Referat. Hovedudvalget

Transkript

1 Referat 10. maj 2017, kl. 8:30 Undervisning Rådhuset, Fredensborg Kommune Egevangen 3B, Kokkedal

2 Fraværende: Lina Thieden Marianne Ingeholm Larsen Hans Bækvang Peter Brender TR - DJØF Pia Linn Buch TR - SL Gitte Schlütter TR / BUPL Elin Bjartmarz TR / HK Henrik Reimer Jensen TR / FOA Til stede: Formand Kim Herlev Jørgensen Thomas Lykke Pedersen Næstformand Claes Kastbjerg TR - DLF Tina Samson TR - HK Elisa Korndal FTR - FOA Helle Lassen TR - Ergoterapeutforeningen Jan Vangmand TR - BUPL Susanne Villum Hansen TR - FOA Martin Kristensen TR - DLF Maj-Britt Bundgaard AMR Vibeke Bonde AMR Susan Thøstesen TR / FOA

3 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Ny medarbejderportal Hosfrede.dk Opfølgning på budgetseminar TR - saloner s forretningsorden Personalepolitisk beretning Fleksibel arbejdstid Sygefraværsstatistik Arbejdsulykkestatistik 1. kvartal Eventuelt Bilagsoversigt Side 3

4 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger Side 4

5 2. Godkendelse af referat Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Godkendelse af referat af Hovedudvalgsmøde den 9. februar Referatet blev godkendt uden bemærkninger Side 5

6 3. Ny medarbejderportal Hosfrede.dk Sagsnummer: 16/10372 Sagsansvarlig: SKYT Beslutningstema: præsenteres for den ny medarbejderportal hosfrede.dk Sagsfremstilling og økonomi: Sidste år fik vi en ny responsiv hjemmeside som nemt kan tilgås fra både pc, smartphones og tablets. I juli 2016 godkendte Direktionen, at Medarbejderportalen Frede flyttes til samme responsive system som hjemmesiden, således at der arbejdes i et og samme system. Og at Frede samtidig bliver gjort tidssvarende og let at tilgå for alle ansatte ved at gøre en del af indholdet på Frede offentligt. Dermed bliver Frede også en platform for branding af Fredensborg Kommune, som en attraktiv arbejdsplads. Siden direktionens beslutning har Center for Politik og Organisation arbejdet videre med inddragelse af brugere af medarbejderportalen, ryddet op på Frede og drøftet den fremadrettede opbygning af Frede, herunder hvilket indhold, der bør være offentligt, og hvilket der fortsat bør være lukket. Endvidere er der arbejdet med udvikling af selve designet på portalen. Inddragelse af brugerne Der har været afholdt en række møder om Medarbejderportalen med redaktørgruppen, superbrugerne, udvalgte centre og eksterne institutioner. De vigtigste konklusioner er, at Medarbejderportalen Frede vurderes som lidt gammeldags Det er svært at tilgå Frede, når man ikke arbejder dagligt ved en pc. Meget indhold på medarbejderportalen kan gøres offentligt og indgå som branding af kommunen. Mobil og tabletvenlighed Mobil- og tabletvenlighed er et stort fokuspunkt. I dag har næsten alle en mobiltelefon og hver tredje har sin egen tablet. Derfor giver det god mening at flytte Frede fra den nuværende platform til samme platform som kommunens hjemmeside, idet vi får mulighed for at møde de ansatte der hvor de er, frem for kun at tænke medarbejderportalen som en side, der kan tilgås fra en pc. Dette er af stor vigtighed for de mange af vores ansatte, som ikke hver dag sidder foran en skærm For at skabe langt større tilgængelighed til Frede for alle ansatte vil den nye Frede fungere ligesom en www adresse, som alle ansatte og andre kan tilgå. Samtidig vil der være indhold såsom Økonomihåndbogen, direktionens og MED dagsorden og referater, Helpdesken, beredskabsplaner m.m - som kun ansatte har adgang til. Adgang til det lukkede indhold kommer man til ved at taste navn og lønnummer. Opsummering Den største værdi ved at implementere en ny medarbejderportal er, at alle ansatte får adgang uanset om de er på kontoret, i institutionen eller andre steder i kommunen eller derhjemme. Værdien skabes ved at: Side 6

7 gøre systemet tilgængeligt på mobil, tablets og pc samt gøre størstedelen af indholdet offentligt tilgængeligt, således at ansatte nemt kan komme til medarbejdertilbud samt information om det at være ansat i Fredensborg Kommune uden at skulle logge på. udnytte den samme information til en branding-effekt for jobsøgende til Fredensborg Kommune Ulla Skytte præsenterer hosfrede.dk samt kommunikationsmateriale på mødet. Kommunikation: Den nye medarbejderportal hosfrede.dk kommunikeres til alle institutioner og centre på plakat og postkort. På den kommunale pc vil der være direkte adgang til (i lighed med den nuværende medarbejderportal Frede) Indstilling: Den nye medarbejderportal Hosfrede.dk tages til efterretning blev præsenteret for den nye Medarbejderportal Hos Frede, som er offentlig for alle. Hos Frede lanceres den 11. maj, og alle hovedudvalgsmedlemmer opfordres til at hjælpe med at udbrede budskabet om den nye portal. tog præsentationen til efterretning Side 7

8 4. Opfølgning på budgetseminar Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: drøfter opfølgning budgetseminaret samt status på den igangværende proces vedrørende budgetkatalog. Sagsfremstilling og økonomi: deltog i budgetseminaret d. 28. april. Politikerne og fik her forlagt kommunens økonomiske afsæt og rammerne for budget 2018, ligesom der var lejlighed til at politikerne kunne drøfte de strategiske perspektiver og prioriteringer for velfærdsopgaverne En delegation fra har i forlængelse heraf mulighed for foretræde for økonomiudvalget den 22. maj Processen for indhentelse af bidrag til et samlet budgetkatalog er i fuld gang. Enhederne har siden den 24. februar arbejdet med at udarbejde forslag til effektivisering og andre udgiftsreducerende tiltag. Forslagene skal sendes til Center for Økonomi, Løn og Indkøb senest den 5. maj. Indstilling: At drøfter status vedr. budgetkatalog og opfølgning på budgetseminaret, samt træffer beslutning om hvem, der deltager i foretræde for Økonomiudvalget. drøftede den igangværende budgetproces. Medarbejderrepræsentanterne kvitterede for muligheden for at bringe ideer til budgetkataloget i spil og forventer, at det fremadrettet vil blive nemmere og at flere forslag vil komme til. Kim Herlev Jørgensen orienterede om fase to, hvor Direktionen nu beder om, at alle enheder finder en 3 % besparelse, som indgår i budgetkatalog til politisk prioritering. Politikerne har på budgetseminaret bedt om tilvejebringelse af 40 mill. Det blev besluttet, at punktet sættes på igen til september. Orienteringen blev taget til efterretning Side 8

9 5. TR - saloner Sagsnummer: 17/4491 Sagsansvarlig: NSK Beslutningstema: Drøftelse og beslutning af TR-saloner som efterfølger til TR-universitetet. Sagsfremstilling og økonomi: Baggrund I etablerede og gennemførte Fredensborg Kommune TRuniversitet. Baggrunden var, at den offentlige sektor stod overfor store udfordringer og forandringer, hvilket stillede krav også til tillidsrepræsentanterne udfyldelse af rollen. Fremtidens tillidsrepræsentant forventedes i højere grad at have indsigt i de politiske, strategiske, økonomiske og ledelsesmæssige udfordringer, som kommunerne stod over for. Og TR-universitetets formål var derfor, at tillidsrepræsentanten sammen med de øvrige tillidsrepræsentanter i forløbet fik et endnu bedre afsæt for aktivt at indgå som medspiller i udviklingen ved at få viden og kompetencer på de nøgletemaer, som var i fokus hos politikere og i kommunens ledelse. TR Universitets moduler 9 dage i alt Modul 1: De samfundsmæssige udfordringer, herunder kommunernes rolle og placering. Udviklingen i organisations- og styreformer, herunder samspil mellem ledelse og medarbejdere. Modul 2: Perspektiver for kommunestyret med fokus på kommunal økonomistyring i teori og praksis. Kommunen i dag og i morgen. Hvordan skabes sammenhæng mellem hverdagen og morgendagens udfordringer med fokus på hvordan man i tide får sat den rette kurs. Modul 3: MED- organisationens rolle og samspil for den gode udvikling. En strategisk platform også med begrænsninger i arbejdsdelingen mellem ledelse og medarbejder. Modul 4: Tillidsrepræsentantens rolle i forandringsprocesser både som innovationsagent og som partner i processer, der går efter målet og ikke bolden. Både ledere og tillidsrepræsentanter deltog i uddannelsesforløbet, idet tillidsrepræsentanterne var med igennem hele forløbet, mens lederne kun deltog den første dag og så igen på opsamlingsseminaret. TR-saloner I dag 4 år efter at det sidste hold tillidsrepræsentanter gennemførte TRuniversitetet er udfordringerne og forandringerne som kommunerne står overfor ikke blevet mindre - tværtimod. De økonomiske rammer er fortsat stramme og kravene til, at kommunerne til stadighed arbejder bedre og mere effektivt med at løse de store velfærdsopgaver er ikke blevet mindre. Opgavekompleksiteten er stadig stigende, kravene til medarbejdernes kompetencer stiger tilsvarende, og der er et stigende fokus i samfundet på at løfte ufaglærte til faglærte. Alt imens vi alle sammen skal arbejde i flere år som følge af tilbagetrækningsreformerne. Dette er baggrunden for, at Forhandling- og Arbejdsmiljø med denne sagsfremstilling lægger op til en drøftelse af en mulig efterfølger til TRuniversitet ikke i form af et TR-universitet 2 men i form af en række såkaldte TR-saloner. Salonbegrebet Begrebet salon går efter sigende helt tilbage til Sokrates og det gamle Athen. Her samlede Sokrates en række kloge folk i en hestesko for at diskutere Side 9

10 tidens vigtige emner. Normalt forbindes salon-begrebet med Paris i 1920érne, hvor borgerskabet førte salon (især kunst og musikopførelser). I dag indgår begrebet også i de såkaldte politiske saloner, hvor politikere og andre politiske dagsordensættere debattere et givent emne og hvor publikum også får lejlighed til at stille spørgsmål og debattere. Salonformen rammesætter en engagerende og drøftende samarbejdskultur, hvor fokus i højere grad er på inddragelse og dialog end på den enkeltes læring og tilegnelse af kompetencer. Der lægges op til at afholde op til 10 morgensaloner à ca. to-timers varighed, hvor der inviteres en eller flere gæster til på baggrund af et kort oplæg - at debattere et aktuelt og vigtigt tema med tillidsrepræsentanter og ledere i kommunen. Det kan være de samme temaer, som TR-universitets moduler var bygget op om, men det kan i princippet også være andre vigtige og aktuelle temaer. Vigtige og aktuelle temaer og mulige gæster kan fx være: Samskabelse v/ Eva Sørensen og Jakob Toft Fremtidens arbejdsmarked v/ fremtidsforsker Anne Marie Dahl og Steffen Hedebrandt tidligere direktør i Upwork Ytringsfrihed og loyalitet v/ advokat Jørgen Vinding og advokat Peter Breum Fredensborg Kommune efter kommunalvalget 17 v/ Borgmester Den danske model i kommunerne v/ Søren Viemose (facilitator på KL og Forhandlingsfællesskabets fælles projekt i indeværende periode). Personalepolitisk Tænketank drøftede på møde i marts måned TR-saloner som form, herunder hvor stor målgruppen skal være. Der var generelt enighed om, at TR-saloner ville være en udmærket efterfølger til TRuniversitet. Følgende synspunkter kom i den forbindelse frem: Man kan være mange deltagere i TR-saloner, men der skal tænkes over hvordan man kan skabe refleksioner TR og AMR bør deltage Man bør samles i et undernetværk for at sikre en forankring af drøftelserne Salonerne bør fastlægges efter en fast tidskadence, så der ikke går for lang tid imellem Der var i tænketanken enighed om, at ovenstående temaer var relevante, idet der supplerende blev peget på følgende temaer/ oplægsholdere: New Public Management og hvad der kommer i stedet for Fremtidens læring/illustrativ læring v/ Anders Hviid Samarbejde v/ Ole Kai Pedersen MED v./ Sanne Nikolajsen og Nanna Kolze Regnskab/budget v/ Center for Økonomi, Løn og Indkøb Målgruppe Forhandling og arbejdsmiljø foreslår, at målgruppen for TR-saloner bliver ledercirklen (100 personer) og tillidsrepræsentanterne (98 personer). Det foreslås hermed, at arbejdsmiljørepræsentanterne (110 personer) ikke bliver en del af målgruppen Side 10

11 Det anerkendes, at arbejdsmiljørepræsentanter er en vigtig del af dialogen på den enkelte arbejdsplads. Det vurderes imidlertid ikke at være hensigtsmæssigt at inkludere 110 arbejdsmiljørepræsentanter i TR-saloner, som har et debatterende sigte. Med en målgruppe på 198 personer er der i forvejen tale om en meget stor kreds. Hertil kommer, at arbejdsmiljørepræsentantens daglige samarbejdspartner ikke nødvendigvis er den leder, som har sæde i ledercirklen. Finansiering Det foreslås, at TR-saloner finansieres delvist af de lokale AKUT-midler udmøntet i indeværende overenskomstperiode. For perioden 1. april december 2016 er der kr. i lokale AKUT-midler. Hertil kommer lokale AKUT-midler for 1. januar marts 2018 (beregning udestår men beløbet anslås til ligeledes at være i omegnen af kr.). Herudover suppleres med et tilsvarende beløb finansieret af MED-budgettet. Indstilling: At sagen drøftes og at beslutter, at: 1. Der planlægges op til 10 TR-saloner, idet til september præsenteres for en egentlig projektbeskrivelse forinden de iværksættes. 2. Målgruppen er ledercirklen og tillidsrepræsentanter 3. TR-saloner finansieres af de lokale AKUT-midler samt af MEDbudgettet F drøftede oplægget til TR saloner og der var opbakning og tilfredshed med form, indhold og finansiering. Arbejdsmiljørepræsentanterne så gerne, at de også måtte deltage, men der var enighed om, at målgruppen herved ville blive for stor. Hertil kom, at der i stedet vil blive iværksættes der særligt tilrettelagt efteruddannelse for dem med fokus på arbejdsmiljø. Der var enighed om, at TR-saloner evalueres efter 5 afholdte arrangementer og at der vil være mødepligt for henholdsvis ledere og tillidsrepræsentanter Side 11

12 6. s forretningsorden Sagsnummer: 17/7883 Sagsansvarlig: NSK Beslutningstema: Drøftelse og beslutning af udkast til s forretningsorden. Sagsfremstilling og økonomi: Bilag 1 til MED-aftalen indeholder forslag til forretningsorden. På baggrund af bilag 1 og tidligere drøftelser i samt drøftelse med næstformanden har Forhandling og Arbejdsmiljø udarbejdet forslag til forretningsorden for. Bilag: 1) Forretningsorden (ny) (44272/17) Indstilling: At udkastet drøftes og besluttes. drøftede og besluttede forretningsorden for Side 12

