EGEN MAIL/BREVSKABELON. Mail/brev til dine kunder via C&B (ny flet)

Transkript

1 EGEN MAIL/BREVSKABELON Mail/brev til dine kunder via C&B (ny flet)

2 INDHOLD Indhold 1 Indledning 2 Opret din egen mail/brev 3 Rediger dokument/brevskabelon 4 Rediger mail/mailskabelon 5 Send din mail til sælger 6 Mail/brev til køber og andre personer 8 FAQ 9 Spørgsmål: Hvordan opretter man eget brev, som KUN skal udskrives som brev? 9 Spørgsmål: Hvorfor kommer der ikke en mail ud, men kun et brev? 9 Spørgsmål: Kan mine kollegaer benytte de breve jeg opretter 9 Spørgsmål: Hvis jeg har slettet et flettefelt i et dokument, hvorfor flettes det så alligevel i min mail/brev? 9 Spørgsmål: Hvordan opretter jeg en ny aktivitet til sagen og tilknytter mit eget dokument/program? 9 Spørgsmål: Hvad sker der hvis der er flere sælgere, og den ene har mailadresse, og den anden ikke har? 9 1

3 INDLEDNING Opret din helt egen mail/brevskabelon. Denne vejledning er til brug for oprettelse af din egen mail/brevskabelon, som f.eks. kan udskrives fra dine sager. Send en personlig julehilsen til dine sælgere, eller inviter til en event i forretningen. Alle mails/breve, der er oprettet i C&B er oprettet som mail. Dvs. at der vil blive dannet en mail når modtagere har mailadresse, hvis modtagere ikke har mailadresse dannes et brev. Når du opretter din egen mail/brevskabelon, anbefaler vi at du tager udgangspunkt i et eksisterende dokument, der er i ny flet, og med samme modtager som du ønsker, at din mail eller dit brev skal sendes til. Det anbefales IKKE at genbruge gamle dokumenter. Du finder eksisterende dokumenter under fanen Faste oplysninger / Dokumenter. Tekst til C&B Inden du starter skal du være opmærksom på, at det ikke altid er hensigtsmæssigt, at kopiere tekst direkte fra et Word dokument og ind i C&B tekstfelter. Kopier teksten ind i Notesblok, så teksten bliver renset for skjulte koder, og derefter kopiere teksten fra Notesblok til C&B tekstfelt HUSK du kan trykke F2 for at få flere redigerings muligheder i C&B. Bemærk at egne dokumenter, IKKE bliver vedligeholdt af C&B systemer, og der er ikke support på egne dokumenter. Processtyring Hvis du benytter processtyring i C&B, skal du være opmærksom på, at de dokumentnavne der er med STORE bogstaver er processtyringsbreve. Hvis du vælger at lave dit eget dokument på baggrund af et processtyringsbrev, vil processtyringen vælge dit dokument fremfor C&B dokumentet, hvis dokumentnavnet er det samme. Har du et konkret spørgsmål, er du selvfølgelig velkommen til at rette henvendelse til vores support. God fornøjelse. 2

4 OPRET DIN EGEN MAIL/BREV Det anbefales, at du tager kopi af et eksisterende dokument, med samme modtager som du ønsker, at din mail/brev skal sendes til. F.eks. hvis du vil sende en julehilsen til dine sælger, kan du vælge at kopiere et tomt brev til din sælger. Under Faste Oplysninger/Dokumenter finder du det dokument, du vil kopiere fra. Eksempel: Jul /brev til din sælger 1: Marker dokumentet Tomt brev til sælger. Du kan med fordel søge i søgefeltet. Skriv evt. tomt 2 2: Sikre dig at dokumentet tilhører C&B (butik). Marker dokumentet og klik på Kopier. 1 Du kan se at det valgte dokument er i ny flet, ved at der er fluebensmarkering i benyt ny flet 3: Navn Giv dit dokument et navn, så det er genkendeligt, når det skal udsøges f.eks. julehilsen2015.rtf HUSK at beholde.rtf 4: Emne Skriv evt. en tekst i emnelinjen, så vil den fremgå i emnelinjen på din mail : Modtager (Mail til) Her er der allerede valgt en aktør som skal modtage mailen/brevet. Når man har valgt Tomt brev til sælger, er det sælger, der flettes som modtager etc. 5 Når ovenstående er sat op, kan du redigere dokumentet og mailen. 6: Tryk Rediger dokument for at redigere brevskabelonen og Rediger mail for at redigere mailskabelonen. 3

