Referatet blev godkendt med en enkelt korrektion. I punkt 3 ændres AC-TAP til FU-TAP med akademisk baggrund.

Transkript

1 Referat af samarbejdsudvalgsmøde den 19. december 2012 Til stede: Maja Horst, Stig Hjarvard, Nete Nørgaard Kristensen, Camilla Randerson, Karsten Fledelius, Johannes Riis, Stine Djørup, Tine Weidick, Jesper Nielsen og Leif Kristensen (referent) Fraværende: Pavel Bunin 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af møde 7. november 2012 Referatet blev godkendt med en enkelt korrektion. I punkt 3 ændres AC-TAP til FU-TAP med akademisk baggrund. 3. Normaftale Maja havde tilføjet en række normer for andre opgaver i instituttets aftale vedr. "Uddybende arbejdsnormer for HVIP i henhold til arbejdsnormaftale på Det Humanistiske Fakultet af 22. december 2011". Den reviderede aftale var udsendt til mødet. Johannes spurgte, hvor ofte aftalen skulle tages op. Der var enighed om en gang om året, eller hvis der er en presserende sag så hurtigt som muligt. 4. APV I sin egenskab af formand for arbejdsmiljøgruppen havde Stig skrevet et udkast til vurdering af resultaterne af APV 2012 for MEF. Stig fremlagde resultaterne på mødet (Stigs tekst er sat med kursiv) Det fysiske arbejdsmiljø Da hele instituttet flytter til nye lokaler i januar 2013, er vurderingen af den fysiske APV for 2012 i gamle bygninger primært interessant, fordi vi herved har et udgangspunkt for at vurdere, hvorvidt og hvordan de nye lokaler vil medføre forandringer i medarbejdernes vurdering af deres fysiske arbejdsforhold i forhold til tidligere. Under skyldig hensynstagen til mulige forskelle i metoder og svarprocenter kan der sammenlignes mellem APV 2012 og den ibrugtagnings-apv, der forventes gennemført et stykke tid efter indflytning og ibrugtagning af nye lokaler. I forhold til den samlede vurdering af det fysiske arbejdsmiljø er langt hovedparten tilfreds/meget tilfreds (63%) og 20% indikerer hverken/eller. Det er dog værd at bemærke, at 16 personer er utilfredse og 1 person meget utilfreds med det fysiske arbejdsmiljø. Der er et ringe kendskab til, hvem der er den lokale arbejdsmiljørepræsentant. Hele 59% indikerer, at de ikke ved det. Det bør der klart gøres noget ved, da det har betydning for, hvordan problemer kan opfanges og løses i det daglige. En række problemer kan være vigtige, selvom de alene udpeges af en eller ganske få personer. Det er problemer, der typisk må søges en mere individuel løsning på. I det følgende fremhæves de problemer, som i særlig grad ser ud til at være påtrængende for flere (>15% af besvarelser):

2 Temperaturen i arbejdsrum er for varm eller kold og stiger for meget i løbet af dagen Der kan forekomme træk Der er tit støvet på vandrette flader, og det er svært at gøre rent pga. møbler og rod Der er generende lugt Der er for lidt kunstig belysning ved arbejdspladsen Støj fra såvel personer som udefra er generende Flere arbejder i ubekvemme stillinger, med bøjet ryg eller nakke, i samme stilling over lang tid Arbejdspladsen er snæver, og det er svært at indstille kontorstol til passende højde Personer i flerrumskontorer har problemer med støj fra andre personer og telefonsamtaler og har svært ved at finde ro til arbejdsopgaver, der kræver større koncentration; der er ringe mulighed for at stillearbejde fx hjemme eller i særligt kontor Undervisningslokaler opleves i mange tilfælde ikke at være indrettet hensigtsmæssigt, ligesom indeklimaet i mange tilfælde ikke er godt nok. Støj udefra opleves som generende af et flertal af undervisere; støj fra maskiner og installationer udgør også et stort problem ved undervisning. Akustikken i undervisningslokaler er ikke god, mener flere. Endelig bemærker en mindre gruppe (6 personer), at de er generet af tobaksrøg. Dette burde ikke kunne forekomme. Runde på den fysiske APV: Karsten påpegede at de store EDB-problemer, som mange medarbejdere oplever, ikke fremgår af oversigten af den grund at der ikke er spurgt specifikt til EDB hverken i den fysiske eller psykiske APV. Det er en fejl, som bør påpeges de relevante steder. EDB-problemerne tager udgangspunkt i det fysiske miljø men påvirker medarbejderne negativt psykisk, hvis programmerne (primært mail og administrative programmer) ikke fungerer ordentligt, hvilket har været tilfældet utallige gange. Udvalget var helt enig i den betragtning. Maja påpegede at et af de store problemer er støj i storrumskontorer og det vil ikke uden videre forsvinde i det nye byggeri. Derfor er det vigtigt, at medarbejderne får mulighed for at få en mobiltelefon i stedet for en stationær telefon, hvis de ønsker det. Det kan bl.a. gøre det muligt for en medarbejder som snakker meget i telefon at gå andetsteds hen, så de øvrige medarbejdere ikke forstyrres. Ydermere skal der satses på støjdæmpende skærme og trådløse headsets til de studieadministrative medarbejdere, som er bundet op på den nuværende telefonløsning. Det vil også være nødvendigt at aftale nogle regler for adfærd i storrumskontorene. Der vil være behov for en særskilt drøftelse senere af de problemer, der vil være forbundet med storrumskontorer. Alle medarbejdere får mulighed for at få en god kontorstol og hæve-sænke skrivebord i det nye byggeri. Der er allerede indkøbt et større antal borde og stole.