13 7. Personalepolitisk beretning Sagsnummer: 17/1732 Sagsansvarlig: CHMA Beslutningstema: orienteres om relevante personalepolitiske nøgletal i den personalepolitiske beretning for som har været forelagt og taget til efterretning i Økonomiudvalget. Sagsfremstilling og økonomi: Fredensborg Kommune har siden kommunesammenlægningen haft et stærkt fokus på, hvordan vi skaber en god arbejdsplads for de medarbejdere, som hver dag servicerer og arbejder for borgerne i Fredensborg Kommune. I denne beretning fremlægges de centrale personalepolitiske nøgletal for Fredensborg Kommune. Følgende nøgletal er beskrevet i beretningen (Bilag 1): Personalesammensætningen i kommunen, herunder udviklingen i antal ansatte, medarbejdergrupper og aldersfordeling og lønniveau Rekruttering af nye medarbejdere Sygefravær, herunder udvikling i sygefravær fra og sammenligning med omegnskommunerne. Arbejdsmiljø, herunder opgørelse af arbejdsulykker, arbejdstilsynets grønne smileys og erfaringer med forebyggelsespakkerne og arbejdsmiljøakademiet for kommunens arbejdsmiljørepræsentanter. Hovedkonklusioner i personalepolitisk beretning Personalesammensætning: Udviklingen viser, at kommunens personalesammensætning er kendetegnet ved at være en mangfoldig sammensætning af fagligheder. Næsten en tredjedel af den samlede arbejdsstyrke er mellem 50 og 59 år. Udviklingen de seneste år viser også, at der er blevet færre ansatte, hvilket også afspejles i, at kommunens samlede lønudgifter er faldet over de seneste år. Rekruttering: Fredensborg Kommune har i gennemsnit slået 235 stillinger op hvert år siden Der kommer gennemsnitligt ansøgere pr. stilling. Ansøgerantallet er dog varierende alt efter hvilken type stilling, der er tale om. Stillinger som fx sosu-hjælper er generelt mindre søgte end fx administrative stillinger. Opgørelse over lønniveau fordelt på branche viser, at Fredensborg kommune matcher det gennemsnitlige lønniveau sammenlignet med omegnskommunerne og hele landet. Sygefravær: Sammenlignet med omegnskommunerne og landsgennemsnittet ligger sygefraværet i Fredensborg Kommune på det laveste niveau. I 2016 var sygefraværet i Fredensborg Kommune således på 4,26%. Fredensborg Kommune har de seneste år arbejdet systematisk og målrettet for at mindske sygefraværet gennem blandt andet strategien mere nærvær mindre fravær, som blandt andet har sat fokus på en tidlig indsats overfor længerevarende sygefravær Side 13

14 Arbejdsmiljø: Fredensborg Kommune gennemførte trivselsundersøgelser i 2013 og Trivselsundersøgelserne viser gode resultater. Endvidere er der en lille fremgang på positive parametre fra 2013 til Fredensborg Kommune har i de seneste år iværksat flere tiltag for at styrke arbejdsmiljøet for kommunens ansatte. Blandt andet gennem forebyggelsespakkerne, som er udviklet til at forebygge fysisk og psykisk nedslidning på arbejdspladsen ved at forbedre arbejdsmiljøet og fremme sundheden. I alt har kommunen fået bevilliget pakker for ca. 5,8 mio. kr. Fredensborg Kommune har endvidere arbejdet med at styrke det lokale arbejdsmiljøarbejde og samarbejdet mellem ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter. I den forbindelse er der blevet uddannet omkring 40 arbejdsmiljørepræsentanter på tre uddannelsesmoduler, der omhandlede stress-spotter uddannelse, forebyggelse og håndering af ulykker, samt arbejdet med at skabe trivsel. Beretningen i en ny digital form Som en del af kommunens kommunikation om Fredensborg Kommune, som arbejdsplads vil den personalepolitiske beretning blive digitalt præsenteret på kommunens hjemmeside. Den digitale platform gør det muligt at kombinere nøgletallene med historier og billeder fra medarbejdernes hverdag. Som eksempel på den visuelle form (bilag 2) suppleres de personalepolitiske nøgletal på personalesammensætning med en visuel præsentation af forskellige medarbejdere i kommunen. Denne præsentation skal fremhæve mangfoldigheden blandt kommunens ansatte. Bilag: 1) Personale politisk beretning visuel fremstilling (33073/17) 2) Personalepolitisk beretning pdf (36248/17) Indstilling: At taget orienteringen til efterretning. blev præsenteret for den Personalepolitiske Beretning kvitterer for en fin beretning, som vidner om en god arbejdsplads med trivsel og lavt sygefravær. spurgte til det store fald i antallet arbejdsulykker, hvilket sekretariatet efterfølgende har undersøgt. Faldet i arbejdsulykker skyldes, at det socialpsykiatrisk bosted Johannes Hages Hus ikke længere har driftsoverenskomst med Fredensborg Kommune. Orienteringen blev taget til efterretning Side 14

15 8. Fleksibel arbejdstid Sagsnummer: 17/6894 Sagsansvarlig: NSK Beslutningstema: orienteres om lokal drøftelse af fleksibel arbejdstid. Sagsfremstilling og økonomi: Økonomiudvalget har på deres møde i april drøftet fleksibel arbejdstid i Fredensborg Kommune på baggrund af et forslag fra SF, og opfordrer på den baggrund til en drøftelse af personalepolitikkens ordlyd og praksis i de lokale MED-udvalg. Forhandling og Arbejdsmiljø har sendt vedhæftede sagsfremstilling til lederne til brug for drøftelsen i det lokale MED. Økonomiudvalget har endvidere opfordret til en større tydelighed om muligheder for fleksibel arbejdstid i personalepolitikken. Der vil blive lagt op til en drøftelse heraf i til september. Bilag: 1) Fleksibel arbejdstid - drøftelse.docx (61490/17) Indstilling: At tager orienteringen til efterretning. tog orienteringen til efterretning Side 15

16 9. Sygefraværsstatistik Sagsnummer: 14/21357 Sagsansvarlig: CHMA Beslutningstema: orienteres om sygefraværsstatistikken for januar til marts Sagsfremstilling og økonomi: Det samlede sygefravær for kommunen er i perioden januar til marts 2017, 5,4 %, i samme periode i 2016 var sygefraværet 5,7 %. I perioden er der især et stort fald i sygefraværet på direktørområdet Læring, Fritid, Kultur og Familie, fra 5,7 % i 2016 til 4,9 i 2017 for perioden januar til marts. Sammenligningen mellem årene viser, at der er en stigning på kommunaldirektørens område fra 1,3 % til 2,2 %. Sygefraværet for centrene er præsenteret i bilaget. Bilag: 1) Direktørniveau - jan-marts 2017.pdf (59139/17) 2) Hele kommunen jan- marts 2017.pdf (59138/17) Indstilling: At tager orienteringen til efterretning. noterede sig med tilfredshed, at sygefraværet er faldende. Orienteringen blev taget til efterretning Side 16

17 10. Arbejdsulykkestatistik 1. kvartal 2017 Sagsnummer: 17/3291 Sagsansvarlig: BOSA Beslutningstema: forelægges statistik for arbejdsulykker i 1. kvartal 2017 til orientering. Sagsfremstilling og økonomi: Som følge af overgangen til det nye system til registrering af arbejdsulykker, har det desværre ikke været muligt, at få adgang til et datagrundlag hvorfra der kan udarbejdes de vanlige statistiske oversigter til dette møde. Bilag: 1) Figur 1.pdf (61488/17) Indstilling: At tager statistikken til efterretning. bemærkede, at overgangen til nyt system ikke har været Fredensborg Kommunes beslutning, idet tidligere leverandør overleverede system til ny ejer. Der arbejdes løbende med systemet og det forventes, at der kan trækkes valide og brugbare rapporter i nær fremtid. Oplever brugere af arbejdsmiljøsystemet fejl og mangler, opfordres til, at der tages kontakt til arbejdsmiljøkonsulent Bo Saarde Side 17

18 11. Eventuelt Sagsnummer: Sagsansvarlig: MIHE Beslutningstema: Eventuelt Nanna Kolze orienterede om, at sekretariatet på mødet i september vil fremlægge et forslag til en to-årsplan for arbejdet i. Forhandling og arbejdsmiljø vil som led i forberedelsen kontakte et antal medlemmer af hovedudvalget for sparring Side 18

19 Bilagsoversigt 6. s forretningsorden 1. Forretningsorden (ny) (44272/17) 7. Personalepolitisk beretning Personale politisk beretning visuel fremstilling (33073/17) 2. Personalepolitisk beretning pdf (36248/17) 8. Fleksibel arbejdstid 1. Fleksibel arbejdstid - drøftelse.docx (61490/17) 9. Sygefraværsstatistik 1. Direktørniveau - jan-marts 2017.pdf (59139/17) 2. Hele kommunen jan- marts 2017.pdf (59138/17) 10. Arbejdsulykkestatistik 1. kvartal Figur 1.pdf (61488/17) Side 19