagen før fraværet eller på første fraværsdag er i beskæftigelse, og har været beskæftiget i mindst 160 timer, inden for de seneste fire afsluttede kalendermåneder forud for fraværsperioden, og i mindst tre af disse måneder har været beskæftiget i mindst 40 timer i hver måned. Alle tre betingelser skal være opfyldt, før lønmodtageren har ret til barselsdagpenge. Nedenfor er et eksempel på, at en lønmodtager opfylder alle tre krav: De væsentligste ændringer er derfor: at det krav, vi har i dag om uafbrudt tilknytning erstattes af et nyt krav om beskæftigelse på første fraværsdag eller dagen inden, og at det ikke længere er selve arbejdets udførelse der tæller med ved opgørelsen af beskæftigelseskravet, uanset hvornår arbejdet honoreres. Det er i stedet for de indberettede timer i indkomstregistret i de relevante kalendermåneder, som tæller med. Arbejdsgivers indberetning i indkomstregistret Da udgangspunktet fra 1. juli 2018 er, at Udbetaling Danmark bruger de indberettede timer med lønindkomst, som er registreret i indkomstregisteret, er det af stor betydning, at arbejdsgiverne er opmærksomme på at indberette korrekt Side 4

5 i indkomstregisteret. Det er vigtigt i forhold til de fremtidige barselssager, at arbejdsgiverne indberetter det korrekte timeantal i forhold til lønindkomsten for den givne lønperiode. I skal være opmærksomme på, at: hvis der i indkomstregisteret ikke er oplyst arbejdstimer, men kun en lønindkomst, så beregner vi et timeantal på baggrund af lønindkomsten. Til den beregning benytter vi ATP-bekendtgørelsens principper om ukendt arbejdstid. hvis beskæftigelseskravet ikke er opfyldt alene på baggrund af timer med beskæftigelse i perioden, medregner vi timer med arbejdsløshedsdagpenge eller en ydelse der træder i stedet herfor (fx timer vedr. G-dage), midlertidig arbejdsmarkedsydelse, syge- og barselsdagpenge og timer med udbetaling fra Lønmodtagernes Garantifond og timer med udbetalt feriegodtgørelse mv. indkomster og timer, der i en indberetningsperiode ligger henover flere kalendermåneder, skal fordeles, så de bliver medregnet forholdsmæssigt i forhold til antallet af kalenderdage i månederne løntimer, som ikke er indberettet i indkomstregistret, kan medregnes, hvis lønmodtageren kan fremlægge dokumentation for indtægten og den periode indtægten vedrører, fx ved arbejdskontrakt eller lønsedler. Tilføjelse af perioder der kan ses bort fra ved opfyldelse af beskæftigelseskravet Pr. 1. juli 2018 kan Udbetaling Danmark ved opgørelsen af beskæftigelseskravet se bort fra perioder, hvor der ville være ret til barselsdagpenge under en forældreorlov, men hvor den anden forælder har fået udbetalt barselsdagpengene, evt. udbetalt som refusion til dennes arbejdsgiver. Derudover kan der ses bort fra en periode, hvor en lønmodtager har været omfattet af en arbejdskonflikt. Den nye digitaliserede beregning af barselsdagpenge Fra 1. juli 2018 er udgangspunktet, at Udbetaling Danmark skal bruge det ugentlige timetal under fraværet og den timefortjeneste, som lønmodtageren i gennemsnit har opnået i aktuelle ansættelsesforhold i de seneste tre afsluttede kalendermåneder forud for fraværets begyndelse. Opgørelse af timefortjenesten sker på baggrund af indberetninger i indkomstregistret. De væsentligste ændringer er derfor: at det nuværende beregningsgrundlag på baggrund af arbejdsgivers oplysninger til Udbetaling Danmark via NemRefusion erstattes af et beregningsgrundlag på baggrund af arbejdsgivers oplysninger i indkomstregisteret om løntimer og løn for de seneste tre afsluttede kalendermåneder inden fraværet at oplysninger om lønnen under det fremtidige fravær, som lægges til grund for beregningen af barselsdagpengene til lønmodtageren, bliver erstattet af den indberettede løn med tilhørende timer i de seneste tre afsluttede kalendermåneder inden fraværets begyndelse, som bruges. Side 5

6 Beregning af timefortjenesten For at beregne den timefortjeneste, der anvendes ved beregning af barselsdagpengesatsen, skal Udbetaling Danmark fremover anvende den lønindkomst samt tilhørende løntimer, som er registreret i indkomstregisteret. I skal være opmærksomme på, at: feriegodtgørelse, søgnehelligdagsbetaling, pensionsbidrag, ATP-bidrag og arbejdsmarkedsbidrag ikke indgår ved beregningen af timefortjenesten indkomster og timer, der i en indberetningsperiode ligger henover flere kalendermåneder, skal fordeles, så de bliver medregnet forholdsmæssigt i forhold til antallet af kalenderdage i månederne hvis der i indkomstregisteret ikke er indberettet løntimer men kun lønindkomst, så beregner vi et timeantal på baggrund af indkomsten efter ATP-bekendtgørelsen om ukendt arbejdstid løntimer, som ikke er indberettet i indkomstregistret, kan medregnes, hvis der fremlægges dokumentation lønmodtageren skal fremlægge dokumentationen for indtægten og den periode indtægten vedrører, fx ved arbejdskontrakt eller lønsedler hvis der er tale om en nyansat, som har været ansat i mindre end otte uger hos aktuel arbejdsgiver, skal arbejdsgiver oplyse den aftalte løn til brug for opgørelsen af timefortjenesten hvis en lønmodtager er sygemeldt uden løn eller med sygeløn forud for fraværets begyndelse, opgøres timefortjenesten på baggrund af indberetninger i indkomstregistret fra den aktuelle arbejdsgiver i de seneste tre afsluttede kalendermåneder, hvor lønmodtageren har haft fuld løn. Der vil desuden komme nye regler vedrørende muligheden for omberegning. Udgangspunktet vil være, at der ikke kan omberegnes ved overenskomstmæssige stigninger, medmindre det drejer sig om en fødende kvinde i perioden fra fire uger før fødsel til og med de første 14 uger efter fødslen. Reglerne vil blive opdateret på borger.dk i forbindelse med lovændringen. Til kommunen som arbejdsgiver Som det fremgår af artiklen på de forrige sider, bliver det fremover meget vigtigt for vurdering af beskæftigelseskrav og korrekt beregning af timefortjenesten, at arbejdsgiver/kommunen indberetter korrekt i indkomstregisteret. Det er især vigtigt, at løntimerne følger lønindkomsten for den indberettede lønperiode. OBS Dette afsnit er relevant for kommunens HR-afdeling. Læs mere ATP-bekendtgørelsen. Side 6

7 Til HR/lønkontorer Overblik over udbetaling vedrørende refusion af barselsdagpenge Det er meget enkelt som virksomhed at få et overblik over udbetaling af barselsdagpenge. Det kræver blot, at arbejdsgiver har de rette adgange hos virk.dk, eller de medarbejdere, som har adgangen, sender de definerede oplysninger videre til øvrige afdelinger/institutioner. Udbetaling Danmark har nemlig svært ved at fremfinde disse oplysninger via referencenummer, da alt jo er rettet imod, at netop arbejdsgiver kan se dem via virk.dk. Udbetaling Danmark sender en udbetalingsmeddelelse til Nemrefusion som vist nedenfor. Denne fremgår af virksomhedernes adgang i virk.dk under fanen Udbetalinger i venstre side af skærmen. Referencenummeret fremgår også af virksomhedernes bankoverførsel. Under overblikket i Nemrefusion kan virksomheden åbne hver enkelt refusionsudbetaling pr. borger, pr. sag samt hente alle udbetalinger pr. referencenummer og danne et overblik i et Excel ark (hent som XLS). Janne Hovgaard Kruse Afdelingschef jhk@atp.dk OBS Hvis I som arbejdsgiver har valgt, at kun få medarbejdergrupper har adgang til virk.dk, kan I videresende informationerne i udbetalingsspecifikationen til jeres afdelinger/institutioner, så de kan se hvilken medarbejder, der bliver udbetalt for. På den måde kan jeres afdelinger/institutioner se de specifikke oplysninger, som vi har svært ved at hjælpe med. Difference i beløb i breve og udbetaling Når I modtager breve fra Udbetaling Danmark omkring jeres refusionsbeløb, vil I opleve, at der er en difference på ca. 1 øre mellem det beløb, som står i brevet, og det beløb I får udbetalt. Forskellen skyldes en decimal afrunding. Det udbetalte beløb er korrekt. Side 7

