Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 6/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-19:00

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 6/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-19:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Henrik Hvidesten (hjhehv) V Per Nørhave (hjpen) O Klaus Hansen (hjkh) V Per Flor (pefl) A Torben Lollike (tlo) B Britta Nielsen (hjbrni) F Henrik Kjær (henkj) Ø Finn Andersen (hjfian) C Sadik Topcu (hjsato) A Fraværende Sadik Topcu (hjsato) A Bemærkninger

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 8. maj Ringsted Kommunes brug af eksterne konsulenter Den Kommunale beredskabsplan Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Vision samt styrings- og politikkoncept for Ringsted Kommune Beslutning vedr. lån til betaling af vej- og kloakudgifter og lign Social Investeringsfond Budget udarbejdelse af forslag til budgettet i fagudvalg Ørslev Kulturforening søger om midler fra Temaudviklingspuljen til Energifestival Bevilling til projekt Bib-to-go (KFU) Anlægsbevilling til elektronisk parkeringshenvisning i bymidten (KMU) Anlægsbevilling til renovering af broer (KMU) Elevator på Nørretorv (KMU) Anmodning om ændring af byggeprogram for ombygning af Benløsegårdens SFO (PBU, BUU) Salg af Nordrup Vestervang 59 (parcel nr. 50) (PBU) Salg udlejningsejendom Jordemodervej 22 (PBU) Salg af en del af matr. 2cd Høm By, Høm (PBU) Orientering fra borgmester og direktion - maj Etablering af skole til Forberedende Grunduddannelse for unge...46

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 8. maj 2018 Åben sag Sagsid: 17/24254 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt Ej til stede: Sadik Topcu

4 Side 3 2. Ringsted Kommunes brug af eksterne konsulenter Åben sag Sagsid: 18/7440 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På Byrådets møde 9. april 2018 blev det besluttet, at sagen vedrørende brug af konsulentydelser sendes til Økonomiudvalget med henblik på at få drøftelse af, hvordan Ringsted Kommune fremover kan bruge ekstern og intern rådgivning på den mest hensigtsmæssige måde. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune indgik marts 2018 et samarbejde med Holbæk Kommune, Slagelse Kommune, Kalundborg Kommune og Næstved Kommune med henblik på at udarbejde en fælles administrationsanalyse. Heri indgår blandt andet en delanalyse om organisering af intern konsulentfunktion samt køb af eksterne konsulentydelser. Resultaterne af analysen forventes at ligge umiddelbart efter sommerferien og det skønnes, at være et godt udgangspunkt for det videre arbejde i Ringsted Kommune med at kortlægge kommunens forbrug af konsulenter og til at kunne komme med forslag til, hvordan det kan være fremadrettet. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Administrationen vurderer, at administrationsanalysen med de øvrige kommuner om brug af eksterne konsulenter vil give et overblik over Ringsted Kommunes brug af eksterne konsulenter sammenlignet med de øvrige kommuner. Endvidere forventes administrationsanalysen at kunne give inspiration til, hvordan Ringsted Kommune kan løse opgaverne bedst muligt fremadrettet. Derfor vurderes det hensigtsmæssigt at arbejde videre med sagen, når analysen foreligger. Indstilling Direktionen indstiller, at sagen genoptages i Økonomiudvalget, når administrationsanalysen foreligger Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt

5 Side 4 Ej til stede: Sadik Topcu

6 Side 5 3. Den Kommunale beredskabsplan Åben sag Sagsid: 17/18694 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Beredskabsplan A - april 2018 ver 3.docx (54325/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Denne sag handler om, at Kommunalbestyrelsen mindst én gang i hver valgperiode skal udarbejde og vedtage en plan for kommunens beredskab. Beskrivelse af sagen Ifølge beredskabsloven 25 påhviler det kommunalbestyrelsen at udarbejde en plan for kommunens beredskab. Planen skal revideres, vedtages og indsendes til Beredskabsstyrelsen mindst én gang i hver valgperiode. Den nuværende beredskabsplan er godkendt i Byrådet 12. januar Byrådet behandlede og godkendte på sit møde den 5. februar 2018 en sag fra Beredskabskommissionen vedrørende plan for risikobaseret dimensionering af redningsberedskabet. Den sag handlede om materiel og køretøjer, hvor denne sag handler om organiseringen af beredskabet og er den overordnet plan. Beredskabsplanen er udarbejdet i et samarbejde mellem Midt- og Sydsjællands Brand og Redning og Ringsted Kommune. Bilag 1. I beredskabsplanen er der tale om en helhedsorienterende beredskabsplanlægning, som går på tværs af kommunens sektorer. Formålet er at sikre, kommunens fortsatte drift i forbindelse med krise/krig/katastrofe/større akutte hændelser. Beredskabsplanen skal afspejle kommunens aktuelle forhold, og revideres i det omfang som udviklingen gør det nødvendigt. Den overordnede beredskabsplan ligger på Intra i grupperummet beredskabsplaner i Ringsted Kommune. Den overordnede beredskabsplan er opbygget som den, der blev godkendt i Den væsentligste ændring i forhold til tidligere er, at mødested for krisebredskabet er flyttet fra Rønnedevej til Rådhuset. Hvis Rådhuset ikke kan bruges i situationen, så vil det være i Nørregade 100.

7 Side 6 Endvidere er navne og telefonnumre tilpasset. De er tidligere kun blevet ajourført hver 4. år, det vil fremover blive ajourført løbende. De enkelte centre ajourfører deres delberedskaber løbende og de aktuelle ligger på Intra sammen med den overordnede beredskabsplan De enkelte centre er selv ansvarlige for afholdelse af øvelser i forhold til de enkelte hændelser, som centret skal kunne håndtere som f.eks. brandøvelser. Herunder samarbejde med øvrige centre på samme matrikel. Beredskabsplanen består af følgende elementer: 1. Overordnet plan (niveau I) som bl.a. beskriver de generelle rammer for kommunens beredskab. Afsnittet udarbejdes af Midt- og Sydsjællands Brand & Redning. 2. Delplaner (niveau II) der beskriver de enkelte centre, og som har fokus på de hændelser, som centret skal kunne håndtere. De respektive centre udarbejder deres egne delplaner indeholdende konkrete indsatsplaner (actioncard). 3. Planer for konkrete objekter (niveau III). Den enkelte institution udarbejder fornødne planer/instrukser. Den overordnede beredskabsplan er udarbejdet i Midt- og Sydsjællands Brand & Redning i samarbejde med Ringsted Kommune og hvert enkelt center udarbejder deres delberedskabsplan og der udarbejdes selvstændige beredskabsplaner på kommunikation, IT og sundhedsberedskabet. Delplanerne er opbygget efter en skabelon, som Midt- og Sydsjællands Brand & Redning har meldt ud. Institutionerne har deres beredskabsplaner decentralt. Koncerncenteret står løbende for opdatering af den overordnede beredskabsplan. De enkelte centre har en tovholder/ansvarlig for, at delberedskabsplaner udarbejdes, ajourføres og er tilgængelige. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Administrationen vurderer, at forslag til overordnet beredskabsplan er dækkende og at det er vigtigt, at den løbende revideres. Indstilling Direktionen indstiller, at den overordnede beredskabsplan godkendes Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt Ej til stede: Sadik Topcu