5 REDIGER DOKUMENT/BREVSKABELON Tryk Rediger dokument for at redigere brevskabelonen (se side 3) 1: Modtager - brevskabelonen har flettefeltet ModtagerBrev, der fletter modtageren af mailen/brevet 2: Overskrift Brev skabelonen har flettefeltet OverskriftLinie, som fletter en overskrift i brevet, med adresse m.m.. 1 3: Brødtekst Her tilføjer du din egen tekst. Tryk F2 for at redigere tekstfeltet. 4: Når du har trykket F2, kan du redigere din tekst. 2 OBS - Kopier aldrig fra Word og direkte over i C&B, tekst skal forinden over en notesblok, for at blive renset. 3 Skabelonen har afslutningstekst med flettefelter, som du kan vælge at benytte eller slette. OBS - Når du sletter tekst med flettefelter skal hele flettefeltet markeres og derefter kan du trykke delete. Benyt IKKE Backspace. 5: Til højre kan du se flettefelter som du evt. kan benytte. Markér det flettefelt, du skal benytte og tryk Indsæt forneden. Skabelonen er sat op til skrifttype Verdana/10 Marker evt. teksten og vælg skrifttype og str. så det ensrettes. Når du har redigeret færdigt, tryk Gem/Luk. 4 5 HUSK Tryk anvend for at gemme 4

6 REDIGER MAIL/MAILSKABELON Tryk Rediger mail for at redigere mailskabelonen (se side 3) Mail skabelon - her benyttes som udgangspunkt kun brødtekst 1: I mailskabelonen benyttes Titel, Overskrift, Bokstekst ikke som udgangspunkt. Modtager af din mail vil få en overskrift med adresse m.m., idet der flettes fra sagen automatisk. Det er Brødteksten som skal redigeres. 2: Brødtekst Her tilføjer du din egen tekst. Tryk F2 for at redigere tekstfeltet. Du kan overføre brødtekst fra brevopsætningen, ved at trykke på Overfør brødtekst fra brev opsætning OBS - Signatur flettefelt Signatur skal herefter indsættes igen. Skabelonen har afslutningstekst med flettefelter, som du kan vælge at benytte eller slette. 1 OBS - Når du sletter tekst med flettefelter skal hele flettefeltet markeres og derefter kan du trykke delete. Benyt IKKE Backspace. 3: Til højre kan du se flettefelter som du evt. kan benytte. Marker det flettefelt, du skal benytte og tryk Indsæt forneden. 2 Skabelonen er sat op til skrifttype Verdana/10. Marker evt. teksten og vælg skrifttype og str. Så det ensrettes. 3 Når du har redigeret færdigt, tryk Gem/Luk HUSK Tryk anvend for at gemme 5

7 SEND DIN MAIL TIL SÆLGER Send mail/brev ud til dine sælgere Når du har oprettet din egen mail/brevskabelon, anbefales det at du tester det inden det sendes ud til dine sælgere. 1: Du tester på følgende måde: Marker en sag, og vælg Udskriv 1 2: HUSK PRIK i Rediger og tryk OK 2 3: Vælg dit dokument - Søg i søgefeltet efter det navn du gav dokumentet, marker dokumentet og tryk ok. Du får nu dokumentet op på skærmen, så du kan læse det igennem. 3 Hvis der er rettelser, skal du huske både at redigere dokument og mail, samt teste det igen. Når mailen/brevet er, som du ønsker, kan du sende det til flere på en gang. OBS - Du kan se afsendte mails under Kommunikation / , samt på personerne. 6

