Nedenfor følger Ordregivers besvarelse af de spørgsmål, der foreløbigt er blev stillet i

Transkript

1 ETHICS / Udbud efter forhandling: FR2 - Udbud af Flextrafik Rute Spørgsmål og Svar Vejledning Nedenfor følger Ordregivers besvarelse af de spørgsmål, der foreløbigt er blev stillet i forbindelse med spørgerunden. 3. maj 2013 Tilføjelse til udbudsmaterialet Kørsel i ferie Ved forhandlingsmøderne er der blevet stillet spørgsmål til, hvor lidt og hvor meget kørsel der er i forbindelse med ferie. Under menupunktet Udbudsmateriale kan der downloades en liste, hvor det fremgår, hvordan der køres i dag. Der tages forbehold for, at skoleforvaltningen evt. vælger at ændre ferietilbud. Enhed 28 Af faktaarket for enhed 28 fremgår det, at der er en chauffør, der skal virksomhedsoverdrages. Under menupunktet Udbudsmateriale kan der downloades oplysninger om chaufførens ansættelsesforhold. 30. april 2013 Tilføjelse til udbudsmaterialet

2 Enhed 16 Selvom det af udbudsmaterialet fremgår, at der alene kan bydes med vogne af type 1, 4 og 5, kan der undtagelsesvis på udbudsenhed 16 bydes med stor vogn (bus) uden lift. Bussen skal som minimum kunne leve op til kravene for en Euro 3 bus med partikelfilter. Bussen må maximalt blive 12 år i kontraktperioden. En sådan vogn vil ikke være omfattet af kravet om deltagelse i julekørsel. 9. april 2013 Tilføjelser til udbudsmaterialet Der er sket en justering af elevantallet på enhed 36. Det er nu kun børn fra Ringsted Kommune, som indgår i enheden. Nyt dataark kan downloades fra menupunktet Udbudsmateriale. Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål 32 Vedr. enhed 29 - Afd. Asgård: Er det korrekt at eleverne ikke må samkøre med andre enheder? Svar på spørgsmål 32 Samkørsel må gerne foregå med samme brugergruppe-type, f.eks. Ådalskolen. Samkørsel må dog ikke være med voksne. Spørgsmål 31

3 Vedr. enhed 29: Er det korrekt at samtlige elever (undtagen afd. Benløse) skal hjem kl hver dag? Svar på spørgsmål 31 NEJ det er ikke korrekt der kan downloades nyt dataark fra menupunktet Udbudsmateriale. Spørgsmål Ruteændringer: Er det os som operatør, der skal godkende varige ændringer fra en bruger/forældre? Her tænkes på, hvis f.eks. en elev ønsker at ændre hjemkørselstidspunkt, således at den rute eleven efterfølgende skal med på bliver væsentlig længere. Der tænkes ligeledes på, hvis en elev ændrer adresse i en periode. Svar på spørgsmål 30 Ændrede hjemkørselstidspunkter pga. varige ændringer indarbejdes i ruteplanerne. Forældre/elever kan ikke frit vælge fra dag til dag som nævnt kun varige ændringer. Ja, det vil kunne forekomme at én rute således bliver længere, ligesom det omvendte. Adresseændringer i en periode skal godkendes af institution/visitator. Hvis spørgeren f.eks. tænker at en elev om sommeren skal køres til en sommerhusadresse skal dette godkendes af kommunen. Spørgsmål 29 Er det korrekt, at der ikke skal indsendes rutelister? Svar på spørgsmål 29 Nej, jf. pkt Spørgsmål 28 Vil der de steder hvor der skal bruges autostole være mulighed for at placere disse i institutionen/hos forældrene (som f.eks. på udbudsenhed 36) når turen er slut, eller skal disse

4 opbevares i vognen mellem turene? Svar på spørgsmål 28 Da det ikke er operatøren, som skal stille autostole til rådighed vil det ikke være et krav at stolene skal kunne opbevares i vognen. Det forudsættes at forældre/institution er ejer af stolene og derfor også skal opbevare dem mellem kørslerne. Spørgsmål 27 Spørgsmål til oplysningerne om udbudsenhed nummer 37: På hvilke tidspunkter skal der køres, og er der tale om tur/retur-kørsel? Kan der gives en mere detaljeret beskrivelse af brugernes geografiske fordeling end "Ringsted" (da det er svært ud fra den oplysning alene at vurdere om der skal bruges mere end 1 vogn til opgaven). Svar på spørgs mål 27 Alle borgere køres fra én adresse i Ringsted Bofællesskabet Sofie-Marie, Skansen 1-3 i Ringsted. Alle borgerne skal afhentes i Ringsted kl. 08:50 og afhentes i Roskilde kl.14:45 Spørgsmål 26 Spørgsmål til oplysningerne om udbudsenhed nummer 9: Hvor mange elever køres til Oliemøllen, og hvilke - og køres de på de i detailskemaet angivne tider (deres slippetider) eller på andre tidspunkter? Svar på spørgsmål 26 I øjeblikket kører 3 elever (XX, XX og XX) til Oliemøllen efter skoletid. Spørgsmål 25 Lad os antage at der på en institution er 50 pladser, men på ruten er der kun 2 elever.

5 Ruten varetages af en taxavognmand der kører i en miljøklasse A+ vogn (altså en type 1 bil) med rigelig plads til de 2 elever. Ruten udvides med 7 dages varsel (jf. udbudsbetingelsernes pkt. 6.3, side 18) med 7 elever så der er 9 i alt, og dermed har taxavognmanden brug for en bus (der ikke kan indregistreres på hans taxatilladelse). Eller ruten udvides fra næste skoleår inden vognmanden nogensinde kommer i gang. Tages der hensyn til hvilken type vogn der bydes ind med i forholde til den i udbudsmaterialet angivne rute (i forhold til de detaljerede vognoplysninger der skal afgives)? Reelt kan man opfylde kravene nu men ikke i næste uge, og er konsekvensen så at man som operatør skal regne med altid at kunne transportere et antal svarende til antal pladser på institutionen? (og dermed formentlig stille med en 50-personers bús til de 2 elever for at være på den sikre side). Svar på spørgsmål 25 Hvis det i det skitserede meget teoretiske tilfælde skulle ske, vil operatøren skulle indsætte flere biler af samme type som nævnt f.eks. type 1 hvorefter ruterne vil blive beregnet med denne type bil. Ud fra vores kendskab til denne type specialkørsel er det ikke vores opfattelse 1. at det vil ske og 2. og hvis det skulle ske, at det så vil ske med et passende varsel og kun efter forudgående forhandling og aftale med Movia. Spørgsmål 24 Beregnes antal vogntimer på en given rute efter at alle på ruten sidder i den samme vogn? Eksempel: Med alle i samme vogn tager turen 1 time og 20 minutter - og tager således "for lang tid" (jf. kravet om max køretid). Alternativet er naturligvis at dele den på 2 vogne. Her kører den ene 1 time, og den anden kører 50 minutter. Hvorledes afregnes for ovenstående rute? (1t20m eller 1t50m svarende til 1t30m og 2t0m

6 timer reelt)? Svar på spørgsmål 24 Maksimumtiden for den enkelt borger skal overholdes. Hvis der er tale om kørsel til samme institution, vil operatøren i nævnte tilfælde skulle anvende to biler. Hvis der er tale om samkørsel til forskellige institutioner/skoler, kan vognens rutetid overstige 60 eller 75 minutter den enkelte borgers køretid kan ikke. Der afregnes for den tidsberegning, der er angivet i tilbuddet. Spørgsmål 23 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 7.2 side 23 - kan det aftalte antal vogntimer reguleres i op- eller nedadgående retning hvis antallet af brugere ændres, og dette kan ske ved udgangen af hvert kvartal samt i forbindelse med starten af hvert nyt skoleår. Hvad hvis en borger flytter langt væk i forhold til "nuværende" rute (så ændres brugertallet jo ikke) - eller modsat flytter så ruten bliver kortere - bliver timeantallet så alene justeret efter ovenstående model? Svar på spørgsmål 23 Ja der justeres kun ved ændring i antallet af brugere. Men hvis der kommer en åbenbar urimelig flytning viser erfaringen, at der findes en løsning gælder jo så begge veje. Spørgsmål 22 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 7.1 side 22 - afregnes ledsagertimer efter den skitserede model hvis operatøren stiller ledsageren til rådighed. Det er mere end svært at tage højde for denne model i prisfastsættelsen fordi man ikke ved hvor en given ledsager vil befinde sig i forhold til barnets rute. Eksempel: Barnet skal køres lokalt i Korsør. Kommunen stiller ikke med en ledsager, så det SKAL operatøren. Der er desværre ingen ledige ledsagere i Korsør, men der er i Slagelse.

7 Ledsageren skal derfor i sagens natur transporteres til og fra Korsør 2 gange om dagen for f.eks. at køre 7 minutter. Er det rigtigt forstået at ovenstående scenarie alene vil udløse betaling svarende til grundbeløbet (altså 2 timer) + 15 minutter (for 2 x 7 minutters kørsel)? Svar på spørgsmål 22 Nej, det udløser alene grundbeløbet. Spørgsmål 21 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 7.1 side 21 - afregnes der ikke særskilt for bl.a. aflastningskørsel og praktikkørsel. Såfremt aflastningsadressen/praktikantens adresse ligger så langt fra den oprindelige rute, at kravet om maksimal køretid ikke kan honoreres, og der derfor skal indsættes en ekstra vogn på ruten - bliver dette så ikke honoreret? Svar på spørgsmål 21 Der vil i særlige tilfælde kunne dispenseres fra de maksimale køretider, netop af hensyn til at der ikke skal indsættes ekstramateriel. Spørgsmål 20 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 7 side 21 - fremsendes der pr. mail en opgørelse over hvilke data der ligger til grund for afregningen. Det fremgår ikke om det er operatøren der skal sende den opgørelse til Movia - eller omvendt? Svar på spørgsmål 20 Afregningen udarbejdes og sendes til operatøren af Movia. Spørgsmål 19 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.5, side 19 - skal penge, værdipapirer, særligt værdifulde

8 smykker og lignende snarest afleveres til politiet. Politiet vil dog ikke modtage noget til en værdi af under kr. 500,- så hvis ma n f.eks. finder en 200-kr seddel i vognen efter endt tur (eller andet i kategorierne der har en værdi under kr. 500) - hvor skal man så gøre af den? Svar på spørgsmål 19 Hvis politiet vurderer at værdi betyder over 500,- kr. må en 200 kr. seddel anses for at være andre fundne sager og behandles derefter. Spørgsmål 18 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.5, side 19 - må chaufføren ikke efterlade vognen uden opsyn. Hvorledes skal dette foregå i praksis - f.eks. ved kørsel for udbudsenhed 18 (hvor borgerne skal støttes/hjælpes) eller udbudsenhed 36 (hvor man kan komme ud for at skulle flytte hjælpemidler)? Svar på spørgsmål 18 Som hovedregel må vognen ikke efterlades uden opsyn. I særlige forhold kan der være situationer, hvor chaufførerne skal hjælpe borgeren eller hjælpe med hjælpemidler. Her kan kortvarigt fravær være nødvendigt. I sådanne tilfælde skal chaufføren sikre sig, at ingen kan kører med vognen og øvrige borger er trygge. Spørgsmål 17 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.3, side 18 - skal operatøren, på institutioner med mange ruteændringer - på forlangende indsende kørelister til institutionen med kopi til Movia dagen før inden kl pr. . Kan Movia oplyse hvilke udbudsenheder der anses for at være "institutioner med mange ruteændringer" - og angive hvad "mange" er? Svar på spørgsmål 17 Nej det kan vi ikke. Det vurderes ikke at være et stor omfang eksempelvis har vi ikke haft

9 tilfælde i nuværende kontraktperiode. Spørgsmål 16 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 5.3, side 15 - skal operatøren så vidt muligt forpligte sig til at de enkelte ruter/faste ture i videst muligt omfang betjenes af samme chauffør. Vil det være tilladt at bruge 2 faste chauffører på en rute der f.eks. kører en uge ad gangen? På den måde vil man kunne sikre at der ved sygdom, ferie og nedbrud ikke kommer en afløser men "bare" den anden chauffør (der kender borgerne, ruten, institutionen o.s.v). Svar på spørgsmål 16 Ja, det lyder som en god løsning, blot skal institutionen informeres om at der køres på denne måde. Spørgsmål 15 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 5.2, side 14 - skal chaufførerne gennemgå kurset "Befordring Af Bevægelseshæmmede". Gælder dette også for chauffører på type 1 biler? Svar på spørgsmål 15 Ja det gælder alle chauffører. Spørgsmål 14 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 3.6 side 10 må e n indskiftet vogn ikke være ældre end den vogn der erstattes. Lad os antage at en operatør bestiller 2 nye vogne samtidig. Den ene bliver forsinket i leveringen og vil således være en måned yngre end den anden. Den ældste vogn kør er for X-Købing Kommune. Den nyeste for Flextrafik Rute. Operatøren mister nu kørslen for X-Købing Kommune, og har således en vogn i overskud (den "gamle" vogn).

10 Den nyeste bliver impliceret i et trafikuheld (heldigvis uden personskade) og totalskades. Er det da korrekt forstået at den ældste vogn - altså den operatøren har i overskud - så ikke kan indsættes i driften? Og vil den ældste vogn i givet fald kunne indsættes som reservemateriel f.eks. ved værkstedsophold? Svar på spørgsmål 14 Hvis der er tale om at indsætte reservemateriel i en kortvarig og midlertidig periode kan en ældre vogn end den angivne godt accepteres blot de 6 hhv. 8 år overholdes. Med kortvarig tænkes max 1 måned. Ved varig udskiftning af materiel skal der være tale om samme årgang her vil op til 3 måneders aldersforskel kunne accepteres. Spørgsmål 13 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 3.4 side 10 skal bagage og ekstra-hjælpemidler fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. Hvilken lovgivning er der her tale om? Svar på spørgsmål 13 I de fleste taxireglementer (som udarbejdes af kommune eller taxinævn), er der følgende passus: Føreren er ansvarlig for, at taxien er forsynet med vejviser og kort, kvitteringsblokke samt remme til at fastspænde bagage, cykler og barnevogne. Herudover kan henvises til Færdselslovens 82. Spørgsmål 12 Jf. udbudmaterialet side 6, afsnit 2.2 skal minimum 75% af de liftvogne der indgås kontrakt med stilles til rådighed til kørsel i julen. Såfremt en operatør udfører kørsel med en liftvogn - på en rute hvor dette ikke umiddelbart er

11 påkrævet - skal denne liftvogn så regnes med i det antal der udgør grundlaget for beregningen af antal julevogne? Svar på spørgsmål 12 De vogne som der angives i et tilbud på og indgås kontrakt med, indgår i beregningen af det antal vogne som skal stilles til rådighed den 24. december. Spørgsmål 11 Udbudsenhed 6 Flakkebjerg skole 4200 slagelse. der står i beskrivelsen der er 20 borgere/børn, ligeså er der tilsvarende adresser, men i udbuds oversigten side 5, står der under ca. antal personer at der kun er 6 stk. hvilken er rigtig? Jeg formoder det er en skrivefejl, at udbud 6 er blevet til 6 personer. Svar på spørgsmål 11 Korrekt der skulle have stået 20 personer ved Flakkebjergskole på side 5. Spørgsmål 10 Udbudsenhed 7 står der i faktablad 13 elever, men i elevliste står der 19 elever. Hvilken skal vi byde u d fra? Svar på spørgsmål 10 Der skal bydes ud fra dataarkets antal 19 elever. Spørgsmål 9 Skal brugerne oplyst for Solokørsel eftermiddag (kl og 13.00) køres alle ugens dage eller hvorledes skal oplysningerne forstås? Svar på spørgsmål 9 Solokørsel afregnes separat og indgår ikke i de tidsestimater, som skal indgå i tilbuddet. Det er selvfølgelig relevant i forhold til en beregning af vognforbrug, men solokørsel vil altid være meget svær at forudse. De angivelser om solokørsel, der er i udbudsmaterialet kan være

12 ændret til kontraktstart. Solokørsel afregnes for de dage der køres. Svaret er givet ud fra at det ikke ses, hvilke specifikke kørsler der spørges til. På enhed 32 Ådalsskolen: Der er intet til hinder for at XX (pige), kører sammen med andre. De øvrige Ringsted-borgere skal imidlertid først køres hjem 16:30. Så det er formentlig ofte en ALENE-kørsel, men ikke solo. Der foreligger ikke en solobevilling. Der er dog 2 til Næstved, der lige som XX også skal køres hjem kl. 15:00 samt en anden Ringsted-borger, som visse dage skal hjem samtidig med XX. Om morgenen møder hun ind samtidig med en del andre Ringsted-borgere. Ingen samkørselproblemer. Altså ikke SOLO. På enhed 35 Regnbuen er der 3 borgere (XX, XX og XX) som har solokørsel. Spørgsmål 8 Vil der ikke kunne blive dispenceret for korrektionsfristen for afregninger på 8 dage ved feks. sygdomme eller ferier hos personale? Svar på spørgsmål 8 Fristen på 8 dage findes at være rimelig og kan ikke dispenseres. Spørgsmål 7 I udbuddet er der under punkt 6.4 ledsagerordning gjort opmærksom på at det kan være byder som skal stille en evt. ledsager til rådighed. Der står godt nok at ledsageren skal opfylde de samme krav som chaufføren på nær kørekort. Kan det tænkes at denne ledsager kan komme i en situation, hvor der evt. skal gives medicin til personen som ledsaqes? I bekræftende fald, skal ledsageren så være uddannet til dette?