8 Side 7 4. Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Åben sag Sagsid: 17/1854 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Arbejdsgrupper nedsat under HMU - august 2017.docx_Dok_ _v1.docx (61486/18) Fraværsdage pr årsværk.pdf (63631/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag orienteres Økonomiudvalget om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. januar til 31. marts Beskrivelse af sagen For at sikre, at Ringsted Kommune fortsat er en attraktiv arbejdsplads, er kendt som et godt sted at arbejde og som en fleksibel arbejdsgiver, modtager Økonomiudvalget opgørelse over påbud fra Arbejdstilsynet, sygefravær og andre indikatorer på trivslen på kommunens arbejdspladser. Endvidere redegøres for iværksatte tiltag til forbedring af trivslen. Dette er en orientering om de centralt gennemførte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. januar til 31. marts I den nævnte periode er der henvist 30 medarbejdere til coaching internt i Ringsted Kommune. De henviste medarbejdere fordeler sig således: Koncerncenter 2 Social- og Sundhedscenter 14 Børnecenter 3 Skolecenter 9 Vej- og Ejendomscenter 1 Arbejdsmarkedscenter 1 På det tidspunkt medarbejderne blev henvist til coaching, var ca. 2/3 i arbejde. De øvrige var sygemeldt. Foruden individuel coaching afvikles der trivselsprocesser på flere forskellige arbejdspladser. Der arbejdes kontinuerligt i arbejdsgrupper nedsat under HMU med henblik på udvikling, implementering af indsatser og til forbedring af trivslen, for medarbejderne i kommunen. Bilag 1

9 Side 8 Sygefraværet er steget en lille smule de tre første måneder af 2018 fra 12,6 dag pr. årsværk til 13,1. Bilag 2 Det stigende sygefravær kan formodentlig skyldes, at mange har været syge af influenza, der for manges vedkommende har været langvarigt. Sygefraværet følges tæt på flere måder, bl.a. er der nedsat en arbejdsgruppe under HMU, der arbejder med en revision af den nuværende sygefraværsvejledning samt vurdering af, hvorvidt der skal igangsættes flere indsatser i forhold til håndtering af sygefraværet. Der blev afholdt Netværksmøde for arbejdsmiljørepræsentanter den 22. marts. Der var deltagelse af 39 arbejdsmiljørepræsentanter. Programmet bød bl.a. på en præsentation af et implementeringsværktøj fra Det nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø MED-virk - der kan ses som et redskab, der kan anvendes til succesfuld implementering af APVhandleplaner. Arbejdstilsynet har besøgt 4 arbejdssteder i 1. kvartal 2018: Hvornår Hvor Konsekvens 30. januar Byskovskolen, afdeling Asgård 28. februar Højbohus Grøn smiley 20. februar og Byskovskolen, afdeling 15. marts Benløse Påbud med frist om at forbedre luftkvaliteten i 7 klasselokaler. Dette påbud fulgtes af et krav om at benytte en godkendt arbejdsmiljørådgiver til at finde en hensigtsmæssig løsning. Der er nu indgået aftale med autoriseret arbejdsmiljørådgiver, som i øjeblikket bistår med at finde en hensigtsmæssig løsning. Vejledning om at forebygge høje følelsesmæssige krav i arbejdet med elever og lærere. Strakspåbud om at sikre at færdselsarealet på p-pladsen bag hallen er af en sådan beskaffenhed, at færdslen på stedet kan foregå uhindret samt uden fare for sikkerhed og sundhed. Løsningen blev, at der blev kørt grus på kørepladerne, som er siden planeret og vibreret, så det er en helt plan overflade at færdes på. 1.marts Koncerncenteret, Amtstue Alle 71 Vejledning om at forebygge udvikling af mikroorganismer i arbejdslokaler (Som følge af vandskade) Blev udtaget til supplerende tilsyn i maj 2018

10 Side 9 Der er varslet tilsyn på endnu ti arbejdspladser i løbet af de kommende måneder. Alle ti har fået tilbud fra arbejdsmiljøkonsulenten om et forudgående besøg for at blive klædt på til tilsynet. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at der arbejdes med tiltag til forbedringer af trivslen i kommunen på mange niveauer, og at alle ledere, arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og øvrige medarbejdere gør en aktiv indsats for, at Ringsted Kommune er en arbejdsplads, hvor trivslen er i højsæde. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning Ej til stede: Sadik Topcu

11 Side Vision samt styrings- og politikkoncept for Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 18/7075 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 ringsted_kommune_vision.pdf (54556/18) 2 Styrings- og politikkoncept (54554/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag lægges der op til beslutning om vision for Ringsted Kommune samt nyt styrings- og politikkoncept. Beskrivelse af sagen På baggrund af Byrådets opstartsseminar i marts 2018 har administrationen udarbejdet et revideret oplæg til styrings- og politikkoncept for Ringsted Kommune (bilag 1). Ringsted Kommunes styrings- og politikkoncept skal grundlæggende bruges til at sikre, at der er en rød tråd fra kommunens vision til den service, som borgere, virksomheder og foreninger møder i hverdagen. Styrings- og politikonceptet indeholder og gennemgår således: 1. Ringsted Kommunes styringstrekant 2. Politik- og strategiprocessen i Ringsted Kommune 3. Forventninger til indholdet i Ringsted Kommunes politikker Ringsted Kommunes styringstrekant har ikke tidligere været politisk godkendt, mens koncept for proces og indhold i politikker er politisk godkendt. Styringstrekanten indeholder følgende niveauer: Vision Planstrategi og politikker Budget Centerplanlægning Institutionsplanlægning

12 Side 11 Dermed er der sket en forenkling fra den tidligere styringstrekant således, at fx planstrategi og politikker nu ligger på samme styringsmæssige niveau. Samtidig er politik- og strategiudvikling slået sammen i den nye styringstrekant for at skabe bedre sammenhæng mellem politikudvikling og den mere konkrete omsætning af politikkerne til strategi/handlingsplaner på politikområderne. Administrationen arbejder med en tidsplan, hvor alle fagudvalg i juni eller august 2018 skal forholde sig til de eksisterende politikker på fagudvalgets område. Fagudvalgene skal tage stilling til, om: Politikken skal genvedtages Politikken skal revideres med henblik på mindre ændringer Politikken skal gennem en helt ny proces Politikken skal udgå Da Ringsted Kommunes politikker tager afsæt i kommunens vision (bilag 2) er der behov for, at der tages stilling til, om kommunens vision skal genvedtages som den er, eller om der skal igangsættes en proces imod en ny eller revideret vision. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at det nye styrings- og politikkonceptet både vil sikre klare rammer for styringen i Ringsted Kommune fra Byråd til institution, men at konceptet også vil vise og give den metodefrihed, der er til planlægning- og procesgennemførelse i en kompleks organisation som Ringsted Kommune. Endeligt vurderer administrationen, at den eksisterende vision Ringsted midt i mulighederne fortsat vil kunne være retningsgivende for organisationens arbejde, da visionen leverer en tydelig ambition om, hvor Ringsted Kommune gerne vil hen. Indstilling Direktionen indstiller, at Ringsted Kommunes vision fastholdes at Styrings- og politikkonceptet godkendes Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Sadik Topcu

13 Side Beslutning vedr. lån til betaling af vej- og kloakudgifter og lign. Åben sag Sagsid: 18/3213 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Kommunen har modtaget en henvendelse fra ældresagen om muligheden for indefrysning af udgifter til vej- og kloakudgifter. Henvendelsen er begrundet i de igangværende og planlagte kloakeringsprojekter i Ringsted by, hvor man separerer spildevand og regnvand. Byrådet kan, jf. lov om lån til betaling af ejendomsskat, beslutte at udvide den obligatoriske låneordning vedr. lån til ejendomsskat og tilslutningsafgifter til kollektive anlæg (fx offentlig kloak) til også at omfatte øvrige typer udgifter, fx vej- og kloakudgifter og lign. Herunder vandaflednings- og kloakudgifter der påhviler ejendommen. I denne sag søges Byrådets stillingtagen til om der skal arbejdes videre med ordningen i form af et budgetforslag til den igangværende budgetproces. Beskrivelse af sagen Ældresagens henvendelse af 20. januar har følgende ordlyd: Vedr.: Mulighed for at optage lån hos kommunen og indefryse lodsejernes udgifter. I forbindelse med de igangværende og planlagte kloakeringsprojekter i Ringsted by, hvor man separerer spildevand og regnvand, har Ældre Sagen Ringsted fået flere henvendelser fra ældre boligejere der spørger, om de har mulighed for at optage lån hos kommunen og indefryse de udgifter, lodsejerne i den forbindelse bliver pålagt. En sådan mulighed er som bekendt tilstede vedrørende ejendomsskatter, og os bekendt er der hjemmel til, at kommunen kan vælge, at lade andre udgifter indefryse, f.eks. vej- og kloakudgifter, vandafledningsafgifter og renovationsafgifter. Da der er mange ældre medborgere, som bliver pålagt ganske betydelige udgifter i forbindelse med disse kloakeringsprojekter skal Ældre Sagen med mindre Byrådet allerede har vedtaget det kraftigt opfordre til, at kommunen indfører en sådan indefrysningsordning.

14 Side 13 Lovhjemmelen er lån til betaling af ejendomsskatter. Lovbekendtgørelse nr af 30. august Jf. lov om lån til betaling af ejendomsskat 1 har kommunen pligt til at yde lån til betaling af ejendomsskatter samt tilslutning til kollektive anlæg i tilfælde, hvor der er tilslutningspligt. Det er dog et krav at: ejeren eller dennes ægtefælle har fast bopæl her i landet og på det tidspunkt, til hvilket de pågældende beløb er forfaldne til betaling, har nået folkepensionsalderen, jf. 1 a i lov om social pension, eller får udbetalt pension efter lov om social pension, lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. eller lov om delpension eller modtager efterløn Loven siger videre: Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at låneordningen ud over de udgifter, der er nævnt i stk. 1, også skal omfatte vej- og kloakudgifter og lign., der påhviler ejendommene. Altså KAN Byrådet beslutte at udvide låneordningen ud over den obligatoriske del. Der er ikke en udtømmelig liste over de udgifter, dette kan dække over, men det kunne f.eks. dreje sig om vandafledningsudgifter samt renovationsafgifter. Da lovens formulering er så bred, kræver det en specifik afgrænsning i forhold til administrationen af en eventuel udvidelse af ordningen. Lånet sikres ved tinglyst skadesløsbrev/ejerpantebrev, som betales af kommunen og ikke lægges oveni gælden på lånet. Ejerpantebrevet skal have panteret inden for den seneste offentlige ejendomsværdi. Lånet forrentes med en årlig rente, der svarer til gennemsnittet opgjort med to decimaler af den effektive rente på alle udestående realkreditobligationer de 12 foregående måneder pr. 1. oktober det foregående år (lov om lån til betaling af ejendomsskat). Renten for 2018 ligger på 1,00 %. Lånet med tilskrevne renter forfalder til betaling ved ejerskifte og er således afdragsfri indtil ejerskifte. Såfremt ordningen udvides til også at omfatte lån f.eks. til vej- og kloakeringsudgifter, vil det medføre øgede omkostninger til tinglysning (1,5% kr.) og administration, der vil afhænge af antallet af sager. Det fremtidige sagsantal afhænger af antallet af berørte husstande, der falder ind under målgruppen, og i hvor høj grad de ønsker at benytte sig af lånemuligheden. Hvis det antages, at 20 personer årligt får lån på kr. hver, vil det medføre tinglysningsafgifter på ca årligt, samt administrationen forbundet hermed. Samtidig vil det medføre et træk på kommunens likviditet på ca. 1,2 mio. kr. Til sammenligning kan nævnes at kommunens nuværende samlede udestående i lån til betaling af ejendomsskat udgør ca. 30 mio. kr. Hvert år er der et antal ejendomsskattelån, der forfalder fx ved ejerskifte, og heraf udgør den udækkede del (det vil sige den del, der sidenhen skal inddrives) mellem ca og kr. Gælden overgår ret hurtigt til SKAT, og der afskrives årligt en del heraf. Det er administrationens opfattelse, at mange kommuner har taget stilling til en udvidelse af lånemuligheden, men at kun få har valgt at tilbyde andet end den obligatoriske del. Såfremt det besluttes, at kommunen udvider låneordningen, skal der udarbejdes klare retningslinjer for, hvilke typer af udgifter, der skal give lånemulighed under vej- og kloakudgifter og lignende.

15 Side 14 Inddragelse og høring Ingen Økonomi Såfremt ordningen udvides vil der sandsynligvis blive behov for yderligere bevilling til tinglysningsafgifter og administration. Dette afhænger dog af hvor mange personer, der søger. Ud fra beregningen af 20 ansøgninger á ca kr. årligt vil det medføre behov for merbevilling på kr. til dækning af tinglysningsafgifter samt en yderligere omkostning til administration. Vurdering Administrationen vurderer, at en udvidelse af ordningen vil medføre en uforholdsmæssig forøget administration i forhold til den forventede anvendelse af ordningen. De lån, der udbetales, giver en kommunal merudgift til såvel tinglysning som administration, samt påvirker kommunens likviditet. De fleste øvrige kommuner har besluttet kun at give adgang til den obligatoriske lånemulighed. Såfremt ordningen udvides, skal det præciseres nøjagtig i hvilke tilfælde, der gives låneadgang. Indstilling Direktionen indstiller, at Byrådet tager stilling til hvorvidt der skal udarbejdes et budgetønske til behandling i forbindelse med kommunens budgetlægning for 2019 vedr. udvidelse af låneordningen til at omfatte Vej- og Kloakudgifter og lignende Beslutning i Økonomiudvalget den Det anbefales godkendt, at der udarbejdes et forslag der kan indgå i budgetprocessen. Ej til stede: Sadik Topcu