8 4: For at sende din julehilsen til dine sælgere på en gang, skal du gøre følgende: Marker de sager hvor dine sælgere skal have en julehilsen, og vælg Udskriv. 4 5: HUSK prik i Udskriv/Send mail, så sendes der mail til dem der har mailadresse og danner et brev til dem, der har postadresse. 5 6: Vælg dit dokument - Søg i søgefeltet efter det navn du gav dokumentet, marker dokumentet og tryk ok. Du får nu dokumentet op på skærmen, så du kan læse det igennem. 6 Hvis der er rettelser, skal du huske både at redigere dokument og mail, samt teste det igen. Når mailen/brevet er, som du ønsker, kan du sende det til flere på en gang. OBS - Du kan se afsendte mails under Kommunikation / , samt på personerne. 7

9 MAIL/BREV TIL KØBER OG ANDRE PERSONER Opret mail/brev til personer fra persondatabasen Mail/brev til dine købere Vejledningen er udarbejdet med henblik på at du sender en mail/brev til dine sælgere. Men der er selvfølgelig også mulighed for at sende til dine købere etc. fra sagerne. Vælg at kopiere fra et brev hvor det f.eks. er køber der er modtaget, som Tomt brev til køber. Fremgangsmåden er herefter som oplyst ovenfor, hvor man markere sager, med købere der skal have mailen/brevet. Mail/brev til andre personer Du kan også oprette en mail/brev der kan sendes ud fra persondatabasen. Her vælger du at kopiere fra Tomt brev til Personbasen, og følger vejledningen. OBS - En lille forskel, her markerer du personer fra persondatabasen, der skal have mailen/brevet og IKKE sagerne. 8

10 FAQ Spørgsmål: Hvordan opretter man eget brev, som KUN skal udskrives som brev? Svar - Du opretter din egen skabelon som nævnt i vejledningen. Inden du tilretter dokumentet, skal du gøre to ting: 1 - Type skal ændres til dokument 2 - Datakilde skal være xobrevmailsag Herefter kan du trykke Rediger dokument og rette til. Spørgsmål: Hvorfor kommer der ikke en mail ud, men kun et brev? Svar - Tjek om modtageren har en mailadresse der er gyldig og denne er korrekt noteret, ingen mellemrum etc. Hvis der er to sælger, har de begge mailadresse? Der kan også være fravalgt at modtageren skal have mail. Spørgsmål: Kan mine kollegaer benytte de breve jeg opretter Svar - De dokumenter du opretter får et butiks id, og dine kollegaer i denne butik, kan benyttes brevene. Spørgsmål: Hvis jeg har slettet et flettefelt i et dokument, hvorfor flettes det så alligevel i min mail/brev? Svar Flettefeltet er IKKE slettet korrekt, der er nok benyttet backspace. Et flettefelt skal markeres helt og derefter kan man trykke delete. Marker bogstavet før og efter hvor flettefeltet har været og delete. Genetabler de slettede bogstaver og udskriv igen. Spørgsmål: Hvordan opretter jeg en ny aktivitet til sagen og tilknytter mit eget dokument/program? Svar - På sagen under opgaver kan du trykke Ny. Tilret aktiviteten med dato og opgavenavn, nederst i billeder kan du trykke tilføj og du vil få vist en dokumentliste. I søgefeltet kan du udsøge dit dokument/program, marker og tryk ok. Når aktiviteten udføres vil dokumentet eller hjemmesiden åbne. Spørgsmål: Hvad sker der hvis der er flere sælgere, og den ene har mailadresse, og den anden ikke har? Svar Der bliver dannet en mail til den person der har mailadresse, og et brev til den der ikke har mailadresse. Hvis sælger 1 og sælger 2 skal have en mail samlet, skal de begge have en mailadresse. Tast evt. den samme mail ind på både sælger 1 og sælger 2. Hvis der er 2 sælger og de ingen mailadresse har og har forskellige adresser, kommer der to breve ud et til hver. Breve/mails til et firma, hvis der er tilknyttet en att: person til firmaet, vil brevet blive stilet til att: personen, og mailen vil tilgå att: personen. Hvis en person/firma har en mailadresse, men ikke ønsker pr. mail kan man på personen sætte et flueben i ønsker korrespondance pr. brev. 9

11 C&B SYSTEMER A/S Helgeshøj Allé Taastrup Support Telefon: