Referat. Direktionen

Transkript

1 Referat Direktionen 14. november 2017, kl. 10:00 Lutten Rådhuset, Fredensborg Kommune Egevangen 3B, Kokkedal

2 Til stede: Kim Herlev Jørgensen Lina Thieden Mads Toftegaard Madsen Thomas Barfoed

3 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 140. Den udvidede udfordringsret Organisering af interne opgaver og snitflader ifht. NSPV Bordet rundt Bilagsoversigt Direktionen Side 3

4 140. Den udvidede udfordringsret Sagsnummer: 17/22521 Sagsansvarlig: HEPA Beslutningstema: Orientering om den udvidede udfordringsret. Herudover skal direktionen træffe beslutning om hvor opgaven skal løses. Sagsfremstilling og økonomi: Orientering om den udvidede udfordringsret Med økonomiaftalen for 2018 blev det aftalt at genindføre udfordringsretten. Under udfordringsretten er det muligt at komme med forslag til forenkling af både lokale og statslige regler. Den genindførte udfordringsret udvides i forhold til udfordringsretten som gjaldt i perioden , ved at der nu også åbnes op for forslag, som kræver lovændringer. Forslag vedrørende de lokale regler behandles af Byrådet og forslag om forenkling af statslige regler behandles af det relevante ministerium. Udfordringsretten er planlagt til at løbe indtil udgangen af 2021, hvorefter der gøres status på ordningen. Den udvidede udfordringsret er en del af regeringens sammenhængsreform og har tilsvarende den tidligere udfordringsret til formål at bidrage til at udvikle nye løsninger i det offentlige og medvirke til at afskaffe proceskrav, dokumentation mv., så der kan sættes yderligere fokus på resultater og skabes rum til god ledelse og større frihed i opgaveløsningen. Med udfordringsretten opfordres medarbejdere, ledere og private leverandører til både at indsende forslag om regelforenkling og søge om dispensation fra de gældende regler med henblik på at afprøve nye måder at gøre tingene på i den offentlige sektor. Anm. Forslag til forenkling af lokale og statslige regler fra statslige medarbejdere, ledere og leverandører behandles i det relevante ressortministerium. Kilde: ØIM Udmøntning af ordningen I kommunen skal ansøgninger om regelforenkling løbende lægges op til politisk behandling i Byrådet. I forhold til forslag om statslig regelforenkling anbefaler ØIM, at også disse ansøgninger kvalitetssikres i Byrådet før disse indsendes til det relevante ministerium. Ressortministerierne vil indenfor 8 uger behandle ansøgningen. Direktionen Side 4

5 Ansøgninger om fritagelse fra statslige regler kan både imødekommes ved generelle regelændringer, iværksættelse af forsøg efter eksisterende forsøgsbestemmelser og ved at vedtage særskilte forsøgshjemler. Såfremt der gives afslag, anfører ressortministeriet hvilke årsager, der ligger til grund herfor. Hvis der er givet tilladelse til lignende forsøg, bør ministeriet endvidere gøre opmærksom på det. Ressortministerierne skal vejlede om mulighederne inden for de gældende regler og eventuelle alternative veje til at opnå det ønskede. ØIM vil årligt udsende en forespørgsel til kommuner og regioner om, hvor mange udfordringer af lokale regler de har modtaget og hvor mange ændringer disse har medført. Administrativ håndtering af opgaven Direktionen skal tage stilling til, hvor opgaven med den udvidede udfordringsret skal løses. Den udvidede udfordringsret har fokus på regel- og lovændringer, og kan derfor sidestilles med frikommune forsøg. Det skal bemærkes, at det efter juristernes vurdering vil være meget få ansøgninger der vil komme, hvis nogen overhovedet. Dette er med baggrund i, at virksomheder kan henvende sig direkte til pågældende ressortministerier om forslag til regel- og lovændringer, og at der i kommunerne er etableret frikommuneforsøg. I hvor høj grad der vil komme nye forslag til regel- og lovændringer fra ledere og medarbejdere i kommuner samt private leverandører afhænger selvfølgelig af hvor stor en informationsindsats samt hvilke rammer og ressourcer som afsættes til arbejdet med den udvidede udfordringsret. Forskellige forslag til skalering af arbejdet med rammesætning og kommunikation i forbindelse med indførsel af den udvidede udfordringsret fremlægges når ansvarligt center for opgaveløsningen udpeges. Bevilling: Kompetence: Bilag: Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Direktionen 1) Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret (ØIM Id nr ) - Bilag 1 - Information om den udvidede udfordringsret.pdf (137977/17) 2) Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret (ØIM Id nr ) - Bilag 2 - Ansøgningsskema.pdf (137979/17) 3) Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret (ØIM Id nr ) - Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret.pdf (137975/17) Indstilling: At orienteringen om den udvidede udfordringsret tages til efterretning At direktionen tager stilling til forankring af opgaven i administrationen Beslutning i : Sagen udskudt til 6. november Beslutning i Sagen udskudt til 14. november Direktionen Side 5

