Dagsorden. Hovedudvalget

Transkript

1 Dagsorden 9. februar 2017, kl. 8:30 Ullerødskolen Rådhuset, Fredensborg Kommune Egevangen 3B, Kokkedal

2 Fraværende: Henrik Reimer Jensen TR / FOA Til stede: Formand Kim Herlev Jørgensen Lina Thieden Marianne Ingeholm Larsen Hans Bækvang Thomas Lykke Pedersen Næstformand Claes Kastbjerg TR - DLF Tina Samson TR - HK Peter Brender TR - DJØF Elisa Korndal FTR - FOA Helle Lassen TR - Ergoterapeutforeningen Jan Vangmand TR - BUPL Susanne Villum Hansen TR - FOA Pia Linn Buch TR - SL Martin Kristensen TR - DLF Arne Flenk Rasmussen AMR Maj-Britt Bundgaard AMR Vibeke Bonde AMR Gitte Schlütter TR / BUPL Elin Bjartmarz TR / HK

3 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Ny arbejdsmiljøkonsulent Arbejdsulykkesstatistik for Sygefravær Tanker om MED Trivselsundersøgelse og lederevaluering Den personalepolitiske tænketank Justering af den fleksible lønpakke Budgetproces orientering Lokalt frivilligcharter for Fredensborg Kommune Eventuelt Bilagsoversigt Side 3

4 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger Side 4

5 2. Godkendelse af referat Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Godkendelse af referat af Hovedudvalgsmøde den 7. december Referatet blev godkendt uden bemærkninger Side 5

6 3. Ny arbejdsmiljøkonsulent Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: præsenteres for ny Arbejdsmiljøkonsulent Bo Saarde. Arbejdsmiljøkonsulent Bo Saarde præsenterede sig Side 6

7 4. Arbejdsulykkesstatistik for 2016 Sagsnummer: 17/3291 Sagsansvarlig: BOSA Beslutningstema: Orientering til udvalget om arbejdsulykker i 2016 Sagsfremstilling og økonomi: Der er sket en stigning i antallet af anmeldte arbejdsulykker i 2016 i forhold til 2014 og Stigningen skyldes, at der er anmeldt et øget antal arbejdsulykker fra 97 i 2015 til 123 i 2016 på ældre og handicapområdet. Inden for Børn og Kultur er antallet stort set uændret i forhold til Der er anmeldt 94 i 2015 og 93 i Der er anmeldt færre arbejdsulykker på rådhuset i forhold til de foregående år. Et fald fra 10 til 8. Grundet overgang til nyt arbejdsskadesregistreringssystem har det ikke været muligt, at medtage de anmeldte arbejdsulykker for december måned i tabel 1-5. December måneds skader er dog medregnet i det samlede antal arbejdsulykker for 4. kvartal 2016, som ses i figur 1. Kompetence: Bilag: 1) Bilag til HU.pdf (18421/17) Indstilling: Statistikken drøftes i udvalget drøftede arbejdsulykkestatistikken. drøftede bl.a. stigningen af anmeldte arbejdsulykker på plejecentrene. Det kom i den forbindelse frem, at der på området allerede er fokus på bl.a. øget viden gennem forflytningskurser og demenskurser Side 7

8 5. Sygefravær 2016 Sagsnummer: 17/3229 Sagsansvarlig: CHMA Beslutningstema: orienteres om sygefraværet i kommunen for Sagsfremstilling og økonomi: Det samlede sygefravær for hele kommunen i 2016 var 4,7 %, i 2015 var det 4,8 %. For direktørområdet Læring, Fritid, Kultur og Familie er der et fald i sygefraværet fra 4,7 % sidste år til 4,2 % i år, altså et fald på 0,5 procentpoint. I forhold til Økonomi, Ejendomme og Ældre samt for Kommunaldirektøren er der tale om en relativ lille stigning fra 2015 til I forhold til Borgerservice, Job, Byudvikling og Erhverv er der tale om en større stigning fra 3,7 % til 4,8. En stigning på 11 procentpoint. Bilag: 1) Sygefravær 2016 direktørområder.pdf (18027/17) 2) Sygefravær hele kommunen 2016.pdf (18026/17) drøftede sygefraværsstatistikken. Samlet set er der for 2016 sket et fald i sygefraværet. Velfærdsområderne ligger i balance, mens der i ét direktørområde ses en stigning, og at, det i den forbindelse bemærkes, at langtidsfravær i særdeleshed kan påvirke statistikken. opfordrede til opmærksomhed og brug af vejledningen Mere nærvær, mindre fravær. Orientering blev herefter taget til efterretning Side 8

9 6. Tanker om MED Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Tanker om MED v. / Forhandlingschef Nanna Kolze. Forhandlingschef Nanna Kolze indledte punktet med et oplæg om MED. kvitterede for et inspirerende og visionært indlæg, og opfordrede til, at oplægget kunne være et godt afsæt for en generel drøftelse og opkvalificering af MED i område og lokaludvalg Side 9

10 7. Trivselsundersøgelse og lederevaluering Sagsnummer: 16/26444 Sagsansvarlig: CHMA Beslutningstema: orienteres om det videre arbejde omkring trivselsundersøgelses- og lederevalueringskoncept. Sagsfremstilling og økonomi: orienteres om valg af leverandør på baggrund af direktionens beslutning. Der pågår endelige forhandlinger med leverandøren, hvorefter planlægningsprocessen går i gang. Den valgte leverandør skal udvikle og gennemføre trivselsundersøgelse og lederevaluering i 2017 og 2020 i samarbejde med Center for Politik og Organisation, der er projektleder for processen. Den personalepolitiske tænketank vil blive inddraget i hele processen, ligesom vil blive præsenteret for spørgeramme, rapporter, mv. i løbet af planlægningsprocessen. Indstilling: At Hoveudvalget tager orienteringen til efterretning. tog orienteringen til efterretning. Resultatet af trivselsmålingen vil kendes i slutningen af 4. kvartal vil få lejlighed til en yderligere drøftelse af konceptet, når udkastet til trivselsmålingen foreligger Side 10

11 8. Den personalepolitiske tænketank Sagsnummer: 13/39301 Sagsansvarlig: CHMA Beslutningstema: godkender nyt udkast til kommissorium for den personalepolitiske tænketank herunder ny praksis for medlemssammensætning og temaer. Sagsfremstilling og økonomi: Der er behov for at, kommissorium for den personalepolitiske tænketank opdateres. forelægges derfor et revideret udkast til kommissorium, med følgende ændringer: Medlemmer af tænketanken. I det tidligere kommissorium var udpeget tre ledere og fem medarbejderrepræsentanter, heraf to medarbejdere fra. Derudover var der til møderne mulighed for at indkalde andre personer alt efter behov. Denne sammensætning har vist sig at være forbundet med nogle udfordringer, idet det ofte var meget vanskeligt at få de ad hoc indkaldte til at deltage i møderne. Dette var også oplevelsen med de medarbejdere som ikke var udpeget af, da de ofte ikke kunne deltage i møder i den daglige arbejdstid på grund af vagter, mv. For at få mere kontinuitet og fremmøde til møderne foreslås det i det nye kommissorium, at praksis ændres, således at tænketanken består af faste medlemmer fremadrettet. Dette vil betyde, at der kan indkaldes til møder med længere varsel, og der sikres en kontinuitet i gruppen. Center for Politik og Organisation foreslår på denne baggrund at sammensætningen af tænketanken fremadrettet vil være fire ledere, fire tillidsrepræsentanter og to arbejdsmiljørepræsentanter. Under forudsætning af, at dette godkendes af udpeger Center for Politik og Organisation Skoleleder Kirsten Birkving, Kokkedal Skole, Meta Fuglsang, souschef i Center for Ældre og Handicap, Janne Kaplan, leder af Specialbørnehaven Karlebo samt Kristina Avenstrup, Børnehusene Kokkedal, som ledelsesrepræsentanter i tænketanken. Under forudsætning af at godkender det forelagte kommissorium skal udpege fire tillidsrepræsentanter og to arbejdsmiljørepræsentanter. Tina Samson, FTR for HK og Claes Kastbjerg, næstformand i HU og FTR for DLF er nuværende medlemmer. Udover revidering af medlemssammensætning og udpegning af nye medlemmer revideres listen over de personalepolitiske temaer, som er aktuelle at tænketanken over de kommende år beskæftiger sig med. Særligt nyt koncept for trivselsundersøgelse og lederevaluering vil være tænketankens første store opgave. Bilag: 1) Udkast til nyt Kommissorium.pdf (18025/17) Side 11

12 Indstilling: At godkender det fremsendte reviderede kommissorium herunder: Medlemssammensætningen ændres til 10 faste medlemmer, fire ledere og seks medarbejderrepræsentanter. Listen over personalepolitiske temaer som tænketanken kan bidrage til de kommende år. Medarbejderrepræsentanterne i udpeger snarest muligt fire tillidsrepræsentanter og to arbejdsmiljørepræsentanter. drøftede og godkendte det reviderede kommissorium for den personalepolitiske tænketank. Med udpegning af medarbejderrepræsentanter fulgte en drøftelse af, at posten i den personalepolitiske tænketank sidestilles med en arbejdsopgave, hvilket lederne på de enkelte arbejdspladser bør gøres opmærksom på. Det personalepolitiske tema vedrørende tiltrækning og fastholdelse, opfordres til også at indeholde rekruttering af ledere. Muligheden for, at indbyde repræsentanter / eksperter med viden indenfor særlige emner eller temaer fortsætter uændret Side 12

13 9. Justering af den fleksible lønpakke Sagsnummer: 15/32379 Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Fredensborg Kommune har siden udbudt bruttolønsordning / fleksibel lønpakke til kommunens ansatte. Der har løbende været tilretninger af produktsortimentet, dels så Fredensborg Kommune fulgte retningslinjerne fra SKAT, men også i forhold til efterspørgsel. Arbejdsgangene og administrationen i forbindelse med den fleksible lønpakke er mange, og fylder meget i forhold til antallet af ansatte, som benytter ordningen. Ordningen tilbydes til fastansatte medarbejdere med en ugentlig arbejdstid på over 8 timer det var i 2016 ca medarbejdere. Ordningen tilbydes to gange årligt. I tabellen herunder viser det samlede antal bestillinger for udbudsperioden: År Antal bestillinger Forslag til ændringer for hver kategori i den fleksible lønpakke: Uddannelse: Et fleksibelt tilbud om, at få uddannelse trukket fra i sin bruttoløn, når den ansatte ønsker uddannelse, som ikke kan finansieres af arbejdsstedet; eksempelvis hvis kurset eller uddannelsen ikke har direkte tilknytning til opgaveløsningen. Fortsætter uændret. DSB periodekort: Ordningen benyttes kun af ganske få medarbejdere. Udfases. Massage/velvære ordning: I nuværende form, er ordningen ufleksibel i forhold til opstået behov for behandling og eventuel genopfyldning af klip / merbestilling. Forventes erstattes med en mere fleksibel samarbejdsaftale/rabataftale, som kan benyttes efter behov. Udfases. Fitness World: Der er fortsat rabataftaler med 5 andre fitnesscentre. Fitness Word laver kun firmaaftaler, og ikke rabataftaler direkte med medarbejderne, hvilket betyder at enhver ændring eller oprettelse medfører en administrativ arbejdsgang. Udfases. Bredbånd: Få ansatte benytter tilbuddet, da der findes mange gode rabatter og tilbud på private vilkår. Desuden opnås ofte rabat i forbindelse med køb af Side 13

14 TV pakker, som ikke kan tilbydes i den fleksible lønpakke. Udfases PC, PC udstyr og tablet: I 2011 skete der store ændringer i skattereglerne, som medførte at multimedieprodukter blev ramt af beskatning, hvilket også i dag betyder, at der ikke er ret stor eller slet ingen besparelse at hente på PC, PC udstyr og tablet. Det bevirker, at medarbejderne får en dårlig oplevelse af tilbuddet. Ydermere giver den 12 måneders afdragsperiode skattemæssige udfordringer ved frikøbspriser, som ikke retmæssigt er faldet nok til, at måtte tilbyde produktet til en favorabel pris. Udfases Telefoni: Markedet for telefoni abonnementer er i konstant forandring og mange skifter teleselskab afhængig af udbud og efterspørgsel på bestemte telefoniydelser. Ordningen omkring telefoniabonnement står ikke længere mål med beskatningen og frikøbspriserne i forhold til, at 12 måneder gamle telefoner rammes af samme skattemæssige udfordring som ved PC og tablet. Udfases Den fleksible lønpakke tænkes ikke erstattet med et andet lignende koncept, men Center for Politik og Organisation vil hele tiden holde sig orienteret om hvilke koncepter og rabatter, der er relevante og mulige, at tilbyde alle kommunens medarbejdere. bedes på baggrund af ovenstående godkende, at den fleksible lønpakke justeres, så det fremadrettet alene er aftaler om uddannelse, som kan fratrækkes medarbejdernes bruttoløn. godkendte udfasning af den fleksible lønpakke, således at det fremover alene er aftaler vedrørende uddannelse, som kan fratrækkes medarbejderens bruttoløn. Center for Politik og Organisation udsender informativt materiale om ordningens ophør, herunder begrundelsen herfor Side 14

15 10. Budgetproces orientering Sagsnummer: 16/32385 Sagsansvarlig: MRON Beslutningstema: orienteres om budgetprocessen for Sagsfremstilling og økonomi: Økonomiudvalget har på deres møde i januar drøftet budgetprocessen for Økonomiudvalget vedtog at fastholde den sædvanlige proces med to budgetseminarier og fravalgte dermed en fremrykket budgetproces. Herudover blev Økonomiudvalget orienteret om processen til budgetkataloget, hvor ledere og medarbejdere i samspil frembringer ideer til fornyelser, effektiviseringer mv. Den administrative tidsplan udarbejdes efter Økonomiudvalgets beslutninger og forelægges direktionen til godkendelse primo februar, hvorefter tidsplanen sendes videre i organisationen. På Økonomiudvalgets møde i februar drøftes tema samt materialer for aprilseminariet. Indstilling: At tager orienteringen til efterretning. drøftede budgetproces Det blev i den forbindelse præciseret, at: Center for Økonomi, Løn og Indkøb igangsætter ny proces for udfærdigelse af budgetkataloget, hvor alle enheder inviteres til, indenfor egen enhed, at komme med gode ideer til forandringer, som er finansieringsgivende. MED organisationen friholdes for inddragelse for ikke, at risikere dobbeltrolle ved inddragelse af aftalesystemet. Under drøftelsen blev det nævnt, at der på medarbejdersiden er divergerende synspunkter, idet der for nogle af personaleorganisationerne kan være en bekymring for inddragelsen i processen. Der var samtidig enighed om, at processen er blevet til på baggrund af drøftelser på s temadag i december tog herefter orienteringen til efterretning Side 15

16 11. Lokalt frivilligcharter for Fredensborg Kommune Sagsnummer: 16/17667 Sagsansvarlig: RIRO Beslutningstema: Der er udarbejdet et lokalt frivilligcharter til fremme af samarbejdet mellem den frivillige verden og kommunen. Sagen er til orientering. Sagsfremstilling og økonomi: I 2013 blev Charter for samspil mellem den frivillige verden og det offentlige lanceret. Charteret er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af en lang række forskellige aktører; ministerier, fagforeninger, frivillige organisationer og råd samt kommuner KL og Danske Regioner. Social- og Seniorudvalget besluttede at arbejde videre med et lokalt frivilligcharter for Fredensborg Kommune, og på udvalgsmødet den 16. januar 2017 blev udkastet godkendt. Formål og afgrænsning Det lokale frivilligcharter for Fredensborg Kommune beskriver de grundlæggende værdier og spilleregler for et ligeværdigt samarbejde mellem den frivillige verden og kommunen. Formålet med det lokale frivilligcharter er dels, at gøre det lettere at blive og være frivillig i Fredensborg Kommune og dels at sikre, at både frivillige og ansatte arbejder efter samme værdisæt. Det er visionen, at frivilligcharteret vil blive brugt som et dynamisk værktøj til at skabe dialog og engagerede fællesskaber mellem frivillige og ansatte. Se bilag 1. Det var oprindeligt tanken, at det lokale frivilligcharter skulle omfatte hele det frivillige område. Dette viste sig dog at være for stor en opgave. Det lokale frivilligcharter afgrænser sig derfor til det sociale og humanitære område. Organisering og proces Det lokale frivilligcharter er udarbejdet af en projektgruppe bestående af tre frivillige repræsentanter og tre medarbejdere fra administrationen, der alle har erfaring i at samarbejde med frivillige inden for det sociale og humanitære område. Projektledelsen er delt mellem en frivillig og en ansat, som begge har sæde i styregruppen, hvor bestyrelsesformanden for Frivilligcenter Fredensborg og en ledelsesrepræsentant fra administrationen også sidder. I processen med udarbejdelsen af det lokale frivilligcharter har projektgruppen taget udgangspunkt i forskning og erfaringer fra andre kommuner samt inddraget frivillige i kommunen til sparring. Lancering af frivilligcharter Det lokale frivilligcharter skal lanceres i forbindelse med Frivillig Dag 2017 lørdag den 6. maj Side 16

17 Frivillig Dag 2017 er et arrangement til fejring af de frivillige i anerkendelse af deres uvurderlige indsats, som borgmester Thomas Lykke Pedersen har taget initiativ til. Markedsføring Social- og Seniorudvalget har bevilliget kr. af de resterende midler i Puljen til Frivilligt Socialt Arbejde til en markedsføringsindsats, der iværksættes efter lanceringen. Der er planen, at der skal trykkes 1000 eksemplarer af det lokale frivilligcharter til distribution i hele organisationen og via Frivilligcenter Fredensborg. Det lokale frivilligcharter skal desuden kunne downloades fra kommunens og Frivilligcenter Fredensborgs hjemmesider. Projektgruppen har udarbejdet et frivilligbevis, som helt konkret er et klistermærke i A5 størrelse med frivilligcharterets logo og værdier påtryk. Bilag 2. Frivilligbeviset skal sendes ud til alle kommunale institutioner, der samarbejder med frivillige, og det er tanken, at frivilligbeviset placeres synligt for både borgere, frivillige og ansatte. Der skal desuden trykkes 1500 stk. badges med frivilligcharterets logo og ordet Frivillig, som den frivillige kan vælge at bære i forbindelse med den frivillige indsats. Badgen skal fremme synligheden af den enkelte frivillige i anerkendelse af den frivilliges indsats. Bevilling: Kompetence: Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.. Bilag: 1) 95896_FrivilligCharter_Brochure-V5.pdf (181683/16) 2) Frivilligbevis.pdf (178927/16) Indstilling: 1. At sagen tages til orientering. Orientering taget til efterretning Side 17

18 12. Eventuelt Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Eventuelt. Der blev efterspurgt en overordnet status for opsagt kontrakt med Forenet Service. Det blev oplyst, at sagen drøftes på førstkommende Økonomiudvalgsmøde den 20. februar s forretningsorden ønskes til drøftelse. Claes Kastbjerg og Nanna Kolze forbereder til næste gang en drøftelse af dagsordner og referater Side 18

19 Bilagsoversigt 4. Arbejdsulykkesstatistik for Bilag til HU.pdf (18421/17) 5. Sygefravær Sygefravær 2016 direktørområder.pdf (18027/17) 2. Sygefravær hele kommunen 2016.pdf (18026/17) 8. Den personalepolitiske tænketank 1. Udkast til nyt Kommissorium.pdf (18025/17) 11. Lokalt frivilligcharter for Fredensborg Kommune _FrivilligCharter_Brochure-V5.pdf (181683/16) 2. Frivilligbevis.pdf (178927/16) Side 19