16 Side Social Investeringsfond Åben sag Sagsid: 17/26308 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Budgetproces for Budget (ØK) (6995/18) 2 Underskrevet budgetaftale 2018 (126252/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges forslag til model for etablering af en social investeringsfond til behandling med henblik på at der kan udarbejdes beslutningsgrundlag for endelig fastlæggelse af principper og arbejdsgang for sociale investeringer i Ringsted Kommune i oktober Beskrivelse af sagen Med budgetaftalen for budget 2018 blev det i hensigtserklæring aftalt, at igangsætte et arbejde for at etablere en social investeringsfond. Af hensigtserklæringen fremgår følgende: Budgetparterne har aftalt, at der med inspiration fra flere svenske kommuner igangsættes et arbejde for at etablere en social investeringsfond. Formålet med fonden er at styrke den forebyggende og tidlige indsats indenfor områder som børn og unge, ældre, socialt udsatte og sundhed. Fonden finansieres i første omgang af midler fra investerings og effektiviseringspuljen fra 2019, hvor der afsættes 4 mio. kr. af den samlede investeringspulje. Fondens arbejde tager udgangspunkt i Skandia-modellen, der er udviklet i et samarbejde mellem CBS og Skandia. Det er et enkelt og anvendeligt værktøj, som understøtter lokale forebyggelsesinitiativer i danske kommuner, og er dermed et bidrag til at mindske antallet af mennesker i udenforskab. På møde i Byrådet den 16. januar blev det besluttet at forslag til proces for ansøgning og bevilling af midler fra den sociale investeringsfond fremlægges til politisk behandling i sag til Økonomiudvalget i maj På baggrund af opdraget i budgetaftalen for 2018 har administrationen undersøgt mulige modeller for etablering af en social investeringsfond på baggrund af erfaringerne fra andre danske kommuner og svenske kommuner. Enkelte danske kommuner danske og mange svenske kommuner arbejder med sociale investeringer. Heraf arbejder nogle med afsæt i Skandia-modellen. I Danmark har eksempelvis Aarhus Kommune arbejdet med investeringsmodeller. Investeringsmodellerne bygger på et dokumenteret grundlag og er vedtaget af byrådet. De

17 Side 16 økonomiske forventninger fra investeringsmodellen bliver indarbejdet i budgettet både i forhold til investeringen samt vurdering af de forventede besparelser. Aarhus Kommune er i øjeblikket ved at videreudvikle arbejdet med sociale investeringer, således at der etableres en social investeringsfond, hvor private investorer og fonde kan bidrage til sociale investeringer, som kan supplere de igangværende investeringstiltag i Aarhus. Fondens startkapital sikres ved, at de kommunaløkonomiske gevinster, der opnås ved de sociale investeringsmodeller, tilføres Fonden. De opgjorte årlige gevinster i budgetperioden, der ellers ville tilfalde kommunekassen, tilføres fonden, indtil der er sikret en indskudskapital på 40 mio. kr. I nedenstående tabel er beskrevet tre forskellige set-up (A, B og C) for etablering af en social investeringsfond- eller pulje med inspiration fra andre kommuner. A er den mest simple model og C er den mest komplicerede model. De enkelte elementer i modellerne kan sammensættes på forskellig vis. Organiseringsfor m Behandling forslag af Model A Model B Model C Kommunalt regi Kommunalt regi Kommunalt-privatinteressentpartnerskab i social fond Byrådet behandler Ansøgninger Bestyrelse i fond. indkomne forslag. behandles i et udvalg jf. Styrelseslovens 17 stk. 4. (Ad hoc udvalg) Hvem kan udvikle/stille forslag? (initieringsmodel) Central initieringsmodel, hvor administrationen fremsætter forslag. Det kan ske på foranledning af fagudvalg eller efter henvendelse fra interessenter. Interessenter kan inddrages i udvikling af forslag efter konkret vurdering. Udvalget kan eksempelvis udgøres af politiske repræsentanter og repræsentanter fra administration samt interessenter. Decentral initieringsmodel, hvor fagudvalg, partier, kommunens enheder samt råd og nævn kan fremsætte forslag. Meget decentral initieringsmodel. Alle kan fremsætte forslag.

18 Side 17 Hvilke områder kan der investeres i? F.eks. børn og unge, ældre, beskæftigelse Alle områder. Udvalgte områder. Kan eksempelvis fastlægges årligt af byrådet. Meget specifikt. F.eks. beskæftigelsesområde t Antal ansøgningsrunder årligt Kvalificering af forslag Krav om dokumentation og anvendelse af beregningsmodel *SØM-modellen er en videreudvikling af Skandiamodellen Udmøntning Opfølgning. Ved rapportering gives status på om der forventes målopfyldelse det pågældende år. Hvor er budget placeret? 1 gang årligt 2 gange årligt. Ansøgninger behandles løbende. Centrene er selv ansvarlige for at kvalificere forslagene. Der etableres en tværfaglig gruppe, der får til opgave at understøtte kvalificering af forslagene. I gruppen indgår medarbejdere med økonomifaglige, socialfaglige kompetencer samt fundraiser. Der skal foreligge dokumenteret effektberegning. Ved beregning af effekt anvendes SØM-modellen*, hvis muligt. Investeringen indarbejdes i budgettet. Effekten udmøntes i teknisk budget på baggrund af effektevaluering/økonomis k konsekvens. Halvårlig rapportering til Byrådet. Indeholdt i konkrete bevillinger fx Ungeindsats og Kontanthjælp. Overskud i budgetpulje. Centrene er selv ansvarlige for at kvalificere forslagene. Samme som A. De økonomiske forventninger indarbejdes i budgettet. Både investeringen samt forventede mindreudgifter. Kvartalsvis rapportering til Byrådet. Samme som A. Forslagene kvalificeres i Økonomienheden Ved beregning af effekt skal SØMmodellen anvendes. Investeringen indarbejdes i budgettet. Forventede mindreudgifter tilføres fonden (kapitalindskud). Årlig rapportering til Byrådet. Fondsmidler. Øvrige forhold

19 Side 18 Af ordlyd i budgetaftalen fremgår at fondens arbejde skal tage udgangspunkt i Skandiamodellen, der er udviklet i et samarbejde mellem CBS og Skandia. I forbindelse med satspuljeaftalen for 2016 er der igangsat arbejde med en videreudvikling af modeller som fx Skandia-modellen. Der er således udviklet den såkaldte SØM-model. Med SØM-modellen udvides antallet af målgrupper og der er indarbejdet metodiske forbedringer. Socialstyrelsen varetager drift af modellen i form af kurser og udvikling af modellen. I henhold til budgetaftalen for 2018 skal der ansættes en fundraiser i Ringsted Kommune. Det anbefales, at den nye fundraiser får en aktiv rolle i udviklingen af forslag til sociale investeringer med henblik på at sikre ekstern finansiering. Økonomi Den sociale investeringsfond er i første omgang i 2019 finansieret af midler fra investerings og effektiviseringspuljen, hvorfra der er afsat 4 mio. kr. Der er ikke afsat midler i overslagsårene Den fremadrettede finansiering af puljen i overslagsårene kan ske på flere forskellige måder. Nedenfor er præsenteret tre modeller. A. Fast pulje i budgettet på eksempelvis 4 mio. kr. de frem til og med Herefter tages stilling til finansieringsmodel fremadrettet i forbindelse med budget B. Gradvis overgang. Bevilling på 3 mio. kr. 2020, 2 mio. kr. i 2021 og 1 mio. kr. i Herefter er puljen selvfinansierende. C. Rent selvfinansierende pulje. Der bevilges ikke yderligere midler til puljen udover de midler der konkret er hentet på baggrund af investeringer. Vurdering I Ringsted Kommune er der tidligere foretaget lignende sociale investeringer via investeringsog effektiviseringspuljen. Eksempelvis med investeringer i den beskæftigelsesrettede indsats. Her har kravene til dokumentation af effekten været mindre omfattende. Etableringen af en mere strategisk funderet tilgang til sociale investeringer repræsenterer et øget fokus på dels en mere evidensbaseret tilgang på og dels at kommunens service, ydelser og økonomi i højere grad tænkes som en helhed. Det vil kræve en vis omstilling og modenhed i organisationen at blive god til at udvikle og udmønte sociale investeringer. Det vurderes derfor, at en succesfuld omstilling forudsætter, at der afsættes den nødvendige tid til at opnå erfaringer og modenhed i organisationen og at ambitionerne øges i takt med dette. Kvalificering af forslag til sociale investeringer kræver både økonomifaglig, socialfaglig og målgruppespecifik viden. Med model A sikres at medarbejdere med den relevante faglighed er med til at kvalificere forslag inden politisk behandling. Det er erfaringen fra andre kommuner at udarbejdelse af sociale investeringsforslag kræver et grundigt forarbejde i form af idéudvikling, indsamling af viden og evidens og beskrivelse af forslaget. Herudover er det hensigtsmæssigt med løbende opfølgning på investeringerne og rapportering til det politiske niveau. Det anbefales derfor at der tages højde for et vist administrativt ressourcetræk. Eksempelvis i form af en model med et fast overhead i forslagenes projektbudget til at dække indirekte omkostninger til administration. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at den sociale investeringsfond skal arbejde med udgangspunkt i SØM-modellen. 2. at forslag om finansiering af social investeringsfond i overslagsårene indgår i budgetproces for budget

20 Side at Byrådet forelægges et konkret forslag til principper og grundlag for arbejdet med sociale investeringer i Ringsted Kommune til behandling i oktober Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt idet der peges på model B, men med løbende ansøgning (jfr. model C) og så skal der etableres en tværfaglig gruppe, der får til opgave at understøtte kvalificering af forslagene (jfr. model A). I den kommende sag medtages også forslag til kommissorium for 17 stk. 4. udvalget. Ej til stede: Sadik Topcu

21 Side Budget udarbejdelse af forslag til budgettet i fagudvalg Åben sag Sagsid: 17/26108 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Tidsplan - Budget 2019 (april) (51435/18) 2 Forslag fra administrationen vedr. budget (endelig).pdf (52037/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x x x x x Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Af tidsplan for budgetprocessen for budget fremgår, at fagudvalgene i april og maj måned udarbejder forslag til budgettet inden for rammerne af det enkelte fagudvalgs område. Beskrivelse af sagen I forbindelse med budgetprocessen udarbejder fagudvalgene en række forslag, som kan indgå i den videre proces. Fagudvalgene har i den kommende fase i budgetprocessen mulighed for at udarbejde driftsønsker, som vedrører kommunens serviceudgifter, samt anlægsønsker, som vedrører kommunen anlægsudgifter. Herudover er der mulighed for at udarbejde investeringsforslag. I vedlagte tidsplan fremgår, hvilken fase budgetprocessen befinder sig i. Af den vedtagne budgetproces fremgår, at der ikke skal udarbejdes omstillingsforslag. Det økonomiske råderum dvs. finansieringen af driftsønsker vil derfor alene blive tilvejebragt ved budgetkorrektioner på baggrund af forventet forbrug i 2019 og dels ved konkrete politiske sager, der kan frigøre midler til drift. Rammen for prioritering af driftsønsker er først kendt efter økonomiaftalen mellem regeringen og KL er indgået og udarbejdelsen af forslag til teknisk budget i august. Udarbejdelsen af drifts og anlægsønsker skal ske i overensstemmelse med den valgte prioritering til bestemte serviceområder, såfremt Byrådet forinden har valgt dette. Byrådet tager endelig stilling til eventuel prioritering af serviceområder på møde den 9. april For at understøtte processen i fagudvalgene har administrationen udarbejdet forslag til budgettet, der vurderes nødvendige for at kunne sikre at det nuværende serviceniveau kan fastholdes. Forslag fra administrationen er vedlagt som bilag.

22 Side 21 På baggrund af beslutninger i fagudvalgene kvalificerer og udarbejder administrationen forslag til budgettet, som behandles på fagudvalgenes møder i maj måned med henblik på endelig prioritering i fagudvalgene inden forslagene oversendes til byrådet. Den 11. juni vil byrådet tage stilling til, hvilke forslag fra fagudvalgene, der skal indgå i den videre proces og sendes i offentlig høring. Partierne har ligeledes mulighed for at indsende forslag til budgettet. Sidste frist for at indsende forslag fra partierne er den 10. august. Administrationens mulighed for at kvalificere partiernes forslag fremmes ved at fremsende forslagene så tidligt som muligt. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes at det økonomiske råderum for prioritering af anlægsønsker vil blive beskedent, idet der ikke udarbejdes omstillingsforslag. Ligeledes vurderes det, at mulighederne for prioritering af anlægsønsker i 2019 vil blive yderst beskedent. Det skal ses i sammenhæng med at der ikke er disponibel ramme for nye anlæg i 2019 og at der vurderes at være i risiko for stigende priser på eksisterende anlæg. Der henvises til kommende sag i Plan- og Boligudvalget vedrørende udviklingen i byggepriser. Indstilling Direktionen indstiller, at fagudvalgene beslutter, hvilke forslag der ønskes udarbejdet til budget inden for eget område. Beslutning i Økonomiudvalget den Forslaget indenfor fagudvalgets område anbefales at gå videre i budgetprocessen. Ej til stede: Sadik Topcu

23 Side Ørslev Kulturforening søger om midler fra Temaudviklingspuljen til Energifestival Åben sag Sagsid: 17/24958 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Beslutning i ØU (24885/18) 2 Bilag 2 Ansøgning Ørslev Energifestival 2018.pdf (62511/18) 3 Bilag 3 Budget Ørslev Energifestival 2018.pdf (62510/18) 4 Bilag 4 Regnskab Ørslev Energifestival 2018.pdf (62513/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til ansøgning fra Ørslev Kulturforening om midler fra Temaudviklingspuljen på kr. til at afholde Ørslev Energi Festival for. Ansøgninger over kr. skal forelægges Økonomiudvalget (Bilag 1). Beskrivelse af sagen Energifestivalen er en gentagelse af et lignende arrangement i 2017, og kulturforeningen ønsker at videreføre den positive fælleshistorie for lokalsamfundet ved at skabe et arrangement, der aktiverer lokalsamfundet i fællesskab, tilbyder noget til alle aldersgrupper, involverer foreninger og erhvervsdrivende i lokalområdet og samtidig er både folkeoplysende og aktuel. Ansøgningen er vedlagt som bilag 2. Arrangementet vil bestå af forskellige energi-relateret aktiviteter - fx en historisk skattejagt omhandlende energi samt andre aktiviteter som hestevognstur, legeland for mindre børn og mulighed for spisning og musikalsk underholdning med mere. Der er, foruden midler fra Temaudviklingspuljen, søgt om støtte fra andre puljer og fonde. Dette års budget og sidste års regnskab er vedlagt som bilag 3 og 4. Midlerne fra Temaudviklingspuljen fordeles på baggrund af et tema, der vælges for hvert år. Dette års tema er: Aktiviteter, projekter og udviklingsplaner til etablering, udvikling, opretholdelse og styrkelse af landområdernes foreninger, organisationer, institutioner, interessegrupper og brugernetværk både internt og på tværs af landområderne. Med fokus på livskvalitet på landet skal udviklingsmidlerne bidrage til at styrke det lokale engagement og initiativ og de værdier, ressourcer og identiteter, der er knyttet til at bo på landet. I henhold til rammerne for Temaudviklingspuljen kan der søges om midler til mindre gaver og forplejning i forbindelse med afholdelse af arrangementer, der understøtter ovenstående tema.

24 Side 23 Der kan ikke søges om midler til drifts- og anlægsopgaver, større inventar og udgifter til afholdelse af fester. Der er i 2018 afsat kr. til Temaudviklingspuljen samt overført kr. fra sidste års Temaudviklingspulje, så den samlede pulje i 2018 har været på Der er indtil videre blevet udbetalt kr. fra dette års pulje. Inddragelse og høring Ansøgningen har været i høring hos landsbyforums bestyrelse, der indstiller, at ansøgningen imødekommes. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Temaudviklingspuljens midler fordeles på baggrund af det tema, der er beskrevet under beskrivelse af sagen. Det er administrationens vurdering, at det ansøgte er i overensstemmelse med formålet for Temaudviklingspuljen, da der er tale om en aktivitet, der styrker det lokale engagement og initiativ. Der er endvidere lagt vægt på, at Landsbyforum indstiller, at ansøgningen imødekommes. Indstilling Direktionen indstiller, at ansøgningen fra Ørslev Kulturforening på kr. til afholdelse af Energifestival godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt Ej til stede: Sadik Topcu

25 Side Bevilling til projekt Bib-to-go (KFU) Åben sag Sagsid: 18/3676 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bib to go - ansøgning bib to go.docx (48251/18) 2 Underskrevet aftale Ringsted Kommunes Landsbyforum.pdf (49794/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag lægges der op til at give en indtægtsbevilling og udgiftsbevilling til projekt Bibto-go, der afprøver en ny biblioteksform, der kombinerer bogbussens muligheder for at betjene lokalområderne i kommunen med filialens muligheder for formidling og det ubemandede biblioteks lange åbningstider. Beskrivelse af sagen Ringsted Bibliotek har i november 2017 ansøgt Udviklingspuljen for Folkebiblioteker og Pædagogiske Læringscentre under Slots- og Kulturstyrelsen om midler til projekt Bib-to-go (bilag 1). Projektet er et ud af 30 projekter over hele landet, der er blevet udvalgt, og projekt Bib-to-go er blevet tildelt i alt kr i den to-årige periode, som projektet løber. Projektet skal først og fremmest gennemføres af Ringsted Bibliotek i samarbejde med en leverandør, men der bliver også et tæt samarbejde med Landsbyforum og de enkelte lokalråd, hvor der skal arbejdes med involvering af frivillige og praktisk implementering. Projektet skal gøre biblioteket nærværende for flere brugere i deres lokalsamfund. Brugen af biblioteket skal gøres nemmere og mindre afhængigt af planlægning og faste tidspunkter i en hverdag, der i forvejen er tæt pakket og travl. Konkret indrettes der en 20-fods container til bibliotek. I biblioteket vil der være plads til udlån/aflevering, afhentning af bestilte materialer, formidling på skråhylder og/eller et lille udvalg af materialer på flade hylder og i små krybber. Bib-to-go-biblioteket bliver uden personale, men med adgangskontrol og wifi, og rammerne skal være indbydende, med vinduer og belysning både ude og inde. Minibiblioteket er flytbart og tænkes i den 1-årige forsøgsperiode placeret fire forskellige steder i kommunens landområder, i en uge af gangen i et fast rul. Oprydning, udstillinger osv. skal passes af en kombination af bibliotekets personale og frivillige fra lokalområdet. Projektet vurderes også op imod det nuværende bogbustilbud.

26 Side 25 Et vilkår for de tildelte midler er, at der oprettes en følgegruppe med andre biblioteker, som kommer til at være biblioteksfolk fra Faxe, Roskilde, Odsherred og Stevns Kommuner. Den overordnede tidsplan for projektet er: Februar august 2018 Februar august 2018 September 2018 Okt sept Okt nov Design og bygning af minibiblioteket i container Konceptudvikling, planlægning af køreplan, inddragelse af frivillige Indretning af minibiblioteket Forsøgsperiode Evaluering og afrapportering Inddragelse og høring Der er etableret et samarbejde fra Ringsted Bibliotek med Landsbyforum bl.a. i forhold til involvering af frivillige og praktisk implementering af projekt Bib-to-go (bilag 2). Økonomi Der skal gives en indtægtsbevilling på kr til Ringsted Bibliotek til projektet. Vurdering Administrationen vurderer, at projekt Bib-to-go er en god mulighed for at afprøve en ny biblioteksform, der kombinerer bogbussens muligheder for at betjene lokalområderne i kommunen med filialens muligheder for formidling og det ubemandede biblioteks lange åbningstider. Indstilling Direktionen indstiller, at 1. der gives en indtægtsbevilling på kr til Ringsted Bibliotek til projekt Bib-to-go. 2. der gives en udgiftsbevilling på kr til Ringsted Bibliotek til projekt Bib-to-go. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt Ej til stede: Sadik Topcu

27 Side Anlægsbevilling til elektronisk parkeringshenvisning i bymidten (KMU) Åben sag Sagsid: 18/5537 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - P-vejvisning, Ringsted - Torvet møde med RK pdf (51468/18) 2 Bilag 2 Ekstern rådgiver (51470/18) 3 Bilag 3 - Anlægsønske (50458/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2017 besluttede Byrådet at afsætte 2,250 mio. kr. i rådighedsbeløb for 2018 til elektronisk parkeringshenvisning i bymidten. I denne sag skal der tages beslutning om anlægsbevilling til ekstern rådgiverydelse, internt honorar, projektering og udførelse. Beskrivelse af sagen I forbindelse med Torveprojektet besluttede Byrådet, at nedlægge de eksisterende parkeringspladser på Torvet og i stedet sætte fokus på at gøre byens øvrige parkeringspladser let tilgængelige. Dette understøtter samtidig den indsats, der skal ske for at skabe synergi og bedre forbindelse mellem Ringsted Outlet og bymidte / Station og bymidten. En opgørelse over parkering i Ringsted midtby viser, at parkeringspladserne omkring Torvet, har ledig kapacitet. For at gøre det nemt at finde en parkeringsplads i Ringsted bymidte, kan et tiltag være at etablere et P-henvisningssystem i Ringsted indre by. Et P-henvisningssystem kan etableres i flere udgaver med både faste tavler og elektroniske tavler tilknyttet tællere, således det altid viser den aktuelle parkeringsstatus. Et elektronisk P-henvisningssystem vurderes ifølge ingeniørfirmaet Cowi at være det mest effektfulde, da det flere steder i byen vil vise det aktuelle overskud af parkeringspladser i bymidten. Ud fra rapport udarbejdet af Cowi Bilag 1 anbefaler administrationen, at der etableres elektronisk parkeringshenvisning i midtbyen mellem stationen og Nordre Ringvej. Parkeringspladserne, der foreslås vejvist til, er Ringsted Centeret, Bøllingsvej, Søgade og Vandtårnet vist på nedenstående kortsnit.

28 Side 27 Dette elektroniske P-henvisningssystem er i forbindelse med Torveprojektet tidligere blevet introduceret til Torveprojektets styregruppe og Ringsted Byråd i forbindelse med budgetønske for Prisoverslaget på et system med elektroniske tavler vil kunne etableres for ca. 2.2 millioner kr. jf. nedenstående oversigt. Etablering af elektronisk parkeringshenvisning i kr. Tællestationer - levering + montering + el 375 Variable tavler - levering + montering 400 Stander til variabeltavle - levering + montering + el 280 Faste tavler - levering + montering 84 Stander til faste tavler - levering + montering

29 Side Projektledelse, dokumentation og uddannelse 250 Uforudsete omkostninger 229 Projektering, udbud og tilsyn 383 Internt honorar 105 Samlet for parkeringshenvisning Tidsplan Politisk behandling af anlægsbevilling til anlægsprojektet i Byrådet den 14. maj Projektering pågår fra 15. maj 29. maj Kontraktindgåelse og anlægsstart fra den 30. maj 11. juni Anlægsarbejdet forventes afsluttet ca. 15. august Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb på mio. kr. i Budget 2017 til anlægsprojektet, Parkeringshenvisning i bymidten. Se bilag 3. Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 2,250 mio. kr. til ekstern rådgivning, internt honorar, projektering og udførelse, finansieret af det afsatte rådighedsbeløb.

30 Side 29 Vurdering Administrationen vurderer, at elektronisk parkeringshenvisning i bymidten vil være til stor gavn og nytte for borgere, turister, detailhandlende og deres kunder m.fl. ved besøg i Ringsted. Lignende anlæg fungerer ved Ringsted Station. Ingeniørfirmaet Cowi har vurderet (Bilag 1), at 19 elektroniske portaler, vil dække behovet for vejvisning til de 4 nævnte parkeringspladser, og sikre en bedre udnyttelse af parkeringspladserne i bymidten. Alternativ til den elektroniske vejvisning, er traditionelle P-henvisninger på lave/høje galger placeret nogenlunde som de elektroniske er foreslået. For overskueligheden og let adgang anbefales den elektroniske løsning. I bilag 2 beskrives administrationens vurdering af brug af ekstern rådgivning. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der frigives anlægsbevilling til udgifter på 2,250 mio. kr. til det samlede projekt Parkeringshenvisning i bymidten til ekstern rådgivning, internt honorar, projektering og udførelse, samt 2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt Ej til stede: Sadik Topcu

31 Side Anlægsbevilling til renovering af broer (KMU) Åben sag Sagsid: 17/26071 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Brorenovering , indstilling vedr. reparationsbehov og anlægsoverslag (50049/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages beslutning om anlægsbevilling til renovering af broer og overførsel af ubrugte brodriftsmidler fra 2015 til Beskrivelse af sagen Der er ca. 130 bygværker i Ringsted Kommune, varierende fra egentlige broer over større vandløb, jernbanespor m.m. til underføring af mindre vandløb typisk i form at et rør under en vej. Med 5-6 års interval gennemføres et eftersyn af bygværkerne. Her tildeles de hovedelementer, som bygværket består af, en tilstandskarakter, ligesom bygværket tildeles en samlet tilstandskarakter. Tilstandskaraktererne er en talværdi mellem 0-5: 0: Svarende til et nyt bygværk hvor evt. skader er helt ubetydelige. 1: Mindre tegn på nedbrydning, men ingen udbedring er nødvendig på nuværende tidspunkt. 2: De forekommende skader befinder sig på et lavt udviklingsniveau, og der vil gå flere år før en udbedring er nødvendig. 3: Skader har udviklet sig til en tilstand, hvor en udbedring er nødvendig inden for få år. 4: Elementet er svært nedbrudt, og en udbedring inden for den nærmeste tid er påkrævet. 5: Elementet er fuldstændigt nedbrudt, og en udbedring er påkrævet øjeblikkeligt. Tilstandskaraktererne giver administrationen et godt overblik over tilstanden af kommunens bygværker, og hvor udbedringer bør igangsættes. Sidste eftersyn er gennemført i 2014, og det næste forventes gennemført i I brorenoveringspakken til udførsel i 2017 & 2018 har administrationen udvalgt de 13 dårligste bygværker med en tilstandskarakter på enten 3 eller 4. Udbedres disse bygværker, vil alle kommunens bygværker have en tilstandskarakter på 2 eller bedre, dette dog eksklusiv gamle nedlagte jernbanebroer, som kommunen har flere af.

32 Side 31 Den tilknyttede rådgiver COWI har efterfølgende gennemgået de udvalgte bygværker og har udarbejdet en rapport, der beskriver hvilke udbedringer, der anbefales gennemført samt anlægsoverslag. Anlægsoverslagene viser, at der ikke er midler til at udbedre alle 13 bygværker, og COWI anbefaler derfor i rapporten, at bygværk nr. 53 på Køgevej og nr. 11 på Humleorevej udgår og holdes under observation, da udbedring af skaderne på disse bygværker alene anslås til at koste ca. 1,5 mio. kr. ekskl. rådgiver, internt honorar m.m. Af de resterende 11 bygværker udbydes en del af dem som optioner, altså som tilvalgsydelser som kun gennemføres, såfremt der er tilstrækkelige midler. Foreløbigt er bro nr. 103 på Skjoldenæsvej og nr. 145 på Ottestrupvej medtaget som mulige optioner, men det kan vise sig nødvendigt at forøge antallet af optioner, når mere nøjagtige anlægsoverslag udarbejdet i forbindelse med detailprojekteringen foreligger. COWI s rapport kan ses i Bilag Brorenovering , indstilling vedr. reparationsbehov og anlægsoverslag. Økonomi Økonomisk oversigt ved udbedring af i alt 11 bygværker. Da der er tale om forventede udgifter, er den økonomiske oversigt forbundet med usikkerhed. Hele kr. Rådighedsbeløb [A] Driftsmidler Driftsmidler Internt honorar udførsel 115 Ekstern rådgiver 520 Landinspektør 150 Forventet forbrug [B) Anlægsoverslag Uforudsete udgifter 670 Afvigelse [A - B] Forventede totale udgifter Som det fremgår, vil det ikke være muligt at udbedre alle 11 bygværker inden for den økonomiske ramme. Der er dog ubrugte anlægsmidler fra anlæg 225 Renovering af broer 2015, der vil kunne dække en stor del af udgifterne: Anlæg 225, Renovering af broer 2015 Hele kr. Anlægsbevilling Rådighedsbeløb [A] Andel dækket af brodriftsmidler Internt honorar udførsel 23 Ekstern rådgiver 124 Landinspektør 39 Arealerstatning 30 Forbrugt [B) Entreprenør Afvigelse [A - B] Totale udgifter Finansiering af Oplevelsesstien 413 Resultat

33 Side 32 Som det fremgår, er der 0,691 mio. kr. i ubrugte anlægsmidler, som alle anbefales overført til brorenoveringspakke 2017/18. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der er et restrådighedsbeløb på 0,691 mio. kr. til anlægsprojektet renovering af broer Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 0,691 mio. kr. til renovering af broer i Vurdering Administratoren vurderer, at COWI s indstilling giver et retvisende billede af hvilke udbedringer, der bør gennemføres samt den tilknyttede økonomi, herunder at der ikke er tilstrækkelige driftsmidler til at udbedre alle 13 bygværker. Tilføres brorenoveringspakke 2017/18 ubrugte anlægsmidler fra anlæg 225 Renovering af broer 2015 forventes skaderne på op mod 11 af de oprindeligt 13 udvalgte bygværker at kunne udbedres. De tilbageværende bygværker holdes under observation og vil forventeligt kunne udbedres for de afsatte driftsmidler for 2019 /20, hvorefter alle kommunens bygværker ekskl. gamle jernbanebroer vil have en fornuftig tilstandskarakter på højst 2. Tilføres de ubrugte anlægsmidler ikke, vil administrationen prioritere og udskyde flere bygværker i brorenoveringspakken, således at den økonomiske ramme kan overholdes. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at 0,691 mio. kr. på anlæg 225 Renovering af broer 2015 overføres til brorenoveringspakke 2017/2018, 2. at der gives en anlægsbevilling på 0,691 mio. kr. til anlægsprojektet Renovering af broer 2015, 3. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt Ej til stede: Sadik Topcu

34 Side Elevator på Nørretorv (KMU) Åben sag Sagsid: 18/6213 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU X Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet har på mødet den 12. marts 2018 anmodet administrationen om en redegørelse for driften af elevatoren på Nørretorv. I denne sag tages stilling til den fremtidige drift af elevatoren. Beskrivelse af sagen På Byrådsmødet den 12. marts 2018 oplyses, at elevatoren på Nørretorv ofte ikke virker. Det er til stor gene for gangbesværede borgere, og Byrådet ønsker, at der findes en permanent løsning, idet almindelige reparationer ikke vil løse problemet. Årsagen til at elevatoren går i stykker skyldes hærværk så som ødelagte døre, betjeningspanel, trinbræt m.v. Kvaliteten af elevatoren vurderes som værende god. En driftsstopperiode omfatter typisk 1-3 dage. For at reducere dage hvor elevatoren ikke virker, anbefales det, at den daglig tilses, dog undtagen i aftentimer og på helligdage. Det skærpede tilsyn kan udføres af Vej og Park typisk i forbindelse med tømning af skraldespande i byen. Elevatoren er af fabrikat OTIS, 8 person kg last, installeret i 2007, og årlige driftsudgifter og driftsstop for de sidste 5 år fremgår af nedestående tabel. Kilde: KMD Opus - Driftsudgift i kr. Kilde: KMD Opus Driftsstop pr. år

35 Side 34 Ved kontakt til OTIS A/S oplyses, at det årlige antal driftsstop ligger over gennemsnittet for lignende udendørselevatorer. OTIS A/S anbefaler, at der opsættes videoovervågning, udført som skjult installation, for at minimere hærværk på installationen. Til vurdering af den fremtidige drift beskrives følgende scenarier: Opgradering af eksisterende elevator Etablering af kørestolsvenlig rampe Adgang via lysregulering på Ndr. Ringvej 1. Opgradering af eksisterende elevator Udskiftning af trinskinner, understøtning, skaktdøre til rustfristål for at minimerer driftsforstyrrelse på anlægget. Opsætning af videoovervågning/adgangskontrol for at minimerer hærværk. Etableringspris: kr. Årlig driftsudgift: kr. 2. Etablering af kørestolsvenlig rampe (markeret med rødt på kortudsnit) Rampen må ikke udføres med en større hældning end 1:20 jf. BR15. Den konkrete højdeforskel på stedet er målt til ca. 4 meter, og det medfører, at rampen skal være 80 meter i alt. Eksisterende gang/cykelsti er opmålt til 35 meter. Ved denne løsning skal ejer- og parkeringsforhold afklares idet arealet, hvor en rampe kan etableres, ikke tilhører Ringsted Kommune. Etableringspris: 1,5 til 2,0 mio. kr. (anslået) Årlig driftsudgift: kr. 3. Adgang via lysregulering på Ndr. Ringvej (markeret med gult på kortudsnit) Anvendelse af eksisterende gang/cykelsti parallel med Dronning Margrethesvej og Amtstue Allé. Der opsættes skiltning ved gangtunnel. Etableringspris: kr. Årlig driftsudgift: kr. Såfremt tiltag vedrørende elevatoren besluttes, vil finansiering til forslag 1 og 3 ske via driften, hvorimod forslag 2 vil indgå som budgetønske i Budget 2019 processen.

36 Side 35 Kortudsnit Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har den bevillingsmæssige konsekvens, at etableringsudgiften på kr. afholdes af kontoen for Vejvedligeholdelse, nye belægninger og at de årlige driftsudgifter på kr. afholdes af kontoen for Vejvedligeholdelse, vejinventar. Vurdering Administrationen vurderer, at de utilsigtede driftsstop vil blive reduceret ved opgradering af elevatoren. Derudover at etablering af videoovervågning vil have en præventiv effekt mod hærværk. Ved etablering af en rampe vil adgangsforholdene blive optimale for gangbesværede. Det som taler imod løsningen er etableringsprisen, at Ringsted Kommune ikke er grundejer samt, at der inddrages eksisterende p-pladser. Ved benyttelse af gang/cykelsti parallel med Dronning Margrethesvej og Amtstue Allé betyder at gangbesværede skal gå 400 meter for at komme til/fra Nørretorv. Administrationen anbefaler ud fra et økonomisk grundlag, at elevatoren opgraderes, og der opsættes videoovervågning som skjult installation. At der udføres skærpet tilsyn med elevatoren således, at længden på fremtidige driftsstop begrænses mest muligt. Tiltaget finansieres via driften og det medfører at der bliver mindre til vedligeholdelse af vejinventar. En løbende udskiftning af stibomme, grundet nedslidning, ændres fra 5 sæt pr. år til 4 sæt.