6 : Beslutning i : Orientering om den udvidende udfordringsret præsenteres og drøftes som tema i chefforum, forinden skal Charlotte Mandøe indhente konkrete input/forslag fra 2-3 centerchefer, som skal bruges til drøftelsen. Ansvaret for opgaven placeres hos juristerne, som skal sikre opfølgning og fastholde opmærksomheden. Der skal laves en orienteringssag til ØK herom. Direktionen Side 6

7 141. Organisering af interne opgaver og snitflader ifht. NSPV Sagsnummer: 16/29104 Sagsansvarlig: LROT Beslutningstema: Drøfte organisering af interne opgaver og snitflader ifht. NSPV. Sagsfremstilling og økonomi: Baggrund Fredensborg og Helsingør Kommuner har med virkning pr. 1. januar 2014 oprettet et fælles 60 selskab til varetagelse af opgaver ifbm. kommunale arealer, fritidsanlæg og veje: Nordsjællands Park og Vej (NSPV). Ved etablering af NSPV blev udarbejdet en række aftaledokumenter herunder Styringsmodel og styringsprincipper NSPV. Heraf fremgik det, at der skulle udarbejdes organisering i kommunen i relation til NSPV. Der er udarbejdet et organisationsdiagram (se bilag), der viser den nuværende interne organisering i Fredensborg Kommune ifht. NSPV, med ansvarsområder, direktørreferencer og budgetansvar efter organisationsændringen primo Som det fremgår af organisationsdiagrammet nedenfor er opgaver og ansvar herunder budgetansvar i dag delt af en lang række centerchefer, ledere og alle direktører i kommunen. Opgaverne ligger i to kategorier: Planlægning, drift og vedligehold af de kommunale arealer Ansvar ligger i følgende organisatoriske enheder: CLFS, CEIS, CBME, Nivå Havn og Kultur. Administrativ support og styringsmæssige opgaver og ansvarsområder Ansvar for administrativ support ligger i følgende organisatoriske enheder: CPO, CØLI, CBME og CEIS (opgaverne fremgår af organisationsdiagrammet). Budget og ansvar ligger fordelt på seks driftspolitikområder (pol 1, 3, 4, 5, 9 og 16) samt anlæg (18) i fem centre samt kulturområdet og under tre direktører. Den tværgående koordination af økonomi er placeret i CØLI, mens den tværgående koordination ikke er entydigt placeret. Direktøren med ansvar for CBME (der har den største budgetandel) holder koordineringsmøder med direktøren for NSPV og den tekniske direktør i Helsingør kommune. Af samarbejdsaftalen fremgår en række opgaver der skal varetages i kommunen. Det udestår at få koordineringen og udførelsen af disse entydigt placeret organisatorisk. Dermed har NSPV ikke èn indgang i kommunen ift. indgåelse af aftaler og tværgående opfølgning. Organisationsdiagrammet giver i det lys anledning til at drøfte hvordan de forskellige enheder her i kommunen bedst varetager deres roller i en koordineret indsats. Her er relevante hensyn fx at: rollen som ejerkommune varetages koordineret overfor og i samarbejde med NSPV, herunder at sikre forelæggelse for politiske udvalg/byråd iht. aftalegrundlag. overblik og og overordnede aftaler vedr. den samlede økonomi sker på Direktionen Side 7