3 Det psykiske arbejdsmiljø Generelt viser APV 2012, at MEF-instituttet samlet set ikke adskiller sig væsentligt fra situationen ved HUM og KU. Positivt viser resultater for MEF, at der er større tilfredshed med udviklingssamtaler og opfølgning på disse, samt at nærmeste leder vurderes mere positivt end tilfældet er for HUM og KU totalt. Negativt adskiller MEF sig lidt fra gennemsnittet ved, at flere ikke finder en passende balance mellem arbejdstid og arbejdsmængde, ikke har tilstrækkelig tid til undervisningsopgaver, og færre bakker op om og føler tillid til de udmeldinger, der kommer fra dekanatet. I forhold til tidligere APV ( ) ved instituttet, er der positiv fremgang i oplevelsen af nærmeste leders rolle på flere punkter, fx anerkendelse af arbejdsindsats, oplevelse af tillid og håndtering af konflikt. Negativt i forhold til tidligere APV er det især påfaldende, at der er en mindre oplevelse af at være respekteret og værdifuld i kraft at sit arbejde. Dette kan umiddelbart virke i modstrid med, at flere oplever større anerkendelse fra lederen; hvad der ligger bag dette, må derfor belyses nærmere. I det følgende gennemgås ikke alle resultater, men i stedet fokuseres på væsentlige positive og negative sider af instituttet som arbejdsplads, som de fremstår ifølge APV en. Af positive forhold bør nævnes, at særdeles mange medarbejdere opfatter deres arbejdsopgaver som både spændende og meningsfulde; man ved, hvornår man har gjort sit arbejde godt, og ens viden og evner bruges godt i arbejdet, ligesom der er mulighed for at udvikle sig. Nærmeste leder opfattes af godt ¾ som en god personaleleder, der er lyttende og anerkendende. Nærmeste leder udviser desuden handlekraft, når det er nødvendigt, og arbejder med forandringer på en konstruktiv måde. Der er generelt et godt samarbejde i enhederne, i lidt mindre grad mellem enhederne. Medarbejderne er generelt stolte over at være ansat på KU og oplever, at institutledelsen har tillid til, at medarbejderne gør et godt stykke arbejde. Både når det gælder forsknings- og formidlingsopgaver, føler VIP ere, at de har passende indflydelse på, hvilke opgaver de har. Af negative forhold er der især tre problemområder, der bør gøres til genstand for nærmere opmærksomhed: Trods generel tilfredshed med arbejdsplads og ledelse er der særdeles mange medarbejdere, som rapporterer, at de ikke har tilstrækkelig tid til arbejdsopgaver. 51% siger eksempelvis, at de er uenige eller helt uenige i, at de normalt har en passende balance mellem arbejdstid og mængde, og 43% er uenige eller helt uenige i, at de sjældent oplever stress, der gør utilpas. Oplevelsen af stort arbejdspres og stress gør sig gældende for både HVIP, DVIP og TAP, om end i mindre grad for ph.d.-studerende. Det høje arbejdspres gælder med andre ord opgaver inden for forskning, undervisning og administration. Kommentar: De ph.d.-studerende har tidligere været en stressramt gruppe. Det ser ud til at de tiltag som blev sat i værk dengang for at bedre de ph.d. studerendes arbejdsforhold har hjulpet.