8 Boligstøtte Boligstøtte får et nyt system den 27. marts 2018 Som I kunne læse i særudgaven af for februar Information om det nye boligstøttesystem, får Boligstøtte et nyt system den 27. marts I særudgaven kan I læse mere om: Hvad sagsbehandlere i kommunerne og borgerne vil opleve, når Udbetaling Danmark tager det nye boligstøttesystem i brug den 27. marts. Hvilken indflydelse det nye system har på samarbejdet mellem kommunerne og Udbetaling Danmark Boligstøtte. At der med det nye boligstøttesystem bliver introduceret en ny Kommunal Selvbetjeningsløsning, som kommunale økonomimedarbejdere skal bruge til at hente bogføringsgrundlag og rapporter vedrørende Kommunal medfinansiering og Mellemkommunal afregning. Peter Andersen Hove Afdelingschef phv@atp.dk Side 8

9 Kontanthjælpsloftet Idriftsættelse af Direkte reguleringer udskudt til den 10 marts I for januar 2018 skrev vi om idriftsættelse af en ny funktionalitet Direkte reguleringer, som erstatter den blanket kommunerne blandt andet bruger til at regulere sager med over årsskiftet. Vi må desværre meddele, at idriftsættelsen er udskudt til den 10. marts For yderligere information henvises til KMD Servicebrev. Sebastian Oliver Reimich Procesansvarlig sre@atp.dk Udskydelsen betyder, at I fortsat ikke kan regulere loftparametre såsom loftsats eller undtagelse på de fire sagstyper, som I normalt regulerer via blanketten. Fra den 10. marts 2018 kan I regulere via Direkte regulering for alle de sager, der ikke kan håndteres via korrektionsmodulet. KMD Aktiv har fjernet spærringen på skærmbillede SS41 Enkeltydelse ved anvendelse af ydelseskode til særlig støtte. Det betyder, at I kan lave enkeltydelser på særlig støtte, hvis der er behov for at ændre på bevilling eller på beregning af særlig støtte i perioder, hvor det ikke er muligt at tilbageføre med korrektionsmodulet. Side 9

10 Pension Varmetillægsberegner på borger.dk Med en ny varmetillægsberegner på borger.dk kan borgerne selv foretage en vejledende beregning af, hvad de kan få i varmetillæg. Beregneren er udviklet for at imødekomme de borgere, der med jævne mellemrum henvender sig for at få at vide, hvad de kan få i varmetillæg. Alle kan gå ind på beregneren på borger.dk her. Når en borger udfylder beregnerens felter, får borgeren svar på, hvor meget borgen kan forvente at modtage i varmetillæg. Mads Faurholt Hagel Forretningskonsulent mdf@atp.dk Det er vigtigt at informere borgerne om, at beregningen er vejledende. Den endelige beregning kan Udbetaling Danmark først udføre ved modtagelse af borgerens ansøgning. Beregneren tager bl.a. ikke højde for, om en borger modtager boligstøtte og den effekt, dette har på varmetillægget. Læs mere Beregneren er at finde her på borger.dk. Side 10