13 Hvilke konkrete opgaver forventer man at en evt. ledsager skal kunne varetage? Svar på spørgsmål 7 Nej der må ikke gives medicin. Opgaverne vil afhænge af brugerens handicap, men vil som nævnt ikke være medicinering. Det er ikke muligt at lave en liste over opgaver. Spørgsmål 6 Vedr. 7.2 Regulering af antal vogntimer: Hvis nogle brugere (under 5%) flytter til/fra forskellige yderpunkter i kommunen, hvilket resulterer i væsentlig mere/mindre tid på ruterne, bliver dette så reguleret? Svar på spørgsmål 6 Reguleringsfaktoren på 5% er hvis antallet af brugere på en given institution ændres ikke fordi de flytter. Spørgsmål 5 Udbudsbetingelserne side 26 pkt. 9 Sikkerhedsstillelse. Er det korrekt, at krav til sikkerhedsstillelse ikke er som følge af ændringen ved prækvalifikationen, der omfattede ,- kr. pr. pakke? Svar på spørgsmål 5 I forbindelse med indgåelse af en kontrakt, skal der stilles en anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 5% af den ved kontraktindgåelsen estimerede årlige kontraktværdi. I forbindelse med prækvalifikationen var dette beløb ukendt, hvorfor der blev anmodet om en erklæring fra pengeinstitut om forhåndstilsagn om at kunne stille en garanti svarende til kr. pr. enhed Det blev samtidig oplyst, at dette beløb skulle tilpasses ved indgåelse af kontrakt. Spørgsmål 4

14 Jf. udbudsbetingelserne pkt. 5.1, side 13 - er operatøren forpligtet til at følge bestemmelserne om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Hvorledes vil Movia sikre, at dette rent faktisk sker? Svar på spørgsmål 4 Overholdelse af gældende bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår, er en forudsætning for at opnå tilladelse til personbefordring, udstedt af Trafikstyrelsen. Det er derfor Trafikstyrelsen, der har pligten til at føre tilsyn med, hvorvidt forudsætningerne for at opnå tilladelse løbende er til stede. Såfremt Movia måtte konstatere, at nævnte vilkår ikke overholdes, vil Movia derfor overgive sagen til Trafikstyrelsen. Movia har således ingen myndighedsbeføjelser på dette område. Spørgsmål 3 Kan Movia kræve garantien til frigivelse uden nogen form for dokumenteret ret, og eventuelt i eksempelvis, hvilke tilfælde denne garanti vil blive krævet til udbetaling, hvis svaret er "Ja"? Svar på spørgsmål 3 Svaret er ja, idet der er tale om en anfordringsgaranti. Frigivelse kunne komme på tale, hvis operatøren pludselig måtte stoppe sin virksomhed på grund af en konkurs. Spørgsmål 2 Hermed en række spørgsmål til Slagelse Kommune omkring kørelisterne: Kørsel til Havrebjerg Delpakke 8: o Hvilke dage/uger skal XX køres til aflastning på de to adresser? Kørsel til Marievansskolen Delpakke 11: o Hvilke dage/uger skal XX køres til aflastning på de to adresser?

15 Kørsel til Nymarkskolen Delpakke 12: Kørsel til Storebæltsskolen Delpakke 13: Svar på spørgsmål 2 De skoleelever som i dataarkene er anført med to adresser er typisk kørsel til henholdsvis mor eller far. Ved beregning af tidsestimat vil det for en hel del af børnene betyde minimalt i forhold til forbrug, idet de to adresser ligger tæt på hinanden. Enkelte børn har to adresser, som ligger forholdsvis langt fra hinanden. De nøjagtige køreplaner for de enkelte børn foreligger ikke, hvorfor bydere ved beregning af tidsestimat må tage udgangspunkt i, at der køres 1 uge til hver adresse. Det vil jo også her være muligt at rute-planlægge sammen med andre børn. Slagelse kommune skriver omkring aflastningskørsel: at det KUN gælder kørsler på specialområdet og KUN efter særlig aftale med specialskolen og

16 KUN indenfor rimelighedens grænser, altså hvor det rent rutemæssigt giver mening o.s.v (ikke frit indenfor kommunegrænsen for alle med delt forældremyndighed). Kommunen er ikke juridisk forpligtet til at køre til andet end folkeregisteradressen, så det er ikke løsninger der ønskes mere af, end dem vi har i dag. Der vil altså ske en visitationsmæssig opstramning på området fremover. 25. marts 2013 Tilføjelser til udbudsmaterialet Ændring nr. 1 Der indsættes et afsnit 13 i udbudsbetingelserne, som omhandler CSR - Corporate Social Responsability. Afsnittet kan downloades fra menupunktet Udbudsmateriale. Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål 1 Hvor mange er blevet prækvalificeret og i givet fald hvem det er? Svar på spørgsmål 1 Der er max. blevet prækvalificeret 15 bydere. Vi kan ikke oplyse om, hvem byderne er.