4 Mange medarbejdere finder, at beslutningsprocesser og udmeldinger om beslutninger ikke er tilstrækkeligt klare, ligesom medarbejdere ikke involveres tilstrækkeligt i beslutninger af væsentlig betydning for ens arbejde. Det gælder først og fremmest beslutningsprocesser og udmeldinger på fakultets/dekan- og universitets/rektor-niveau. TAP ere og DVIP ere føler tillige, at de i mindre grad involveres af institutledelsen, når der træffes beslutninger vedr. deres arbejde. DVIP ere oplever generelt flere vanskeligheder end de faste medarbejdere (VIP og TAP). De føler sig lige som andre arbejdsgrupper presset på tid og i mindre grad informeret og involveret i beslutningsprocesser, men dertil kommer at de på stort set alle måleparametre oplever en mindre arbejdskvalitet. Når det gælder arbejdssituation, føler de sig eksempelvis mindre anerkendt. Når det gælder nærmeste leder, oplever de manglende tilbagemelding på arbejde, og i enheden oplever de ikke samme grad af samarbejde, som andre personalegrupper. APV en giver tydeligt indtryk af, at denne medarbejdergruppe har vanskeligere vilkår end andre grupper. Kommentar: Selvom svarprocenten kun er 20 for DVIP-gruppen, er besvarelserne nok nogenlunde repræsentative for gruppen vurderet i forhold til det kendskab til gruppen som Nete og Maja har andetsteds fra bl.a. fra MUS. Der er taget en række initiativer fra studienævnets side i det sidste år for at bedre forholdene, bl.a. indførelse af introduktionsarrangementer og honorering af møde med mentor eller andre møder. Yderligere kan man på baggrund af de MUS som afholdes med DVIP i foråret samle op, hvad der kan være af problemområder og så i et fælles regi gøre noget for at løse dem. Nye D-VIP har fået udleveret en folder om en række praktiske forhold på instituttet. Den kan udvides med yderligere punkter. Forholdene vil dog aldrig kunne blive optimale for en gruppe, som er løstansat og ikke er her så mange timer om ugen. Det vigtigste er, at DVIP føler sig anerkendt på stedet. Der synes at være et beskedent tilfælde af mobning på arbejdspladsen: 8 personer siger, at de har været udsat for det af og til, mens 2 personer siger, at de har oplevet det månedligt. I lyset af KU s indsats for at komme dette fænomen til livs, bør disse tilfælde kunne minimeres i fremtiden. Kommentar: Maja syntes at det var meget bemærkelsesværdigt, at 4 har været udsat for seksuel chikane (hvoraf 2 fra studerende) og 1 er blevet truet med vold. Det er heller ikke godt, at 8 har været udsat for mobning. Der kan kun opfordres til, at de berørte personer kontakter Maja eller Stig snarest muligt efter en sådan episode, så der kan handles på det med det samme frem for at det først kommer frem i en spørgeskemaundersøgelse. Camilla foreslog, at de berørte også kan opfordres til at kontakte Maja eller Stig, når handleplanen udsendes. Det er i hvert fald vigtigt, at man får snakket med nogen om det. Karsten bragte "stalking" op. Flere havde hørt om eller oplevet stalking fra personer med psykiske problemer. Man var dog enige om at stalking ikke hørte under mobning eller seksuel chikane. Stalking er noget helt andet end mobning og seksuel chikane, som desværre også kan udføres af mennesker, der ikke har psykiske problemer. Maja mente, at det var vigtigt at føle sig respekteret og værdifuld, også selvom man ikke altid føler at omverdenen sætter tilstrækkelig pris på, hvad vi foretager os. Med hensyn til beslutningsprocesser og udmeldinger er dekanatet indstillet på blive mere klare i mælet. Camilla var overrasket over, at TAP ere følte, at de i mindre grad blev involveret af institutledelsen, når der blev truffet beslutninger vedr. deres arbejde. Hun vil tage det op på næste TAP-møde. Maja mente at det kunne henføres til, at nogle TAP'er skulle placeres i flermandskontorer uden at de havde haft mulighed for at påvirke beslutningen.