8 tværs af de relevante centre og direktørområder koordination skaber mere effektive processer omkring de årlige og løbende processer og aftaler samarbejdet i hverdagen skaber den bedst mulige basis for planlægningen og opgaveløsningen. snitflader er klare, hvor kommunen er myndighed og NSPV har det fulde ansvar for prioritering og udførelse. Det foreslås at der etableres en koordinationsgruppe der varetager den overordnede tværgående koordinering, som ikke er dækket at det daglige driftssamarbejde i enhederne. Et forslag til organisering og opgaver for koordinationsgruppen gennemgås på mødet. Baggrund: Rammer for 60 selskab Samarbejdet med NPSV sker på grundlag af den politisk vedtagne samarbejdsaftale, styringsprincipper mv. fra 2014 [1], samt dokumenter udarbejdet efterfølgende. (Fx delbudgetter, ydelseskatalog samt serviceaftaler, udkast til format for årsaftale til aftale om budgetændringer, ekstraopgaver og anlægsopgaver, supplerende aftaler om opgaver og økonomi mv.) Etableringen af NSPV som 60 selskab medfører, at ejerkommunerne fuldt ud overdrager kompetence til NSPV som en ny særkommune. Det er dermed ikke blot opgavens varetagelse, der overføres, men også ansvaret for opgavens udførelse. Det betyder, at kommunerne ikke bestiller opgaver hos NSPV, men at opgaverne er fuldt overdraget, inkl. planlægning, prioritering og kvalitetssikring. Ifølge aftalen skal Byrådet fastlægge serviceniveauet med vedtagelse af budgettet. NPSV planlægger og udfører opgaverne ud fra mere detaljerede udviklingsplaner og kvalitets- og servicebeskrivelser, som udarbejdes af NSPV i samarbejde med deltagerkommunerne. Der er tale om et partnerskab, hvor formålet er at sikre den bedst mulige service for kommunernes borgere, indenfor de rammer der besluttes politisk. [2] Myndighedsudøvelse og regulering af borgernes retsforhold er ikke overdraget til NSPV. Snitfladen mellem myndighed og udførende (drift) kræver som oftest et tæt samarbejde. Endvidere er der for flere af de overdragede opgaver snitflader, der skal håndteres imellem drift og myndighed, samt drift og brugere. Det er oplevelsen at dette samarbejde i dag fungerer fint. [1] Der vedtaget overordnede styringsmæssige principper for NSPV og samspillet med kommunerne, se referater/plan---miljoe--og-klimaudvalget/2016/maj/3--maj referat/101 [2] Ordlyd taget fra styringsmodellens afsnit 2.1. Bilag: 1) FK-NSPV_organisering (145871/17) Indstilling: 1. Det indstilles, at direktionen drøfter organisering af interne opgaver og snitflader ud fra vedhæftede organisationsdiagram. Direktionen Side 8

9 Beslutning i : Beslutning i : Beslutning i : Fraværende: Thomas Barfoed Sagen udskudt til 31. oktober. Sagen udskudt til 14. november Thomas Barfoed går i dialog med Helsingør Kommune om en fælles ejerstrategi. Sagen genoptages den 27. november 2017, hvor Centerchef Ulla Brinch deltager. Direktionen Side 9

10 142. Bordet rundt Sagsnummer: Sagsansvarlig: HAHE_X Beslutning i : Intet til referat. Direktionen Side 10

11 Bilagsoversigt 140. Den udvidede udfordringsret 1. Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret (ØIM Id nr ) - Bilag 1 - Information om den udvidede udfordringsret.pdf (137977/17) 2. Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret (ØIM Id nr ) - Bilag 2 - Ansøgningsskema.pdf (137979/17) 3. Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret (ØIM Id nr ) - Brev til borgmesteren om den udvidede udfordringsret.pdf (137975/17) 141. Organisering af interne opgaver og snitflader ifht. NSPV 1. FK-NSPV_organisering (145871/17) Direktionen Side 11