11 Den Fælles Dataenhed Hvilke oplysninger kan DFD Udland indhente fra Tyskland? I 2018 er Tyskland udpeget til at være fokusland for DFD Udland. Det samme er Litauen, Norge, Polen, Rumænien, Storbritannien og Sverige. Det betyder, at vi vil indsamle viden om de syv landes myndighedsstrukturer og om de oplysninger, vi kan hente til jer. Vi vil dele den opsamlede viden via Udlandsuniverset. Hvorfor sætte fokus på Tyskland? Tyskland er det land i Europa, som kommunerne efterspørger flest oplysninger fra. Det er samtidig et land med mange decentrale myndigheder og få centrale databaser, hvilket betyder, at oplysninger ofte skal sammenstykkes fra flere forskellige myndigheder og fra flere forskellige niveauer. Det er således svært at finde én indgang eller én person, der kan hjælpe med at fremskaffe alle de ønskede oplysninger. Gitte Fensten Madsen Afdelingschef gfm@atp.dk Læs mere på Udlandsuniverset Under Fokuslande på forsiden af Udlandsuniverset kan I læse mere om, hvilke oplysninger vi kan, og p.t. ikke kan, hjælpe jer med at indhente fra Tyskland, samt hvilken information vi skal have fra jer, for at vi kan indhente oplysningerne. Hvis I oplever udfordringer med at logge ind på Udlandsuniverset på Brugergrænsefladen, skal I kontakte jeres kommunekontaktchef. Spørgsmål? Hvis I har spørgsmål, er I velkomne til at kontakte os på telefon , mandag til fredag kl til eller via mail til dfdudland@atp.dk. DFD Udland har kun hjemmel til at indhente oplysninger fra udlandet på vegne af en kommune, når oplysningerne er nødvendige for kommunens sagsbehandling af en ansøgning om ydelser eller økonomisk tilskud eller kontrol heraf. Læs mere I kan læse mere om DFD Udland på Udlandsuniverset, som I finder på www. dataenheden.dk. Her udstiller vi viden og vejledning om indhentning af oplysninger fra udlandet til brug for alle kommunens afdelinger. Side 11

12 Helhedsorienteret kontrol Opgavesplittet mellem 9 og 11 Udvekslingen af oplysninger er stadig et vigtigt fokus for os. Vi modtager mange oplysninger fra kommunerne hver dag via 9, og vi sender også mange oplysninger afsted. Hvis I savner oplysninger, eller det vi sender ikke er tilstrækkeligt tydeligt, vil vi meget gerne høre fra jer, så vi hele tiden bliver bedre i vores samarbejde. Den aftale, vi har med hinanden vedrørende opgavesplittet, er, at vi orienterer ved sagsopstart via 9, hvis der er ydelser hos den anden myndighed og, hvis den sagsoplysning der vil pågå, vil omfatte indhentning af oplysninger, der skal udveksles på et senere tidspunkt. Afdelingschef Dorte Frykman Afdelingschef dfa@atp.dk Når vi orienterer hinanden allerede ved sagsopstart, undgår vi at køre parallelle sagsforløb, hvor vi generer borger med at indhente de samme oplysninger to gange. Det samme gælder registersamkørte sager, som I trækker via brugergrænsefladen og overfører til prioriteringslister. Dataenheden må ikke give kontrolenheden besked, når en kommune udtrækker en registersamkørt sag. Dette skal ske via 9 fra kommunen, når kommunen vurderer, at der er oplysninger, der er nødvendige for, at vi kan kontrollere vores ydelsesområde. Når vi arbejder sammen via 11, hvor vi beder jer hjælpe os med sagsoplysningen, skal det være nemt at se, hvilket tema vi undersøger, og hvorfor, vi beder om hjælp. Vi hører gerne fra jer, når dette ikke er lykkes. Samtidig vil vi gerne høre fra jer, hvis I vurderer, at det bliver vanskeligt at nå at ekspedere den fremsendte 11-anmodning indenfor fristen på seks uger. Status på den midlertidige ordning med en kontaktperson i kontrolenheden til udvalgte kommuner Vi har siden september 2017 haft tættere tilknytning til seks udvalgte kommuner i form af såkaldte kontaktpersoner i kontrolenheden. Når vi ser på effekten af denne tættere kontakt, har der helt generelt været en positiv udvikling i forhold til samarbejdet. Vi vil evaluere ordningen fra udgangen af februar. Udfaldet af evalueringen er afgørende for, om ordningen også bliver tilbudt til en række andre kommuner. I er velkomne til at kontakte kontrolenheden eller jeres kommunekontaktchef, hvis I vil høre mere om indsatsen. Side 12