5 Stig mente, at anerkendelse er et vigtigt skridt, men at der skulle også gøres noget mere ved den stress, som flere medarbejdere følte. En mulig løsning er at udvikle et mere jordnært forhold til hvad der kræves af arbejdet. Nogle gange er der et misforhold mellem den enkelte og omverdenens forventning. Det gælder om at få de rigtige proportioner i arbejdet. I et konkurrencesystem som VIP'ernes kan stress dog aldrig helt udgås. Derfor er det vigtigt at kunne hjælpe en presset kollega. Stress blandt TAP-gruppen er i højere grad koblet op på systemer (bl.a. edb-systemer) som ikke er gennemtænkte og ikke fungerer. Nete kunne tilføje at normerne er blevet dårligere i de sidste år og på det sidste også forberedelsesnormerne, hvilket gør at der skal presses mere arbejde ind i de 411 timer til undervisning end tidligere. Samtidigt udarbejdes der konstant nye studieordninger, udvikles nye uddannelser, opstartes nye kurser og evalueres på undervisningen. Oveni klager de studerende over undervisning og eksamen. Camilla syntes ikke at der var stor forskel på TAP'ers og VIP'ers situation. I begge tilfælde var der for lidt tid det arbejde der skal udføres. Derfor må man acceptere at yde et ringere service, for ellers overlever man ikke. En forskel i forhold til TAP var, ifølge Maja, at VIP må tage tiden fra forskningen, hvis han/hun ikke kan nå undervisningen inden for den aftalte tid og det er frustrerende, da det er forskningen som VIP brænder specielt for. Det er ligeledes stressende at skulle være i en konkurrencesituation om stillinger et niveau højere i hierarkiet (ph.d./adjunkt, adjunkt/lektor og lektor/professor), for der er et krav om konstant publicering. Hvilke initiativer skal vi tage? Maja sagde, at det er vigtigt at få en mere realistisk holdning til sit arbejde (og familieliv), stå sammen og støtte hinanden, hvis det er påkrævet Camilla sagde, at det er vigtigt at huske på, at et liv består af et arbejdsliv og et liv uden for arbejdet. Man kan ikke være fuldt booket op begge steder. Så har man i en periode travlt på arbejde, må man geare ned på andre aktiviteter. Stig foreslog at stresshåndtering skulle være et emne på det næste institutseminar i august, hvilket udvalget kunne bifalde. Det skal afsættes et par timer, hvor man får sat stress på som et vigtigt emne på instituttet og præsenteres for forskellige værktøjer til håndtering af stress. På baggrund af ovenstående skal arbejdsmiljøgruppen udarbejde en handleplan i Survey exact, hvilket vil ske i januar-februar. Der er også indkaldt til møde i januar med prodekanen om APV. Maja konkluderede, at SU havde haft en god drøftelse af APV (drøftelsen blev samtidigt ophøjet til den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2012, se punkt 6) 5. Flytning Camilla orienterede om sidste nyt om flytningen og vil i øvrigt i fremtiden anvende KU-net til at slå flyttemeddelelser op. Da flytningen er udskudt på ubestemt tid, refereres praktiske anvisninger, som Camilla gav på mødet, ikke her.

6 6. Meddelelser Afrapportering vedr. MUS 2012 og fremover ændres. Til forskel fra tidligere skal de lokale samarbejdsudvalg ikke længere indsende tal og referater vedr. MUS-drøftelserne. Det vil i stedet ske i APV, som finder sted hvert tredje år og i mini-apv i de to mellemliggende år. Ændring af aftale om psykologisk bistand og akut krisehjælp. Skatteregler medfører at KU må ændre aftalen om psykologisk bistand. Ansatte har stadig gratis adgang til Prescribas rådgivning samt dets netværk af psykologer, misbrugskonsulenter mv., men fremover skal man betale skat, når det drejer sig om henvendelser vedrørende privatlivet. Arbejdsmiljøgruppen skal holde en arbejdsmiljødrøftelse for 2012 inden 28. februar Maja foreslog at det passende kunne være drøftelsen af APV på dette møde (punkt 4), hvilket udvalget kunne bifalde. 7. Eventuelt Ingenting